В новый год с новой трудовой (В. Середняков, "Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2003 г.)

В новый год с новой трудовой

Недавно на свет появилась инструкция, как заполнять трудовые книжки со следующего года. Что же нового она с собой принесла?

Больше полугода потребовалось Минтруду, чтобы разработать новую Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Она утверждена постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69. Напомним, что со следующего года на работников, которые только начинают свою деятельность, трудовые надо выписывать на новых бланках (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225).

Переоформлять уже выданные трудовые книжки не придется, они действуют и после Нового года. Только вот заполнять их опять-таки надо по новым правилам. Это связано с тем, что старая инструкция по заполнению трудовых книжек больше не действует.

Азбука кадровиков

Никаких грандиозных изменений новая инструкция не внесет. В основном она повторяет Правила ведения и хранения трудовых книжек (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). Как и прежде, трудовую книжку надо оформлять на всех работников, которые поступают на работу впервые. На это дается семь дней со дня зачисления сотрудника в штат. Внешне новый бланк трудовой книжки мало чем отличается от прежнего: появился российский герб, раздела для сведений о назначении пенсий больше нет, а разделы о награждениях и поощрениях объединены.

Отметим, что выдавать трудовые и вносить в них записи могут только фирмы. Предприниматели же лишены такого права. Остановимся на наиболее важных моментах, затронутых в инструкции.

Оформляя трудовую, в первую очередь нужно заполнить раздел "Сведения о работнике", а именно его Ф.И.О., дату рождения и образование. Данные берут из документов, удостоверяющих личность (паспорт, удостоверение личности, водительские права и др.), а также из оригинала или нотариальной копии диплома (аттестата).

Как и раньше, больше всего "писанины" приходится на раздел "Сведения о работе". Здесь надо делать записи:

- о поступлении на работу;

- о переводе сотрудника на другую постоянную работу;

- о повышении или изменении квалификации;

- об увольнении.

Основанием для таких записей служит приказ руководителя организации. Кроме того, в этом разделе нужно фиксировать сведения о воинской службе, о службе в системе МВД России или в таможенных органах. Сотрудник фирмы должен быть ознакомлен с каждой записью в трудовой книжке. Для этого он должен поставить подпись в своей личной карточке, которую ведут по форме N Т-2 (утверждена постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. N 26). Однако на практике никто этого не делает. Причина банальна и проста - за это нарушение не наказывают. К тому же ознакомить работника со всеми его перемещениями можно и непосредственно перед проверкой трудовой инспекции (подробнее о порядке проведения таких проверок мы писали в ноябрьском номере журнала в статье "Чего ждать от трудинспектора"). Благо, они обычно об этом предупреждают.

Помимо инспектора ошибку в трудовой может обнаружить сам работник или бухгалтер. Если вы нашли ошибку, ничего не зачеркивайте. Исправлять неправильные записи нужно, признавая их недействительными и указывая верные данные.

Пример 1

Внося в трудовую книжку Шашагина А.С. запись под номером 5 о его приеме на работу, бухгалтер неверно указал название должности. Ошибка была исправлена следующим образом:

- под номером 6 бухгалтер вписал фразу: "Запись N 5 считать недействительной";

- под номером 7 бухгалтер в трудовой сделал правильную запись.

Подобным образом вы можете исправить и неверную запись, сделанную на прежнем месте работы сотрудника (например, вписали меньший стаж работы). Однако для этого понадобятся документы с прежнего места работы, подтверждающие ошибочность записи: справка или приказ руководителя.

Как показывает практика, больше всего ошибок возникает, когда делают запись об увольнении. Зачастую при этом используют общепринятые сокращения: вместо слова "пункт" пишут "п.", вместо "Трудового кодекса" употребляют аббревиатуру "ТК" и др. По закону делать этого нельзя. К примеру, если работник увольняется из-за того, что фирма банкрот, в трудовой надо написать: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации". Хотя, если вы этого не сделаете, штрафовать вас будут вряд ли.

Как, впрочем, и за то, что вы не вносите данные в раздел "Сведения о награждениях". Отметим, что в нем все так же положено делать записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективным договором.

Дисциплинарные взыскания в трудовой не фиксируют. Единственное исключение из этого правила сделано для увольнений по "плохим" основаниям (ст.81 ТК РФ): прогул, неисполнение трудовых обязанностей без уважительных причин, прибытие пьяным на работу, хищение, разглашение тайны и др.

Выдавая уволенному работнику трудовую книжку, проследите, чтобы он в ней расписался. Подпись означает согласие с внесенными записями. Однако бывают случаи, когда работник уволился, закрыл за собой дверь и про свою книжку забыл. Чтобы вас потом не обвинили в несвоевременной выдаче трудовой, отправьте работнику письмо от фирмы с предложением ее забрать или же дать согласие на пересылку книжки по почте.

Учет, опять учет

Как мы уже говорили, сотруднику, принятому на работу впервые, трудовую книжку надо оформить в течение недели. Поэтому небольшой запас книжек целесообразно иметь на каждом предприятии. Тем более что об этом говорится в пункте 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек (постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225). В налоговом учете затраты на трудовые учитывают как прочие расходы. Они уменьшают налог на прибыль в том отчетном периоде, когда фирма купила книжки.

Помимо инструкции Минтруд утвердил и книги по учету трудовых книжек на предприятии. Их две:

- приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Первую из них надо вести в бухгалтерии. В ней следует записывать все операции, связанные с получением и выдачей трудовых книжек. Заметьте, они являются документами строгой отчетности, которые в бухучете отражают на забалансовом счете 006 "Документы строгой отчетности". Нетрудно догадаться, что данные на этом счете будут дублировать данные в приходно-расходной книге.

Вторую книгу ведут для учета движения трудовых книжек. Обычно этим занимаются кадровики, если же таковых на фирме нет, крайней становится бухгалтерия. В книге учета движения трудовых регистрируют все трудовые книжки сотрудников фирмы.

Отметим, что за выданную новую трудовую книжку работник должен заплатить. Сумма равна затратам на ее приобретение.

Пример 2

ООО "Пассив" 20 января 2004 года через подотчетное лицо приобрело 15 бланков трудовых книжек. Стоимость одного бланка - 39 руб. (в том числе НДС - 6 руб.).

Подотчетник представил в бухгалтерию накладную и счет-фактуру.

Бухгалтер "Пассива" сделал в учете записи.

Дебет 71 Кредит 50 - 585 руб. (39 руб. x 15 шт.) - выданы деньги под отчет;

Дебет 26 Кредит 71

- 495 руб. - учтены расходы по приобретению трудовых книжек;

Дебет 19 Кредит 71 - 90 руб. (6 руб. x 15 шт.) - отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 90 руб. - произведен налоговый вычет по НДС;

Дебет 20 Кредит 26

- 495 руб. - списаны общехозяйственные расходы;

Дебет 006 "Бланки строгой отчетности" - 495 руб. ((39 руб. - 6 руб.) x 15 шт.) - трудовые книжки приняты на учет как документы строгой отчетности.

В тот же день, когда все полученные книжки были оприходованы, бухгалтер передал их в отдел кадров по накладной и внес необходимую информацию в приходно-расходную книгу.

26 января фирма приняла на работу Нестрогаева М.А., который до этого нигде не работал.

В отделе кадров на него завели новую трудовую книжку, а затем заполнили книгу учета движения трудовых книжек.

Стоимость этой книжки (33 руб.) Нестрогаев оплатил наличными в кассу. Были сделаны такие проводки:

Дебет 50 Кредит 91

- 33 руб. - внесены в кассу деньги за трудовую книжку;

Кредит 006 "Бланки строгой отчетности"

- 33 руб. - отражена выдача трудовой книжки.

В завершение отметим, что трудовая инспекция довольно рьяно относится к заполнению трудовых. Поэтому, если вы вдруг узнали, что к вам едет ревизор, в первую очередь уделите внимание трудовым книжкам. Для них это один из самых "любимых" пунктов в плане проверки. Сумма штрафа за неправильное ведение книжек - от 500 до 5000 рублей. Такая ответственность предусмотрена в Кодексе об административных правонарушениях (ст.5.27).

Документ. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек
и вкладышей в них

N	Дата			От кого получе- но или кому отпуще- но	Основание (наимено- вание до- кумента, N и дата	Приход			Расход
	чис- ло	ме- сяц	год			количество		сумма (руб.)	количество		сумма (руб.)
						трудовых книжек (серия и номер)	вкла- дышей (се- рия и номер		трудовых книжек (серия и номер)	вкла- дышей (се- рия и номер
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
1	20	01	2004	ООО "Аль- янс"	Накладная N 12 от 20.01.2004	15 шт. серия ТК, но- мера с 0010001 по 0010015	-	495
2	20	01	2004	Инспек- тору отдела кадров Базиной	Накладная N 35 от 20.01.2004				15 шт. серия ТК, но- мера с 0010001 по 0010015	-	495

Документ. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

N п/п	Дата приема на работу заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее			Фами- лия, имя и и от- чест- во вла- дель- ца тру- довой книж- ки	Серия и номер трудовой книжки или вкла- дыша в нее	Должность, профессия, специаль- ность ра- ботника, который сдал тру- довую книжку или на которо- го запол- нена тру- довая книжка или вкладыш в в нее	Наиме- нова- ние места рабо- ты, (с указа- нием струк- турно- го под- разде- ления, куда принят работ- ник	Дата и N при- каза (рас- поря- жения) или иного реше- ния рабо- тода- теля, на ос- нова- нии - кото- рого произ- веден прием	Распис- ка от- ветс- твенно- го лица, приняв- шего или за- полнив- шего трудо- вую книжку	Полу- чено за за- пол- ненные трудо- вые книж- ки или вкла- дыши в них (руб.)	Дата выдачи трудо- вой книжки при уволь- нении (прек- раще- нии трудо- вого дого- вора	Рас- пис- ка ра- ботни- ка в полу- чении трудо- вой книжки
	чис- ло	ме- сяц	год
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13
1	26	01	2004	Нест- рога- ев Мак- сим Алек- сее- вич	Серия ТК, N 0010001	Менеджер	ООО "Пас- сив", отдел продаж	Приказ N 9-к от 26.01. 2004	Базина	33

В. Середняков,

аудитор

"Практическая бухгалтерия", N 12, декабрь 2003 г.