Приложение N 1. Инструкция по делопроизводству в администрации федеральной территории "Сириус"

Приложение N 1
к постановлению главы администрации
федеральной территории "Сириус"
от 29 декабря 2023 г. N 159-п

Инструкция
по делопроизводству в администрации федеральной территории "Сириус"

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации федеральной территории "Сириус" (далее - Администрация) документов и разработана с учетом положений Федерального закона от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", приказов Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 года N 44 "Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях", приказов Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления" (далее - Правила), от 20 декабря 2019 года N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", от 20 декабря 2019 года N 237 "Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

2. Положения настоящей Инструкции обязательны для всех федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности федеральной государственной службы в Администрации, и работников, замещающих должности в структурных подразделениях Администрации, не являющиеся должностями федеральной государственной гражданской службы (далее - работники Администрации), и определяют порядок работы с документами в Администрации, оформленными на бумажном носителе, а также с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая создание, обработку, хранение и использование документов с использованием государственной информационной системы "Система электронного документооборота администрации федеральной территории "Сириус" (далее - СЭД).

3. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством, правовыми актами органов публичной власти федеральной территории "Сириус".

4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, за исключением сроков их исполнения.

Положения Инструкции распространяются на правоотношения, связанные с подготовкой проектов правовых актов, в части не урегулированной постановлением главы Администрации по вопросам, связанным с организацией деятельности Администрации по работе с проектами правовых актов.

Требования настоящей Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче в архив Администрации.

Типы документов, порядок оформления которых не оговаривается настоящей Инструкцией, оформляются в соответствии с утвержденными нормативными правовыми актами Российской Федерации для данного типа документов требованиями, а в случае отсутствия таковых - в соответствии с национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Администрации на основе требований настоящей Инструкции, контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации осуществляются работниками соответствующих структурных подразделений Администрации в соответствии с их должностными регламентами.

6. Работники Администрации несут дисциплинарную и иную установленную законодательством ответственность Российской Федерации за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на работника структурных подразделений Администрации.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве Администрации представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Администрации в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

8. В настоящей Инструкции используются следующие определения (понятия):

1) поступающие документы - поступающие в Администрацию от юридических или физических лиц;

2) отправляемые документы отправляемые Администрацией юридическим или физическим лицам;

3) внутренние документы - документы, создаваемые в структурных

подразделениях Администрации и, в случае необходимости, отправляемые работниками Администрации в процессе работы (служебные записки, инструкции, регламенты, протоколы заседаний коллегии Администрации (в случае принятия решения о ее создании), протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Администрации.

4) электронные документы - документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.

9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота и исполнения поручений

2.1. Организация документооборота

10. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки образует документооборот.

Документы, создаваемые в Администрации и поступающие в Администрацию на бумажном носителе (кроме документов, указанных в абзацах третьем - пятом пункта 46 настоящей Инструкции), включаются в СЭД после создания электронных копий документов.

Работник, в функцию которого входит регистрация документов, указанных в пункте 8 настоящей Инструкции, обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Администрации бумажным носителям.

11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации, должностными регламентами и инструкциями Администрации.

12. На подпись главе Администрации на бумажном носителе передаются документы по вопросам государственно-служебных (трудовых) отношений Администрации с работниками Администрации, лицами, с которыми прекращены государственно-служебные (трудовые) отношения, а также по иным вопросам в кадровой сфере (далее кадровые вопросы), проекты правовых актов Администрации, служебные записки, заявления и иные документы в отношении работников Администрации, а также лиц, не являющихся работниками Администрации, в случаях, предусмотренных законодательством.

2.2. Исполнение поручений в Администрации

13. В Администрации осуществляется исполнение поручений:

1) Президента Российской Федерации;

2) Правительства Российской Федерации;

3) заместителей Председателя Правительства Российской Федерации;

4) председателя Совета федеральной территории "Сириус";

5) содержащихся в правовых актах:

Президента Российской Федерации;

Правительства Российской Федерации;

Совета федеральной территории "Сириус";

Администрации;

6) содержащихся в поручениях главы Администрации, заместителей главы Администрации, директоров департаментов Администрации.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Бланки документов

14. В Администрации документы оформляются на бланках (постановления, распоряжения, письма, поручения) и без них (внутренние документы, телеграммы, телефонограммы). Бланки изготавливаются на стандартных листах белой бумаги форматов А4 (210 х 297 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Бланки Администрации могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов, идентичные бланкам на бумажном носителе.

15. В Администрации применяются следующие бланки:

постановления главы Администрации (приложение N 1);

распоряжения главы Администрации (приложение N 2);

распоряжения Администрации (приложение N 3);

письма Администрации (приложение N 4);

поручений должностных лиц Администрации (приложение N 5).

Бланк письма Администрации используется при подготовки писем за подписью главы Администрации, заместителей главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей, а в случае возложения исполнения обязанностей в соответствии с пунктом 2.8 Положения об администрации федеральной территории "Сириус", утвержденного решением Совета федеральной территории "Сириус" от 28 января 2022 года N 1-8/43, бланк письма Администрации используется при подготовке писем за подписью иных федеральных государственных гражданских служащих, замещающих должности в Администрации (далее - государственные гражданские служащие).

Форма, указанная в приложении N 4 к настоящей Инструкции, является унифицированной для всех должностных лиц, указанных в абзаце пятом настоящего пункта (за исключением наименования должности лица, подписывающего отправляемый документ);

16. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности, Администрации являются:

1) герб федеральной территории "Сириус" в виде его одноцветного изображения;

2) наименование должности лица, возглавляющего Администрацию;

3) наименование структурного подразделения Администрации;

4) наименование должности;

5) справочные данные об Администрации;

6) наименование вида документа;

7) дата документа;

8) регистрационный номер документа;

9) ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа;

10) место составления (издания) документа;

11) гриф ограничения доступа к документу;

12) адресат;

13) гриф утверждения документа;

14) указания по исполнению документа (резолюция);

15) заголовок к тексту;

16) текст документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о приложении;

19) подпись;

20) отметка об электронной подписи;

21) гриф согласования документа;

22) виза;

23) печать;

24) отметка о заверении копии;

25) отметка об исполнителе;

26) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

27) отметка о поступлении документа;

28) ссылка на документ.

17. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2. Печати и штампы Администрации

18. В делопроизводстве Администрации используются печати с изображением герба федеральной территории "Сириус";

В делопроизводстве Администрации также используются другие печати и штампы (приложение N 6).

Кроме указанных печатей в структурных подразделениях Администрации могут применяться металлические выжимные печати для опечатывания помещений, шкафов и сейфов.

19. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

20. Организация изготовления печатей и штампов Администрации осуществляется аппаратом Администрации по письменной заявке руководителя структурного подразделения Администрации.

21. Учет печатей и штампов Администрации, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Администрации, в которых применяются данные печати и штампы.

Учет печатей и штампов Администрации ведется по форме согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью структурного подразделения Администрации.

22. Запрещается передача печати с воспроизведением герба федеральной территории "Сириус" посторонним лицам без разрешения главы администрации федеральной территории "Сириус".

23. Работник Администрации, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта (трудового договора) обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения.

24. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы должны храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

25. Уничтожение печатей и штампов производится по акту (приложение N 8), составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Администрации, в котором находится данная печать (штамп), работник этого (другого) структурного подразделения Администрации и работник аппарата Администрации.

В соответствующем структурном подразделении Администрации акту присваивается учетный номер.

Акт об уничтожении печати (штампа) до конца календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Администрации, затем передается в архив Администрации.

3.3. Подготовка и оформление доверенностей

26. Доверенность оформляется на представителя Администрации для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий в произвольной форме.

Доверенность на представителя Администрации выдается главой Администрации.

Доверенность оформляется на бланке письма Администрации как отправляемый документ Администрации. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется двумя тремя межстрочными интервалами от текста доверенности.

27. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество, наименование должности и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);

2) организация, в которой производятся действия по доверенности;

3) вид действия;

4) перечень полномочий;

5) образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

6) дата и номер составления доверенности;

7) иные сведения в соответствии с законодательством.

28. Доверенность оформляется в двух экземплярах:

1) первый экземпляр (подлинник) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

2) второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, его непосредственного руководителя, руководителя структурного подразделения Администрации, заместителя главы Администрации в соответствии с распределением обязанностей между заместителями главы Администрации, директора правового департамента, руководителя аппарата Администрации, главы Администрации хранится в аппарате Администрации.

В случае, если доверенность содержит делегирование полномочий в финансово-экономической сфере, то она дополнительно визируется у заместителя главы Администрации - директора департамента экономического развития.

29. При оформлении доверенности подпись главы Администрации заверяется оттиском печати Администрации с изображением герба федеральной территории "Сириус", после чего подлинник доверенности передается на регистрацию работнику аппарата Администрации, в должностном регламенте которого установлена соответствующая обязанность. С началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Изготовление копий доверенностей на представителя Администрации осуществляется лицом, указанным в доверенности в качестве представителя, путем ксерокопирования подлинника документа.

Верность копии доверенности свидетельствуется работником аппарата Администрации, в должностном регламенте которого установлена соответствующая обязанность, путем проставления и заполнения штампа "Копия верна".

В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Администрации, до истечения срока действия доверенности, а также в случае отмены доверенности, подлинник доверенности подлежит возврату в аппарат Администрации. Возврат доверенности обеспечивает работник, в обязанности которого входит учет доверенностей.

Отмена доверенности совершается в той же форме, в которой была выдана доверенность, и подлежит регистрации работником аппарата Администрации, в должностном регламенте которого установлена соответствующая обязанность.

После оформления новой доверенности работнику Администрации, которому ранее была выдана доверенность, предыдущая доверенность подлежит передаче работнику аппарата Администрации, в должностном регламенте которого установлена соответствующая обязанность.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление служебных записок

30. Служебные записки готовятся как:

отчеты о выполнении поручений главы Администрации, его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации;

сопроводительные письма к проектам ответов;

инициативные письма.

31. Работник Администрации, в функцию которого входит регистрация документов, указанных в пункте 8 настоящей Инструкции, осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Администрации, которым они адресованы, в течение одного рабочего дня с момента передачи служебной записки на регистрацию.

32. Служебные записки оформляются без бланка (приложение N 9). В правом верхнем углу служебной записки располагаются наименование должностного лица Администрации, которому она адресована, наименование должности работника Администрации, подготовившего служебную записку, его инициалы, фамилия. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с расположенных по центру слов "Служебная записка" или с обращения к адресату.

После текста служебной записки располагаются подпись работника Администрации (электронная цифровая подпись работника Администрации), подготовившего служебную записку и расшифровка подписи (инициалы и фамилия), располагающейся на уровне подписи работника Администрации (электронной цифровой подписи работника Администрации).

Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.

4.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)

33. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Администрации составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

34. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или сотрудника Администрации, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).

Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).

35. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии Администрации, протоколы экспертной комиссии Администрации и т.п.

36. Документы заседания коллегиального (совещательного) органа Администрации оформляются согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях главы администрации федеральной территории "Сириус"

37. Для решения текущих вопросов деятельности Администрации глава Администрации проводит аппаратное совещание.

Состав участников аппаратного совещания определяет руководитель аппарата Администрации (далее - руководитель Аппарата) по согласованию с главой Администрации.

38. По итогам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений главы Администрации (далее - перечень поручений).

Перечень поручений - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений главы Администрации.

Образец оформления перечня поручений приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

Проект перечня поручений подготавливается руководителем Аппарата и представляется главе Администрации для утверждения в течение одного рабочего дня после аппаратного совещания.

Регистрация поручения, доведение до исполнителя его содержания и сроков исполнения осуществляются руководителем Аппарата либо по поручению руководителя Аппарата сотрудником Аппарата.

Отчеты об исполнении поручений исполнитель направляет руководителю Аппарата, который обеспечивает контроль исполнения поручений.

4.4. Подготовка и оформление актов

39 В цепях подтверждения факта, события, действия составляется акт.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и, как правило, часть, содержащая выводы.

В вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации, которые являются необязательными, акт может закапчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

40. Акт включает в себя:

1) наименование Администрации;

2) слово "Акт";

3) дату составления акта;

4) место составления акта;

5) название акта;

6) гриф утверждения акта (при необходимости);

7) текст акта;

8) подписи лиц, составивших акт (с указанием должности подписанта);

9) печать (при необходимости).

41. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения главы Администрации.

Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания наименований должностей, например:

            "Председатель (личная подпись) И.О. Фамилия

           Члены комиссии: (личная подпись) И.О. Фамилия

                  (личная подпись) И.О Фамилия"

4.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций, регламентов

42. Положения, правила, инструкции, регламенты создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Администрации в соответствии с распределением обязанностей, а в случае возложения исполнения обязанностей в соответствии с пунктом 2.8 Положения об администрации федеральной территории "Сириус", утвержденного решением Совета федеральной территории "Сириус" от 28 января 2022 года N 1-8/43, утверждаются иными должностными лицами Администрации.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции, регламента соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Администрации.

Текст положения, правил, инструкции, регламента печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.

В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Текст положения, правил, инструкции, регламента может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами. Допускается буквенная нумерация подпунктов.

Текст положения, правил, инструкции, регламента излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

4.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм

43. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги в двух экземплярах (приложение N 12).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный составителем телеграммы.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Администрации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием наименования должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

Проект телеграммы от имени главы Администрации (заместителя главы Администрации) (в соответствии с распределением обязанностей) до представления ее на подпись указанным лицам визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью главы Администрации, заместителя главы Администрации (в соответствии с распределением обязанностей), формируются в дела согласно номенклатуре дел Администрации.

44. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений, печатается на стандартных листах бумаги в одном экземпляре. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 13).

После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:

1) к графе "Принял" указываются наименование должности, фамилия лица, принявшего телефонограмму, номер его телефона и (или) адрес электронной почты;

2) в графе "Передал" указываются наименование должности, фамилия, номер телефона и (или) адрес электронной почты, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма оформляется в структурном подразделении Администрации, ответственном за ее направление и передается в аппарат Администрации на регистрацию для направления адресату.

Телефонограммы, подписанные главой Администрации, заместителем главы Администрации (в соответствии с распределением обязанностей), руководителем Аппарата, директором соответствующего департамента Администрации регистрируются в аппарате Администрации.

5. Организация работы с поступающими документами

45. Вся поступающая корреспонденция подлежит регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).

Тексты поступающих документов на бумажном носителе, в форме электронного документа, содержащие обращения граждан, включая обращения объединений граждан, в том числе юридических лиц, передаются в сектор по работе с обращениями граждан Администрации, который организует их рассмотрение в соответствии с Порядком рассмотрения обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, утвержденным постановлением главы администрации федеральной территории "Сириус" от 16 августа 2022 года N 57-п.

Прием почтовой корреспонденции, адресованной Администрации, документов, доставленных курьером или лично, выемка документов, а также обращений граждан из ящика, установленного для сбора документов, производится уполномоченными лицами в соответствии с их должностными обязанностями, о чем составляется опись.

46. Регистрации подлежат поступающие документы, имеющие исходящие номер и (или) дату, а также обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, юридических лиц, в том числе в целях предоставления государственных и муниципальных услуг.

Учету подлежат:

1) корреспонденция информационного характера;

2) книги, журналы, газеты;

3) планы, отчеты информационного и справочного характера.

Отдельные виды бухгалтерской корреспонденции (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т.д.) приобщаются к учету в соответствии с Учетной политикой Администрации.

Регистрации не подлежат:

1) анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства;

2) бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки передачи основных средств, товарные накладные);

3) ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации;

4) графики, наряды, заявки, разнарядки;

5) документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата;

6) конкурсная документация;

7) научно-техническая и проектная документация;

8) корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично";

9) печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты;

10) поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы;

11) прейскуранты;

12) пригласительные билеты, приглашения;

13) программы конференций, совещаний;

14) рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты);

15) учебные планы, программы;

16) формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Если указанные в абзацах восьмом - двадцать третьем настоящего пункта документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

47. Поступающие документы регистрируются (учитываются) независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время - не позднее следующего рабочего дня со дня их поступления.

При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

48. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются (учитываются) в соответствии с пунктом 46 настоящей Инструкции.

49. Телеграммы и телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.

50. Документы, поступающие в Администрацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию (кроме документов, указанных в абзацах третьем - шестом пункта 46 настоящей Инструкции) в аппарате Администрации.

51. Конверты с документами вскрываются работником аппарата Администрации (за исключением конвертов с пометкой "лично", "Для служебного пользования" (ДСП)). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в аппарате Администрации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

52. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Администрацию, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения главой Администрации, а также распределения поступивших документов должностным лицам Администрации.

53. Предварительное рассмотрение поступающих документов Администрации осуществляется аппаратом Администрации исходя из оценки содержания поступивших документов, на основании установленного в Администрации распределения обязанностей между должностными лицами Администрации.

54. В коде предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Администрации является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Администрации.

55. После предварительного рассмотрения документы регистрируются (учитываются) и передаются на рассмотрение главе Администрации (заместителю главы Администрации), руководителю структурного подразделения Администрации, руководителю Аппарата или непосредственно исполнителю.

56. Прием и первичная обработка поступающих документов Администрации осуществляются работниками Администрации, в должностные обязанности которых входит прием и первичная обработка поступающих документов Администрации.

57. Поступающие документы в Администрацию, полученные работниками Администрации и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в аппарат Администрации в день их получения.

58. Поступающие документы регистрируются работником Администрации, в должностные обязанности которого входит регистрация документов, поступающих в Администрацию, путем присвоения в СЭД регистрационного номера документу, который соответствует регистрационному номеру дела в соответствии с номенклатурой дел Администрации (цифровому или буквенно-цифровому идентификатору (далее - индекс)).

При регистрации поступающего документа в Администрацию на бумажном носителе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы указанного документа проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование органа публичной власти федеральной территории "Сириус" "администрация федеральной территории "Сириус", дату регистрации и индекс, который состоит из порядкового номера документа и кода темы документа (при наличии).

При регистрации электронного документа Администрации, поступающего с использованием СЭД, основные реквизиты документа присваиваются в СЭД с учетом требований, предусмотренных в абзацах первом, втором настоящего пункта, без проставления регистрационного штампа.

59. Подлинник документа на бумажном носителе (по электронной почте) направляется работником Администрации, в должностные обязанности которого входит регистрация документов, непосредственному исполнителю по документу.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по электронной копии в СЭД Администрации.

60. При работе с подлинником документа на бумажном носителе не допускается внесение в него исправлений, пометок.

6. Организация работы с отправляемыми документами

6.1. Общие положения

61. Отправляемые документы передаются адресату:

1) почтовой (с уведомлением о вручении, заказное, простое и т.п.), фельдъегерской, электронной связью;

2) работником Администрации, в должностные обязанности которого входит доставка документов адресату, о чем делается отметка на втором экземпляре отправляемого документа путем проставления на последнем листе отправляемого документа должности, фамилии, инициалов, собственноручной подписи, даты (номер телефона при необходимости), принявшего соответствующий документ.

Решение о способе доставки принимает работник Администрации, подписавший документ.

Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляются работником Администрации, в функцию которого входит регистрация документов, указанных в пункте 8 (с учетом пункта 50) настоящей Инструкции

только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством соответствующей информационной подсистемы СЭД. При отсутствии рабочего места в СЭД электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

62. Обработка отправляемых документов осуществляется работником, в должностные обязанности которого входит обработка документов Администрации, поступивших в архив на хранение.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

63. Отправляемые телеграммы, телефонограммы, электронные документы, а также документы, оформленные на бумажном носителе, подлежат регистрации в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

В целях сокращения бумажного документооборота часть направляемой информации (приложение) по решению ответственного исполнителя документа может не прилагаться к сопроводительным письмам, а направляться в электронном виде либо размещаться на официальном сайте Администрации, о чем должно быть указано в сопроводительном письме.

64. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" или на свободном месте под текстом и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Подлинники, дубликаты и копии электронного документа, полученные стандартными программными средствами, имеют одинаковую юридическую силу, если они сопровождаются электронной подписью должностного лица, подписавшего электронный документ.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

6.2. Подготовка отправляемого документа

65. Отправляемые документы Администрации оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, законодательства Российской Федерации.

Письма Администрации подписываются главой Администрации, заместителями главы Администрации в соответствии с распределением должностных обязанностей, а в случае возложения исполнения обязанностей в соответствии с пунктом 2.8 Положения об администрации федеральной территории "Сириус", утвержденного решением Совета федеральной территории "Сириус" от 28 января 2022 года N 1-8/43, письма Администрации подписываются иными государственными гражданскими служащими.

Письма Администрации, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью, признаются равнозначными документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

66. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого Администрацией, "ХО Thames", "Liberation Sans", "ХО Tahion" или аналогичная размером 14.

67. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

68. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

69. При подготовке таблиц, оформляемых приложением к документу, могут использоваться шрифты размеров 10, 11, 12.

70. Реквизиты адресата документа указываются в правом верхнем углу отправляемого документа на уровне реквизитов Администрации и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

"Первому заместителю главы
администрации (губернатора)
(наименование субъекта
Российской Федерации)
Фамилия И.О.".

71. При адресации отправляемого документа юридическому лицу указываются его наименование, затем почтовый адрес, например:

"Общество
с ограниченной ответственностью
"Производственное
объединение "НАУКА"
ул. Алексеева, д. 10,
Москва, 177350".

При адресации отправляемого документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"Калинину И.П.

ул. Виноградная, д. 10, кв. 28,
г. Елец, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301258".

При адресации отправляемого документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

72. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа, который подписывается ответственным исполнителем документа (приложение N 14).

Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром отправляемого документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.

73. При адресации документа нескольким должностным лицам их можно указывать обобщенно, например:

"Главам
муниципальных образований
(наименование субъекта
Российской Федерации)

(по списку)".

При адресации документа должностному лицу (физическим лицам) инициалы ставятся после фамилии.

74. Текст отправляемого документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:

"Уважаемый Иван Иванович!".

75. В правовых актах Администрации, а также во внутренних документах Администрации, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).

В документах коллегиального (совещательного) органа Администрации, комиссий Администрации текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил(а)").

Текст протокола заседания коллегиального (совещательного) органа Администрации излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).

В письмах используются следующие формы изложения текста: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в администрации федеральной территории "Сириус" рассмотрено".

76. Дату создания и регистрации документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2021 или 27.09.2021.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например:

5 сентября 2021 года или 27 сентября 2021 года.

77. В тексте документ, а также в правовых актах Администрации дата оформляется словесно-цифровым способом, во внутренних документах Администрации допускается оформление даты арабскими цифрами.

Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

78. В конце отправляемого документа на расстоянии двух - трех межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать отправляемый документ.

Элементы реквизита "Наименование должности" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Глава администрации

федеральной территории "Сириус" (личная подпись) И.О. Фамилия".

79. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и производится с использованием гарнитуры шрифта, входящей в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемой Администрацией, "ХО Thames", "Liberation Sans", "ХО Tahion" или аналогичной размером 12 следующим образом:

"Иванов. В А.

445 - 55 - 70 (добавочный номер)".

На отправляемом документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются фамилия и инициалы ответственного исполнителя документа.

80. Часть отправляемого документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение", а также знак "N" и обозначаемый арабскими цифрами, номер приложения, если отправляемый документ имеет несколько приложений.

Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии одного - трех межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2 - 5 см.

Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:

"Информация".

Приложение визируется руководителем структурного подразделения Администрации, подготовившего проект отправляемого документа.

Если приложение направляется не во все указанные в отправляемом документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:

"Приложение: на 5 листах в первый адрес.".

В тексте отправляемого документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N___)", например:

"Направляется для сведения информация согласно приложению.".

Если в тексте отправляемого документа отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:

       "Приложение: 1. Справка о принятых нормативных правовых актах

                    на 3 л. в 2 экз.

                    2. Проект постановления главы администрации

                    федеральной территории "Сириус" на 8 л. в 1 экз.".

Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.

81. Подготовка проекта письма на бумажном носителе осуществляется в двух экземплярах:

1) первый экземпляр (подлинник) после его подписания направляется адресату;

2) второй экземпляр хранится в аппарате Администрации.

82. Второй экземпляр проекта письма последовательно визируется исполнителем, начальником отдела (ведущим советником сектора) Администрации, подготовившего проект, заместителем главы Администрации.

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

83. Проекты писем Администрации передаются на подпись главе Администрации через должностное лицо, в должностные обязанности которого входит передача на подпись главе Администрации проектов документов.

84. Отправляемые документы, указанные в настоящей Инструкции, регистрируются в аппарате Администрации.

При этом нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

85. Регистрационный номер и дата регистрации документов, оформляемых на бланке письма Администрации, проставляются в реквизитах бланка письма Администрации.

86. При вводе основных реквизитов отправляемого документа Администрацией в СЭД осуществляется присвоение регистрационного номера документу.

87. Решение о необходимости направления адресату подлинника документа, направляемого по факсу, электронной почте, на бумажном носителе принимает ответственный исполнитель.

6.3. Отправка документа

88. Документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.

89. Документы отправляются адресатам в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

Способ доставки срочного документа адресату определяется руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, о чем информируется работник аппарата Администрации.

90. Отправляемые документы Администрации передаются работником аппарата Администрации, ответственным за доставку отправляемых документов.

91. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.

92. При подготовке ответа по документу, адресованному непосредственно Администрации, главе Администрации или структурным подразделениям Администрации, поступивший документ остается со вторым экземпляром ответа.

7. Внешнее согласование и утверждение документа

93. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования документа", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования или реквизиты документа, подтверждающего согласование, например:

"СОГЛАСОВАНО
Руководитель
государственного казенного учреждения
"Центр документации новейшей истории
Российской Федерации"
(личная подпись)________И.О. Фамилия
дата__________________",

или:

"СОГЛАСОВАНО
Приказ
Министерства культуры
Российской Федерации
от_________N".

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования документа могут располагаться на отдельных листах согласования.

94. Реквизит "Гриф утверждения документа" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

"УТВЕРЖДАЮ
Глава администрации
федеральной территории "Сириус"
(личная подпись)________И.О. Фамилия
(дата)".

8. Особенности работы в СЭД

95. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. В Администрации используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов, которые хранятся:

1) в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSTX, ODS для электронных таблиц;

2) в формате TIF, PDF для многостраничных графических образов документов.

Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства, утвержденным настоящей Инструкцией, и должны иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

В СЭД допускается использование иных способов подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

96. Получение и отправка электронных документов осуществляются работниками Администрации.

97. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, работник аппарата, работник, ответственный за работу с обращениями граждан и организаций, осуществляют проверку действительности электронной подписи.

98. После включения электронных документов в СЭД формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

В целях учета и поиска документов в СЭД используются следующие обязательные сведения о документах:

1) адресант (автор);

2) адресат;

3) должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

4) наименование вида документа;

5) дата документа;

6) регистрационный номер документа;

7) дата поступления документа;

8) регистрационный номер входящего документа;

9) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

10) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

11) индекс дела по номенклатуре дел;

12) сведения о переадресации документа;

13) количество листов основного документа;

14) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

15) указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

16) отметка о контроле;

17) гриф ограничения доступа;

18) сведения об электронной подписи;

19) проверка электронной подписи;

20) подразделение - ответственный исполнитель документа;

21) файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

В СЭД в зависимости от типа документа и задач использования информации могут включаться иные дополнительные сведения (ключевые слова, даты, промежуточные сроки исполнения, должностное лицо, поставившее документ на контроль, срок хранения документа, способ отправки документа и т.п.).

99. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, регистрируются в СЭД с созданием в ней электронной копии такою документа.

100. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в СЭД.

101. Регистрация электронных документов и электронных копий документов осуществляется работником, в функцию которого входит регистрация документов, указанных в пункте 8 настоящей Инструкции путем присвоения документу регистрационного номера и внесения данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрации в СЭД подлежат:

1) документы, направленные в Администрацию участниками межведомственного электронного документооборота;

2) отправляемые документы Администрации;

3) внутренние документы, подготовленные в СЭД Администрации или поставленные на контроль;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

5) правовые акты Администрации по основной деятельности (за исключением распоряжений Администрации по кадровым вопросам) и административно-хозяйственным вопросам;

6) проекты правовых актов, поступившие на согласование в Администрацию на бумажном носителе;

7) обращения, поступившие в Администрацию на рассмотрение;

8) судебные повестки с прилагаемыми к ним процессуальными документами, адресованные Администрации;

9) документы, поступившие в Администрацию и требующие исполнения.

102. Зарегистрированным электронным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

103. Глава Администрации, его помощник, заместители главы Администрации, директора департаментов Администрации дают поручения и (или) резолюции в электронной форме.

Каждая новая резолюция создается на основании вышестоящей резолюции.

104. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

1) автор поручения (резолюции);

2) исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

3) дата выдачи поручения (резолюции);

4) текст поручения (резолюции);

5) срок исполнения поручения (резолюции);

6) отметка о контроле (при необходимости).

105.Поручениям (резолюциям), требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

106. При создании проектов электронных документов исполнителем такого документа в регистрационно-контрольной карточке заполняются следующие обязательные реквизиты:

1) наименование типа электронного документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.д.);

2) наименование типа папки (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка);

3) заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

4) вид отправки (СЭД с досылкой на бумажном носителе, почтовым отправлением, факсом, курьером);

5) ссылка на связанный документ, если такой имеется (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, Ф.И.О. автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

6) ссылка на наличие бумажного носителя (при необходимости).

Необходимость наличия проекта бумажного носителя документа (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида и типа документа.

107. Согласование проектов электронных документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором последовательно указываются участники согласования и подписант.

При создании проекта электронного документа в ответ на поступивший документ на бумажном носителе от адресата, не являющегося участником СЭД, непосредственный исполнитель такого документа готовит проект отправляемого документа на бумажном носителе.

На оборотной стороне первого листа такого документа исполнитель распечатывает лист согласования в электронном виде. После этого документ передается в аппарат Администрации.

108. Участники согласования и подписант выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта электронного документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату и время принятия решения ("Возражаю", "Не возражаю", "Предлагаю изменения").

При принятии решения "Согласовано с замечаниями" участник согласования проекта электронного документа вносит изменения в поле, отражающее содержание документа, или во вложенный документ.

При необходимости проект электронного документа может быть делегирован участником согласования и подписантом на рассмотрение другому работнику Администрации без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования, подписант могут быть заменены инициатором согласования на другого участника согласования, подписанта или исключены без прерывания процесса согласования.

В заключение процесса согласования проект электронного документа подписывается электронной подписью подписанта, после чего документ посредством СЭД автоматически направляется на регистрацию соответствующего типа документа в аппарат Администрации.

109. Если электронный документ не может быть доставлен корреспонденту в течение двух рабочих дней, исполнитель подготавливает на бумажном носи гене отправляемый документ, согласованный в электронном виде, и передает на подпись подписанту через аппарат Администрации.

110. Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

111. В случае исполнения поручения (резолюции) без подготовки проекта документа ответственный исполнитель в день исполнения заполняет отчет об исполнении поручения (резолюции) в разделе контрольной карточки поручения (резолюции) "Ход исполнения поручения (резолюции)" и информирует об этом работника аппарата Администрации.

112. На основании отчета об исполнении поручения (резолюции) работник аппарата Администрации снимает поручение (резолюцию) с контроля, присваивая документу статус "Исполнено", в разделе "Контроль" и в основном разделе контрольной карточки поручения (резолюции) с указанием даты фактического исполнения.

113. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, о чем отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

114. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

115 После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежал* уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем аппарата Администрации.

9. Документальный фонд Администрации

116. Работники Администрации обязаны обеспечивать сохранность документов Администрации.

В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Администрации в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Администрации от пыли и воздействия иных внешних факторов.

На период отпуска, командировки, в случае увольнения и перемещения (перевода) работники структурных подразделений Администрации обязаны передать все находящиеся у них на исполнении документы иному работнику Администрации по указанию руководителя структурного подразделения Администрации, оформив передачу документов в СЭД.

В случае болезни работника Администрации вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

10. Разработка номенклатуры дел Администрации

117. Номенклатура дел Администрации (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Администрации, с указанием сроков хранения и оформленный в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 года N 77.

118. Номенклатура (приложение N 15) составляется аппаратом Администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации (приложение N 16).

119. Номенклатура утверждается главой Администрации после ее согласования с экспертной комиссией Администрации не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года.

120. Номенклатура один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа в области архивного дела в соответствии с законодательством (далее - ЭПК). В случае изменения функций и структуры Администрации Номенклатура подлежит пересоставлению, согласованию и утверждению.

121. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации составляется работником, ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с аппаратом Администрации и подписывается руководителем структурного подразделения Администрации.

Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Администрации работой по разработке, изменению Номенклатуры осуществляет аппарат Администрации.

В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.

122. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Администрации.

11. Формирование дел и их текущее хранение

123. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно)) и правилами систематизации документов внутри дела.

124. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее десятидневного срока со дня его исполнения.

125. Дела формируются в структурных подразделениях Администрации. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов, формирование их в дела, разработку номенклатуры дел структурного подразделения, составление описей дел структурного подразделения, уничтожение документов с истекшими сроками храпения, устанавливается распоряжением главы администрации федеральной территории "Сириус". Указанные лица и руководители структурных подразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел.

126. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть помещен исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Администрации за сохранность документов и формирование их в дела.

127. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела в Номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в доле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов: "Том 1", "Том 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых правовых актов Администрации;

13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений;

14) документы коллегиальных (совещательных) органов группируются в одно дело, в которое включаются протоколы и решения коллегиальных (совещательных) органов и документы к заседаниям коллегиальных (совещательных) органов;

15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

16) правовые акты Администрации по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов Администрации по личному составу;

17) правовые акты Администрации по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения;

18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;

19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации или подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам;

21) переписка группируется, как правило, за период календарного года, систематизируется в хронологической последовательности "документ-ответ" и помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

22) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

128. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Администрации или на уничтожение являются структурные подразделения Администрации, в которых были сформированы соответствующие дета.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках и обложках дел указываются индексы по Номенклатуре.

Руководители структурных подразделений Администрации и работники этих подразделений, ответственные за делопроизводство (архив), обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение 3 лет после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Администрации для оперативного использования, затем передаются в соответствующий архив.

129. Дела документального фонда Администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей дел в архив в Администрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.

130. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Администрации, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Администрации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.

131. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения главы Администрации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

132. Контроль формирования дел, проверку наличия и состояния дел, выдачу дел во временное пользование, изъятие документов из дел осуществляет работник аппарата Администрации.

12. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

133. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы ценности документов (дел);

4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению и с истекшими сроками хранения.

134. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится:

1) в делопроизводстве - при составлении Номенклатуры и при подготовке дел к передаче в архив Администрации;

2) в архиве Администрации в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение в учреждение, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.

135. Экспертизу ценности документов организует и проводит экспертная комиссия Администрации (далее - ЭК Администрации).

В состав экспертной комиссии Администрации, утверждаемый правовым актом Администрации, включается представитель уполномоченного органа в области архивного дела (по согласованию).

136. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Администрации, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

137. По результатам экспертизы ценности документов лицами, ответственными за ведение делопроизводства (архива) в структурных подразделениях Администрации, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу (приложения N 17), а также предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (по форме акта, приложение N 18).

Опись дел структурного подразделения Администрации подписывается руководителем структурного подразделения Администрации по согласованию с руководителем аппарата Администрации.

138. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится лицами, ответственными за ведение делопроизводства (архива) в структурных подразделениях Администрации, при методической и практической помощи и под контролем руководителя аппарата Администрации.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела постоянного хранения (приложение N 19), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 20), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 21), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

139. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.

140. Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков храпения и по личному составу структурного подразделения (приложение N 22) Администрации в целях передачи соответствующих дел в архив Администрации составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

141. Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется лист-заверитель дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.

Аппарат Администрации в целях обеспечения сохранности и учета находящихся на хранении личных дел уволенных государственных гражданских служащих в конце каждого года составляет их опись по форме описи дел структурного подразделения, не делая записей о передаче и приеме дел в архив Администрации.

В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с федеральной государственной гражданской службы, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

В течение 10 лет в аппарате Администрации обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных государственных гражданских служащих.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись (приложение N 23) с отдельной нумерацией, после чего аппарат Администрации передает их в установленном порядке на хранение в архив Администрации.

13. Передача дел на архивное хранение

142. Архив Администрации ведет работник Администрации, в должностные обязанности которого входят организация хранения и обеспечение сохранности документов Администрации, поступивших в архив на хранение (далее - работник).

143. В архив Администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел на архивное хранение производится по описям дел в соответствии с графиком передачи дел, составленным работником, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем аппарата.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

144. Прием дел производится работником в присутствии работника структурного подразделения Администрации с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, работника структурного подразделения Администрации передавшего дела.

145. Дела передаются в архив Администрации, ответственными за ведение делопроизводства (архива) в структурных подразделениях Администрации, по описи дел. Ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Администрации несет работник структурного подразделения Администрации, передающего документы.

146. Работником предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Администрации.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Администрации и передается вместе с описью дел структурного подразделения Администрации в ведомственный архив. Работником составляется акт об утрате документов (приложение N 24), который утверждается руководителем Аппарата.

147. Вместе с делами в архив Администрации передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства (архива) данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и в соответствии с Номенклатурой дел.

148. По результатам экспертизы ценности документов работником составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 25) и дел по личному составу Администрации (приложение N 26), а также акты о выделении дел к уничтожению.

149. Выдача дел работникам Администрации осуществляется под расписку.

На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения главы Администрации или уполномоченного должностного лица Администрации по актам.

150. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Администрации, по истечении 10 лет после передачи в архив Администрации, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Архив фонда Российской Федерации, в том числе в электронном виде.

14. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения

151. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (далее - акт) производятся в структурных подразделениях Администрации после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Администрации одновременно.

152. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2021 году дела с трехлетним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 февраля 2025 года).

153. После утверждения ЭПК описи дел постоянного хранения за соответствующий период акты, согласованные экспертной комиссией Администрации, утверждаются руководителем Аппарата.

После этого работник Администрации, ответственный за уничтожение документов, имеет право уничтожить дела, включенные в акты, путем измельчения на устройстве для измельчения бумаги (шредере) либо путем передачи для уничтожения в уполномоченные организации.