Приложение N 1. Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела на 2024 год

Приложение N 1
к приказу архивного
агентства Красноярского края
от 21.11.2023 N 82-о

Программа
профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела на 2024 год

1. Аналитическая часть

1.1. Анализ и оценка состояния подконтрольной сферы

Архивное агентство Красноярского края (далее - Агентство, край) осуществляет региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Красноярского края (далее - государственная функция, контроль).

Региональный государственный контроль осуществляется в отношении следующих контролируемых лиц: органов государственной власти Красноярского края, осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, зарегистрированных на территории края (далее - обязательные требования); органов местного самоуправления края, за исключением органов местного самоуправления, для которых соблюдение обязательных требований, являющихся предметом регионального контроля, является деятельностью, осуществляемой ими при решении вопросов местного значения; юридических лиц, зарегистрированных на территории края в установленном законом порядке, их обособленных подразделений, а также иных организаций, в том числе иностранных, объединений и их подразделений, не являющихся юридическими лицами; граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность (индивидуальных предпринимателей) (далее - объекты контроля или контролируемые лица).

Объектами регионального контроля являются деятельность, действия (бездействие) контролируемого лица, в рамках которых должны соблюдаться обязательные требования.

Государственная функция осуществляется Агентством посредством организации и проведения документарной или выездной проверки (плановой и внеплановой) объектов контроля на территории края, организации и проведения мероприятий по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений обязательных требований, а также систематического наблюдения за исполнением обязательных требований, анализа и прогнозирования состояния исполнения обязательных требований при осуществлении деятельности объектами контроля.

Обязательные требования установлены следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

2. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77;

3. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142;

4. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236;

5. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24;

6. Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43;

7. Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 237;

8. Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

Проверки осуществляются в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 248-ФЗ), Положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Красноярского края, утвержденным постановлением Правительства Красноярского края от 24.09.2021 N 665-п.

На основании пункта 11(3) постановления Правительства Российской Федерации от 10.03.2022 N 336 "Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля" до 2030 года в планы проведения плановых контрольных (надзорных) мероприятий, планы проведения плановых проверок при осуществлении видов государственного контроля (надзора), муниципального контроля, порядок организации и осуществления которых регулируется Федеральным законом "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" включаются плановые контрольные (надзорные) мероприятия, плановые проверки только в отношении объектов контроля, отнесенных к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска. В связи с отсутствием у Агентства объектов контроля, отнесенных к категории чрезвычайно высокого и высокого риска, план контрольных (надзорных) мероприятий на 2023 год не формировался.

При осуществлении контроля Агентством уделяется внимание соблюдению следующих обязательных требований:

- создание нормативных условий хранения документов, в том числе соблюдение нормативных режимов хранения документов;

- своевременное упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу, а также своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующие государственный или муниципальные архивы;

- отсутствие фактов утраты документов, включенных в описи дел, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Агентства.

Анализ причин нарушений показывает, что, несмотря на специфику, масштабы деятельности организаций, основными предпосылками выявленных правонарушений являются:

- отсутствие самостоятельного структурного подразделения с функциями ведения делопроизводства и архивного дела;

- низкая квалификация лиц, ответственных за делопроизводство и архив организации;

- совмещение лицом, ответственным за архив, нескольких функций (делопроизводство, секретарское дело и архив, юридическая деятельность и архив, кадровая деятельность и архив);

- формальный подход экспертных комиссий к проведению экспертизы ценности документов и качеству оформления дел с длительными (свыше 10 лет) сроками хранения;

- отсутствие практики приема-передачи дел при смене специалиста, ответственного за делопроизводство и архив.

В целях реализации положения части 4 статьи 44 Федерального закона N 248-ФЗ Агентством организуется и проводится программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям, направленная на профилактику нарушений обязательных требований.

В отношении объектов контроля ведётся разъяснительная работа, им оказывается методическая, консультативная помощь.

В 2023 году за период январь - сентябрь Агентством проведено 3 профилактических визита. Кроме того, в 2023 году проведено 4 публичных мероприятия о результатах правоприменительной практики контрольно-надзорной деятельности агентства за 2022 год и особенностях осуществления регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Красноярского края в 2023 году.

Для предупреждения нарушений объектами контроля обязательных требований, Агентством используется инструмент предостережений. В 2023 году в адрес объектов контроля Агентством предостережение не направлялись.

1.2. Цели и задачи Программы

Цели Программы:

предупреждение нарушений обязательных требований, устранение причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований;

повышение прозрачности системы регионального государственного надзора.

Задачи Программы:

снижение административной нагрузки на объекты контроля, за счет сокращения количества контрольно-надзорных мероприятий при увеличении мероприятий по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

выявление причин, факторов и условий, способствующих возникновению нарушений обязательных требований;

своевременное информирование объектов контроля об изменении обязательных требований;

повышение уровня правовой грамотности объектов контроля, в том числе путем обеспечения доступности информации об обязательных требованиях и необходимых мерах по их исполнению;

формирование единого понимания обязательных требований у всех участников контрольной деятельности;

снижение количества нарушений обязательных требований, выявляемых в ходе проведения контроля.

2. Мероприятия по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям

2.1. План мероприятий по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям на 2024 год

N п/п	Наименование мероприятия	Ответственное лицо	Срок исполнения
1.	Информирование контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований в области архивного дела, в том числе посредством:
1.1.	внесения информации о проводимых проверках и их результатах в Федеральную государственную информационную систему "Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий" Генеральной прокуратуры Российской Федерации	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	в соответствии со сроками установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2021 N 604
1.2.	размещения на официальном сайте архивного агентства Красноярского края (далее - сайт Агентства) текстов нормативных правовых актов, регулирующих осуществление государственного контроля (надзора) в области архивного дела, сведений об изменениях, внесенных в нормативные правовые акты, регулирующие осуществление государственного контроля (надзора) в области архивного дела, о сроках и порядке их вступления в силу	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	постоянно, по мере необходимости
1.3.	размещение на сайте Агентства перечня нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом контроля, а также информации о мерах ответственности, применяемых при нарушении обязательных требований, с текстами в действующей редакции	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	постоянно, по мере необходимости
1.4.	размещение на сайте Агентства перечня индикаторов риска нарушения обязательных требований, порядок отнесения объектов контроля к категориям риска, перечня объектов контроля, с указанием категории риска, руководства по соблюдению обязательных требований	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края	постоянно, по мере необходимости
1.5.	размещение на сайте Агентства программы профилактики рисков причинения вреда, исчерпывающего перечня сведений, которые могут запрашиваться архивным агентством Красноярского края у контролируемого лица, сведений о способах получения консультаций по вопросам соблюдения обязательных требований	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края	постоянно, по мере необходимости
1.6.	размещение на сайте Агентства сведений о порядке досудебного обжалования решений Агентства, действий (бездействия) его должностных лиц, доклада, содержащего результаты обобщения правоприменительной практики Агентства, доклада о государственном контроле (надзоре) в области архивного дела	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края	постоянно, по мере необходимости
2.	Обобщение правоприменительной практики
2.1.	Подготовка и утверждения доклада, содержащего результаты обобщения правоприменительной практики с проведением его публичного обсуждения путем размещения на сайте Агентства	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	не позднее 1 марта года, следующего за отчетным
2.2.	Размещение доклада Агентства о состоянии регионального государственного контроля (надзора) в области архивного дела в соответствующих информационных системах	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	до 15 марта
3.	Объявление предостережения
3.1.	Объявление при наличии оснований предостережений контролируемым лицам для целей принятия мер по обеспечению соблюдения обязательных требований	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края; отдел информационных услуг, формирования архивных фондов и цифрового развития архивного агентства Красноярского края	в течение года (при наличии оснований)
4.	Осуществление консультирования по телефонной связи, электронной почте, посредством видео-конференц-связи, на личном приеме, при получении письменного запроса - в письменной форме в порядке, установленном Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращения граждан Российской Федерации", а также в ходе проведения профилактического мероприятия, контрольного (надзорного) мероприятия	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края; отдел информационных услуг, формирования архивных фондов и цифрового развития архивного агентства Красноярского края	в течение года (при наличии оснований)
4.1.	Проведение должностными лицами Агентства консультаций по вопросам: - обязательных требований, предъявляемых к деятельности контролируемых лиц; - порядка осуществления профилактических мероприятий; - порядка обжалований решений Агентства, действий (бездействия) инспекторов; - порядка подачи возражений на предостережение о недопустимости нарушений обязательных требований; - административной ответственности за нарушение обязательных требований, предъявляемых к деятельности контролируемых лиц.	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края; отдел информационных услуг, формирования архивных фондов и цифрового развития архивного агентства Красноярского края	в течение года
5.	Профилактический визит
5.1.	Проведение профилактических визитов в течение года (при наличии оснований).ъ	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края	в течение года (при наличии оснований).

3. Показатели результативности и эффективности Программы профилактики

Реализация Программы осуществляется Агентством в пределах установленной штатной численности и предусмотренных бюджетных ассигнований.

Основными социальными и экономическими последствиями реализации Программы являются:

создание системы профилактики нарушений обязательных требований объектами контроля;

создание комфортной среды для объектов контроля при взаимодействии с Агентством по вопросам регионального государственного контроля;

повышение мотивации социально ответственного, добросовестного, правового поведения объектов контроля;

снижение количества нарушений обязательных требований объектами контроля.

Оценка эффективности Программы осуществляется по итогам календарного года с учётом выполнения плана мероприятий по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям и отчётных показателей выполнения мероприятий Программы.

3.1. Отчётные показатели результативности и эффективности Программы профилактики

N п/п	Наименование показателя	Единица измерения	Значение показателя
1.	Поддержание в актуальном состоянии на официальном сайте Агентства перечня нормативных правовых актов или их отдельных частей, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом регионального государственного контроля, а также текстов соответствующих нормативных правовых актов	процент	100
2.	Разъяснение при проведении контрольных мероприятий объектам контроля обязательных требований, а также порядка проведения контрольного мероприятия, прав и обязанностей объекта контроля и должностных лиц Агентства	процент	100
3.	Обобщение практики осуществления регионального государственного контроля и размещение на официальном сайте Агентства соответствующих обобщений, в том числе с указанием наиболее часто встречающихся случаев нарушений обязательных требований с рекомендациями в отношении мер, которые должны приниматься объектами контроля в целях недопущения таких нарушений	документ	1
4.	Размещение на официальном сайте Агентства информации о результатах проведённых проверок	процент	100

Сведения о достижении показателей результативности и эффективности Программы профилактики включаются в состав доклада о виде регионального контроля в соответствии с Федеральным законом от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации".