Оформление документов по служебным командировкам за границу (И. Каганова, "Финансовая газета. Региональный выпуск", N 42, октябрь 2003 г.)

Оформление документов по служебным командировкам за границу

В случае направления работника в командировку за границу работодатель возмещает ему:

расходы по проезду к месту командировки и обратно;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);

иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно возмещаются в размере фактических затрат в соответствии с представленными первичными документами (билеты). Согласно п.п.12 п.1 ст.264 Налогового кодекса Российской Федерации командированному работнику возмещаются также консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере фактических затрат в соответствии с представленными первичными документами.

Возмещаются и затраты на дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Выплата суточных осуществляется с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 8.02.02 г. N 93 (в ред. от 15.11.02 г. N 828). Размер суточных (как и при командировках на территории Российской Федерации) должен быть установлен в коллективном договоре или местном локальном нормативном акте (приказе, распоряжении руководителя организации). Размер суточных, установленных организацией, не может быть меньше размера, установленного законодательством.

Со дня пересечения государственной границы при выезде из Российской Федерации суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую направляется работник, а со дня пересечения государственной границы при въезде в Российскую Федерацию - по норме, установленной при командировках в пределах Российской Федерации.

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то со дня выбытия из одной страны в другую (определяется по отметке в паспорте) суточные выплачиваются по норме, установленной для выплаты в стране, в которую он направляется. Если работник находится в командировке за границей более 60 дней, то начиная с 61-го дня размер суточных меняется.

Пример. Работник вылетел из Москвы в командировку в Австрию 21 июля 2003 г. (отметка в паспорте). 23 июля он выехал из Австрии в Швейцарию (отметка в паспорте), 26 июля возвратился в Россию. Суточные за 21 и 22 июля выплачивались по норме, предусмотренной для Австрии, с 23 по 25 июля - по норме, предусмотренной для Швейцарии, за 26 июля - в размере 100 руб. (норма, предусмотренная на территории Российской Федерации).

К иным расходам, возмещаемым организацией командированному работнику, могут относиться телефонные переговоры; оформление медицинской страховки, без которой в ряд стран иностранцы не допускаются; расходы по оформлению визы, заграничного паспорта; расходы по провозу багажа весом до 30 кг; расходы, связанные с обменом чека в банке на наличную валюту.

Оформление документов на командировку работника за границу начинается с издания приказа руководителя (форма N Т-9 или Т-9а) и служебного задания на командировку (форма N Т-10а). В приказе указываются следующие реквизиты: фамилия, имя и отчество командируемого работника, предполагаемая дата выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования, страна командирования.

При командировке за границу не нужно оформлять командировочное удостоверение. Даты пересечения границы проставляются в загранпаспорте при прохождении границы. К авансовому отчету прикладывается ксерокопия необходимых страниц паспорта с отметками таможни.

После составления сметы на командировочные расходы организации необходимо получить в уполномоченном банке наличную валюту. Для этого следует подать в банк заявку на покупку валюты. Примерная форма заявки приведена в положении Банка России от 25.06.97 г. N 62 (с изм. и доп.от 20.08.02 г.) (далее - Положение N 62). Заявка оформляется клиентом на основании приказа (распоряжения) о норме суточных командируемому работнику, устанавливаемой организацией, и приказа о командировании работника в служебную командировку за пределы Российской Федерации. Заявка подается в двух экземплярах: один остается в банке, а второй с отметкой банка о приеме заявки возвращается организации.

Банк не ранее чем за 10 рабочих дней до даты начала командировки выдает заказанную наличную валюту и справку по форме N 0406007 на имя командируемого работника. Эта справка является основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты.

В организации справки по форме N 0406007 учитываются в отдельном журнале учета справок. Его форма также приведена в Положении N 62. Журнал, который ведет кассир организации, оформляется так же, как кассовая книга. Он должен быть прошнурован и скреплен печатью организации. На последнем листе журнала производится запись: "В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено круглой печатью (указывается количество) листов". Данная запись заверяется руководителем, главным бухгалтером и оттиском круглой печати клиента. На титульном листе должен быть указан порядковый номер журнала. Там же производится запись: "Настоящий журнал начат (указывается число, месяц и год) и закончен (указывается число, месяц и год)". Срок хранения журнала составляет пять лет с даты его окончания.

Организация не имеет права самостоятельно приобретать иностранную валюту. В то же время ее не запрещается приобретать физическим лицам от своего имени. Таким образом, если работник получил аванс на командировку в рублях, то он может приобрести в обменном пункте наличную валюту, и там же ему выдается справка по форме N 0406007.

После возвращения из командировки работник должен представить развернутый отчет о проделанной работе во избежание претензий со стороны налоговых органов. В течение 10 календарных дней после возвращения из загранкомандировки работник обязан представить в бухгалтерию организации авансовый отчет с подтверждающими произведенные расходы документами.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты, не использованные во время служебной командировки за пределами Российской Федерации, возвращаются работником в кассу организации, а она обязана сдать их в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возвращения работником в кассу.

Задолженность может быть погашена работником в кассу организации в иностранной валюте, аналогичной или отличной от полученной под отчет, либо в рублях по курсу, установленному Банком России на дату погашения задолженности. Погашение задолженности в другой иностранной валюте допускается только в том случае, если курс рубля к данной иностранной валюте устанавливается Банком России.

Для расчета суммы задолженности применяется обменный курс, указанный в документе банка страны командирования, подтверждающем факт обмена выданной для оплаты командировочных расходов наличной иностранной валюты на иную наличную иностранную валюту. В случае отсутствия такого документа применяется курс, установленный Банком России на дату погашения задолженности.

Если у работника имеется перерасход по авансовому отчету, то перерасходованная сумма возмещается:

путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета организации на валютный счет работника в уполномоченном банке;

путем выдачи суммы задолженности в наличной иностранной валюте;

путем выдачи эквивалента суммы задолженности в рублях, исчисленной по курсу рубля к иностранным валютам, установленному Банком России на дату погашения задолженности.

По окончании заграничной командировки, но не позднее даты, определенной уполномоченным банком в графе 12 заявки, организация представляет в уполномоченный банк отчет. Форма и порядок его оформления приведены в положении N 62. Отчет оформляется в двух экземплярах: один остается в банке, а второй с отметкой банка о приеме отчета возвращается организации.

Если командировка за границу отменяется, наличная иностранная валюта и справка по форме N 0406007 возвращаются в уполномоченный банк в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося убытия в служебную командировку за границу, указанной в графе 5 заявки.

В приказе о направлении в командировку указываются фамилия, имя и отчество командируемого работника, структурное подразделение, профессия (должность) командируемого, а также цель командировки, предполагаемая дата выезда в служебную командировку за пределы Российской Федерации, дата возвращения из служебной командировки или планируемый срок командирования, страна командирования. Если размер суточных не установлен отдельным приказом, то он указывается в этом приказе.

Затем в бухгалтерии составляется смета командировочных расходов. На основании сметы заполняется и подается в банк заявка на покупку валюты. К заявке прилагается копия приказа о командировке.

Порядок оформления заявки следующий. В строке "Код ОКПО" указывается восьмизначный код организации, присвоенный ей органами государственной статистики, в строке "Код СОАТО" - четырехзначный код организации, присвоенный ей органами государственной статистики.

В строке "Код операции" указывается:

1 - заявка оформляется организацией на снятие наличной иностранной валюты с текущего валютного счета и покупку в уполномоченном банке дорожных чеков;

2 - заявка оформляется организацией на перевод средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу командированного сотрудника;

3 - новая заявка оформляется организацией в том случае, если служебная командировка за пределы Российской Федерации откладывается. При этом указываются дата и номер предыдущей заявки.

Код операции проставляется клиентом. Графы 1-8 заявки также заполняются клиентом: в графе 1 указывается порядковый номер записи по командируемым лицам; в графе 2 - фамилия, имя, отчество командируемого лица; в графе 3 - наименование, серия и номер документа, удостоверяющего личность командируемого лица, на основании которого ему выписывается справка по форме N 0406007, а также резидент или нерезидент Российской Федерации. Если заявка оформляется на осуществление перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации, в графе 3 указываются номер счета командируемого лица либо третьего лица в банке-нерезиденте за пределами Российской Федерации, а также реквизиты банка-нерезидента либо только реквизиты банка-нерезидента, если заявка оформляется на перевод до востребования на имя командируемого лица.

В графе 4 указываются дата и номер приказа клиента о командировании командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации. Если заявка оформляется под кодом "3", то приводятся дата и номер нового приказа о командировании командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации.

В графе 5 указываются дата убытия командируемого лица в служебную командировку за пределы Российской Федерации, дата возвращения или планируемый срок командирования; в графе 6 - страна командирования; в графе 7 - код заявленной клиентом иностранной валюты, а также код валютной ценности ("Ч" - дорожный чек, "Н" - наличная иностранная валюта); в графе 8 - сумма заявленной клиентом наличной иностранной валюты, дорожных чеков, которая будет вывезена командируемым лицом за пределы Российской Федерации, или сумма перевода средств в иностранной валюте за пределы Российской Федерации в пользу командируемого лица.

Графы 9-16 заполняются уполномоченным банком, графы 13-6 - также уполномоченным банком на основании отчета клиента.

Полученная справка по форме N 0406007 регистрируется в журнале учета справок. Журнал состоит из двух разделов. В левой половине журнала отражаются операции по приходу справок (графы 1-7), в правой - по их расходу (графы 8-12). При этом записи по приходу и расходу одного бланка производятся на одной строке.

Порядок заполнения граф журнала следующий: в графе 1 указывается порядковый номер записи; в графе 2 - дата получения справки по форме N 0406007; в графе 3 - серия и номер полученной справки по форме N 0406007; в графе 4 - фамилия, имя и отчество командируемого лица, которому надлежит выдать справку по форме N 0406007; в графе 5 - двузначный код ценности по классификатору ценностей, выдаваемых командируемому лицу под отчет для оплаты командировочных расходов за пределами Российской Федерации (классификатор ценностей: банкноты и казначейские билеты - 10, чеки - 20, монета - 11, другие долговые обязательства - 36); в графе 6 - код валюты, в которой оценивается номинал денежных знаков или ценных бумаг, по действующему классификатору валют (наиболее распространенные валюты: 643 - рубль, 840 - доллар США, 978 - евро, 826 - английский фунт стерлингов); в графе 7 - сумма наличной иностранной валюты, дорожных чеков в соответствии с полученной справкой по форме N 0406007; в графе 8 - дата выдачи справки по форме N 0406007 командируемому лицу или возврата ее в уполномоченный банк. В графе 9 командируемое лицо ставит свою подпись, подтверждающую получение им наличной иностранной валюты (дорожных чеков) и справки по форме N 0406007. В графах 10-11 указываются номер и дата оформления расходного кассового ордера, по которому иностранная валюта, дорожные чеки выданы командируемому лицу (графа 10) или сданы в уполномоченный банк (графа 11). В графе 12 кассир ставит свою подпись, подтверждающую возврат наличной иностранной валюты в уполномоченный банк (продажу уполномоченному банку дорожных чеков).

После завершения командировки работник составляет отчет о проделанной работе. Так как отчет должен быть развернутым, он необязательно вписывается в служебное задание. Отчет может быть составлен на отдельном листе. Вместе со служебным заданием он подшивается к авансовому отчету.

К авансовому отчету должны быть приложены документы (или их копии, если оригиналы хранятся в других местах), подтверждающие выполнение задания. Это могут быть подписанный контракт, акт выполнения работ (оказания услуг), сертификат о прохождении обучения, документы, подтверждающие участие в выставке, конференции и т.п.

Подтверждающие первичные документы, приложенные к авансовому отчету и составленные на иностранном языке, должны иметь построчный перевод на русский язык. Если перевод документов осуществляет переводчик, находящийся в штате организации, то их подписывает сам переводчик и удостоверяет руководитель организации. Если же переводчик в штате организации отсутствует, то перевод подлежит нотариальному заверению.

При командировании сотрудника за границу расходы возникают как в рублях, так и в валюте. Например, билеты к месту назначения и обратно приобретаются в России за рубли, а оплата гостиницы производится чаще всего на месте - наличными в валюте страны командирования.

Расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату расхода. Для расходов по командировкам датой осуществления расходов признается дата утверждения авансового отчета (п.п.5 п.7 ст.272 главы 25 НК РФ).

Авансовый отчет должен быть составлен в той валюте, которая была выдана командированному сотруднику.

Для завершения расчетов по авансовому отчету необходимо привести все расходы к единой валюте. Если сотрудник не представит документы, свидетельствующие о том, по какому курсу обменял валюту, используется курс, установленный Банком России.

Бухгалтер организации должен представить в банк отчет о командировке и вернуть неизрасходованную часть подотчетной суммы.

Порядок заполнения отчета следующий: в строке "Код ОКПО" указывается восьмизначный код организации, присвоенный ей органами государственной статистики; в строке "Код СОАТО" - четырехзначный код организации, присвоенный ей органами государственной статистики.

Графы 1-12 отчета заполняются в организации. В графе 1 указывается порядковый номер записи по командируемым лицам; в графе 2 - фамилия, имя, отчество командируемого лица; в графе 3 - дата и номер заявки, по которой оформляется отчет.

Графы 4-6 содержат сведения об иностранной валюте использованной для оплаты командировочных расходов командируемым лицом за пределами Российской Федерации: в графе 4 указываются дата и номер авансового отчета о служебной командировке командируемого лица за пределы Российской Федерации; в графе 5 - код израсходованной иностранной валюты, дорожных чеков с указанием кода валютной ценности ("Ч" - дорожный чек, "Н" - наличная иностранная валюта). Код валюты не указывается в том случае, если средства в иностранной валюте были переведены в пользу командируемого лица в безналичном порядке. В графе 6 указывается сумма израсходованной иностранной валюты, дорожных чеков.

Если клиент возвращает наличную иностранную валюту, дорожные чеки, не использованные по причине несостоявшейся служебной командировки за пределы Российской Федерации, графы 4 - 6 отчета не заполняются. В каждой из указанных граф делается отметка в виде знака "Z".

Графы 7-9 отчета содержат сведения об иностранной валюте, возвращаемой клиентом в уполномоченный банк на основании настоящего отчета в случае несостоявшейся командировки или остатка подотчетной суммы. В графе 7 указываются серия и номер справки по форме N 0406007, возвращаемой в уполномоченный банк в случае несостоявшейся командировки. Если эта справка утеряна командируемым лицом, клиент на основании объяснительной записки командируемого лица в графе 7 делает запись "Утеряна" и указывает дату объяснительной записки командируемого лица. В графе 8 приводится код возвращаемой в уполномоченный банк иностранной валюты, дорожных чеков с указанием кода валютной ценности ("Ч" - дорожный чек, "Н" - наличная иностранная валюта). Код валютной ценности не указывается в том случае, если не использованные командируемым лицом средства в иностранной валюте для оплаты командировочных расходов переводятся со счета командируемого лица (или со счета третьего лица) в банке-нерезиденте на счет клиента в уполномоченном банке Российской Федерации при наличии остатка подотчетной суммы. В графе 9 указывается сумма возвращаемой в уполномоченный банк иностранной валюты (дорожных чеков).

Графы 10-12 отчета содержат сведения о перерасходе средств командируемым лицом: в графе 10 указывается код валюты заявленной клиентом суммы иностранной валюты, которая будет использована им на погашение перерасхода командируемому лицу; в графе 11 - заявленная клиентом сумма иностранной валюты, которая будет использована им на погашение перерасхода командируемому лицу; в графе 12 - код операции по погашению задолженности перед командируемым лицом: "1" - путем выдачи суммы задолженности наличной иностранной валютой; "2" - путем перевода средств в иностранной валюте с текущего валютного счета клиента на валютный счет командируемого лица.

Если графы 7-12 отчета не подлежат заполнению, то в каждой из них ставится отметка в виде знака "Z".

И. Каганова,

аудитор

"Финансовая газета. Региональный выпуск", N 42, октябрь 2003 г.