Приказ Государственной службы Чувашской Республики по делам юстиции от 31 октября 2023 г. N 109-о "Об утверждении Порядка осуществления электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции" (с изменениями и дополнениями)

Приказ Государственной службы Чувашской Республики по делам юстиции от 31 октября 2023 г. N 109-о
"Об утверждении Порядка осуществления электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции"

В связи с введением в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений:

1. Утвердить прилагаемый Порядок осуществления электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции.

2. Настоящий приказ вступает в силу через десять дней после дня его официального опубликования.

Руководитель

Д.М. Сержантов

Зарегистрировано в Госслужбе Чувашии по делам юстиции 31 октября 2023 г.

Регистрационный N 8858

УТВЕРЖДЕН
приказом Государственной службы
Чувашской Республики
по делам юстиции
от 31.10.2023 N 109-о

Порядок
осуществления электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок осуществления электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений в Государственной службе Чувашской Республики по делам юстиции (далее соответственно - Порядок, Служба) разработан в целях:

оптимизации взаимодействия между Службой и государственным гражданским служащим Чувашской Республики, работником, замещающим должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы Чувашской Республики, в Службе (далее соответственно - служащий, работник), путем применения механизма ведения и использования документов, связанных с государственной гражданской службой Чувашской Республики (работой), оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), за исключением случаев, установленных законодательством Российской Федерации;

определения прав, обязанностей, мер ответственности служащих (работников) и Службы в части формирования и передачи электронных документов.

1.2. Основные термины, используемые в настоящем Порядке, применяются в тех же значениях, которые определены Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" и Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Электронный документооборот в сфере служебных (трудовых) отношений (далее также - ЭДОСО) - создание, подписание, использование и хранение представителем нанимателя (работодателем), служащим (работником) электронных документов;

ГИС "Кадры" - государственная информационная система Чувашской Республики "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Чувашской Республики", используемая в качестве информационной системы для осуществления ЭДОСО.

1.3. ЭДОСО в Службе не применяется в отношении:

трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности служащих (работников);

акта о несчастном случае на производстве по установленной форме;

приказа (распоряжения) об увольнении служащего (работника);

документов, подтверждающих прохождение служащим (работником) инструктажей по охране труда, в том числе лично им подписываемых;

документов, не включенных в перечень электронных документов, в отношении которых осуществляется электронный документооборот в сфере служебных (трудовых) отношений в Службе, утвержденный приказом Службы.

2. Порядок перехода на электронный документооборот

2.1. Служба уведомляет каждого служащего (работника) о переходе на взаимодействие посредством ЭДОСО в срок, установленный приказом Службы. Уведомление служащего (работника) осуществляется в письменном виде по форме согласно приложению N 1 к настоящему Порядку.

2.2. Служащий (работник) вправе дать письменное согласие на взаимодействие со Службой посредством ЭДОСО путем подачи заявления о согласии по форме согласно приложению N 2 к настоящему Порядку. Отсутствие согласия признается отказом служащего (работника) от такого взаимодействия.

2.3. Служащему (работнику), который не дал согласие на взаимодействие со Службой посредством ЭДОСО, заверенные надлежащим образом документы, связанные с его работой, предоставляются на бумажном носителе.

2.4. Служащий (работник), не давший согласие на взаимодействие со Службой посредством ЭДОСО, имеет право в последующем подать заявление о согласии на взаимодействие со Службой посредством ЭДОСО.

2.5. Согласие на взаимодействие со Службой посредством ЭДОСО не требуется от лиц, которые приняты (принимаются) на работу после 31 декабря 2021 г. и у которых по состоянию на 31 декабря 2021 г. отсутствует трудовой стаж.

3. Порядок осуществления ЭДОСО

3.1. ЭДОСО осуществляется посредством обмена электронными документами между представителем нанимателя (работодателем) и служащим (работником) с соблюдением требований, установленных Положением о государственной информационной системе Чувашской Республики "Единая информационная система управления кадровым составом государственной гражданской службы Чувашской Республики", утвержденным постановлением Кабинета Министров Чувашской Республики от 26 апреля 2023 г. N 276.

3.2. Обмен электронными документами между представителем нанимателя (работодателем) и служащим (работником) включает в себя:

1) направление и получение электронных документов, кроме указанных в пункте 1.3 настоящего Порядка;

2) получение информации о ходе рассмотрения электронных документов;

3) осуществление представителем нанимателя (работодателем) и (или) служащим (работником) согласования (подписания) проектов электронных документов с использованием электронной подписи.

3.3. Служба обеспечивает служащего (работника) усиленной неквалифицированной электронной подписью.

Служащий (работник) вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

3.4. Электронный документ, подписанный электронной подписью, при соблюдении условий, установленных настоящим Порядком, признается документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью.

3.5. Визуализация подписанных электронных документов осуществляется в формате PDF.

3.6. При создании электронных документов применяются единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утвержденные приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 20 сентября 2022 г. N 578н (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 30 сентября 2022 г., регистрационный N 70317).

3.7. При направлении электронных документов представителем нанимателя (работодателем) служащему (работнику) и служащим (работником) представителю нанимателя (работодателю) должны соблюдаться сроки, установленные трудовым законодательством Российской Федерации.

Электронный документ, направленный служащим (работником), считается полученным представителем нанимателя (работодателем):

в день его направления, если документ направлен в рабочий день до 13 часов 00 минут;

на следующий рабочий день после дня направления, если документ направлен после 13 часов 00 минут.

3.8. Электронные документы, направленные служащему (работнику), подлежат подписанию им в течение одного рабочего дня, следующего за днем их направления.

3.9. Ознакомление с электронными документами, направленными представителем нанимателя (работодателем), производится в течение одного рабочего дня, следующего за днем их направления.

3.10. В отношении служащих (работников), перешедших на электронный документооборот, положения, установленные настоящим Порядком, применяются в том числе в случаях выполнения этими служащими (работниками) профессиональной служебной деятельности (трудовой функции) дистанционно (удаленной работы) в соответствии с главой 49.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

3.11. В случае если доступ к ГИС "Кадры" полностью или частично приостановлен либо отсутствует доступ к информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", допускается оформление электронных документов на бумажном носителе.

3.12. Служащий (работник) обязан соблюдать правила, установленные настоящим Порядком.

4. Проведение инструктажа по взаимодействию служащих (работников) с представителем нанимателя (работодателем) посредством ЭДОСО

4.1. При введении ЭДОСО отделом кадровой и контрольной работы Службы проводится первичный инструктаж со всеми служащими (работниками) по вопросам осуществления ЭДОСО.

4.2. При приеме гражданина на государственную гражданскую службу Чувашской Республики (на работу) в Службу в случае получения согласия такого гражданина на взаимодействие с представителем нанимателя (работодателем) посредством ЭДОСО, за исключением случаев, указанных в пункте 2.5 настоящего Порядка, отдел кадровой и контрольной работы Службы проводит с ним инструктаж по осуществлению ЭДОСО.

Приложение N 1
к Порядку осуществления
электронного документооборота
в сфере служебных (трудовых)
отношений в Государственной
службе Чувашской Республики
по делам юстиции

                                   ______________________________________

                                    (фамилия, имя, отчество (последнее -

                                         при наличии) государственного

                                           гражданского служащего

                                            Чувашской Республики,

                                   ______________________________________

                                           лица, замещающего должность,

                                            не являющуюся должностью

                                          государственной гражданской

                                           службы Чувашской Республики)

                                   ______________________________________

                                                 (должность)

                             УВЕДОМЛЕНИЕ

     о переходе на взаимодействие с представителем нанимателя

     (работодателем) посредством электронного документооборота

                 в сфере служебных (трудовых) отношений

     В  соответствии  с частью 4 статьи 22.2 Трудового кодекса Российской

Федерации,  Порядком  осуществления электронного документооборота в сфере

служебных    (трудовых)  отношений  в  Государственной  службе  Чувашской

Республики   по  делам  юстиции,  утвержденным  приказом  Государственной

службы  Чувашской  Республики  по делам юстиции, уведомляю Вас о переходе

на    взаимодействие    с    представителем   нанимателя  (работодателем)

посредством  электронного  документооборота  в сфере служебных (трудовых)

отношений (далее - электронный документооборот).

     В  случае  согласия  на  переход  на взаимодействие с представителем

нанимателя   (работодателем)  посредством  электронного  документооборота

просим  Вас в срок до ___________ 20___ г. представить в отдел кадровой и

контрольной    работы  письменное согласие на переход на взаимодействие с

представителем    нанимателя   (работодателем)  посредством  электронного

документооборота согласно  прилагаемой    форме  (далее - согласие).    В

согласии также просим сообщить информацию о наличии или  отсутствии у Вас

усиленной квалифицированной электронной подписи.

     Отсутствие    согласия  признается  Вашим  отказом  от  перехода  на

взаимодействие  с  представителем  нанимателя (работодателем) посредством

электронного документооборота.

     В   этом случае заверенные надлежащим образом документы, связанные с

кадровым делопроизводством, будут предоставляться на бумажном носителе.

     Приложение: форма согласия   на    взаимодействие   с представителем

                 нанимателя (работодателем)    посредством   электронного

                 документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений

Руководитель

Государственной службы

Чувашской Республики

по делам юстиции             __________________ _________________________

                                   (подпись)       (инициалы, фамилия)

С уведомлением ознакомлен(а)

_________________  ____________________       "____" ___________ 20___ г.

    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Экземпляр уведомления получил(а)

_________________  ____________________       "____" ___________ 20___ г.

    (подпись)       (инициалы, фамилия)

Приложение N 2
к Порядку осуществления
электронного документооборота
в сфере служебных (трудовых)
отношений в Государственной
службе Чувашской Республики
по делам юстиции

                            Руководителю Государственной службы Чувашской

                                       Республики по делам юстиции

                            _____________________________________________

                                            (фамилия, инициалы)

                              СОГЛАСИЕ

на взаимодействие с представителем нанимателя (работодателем) посредством

    электронного документооборота в сфере служебных (трудовых) отношений

     Я, ________________________________________________________________,

       (фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) государственного

           гражданского служащего Чувашской Республики, лица, замещающего

   должность, не являющуюся должностью государственной гражданской службы

                          Чувашской Республики)

________________________________________________________________________,

                                  (должность)

выражаю согласие   на   взаимодействие       с  представителем нанимателя

(работодателем) посредством   электронного    документооборота    в сфере

служебных (трудовых)   отношений    в    Государственной службе Чувашской

Республики по делам юстиции.

     Сообщаю также, что у меня усиленная квалифицированная подпись ______

_________________________________________________________________________

                          (имеется (не имеется)

"____" ____________ 20___ г.                        _____________________

                                                           (подпись)