Постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 28 декабря 2023 г. N 35/201 "Об утверждении Положения об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Избирательной комиссии Свердловской области"

Руководствуясь Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года N 42 "Об утверждении примерного положения об архиве организации", в соответствии пунктами 5 и 6 статьи 93 Избирательного кодекса Свердловской области в целях совершенствования организации ведомственного хранения документов, Избирательная комиссия Свердловской области постановляет:

1. Утвердить Положение об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Избирательной комиссии Свердловской области (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Избирательной комиссии Свердловской области от 20 декабря 2019 года N 44/250 "Об утверждении Положения об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Избирательной комиссии Свердловской области".

3. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Избирательной комиссии Свердловской области.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на секретаря Избирательной комиссии Свердловской области И.А. Буртова.

Председатель Избирательной комиссии Свердловской области

Е.В. Клименко

Секретарь Избирательной комиссии Свердловской области

И.А. Буртов

Утверждено
постановлением
Избирательной комиссии
Свердловской области
от 28 декабря 2023 г. N 35/201

Положение
об организации временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Избирательной комиссии Свердловской области

1. Общие положения

1.1. Документы Избирательной комиссии Свердловской области (далее - Комиссия), включая управленческую документацию на бумажных и иных видах носителей, имеющую историческое, культурное, научное, социальное и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются государственной собственностью Свердловской области и подлежат постоянному хранению в Государственном казенном учреждении Свердловской области "Государственный архив Свердловской области" (далее - ГАСО).

До передачи на постоянное хранение указанные документы в течение 10 лет хранятся в Комиссии.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производится на основании экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством (далее - Росархив).

1.2. Комиссия обеспечивает хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в деятельности Комиссии, а также подготовку документов к передаче на постоянное хранение в ГАСО в соответствии с установленными правилами.

1.3. Организация хранения, учета, использования документов Архивного фонда Российской Федерации и подготовки к передаче на постоянное хранение в ГАСО возлагается на отдел государственной службы, кадров, противодействия коррупции и делопроизводства аппарата Комиссии при методической помощи со стороны ГАСО.

Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Комиссии.

За утрату и порчу документов Архивного фонда Российской Федерации несут ответственность должностные лица Комиссии в соответствии с действующим законодательством.

2. Состав документов, находящихся на временном хранении в Комиссии, и порядок их хранения

2.1. Комиссия обеспечивает хранение следующих документов:

1) документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документы по личному составу, образовавшиеся в деятельности Комиссии;

2) справочно-поисковые средства к документам и учетные документы по временному хранению документов в Комиссии.

2.2. Временное хранение документов осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Свердловской области от 25 марта 2005 года N 5-ОЗ "Об архивном деле в Свердловской области", Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Росархива от 11 апреля 2018 года N 42, постановлениями, распоряжениями Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Комиссии, Приказом Росархива от 31 июля 2023 года N 77 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях", Приказом Росархива от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения", нормативно-методическими указаниями Управления архивами Свердловской области и ГАСО.

3. Задачи и функции Комиссии в осуществлении хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

3.1. Основными задачами Комиссии по хранению архивных документов являются:

1) организация хранения документов, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения;

2) комплектование документами, образовавшимися в деятельности Комиссии;

3) учет документов, находящихся на хранении в Комиссии;

4) использование документов, находящихся на хранении в Комиссии;

5) подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в государственный архив;

6) методическое руководство и контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях аппарата Комиссии и своевременной передачей на временное архивное хранение.

3.2. В соответствии с возложенными задачами по хранению архивных документов в Комиссии выполняются следующие функции:

1) организация приема документов от структурных подразделений аппарата Комиссии, обработанных в соответствии с требованиями, установленными Росархивом, не позднее чем через один год после завершения их делопроизводством;

2) ведение учета и обеспечение сохранности принятых на хранение дел;

3) представление в ГАСО учетных сведений об объеме и составе хранящихся в Комиссии документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

4) систематизация и размещение документов, поступающих на хранение, образовавшихся в ходе осуществления деятельности Комиссии;

5) осуществление подготовки и представление:

на рассмотрение и согласование Экспертной комиссии Избирательной комиссии Свердловской области описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;

на утверждение экспертно-проверочной комиссии Управления архивами Свердловской области (далее - ЭПК) описи дел постоянного хранения;

на утверждение ЭПК описи дел по личному составу;

на утверждение ЭПК акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов; акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

на утверждение председателю Комиссии описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, подготовленные в процессе проведения работ по обеспечению сохранности документов, если неисправимо поврежденными или необнаруженными являются документы Архивного фонда Российской Федерации, утвержденные ЭПК;

предложений об установлении сроков;

6) разработка и согласование с ГАСО графиков представления описей дел, актов на рассмотрение ЭПК и передача документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение;

7) организация передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в ГАСО;

8) организация и проведение экспертизы ценности документов, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в Комиссии в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

9) информирование руководства Комиссии о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

10) выдача в установленном порядке дел, документов или копий документов в целях служебного и научного использования;

11) рассмотрение запросов организаций и заявлений граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдача копий документов и архивных справок, консультирование организаций и граждан по вопросам местонахождения документов, необходимых для наведения архивных справок;

12) ведение учета использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, хранящихся в Комиссии;

13) создание, пополнение и совершенствование научно-справочного аппарата к хранящимся в Комиссии документам, обеспечение его преемственности с научно-справочным аппаратом ГАСО;

14) оказание методической помощи структурным подразделениям аппарата Комиссии в составлении номенклатур дел отделов, контроль правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовка дел к архивному хранению;

15) участие в разработке нормативно-методических документов по архивному делу, участие в проведении мероприятий по повышению квалификации по вопросам делопроизводства работников аппарата Комиссии.

4. Права и ответственность должностных лиц Комиссии

4.1. Должностные лица Комиссии, ответственные за организацию хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, имеют право:

1) представлять руководству Комиссии в установленном порядке предложения по совершенствованию организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

2) контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях аппарата Комиссии;

3) по согласованию с руководством Комиссии запрашивать от структурных подразделений аппарата Комиссии сведения, необходимые для организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов;

4) вносить в установленном порядке для рассмотрения на заседание Комиссии проекты правовых актов по вопросам организации хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на временном хранении в Комиссии.

4.2. Заведующий отделом государственной службы, кадров, противодействия коррупции и делопроизводства аппарата Комиссии несет ответственность за организацию хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с действующим законодательством.

4.3. Обязанность и ответственность работников государственной службы, кадров, противодействия коррупции и делопроизводства аппарата Комиссии, выполняющих обязанности по комплектованию и архивному хранению документов, определяются должностными регламентами, утвержденными в установленном порядке.

4.4. Контроль за организацией хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов осуществляет секретарь Комиссии.