Вопрос: При ремонте ОС хозспособом учет списания материалов и рабочего времени ведется с использованием форм N Т-13, М-8, М-11 и других, при подрядном способе - форм N КС-2 и KС-3. Если подрядчики используют при ремонте материалы заказчика, то оформление расходов производится по формам N М-8, М-11. Какая форма должна составляться при передаче материалов подрядчику, а какая - при передаче объекта в ремонт? Можно ли для этой цели применять форму N ОС-1? (Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 47, ноябрь 2003 г.)

При ремонте ОС хозспособом учет списания материалов и рабочего времени ведется с использованием форм N Т-13, М-8, М-11 и других, при подрядном способе - форм N КС-2 и KC-3. Если подрядчики используют при ремонте материалы заказчика, то оформление расходов производится по формам N М-8, М-11. Какая форма должна составляться при передаче материалов подрядчику, а какая - при передаче объекта в ремонт? Можно ли для этой цели применять форму N ОС-1 ?

В соответствии с п.76 Методических указаний по бухучету ОС приемка объектов оформляется формой N ОС-3 только по окончании капремонта. В то же время в описании к новой форме N ОС-3 не конкретизировано, на какой вид ремонта она оформляется. Необходимо ли заполнять форму N ОС-3 при завершении текущего, среднего, аварийного ремонтов? Или это делается только: при завершении капитального ремонта; если отремонтированный объект подвергался модернизации и (или) реконструкции? Чем конкретно модернизация отличается от капитального ремонта?

Формы учета рабочего времени и заработной платы (в частности, N Т-13) утверждены постановлением Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26. Формы учета материалов N М-8 (лимитно-заборная карта), М-11 (требование-накладная) и др. утверждены постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997 г. N 71а. В случае подрядного способа ремонтов действительно используются строительные формы N КС-2 (акт о приемке выполненных работ) и N КС-3 (справка о стоимости выполненных работ и затрат), утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 11 ноября 1999 г. N 100.

Если заказчик передает подрядчику на давальческой основе запасные части для ремонта, то хотя они и не переходят подрядчику в собственность, все равно передача оформляется соответствующими актами или накладными. К сожалению, их форма не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие формы организация может разработать самостоятельно, не забыв в них про обязательные для первичных документов реквизиты. Перечень таких реквизитов установлен ст.9 Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Новые унифицированные формы первичной учетной документации по учету ОС утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7.

Передача объекта в ремонт

Для оформления и учета перемещения объектов ОС внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другое применяется накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств (форма N ОС-2).

Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй - остается у лица, ответственного за сохранность объекта(ов) ОС (сдатчика), третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов ОС вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов ОС (формы N ОС-6, ОС-6а,ОС-6б).

Таким образом, при передаче объекта в ремонт внутри организации специальному ремонтному подразделению должна применяться форма N ОС-2.

Для отражения передачи объекта ОС подрядчикам в ремонт специальной унифицированной формы, к сожалению, нет.

Акт о приеме-передаче объекта ОС (формы N ОС-1, ОС-1а, ОС-1б) применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов ОС в организации или между организациями для включения объектов в состав ОС и учета их ввода в эксплуатацию или выбытия из состава ОС. При передаче в ремонт перехода права собственности не происходит, объекты не ставятся на учет и не снимаются с учета. Поэтому оснований для применения акта о приеме-передаче объекта ОС нет.

По мнению автора, в данном случае организации целесообразно самостоятельно разработать унифицированную форму (например, акт о приеме-передаче объекта основных средств в ремонт, на базе формы N ОС-15 (акт о приеме-передаче оборудования в монтаж). В форме N ОС-15 есть большинство необходимых реквизитов, в частности, указываются состояние и дефекты объекта при его сдаче подрядчику и присутствует роспись материально ответственного лица подрядчика о принятии объекта на ответственное хранение. Впрочем, большинство ремонтных фирм используют свои собственные бланки.

Получение из ремонта

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов ОС (форма N ОС-3) применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции, модернизации. Постараемся определить основные функции, которые выполняет данный документ.

Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый - остается в организации, второй - передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта ОС (форма N ОС-6). Если организация самостоятельно провела ремонт, то при приемке составляется только один экземпляр акта. При этом присутствует руководитель проводившего работы структурного подразделения.

На второй странице формы N ОС-3 приводится заключение специальной приемочной комиссии. В нем указывается степень завершенности работ по восстановлению объекта, а также какие изменения произошли и какие испытания прошел объект. В результате комиссия должна подтвердить, что отремонтированный объект может нормально работать.

Подписывается акт членами приемочной комиссии (или лицом, уполномоченным на приемку объектов ОС), а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт (реконструкцию, модернизацию). Утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию, где подписывается главным бухгалтером.

Таким образом, первой функцией формы N ОС-3 является подтверждение пригодности отремонтированного, реконструированного или модернизированного объекта для эксплуатации. Иначе - оформление возврата объекта из состояния "в ремонте" в состояние "в эксплуатации".

На первой странице формы N ОС-3 есть две таблицы. Во второй таблице приводят сведения о затратах, связанных с ремонтом, реконструкцией, модернизацией объектов ОС. Заполняя форму, бухгалтер должен четко разграничить ремонтные работы и работы по реконструкции или модернизации. Зачем это нужно?

Согласно п.27 ПБУ 6/01 затраты на восстановление объекта ОС отражаются в бухгалтерском учете отчетного периода, к которому они относятся (восстановление объекта ОС может осуществляться посредством ремонта, модернизации и реконструкции). В то же время затраты на модернизацию и реконструкцию объекта ОС после их окончания могут увеличивать первоначальную стоимость такого объекта, если в результате улучшаются (повышаются) первоначально принятые нормативные показатели функционирования (срок полезного использования, мощность, качество применения и т. п.) объекта ОС.

Учет затрат, связанных с модернизацией и реконструкцией (включая затраты по модернизации, осуществляемой во время капитального ремонта), ведется в порядке, установленном для учета капитальных вложений (п.73 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденным Приказом Минфина России от 20 июля 1998 г. N 33н).

Таким образом, расходы на любой ремонт - текущие, а расходы на фактическую модернизацию или реконструкцию увеличивают первоначальную стоимость основных средств. Разберемся в этих понятиях.

К работам по обслуживанию, а также текущему и среднему ремонту объектов основных средств относятся работы по систематическому и своевременному предохранению их от преждевременного износа и поддержанию в рабочем состоянии (п.71 Методических указаний).

Четкого различия между текущим и средним ремонтом нет. Как правило, при текущем ремонте меняют или чинят отдельные детали, а при среднем - узлы и механизмы объекта основных средств. Текущий ремонт может проводиться несколько раз в год, а средний - не чаще одного раза в два года.

Учет затрат на производство капитального ремонта организуется по отдельным объектам или группам ОС. При этом следует исходить из того, что при капитальном ремонте:

оборудования и транспортных средств, как правило, производится полная разборка агрегата, ремонт базовых и корпусных деталей и узлов, замена или восстановление всех изношенных деталей и узлов на новые и более современные, сборка, регулирование и испытание агрегата;

зданий и сооружений производится смена изношенных конструкций и деталей или замена их на более прочные и экономичные, улучшающие эксплуатационные возможности ремонтируемых объектов, за исключением полной замены основных конструкций, срок службы которых в данном объекте является наибольшим (каменные и бетонные фундаменты зданий, трубы подземных сетей, опоры мостов и т.п.) (п.72 Методических указаний).

Таким образом, целью любого ремонта ОС является их предохранение от преждевременного износа и поддержание их в рабочем состоянии. В то же время капитальный ремонт часто содержит в себе элементы модернизации (реконструкции).

Целями модернизации или реконструкции являются: придание объекту ОС новых функций; улучшение точности выполняемых им операций; повышение его мощности; увеличение срока полезного использования. То есть речь идет о качественном улучшении объекта. Термин "реструктуризация" более применим в отношении зданий и сооружений, в то время как к оборудованию более применим термин "модернизация".

Второй функцией формы N ОС-3 является разделение затрат по восстановлению объекта на текущие расходы и на расходы, увеличивающие стоимость объекта.

В бухгалтерском управленческом учете существуют такие понятия, как "центр ответственности" и "зона ответственности". В частности, по центрам ответственности может проводиться группировка затрат и калькуляция себестоимости продукции. Грубо говоря, под центром ответственности понимается подразделение, отдел, бригада или даже одно материально ответственное лицо. Каждый инвентарный объект находится в зоне ответственности конкретного лица или группы лиц. Если объект выходит из зоны ответственности, то это обязательно должно оформляться каким-либо документом. Напротив, если с объектом что-то делают, но он остается при этом в зоне ответственности, то документ оформляется только на конкретные работы, а не на передачу объекта.

Следовательно, третья функция формы N ОС-3 - подтверждение возращения в исходную зону ответственности ранее изъятого из нее объекта основных средств.

Исходя из трех функций, выполняемых формой N ОС-3, можно заключить, что если выполняется хотя бы одна из них, то форму нужно заполнять. Поэтому, по мнению автора, форма должна применяться, если:

объект длительное время (длительность определяется предприятием для каждого объекта индивидуально) был в ремонте или был сломан и поэтому не работал и это отразилось на производственных и финансовых показателях предприятия;

ремонт содержал элементы модернизации;

при сдаче объекта в ремонт заполнялся специальный документ (акт по форме N ОС-2 - при сдаче своему ремонтному подразделению, иной документ - при сдаче другой организации).

Капитальный ремонт всегда сопровождается сменой зоны ответственности и длительной приостановкой эксплуатации объекта и почти всегда сопровождается модернизацией и реконструкцией. В отношении капитального ремонта задействованы все три функции формы N ОС-3. Видимо, поэтому в п.76 Методических указаний предписано в обязательном порядке производить приемку объектов по окончании капитального ремонта по акту приемки-сдачи отремонтированных, реконструируемых и модернизированных объектов (форме N ОС-3). Аналогично то же самое предписано и в отношении приемки законченных работ по достройке, дооборудованию, реконструкции (п.42 Методических указаний).

В отношении же текущего и среднего ремонтов организациям не предписано Методическими указаниями использовать форму N ОС-3 в обязательном порядке. Почему? Думается, что организации сами должны решать вопрос о применении этой формы в своей учетной политике (графике документооборота), опираясь на основные принципы бухгалтерского учета и основные функции данной формы.

Если применять эту форму в случае абсолютно любого ремонта, то можно дойти до абсурда. Например, в приборе сгорел предохранитель или лампочка и заменить их нетрудно. Безусловно, здесь не нужно собирать комиссию, составлять акт ОС-3 по полной программе. Это будет противоречить требованию рациональности бухгалтерского учета.

Рассмотрим несколько ситуаций.

Пример 1

Автотранспортный цех предприятия собственными силами осуществляет текущий ремонт автомобиля в течение 4 часов (смена моторного масла и фильтров, замена тормозных колодок, промывка и замена изношенных частей карбюратора, замена свечей). Остановка работы транспортного средства данного класса на 4 часа согласно утвержденной директором системе планово-предупредительных ремонтов не считается длительной. Ремонт осуществляется в присутствии водителя.

Начальник транспортного цеха издает распоряжение о плановом текущем ремонте. Заполняются формы N М-8, М-11, Т-13 и т.д. Смены центра ответственности при таком ремонте не происходит, разделение затрат не требуется, ремонт такого типа не требует особых испытаний. В этой связи акт по форме N ОС-3 не заполняется.

Пример 2

Условие, как в примере 1. Кроме того, попутно устанавливается и испытывается газовое оборудование, система электронного зажигания.

В данном случае помимо текущего ремонта осуществляется модернизация (установка нового оборудования, приводящего к качественному изменению свойств объекта основных средств). Работы осуществлялись одновременно, требуется разделение затрат. В этой связи акт по форме N ОС-3 должен заполняться.

Пример 3

Осуществляется покраска фасада здания цеха согласно системе планово-предупредительных ремонтов. При этом работа в здании цеха не прекращается.

В этом случае: объект не выходит из зоны ответственности; текущий ремонт не влияет на работу цеха и призван предотвратить преждевременное разрушение фасада; разделения затрат не требуется. Поэтому, по мнению автора, нет необходимости оформлять документы о передаче объекта в ремонт и приемке из ремонта. Вполне достаточно ОРД (организационно-распорядительного документа), например приказа руководителя о выделении средств на текущий ремонт фасада здания. При этом если ремонт осуществляется подрядчиком (ремонтной организацией), то подрядчиком в 2 экземплярах оформляются формы N КС-2, КС-3. На их основании бухгалтерия и относит стоимость ремонта на текущие расходы.

Если же ремонт осуществляется собственным малярным подразделением организации, то расходы осуществляются на основании форм N М-8, М-11, Т-13 и т.д.

Пример 4

В результате аварии вышел из строя гидравлический пресс. Остановилась работа трех цехов на четыре дня. При аварийном ремонте произведена замена нескольких шлангов, шестерен, выправлена погнутая ось. Ремонт осуществлялся собственными силами.

После аварийной поломки и ремонта такого сложного и важного для предприятия агрегата безусловно требуется приемка его в эксплуатацию специальной комиссией. Более того, должна быть создана комиссия для выяснения причин аварии и наказания возможных виновных лиц с отнесением расходов по ремонту за их счет. Акт по форме N ОС-3 должен заполняться.

Пример 5

В бухгалтерии предприятия вышел из строя компьютер. После попытки починить его на месте инженер технической службы забрал его к себе в ремонтную мастерскую. После диагностики был обнаружен и уничтожен вирус в программном обеспечении, замены каких-либо деталей или плат не потребовалось. Компьютер находился в ремонте 15 дней. Все это время бухгалтеру приходилось работать урывками на чужих компьютерах.

В данной ситуации объект переходит от одного центра ответственности организации к другому. При передаче в ремонт должен заполняться акт по форме N ОС-2. При возврате компьютера заполняется форма N ОС-3.

Согласно п.70 Методических указаний по бухгалтерскому учету ОС ремонт ОС рекомендуется проводить в соответствии с планом, который формируется по видам ОС, подлежащих ремонту, в денежном выражении исходя из системы планово-предупредительного ремонта, разрабатываемой организацией с учетом технических характеристик ОС, условий их эксплуатации и других причин. Системой планово-предупредительного ремонта предусматриваются обслуживание ОС, текущий и средний ремонт, а также капитальный и особо сложный ремонт отдельных объектов ОС. План ремонта и система планово-предупредительного ремонта утверждаются руководителем организации.

По мнению автора, именно в этих документах, а также в графике документооборота нужно определить, когда организация применяет те или иные документы.

И. Макалкин,

ведущий эксперт "БП"

1 ноября 2003 г.

Бухгалтерское приложение к газете "Экономика и жизнь", выпуск 47, ноябрь 2003 г.