Распоряжение Губернатора Самарской области от 27 декабря 2023 г. N 323-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Губернатора Самарской области от 27 декабря 2023 г. N 323-р
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"

В целях приведения в соответствие с действующим законодательством требований к документированию деятельности и организации работы с документами в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области.

2. Признать утратившими силу следующие распоряжения Губернатора Самарской области:

от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 07.02.2018 N 57-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 27.03.2018 N 141-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 04.06.2019 N 256-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 27.11.2019 N 538-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 19.03.2020 N 87-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 17.08.2020 N 270-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 22.10.2020 N 352-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 29.12.2020 N 427-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области";

от 30.03.2022 N 75-р "О внесении изменений в распоряжение Губернатора Самарской области от 24.04.2017 N 250-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области, секретариате Правительства Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области".

3. Администрации Губернатора Самарской области, органам исполнительной власти Самарской области привести свои правовые акты в соответствие с настоящим распоряжением.

4. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.

И.о. Губернатора Самарской области

Ю.А. Рожин

УТВЕРЖДЕНА
распоряжением Губернатора
Самарской области
от 27.12.2023 N 323-р

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) разработана на единой методической основе ведения делопроизводства и учитывает положения основных законодательных и иных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами.

Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, подготовке, обработке, хранению и использованию документов и организации работы с документами при ведении делопроизводства в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ).

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.

Для автоматизации делопроизводства посредством применения информационно-телекоммуникационных технологий в ОИВ используется система электронного документооборота (далее - СЭД).

Применяемая СЭД должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.

1.3. Техническое сопровождение СЭД и развитие ее программно-аппаратного комплекса осуществляется департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области (далее - департамент управления делами).

Нормативно-методическое сопровождение СЭД осуществляется управлением делопроизводства секретариата Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области Администрации Губернатора Самарской области (далее соответственно - управление делопроизводства секретариата, секретариат Губернатора области, Администрация Губернатора области).

Методические рекомендации и предписания департамента управления делами и управления делопроизводства секретариата по вопросам делопроизводства и электронного документооборота обязательны для исполнения.

1.4. При ведении делопроизводства, документировании управленческой деятельности сотрудники ОИВ руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1-45 к ней.

1.5. Проекты документов, подготовленные ОИВ, подлежат согласованию должностными лицами, которым они направлены, в рамках своих полномочий. Согласование проекта документа оформляется визой должностного лица или визой лица, исполняющего его обязанности на основании соответствующего распорядительного акта. Лица, визирующие проекты документов, определены Инструкцией.

Согласование проекта документа, созданного в ОИВ совместно с другими ОИВ, организациями, оформляется грифом либо листом согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также в установленных законодательством Российской Федерации случаях в форме заключений, отзывов, поправок 1.

Согласование проекта документа на бумажном носителе равнозначно его согласованию в СЭД. Лица, не согласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

1.6. Текст подготовленного документа должен быть отредактирован исполнителем в соответствии с правилами русской орфографии и пунктуации. Исполнитель должен осуществить проверку правописания проекта документа с использованием программных средств.

При поступлении в управление делопроизводства секретариата все проекты документов за подписью Губернатора Самарской области (далее - Губернатор области), первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (далее - первый вице-губернатор - председатель Правительства области), подготовленные в ОИВ, проходят проверку на соответствие требованиям к оформлению электронной регистрационной карточки документа (далее - ЭРК) и реквизитов проекта документа (за исключением его юридико-технического оформления), установленным Инструкцией (входной контроль). Срок проведения входного контроля проектов документов, поступивших в управление делопроизводства секретариата первично, - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления. Проекты документов признаются не подготовленными к подписанию и возвращаются исполнителю на доработку в случаях:

неправильного заполнения полей ЭРК проекта документа;

отсутствия необходимых приложений, справок, пояснительной записки, иных документов, разъясняющих содержание подготовленного документа и необходимых для его подписания (утверждения);

грубого нарушения в проекте документа норм и правил русского языка, предусмотренных основной образовательной программой среднего общего образования (в том числе наличие слов, словосочетаний, фраз или предложений, не позволяющих понять текст, немотивированных нарушений императивных (строго обязательных) норм русского языка, затрагивающих систему языка и не допускающих варианты).

1.7. Подготовленные, оформленные и согласованные в ОИВ проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем ОИВ или иным уполномоченным им должностным лицом.

Подготовленные, оформленные и согласованные в ОИВ проекты правовых актов Губернатора области подписываются (утверждаются) Губернатором области (лицом, исполняющим его обязанности), проекты правовых актов Правительства Самарской области (далее - Правительство области) - первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, исполняющим его обязанности). Акты Правительства области подписываются Губернатором области в случае его председательства на заседании Правительства области 2.

Подписанию не подлежат документы с отсутствующим, неполным или некачественно пропечатанным или отсканированным приложением, а также нечитаемые документы либо документы, содержащие нечитаемые фрагменты текста и иные реквизиты.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя ОИВ, Губернатором области или иными уполномоченными ими должностными лицами. Собственноручная подпись лица, подписавшего правовой акт Губернатора области, Правительства области, не воспроизводится при обнародовании (официальном опубликовании) документа в печатных средствах массовой информации и сетевых изданиях, а также при его тиражировании в соответствии с листом рассылки.

Документы, подготавливаемые в ОИВ в электронной форме посредством СЭД (за исключением правовых актов Губернатора области и Правительства области), подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (далее - УКЭП), порядок применения которой установлен действующим законодательством 3.

Для подтверждения действий с электронными документами в СЭД могут использоваться иные виды электронных подписей 4.

Информация в электронной форме, подписанная УКЭП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Если в соответствии с федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота документ должен быть заверен печатью, электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью и признаваемый равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью.

1.8. На документах, утверждаемых правовыми актами ОИВ или руководителем ОИВ (иным уполномоченным им должностным лицом), оформляется гриф утверждения.

В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя ОИВ или иного уполномоченного им лица заверяется печатью ОИВ с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (герба субъекта Российской Федерации).

1.9. После подписания (утверждения) документа на нем проставляется регистрационный номер.

При регистрации в СЭД входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в Правительстве области, Администрации Губернатора области и ее структурных подразделениях, а также в органах исполнительной власти Самарской области применяются делопроизводственные индексы в соответствии с приложениями 1 и 2 к Инструкции.

1.10. Особенности подготовки отдельных видов документов устанавливаются Инструкцией.

1.11. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, установление единых требований к документированию деятельности и организации работы с документами в ОИВ, нормативно-методическое руководство и контроль соблюдения требований Инструкции осуществляются управлением делопроизводства секретариата.

Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в структурных подразделениях ОИВ осуществляются структурным подразделением, ответственным за ведение делопроизводства ОИВ (далее - служба делопроизводства).

1.12. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением, утверждаемым руководителем ОИВ. Должностные обязанности работников службы делопроизводства и делопроизводителей структурных подразделений ОИВ устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

1.13. Соблюдение требований Инструкции является обязательным для сотрудников ОИВ, на которых возложены функции по разработке проектов документов.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также соблюдение требований Инструкции в ОИВ возлагается на его руководителя либо лицо, исполняющее его обязанности.

Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в ОИВ возлагается на службу делопроизводства или сотрудников структурных подразделений ОИВ, которые могут выполнять данные обязанности, в том числе в порядке совмещения (далее - делопроизводитель структурного подразделения).

Ответственность за организацию работы с документами в структурных подразделениях ОИВ возлагается на руководителей этих подразделений либо на лиц, исполняющих их обязанности.

Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ОИВ возлагается на делопроизводителей этих структурных подразделений, а при их отсутствии - на руководителей этих подразделений либо на лиц, исполняющих их обязанности.

1.14. Сотрудники структурных подразделений ОИВ обязаны обеспечить сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и проектов документов, а также неразглашение информации, содержащейся в указанных документах и проектах документов.

Передача служебных документов, их копий, проектов документов иным органам и организациям, средствам массовой информации допускается только с разрешения руководителя ОИВ или иного уполномоченного им лица. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с ней.

Сотрудники структурных подразделений ОИВ несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции.

Перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или перевода (перемещения) по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы делопроизводителю структурного подразделения или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения (при увольнении работника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту).

1.15. Инструкция предназначена для использования в ОИВ и их структурных подразделениях.

Инструкция может быть использована в работе органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Самарской области, учреждений, подведомственных ОИВ, а также для разработки индивидуальной инструкции по делопроизводству, утверждаемой руководителем ОИВ, организации, дополняющей Инструкцию, но не противоречащей ей.

1.16. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, а также документами, направленными заявителями в ОИВ в связи с оказанием им государственных услуг и получением ими субсидий, порядок работы с которыми определяется документами, регламентирующими оказание соответствующих государственных услуг и предоставление субсидий.

1.17. Особенности работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа, регулируются отдельными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами) ОИВ, разработанными в соответствии с действующим законодательством.

1.18. Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией применяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также организации текущего хранения документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.19. В целях обеспечения однозначного и точного понимания положений Инструкции документом устанавливаются термины и определения основных делопроизводственных понятий, которые приведены в приложении 3 к Инструкции.

1.20. При разработке Инструкции учтены положения следующих основных законодательных, иных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами.

Федеральное законодательство

Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации";

Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации";

Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации";

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

Федеральный закон от 01.06.2005 N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации";

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";

Федеральный закон от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

Указ Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности";

постановление Правительства Российской Федерации от 27.12.95 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации";

постановление Правительства Российской Федерации от 29.11.2000 N 904 "Об утверждении Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации";

постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти";

постановление Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти";

постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти";

постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота";

постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия";

приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях";

приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения";

приказ Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях";

приказ Федерального архивного агентства от 15.06.2020 N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов";

приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций";

ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой документации, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.93 N 299;

Межгосударственный стандарт ГОСТ 1.5-2001 "Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению", введенный в действие постановлением Госстандарта России от 10.04.2002 N 145-ст;

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.59-2003 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Индексирование документов. Общие требования к систематизации и предметизации", введенный в действие постановлением Госстандарта России от 29.05.2003 N 170-ст;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденный приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст;

Межгосударственный стандарт ГОСТ 7.32-2017 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления", введенный в действие приказом Росстандарта от 24.10.2017 N 1494-ст;

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы", утвержденный приказом Росстандарта от 26.03.2019 N 101-ст;

Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (редакция 2021 года), утвержденные Государственной Думой Федерального Собрания Российской Федерации.

Региональное законодательство

Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области";

Закон Самарской области от 07.07.2000 N 28-ГД "О нормативных правовых актах Самарской области";

Закон Самарской области от 12.10.2000 N 38-ГД "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области";

Закон Самарской области от 09.10.2007 N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области";

Закон Самарской области от 31.12.2009 N 152-ГД "О предоставлении информации о деятельности государственных органов Самарской области и органов местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области";

Закон Самарской области от 30.09.2011 N 80-ГД "О Правительстве Самарской области";

Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области";

постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов";

постановление Правительства Самарской области от 15.05.2019 N 298 "О Регламенте Правительства Самарской области".

2. Документирование управленческой деятельности

В ОИВ создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) (далее - ЭД) и электронные копии документов (далее - ЭКД), полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.

В СЭД при визуализации ЭД и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.

При создании ЭД используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе.

При подготовке документов запрещено вносить любые изменения в электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов.

2.1. Общие требования к оформлению документов

2.1.1. Документы, созданные на бумажном носителе и (или) в форме ЭД, оформляются с соблюдением установленных требований.

Все листы одного документа должны иметь одинаковые размеры полей.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

Документы, изготовленные на бланках формата бумаги А4, с продольным расположением реквизитов (например, распорядительный документ) имеют поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм (за исключением бланков законов Самарской области).

Документы, изготовленные на бланках формата бумаги А4, с угловым расположением реквизитов (например, письмо) имеют поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

Документы, изготовленные на бланках законов Самарской области, имеют поля: левое - 25 мм, правое - 25 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

Листы документа альбомной ориентации формата бумаги А4 имеют поля: верхнее - 30 мм, нижнее - 15 мм, левое - 20 мм, правое - 20 мм.

2.1.2. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа, за исключением правовых актов, писем Губернатора области и Правительства области.

При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и ширина правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

Использование ксерокопий бланков при оформлении документов не допускается.

2.1.3. Документы печатаются с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14. При оформлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10).

Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

2.1.4. Многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центрируются относительно самой длинной строки.

2.1.5. Реквизиты "Подпись" и (или) "Гриф согласования документа" должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов документа на отдельный лист. Исключением является лист согласования, оформляемый при наличии более 4 грифов согласования.

2.1.6. Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через 2 межстрочных интервала.

Текст табличного документа и текст отметки о приложении к письму печатаются через 1 межстрочный интервал.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Абзацный отступ используется только при составлении текста документа, но не применяется при оформлении иных реквизитов. Реквизиты документа "Заголовок к тексту" (оформляемый под реквизитами углового бланка), "Отметка о приложении", "Подпись", "Отметка об исполнителе", а также заключительная этикетная фраза "С уважением," печатаются непосредственно от границы левого поля.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14.

Интервал между буквами в словах обычный. Интервал между словами составляет один пробел.

2.1.7. ЭД ОИВ должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

сохранение электронных текстовых документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

сохранение электронных табличных документов в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, XLSX) и Portable Document Format (PDF) 5.

Файлы ЭД и ЭКД, передаваемых посредством системы межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи должны иметь формат PDF/A-1 6.

ЭД, создаваемые в ОИВ, состоят из контента (содержания) и метаданных 7. Обязательной составной частью метаданных являются данные, фиксируемые в ЭРК.

2.2. Оформление реквизитов документов

Документы имеют установленный состав реквизитов и правила их оформления. ЭД оформляются по общим правилам делопроизводства и имеют реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Состав и оформление реквизитов устанавливаются национальным стандартом 8. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

Основными реквизитами, используемыми в ОИВ в процессе подготовки документов, являются:

1 - герб субъекта Российской Федерации;

2 - наименование организации - автора документа;

3 - наименование структурного подразделения - автора документа;

4 - наименование должности лица - автора документа;

5 - справочные данные об организации;

6 - наименование вида документа;

7 - дата документа;

8 - регистрационный номер документа;

9 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10 - место составления (издания) документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - заголовок к тексту;

15 - текст документа;

16 - отметка о приложении;

17 - гриф согласования документа;

18 - виза;

19 - подпись;

20 - отметка об электронной подписи;

21 - печать;

22 - отметка об исполнителе;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка о поступлении документа;

25 - резолюция;

26 - отметка о контроле;

27 - отметка о направлении документа в дело.

Правила оформления реквизитов документов приведены в приложении 4 к Инструкции.

2.3. Бланки документов

2.3.1. Образцы бланков документов разрабатываются службой делопроизводства в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом 9, и утверждаются в составе инструкции по делопроизводству или правовым актом организации в виде комплекта (альбома) бланков. Бланки документов на бумажном носителе и электронные бланки документов изготавливаются на основании утвержденных образцов бланков.

Для изготовления бланков документов на бумажном носителе используется бумага форматов A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм); для изготовления бланков резолюций на бумажном носителе используется бумага форматов A5 (148 x 210 мм), A6 (105 x 148 мм).

2.3.2. Документы ОИВ могут быть оформлены как на бланках, изготовленных на бумажном носителе, так и в электронных бланках.

Бланки на бумажном носителе и электронные бланки должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку и месту их расположения, гарнитурам шрифта.

2.3.3. Бланки документов в ОИВ изготавливаются с воспроизведением Герба Самарской области в соответствии с Законом Самарской области "О государственных символах Самарской области".

2.3.4. Для обеспечения учета бланков проставляются типографским способом или специальным нумератором учетные порядковые номера. Эти номера допускается проставлять на правом, левом и нижнем полях, а также на другой свободной площади бланка с тем условием, чтобы на них впоследствии не накладывались текст документа и другие оформляющие реквизиты.

2.3.5. Бланки документов ОИВ разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - выравниваются по центру вдоль верхнего поля документа 10.

2.3.6. Для переписки с иностранными корреспондентами ОИВ могут использовать угловые бланки документов на русском языке и одном из иностранных языков (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке - слева, на иностранном языке - справа) или продольные (реквизиты бланка на русском языке - сверху, ниже - реквизиты бланка на иностранном языке).

2.3.7. Виды применяемых в ОИВ бланков документов устанавливаются правовыми актами ОИВ.

Создание бланков на бумажном носителе и электронных бланков, в том числе в СЭД, без их утверждения правовым актом ОИВ запрещается. Руководитель структурного подразделения ОИВ несет персональную ответственность за создание и использование таких бланков.

2.3.8. В Правительстве области, в Администрации Губернатора области используются следующие виды бланков:

бланк письма Губернатора Самарской области;

бланк распоряжения Губернатора Самарской области;

бланк постановления Губернатора Самарской области;

бланк письма Правительства Самарской области;

бланк распоряжения Правительства Самарской области;

бланк постановления Правительства Самарской области;

бланк письма Администрации Губернатора Самарской области;

бланк приказа Администрации Губернатора Самарской области;

бланк распоряжения Администрации Губернатора Самарской области;

бланк поручения Губернатора Самарской области;

бланк резолюции Губернатора Самарской области;

бланк поручения первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области;

бланк резолюции первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области;

бланк поручения заместителя председателя Правительства Самарской области;

бланк резолюции заместителя председателя Правительства Самарской области;

бланк резолюции вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области.

Образцы бланков указанных документов приведены в приложении 4 к Инструкции.

2.3.9. При ведении внутренней переписки в ОИВ допускается использование черно-белых бланков при распечатывании из СЭД бумажных копий проектов ЭД.

2.3.10. Бланки документов содержат следующие постоянные реквизиты:

1 - герб субъекта Российской Федерации;

2 - наименование организации - автора документа;

4 - наименование должности лица - автора документа;

5 - справочные данные об организации;

6 - наименование вида документа;

7 - дата документа;

8 - регистрационный номер документа;

9 - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

10 - место составления (издания) документа;

12 - адресат;

14 - заголовок к тексту.

2.4. Изготовление, учет, использование, хранение и уничтожение печатей, штампов, бланков, учет, хранение и использование носителей электронных подписей

2.4.1. Бланки

2.4.1.1. В организации для подготовки документов используются как электронные бланки, так и бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

Решение об изготовлении и количестве экземпляров бланков документов Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области принимает руководитель управления делопроизводства секретариата, бланков документов заместителя председателя Правительства Самарской области (далее - заместитель председателя Правительства области) - ответственный за делопроизводство заместителя председателя Правительства области. Решение об изготовлении и количестве экземпляров бланков ОИВ, должностного лица ОИВ принимает руководитель ОИВ по представлению руководителя службы делопроизводства.

2.4.1.2. Бланки документов, применяемые в ОИВ, не могут передаваться другим ОИВ, организациям, должностным и физическим лицам.

2.4.1.3. Служба делопроизводства ОИВ:

оформляет заказы на изготовление бланков организационно-распорядительных документов типографским способом или средствами оперативной полиграфии;

осуществляет получение, учет поступления и выдачу под подпись изготовленных бланков документов путем ведения журнала учета бланков документов;

осуществляет контроль за правильностью использования бланков документов.

2.4.1.4. Утратившие значение бланки документов подлежат возврату в службу делопроизводства для централизованного списания (уничтожения).

Бланки уничтожаются по акту специально созданной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя ОИВ, с соответствующей отметкой в журнале учета бланков документов.

Уничтожение номерных бланков Губернатора области, Правительства области производится по акту один раз в январе года, следующего за отчетным. Акты об уничтожении номерных бланков Губернатора области, Правительства области с указанием всех номеров уничтоженных бланков передаются ОИВ в управление делопроизводства секретариата для внесения соответствующей отметки в журнал учета бланков документов.

2.4.2. Печати и штампы

2.4.2.1. Печать заверяет подлинность подписи на документах должностного лица, которому предоставлены соответствующие полномочия в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.4.2.2. В ОИВ в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации" и положением об ОИВ используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Печать ОИВ с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденным постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст.

2.4.2.3. В ОИВ могут использоваться печати структурных подразделений, печати для отдельных категорий документов, штампы, а также металлические выжимные печати для опечатывания помещений и удостоверения специальных пропусков.

2.4.2.4. В ОИВ может использоваться штамп (штампы) с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц.

Факсимиле можно использовать, если это предусмотрено законом, иным правовым актом или соглашением сторон 11.

Порядок использования штампов с факсимильной подписью руководителя и иных должностных лиц, виды документов, подписываемых факсимильной подписью, устанавливаются локальным нормативным актом ОИВ.

Не допускается использование факсимиле на документах финансового, нормативного правового, организационно-распорядительного характера, кадровых документах.

2.4.2.5. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителей председателя Правительства области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области (далее - руководитель Администрации Губернатора области), руководителя ОИВ разрешаются к использованию на копиях документов, подписанных в установленном порядке, на служебных документах, в том числе резолюциях к документам, на основании приказа о применении (использовании) факсимильной подписи руководителя, по прямому указанию соответствующего должностного лица или по согласованию с ответственным за делопроизводство соответствующего должностного лица согласно действующему законодательству.

Использование указанных штампов факсимильной подписи допускается при подготовке следующих документов:

поздравительных адресов, открыток, приглашений;

поздравительных, приветственных и благодарственных писем;

служебных удостоверений, удостоверений к наградам;

благодарностей, почетных грамот;

вторых экземпляров служебных писем, информационных писем;

резолюций, поручений;

протоколов и иных документов по прямому поручению должностного лица.

Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, заместителями председателя Правительства области, руководителем Администрации Губернатора области, руководителем ОИВ назначается лицо, ответственное за использование и хранение штампов с факсимильным воспроизведением подписи указанных должностных лиц.

В случае утраты штампа с факсимильным воспроизведением подписи лицо, ответственное за хранение штампа, незамедлительно ставит об этом в известность соответствующее должностное лицо.

2.4.2.6. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации ставятся на документах, подписанных Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, а также другими должностными лицами, которым предоставлены соответствующие полномочия.

Примерный перечень документов, на которых ставится оттиск гербовой печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении 5 к Инструкции.

2.4.2.7. Простые круглые мастичные печати (без изображения государственной символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Отметка о заверении копии оформляется в соответствии с пунктом 23 приложения 3 к Инструкции.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо "пунктом 23 приложения 3 к Инструкции" следует читать как "пунктом 23 приложения 4"

2.4.2.8. Печати и штампы ОИВ изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями ОИВ и его работниками возложенных на них функций. Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель ОИВ по представлению руководителя службы делопроизводства.

Если печать ОИВ используется в нескольких экземплярах, номер экземпляра печати указывается в клише печати при ее изготовлении.

2.4.2.9. Печати и штампы выдаются для использования работникам, ответственным за их использование и хранение, под подпись в журнале учета печатей и штампов. Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Учет печатей и штампов ОИВ ведет служба делопроизводства.

2.4.2.10. Печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей и штампов.

Ответственными за хранение и использование печатей и штампов устанавливаются:

мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (основной) - управление делопроизводства секретариата;

мастичной гербовой печати Губернатора области, Правительства области (вспомогательной) - кадровая служба Администрации Губернатора области;

мастичной гербовой печати ОИВ - сотрудники, на которых возлагается эта обязанность руководителем ОИВ;

остальных металлических, мастичных печатей и штампов - соответствующие структурные подразделения ОИВ.

2.4.2.11. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации не допускается и возможен только в исключительных случаях по решению руководителя ОИВ.

2.4.2.12. Служба делопроизводства ОИВ ежегодно проверяет соблюдение условий использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях ОИВ.

2.4.2.13. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в службу делопроизводства или иное подразделение, на которое возложен учет печатей и штампов, для централизованного уничтожения.

Печати уничтожаются по акту специально созданной комиссией, состав которой утверждается приказом руководителя ОИВ, с соответствующей отметкой в журнале учета печатей и штампов.

2.4.3. Электронная подпись

2.4.3.1. Для обмена ЭД в СЭД используются УКЭП. Состав должностных лиц - владельцев УКЭП определяется руководителем ОИВ.

Для совершения иных действий с ЭД в СЭД могут использоваться иные виды электронных подписей.

2.4.3.2. Требования по размещению, установке средств квалифицированной электронной подписи (далее - КЭП), а также по обеспечению информационной безопасности при обращении с носителями ключевой информации, содержащими ключи КЭП, установлены Казначейством России 12.

2.4.3.3. Учет, хранение и использование средств криптографической защиты информации, а также требования к помещениям, в которых используются средства криптографической защиты информации, регламентируются законодательством Российской Федерации 13.

2.4.3.4. Создание паролей для простой электронной подписи осуществляется в порядке, установленном правовым актом департамента управления делами.

2.4.3.5. Ключ электронной подписи, используемой в СЭД, является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.5. Процедура подготовки проектов документов

2.5.1. Создание проектов документов ОИВ осуществляется с использованием СЭД.

В случае когда документ готовится во исполнение другого документа, содержит ссылку на регистрационный номер и дату другого документа (во изменение, для отмены, ответа и т.д.), разрабатывается в соответствии с актами органов государственной власти, направляется в порядке, установленном действующим законодательством, в органы государственной власти в целях осуществления ими возложенных на них полномочий, в обязательном порядке в ЭРК устанавливается связь таких документов с подготавливаемым проектом, при этом выбранный тип связи должен соответствовать фактическому соотношению связываемых документов.

В случае если вышеуказанные документы в СЭД отсутствуют, их сканированные копии присоединяются к ЭРК.

2.5.2. Проекты документов, подготовленные ОИВ, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проекты отдельных видов документов, определяется Инструкцией. Согласование проектов документов может проводиться как на бумажном носителе, так и в электронном виде в СЭД. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования в порядке, определенном пунктом 17 приложения 4 к Инструкции.

В случае если ОИВ является разработчиком проекта документа, требующего правовой оценки, такой проект подлежит правовой экспертизе, которая проводится юридической службой ОИВ или лицом, исполняющим функции юридической службы ОИВ, до согласования проекта руководителем ОИВ (лицом, исполняющим его обязанности).

2.5.3. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования должен содержать указание даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.

2.5.4. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) уполномоченным должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью. ЭД подписываются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.5.5. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 13 приложения 4 к Инструкции.

Документы утверждаются правовым актом или руководителем ОИВ либо иным уполномоченным должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении 5 к Инструкции.

2.5.6. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя ОИВ или иного уполномоченного им лица заверяется печатью ОИВ с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации. Примерный перечень документов, заверяемых печатью, приведен в приложении 6 к Инструкции.

2.6. Подготовка проектов правовых актов

2.6.1. Система правовых актов, издаваемых (принимаемых) ОИВ в соответствии с предоставленными им полномочиями, включает в себя нормативные правовые акты (далее в настоящем подразделе - НПА) и правовые акты, носящие ненормативный характер.

Система НПА Самарской области, виды НПА Самарской области, порядок подготовки, принятия, опубликования, вступления в силу, действия, изменения, признания утратившими силу и отмены НПА регулируются федеральным и региональным законодательством 14.

2.6.2. ОИВ представляют Губернатору области и в Правительство области проекты:

законов Самарской области;

постановлений и распоряжений Губернатора области;

постановлений и распоряжений Правительства области.

ОИВ разрабатывают НПА, представляемые Губернатору области и в Правительство области, на основе и во исполнение федерального законодательства, плана участия Правительства области в законопроектной деятельности, поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, посланий Губернатора области, плана работы Правительства области, а также по собственной инициативе в пределах своей компетенции.

2.6.3. К НПА предъявляются следующие требования:

принятие (издание) акта ОИВ в пределах его компетенции;

принятие (издание) акта в порядке и по форме, которые установлены законодательством и Инструкцией;

обеспеченность реализации правовых предписаний акта;

согласованность акта с другими НПА;

согласованность правовых норм одного и того же акта между собой;

соответствие акта правилам юридической техники.

2.6.4. НПА могут утверждать программы, правила, положения, инструкции, регламенты, а также иные документы, являющиеся приложениями к НПА и его неотъемлемыми составными частями.

2.6.5. Проект НПА подлежит согласованию с руководителями заинтересованных органов власти, организаций в рамках своих полномочий, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством, а также если проект НПА содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность ОИВ и организаций.

Согласование проекта НПА производится в сроки, установленные соответственно законами и иными НПА Российской Федерации, законами и иными НПА Самарской области, а также Инструкцией.

2.6.6. Термины употребляются в НПА в одном значении в соответствии с общепринятой терминологией.

В НПА наименования государственных органов, органов местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами, положениями, иными учредительными документами, решениями о создании, переименовании и другими правовыми актами.

Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой норме. Ссылки в НПА на недействующие правовые акты не допускаются.

2.6.7. Внесение изменений в НПА, признание НПА утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном для принятия самого НПА.

2.6.8. Проект НПА создается на бумажном носителе или в форме ЭД.

2.6.9. НПА ОИВ, за исключением НПА Губернатора области, Правительства области, подлежат государственной регистрации.

2.6.10. НПА Самарской области, затрагивающие вопросы осуществления предпринимательской и инвестиционной деятельности, в целях выявления положений, необоснованно затрудняющих осуществление предпринимательской или инвестиционной деятельности, подлежат экспертизе, проводимой в порядке, установленном законодательством Самарской области.

2.6.11. При проведении правовой экспертизы и мониторинге применения НПА проводится антикоррупционная экспертиза в целях выявления коррупциогенных факторов и их последующего устранения.

2.6.12. Проекты НПА подлежат обязательному общественному контролю в случаях, установленных положениями федерального и регионального законодательства.

2.6.13. НПА Самарской области подлежат включению в федеральный регистр нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации 15 в порядке, определенном федеральным законодательством 16.

2.7. Порядок ведения аудиозаписи мероприятий, проводимых Губернатором области и в Правительстве области, и ее расшифровки

2.7.1. Аудиозапись мероприятий, проводимых Губернатором области, в Правительстве области (далее - мероприятия), осуществляется на электронные носители информации ответственными сотрудниками департамента управления делами и управления делопроизводства секретариата.

Подготовка и выпуск текста стенограммы мероприятий осуществляются управлением делопроизводства секретариата на основании проведенных аудиозаписей.

Если на обсуждение вынесен материал секретного характера или в ходе мероприятия принимается решение о проведении его в закрытом порядке, то аудиозапись и стенографирование этого мероприятия осуществляются в соответствии с требованиями секретного делопроизводства.

2.7.2. Расшифровка аудиозаписи мероприятия, в том числе заседания Правительства области, производится по поручению руководителя Администрации Губернатора области (лица, его замещающего), при этом в управление делопроизводства секретариата представляется список его участников и порядок их выступлений (за исключением списка участников заседания Правительства области).

2.7.3. Расшифровка аудиозаписи заседания Правительства области проводится в срок до 1 рабочего дня, следующего за днем проведения заседания. Расшифровка аудиозаписи иных мероприятий - в срок до 3 рабочих дней, следующих за днем проведения мероприятия.

Расшифрованный и напечатанный материал сотрудник управления делопроизводства секретариата, ответственный за расшифровку аудиозаписи и оформление стенограммы, должен проверить на соответствие правилам русского языка и требованиям к оформлению документов, установленным Инструкцией.

На лицевой стороне последнего листа стенограммы проставляются фамилия и инициалы сотрудника, ответственного за расшифровку аудиозаписи и оформление стенограммы.

2.7.4. Для организации аудиозаписи и (или) подготовки ее расшифровки ОИВ и должностные лица, ответственные за проведение мероприятия, не позднее чем за 5 рабочих дней направляют в управление делопроизводства секретариата согласованную с руководителем Администрации Губернатора области (лицом, исполняющим его обязанности) заявку на проведение аудиозаписи и (или) при необходимости подготовку ее расшифровки.

В случае изменения времени, места проведения мероприятия или его отмены ОИВ или должностное лицо, ответственное за проведение мероприятия, обязаны своевременно сообщить об этом руководителю управления делопроизводства секретариата.

Выступления участников мероприятия без микрофона или при выключенном микрофоне, а также одновременные выступления сразу нескольких участников мероприятия не расшифровываются.

Информация на носителях, не принятых к использованию в Администрации Губернатора области, к расшифровке не принимается.

2.7.5. При необходимости управлением делопроизводства секретариата осуществляется выписка из стенограммы мероприятия в следующем порядке:

если выписка из стенограммы мероприятия требуется ОИВ, структурному подразделению ОИВ, которое непосредственно подготавливало или принимало участие в подготовке рассмотрения вопроса, содержание которого должно быть отражено в соответствующей выписке, она выдается на основании письменного запроса руководителя структурного подразделения ОИВ на имя руководителя управления делопроизводства секретариата;

если выписка из стенограммы мероприятия требуется ОИВ, структурному подразделению ОИВ, которое не принимало участия в подготовке рассмотрения вопроса, она выдается руководителем управления делопроизводства секретариата сотруднику структурного подразделения ОИВ на основании поручения руководителя Администрации Губернатора области (лица, его замещающего).

2.7.6. Аудиозаписи мероприятий, подлинники расшифрованных стенограмм, в том числе заседаний Правительства области, хранятся в управлении делопроизводства секретариата в течение года, после чего в установленном порядке передаются на архивное хранение.

3. Порядок подготовки проектов правовых актов Самарской области

3.1. Порядок подготовки проектов законов Самарской области

3.1.1. ОИВ в целях нормативного правового регулирования в установленной сфере деятельности разрабатывают проекты законов Самарской области (далее - законопроекты) во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов участия Правительства области в законопроектной деятельности, поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, посланий Губернатора области, а также по собственной инициативе в пределах своей компетенции.

Законопроекты вносятся в Самарскую Губернскую Думу (далее - СГД) в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области или Правительства области.

Ответственность за качество разработки законопроекта несет его разработчик.

3.1.2. Решение о внесении законопроекта на рассмотрение СГД в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области оформляется письмом Губернатора области на имя председателя СГД (приложение 7 к Инструкции) с указанием официального представителя субъекта права в соответствии с порядком подготовки служебных писем, установленным подразделом 4.3 Инструкции.

3.1.3. Решение о внесении законопроекта на рассмотрение СГД в порядке реализации права законодательной инициативы Правительства области оформляется распоряжением Правительства области (приложение 8 к Инструкции) с указанием официального представителя субъекта права в соответствии с порядком подготовки распоряжения Правительства области, установленным подразделом 3.2 Инструкции, принимается на заседании Правительства области 17, к проекту распоряжения Правительства области прикладывается титульный лист, оформленный в соответствии с приложением 9 к Инструкции.

Законопроект, внесенный по инициативе Правительства области, сопровождается письмом Правительства области на имя председателя СГД (приложение 10 к Инструкции), подготовленным в соответствии с порядком подготовки служебных писем, установленным подразделом 4.3 Инструкции.

3.1.4. Официальным представителем Губернатора области либо Правительства области по законопроекту, вносимому на рассмотрение СГД Губернатором области либо Правительством области, назначается, как правило, руководитель ОИВ - ответственный исполнитель по разработке законопроекта (лицо, его замещающее).

В случае невозможности присутствия на заседании СГД официального представителя Губернатора области либо Правительства области по уважительным причинам (болезнь, отпуск, командировка и т.д.) его полномочия по поручению Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области может осуществлять иное должностное лицо.

3.1.5. Подготовка и согласование законопроекта, в том числе внутреннее, осуществляются в СЭД. Разработчик законопроекта организует одновременное согласование отдельных документов: законопроекта, проекта распоряжения Правительства области, проекта письма субъекта права законодательной инициативы.

Согласование законопроекта с должностными лицами государственных органов и организаций, не являющихся участниками СЭД, осуществляется на бумажном носителе.

3.1.6. В целях согласования к ЭРК законопроекта присоединяются:

проект постановления СГД о принятии законопроекта (приложения 11, 12 к Инструкции);

пояснительная записка, подписанная разработчиком законопроекта (лицом, исполняющим его обязанности), оформленная в соответствии с требованиями к содержанию и оформлению пояснительной записки к законопроекту (приложение 13 к Инструкции);

справка о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования (приложение 14 к Инструкции);

финансово-экономическое обоснование в случае внесения законопроекта, реализация которого затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, подписанное разработчиком законопроекта (лицом, исполняющим его обязанности), оформленное в соответствии с требованиями к оформлению финансово-экономического обоснования законопроекта (приложение 15 к Инструкции);

перечень нормативных правовых актов Самарской области, принятие которых необходимо для реализации законопроекта (приложение 16 к Инструкции);

перечень нормативных правовых актов Самарской области, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие законопроекта (приложение 17 к Инструкции);

иные документы, необходимые для согласования законопроекта.

3.1.7. Согласование законопроекта осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

разработчик - лист согласования;

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

руководитель заинтересованного ОИВ в соответствии с полномочиями и предметами ведения - лист согласования;

первый заместитель председателя Правительства Самарской области (далее - первый заместитель председателя Правительства области), заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования;

руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области в соответствии с предметами ведения - лист согласования;

руководитель правового департамента Администрации Губернатора Самарской области (далее соответственно - руководитель правового департамента, правовой департамент) - лист согласования;

сотрудник, осуществляющий редакторскую и корректорскую правку (далее - редактор-корректор), - полистно;

руководитель одного из управлений министерства управления финансами Самарской области (далее - МУФ) в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении законопроектов, затрагивающих финансовые правоотношения;

руководитель одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно;

руководитель управления делопроизводства секретариата - лист согласования.

3.1.8. Законопроект с приложением документов, указанных в пункте 3.1.6 Инструкции, подлежит рассмотрению в течение 5 рабочих дней, следующих за днем его поступления.

3.1.9. При направлении законопроекта на согласование ошибочно в день его поступления в комментариях в ЭРК или на листе согласования на бумажном носителе делается соответствующая отметка, законопроект и пакет документов к нему на бумажном носителе возвращаются разработчику.

3.1.10. В случае если законопроект требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в пункте 3.1.8 Инструкции, может быть увеличен по согласованию с разработчиком законопроекта.

В отдельных случаях, когда срок, указанный в пункте 3.1.8 Инструкции, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, которые установлены абзацем первым настоящего пункта, разработчик законопроекта вправе представить его на подпись Губернатору области или на заседание Правительства области без визы руководителя заинтересованного ОИВ с приложением служебной записки.

В случае если у лиц, согласовывающих законопроект, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются в письменной форме в ЭРК в виде комментария к визе либо путем прикрепления к визе электронного файла-шаблона документа-заключения, или электронного файла-шаблона документа - информационного письма, подписанного УКЭП руководителя ОИВ (лица, его замещающего), или сканированного документа-заключения, подписанного руководителем ОИВ (лицом, его замещающим), и прилагаются к законопроекту на бумажном носителе. Требования к оформлению заключения приведены в приложении 18 к Инструкции.

Замечания и (или) предложения согласовываются разработчиком законопроекта с лицом, их представившим. В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях рассматривается первым вице-губернатором - председателем Правительства области или по его поручению на заседании Правительства области.

3.1.11. В случае если в процессе согласования законопроекта в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением его концепции, законопроект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном пунктом 3.1.7 Инструкции.

3.1.12. Законопроект считается согласованным со дня получения разработчиком завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний лицом, их представившим.

При визировании законопроекта лицом, исполняющим обязанности руководителя ОИВ, к визе в СЭД прикрепляется сканированная копия документа, подтверждающего его полномочия, либо в комментариях к визе указываются реквизиты такого документа.

3.1.13. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования. На момент представления документа на подпись визы должностных лиц должны быть действительны.

3.1.14. Копия законопроекта направляется исполнителем в порядке, установленном действующим законодательством, в течение 1 рабочего дня, следующего за днем согласования:

с МУФ - в Счетную палату Самарской области (далее - Счетная палата), в случае если законопроектом предусматривается установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области 18;

с правовым департаментом - в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционной экспертизы 19 и в Самарскую областную трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений в случае разработки законопроекта в сфере трудовых отношений.

В ЭРК устанавливается связь подготавливаемого законопроекта с сопроводительными письмами вышеуказанным адресатам.

3.1.15. После согласования правовым департаментом исполнитель представляет законопроект в управление делопроизводства секретариата для проведения редакторской и корректорской правки.

Редакторская и корректорская правка законопроекта проводится в порядке и сроки, которые установлены разделом 5 Инструкции.

3.1.16. При передаче законопроекта на редакторскую и корректорскую правку к нему прилагаются:

письмо Губернатора области при внесении на рассмотрение СГД законопроекта в порядке реализации законодательной инициативы Губернатора области либо письмо Правительства области и распоряжение Правительства области при внесении на рассмотрение СГД законопроекта в порядке реализации законодательной инициативы Правительства области;

документы, указанные в пункте 3.1.6 Инструкции.

3.1.17. После редакторской и корректорской правки исполнитель организует полистное визирование визового экземпляра законопроекта (без бланка) в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта;

редактор-корректор;

руководитель одного из управлений МУФ в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант (текст законопроекта);

руководитель одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант.

3.1.18. Исполнитель передает в управление делопроизводства секретариата пакет документов, который включает в себя:

текст законопроекта, оформленный на бланке установленной формы в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и правилами оформления проектов законов Самарской области, установленными приложением 19 к Инструкции;

оригиналы документов, указанных в пункте 3.1.6 Инструкции;

листы согласования, сформированные и распечатанные из СЭД, или листы согласования на бумажном носителе, оформленные в соответствии с приложением 20 к Инструкции (в случае если согласование в СЭД невозможно);

оригиналы документов-заключений, документов, в которых изложены информация (в случае согласования с информацией), замечания к законопроекту, их копии, распечатанные из ЭРК, в том числе комментарии, распечатанные из ЭРК;

лист рассылки правового акта (распоряжения Правительства области), подписанный исполнителем, с обязательным заполнением соответствующего поля в ЭРК;

титульный лист к распоряжению Правительства области.

3.1.19. Руководитель управления делопроизводства секретариата визирует законопроект по результатам проверки наличия всех документов, входящих в пакет документов, сформированный исполнителем в соответствии с пунктом 3.1.18 Инструкции.

В случае если по результатам проверки выявлено отсутствие документов, входящих в состав пакета документов к законопроекту, руководитель управления делопроизводства секретариата возвращает пакет документов разработчику на доработку.

Доработка законопроекта осуществляется в течение 1 рабочего дня.

3.1.20. Согласованные законопроекты вносятся в повестку дня заседания Правительства области в соответствии с регламентом Правительства области 20.

3.1.21. В случае если на этапе рассмотрения законопроекта в СГД, внесенного в порядке реализации права законодательной инициативы Губернатора области или Правительства области их официальным представителем, в текст законопроекта вносятся изменения, затрагивающие его концепцию, законопроект после внесения таких изменений согласовывается с правовым департаментом, а также с разработчиком законопроекта, первоначально осуществлявшим его разработку и организацию принятия.

3.1.22. Закон Самарской области, принятый СГД (далее - закон), представляется в Правительство области с сопроводительным письмом.

После регистрации сопроводительного письма в управлении делопроизводства секретариата закон передается в секретариат Губернатора области для подготовки соответствующего поручения Губернатора области (лица, его замещающего).

3.1.23. Закон с приложением указанного в пункте 3.1.22 Инструкции поручения Губернатора области (лица, его замещающего) и копии соответствующего постановления СГД о его принятии направляется в ОИВ, к компетенции которого относится исполнение закона.

В необходимых случаях копии закона направляются в другие ОИВ.

В течение 3 календарных дней со дня регистрации сопроводительного письма в управлении делопроизводства секретариата ОИВ обеспечивает согласование закона.

3.1.24. Согласование закона осуществляется путем его визирования:

полистно - руководителем соответствующего управления, департамента ОИВ, к компетенции которого относится исполнение закона, и (или) ОИВ, который определен в поручении Губернатора области (лица, его замещающего);

на оборотной стороне первого листа с расшифровкой фамилии визирующего - руководителем ОИВ, к компетенции которого относится исполнение закона, руководителями других ОИВ в соответствии с поручением Губернатора области.

После окончания процедуры согласования ответственный ОИВ обеспечивает передачу закона с приложением копии постановления СГД о его принятии в правовой департамент.

В правовом департаменте закон визируется:

полистно - руководителем одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультантом, главным консультантом;

на оборотной стороне первого листа - руководителем правового департамента.

Визирование закона первым заместителем председателя Правительства области, заместителем председателя Правительства области в соответствии с полномочиями обеспечивает управление делопроизводства секретариата совместно с ответственными сотрудниками структурных подразделений, обеспечивающих деятельность первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителей председателя Правительства области.

В случае временного отсутствия заместителя председателя Правительства области, к полномочиям которого отнесен круг вопросов, обозначенных в тексте закона, и непринятия Губернатором области правового акта о временном закреплении вопросов, решение которых отнесено к полномочиям временно отсутствующего заместителя председателя Правительства области, а также в случае если круг вопросов, обозначенных в тексте закона, не может быть отнесен к полномочиям первого заместителя председателя Правительства области, законы по указанным вопросам согласовываются первым вице-губернатором - председателем Правительства области.

Согласование закона путем его визирования сразу несколькими руководителями ОИВ, к компетенции которых относится исполнение закона, осуществляется в соответствии с поручением Губернатора области (лица, его замещающего), поступившим в указанные ОИВ в порядке, предусмотренном настоящим пунктом.

3.1.25. Закон, подписанный Губернатором области (лицом, исполняющим его обязанности), регистрируется управлением делопроизводства секретариата.

Закон остается в управлении делопроизводства секретариата для последующей передачи по окончании текущего года на архивное хранение.

Управление делопроизводства секретариата обеспечивает передачу закона для его официального опубликования в средствах массовой информации 21.

3.1.26. В случае отклонения закона Губернатором области (лицом, его замещающим) ответственным ОИВ в течение 5 календарных дней со дня его поступления по согласованию с правовым департаментом разрабатывается проект письменного обоснования отклонения закона.

Проект письменного обоснования отклонения закона разрабатывается по поручению Губернатора области (лица, исполняющего его обязанности), по инициативе ответственного ОИВ или правового департамента, оформляется на бланке письма Губернатора области.

3.2. Порядок подготовки проектов постановлений, распоряжений Губернатора области, Правительства области

3.2.1. Общие положения

3.2.1.1. Порядок подготовки и принятия постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области (далее - правовой акт) устанавливается регламентом Правительства области 22 и Инструкцией.

3.2.1.2. Подготовка и согласование проекта правового акта, в том числе внутреннее, осуществляются в СЭД. Подготовка и согласование правового акта с пометкой "Для служебного пользования" (далее - пометка "ДСП") осуществляются на бумажном носителе. Согласование правовых актов должностными лицами государственных органов и организаций, не являющихся участниками СЭД, осуществляется на бумажном носителе.

3.2.1.3. Ответственность за качество разработки проекта правового акта несет разработчик проекта.

3.2.1.4 Проекты правовых актов оформляются на оригинале бланка установленной формы (приложения 8, 21-24 к Инструкции) в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, и требованиями к оформлению правовых актов Губернатора области и Правительства области, установленными приложением 25 к Инструкции.

3.2.1.5. Проект правового акта разрабатывается ОИВ на основании плана работы Правительства области, по поручению Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), заместителей председателя Правительства области, во исполнение федерального законодательства (в том числе в целях приведения в соответствие с федеральным законодательством) или по собственной инициативе.

3.2.1.6. Текст проекта правового акта, разрабатываемого в целях исполнения федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, а также в целях исполнения законодательных и иных нормативных правовых актов Самарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормы указанных актов.

3.2.1.7. В случае когда документ готовится во исполнение другого документа, содержит ссылку на регистрационный номер и дату другого документа (во изменение, для отмены и т.д.), разрабатывается в соответствии с актами органов государственной власти, направляется в порядке, установленном действующим законодательством, в органы государственной власти в целях осуществления ими возложенных на них полномочий, в обязательном порядке в ЭРК устанавливается связь таких документов с подготавливаемым проектом правового акта, при этом выбранный тип связи должен соответствовать фактическому соотношению связываемых документов.

В случае если вышеуказанные документы в СЭД отсутствуют, их сканированные копии присоединяются к ЭРК.

3.2.1.8. Проекты правовых актов по кадровому учету разрабатываются кадровыми службами ОИВ, по вопросам награждения и поощрения - кадровой службой Администрации Губернатора области с использованием унифицированных форм в соответствии с порядком подготовки проектов правовых актов по кадровому учету, установленным приложением 26 к Инструкции.

Проекты правовых актов, в том числе о назначении на государственные должности Самарской области, об увольнении с государственных должностей Самарской области, о назначении на должности государственной гражданской службы Самарской области, назначение на которые и освобождение от которых осуществляется Губернатором области, а также о переводе на другую должность, о возложении обязанностей, направляемые на подписание Губернатору области, проекты правовых актов Правительства области о присвоении классного чина государственной гражданской службы Самарской области оформляются на оригинале бланка установленной формы в соответствии с положениями пункта 3.2.1.4 Инструкции.

3.2.1.9. До подписания проект правового акта должен быть согласован в порядке и сроки, которые установлены подразделами 3.2.2-3.2.4, 3.2.6, 3.2.7 Инструкции. В случае если проектом правового акта является проект постановления Правительства области нормативного характера, затрагивающего вопросы, предусмотренные частью 2 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области", с ним должны быть ознакомлены члены Правительства области в соответствии с порядком и сроками, установленными подразделом 3.2.5 Инструкции.

3.2.1.10. Согласование проекта правового акта организует его разработчик. Согласование проекта правового акта осуществляется в электронном виде в СЭД или путем визирования листа согласования на бумажном носителе в случаях, установленных Инструкцией.

Согласование проекта правового акта с государственными органами и организациями, не являющимися участниками СЭД, может быть подтверждено как визой, оформленной на листе согласования на бумажном носителе, так и официальным письмом от органа, организации - участника согласования.

В случае если в соответствии с проектом распоряжения Губернатора области, Правительства области предусматривается образование групп, комиссий, советов и т.д., допускается устное согласование указанного проекта с лицами, включенными в состав групп, комиссий, советов и т.д. При этом в листе согласования на бумажном носителе исполнитель по должности не ниже консультанта самостоятельно проставляет в графе "Результаты согласования, подпись, дата" отметку с указанием способа согласования, например, "Согласовано по телефону", ставит свою подпись и дату, разработчик проекта заверяет результаты согласования путем подписания листа согласования и проставления даты.

3.2.1.11. В целях согласования правового акта к ЭРК в СЭД присоединяются следующие документы:

поручение Губернатора области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, его замещающего), заместителей председателя Правительства области;

пояснительная записка (за исключением правовых актов о присвоении классного чина государственной гражданской службы Самарской области, об утверждении протокола, о принятии решения о внесении законопроекта на рассмотрение СГД), оформленная в соответствии с требованиями к содержанию и оформлению пояснительной записки к проекту постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области (приложение 27 к Инструкции), подписанная разработчиком проекта (лицом, исполняющим его обязанности);

судебные акты (извлечения из них) - в случае разработки проекта правового акта в целях их исполнения;

финансово-экономическое обоснование - в случае внесения проекта правового акта, реализация которого затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, в том числе изменения доходной и (или) расходной части областного бюджета, а также проекта правового акта, детализирующего (конкретизирующего) объем, порядок и (или) направления финансирования действующего расходного обязательства Самарской области, подписанное разработчиком проекта (лицом, исполняющим его обязанности), оформленное в соответствии с требованиями к содержанию и оформлению финансово-экономического обоснования проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области (приложение 28 к Инструкции);

заключение государственной экологической экспертизы - в случае необходимости проведения государственной экологической экспертизы в соответствии с требованиями действующего законодательства;

обоснование выплаты для проектов правовых актов об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области (письменное обращение от руководителей организаций, органов государственной власти области, структурных подразделений Администрации Губернатора области, граждан и иные подтверждающие документы);

иные документы, необходимые для согласования проекта правового акта.

При согласовании правовых актов с пометкой "ДСП" и правовых актов государственных органов и организаций, не являющихся участниками СЭД, документы, указанные в настоящем пункте, должны быть представлены на бумажном носителе.

3.2.1.12. Проект правового акта с приложением документов, указанных в пункте 3.2.1.11 Инструкции, направляется разработчиком проекта:

на согласование;

на ознакомление членам Правительства области, в случае если это проект постановления Правительства области нормативного характера, затрагивающего вопросы, предусмотренные частью 2 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области".

В случае подготовки постановления Правительства области об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области в порядке, предусмотренном действующим законодательством 23, правовой акт выносится на заседание Правительства области без проведения процедуры ознакомления.

3.2.1.13. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования правового акта или ознакомления с проектом постановления Правительства области. На момент представления документа на подпись визы должностных лиц должны быть действительны.

3.2.1.14. При направлении проекта правового акта на согласование ошибочно в день поступления проекта в комментариях в листе согласования ЭРК или на листе согласования на бумажном носителе делается соответствующая отметка, проект правового акта и пакет документов к нему на бумажном носителе возвращаются разработчику.

3.2.1.15. В случае если у лиц, согласовывающих проект правового акта, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются в письменной форме в ЭРК в виде комментария к визе либо путем прикрепления к визе электронного файла-шаблона документа-заключения, или электронного файла-шаблона документа - информационного письма, подписанного УКЭП руководителя ОИВ (лица, его замещающего), или сканированного документа-заключения, подписанного руководителем ОИВ (лицом, его замещающим), и прилагаются к проекту правового акта на бумажном носителе. Требования к оформлению заключения ОИВ приведены в приложении 18 к Инструкции.

Содержание замечаний и (или) предложений должно строго соответствовать полномочиям и функциям ОИВ, в который направлен на согласование проект правового акта.

3.2.1.16. В случае если согласованное мнение заинтересованных ОИВ по проекту правового акта отсутствует, указанный проект направляется в правовой департамент с письменным обоснованием необходимости принятия проекта правового акта в представленной на экспертизу редакции.

В случае если замечания и (или) предложения не учтены (не сняты), вопрос о разногласиях по вопросу принятия постановления, распоряжения Губернатора области рассматривается руководителем Администрации Губернатора области, постановления, распоряжения Правительства области - первым вице-губернатором - председателем Правительства области или по его поручению на заседании Правительства области.

3.2.1.17. Проект правового акта считается согласованным со дня получения разработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний лицом, их представившим.

При визировании правового акта лицом, исполняющим обязанности руководителя ОИВ, к визе в СЭД присоединяется сканированная копия документа, подтверждающего его полномочия, либо в комментариях к визе указываются реквизиты такого документа.

3.2.1.18. В случае если в процессе согласования (ознакомления) проекта правового акта в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением его концепции, проект подлежит повторному согласованию (ознакомлению) в порядке, установленном в подразделах 3.2.2-3.2.7 Инструкции.

3.2.1.19. После согласования в установленном порядке проект правового акта направляется на согласование в правовой департамент.

Правовой департамент в рамках своей компетенции:

проводит правовую экспертизу правовых актов Губернатора области и Правительства области, в том числе проверяет соблюдение требований Инструкции в части проведения процедуры согласования проекта правового акта, включая наличие виз всех должностных лиц, предусмотренных порядком согласования, установленным Инструкцией, для каждого вида правого акта;

подготавливает экспертные заключения на проекты постановлений Правительства области, носящие нормативный характер и затрагивающие вопросы, принятие решений по которым относится к полномочиям Правительства области и которые не указаны в части 1 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области". Экспертное заключение должно содержать оценку соответствия проекта постановления федеральному и региональному законодательству, а также оценку соблюдения требований Инструкции в части проведения процедур согласования и ознакомления с проектом правового акта, в том числе наличия виз всех должностных лиц, предусмотренных порядком согласования, установленным Инструкцией.

3.2.1.20. Копия проекта нормативного правового акта направляется разработчиком сопроводительным письмом в порядке, установленном действующим законодательством, в течение 1 рабочего дня, следующего за днем согласования:

с МУФ и министерством экономического развития и инвестиций Самарской области (далее - МЭР) после получения последней визы - в Счетную палату, в случае если проектом предусматривается установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области 24;

с правовым департаментом:

в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционной экспертизы 25;

в СГД в случае разработки проекта государственной программы Самарской области (далее - госпрограмма), внесения изменений в госпрограмму 26;

в Приволжскую транспортную прокуратуру в случае разработки проекта нормативного правового акта в сфере водного, воздушного, железнодорожного транспорта посредством электронной почты на адрес odo@490.mailop.ru;

в Самарскую областную трехстороннюю комиссию по регулированию социально-трудовых отношений в случае разработки проекта нормативного правового акта в сфере трудовых отношений.

В ЭРК устанавливается связь подготавливаемого проекта правового акта с сопроводительными письмами вышеуказанным адресатам.

3.2.1.21. После согласования правового акта в правовом департаменте исполнитель представляет (направляет посредством СЭД) проект правового акта в управление делопроизводства секретариата для проведения редакторской и корректорской правки.

Редакторская и корректорская правка правовых актов проводится в порядке и сроки, которые установлены разделом 5 Инструкции.

В отношении некоторых проектов документов установлен особый порядок подготовки, исключающий редакторскую и корректорскую правку таких проектов или их части 27.

В случае если в отношении проекта правового акта, его части установлен особый порядок подготовки, управление делопроизводства секретариата проводит его проверку исключительно на соответствие требованиям к оформлению документов, утвержденным Инструкцией (за исключением юридико-технического оформления), о чем сотрудник управления делопроизводства секретариата делает соответствующую отметку на обороте последнего листа правоустанавливающей части документа либо последнего листа каждого приложения к документу в сроки, установленные разделом 5 Инструкции для проведения редакторской и корректорской правки проекта документа.

При этом ответственность за правильность написания (заполнения) всех реквизитов проекта документа, в отношении которого установлен особый порядок подготовки, в том числе фамилий, имен, отчеств должностных лиц, их должностей, наименований, номерных и цифровых обозначений, юридико-техническое оформление проекта документа (его части), а также ответственность за смысловое содержание, стилистическое оформление, соответствие грамматическим, орфографическим нормам русского языка текстовой части проекта документа возлагается на руководителя ОИВ - разработчика проекта документа.

3.2.1.22. После проведения редакторской и корректорской правки или проверки на соответствие требованиям к оформлению исполнитель организует полистное визирование проекта правового акта в случаях, указанных в подразделах 3.2.2-3.2.4 Инструкции, и формирует пакет документов.

3.2.1.23. Пакет документов к проекту правового акта включает в себя:

текст правового акта, оформленный на оригинале бланка установленной формы в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и требованиями к оформлению правовых актов Губернатора области и Правительства области, установленными приложением 25 к Инструкции;

оригиналы документов, указанных в пункте 3.2.1.11 Инструкции;

листы согласования, сформированные и распечатанные из СЭД, или листы согласования на бумажном носителе, оформленные в соответствии с приложением 29 к Инструкции (в случае если согласование в СЭД невозможно);

листы ознакомления (приложение 30 к Инструкции) в случаях, предусмотренных подразделом 3.2.5 Инструкции, в том числе с отметкой "Возражения не представлены", сформированные и распечатанные из СЭД или на бумажном носителе, в случае если ознакомление в СЭД невозможно;

копии писем о направлении проектов правовых актов в соответствии с пунктом 3.2.1.20 Инструкции, в случае если осуществляется подготовка и согласование на бумажном носителе проектов правовых актов с пометкой "ДСП" и правовых актов государственных органов и организаций, не являющихся участниками СЭД;

оригиналы документов-заключений, документов, в которых изложены информация (в случае согласования с информацией), замечания к проекту, или их копии, в том числе комментарии, распечатанные из ЭРК;

лист рассылки правового акта, подписанный исполнителем (приложение 31 к Инструкции), с обязательным заполнением соответствующего поля в ЭРК;

титульный лист, оформленный в соответствии с приложением 32 к Инструкции, в случае вынесения проекта правового акта на заседание Правительства области.

3.2.1.24. По результатам проверки наличия документов, входящих в состав пакета документов, сформированного исполнителем в соответствии с пунктом 3.2.1.23 Инструкции, проект правового акта визирует руководитель управления делопроизводства секретариата.

В случае если по результатам проверки выявлено отсутствие документов, входящих в состав пакета документов к проекту правового акта, руководитель управления делопроизводства секретариата возвращает пакет документов разработчику на доработку.

Доработка проекта правового акта осуществляется в течение 1 рабочего дня, следующего за днем возврата пакета документов.

3.2.1.25. Согласованные в установленном порядке проекты правовых актов, подлежащие рассмотрению на заседании Правительства области, вносятся в повестку дня заседания Правительства области в соответствии с регламентом Правительства области 28.

3.2.1.26. Подписанный правовой акт передается в управление делопроизводства секретариата на регистрацию.

3.2.1.27. Рассылка электронной копии правового акта и заверенных копий правового акта на бумажном носителе производится по сформированному в ЭРК на этапе подготовки проекта правового акта списку рассылки, в адрес лиц и организаций, не являющихся участниками СЭД, - в соответствии с листом рассылки на бумажном носителе.

3.2.1.28. Управление делопроизводства секретариата обеспечивает передачу правового акта для его официального опубликования в средствах массовой информации 29. Подлинник правового акта и пакет документов к нему, сформированный в соответствии с пунктом 3.2.1.23 Инструкции, остается в управлении делопроизводства секретариата и передается по окончании текущего года на архивное хранение.

3.2.2. Порядок согласования проекта постановления, распоряжения Губернатора области

Согласование проекта постановления, распоряжения Губернатора области осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик проекта - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ (заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области) в рамках своих полномочий (функций) и предметов ведения - лист согласования;

первый заместитель председателя Правительства области, заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования. В случае если предмет регулирования проекта постановления, распоряжения Губернатора области не может быть отнесен к полномочиям одного из заместителей председателя Правительства области, проект правового акта подлежит согласованию с первым заместителем председателя Правительства области;

руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области в случае наличия в проекте вопросов, относящихся к предметам ведения Администрации Губернатора области, - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - полистно;

руководитель соответствующего структурного подразделения МУФ в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении проектов постановлений Губернатора области, затрагивающих финансовые правоотношения;

руководитель одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении правоустанавливающей части проектов постановлений Губернатора области, носящих нормативный характер;

руководитель управления делопроизводства секретариата - лист согласования;

руководитель Администрации Губернатора области - лист согласования;

первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования.

В случае если в тексте проекта постановления, распоряжения Губернатора области указан территориальный орган федерального органа исполнительной власти, орган местного самоуправления, иной орган, организация, проект согласовывается руководителем такого органа, организации либо в СЭД, либо путем визирования листа согласования, либо приложения к проекту письма на соответствующем бланке, подписанного руководителем такого органа, организации.

3.2.3. Порядок согласования проекта постановления, распоряжения Правительства области

Согласование проекта постановления, распоряжения Правительства области осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик проекта - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ в рамках своих полномочий и предметов ведения - лист согласования;

первый заместитель председателя Правительства области, заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования. В случае если предмет регулирования проекта постановления, распоряжения Правительства области не может быть отнесен к полномочиям одного из заместителей председателя Правительства области, проект правового акта подлежит согласованию с первым заместителем председателя Правительства области;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - полистно 30;

руководитель соответствующего структурного подразделения МУФ в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения;

руководитель одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно в отношении правоустанавливающей части проектов постановлений Правительства области, носящих нормативный характер;

руководитель управления делопроизводства секретариата - лист согласования;

руководитель Администрации Губернатора области в случае, если проект затрагивает предметы ведения Администрации Губернатора области, - лист согласования.

В случае если в тексте проекта постановления, распоряжения Правительства области указан территориальный орган федерального органа исполнительной власти, орган местного самоуправления, иной орган, организация, проект согласовывается руководителем такого органа, организации либо в СЭД, либо путем визирования листа согласования, либо приложения к проекту письма на соответствующем бланке, подписанного руководителем такого органа, организации.

3.2.4. Порядок согласования проекта правового акта об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области

Проект правового акта (постановления, распоряжения Губернатора области, постановления Правительства области) об использовании бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области подлежит согласованию в следующем порядке:

разработчик проекта - полистно;

руководитель МУФ - лист согласования;

руководитель департамента управления делами - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - полистно 31;

руководитель управления делопроизводства секретариата - лист согласования;

руководитель Администрации Губернатора области - лист согласования;

первый заместитель председателя Правительства области - лист согласования.

3.2.5. Порядок и сроки ознакомления с проектом постановления Правительства области нормативного характера, затрагивающим вопросы, предусмотренные частью 2 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области"

3.2.5.1. Проект постановления Правительства области нормативного характера, затрагивающий вопросы, предусмотренные частью 2 статьи 8 Закона Самарской области "О Правительстве Самарской области" (далее в настоящем разделе - проект постановления), одновременно с направлением на согласование в порядке и сроки, которые установлены подразделами 3.2.3, 3.2.4, 3.2.6 Инструкции, направляется для ознакомления всем членам Правительства области, за исключением:

первого вице-губернатора - председателя Правительства области;

первого заместителя председателя Правительства области;

членов Правительства области, которым этот проект направлен на согласование.

3.2.5.2. Ознакомление с проектом постановления осуществляется членами Правительства области в соответствии со следующими требованиями:

не допускается визирование листа ознакомления исполняющим обязанности руководителя ОИВ, являющегося членом Правительства области;

при проведении процедуры ознакомления необходимо получение виз не менее половины членов Правительства области от общего их числа;

проект постановления, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства области, реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию (далее - нацпроект) 32, подлежит ознакомлению в срок до 2 рабочих дней, следующих за днем его поступления;

проект постановления, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области, подписываемый первым вице-губернатором - председателем Правительства области, подлежит ознакомлению в срок до 1 рабочего дня, следующего за днем его поступления;

проект постановления по иным вопросам подлежит ознакомлению в срок до 3 рабочих дней, следующих за днем его поступления;

в случае отсутствия возражений член Правительства области визирует проект постановления путем проставления своей визы в листе ознакомления;

в случае если у члена Правительства области имеются замечания и (или) предложения, они излагаются в письменной форме в ЭРК в виде комментария к визе либо путем прикрепления к визе электронного файла-шаблона документа-заключения, или электронного файла-шаблона документа - информационного письма, подписанного УКЭП руководителя ОИВ - члена Правительства области, или сканированного документа-заключения, подписанного руководителем ОИВ - членом Правительства области, и прилагаются к проекту правового акта на бумажном носителе. Требования к оформлению заключения ОИВ приведены в приложении 18 к Инструкции. Возражения по проекту постановления рассматриваются в порядке, установленном подразделом 3.2.7 Инструкции;

в случае отсутствия визы члена Правительства области по истечении срока ознакомления исполнитель при направлении проекта на согласование в правовой департамент в листе согласования в ЭРК в поле комментария делает отметку следующего содержания: "Члены Правительства Самарской области (Ф.И.О. членов Правительства области) в период (указывается период направления проекта на ознакомление указанным членам Правительства области) возражения не представили". В случае оформления листов ознакомления на бумажном носителе (приложение 30 к Инструкции) исполнитель по должности не ниже консультанта проставляет в графе "Результаты ознакомления, подпись, дата" листа ознакомления отметку "Возражения не представлены", ставит свою подпись и дату, разработчик проекта заверяет результаты ознакомления путем подписания листа ознакомления и проставления даты.

3.2.6. Сроки согласования проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области

Проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, направленный на согласование первично, подлежит рассмотрению в следующие сроки:

проект распоряжения Губернатора области, Правительства области - до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;

проект распоряжения Губернатора области, Правительства области, подготавливаемый в рамках реализации нацпроекта, - до 2 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование 33;

проект постановления Губернатора области, Правительства области - до 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;

проект постановления Губернатора области, Правительства области, подготавливаемый в рамках реализации нацпроекта, - до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование 33;

проект правового акта, касающийся использования и увеличения бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства области, - до 2 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;

проект правового акта, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области, - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления проекта на согласование;

проект правового акта об утверждении госпрограммы (внесении изменений в госпрограмму) подлежит рассмотрению МЭР, МУФ в сроки, установленные действующим законодательством в сфере управления государственными программами, в том числе в случае, если в такие проекты включены расходы:

осуществляемые в рамках реализации нацпроекта 34;

касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства области.

В случае если проект правового акта подлежит государственной экологической экспертизе 35, сроки согласования определяются в соответствии с действующим законодательством.

В случае если проект правового акта требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, сроки согласования могут быть увеличены по согласованию с разработчиком проекта.

В случае если сроки согласования истекли и не были продлены по основаниям и в порядке, которые установлены настоящим разделом, разработчик проекта правового акта вправе представить проект на утверждение без соответствующей визы руководителя, не согласовавшего проект, с приложением служебной записки.

3.2.7. Сроки согласования проекта постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, направленного на согласование повторно

Проект постановления, распоряжения Губернатора области, Правительства области, в котором учтены замечания и (или) предложения, направленный на согласование повторно, подлежит рассмотрению в следующие сроки:

проект распоряжения Губернатора области, Правительства области - до 2 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;

проект распоряжения Губернатора области, Правительства области, подготавливаемый рамках реализации нацпроекта, - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления проекта на согласование 36;

проект постановления Губернатора области, Правительства области - до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование;

проект постановления Губернатора области, Правительства области, подготавливаемый в рамках реализации нацпроекта, - до 2 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование 36;

проект правового акта, касающийся использования и увеличения бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства Самарской области, - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления проекта на согласование;

проект правового акта, касающийся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, - до 1 рабочего дня, следующего за днем поступления проекта на согласование;

проект правового акта об утверждении госпрограммы (внесении изменений в госпрограмму) подлежит рассмотрению МЭР, МУФ в срок до 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование, в том числе в случае, если в такие проекты включены расходы:

осуществляемые в рамках реализации нацпроекта 36;

касающиеся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства области.

Замечания и (или) предложения, указанные в абзаце первом настоящего пункта, подлежат рассмотрению разработчиком проекта в течение 1 рабочего дня, следующего за днем вынесения замечания и (или) предложения. Срок, указанный в настоящем абзаце, может быть увеличен по согласованию с руководителем ОИВ, внесшим замечания в проект.

3.3. Порядок подготовки проектов приказов, распоряжений органа исполнительной власти

3.3.1. Проекты приказов, распоряжений ОИВ (далее в настоящем подразделе - распорядительный документ) готовят подразделения ОИВ в плановом порядке либо на основании поручений руководителя ОИВ или иного уполномоченного должностного лица.

3.3.2. Ответственность за качество разработки проекта распорядительного документа несет руководитель подразделения, которое готовит проект.

3.3.3. Проекты распорядительных документов оформляются на оригинале бланка установленной формы или с использованием электронных шаблонов документов в СЭД в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и правилами оформления проектов правовых актов органа исполнительной власти, установленными приложением 33 к Инструкции.

Контроль за правильностью оформления проекта распорядительного документа ОИВ осуществляет служба делопроизводства ОИВ на основании требований, установленных действующим законодательством и Инструкцией.

3.3.4. Проекты распорядительных документов по вопросам государственной службы и кадров готовит кадровая служба ОИВ.

3.3.5. Подготовка и согласование проекта распорядительного документа осуществляется в СЭД. Подготовка и согласование распорядительных документов с пометкой "ДСП" осуществляется на бумажном носителе.

В случае когда документ готовится во исполнение другого документа, содержит ссылку на регистрационный номер и дату другого документа (во изменение, для отмены и т.д.), разрабатывается в соответствии с актами органов государственной власти, направляется в порядке, установленном действующим законодательством, в органы государственной власти в целях осуществления ими возложенных на них полномочий, в обязательном порядке в ЭРК устанавливается связь таких документов с подготавливаемым проектом, при этом выбранный тип связи должен соответствовать фактическому соотношению связываемых документов.

В случае если вышеуказанные документы в СЭД отсутствуют, их сканированные копии присоединяются к ЭРК.

3.3.6. В целях согласования распорядительного документа к ЭРК в СЭД присоединяются следующие документы:

пояснительная записка для проекта распорядительного документа нормативного характера, содержащая основания для его издания, сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правового регулирования, сведения о проведении правовой и антикоррупционной экспертизы распорядительного документа нормативного характера и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов 37. Пояснительная записка к проекту распорядительного документа нормативного характера визируется руководителем юридической службы ОИВ либо сотрудником ОИВ, в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы распорядительных документов нормативного характера и проектов распорядительных документов нормативного характера, и подписывается руководителем структурного подразделения ОИВ, непосредственно разработавшим проект;

финансово-экономическое обоснование для проекта распорядительного документа нормативного характера, затрагивающего финансовые, в том числе бюджетные правоотношения, подготовленное в случае и порядке, предусмотренных пунктом 3.2.1.11 Инструкции и приложением 27 к Инструкции;

иные документы, необходимые для согласования проекта распорядительного документа.

При согласовании проекта распорядительного документа с пометкой "ДСП" документы, указанные в настоящем пункте, должны быть представлены в оригинале.

3.3.7. Проект распорядительного документа с приложением документов, указанных в пункте 3.3.6 Инструкции, направляется исполнителем на согласование.

Согласование распорядительного документа осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

руководитель структурного подразделения ОИВ, разработавшего проект, - полистно;

руководитель заинтересованного структурного подразделения ОИВ - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ в рамках своих полномочий и предметов ведения, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации и Самарской области, а также если проект распорядительного документа содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность ОИВ, - лист согласования;

должностное лицо, в служебные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы распорядительных документов нормативного характера или проектов распорядительных документов нормативного характера, - полистно.

3.3.8. Проект распорядительного документа, не носящего нормативный характер, рассматривается в срок до 3 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование, проект распорядительного документа нормативного характера - до 5 рабочих дней, следующих за днем поступления проекта на согласование.

Проект приказа ОИВ об утверждении ведомственной целевой программы (внесении изменений в ведомственную целевую программу) подлежит рассмотрению МЭР, МУФ в сроки, установленные порядком разработки, утверждения и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области 38, правовым департаментом - до 10 рабочих дней, следующих за днем направления проекта на согласование.

3.3.9. Если в процессе согласования в проект распорядительного документа вносятся изменения принципиального характера, связанные с изменением его концепции, он подлежит повторному согласованию в порядке и сроки, которые предусмотрены пунктами 3.3.7-3.3.8 Инструкции.

3.3.10. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования. На момент представления документа на подпись визы должностных лиц должны быть действительны.

3.3.11. В случае если у лиц, согласовывающих проект распорядительного документа, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются в письменной форме в ЭРК в виде комментария к визе либо путем прикрепления к визе электронного файла-шаблона документа-заключения, или электронного файла-шаблона документа - информационного письма, подписанного УКЭП руководителя ОИВ (лица, его замещающего), или сканированного документа-заключения, подписанного руководителем ОИВ (лицом, его замещающим), и прилагаются к проекту правового акта на бумажном носителе. Требования к оформлению заключения ОИВ приведены в приложении 18 к Инструкции.

Содержание замечаний и (или) предложений должно строго соответствовать полномочиям и предметам ведения ОИВ, которому направлен на согласование проект распорядительного документа.

3.3.12. Проект распорядительного документа считается согласованным со дня получения разработчиком проекта завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний лицом, их представившим.

При визировании проекта распорядительного документа лицом, исполняющим обязанности руководителя структурного подразделения ОИВ, к визе в СЭД присоединяется сканированная копия документа, подтверждающего его полномочия.

3.3.13. Копия проекта нормативного правового акта ОИВ в порядке, установленном действующим законодательством, исполнителем направляется:

в Счетную палату в случае, если проект предусматривает установление, изменение, приостановление или прекращение действия расходных обязательств Самарской области 39;

в прокуратуру Самарской области для проведения антикоррупционной экспертизы после согласования со структурным подразделением ОИВ, к функциям которого отнесено правовое обеспечение деятельности ОИВ;

в Приволжскую транспортную прокуратуру в случае разработки проекта распорядительного документа нормативного характера в сфере водного, воздушного, железнодорожного транспорта после согласования со структурным подразделением ОИВ, к функциям которого отнесено правовое обеспечение деятельности ОИВ, посредством электронной почты на адрес odo@490.mailop.ru.

В ЭРК устанавливается связь подготавливаемого проекта с сопроводительными письмами вышеуказанным адресатам.

3.3.14. Пакет документов проекта распорядительного документа включает в себя:

текст распорядительного документа, оформленный на бланке установленной формы;

листы согласования, сформированные и распечатанные из СЭД, или листы согласования на бумажном носителе (в случае если согласование в СЭД невозможно);

оригиналы документов, указанных в пункте 3.3.6 Инструкции;

оригиналы документов-заключений, документов, в которых изложены информация (в случае согласования с информацией), замечания к проекту, их копии, в том числе комментарии, распечатанные из ЭРК;

лист рассылки распорядительного документа, подписанный исполнителем (приложение 30 к Инструкции), с обязательным заполнением соответствующего поля в ЭРК.

3.3.15. Распорядительный документ подписывает руководитель ОИВ (лицо, его замещающее).

3.3.16. Подписанные распорядительные документы направляются в службу делопроизводства для их оформления и выпуска.

Распорядительным документам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Приказы (распоряжения) по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Датой распорядительного документа является дата его подписания.

Нормативный правовой акт ОИВ направляется для официального опубликования 40 и подлежит государственной регистрации в порядке, определенном региональным законодательством 41.

3.3.17. Рассылка электронной копии распорядительного документа производится по сформированному в ЭРК на этапе подготовки проекта распорядительного документа списку рассылки, а рассылка заверенных копий распорядительного документа на бумажном носителе в адрес лиц и организаций, не являющихся участниками СЭД, - в соответствии с листом рассылки на бумажном носителе.

Копия распорядительного документа в обязательном порядке направляется исполнителю, копия нормативного распорядительного документа направляется в прокуратуру Самарской области и Министерство юстиции Российской Федерации.

3.4. Порядок подготовки проектов соглашений (договоров) Самарской области

3.4.1. Подготовка проектов соглашений (договоров), концессионных соглашений, меморандумов, инвестиционных меморандумов, соглашений о государственно-частном партнерстве Самарской области (далее - соглашение), их регистрация, учет и хранение осуществляются в соответствии с федеральными нормативными правовыми актами, законодательными и иными правовыми актами Самарской области.

Проект соглашения готовится в нескольких экземплярах, количество которых соответствует количеству экземпляров, указанному в соглашении.

3.4.2. Проект соглашения разрабатывается ОИВ, выступившим с инициативным предложением о заключении соглашения.

3.4.3. Ответственность за качество разработки проекта соглашения несет разработчик проекта.

3.4.4. Проект соглашения оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, правилами оформления правовых актов Губернатора области и Правительства области, установленными приложением 25 к Инструкции, требованиями к оформлению проектов соглашений (договоров) Самарской области, установленными приложением 34 к Инструкции.

3.4.5. Подготовка и согласование проекта соглашения, в том числе внутреннее, осуществляются в СЭД. Согласование проекта соглашения должностными лицами государственных органов и организаций, не являющихся участниками СЭД, осуществляется на бумажном носителе.

В случае если вышеуказанные документы в СЭД отсутствуют, их сканированные копии присоединяются к ЭРК.

3.4.6. В целях согласования проекта соглашения к ЭРК в СЭД присоединяются следующие документы:

пояснительная записка, подписанная разработчиком проекта;

иные документы, необходимые для согласования проекта.

При согласовании проектов соглашений государственных органов и организаций, не являющихся участниками СЭД, документы, указанные в настоящем пункте, должны быть представлены в оригинале.

3.4.7. Согласование проекта соглашения осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик проекта (руководитель ОИВ) - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ в рамках своих полномочий и предметов ведения - лист согласования;

руководитель уполномоченного структурного подразделения в сфере международных и межрегиональных связей Администрации Губернатора области и (или) руководитель уполномоченного ОИВ в сфере внешнеэкономических связей 42 (далее - уполномоченный орган) в отношении проектов соглашений, заключаемых в сфере межрегиональных, международных или внешнеэкономических связей, - лист согласования;

руководитель федерального ОИВ, в компетенцию которого входят вопросы, затронутые в тексте проекта соглашения, в том числе уполномоченного Президентом Российской Федерации федерального ОИВ, в отношении проектов соглашений, заключаемых в сфере международных и внешнеэкономических связей 43, - лист согласования;

первый заместитель председателя Правительства области, заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования. В случае если предмет регулирования проекта соглашения, заключаемого Правительством области, не может быть отнесен к полномочиям одного из заместителей председателя Правительства области, проект соглашения подлежит согласованию с первым заместителем председателя Правительства области;

руководитель заинтересованного структурного подразделения Администрации Губернатора области в случае наличия в проекте соглашения вопросов, относящихся к предметам ведения Администрации Губернатора области, - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - полистно 44;

руководитель одного из управлений МУФ в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант в отношении проектов соглашений, затрагивающих финансовые правоотношения, - полистно;

руководитель одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант в отношении правоустанавливающей части проекта соглашения - полистно;

руководитель управления делопроизводства секретариата - лист согласования;

руководитель Администрации Губернатора области в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернатором области, - лист согласования;

первый вице-губернатор - председатель Правительства области в отношении проектов соглашений, подписываемых Губернатором области, - лист согласования.

3.4.8. Проект соглашения подлежит рассмотрению в срок до 5 рабочих дней, следующих за днем его направления на согласование.

В случае если проект соглашения требует дополнительного изучения, специальной проверки, истребования дополнительных материалов, срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, может быть увеличен по согласованию с разработчиком проекта.

В отдельных случаях, когда срок, указанный в абзаце первом настоящего пункта, истек и не был продлен по основаниям и в порядке, которые установлены абзацем вторым настоящего пункта, разработчик проекта соглашения вправе представить его для подписания Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области без визы руководителя, не согласовавшего проект соглашения, с приложением служебной записки за подписью руководителя ОИВ, разработавшего проект.

3.4.9. Виза должностного лица действительна в течение 6 месяцев со дня согласования проекта соглашения. На момент представления документа на подпись визы должностных лиц должны быть действительны.

3.4.10. В случае если у лиц, согласовывающих проект соглашения, имеются замечания и (или) предложения, они излагаются в письменной форме в ЭРК в виде комментария к визе либо путем прикрепления к визе электронного файла-шаблона документа-заключения, или электронного файла-шаблона документа - информационного письма, подписанного УКЭП руководителя ОИВ (лица, его замещающего), или сканированного документа-заключения, подписанного руководителем ОИВ (лицом, его замещающим), и прилагаются к проекту соглашения на бумажном носителе. Требования к оформлению заключения ОИВ приведены в приложении 20 к Инструкции.

Содержание замечаний и (или) предложений должно соответствовать полномочиям и предметам ведения ОИВ, которому направлен на согласование проект соглашения.

3.4.11. Проект соглашения считается согласованным со дня получения разработчиком проекта соглашения завизированного без замечаний листа согласования либо со дня снятия замечаний лицом, их представившим.

При визировании соглашения лицом, исполняющим обязанности руководителя ОИВ, к визе в СЭД присоединяется сканированная копия документа, подтверждающего его полномочия.

3.4.12. В случае если в процессе согласования проекта соглашения в него вносятся изменения и (или) дополнения принципиального характера, связанные с изменением концепции проекта соглашения, проект подлежит повторному согласованию в порядке, установленном пунктами 3.4.7-3.4.8 Инструкции.

3.4.13. После согласования правовым департаментом исполнитель представляет проект соглашения в управление делопроизводства секретариата для проведения редакторской и корректорской правки 45.

3.4.14. Редакторская и корректорская правка проекта соглашения, в том числе концессионного соглашения Самарской области за подписью Губернатора области, проводится в порядке и сроки, которые установлены разделом 5 Инструкции. При передаче на редакторскую и корректорскую правку проект соглашения оформляется в соответствии с требованиями, установленными пунктом 3.4.4 Инструкции.

Текст проекта концессионного соглашения Самарской области за подписью Губернатора области проверяется редактором-корректором исключительно на предмет отсутствия орфографических и пунктуационных ошибок, по результатам проверки исполнителю даются рекомендации по их устранению. В случае неустранения ошибок ответственность за содержание документа возлагается на разработчика проекта и исполнителя.

3.4.15. После проведения редакторской и корректорской правки или проверки на соответствие требованиям к оформлению исполнитель организует полистное визирование проекта соглашения в порядке, установленном пунктом 3.4.7 Инструкции.

3.4.16. Пакет документов к проекту соглашения включает в себя:

текст соглашения;

оригиналы документов, указанных в пункте 3.4.6 Инструкции;

3.4.17. Руководитель управления делопроизводства секретариата визирует проект соглашения по результатам проверки наличия всех документов, входящих в пакет документов, сформированный исполнителем в соответствии с пунктом 3.4.16 Инструкции.

В случае если по результатам проверки выявлено отсутствие документов, входящих в состав пакета документов к проекту соглашения, руководитель управления делопроизводства секретариата возвращает пакет документов разработчику на доработку. Доработка проекта соглашения осуществляется в течение 1 рабочего дня.

3.4.18. Согласование проектов соглашений субъекта Российской Федерации об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, их государственная регистрация и опубликование регулируются федеральным законодательством 46.

3.4.19. Подписанные соглашения передаются разработчику проекта соглашения для дальнейшего подписания другими сторонами соглашения.

Подписи на соглашении заверяются гербовыми печатями сторон.

3.4.20. Подлежащее государственной регистрации соглашение в сфере международных и внешнеэкономических связей (подлинник), а также все приложения к нему не позднее 10 дней с даты их подписания представляются в Министерство юстиции Российской Федерации 47.

3.4.21. Уполномоченный орган или ОИВ - инициатор заключения соглашения после подписания соглашения всеми сторонами представляет подлинник соглашения и все документы, непосредственно связанные с заключением соглашения, в управление делопроизводства секретариата:

для соглашений в сфере межрегиональных связей - в 7-дневный срок со дня поступления соглашения, подписанного сторонами, в уполномоченный орган или ОИВ - инициатор заключения соглашения;

для соглашений в сфере международных и внешнеэкономических связей - не позднее 7 дней со дня поступления соглашения в уполномоченный орган после прохождения им процедуры государственной регистрации.

3.4.22. Управление делопроизводства секретариата в течение 5 рабочих дней обеспечивает присвоение соглашению регистрационного номера, внесение в реестр соглашений Самарской области и последующее хранение соглашения, а также направляет соглашение в сфере международных и внешнеэкономических связей для его официального опубликования 48.

4. Порядок подготовки отдельных видов документов

4.1. Подготовка проекта протокола заседания (совещания)

4.1.1. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях, совещаниях, советах оформляется протоколами. В деятельности Губернатора области, Правительства области, Администрации Губернатора области могут использоваться следующие виды протоколов:

протоколы заседаний Правительства области;

протоколы совещаний у Губернатора области;

протоколы совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области;

протоколы совещаний у руководителя Администрации Губернатора области;

протоколы совещаний у заместителей председателя Правительства области;

протоколы заседаний комиссий, оперативных штабов и иные (далее - протокол).

4.1.2. Проект протокола оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, правилами оформления протоколов заседаний (совещаний), установленными приложением 35 к Инструкции, с использованием соответствующего электронного шаблона в СЭД.

Протокол, как правило, включает в себя следующий состав реквизитов:

наименование вида документа;

заголовок, который при необходимости может содержать перечень рассматриваемых в ходе совещания вопросов (вид заседания, совещания);

место составления (издания) документа;

дату;

регистрационный номер;

текст документа;

подпись;

отметку об электронной подписи в случае подготовки и отправки протокола в форме электронного документа.

4.1.3. Протоколы заседаний Правительства области оформляются управлением делопроизводства секретариата.

Протоколы совещаний у Губернатора области оформляются исполнителем - инициатором проведения совещания.

Протоколы совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области оформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управления обеспечения деятельности Правительства области.

Протоколы совещаний у руководителя Администрации Губернатора области оформляются исполнителем-инициатором совместно с сотрудником управления обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области (согласно распределению обязанностей) при участии ОИВ в части оформления вопросов, относящихся к сферам их ведения.

4.1.4. Ответственность за подготовку протокола, его согласование с заинтересованными ОИВ, заместителями председателя Правительства области несет руководитель ОИВ, являющегося разработчиком проекта протокола.

4.1.5. Согласование проекта протокола осуществляется в следующем порядке:

исполнитель - полистно;

заинтересованные должностные лица - лист согласования;

редактор-корректор - полистно (в отношении проекта протокола совещания у Губернатора области);

помощник Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей - лист согласования (в отношении проекта протокола совещания у Губернатора области);

руководитель управления делопроизводства секретариата - на оборотной стороне последнего листа (в отношении проекта протокола заседания Правительства области).

4.1.6. В случае, предусмотренном пунктом 5.4 Инструкции, исполнитель представляет проект протокола, оформленный в соответствии с пунктом 4.1.2 Инструкции, в управление делопроизводства секретариата для проведения редакторской и корректорской правки.

Редакторская и корректорская правка проектов протоколов проводится в порядке и сроки, которые установлены настоящим разделом и разделом 5 Инструкции.

4.1.7. Решения, принятые на заседаниях (совещаниях), оформляются протоколами в срок до 6 рабочих дней.

В случае если решения, принятые на заседаниях (совещаниях), требуют согласования с заинтересованными ОИВ, проект протокола подлежит согласованию в срок до 9 рабочих дней, следующих за днем направления проекта на согласование. При этом подготовка и согласование протокола осуществляются в следующие сроки в соответствии со следующими требованиями:

подготовка проекта протокола - в срок до 2 рабочих дней, следующих за днем направления проекта на согласование;

согласование проекта протокола с заинтересованными ОИВ, заместителями председателя Правительства области, а также согласование проекта протокола заседания Совета по национальным и приоритетным проектам Самарской области (далее - Совет) в очной форме с заместителями председателя Правительства области - в срок до 2 рабочих дней, следующих за днем направления проектов на согласование;

внесение изменений в проект протокола в соответствии с замечаниями и (или) предложениями заинтересованного ОИВ, заместителей председателя Правительства области (при наличии) - в срок до 1 рабочего дня, следующего за днем направления проекта на согласование;

согласование проекта протокола, в котором учтены замечания и (или) предложения, указанные в абзаце шестом настоящего пункта, - в срок до 1 рабочего дня, следующего за днем направления проекта на согласование;

проведение редакторской и корректорской правки проекта протокола, представленного на рассмотрение впервые, - в срок до 2 рабочих дней, следующих за днем направления проекта на согласование;

проведение редакторской и корректорской правки проекта протокола, в котором учтены замечания редактора-корректора, - в срок до 1 рабочего дня, следующего за днем направления проекта на согласование.

Протокол заседания Совета подлежит согласованию с первым вице-губернатором - председателем Правительства области.

4.1.8. Протокол подписывается председательствовавшим на заседании (совещании).

4.1.9. Протоколы регистрируются в СЭД ответственным за делопроизводство сотрудником ОИВ - инициатора проведения заседания (совещания).

Протокол совещания у Губернатора области, протокол заседания Правительства области регистрируются в СЭД управлением делопроизводства секретариата.

4.1.10. Протоколу совещания у Губернатора области присваивается номер, который состоит из инициалов имени и фамилии председательствовавшего на совещании, индекса подразделения, ответственного за подготовку материалов к совещанию, а также порядкового номера в пределах календарного года.

Протоколы заседаний Правительства области, заседаний комиссий нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

4.1.11. Рассылка электронной копии протокола или выписки из протокола в СЭД производится в соответствии с листом рассылки, подписанным руководителем ОИВ - инициатором проведения совещания, ответственным сотрудником управления делопроизводства секретариата в отношении протоколов совещаний у Губернатора области, сотрудником управления обеспечения деятельности Правительства области - в отношении протоколов совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области, сотрудником управления обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области - в отношении протоколов совещаний у руководителя Администрации Губернатора области.

Управление делопроизводства секретариата посредством СЭД направляет:

электронные копии протоколов заседаний Правительства области членам Правительства области, в правовой департамент, контрольное управление контрольно-экспертного департамента Администрации Губернатора Самарской области (далее - контрольное управление), руководителям иных ОИВ, должностным лицам, которым на заседании были даны поручения;

электронные копии протоколов совещаний у Губернатора области в контрольное управление;

электронные копии протоколов в адрес государственных органов и организаций, указанных в листе рассылки.

Копии протоколов на бумажном носителе направляются в адрес государственных органов и организаций, указанных в листе рассылки, не являющихся участниками СЭД, с использованием электронных и почтовых видов связи.

4.1.12. В случае если на заседании (совещании) было рассмотрено несколько вопросов, то допускается рассылка адресатам соответствующих выписок из протокола.

В выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

4.1.13. Подлинники протоколов заседаний Правительства области и совещаний у Губернатора области хранятся в управлении делопроизводства секретариата.

Подлинники протоколов совещаний у первого вице-губернатора - председателя Правительства области хранятся в управлении обеспечения деятельности председателя Правительства области.

Подлинники протоколов совещаний у руководителя Администрации Губернатора области хранятся в управлении обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области.

4.1.14. Ответственность за исполнение протокольных поручений, а также за представление доклада об их исполнении в установленный срок несет руководитель ОИВ, на который возложено исполнение поручения.

Если протокольное поручение дано нескольким исполнителям, то координация работы и ответственность за его выполнение возлагаются на ответственного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым.

Если поручение адресовано лицу, не являющемуся должностным лицом ОИВ, то ответственным исполнителем поручения определяется ОИВ, в компетенцию которого входит данный вопрос, руководитель этого ОИВ указывается первым, а прочие исполнители - после первого лица.

Если к протоколу прилагаются какие-либо материалы, то об этом производится соответствующая запись в решении.

4.2. Порядок подготовки проектов поручений

4.2.1. В целях оперативного решения вопросов внутренней деятельности Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, иными должностными лицами даются поручения, которые оформляются в виде отдельного документа, содержащего одно или несколько поручений (далее - поручение).

4.2.2. Проект поручения оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, с использованием электронного шаблона при подготовке проекта поручения в СЭД или на бланке установленной формы с учетом правил оформления проектов резолюций, поручений на бланке, установленных приложением 36 к Инструкции.

Обязательный состав реквизитов, используемых при оформлении поручения:

дата;

регистрационный номер;

текст документа;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи в случае подготовки и отправки поручения в форме электронного документа.

4.2.3. Проект поручения готовится уполномоченным должностным лицом. В проекте поручения устанавливается исполнитель - государственный орган, организация, ОИВ, при этом указывается фамилия должностного лица и срок исполнения поручения (календарная дата) 49.

В случае если поручение дано нескольким исполнителям, то координация работы и ответственность за его выполнение возлагаются на ответственного исполнителя (государственный орган, организацию, ОИВ, должностное лицо), указанного в поручении первым 50.

В случае если проект поручения предусматривает несколько поручений, то текст разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений, при этом каждый пункт должен начинаться с указания ответственного исполнителя (государственного органа, организации, ОИВ), а также фамилии и инициалов должностного лица.

4.2.4. Проект поручения подлежит согласованию с исполнителем, руководителем структурного подразделения ОИВ - разработчиком проекта поручения, заинтересованными должностными лицами.

Проект поручения Губернатора области подлежит согласованию в следующем порядке:

исполнитель - полистно;

руководитель ОИВ, разработавшего проект, - лист согласования;

руководители государственного органа, организации, ОИВ, которым даны поручения, - лист согласования;

заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования;

помощник Губернатора области в соответствии с распределением обязанностей - лист согласования;

редактор-корректор - полистно.

4.2.5. Проект поручения Губернатора области направляется на редакторскую и корректорскую правку в порядке, установленном разделом 5 Инструкции.

4.2.6. Исполнитель передает ответственному должностному лицу секретариата Губернатора области завизированный редактором-корректором проект поручения Губернатора области на бумажном носителе с приложением листов согласования для организации его подписания.

4.2.7. Подписанное поручение Губернатора области передается в управление делопроизводства секретариата для регистрации и рассылки. Рассылка электронной копии поручения Губернатора области производится по сформированному в ЭРК на этапе подготовки проекта поручения списку рассылки, а рассылка в государственные органы, организации, должностным лицам, не являющимся участниками СЭД, - в соответствии с листом рассылки на бумажном носителе (приложение 31 к Инструкции).

Подлинник поручения Губернатора области остается на хранении в управлении делопроизводства секретариата.

4.3. Порядок подготовки служебных писем за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области

Служебное письмо за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области готовится как:

доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответ на запрос федерального государственного органа;

ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной власти в субъекте Российской Федерации;

ответ на запрос сенатора Российской Федерации;

ответ на парламентский запрос;

ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутата СГД;

ответ на обращение гражданина или организации;

ответ на запрос гражданина или организации о представлении информации о деятельности государственного органа;

сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам законов и иных нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации;

ответ на запрос иного государственного органа, организации;

запрос о представлении дополнительной информации в ходе исполнения государственной услуги или об отказе в предоставлении государственной услуги и др.;

инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций ОИВ, полномочий должностных лиц ОИВ;

сопроводительное письмо при отправке документов, не имеющих адресной части;

в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о представлении информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос (просьбу).

В случае если вышеуказанные документы в СЭД отсутствуют, их сканированные копии присоединяются к ЭРК.

4.3.1. Порядок подготовки служебного письма

4.3.1.1. Служебное письмо готовится как доклад о выполнении поручения, ответ на запрос, ответ на обращение гражданина или организации, сопроводительное письмо, запрос, инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций ОИВ, в иных случаях.

Служебное письмо подписывается руководителем ОИВ, его заместителями, иными уполномоченными должностными лицами в соответствии с распределением обязанностей, установленным правовым актом ОИВ.

Право подписи служебных писем устанавливается в положениях об ОИВ, должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В указанных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем в случае отсутствия руководящих должностных лиц.

4.3.1.2. Служебное письмо оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, с использованием электронных шаблонов в СЭД или на бланках установленной формы с учетом требований к оформлению проектов служебных писем, установленных приложением 37 к Инструкции.

Для служебных писем, направляемых по системе МЭДО, во вкладке "Реквизиты" в поле "Вид документа" необходимо указывать идентификатор вида документа согласно приказу Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

Обязательный состав реквизитов, используемых при оформлении служебных писем:

адресат;

дата;

регистрационный номер;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложений;

виза;

подпись;

отметка об электронной подписи в случае подготовки и отправки служебного письма в форме электронного документа;

отметка об исполнителе.

4.3.1.3. Корреспонденция (инициативные письма) в адрес Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Руководителя Администрации Президента Российской Федерации, руководителей подразделений Администрации Президента Российской Федерации, помощников и советников Президента Российской Федерации, полномочного представителя Президента в Приволжском федеральном округе, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных министров готовится за подписью Губернатора области.

Ответы на запросы и письма Председателя Правительства Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных министров, поступившие в адрес Правительства Самарской области, готовятся, как правило, за подписью первого вице-губернатора - председателя Правительства области.

Ответы на запросы и письма заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, федеральных министров и иных должностных лиц федеральных органов государственной власти готовятся, как правило, за подписью первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителей председателя Правительства области в соответствии с полномочиями или за подписью руководителей ОИВ, если это определено в резолюции Губернатора области или первого вице-губернатора - председателя Правительства области, наложенной ими на поступивший в их адрес документ.

Использование факсимиле при подписании документов установлено подразделом 2.4 Инструкции.

4.3.1.4. Письма по вопросам, относящимся к полномочиям Губернатора области и Правительства области, готовятся исключительно на бланках "Губернатор Самарской области" и "Правительство Самарской области" соответственно.

Письма на бланках "Губернатор Самарской области" подписываются Губернатором области (лицом, его замещающим).

Письма на бланках "Правительство Самарской области" подписываются первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, его замещающим), заместителями председателя Правительства области.

Письма по вопросам, относящимся к предметам ведения ОИВ, готовятся на именном бланке должностного лица ОИВ, на бланке ОИВ, подписываются должностным лицом, руководителем ОИВ (лицом, его замещающим), при этом должность подписывающего указывается сокращенно.

4.3.1.5. Сроки подготовки писем устанавливаются нормативными правовыми актами, в резолюциях (поручениях) должностных лиц.

4.3.1.6. Текст проекта письма должен точно соответствовать поручению, указанию должностного лица, поступившему запросу.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием его подготовки. Во второй части излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

4.3.1.7. Служебные письма в обязательном порядке проходят процедуру согласования.

Согласование проекта служебного письма осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе (в случае если согласование в СЭД невозможно).

Согласование с государственными органами и организациями, не являющимися участниками СЭД, может быть подтверждено как визой, оформленной на листе согласования, так и официальным письмом от органа, организации - участника согласования.

4.3.1.8. В целях согласования проекта письма в ЭРК:

присоединяются все необходимые документы, в том числе поручение должностного лица в случае подготовки проекта письма во исполнение такого поручения;

присоединяются приложения (при наличии), при этом на них не ставится отметка о приложении (пункт 16 приложения 4 к Инструкции);

в обязательном порядке оформляется связь с документом, на который дается ответ, в случае подготовки проекта письма-ответа.

4.3.1.9. Согласование проекта письма, подписываемого Губернатором области, осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ в рамках своих полномочий и предметов ведения - лист согласования;

МУФ в случае наличия положений, требующих финансово-экономической оценки, - лист согласования;

первый заместитель председателя Правительства области, заместитель председателя Правительства области в соответствии с полномочиями - лист согласования;

руководитель правового департамента в случае наличия положений, требующих правовой оценки, - лист согласования;

редактор-корректор - полистно.

В случае временного отсутствия заместителя председателя Правительства области, к полномочиям которого отнесен круг вопросов, обозначенных в тексте проекта письма, и отсутствия правового акта Губернатора области о временном закреплении вопросов, решение которых отнесено к полномочиям временно отсутствующего заместителя председателя Правительства области, а также в случае, если круг вопросов, обозначенных в тексте проекта письма, не может быть отнесен к полномочиям первого заместителя председателя Правительства области, одного из заместителей председателя Правительства области, проект письма за подписью Губернатора области по указанным вопросам согласовывается с первым вице-губернатором - председателем Правительства области.

4.3.1.10. Согласование проекта письма, подписываемого первым вице-губернатором - председателем Правительства области, осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ в рамках своих полномочий и предметов ведения - лист согласования;

редактор-корректор - полистно 51.

4.3.1.11. Срок согласования служебного письма составляет до 3 рабочих дней, следующих за днем направления проекта на согласование.

4.3.1.12. Проекты служебных писем за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства, оформленные в соответствии с требованиями пункта 4.3.1.2 Инструкции, направляются на редакторскую и корректорскую правку в порядке, установленном настоящим разделом и разделом 5 Инструкции.

4.3.1.13. При отправке письма на бумажном носителе проект письма представляется на подписание в двух экземплярах: первый оформляется на соответствующем бланке для направления адресату, второй (визовой), распечатанный из ЭРК на черно-белом бланке, остается в службе делопроизводства.

К проекту письма, представленному на подписание, прилагаются листы согласования, сформированные и распечатанные из СЭД, и (или) листы согласования на бумажном носителе, а также материалы, на основании которых оно подготовлено.

4.3.1.14. При направлении письма на бумажном носителе не более чем в 4 адреса, как правило, подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в службе делопроизводства.

При направлении письма на бумажном носителе более чем в 4 адреса исполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых адресов. При этом исполнитель прилагает к письму необходимое количество копий, на которых должны быть указаны почтовые адреса.

4.3.1.15. Исполнитель представляет завизированный проект письма на бумажном носителе за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лиц, их замещающих) должностным лицам, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно, для подписания.

4.3.1.16. Письма на бумажном носителе, подписанные Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицами, их замещающими), передаются в управление делопроизводства секретариата, подписанные руководителем Администрации Губернатора области (лицом, его замещающим), - в управление обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора области, подписанные заместителями председателя Правительства области, - ответственным за делопроизводство заместителей председателя Правительства области для регистрации, оформления в СЭД и отправки.

Письма на бумажном носителе, подписанные руководителем ОИВ, передаются в службу делопроизводства для регистрации, оформления в СЭД и отправки.

4.3.1.17. Датой письма является дата его подписания (регистрации).

4.3.2. Порядок подготовки заключения, официального отзыва на законопроект

4.3.2.1. Проекты законов Самарской области, проекты федеральных законов, поступившие в адрес Губернатора области, в Правительство области, рассматриваются ОИВ на основании резолюции Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лиц, их замещающих) (далее в настоящем разделе - резолюция).

4.3.2.2. Органом, ответственным за подготовку заключения, официального отзыва на проект федерального закона (далее соответственно - заключение, официальный отзыв), является ОИВ, руководитель которого указан первым в резолюции.

4.3.2.3. Заключение Губернатора области подготавливается на проекты законов Самарской области, указанные в пункте 1 статьи 9 Закона Самарской области от 12.10.2000 N 38-ГД "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области", представляется в СГД в срок, установленный Уставом Самарской области. Заключение может быть представлено также первым вице-губернатором - председателем Правительства области.

4.3.2.4. Подготовка официального отзыва на федеральный законопроект осуществляется в порядке, установленном действующим законодательством 52.

4.3.2.5. Подготовка проекта заключения, официального отзыва осуществляется в СЭД. Проект заключения оформляется, как правило, в форме служебного письма в ЭРК письма Губернатора области, проект официального отзыва - в ЭРК письма Правительства области (приложение 38 к Инструкции).

Проект заключения, официального отзыва оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции.

При оформлении заключения, официального отзыва, отправляемого по МЭДО, в ЭРК во вкладке "Реквизиты" в поле "Вид документа" необходимо указывать идентификатор вида документа согласно приказу Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 от 04.12.2020 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

4.3.2.6. Согласование проекта заключения осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ, указанного в резолюции, - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор в отношении заключения, подписываемого Губернатором области, - полистно.

4.3.2.7. Согласование проекта официального отзыва осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

разработчик - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ, указанного в резолюции, - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - лист согласования.

4.3.2.8. Исполнитель направляет в СЭД проект заключения, официального отзыва, согласованный правовым департаментом и оформленный в соответствии с требованиями, указанными в пункте 4.3.2.5 Инструкции, в управление делопроизводства секретариата для проведения редакторской и корректорской правки в порядке и сроки, которые установлены разделом 5 Инструкции для служебных писем.

4.3.2.9. Согласованные в установленном порядке заключение, официальный отзыв подписываются и регистрируются в СЭД. Датой документа является дата его подписания (регистрации).

4.4. Порядок подготовки доверенности от имени Губернатора области, Правительства области

4.4.1. Доверенность от имени Губернатора области, Правительства области на осуществление представительства и других юридически значимых действий перед третьими лицами, делегирование которых может осуществляться в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Самарской области, готовится сотрудником ОИВ, на должностное лицо которого оформляется доверенность.

4.4.2. Подготовка проекта доверенности осуществляется в СЭД с использованием соответствующей ЭРК.

Для подготовки проекта доверенности за подписью Губернатора области используется ЭРК письма Губернатора области, проекта доверенности за подписью первого вице-губернатора - председателя Правительства области - ЭРК письма Правительства области.

4.4.3. Проект доверенности оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, с использованием электронных шаблонов в СЭД или на бланках установленной формы с учетом требований, приведенных в приложении 37 к Инструкции.

4.4.4. Согласование проекта доверенности, подписываемой Губернатором области, осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - полистно;

первый вице-губернатор - председатель Правительства области - лист согласования.

Согласование проекта доверенности, подписываемой первым вице-губернатором - председателем Правительства области, осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель правового департамента - лист согласования;

редактор-корректор - полистно;

руководитель одного из управлений правового департамента в соответствии с распределением обязанностей либо по его поручению консультант, главный консультант - полистно.

4.4.5. К проекту доверенности, оформленной на соответствующем бланке, прилагаются второй экземпляр на черно-белом бланке, распечатанный из СЭД, завизированный полистно в порядке, установленном настоящим пунктом, листы согласования, а также материалы, на основании которых она подготовлена.

Завизированный в установленном порядке проект доверенности представляется исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области соответственно, для подписания.

4.4.6. Подписанная доверенность передается исполнителем в управление делопроизводства секретариата для регистрации и оформления в СЭД.

Подлинник доверенности возвращается исполнителю под подпись, второй экземпляр остается в управлении делопроизводства секретариата.

4.5. Порядок подготовки докладной, служебной записки

4.5.1. Докладная, служебная записка (далее - служебная записка) оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениями ОИВ или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, по вопросам, входящим в их компетенцию. Служебную записку подписывает руководитель структурного подразделения ОИВ или соответствующее должностное лицо.

Служебная записка информирует о необходимости решения оперативных вопросов, при этом в служебную записку не включаются вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления. Информация, содержащаяся в служебной записке, используется внутри ОИВ.

4.5.2. Взаимодействие структурных подразделений ОИВ посредством служебных записок осуществляется по поручению руководителя ОИВ или его заместителей, а также по собственной инициативе должностного лица.

4.5.3. Служебная записка оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, с использованием электронных шаблонов в СЭД.

В служебных записках текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым..." и т.д.).

4.5.4. Состав реквизитов, используемых, как правило, при оформлении служебной записки:

наименование структурного подразделения - автора документа;

наименование вида документа;

дата;

регистрационный номер;

заголовок к тексту (при необходимости);

адресат (должностное лицо (должностные лица) ОИВ);

подпись;

отметка об электронной подписи в случае подготовки и отправки служебной записки в форме электронного документа;

отметка об исполнителе (при необходимости).

4.5.5. Структура и содержание служебной записки аналогичны построению и изложению служебного письма. В тексте записки в зависимости от ее вида, как правило, выделяют три части.

В первой части приводятся мотивы подготовки записки, ссылки на факты и события, решения, другие аргументы, послужившие основанием для составления записки. Во второй части приводятся просьбы, анализ сложившейся ситуации, излагаются выводы, предлагаются решения. В третьей части может формулироваться ожидаемый результат, излагаться мнение, констатироваться отклонение предложения, просьбы и т.п.

4.6. Порядок подготовки служебных телеграмм

4.6.1. Служебная телеграмма (далее - телеграмма) оформляется в электроном шаблоне в СЭД или на бумажном носителе в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, с учетом требований, приведенных в приложении 39 к Инструкции.

4.6.2. Телеграммы категории "правительственная" подписываются Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, членами Правительства области.

Использование факсимиле при подписании документов установлено пунктом 2.4.2.7 Инструкции.

Право подписи телеграмм устанавливается в положениях об ОИВ, структурных подразделениях ОИВ, в должностных регламентах и организационно-распорядительных документах. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных телеграмм в случае отсутствия руководящих должностных лиц.

4.6.3. Телеграммы проходят процедуру согласования.

Согласование проекта служебной телеграммы осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ - лист согласования;

редактор-корректор - полистно.

В случае временного отсутствия заместителя председателя Правительства области, к полномочиям которого отнесен круг вопросов, обозначенных в тексте проекта телеграммы, и отсутствия правового акта, подписанного Губернатором области, о временном закреплении вопросов, решение которых отнесено к полномочиям временно отсутствующего заместителя председателя Правительства области, а также в случае, если круг вопросов, обозначенных в тексте проекта телеграммы, не может быть отнесен к полномочиям первого заместителя председателя Правительства области, одного из заместителей председателя Правительства области, проект телеграммы за подписью Губернатора области по указанным вопросам согласовывается с первым вице-губернатором - председателем Правительства области.

4.6.4. Согласование телеграммы за подписью первого вице-губернатора - председателя Правительства области, членов Правительства области осуществляется путем визирования листа согласования в электронном виде или на бумажном носителе, а также путем полистного визирования проекта в следующем порядке:

исполнитель по должности не ниже консультанта - полистно;

разработчик - лист согласования;

руководитель заинтересованного ОИВ - лист согласования;

редактор-корректор - полистно.

4.6.5. Сроки подготовки телеграмм устанавливаются в резолюциях (поручениях) должностных лиц или определяются руководителями структурных подразделений.

4.6.6. Проекты телеграмм за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства направляются на редакторскую и корректорскую правку в порядке и сроки, которые установлены пунктами 4.6.3 и 4.6.4 настоящего раздела, разделом 5 Инструкции для служебных писем.

4.6.7. Исполнитель представляет проект телеграммы ответственному за делопроизводство соответствующего должностного лица для подписания, после подписания передает телеграмму в службу делопроизводства для регистрации и отправки. Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

4.6.8. При направлении телеграммы не более чем в 4 адреса, как правило, подписывается каждый экземпляр, экземпляр с визами и подписью остается в службе делопроизводства.

При направлении телеграммы более чем в 4 адреса исполнителем составляется список рассылки с указанием почтовых или телеграфных адресов. При этом исполнитель прилагает к телеграмме необходимое количество копий, на которых должны быть указаны почтовые адреса.

5. Редакторская и корректорская правка

5.1. Редакторская и корректорская правка проектов документов проводится управлением делопроизводства секретариата на предмет соответствия текстов проектов документов нормам современного русского литературного языка с учетом использования речевых средств официально-делового стиля речи.

Редакторская правка включает в себя исправление лексических ошибок и нарушений норм словоупотребления, стилистических, логических и композиционных ошибок, устранение повторов, проверку фактического материала на основании представленных исполнителем данных.

Корректорская правка включает в себя проверку соблюдения правил орфографии, в том числе соблюдения правил переноса, дефисного, слитного, раздельного написания слов, правил пунктуации, требований Инструкции к оформлению документов, устранение морфологических ошибок (неверное употребление форм склонения, числа, падежа и др.).

Целью проведения редакторской и корректорской правки является устранение ошибок, повышение языкового и стилистического качества проектов документов, принимаемых Губернатором области, Правительством области.

5.2. По результатам редакторской и корректорской правки редактором-корректором даются рекомендации по внесению изменений в проекты документов, направленные на исправление ошибок. В случае наличия однотипных ошибок исполнителю даются общие рекомендации по их устранению.

Виза редактора-корректора ставится на проекте документа, не содержащем ошибок.

В случае несогласия исполнителя или разработчика проекта с правками редактора-корректора, их отказа от учета корректорских и редакторских правок ответственность за содержание проекта документа, представленного на редактуру, в части соблюдения норм, указанных в пункте 5.5 Инструкции, несут исполнитель и разработчик проекта, при этом текст проекта документа оставляется в редакции исполнителя, а редактор-корректор при проставлении визы на оборотной стороне последнего листа документа делает соответствующую отметку.

5.3. Все проекты документов до их представления на редакторскую и корректорскую правку в управление делопроизводства секретариата должны быть подготовлены и согласованы в порядке, определенном Инструкцией.

Текст подготовленного документа должен быть отредактирован исполнителем в соответствии с правилами русской орфографии и пунктуации. Исполнитель должен осуществить проверку правописания проекта документа с использованием программных средств.

Для проектов документов, направленных в СЭД или поступивших на бумажном носителе в управление делопроизводства секретариата после 17 ч. 30 мин. (в сокращенные рабочие дни - после 16 ч. 30 мин.), днем поступления на корректорскую и редакторскую правку считается следующий рабочий день.

Проекты документов, представляемые на редакторскую и корректорскую правку, не должны иметь нечитаемых, непропечатанных фрагментов, не должны содержать подчистки, исправления, загрязнения, пометки, пятна, сдвоенную печать, надрывы, потертости, осыпания туши, другие дефекты, ведущие к потере информации. Качество (плотность) бумаги и печати должно исключать проступание текста, оттиска печати оборотной стороны листа документа, текст проектов документов должен иметь равномерную плотность и контрастность печати по всему полю каждого листа (страницы) документа, обеспечивающую четкость и высокую читаемость текста и изображения элементов графики по всему полю каждого листа (страницы) документа.

5.4. Обязательной редакторской и корректорской правке подлежат проекты 53:

законов Самарской области;

распоряжений, постановлений Губернатора области;

распоряжений, постановлений Правительства области;

соглашений Самарской области;

поручений Губернатора области;

протоколов за подписью Губернатора области;

писем, заключений и официальных отзывов, телеграмм, приветственных адресов, доверенностей за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области.

В случае если в отношении проекта правового акта, его части установлен особый порядок подготовки, управление делопроизводства секретариата проводит его проверку исключительно на соответствие требованиям к оформлению документов, утвержденным Инструкцией (за исключением юридико-технического оформления), о чем сотрудник управления делопроизводства секретариата делает соответствующую отметку на обороте последнего листа правоустанавливающей части документа либо последнего листа каждого приложения к документу в сроки, установленные настоящим разделом Инструкции.

При этом ответственность за правильность написания (заполнения) всех реквизитов проекта документа, в отношении которого установлен особый порядок подготовки, в том числе фамилий, имен, отчеств должностных лиц, их должностей, названий, наименований, номерных и цифровых обозначений, а также ответственность за юридико-техническое оформление проекта документа (его части), смысловое, стилистическое, грамматическое, орфографическое содержание текстовой части проекта документа возлагается на руководителя ОИВ - разработчика проекта документа.

5.5. Ответственность за правильность написания (заполнения) всех реквизитов проекта документа, в том числе, фамилий, имен, отчеств должностных лиц, их должностей, названий, наименований, номерных и цифровых обозначений, а также за юридико-техническое оформление проектов документов (их части), смысловое, грамматическое, орфографическое содержание текстовой части документа, а также соответствие текста документа официально-деловому стилю речи, в процессе подготовки проекта документа возлагается на разработчика и исполнителя.

5.6. Ответственность за соответствие корректорских и редакторских правок, на основании которых вносятся предложения по внесению изменений в проекты документов, нормам современного русского языка и требованиям Инструкции несет редактор-корректор.

5.7. Ответственность за своевременность и правильность внесения правок редактора-корректора в проект документа возлагается на исполнителя.

5.8. В случае упоминания в тексте проекта документа фамилий, имен, отчеств, наименований должностей, организаций, органов власти, структурных подразделений органов власти и организаций, адресов, иной информации, требующей подтверждения на основании официальных документов, исполнитель, разработчик проекта документа представляет сотруднику управления делопроизводства секретариата, который проводит редакторскую и корректорскую правку проекта, документы, на основании которых достоверно можно установить правильность написания той или иной информации, в том числе выписки из ЕГРЮЛ, ЕГРН, ЕГРИП.

Ответственность за актуальность и достоверность представленных сведений несет исполнитель и разработчик проекта.

5.9. Управление делопроизводства секретариата проводит редакторскую и корректорскую правку проектов документов в порядке очередности их поступления.

Срочные документы рассматриваются управлением делопроизводства секретариата в порядке очередности поступления срочных документов.

5.10. Сроки проведения редакторской и корректорской правки проектов документов составляют:

для проектов правовых актов, касающихся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Правительства области, - до 2 рабочих дней при первичном направлении и 1 рабочий день при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта;

для проектов правовых актов, касающихся использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора области, - до 1 рабочего дня со дня, следующего за днем поступления проекта;

для проектов правовых актов, в том числе соглашений, содержащих не более 40 страниц, - до 5 рабочих дней при первичном направлении и до 3 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта;

для проектов правовых актов, в том числе соглашений, содержащих более 40 страниц, - до 10 рабочих дней при первичном направлении и до 5 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта, при этом при преимущественном содержании табличного текста (более 75%) - до 7 рабочих дней при первичном направлении и до 4 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта;

для проектов служебных писем - до 3 рабочих дней при первичном направлении и до 2 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта, при этом редакторская и корректорская правка текста служебного письма осуществляется только в отношении той части текста, после которой расположен реквизит "Подпись". Ответственность за оформление и содержание части проекта служебного письма, в отношении которой редакторская и корректорская правка не проводится, несет разработчик проекта - руководитель ОИВ;

для проектов протоколов заседаний (совещаний), поручений - до 2 рабочих дней со дня, следующего за днем поступления проекта;

для проектов правовых актов, подготавливаемых в рамках реализации нацпроекта, содержащих не более 40 страниц, - до 3 рабочих дней при первичном направлении и до 2 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта на согласование 54;

для проектов правовых актов, подготавливаемых в рамках реализации нацпроекта, содержащих более 40 страниц, - до 5 рабочих дней при первичном направлении и до 3 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта, при этом при преимущественном содержании табличного текста (более 75%) - до 3 рабочих дней при первичном направлении и до 2 рабочих дней при повторном направлении со дня, следующего за днем поступления проекта 54.

Время, на которое проект документа был возвращен исполнителю с заключением либо для внесения правок, в вышеуказанные сроки не входит.

5.11. Редакторская и корректорская правка проектов документов не проводится в следующих случаях:

в случае если проект документа поступил в управление делопроизводства секретариата с нарушениями требований Инструкции, устанавливающих сроки подготовки документов, - в отношении приложений к проекту документа (при их наличии);

в случае если документ включен в перечень проектов документов за подписью первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области, лингвистическая экспертиза в отношении которых не проводится 55, либо в случае если содержание документа концептуально совпадает с содержанием документа, включенного в указанный перечень;

в случае получения положительной резолюции на письмо руководителя ОИВ, направленное в адрес руководителя Администрации Губернатора области либо первого вице-губернатора - председателя Правительства области, с просьбой о представлении документа на подпись без проведения редакторской и корректорской правки;

в случае если подписант дает письменное поручение не проводить редакторскую и корректорскую правку.

При этом ответственность за оформление и содержание проектов документов несет разработчик проекта - руководитель ОИВ.

5.12. Сроки проведения редакторской и корректорской правки могут быть сокращены по письменному поручению Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области (лиц, исполняющих их обязанности).

6. Организация документооборота

6.1. Принципы организации документооборота

6.1.1. В процессе документооборота обеспечиваются:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководителем;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа (копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

При установлении требований к организации документооборота в ОИВ следует исходить из следующих принципов:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки;

организации предварительного рассмотрения поступающих документов;

однократности регистрации документов;

регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

6.1.2. Документооборот ОИВ осуществляется с использованием СЭД. Для обеспечения работы с отдельными комплексами и типами документов СЭД может быть интегрирована с внешними информационными системами.

6.1.3. Служба делопроизводства, делопроизводители структурных подразделений, а также сотрудники ОИВ в соответствии с предоставленными им правами пользователя СЭД обеспечивают включение в СЭД документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов), сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей ЭРК).

6.1.4. В документообороте ОИВ в соответствии с особенностями технологической обработки документов выделяются документопотоки: входящая документация, поступающая из сторонних организаций; исходящая документация, разрабатываемая в ОИВ и направляемая в сторонние организации; внутренняя документация, разрабатываемая в ОИВ и направляемая в иные ОИВ, структурные подразделения ОИВ.

6.1.5. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, а на этапе исполнения - входящих документов.

6.1.6. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной, телеграфной, телефонной связи, посредством электронной почты, СЭД, МЭДО, через сайт ОИВ.

6.1.7. Доставка и отправка ЭД через МЭДО посредством СЭД осуществляются в соответствии с Положением о системе межведомственного электронного документооборота 56, Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 57 и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций 58.

6.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

6.2.1. Прием и первичная обработка документов, поступающих в ОИВ, осуществляется службой делопроизводства.

6.2.2. Первичная обработка поступивших документов включает:

проверку правильности адресования поступивших документов и правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов и пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов и пакетов с пометкой "Лично" и грифами ограничения доступа к документу, не относящихся к обращениям граждан, организаций);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов и пакетов или упаковки, за исключением обращений граждан, организаций, судебных и иных документов без указания даты, а также в случаях, если только по ним можно установить отправителя или дату отправления, если документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения (даты мероприятия) или при большом расхождении между датами подписания и получения документов);

сортировку документов на подлежащие и не подлежащие регистрации (примерный перечень нерегистрируемых входящих документов приведен в приложении 40 к Инструкции);

передачу документов, требующих регистрации, на участок регистрации и сканирования документов;

выделение документов, адресованных в структурные подразделения ОИВ, для передачи документов непосредственно в структурное подразделение, исключая их рассмотрение руководителем ОИВ;

передачу документов, не требующих регистрации, в структурные подразделения и должностным лицам.

6.2.3. Ошибочно доставленные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

При поступлении нечитаемых документов или их копий, документов, имеющих нечитаемые реквизиты, фрагменты текста, документов с отсутствующим или неполным приложением, а также документов, имеющих серьезные повреждения, исключающие возможность правильно определить их содержание, они возвращаются отправителю.

6.2.4. Сотрудник службы делопроизводства обязан проинформировать руководителя службы делопроизводства при поступлении подозрительных почтовых отправлений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

6.2.5. При обнаружении повреждения входящего документа или его приложений, при отсутствии документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах, подписываемый двумя сотрудниками службы делопроизводства (один экземпляр акта высылается отправителю, второй - приобщается к входящему документу и передается на регистрацию и предварительное рассмотрение).

6.2.6. Документы, поступившие в ОИВ в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или во внерабочее время.

Документы, поступившие с отметками "Вручить немедленно", "Срочно", "Оперативно" и т.п., передаются на регистрацию незамедлительно.

6.2.7. Конверты (пакеты), имеющие отметку "Лично", грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой "Лично" - непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа - сотруднику службы делопроизводства, в обязанности которого входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера.

6.2.8. Входящие документы, поступающие непосредственно в структурные подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для предварительного рассмотрения и регистрации в службу делопроизводства.

6.2.9. На всех поступивших документах, за исключением документов, поступивших в форме ЭД, проставляется отметка о поступлении документа в ОИВ в соответствии с пунктом 24 приложения 4 к Инструкции.

6.2.10. Первичная обработка ЭД, полученных по информационно-телекоммуникационным каналам связи (электронная почта, МЭДО, сайт ОИВ) от других организаций и граждан, должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

ЭД, поступившие по информационно-телекоммуникационным каналам и подписанные УКЭП, включаются в СЭД после проверки электронной подписи и подтверждения ее действительности. ЭД, поступившие от других организаций по электронной почте и подписанные усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - УНЭП) или простой электронной подписью, проходят предварительное рассмотрение и включаются в СЭД, как правило, при наличии между организацией-отправителем и организацией-получателем соглашения об обмене ЭД, подписанными соответствующей подписью.

Порядок информационного взаимодействия ОИВ посредством обмена документами в электронном виде, перечень видов которых утверждается Правительством Российской Федерации, 59 за исключением обмена ЭД в рамках предоставления государственных и муниципальных услуг, установлен Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия 60 и Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций 61.

Инструкцией по делопроизводству ОИВ может быть предусмотрена распечатка ЭД с последующей организацией работы с ними как с документами на бумажном носителе (для определенных видов документов).

6.3. Предварительное рассмотрение входящих документов

6.3.1. Предварительное рассмотрение входящих документов проводится в целях их распределения на требующие обязательного рассмотрения руководителем ОИВ, заместителями руководителя, иными должностными лицами при наличии у них соответствующих полномочий и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

6.3.2. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы, адресованные в ОИВ и на имя его руководителя.

Документы, адресованные в подразделения, руководителям подразделений и специалистам ОИВ, передаются в структурные подразделения без предварительного рассмотрения.

6.3.3. Предварительное рассмотрение осуществляется исходя из оценки содержания входящих документов с учетом установленного в ОИВ распределения функциональных обязанностей между руководителем ОИВ, его заместителями, руководителями структурных подразделений.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

6.3.4. По результатам предварительного рассмотрения документы направляются соответствующим должностным лицам.

6.4. Регистрация входящих документов

6.4.1. Регистрация входящих документов осуществляется один раз независимо от способа их доставки в пределах документопотоков, выделенных в ОИВ (раздел 6.1 Инструкции), централизованно в службе делопроизводства ОИВ в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе в соответствии с установленной формой организации делопроизводства.

6.4.2. Передача документов на регистрацию осуществляется только после их предварительного рассмотрения.

6.4.3. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день в случае поступления документов в конце рабочего дня или во внерабочее время.

Регистрация входящих документов с отметками "Вручить немедленно", "Срочно", "Оперативно" и т.п. производится незамедлительно.

Регистрация обращений граждан и организаций, запросов граждан о предоставлении информации о деятельности ОИВ осуществляется в течение трех дней.

6.4.4. Сведения о поступившем документе вносятся в ЭРК, входящему документу присваивается регистрационный номер.

Регистрационный номер оформляется в соответствии с пунктом 8 приложения 4 к Инструкции.

6.4.5. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме ЭД, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости - время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

6.4.6. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, ЭКД включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа, за исключением документов с пометкой "ДСП".

6.4.7. Реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД при его регистрации, установлены в разделе 7 Инструкции.

6.4.8. Регистрация (учет) ЭД, поступивших по МЭДО, осуществляется в соответствии с требованиями, установленными уполномоченными федеральными органами исполнительной власти в сфере межведомственного электронного документооборота.

6.5. Порядок рассмотрения документов руководителями органов исполнительной власти и доведения документов до исполнителей

6.5.1. Документы передаются на рассмотрение руководителю и иным должностным лицам ОИВ только после регистрации (исключением могут быть документы, требующие незамедлительного исполнения, а также нерегистрируемые документы, предназначенные руководителю или иным должностным лицам ОИВ).

6.5.2. Результаты рассмотрения документа руководителем ОИВ, его заместителями, руководителями структурных подразделений оформляются в виде резолюции в ЭРК в СЭД в соответствии с пунктом 25 приложения 4 к Инструкции, после чего исполнители получают доступ к ЭД или ЭКД, если документ поступил на бумажном носителе, и организуют работу с документом в соответствии с осуществляемыми полномочиями.

В случае необходимости замены резолюции или состава исполнителей создается новая резолюция с указанием даты изменения и пометкой "Новая резолюция".

6.5.3. Место хранения подлинника документа, если документ поступил на бумажном носителе, - структурное подразделение ОИВ, назначенное исполнителем (ответственным исполнителем) по документу.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном носителе исполнителям в структурные подразделения могут использоваться журналы (реестры) передачи документов.

6.5.4. Передача документов между структурными подразделениями ОИВ осуществляется через службу делопроизводства.

6.6. Порядок организации работы с корреспонденцией, поступившей в адрес Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области

6.6.1. Регистрация и распределение корреспонденции, поступающей в адрес Губернатора области и первого вице-губернатора - председателя Правительства области, за исключением корреспонденции с грифом секретности и письменных обращений граждан и организаций (далее для целей настоящего раздела - корреспонденция), производится в СЭД в централизованном порядке в управлении делопроизводства секретариата с учетом положений разделов 6.4 и 6.5 Инструкции.

Письменные обращения граждан и организаций направляются для регистрации в департамент по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Самарской области (далее - департамент по работе с обращениями граждан).

Судебные почтовые отправления без регистрации передаются в правовой департамент.

Документы, касающиеся земельных отношений, передаются по реестру в министерство имущественных отношений Самарской области для последующей регистрации в СЭД.

6.6.2. Регистрация корреспонденции осуществляется в день ее поступления или на следующий рабочий день. Корреспонденция, поступившая в управление делопроизводства секретариата после 17 часов 30 минут (в сокращенные рабочие дни - после 16 часов 30 минут), регистрируется на следующий рабочий день, кроме документов, требующих немедленного рассмотрения.

Корреспонденция с пометками "Вручить немедленно", "Срочно", "Оперативно" обрабатывается и вручается незамедлительно, а поступившая в нерабочее время, в выходные или праздничные дни - в первый рабочий день, следующий за днем её поступления.

Корреспонденция с пометкой "Вручить лично" вскрывается адресатом или уполномоченным им лицом.

6.6.3. Корреспонденция, адресованная ОИВ, в том числе с пометкой "Вручить лично", раскладывается по адресным ячейкам для корреспонденции руководителей ОИВ в канцелярии управления делопроизводства секретариата без регистрации в день их поступления.

Пакет с корреспонденцией с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

6.6.4. Зарегистрированная корреспонденция на бумажном носителе передается лицам, ответственным за делопроизводство Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области в день регистрации для организации рассмотрения Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области.

Корреспонденция, рассмотренная Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства, возвращается в управление делопроизводства секретариата.

6.6.5. Сотрудник управления делопроизводства секретариата вносит сведения о резолюциях в соответствующие ЭРК в день поступления или на следующий рабочий день, после чего исполнители получают доступ к ЭД или ЭКД, если документ поступил на бумажном носителе, и организуют работу по документу в соответствии с резолюцией и осуществляемыми полномочиями в установленный срок.

Документы с пометкой "ДСП" выдаются исполнителям под подпись в журнале учета выдачи документов.

Подлинник документа передается в ОИВ, ответственный за его исполнение.

6.6.6. Рассмотрение в ОИВ документов с резолюциями Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области производится в следующем порядке:

документы, поступившие с 9 до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления (в сокращенные рабочие дни до 17 часов);

документы, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня (после 17 часов сокращенного рабочего дня), рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня с учетом срочности исполнения;

документы с отметкой "Вручить немедленно", "Срочно", "Оперативно" рассматриваются в течение одного часа после их поступления.

Ошибочно направленные в ОИВ документы на бумажном носителе должны быть возвращены в управление делопроизводства секретариата в течение одного рабочего дня.

Информация об ошибочно направленном ЭД должна быть в течение одного рабочего дня доведена до сведения сотрудника управления делопроизводства секретариата, внесшего резолюцию в СЭД.

6.6.7. Результаты рассмотрения документа руководителем ОИВ, его заместителями, руководителями структурных подразделений оформляются в виде резолюции в ЭРК в СЭД в соответствии с пунктом 25 приложения 4 к Инструкции, после чего исполнители получают доступ к ЭД или ЭКД, если документ поступил на бумажном носителе, и организуют работу с документом в соответствии с резолюцией и осуществляемыми полномочиями в установленный срок.

После завершения работы с документом исполнитель создает в ЭРК отчет об исполнении резолюции, в котором указывает дату исполнения и результат.

6.6.8. Предложения по решению вопросов, содержащихся в резолюциях Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, вносятся на рассмотрение Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области.

Документы, направляемые ОИВ на имя Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, затрагивающие сферу полномочий других ОИВ, должны быть предварительно согласованы с ними. В противном случае ответственный за делопроизводство Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области вправе возвратить документы исполнителю, а при необходимости - дать поручение ОИВ представить дополнительную информацию (мнение) о поставленных вопросах в определенный срок.

В случае если у ОИВ - соисполнителя поручения, содержащегося в резолюции, имеются замечания и (или) предложения по обозначенному вопросу, они излагаются в письменной форме и прилагаются к документу.

6.6.9. Переадресация корреспонденции с резолюцией Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области из одного ОИВ в другой оформляется по решению должностного лица, наложившего резолюцию.

В этом случае создается новая резолюция с указанием даты изменения и пометкой "Новая резолюция". Сведения о вновь созданной резолюции вносятся в СЭД сотрудником управления делопроизводства секретариата в порядке, установленном настоящим разделом.

Оформление переадресации обращений граждан и организаций осуществляется через департамент по работе с обращениями граждан.

6.7. Регистрация исходящих документов

6.7.1. После подписания исходящие документы подлежат регистрации. Регистрация исходящих документов осуществляется централизованно в службе делопроизводства ОИВ или ином структурном подразделении, определенном в качестве места регистрации исходящих документов, в СЭД или в регистрационно-учетных формах на бумажном носителе в соответствии с установленной формой организации делопроизводства.

6.7.2. Перед регистрацией исходящих документов служба делопроизводства проверяет правильность заполнения полей ЭРК документа, оформления проекта документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки, иных документов, необходимых для подписания (утверждения) документа и его регистрации.

Неправильно оформленные и сформированные документы не регистрируются и возвращаются исполнителю.

6.7.3. Реквизиты документа и другие сведения о документе, включаемые в СЭД при его регистрации, установлены в разделе 7 Инструкции.

Регистрация исходящих документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день. Регистрационный номер оформляется в соответствии с пунктом 8 приложения 4 к Инструкции.

6.7.4. Отправке адресатам подлежат документы, оформленные в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией, подписанные, подготовленные (включенные) и зарегистрированные в СЭД.

6.7.5. При регистрации документа, предназначенного для отправки с использованием МЭДО, в СЭД должны формироваться сведения, установленные действующим законодательством 62.

ЭД, отправляемые по МЭДО, подписываются УКЭП. ЭД, отправляемые по электронной почте, подписываются УКЭП, если такое требование установлено организацией-получателем.

6.7.6. ЭД и ЭКД, подготовленные на бумажном носителе, помещаются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел ОИВ. Копия документа на бумажном носителе с визами должностных лиц помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел ОИВ.

6.8. Отправка документов 63

6.8.1. Решение о способе доставки документа адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает исполнитель по согласованию со службой делопроизводства в соответствии с порядком, установленным в ОИВ.

Досылка или замена ранее отправленного ЭД (ЭКД) осуществляются по указанию лица, подписавшего документ.

6.8.2. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, 64 при отправке иными видами связи - в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующим видам связи.

6.8.3. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами (за исключением копий распорядительных документов, направляемых в подведомственные организации).

6.8.4. Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

6.8.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день (срочная корреспонденция отправляется в первую очередь).

Отправляемая по почте корреспонденция проходит подготовку, которая включает в себя упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в отделение почтовой связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт.

На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой "ДСП" составляется список, который затем возвращается в службу делопроизводства с подписью работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

6.8.6. Отправка документов по МЭДО должна осуществляться в соответствии с действующим законодательством 65. Перед отправкой документа по МЭДО должны быть проверены комплектность транспортного контейнера и действительность электронных подписей, входящих в его состав.

6.8.7. Управлением делопроизводства секретариата осуществляется отправка почтовой связью корреспонденции исключительно за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителя председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области, руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора области.

6.9. Учет и анализ объемов документооборота

6.9.1. Учет количества документов, поступивших, созданных, отправленных за определенный период времени, может проводиться по организации в целом, по отдельным структурным подразделениям, по группам документов, корреспондентам, действиям, произведенным с документами, и другим параметрам, необходимым для анализа работы с документами в целях ее совершенствования.

6.9.2. При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится на основании данных СЭД, регистрационно-учетных журналов и картотек.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

6.9.3. За единицу учета количества документов принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия - единственный экземпляр документа в организации, например, копия исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печати и копировании (тиражировании). Копии документов при необходимости анализа учитываются отдельно.

6.9.4. Результаты учета объема документооборота в организации ежегодно обобщаются службой делопроизводства и представляются руководителю в виде отчета об объеме документооборота за год.

7. Управление документами в системе электронного документооборота

7.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи.

Предоставление доступа к СЭД, а также права, обязанности и ответственность пользователей при работе в СЭД регламентируются правовым актом департамента управления делами.

7.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания ЭКД (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения ЭКД к ЭРК.

7.3. В процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД посредством заполнения полей ЭРК.

7.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование ОИВ, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа 66;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) дата поступления документа;

7) входящий регистрационный номер;

8) способ доставки документа;

9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

14) срок исполнения документа;

15) индекс дела по номенклатуре дел;

16) сведения о переадресации документа;

17) отметка о контроле;

18) отметка о конфиденциальности;

19) сведения об электронной подписи;

20) результат проверки электронной подписи 67.

7.5. При включении в СЭД исходящих документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации - адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) отметка о конфиденциальности;

12) подразделение - ответственный исполнитель документа;

13) сведения об электронной подписи.

7.6. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК вносятся следующие сведения о документе 68:

1) наименование подразделения, подготовившего проект документа;

2) наименование вида документа;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) отметка о конфиденциальности;

6) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

7) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

8) заголовок к тексту (краткое содержание документа);

9) подразделение (должностное лицо) - исполнитель (ответственный исполнитель) документа;

10) количество листов основного документа;

11) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, дата исполнения, дата формирования поручения);

14) отметка о контроле.

7.7. При включении в СЭД обращений граждан, организаций и ответов на обращения в ЭРК вносятся следующие сведения:

1) фамилия, имя, отчество (при его наличии) гражданина;

2) наименование организации - адресата;

3) дата обращения гражданина, организации;

4) регистрационный номер обращения (для обращений организаций);

5) дата сопроводительного документа (в случае переадресации обращения);

6) дата поступления обращения гражданина, организации;

7) входящий регистрационный номер;

8) краткое содержание обращения гражданина, организации;

9) количество листов основного документа;

10) отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

11) сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи, в том числе сведения о предыдущих обращениях в случае, если данное обращение повторное);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение, должностное лицо, давшее поручение, дата резолюции);

13) срок исполнения документа;

14) индекс дела по номенклатуре дел;

15) сведения о переадресации обращения гражданина, организации (дата, номер сопроводительного документа, наименование органа власти, организации);

16) отметка о контроле;

17) сведения об электронной подписи (в случае поступления электронного обращения гражданина, организации, подписанного электронной подписью);

18) результат проверки электронной подписи;

19) электронный адрес корреспондента (гражданина, организации);

20) почтовый адрес корреспондента (гражданина, организации);

21) вопрос по тематическому классификатору;

22) ссылки на файл поступившего обращения и файл ответа на обращение.

7.8. Дополнительно к указанным сведениям о входящих, исходящих и внутренних документах, обращениях граждан, организаций в ЭРК могут вноситься иные сведения.

7.9. При включении документов и проектов документов в СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с другими документами используется справочник типов связей.

7.10. В целях размещения документов в СЭД, поиска документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД, используются классификаторы и справочники, в том числе:

классификаторы корреспондентов, видов документов, структурных подразделений ОИВ, должностных лиц ОИВ, исполнителей по документам, тематический классификатор (вопросов деятельности), номенклатура дел ОИВ;

справочники сроков исполнения, резолюций (поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными документами).

7.11. Состав документов, создание, хранение, использование которых в ОИВ осуществляется в форме ЭД, предусматривается перечнем документов, утверждаемым руководителем ОИВ. Разработка перечня осуществляется службой делопроизводства, архивной службой при участии специалистов структурных подразделений ОИВ.

8. Контроль за исполнением документов (поручений)

8.1. Общие положения

8.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

8.1.2. В ОИВ ведется контроль:

за исполнением документов (поручений) по существу - руководителем, иными должностными лицами ОИВ;

за соблюдением сроков исполнения документов (поручений) - службой делопроизводства ОИВ или иным структурным подразделением, на которое возложена эта функция.

8.1.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), если зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений, содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно.

Организация исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации регулируется Указом Президента Российской Федерации от 28.03.2011 N 352 "О мерах по совершенствованию организации исполнения поручений и указаний Президента Российской Федерации" и подразделом 8.3 Инструкции.

8.1.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) в ОИВ включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и состоянии исполнительской дисциплины.

8.1.5. Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем исходя из срока, определенного организацией, направившей документ, или сроков, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

8.1.6. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе, поручении или в резолюции к документу.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа 69.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день 70.

8.1.7. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

типовой срок, установленный законодательными или иными нормативными правовыми актами (типовые сроки исполнения документов приведены в приложении 41 к Инструкции);

индивидуальный срок, установленный руководителем ОИВ, его заместителями, иными должностным лицами в резолюциях (поручениях) по документу, в распорядительных документах, протоколах, который может быть обозначен:

конкретной датой исполнения - в указанный срок;

не позднее конкретной даты исполнения - в указанный срок;

до конкретной даты исполнения - в день, предшествующий указанной дате;

без указания конкретной даты исполнения - пометкой в тексте "Незамедлительно", "Весьма срочно", - в течение 1-2 дней; "Срочно" - в 3-дневный срок; "Оперативно" - в 10-дневный срок.

Если срок исполнения документа не установлен, документ (поручение) должен быть исполнен в срок не более 30 дней, если иное не установлено федеральным законодательством.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания (совещания).

8.1.8. Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК или иной регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения.

8.1.9. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (резолюцию).

8.1.10. В случае если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и исполнителям направляются напоминания о приближении сроков исполнения документов (поручений).

8.1.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов (поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК или иных регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения.

8.1.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (докладную (служебную) записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения), а если срок исполнения поручения превышает два месяца, предложения о его продлении представляются в течение первого месяца срока, отведенного на исполнение поручения.

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения), подразделения-исполнителя, состава исполнителей ответственный исполнитель информирует службу делопроизводства.

8.1.13. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения заинтересованным органам власти, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для снятия его с контроля.

8.1.14. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с обязательным информированием службы делопроизводства.

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК или иную регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

8.1.15. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за исполнителем.

8.1.16. Структурное подразделение ОИВ, на которое возложена функция контроля исполнения документов (поручений), анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений), состояние исполнительской дисциплины и направляет руководителю ОИВ и руководителям структурных подразделений отчеты о количестве документов, исполненных в срок, исполненных с продлением срока исполнения, не исполненных, находящихся на исполнении в ОИВ, в структурных подразделениях и, при необходимости, у отдельных исполнителей.

8.2. Порядок исполнения поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области

8.2.1. Контролю подлежит исполнение:

поручений Губернатора области, данных во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации;

поручений, содержащихся в актах Правительства Российской Федерации и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации;

поручений Губернатора области, данных во исполнение федеральных законов, законов Самарской области;

поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области;

поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащихся в протоколах заседаний Правительства области;

поручений Губернатора области, данных во исполнение актов прокурорского реагирования;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области;

поручений, содержащихся в оформленных контрольных резолюциях Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области по рассмотренным документам;

поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области, данных по итогам проведения "прямых линий" или аналогичных мероприятий в средствах массовой информации;

поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области, данных по итогам их поездок в города, районы области, на предприятия и в организации.

8.2.2. Поручения Губернатора области, указанные в пункте 8.2.1 настоящего раздела, ставятся контрольным управлением на контроль исполнения, соответствующая резолюция вносится в ЭРК контрольного документа с пометкой "КИП", за исключением поручений, данных по обращениям граждан.

8.2.3. Поручения первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области ставятся на контроль исполнения ответственным должностным лицом по контролю за исполнением поручений первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области в соответствии с распределением функций контроля.

8.2.4. Если поручение адресовано лицу, не являющемуся должностным лицом ОИВ, то доклад об исполнении поручения готовится профильным ОИВ.

8.2.5. Исполнение поручений возлагается на руководителей ОИВ в соответствии с резолюцией должностного лица, давшего поручение.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то координация работы по исполнению поручения и ответственность за его исполнение возлагаются на ответственного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым, фамилия которого подчеркнута или обозначена словом "отв." ("ответственный").

Должностные лица, которым поручено организовать исполнение поручения в рамках полномочий ОИВ, являются соисполнителями поручения. Указанным лицам следует направлять информацию об исполнении поручения в адрес ответственного исполнителя.

В случае необходимости ответственным исполнителем создается рабочая группа, в которую входят представители соисполнителей.

Ответственный исполнитель направляет сводный доклад с приложенными докладами соисполнителей на имя должностного лица, давшего поручение.

Если поручение дано нескольким исполнителям с формулировкой "в части, касающейся", то каждый исполнитель, указанный в поручении, самостоятельно готовит и направляет в рамках своей компетенции доклад об исполнении поручения на имя должностного лица, давшего поручение.

Поступившие в ОИВ поручения рассматриваются их руководителями в следующем порядке:

поручения, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня (в сокращенные рабочие дни до 17 часов), рассматриваются по мере их поступления;

поручения, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня (в сокращенные рабочие дни до 17 часов), рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, содержащие указание "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" и "Оперативно", рассматриваются руководителями ОИВ в течение часа с момента их получения.

8.2.6. Ответственный за делопроизводство сотрудник ОИВ регулярно сопоставляет документы, находящиеся на контроле в ОИВ, со сведениями, занесенными в соответствии с контрольными поручениями в СЭД.

В случае отсутствия в ОИВ документа с поручением ответственный за делопроизводство сотрудник организовывает работу в соответствии со сведениями, занесенными в СЭД.

8.2.7. Контрольное управление, должностные лица Администрации Губернатора области, на которых возложены полномочия по осуществлению контроля за своевременным и надлежащим исполнением поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области, выполняют следующие функции:

ставят поручения на контроль, отслеживают ход их исполнения, проводят мероприятия по снятию с контроля либо продлению срока исполнения поручений с внесением соответствующих сведений в СЭД;

устанавливают срок представления промежуточной информации о ходе исполнения поручений и контролируют его соблюдение;

запрашивают сведения и проводят проверки хода исполнения находящихся на контроле поручений;

осуществляют контроль за соблюдением исполнителями сроков представления итогового доклада;

информируют должностное лицо, давшее поручение, о его исполнении (готовят информацию о ходе исполнения находящихся на контроле поручений, о состоянии исполнительской дисциплины в ОИВ, в том числе о несвоевременном исполнении поручений ответственными исполнителями и соисполнителями);

доводят до сведения должностного лица, давшего поручение, и ОИВ - ответственного исполнителя поручения информацию о снятии с контроля либо продлении сроков исполнения поручений, в том числе в случае, если исполнение поручения завершилось изданием правового акта;

вносят предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного исполнения поручений.

8.2.8. Поручения исполняются в установленные сроки не позднее даты, указанной в поручении 71.

В случае если в тексте документа сроки исполнения поручений не определены, они исполняются в следующем порядке:

поручение, содержащее в тексте указания "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" или аналогичное указание, исполняется в 3-дневный срок с даты подписания. Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются;

поручение, содержащее в тексте указание "Оперативно", исполняется в 10-дневный срок с даты подписания. В случае невозможности исполнения поручения в указанные сроки ответственный исполнитель в день получения документа направляет Губернатору области (лицу, его замещающему) срочное письмо с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения поручения и указанием конкретной даты представления доклада;

в случае когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до 1 месяца (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца), считая от даты подписания поручения; в случае если поручения содержатся в протоколах оперативных штабов и других совещаний по вопросам оперативного реагирования - в срок до 7 календарных дней;

в случае когда срок исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

если срок исполнения поручения установлен ежемесячно или ежеквартально (без конкретной даты исполнения), то срок представления информации о ходе исполнения такого поручения устанавливается до 5-го числа месяца, следующего за отчетным месяцем или кварталом. В случае когда срок представления ежемесячной или ежеквартальной информации определяется не зависящими от исполнителя поручения причинами (финансовая, статистическая отчетность, другие причины), в контрольное управление уполномоченным должностным лицам Администрации Губернатора области, на которые возложены полномочия по осуществлению контроля поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области, направляется аргументированная просьба об установлении иного, отличного от определенного настоящим разделом срока исполнения поручения;

если срок исполнения поручения установлен ежегодно, то срок представления информации о ходе исполнения поручения устанавливается с заданной периодичностью;

информация о ходе исполнения поручения с постоянным сроком исполнения представляется не реже одного раза в год, до 20 января года, следующего за отчетным;

в случаях, когда ОИВ является соисполнителем поручения, информация о выполнении поручения представляется на имя ответственного исполнителя до истечения половины срока, отведенного на исполнение поручения, если в поручении Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области не указан иной срок.

8.2.9. Для установления срока исполнения поручения применяется исчисление в календарных днях:

для поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области, - со дня вступления их в силу;

для поручений, содержащихся в актах Губернатора области и Правительства области о внесении изменений в правовые акты, - со дня вступления в силу первоначального документа (правового акта, в который вносятся изменения);

для прямых поручений Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области - с даты их подписания;

для поручений, содержащих в тексте указания "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" или "Оперативно", - с даты подписания.

Контроль за выполнением актов Губернатора области, Правительства области, ОИВ может не возлагаться в случае, если в правовом акте не содержится конкретных поручений.

8.2.10. По результатам исполнения поручения либо при необходимости продления (переноса) срока исполнения поручения, а также изменения его ответственного исполнителя ОИВ, на который возложено исполнение поручения, готовит доклад.

Доклад об исполнении поручения с необходимыми материалами представляется Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, руководителю Администрации Губернатора области в зависимости от распределения функций контроля ответственным исполнителем в установленный срок.

Доклады об исполнении поручений в адрес полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе подписываются Губернатором области (лицом, его замещающим).

Проект доклада об исполнении поручения направляется на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) не менее чем за 7 дней до истечения срока исполнения поручения, за исключением случаев, предусмотренных пунктом 8.3.13 Инструкции.

8.2.11. Доклады об исполнении находящихся на контроле документов оформляются в СЭД письмом ОИВ, на который возложено исполнение поручений, с использованием соответствующего электронного шаблона ЭРК, в соответствии со следующими требованиями:

в докладе должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения, указаны все согласованные позиции исполнителей (или приложены их доклады, обращения, служебные записки и т.д.) по данному вопросу;

в докладе должна содержаться информация, на основании которой можно сделать обоснованный и исчерпывающий вывод о дальнейшем решении (снятии с контроля, продлении срока исполнения, переадресации другому исполнителю);

в случае переноса срока исполнения поручения необходимо указать конкретную дату представления доклада об исполнении поручения;

в докладе должна содержаться ссылка на реквизиты документа (регистрационный номер, дату, наименование), на основании которого было дано поручение;

в заключительной части доклада исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о дальнейшем исполнении документа (например: "Прошу снять поручение с контроля", "Прошу перенести срок исполнения поручения на..." (указывается конкретная дата);

в одном докладе по нескольким документам и (или) поручениям не должна содержаться одновременно информация о снятии с контроля и продлении срока исполнения, доклады о снятии с контроля, продлении срока исполнения поручения оформляются отдельными письмами;

в ЭРК доклада об исполнении контрольного поручения в обязательном порядке устанавливается связь с документом, во исполнение которого направляется доклад;

доклад должен быть подписан руководителем ОИВ (лицом, его замещающим);

в докладе не должны содержаться стилистические, речевые и другие ошибки.

8.2.12. В случае необходимости продления срока исполнения поручения Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области в отчете указываются причины невозможности своевременного исполнения поручения, принимаемые меры и окончательные сроки исполнения.

Повторное продление сроков исполнения поручения Губернатора области ответственному исполнителю необходимо согласовывать с заместителем председателя Правительства области, к сфере полномочий которого относится вопрос поручения, который в случае необходимости инициирует рассмотрение наиболее значимых вопросов на оперативном совещании в Правительстве области.

8.2.13. В случае если поручение выходит за пределы компетенции исполнителей или соисполнителей, определенных в поручении, ответственный исполнитель вправе представить Губернатору области предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение 1 рабочего дня, и ходатайствовать о внесении изменений в перечень ответственных лиц. Замена ответственного исполнителя по истечении указанных сроков не допускается.

Замену ответственного исполнителя необходимо согласовывать с заместителем председателя Правительства области, к сфере полномочий которого относится вопрос поручения.

Исполнение поручения возлагается на другой ОИВ на основании резолюции Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области соответственно.

8.2.14. Замена ответственного исполнителя по поручениям, данным согласно правовым актам Губернатора области, Правительства области, возможна только путем внесения изменений в соответствующие правовые акты.

До внесения соответствующих изменений в правовые акты ответственность за исполнение поручения остается за первоначально назначенным исполнителем.

8.2.15. Сведения о направлении доклада на имя Губернатора области за подписью руководителя ОИВ вносятся исполнителем в СЭД с указанием реквизитов доклада об исполнении поручения.

До занесения реквизитов указанного доклада в СЭД поручение считается неисполненным.

Направление доклада в адрес Губернатора области и снятие поручения с контроля в случае продления (переноса) срока исполнения поручения, а также изменения его ответственного исполнителя до его визирования ответственным сотрудником контрольного управления недопустимо, за исключением поручений, указанных в пункте 8.2.18 Инструкции.

8.2.16. Доклады об исполнении поручений в случае несоответствия установленным в пункте 8.2.11 Инструкции требованиям возвращаются контрольным управлением на доработку исполнителям. При этом срок исполнения поручений не меняется, поручения считаются неисполненными.

8.2.17. В случае соответствия доклада указанным в пункте 8.2.11 Инструкции требованиям доклад об исполнении поручения направляется Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, руководителю Администрации Губернатора области (лицам, их замещающим) для принятия решения.

После вынесения Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, руководителем Администрации Губернатора области (лицами, их замещающими) резолюции контрольное управление, уполномоченные должностные лица Администрации Губернатора области, на которые возложены полномочия по осуществлению контроля, проводят мероприятия по снятию поручения с контроля либо продлению сроков исполнения поручения, возложению исполнения поручения на другой орган, а также вносят соответствующую информацию в СЭД.

В случае если исполнитель вносит на рассмотрение свое предложение о снятии с контроля соответствующего поручения, а Губернатор области, первый вице-губернатор - председатель Правительства области, руководитель Администрации Губернатора области (лица, их замещающие) приняли решение о продлении срока исполнения поручения, соответствующая информация вносится в СЭД.

8.2.18. Поручения подлежат снятию с контроля без представления доклада об исполнении поручений в следующих случаях:

если в контрольное управление представлена копия доклада, направленного Губернатору области, либо сведения о докладе Губернатору области по вопросу исполнения поручения, содержащегося в резолюции Губернатора области, после получения соответствующей резолюции Губернатора области (лица, его замещающего);

если исполнение поручения завершилось принятием правового акта Губернатора области или Правительства области;

если во исполнение поручения направлен ответ в соответствующий орган;

если руководитель ОИВ, на который возложено исполнение поручения, представил за своей подписью информацию (письмо) о принятии должностным лицом, давшим поручение, устного решения о его исполнении.

8.2.19. Ответственность за исполнение поручений, а также за представление доклада об исполнении поручений в установленный срок несет руководитель ОИВ, на который (на сотрудника которого) возложено исполнение поручения.

Руководители ОИВ обеспечивают незамедлительную организацию исполнения поручений Губернатора области до официального утверждения протоколов проведенных мероприятий.

В случае если поручение не выполнено в установленный срок, оно признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению сохраняется за ответственным исполнителем поручения.

Ответственный исполнитель поручения в течение 3 рабочих дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, руководителю Администрации Губернатора области (лицам, их замещающим) объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения.

8.3. Организация контроля за исполнением поручений и указаний Президента Российской Федерации

8.3.1. Контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации распространяется на поручения, содержащиеся:

в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации;

в директивах Президента Российской Федерации;

в перечнях поручений Президента Российской Федерации;

в протоколах заседаний и совещаний, утвержденных Президентом Российской Федерации;

в форме резолюции на представленном докладе об исполнении поручения, данного ранее;

в форме резолюции на инициативном письме Губернатора области или Правительства области.

8.3.2. Поступившие документы, содержащие поручения Президента Российской Федерации, регистрируются, направляются для наложения резолюции и определения ответственного исполнителя Губернатору области (лицу, его замещающему), сведения о резолюциях Губернатора области вносятся в соответствующие ЭРК в СЭД в порядке, установленном разделом 6.6 Инструкции.

8.3.3. Поручения Президента Российской Федерации, указанные в пункте 8.3.1 Инструкции, ставятся контрольным управлением на контроль исполнения, соответствующие сведения вносятся в СЭД.

В СЭД отражается информация об адресатах и сроках представления итогового доклада (в случае необходимости - промежуточной информации) об исполнении поручения.

8.3.4. С целью обеспечения достоверного учета поручений контрольное управление при необходимости осуществляет формирование и актуализацию реестра находящихся на контроле поручений Президента Российской Федерации (далее - Реестр), поступивших на имя Губернатора области, в Правительство области.

8.3.5. Учет поручений Президента Российской Федерации и контроль за их исполнением осуществляются в отношении отдельных поручений, изложенных в конкретных пунктах, подпунктах, частях, абзацах перечней поручений, указов, распоряжений и иных решений Президента Российской Федерации.

8.3.6. Исполнение поручений Президента Российской Федерации возлагается на руководителей ОИВ в соответствии с резолюцией Губернатора области (лица, его замещающего).

Поступившие в ОИВ поручения рассматриваются их руководителями в следующем порядке:

поручения, поступившие до 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются по мере их поступления;

поручения, поступившие после 18 часов текущего рабочего дня, рассматриваются до 10 часов следующего рабочего дня;

поручения, содержащие указания "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" и "Оперативно", рассматриваются руководителями ОИВ в течение часа с момента их получения.

8.3.7. Если поручение дано нескольким исполнителям, то координация работы по исполнению поручения и ответственность за его исполнение возлагаются на ответственного исполнителя - должностное лицо, указанное в поручении первым.

Если поручение дано нескольким исполнителям с формулировкой "в части, касающейся", то каждый исполнитель, указанный в поручении, самостоятельно в рамках своей компетенции готовит проект доклада на имя Президента Российской Федерации за подписью Губернатора области.

8.3.8. При организации исполнения поручения на ответственного исполнителя возлагаются следующие функции:

организация и координация деятельности по исполнению поручения, разработка (с учетом предложений соисполнителей) плана мероприятий по его исполнению;

определение сроков и порядка представления ответственному исполнителю информации (включая промежуточную) об исполнении поручения соисполнителями, а также сроков подготовки проекта доклада (информации) об исполнении поручения и его согласование с соисполнителями;

проведение при необходимости согласительных процедур с соисполнителями, создание рабочих групп;

подготовка доклада (информации) об исполнении поручения;

информирование при необходимости Губернатора области (лица, его замещающего) о несвоевременном или неполном представлении соисполнителями информации по исполнению поручения, внесение предложений по изменению ответственного исполнителя и (или) соисполнителей и координации работы по исполнению поручения, а также по повышению эффективности контроля за его исполнением.

8.3.9. При необходимости изменения ответственного исполнителя и (или) соисполнителей руководителем соответствующего ОИВ в течение 3 рабочих дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение 1 рабочего дня, направляются письменные аргументированные предложения на имя Губернатора области (лица, его замещающего). Предложения предварительно согласовываются с руководителем ОИВ, на которого предлагается возложить исполнение поручения.

8.3.10. В случае если поручение выходит за пределы компетенции соисполнителей, определенных поручением, соисполнители обеспечивают его исполнение в пределах своей компетенции. При этом ответственный исполнитель в течение 3 рабочих дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - в течение 1 дня, представляет Губернатору области (лицу, его замещающему) дополнительные предложения об изменении состава соисполнителей или о привлечении новых соисполнителей.

8.3.11. Поручения Президента Российской Федерации исполняются в установленные сроки не позднее даты, указанной в поручении.

В случае если текстом документа сроки исполнения поручений не определены, они исполняются в следующем порядке:

поручение, содержащее в тексте указания "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" или аналогичное указание, исполняется в течение 3 календарных дней;

поручение, содержащее в тексте указание "Оперативно", исполняется в течение 10 календарных дней. В случае невозможности исполнения поручения в указанные сроки ответственным исполнителем в день получения документа передается на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) срочное письмо на имя Президента Российской Федерации с аргументированной просьбой о продлении срока исполнения поручения и указанием конкретной даты исполнения;

в случае когда срок исполнения поручения Президента Российской Федерации приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

если в поручении конкретизирована дата исполнения и установлена ежемесячная или ежеквартальная периодичность отчета, то дата представления последующей информации устанавливается с учетом первичного срока;

в случае когда высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации является соисполнителем поручения Президента Российской Федерации, информация о выполнении поручения представляется на имя ответственного исполнителя за 10 календарных дней до истечения срока, установленного Президентом Российской Федерации, если отсутствуют иные указания об исполнении данного поручения (например, отдельное поручение Правительства Российской Федерации, запрос федерального органа государственной власти, являющегося ответственным исполнителем поручения).

8.3.12. Для установления срока исполнения поручения применяется исчисление в календарных днях:

для поручений, содержащихся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, - со дня вступления их в силу;

для прямых поручений Президента Российской Федерации - с даты их подписания;

для поручений, содержащих в тексте указания "Незамедлительно", "Весьма срочно", "Срочно" или "Оперативно", - с даты их поступления.

8.3.13. О результатах исполнения поручения в адрес Президента Российской Федерации направляется соответствующий доклад, который подписывается Губернатором области (лицом, его замещающим).

Ответственный исполнитель представляет Губернатору области (лицу, его замещающему) проект доклада об исполнении поручения не менее чем за 15 календарных дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока.

В случае нарушения установленного срока ответственный исполнитель направляет Губернатору области одновременно с проектом доклада объяснения о причинах нарушения.

В случае если в результате исполнения поручения Президента Российской Федерации в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума) был внесен проект федерального закона либо был издан акт Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то вместо доклада на имя Президента Российской Федерации в Контрольное управление Президента Российской Федерации представляется соответствующая информация.

8.3.14. Доклад (информация) об исполнении поручения Президента Российской Федерации направляется:

на имя Президента Российской Федерации в случае, когда ответственным исполнителем является высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации;

на имя ответственного исполнителя, назначенного Президентом Российской Федерации, либо Председателем Правительства Российской Федерации, либо заместителем Председателя Правительства Российской Федерации, в случае когда высшее должностное лицо (руководитель высшего исполнительного органа государственной власти) субъекта Российской Федерации является соисполнителем поручения.

Копия доклада (информации) об исполнении поручения Президента Российской Федерации направляется в Администрацию Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации (в Аппарат Правительства Российской Федерации), главному федеральному инспектору по Самарской области, иным уполномоченным структурам по запросу.

8.3.15. Доклад об исполнении поручения Президента Российской Федерации должен соответствовать следующим требованиям:

в докладе должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения, в том числе перечень принятых правовых актов (с указанием наименования и реквизитов), при необходимости приложены их копии;

в докладе должны содержаться сведения о мероприятиях, проведенных во исполнение поручения, вывод о степени завершенности работы по его исполнению, а в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения - указаны причины, конкретные меры, принимаемые для обеспечения его исполнения;

в докладе должны быть указаны реквизиты поручения, во исполнение которого представлен доклад;

копии документов, приложенных к докладу, не должны содержать каких-либо служебных или прочих записей;

в докладе не должны содержаться стилистические, речевые и другие ошибки.

8.3.16. Ответственность за качество и своевременность подготовки доклада об исполнении поручения Президента Российской Федерации несет руководитель ОИВ, на которого возложено его исполнение.

8.3.17. Контрольное управление в рамках возложенных полномочий по осуществлению контроля за своевременным и надлежащим исполнением поручений Президента Российской Федерации выполняет следующие функции:

ставит на контроль, отслеживает ход исполнения поручения, проводит мероприятия по снятию его с контроля либо продлению сроков исполнения с внесением соответствующих сведений (об адресатах и сроках представления промежуточной информации и итогового доклада об исполнении поручения) в СЭД;

при необходимости формирует и ведет Реестр находящихся на контроле поручений Президента Российской Федерации;

запрашивает сведения и проводит проверки хода исполнения находящихся на контроле поручений;

осуществляет контроль за соблюдением исполнителями сроков представления итогового доклада;

вносит предложения о проведении служебных проверок по фактам несвоевременного исполнения поручений.

8.3.18. Рассмотрение вопросов о ходе исполнения поручений Президента Российской Федерации при необходимости выносится на заседание Правительства области.

8.3.19. Решение о корректировке срока исполнения либо о продлении срока исполнения, а также о снятии с контроля поручения Президента Российской Федерации принимает Президент Российской Федерации, либо Руководитель Администрации Президента Российской Федерации, либо помощник Президента Российской Федерации - начальник Контрольного управления Президента Российской Федерации.

8.3.20. При получении решений об изменении или продлении срока исполнения поручения Президента Российской Федерации либо о снятии поручения с контроля Губернатор области (лицо его замещающее) в форме резолюции дает соответствующее указание контрольному управлению.

8.3.21. Контрольное управление снимает поручение Президента Российской Федерации с контроля, а в случае необходимости представления докладов с установленной периодичностью - продлевает сроки его исполнения после направления доклада, содержащего полную информацию, Президенту Российской Федерации либо ответственному исполнителю поручения, о чём вносятся соответствующие сведения в СЭД.

9. Порядок работы с отдельными видами документов

9.1. Обращения граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений

9.1.1. Общие положения

9.1.1.1. Работа с обращениями граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства, организаций и общественных объединений (далее - обращения) в ОИВ осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 59-ФЗ), Указом Президента Российской Федерации от 17.04.2017 N 171 "О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций", иными федеральными и региональными нормативными актами, локальными актами ОИВ, а также Инструкцией.

9.1.1.2. Инструкция устанавливает единый порядок рассмотрения обращений, ведения делопроизводства по ним и осуществления личного приема граждан в ОИВ.

Состав, последовательность и сроки выполнения конкретных действий при работе с обращениями, включая прием и первичную обработку, регистрацию и учет обращений, принятие организационных решений о порядке рассмотрения обращений, рассмотрение обращений по существу и принятие по ним решений, подготовку и направление ответов на обращения, хранение обращений и материалов по их рассмотрению, личный прием граждан, анализ рассмотрения обращений, контроль за рассмотрением обращений, проверку состояния работы с обращениями, определяются локальными актами ОИВ.

9.1.1.3. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от общего делопроизводства с использованием государственной информационной системы Самарской области "Обращения граждан" (далее - Система) 72.

9.1.1.4. При рассмотрении обращений не допускается разглашение сведений, содержащихся в них, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия.

Не является разглашением сведений направление письменного обращения или запроса в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, предоставление запрашиваемой информации.

9.1.1.5. Руководители ОИВ, а также по их поручению руководители структурных подразделений ОИВ в пределах своих полномочий обеспечивают:

всестороннее и объективное рассмотрение обращений;

соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений;

систематический анализ обращений в целях выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав, свобод и законных интересов граждан, а также в целях совершенствования работы ОИВ.

9.1.1.6. Информирование граждан о порядке рассмотрения обращений в ОИВ осуществляется по телефону, а также путем размещения справочной информации на официальных сайтах и информационных стендах в ОИВ.

9.1.1.7. Утверждаемый настоящей Инструкцией порядок рассмотрения обращений распространяется на все обращения, за исключением тех, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами или федеральными законами, предусматривающими специальный порядок рассмотрения.

9.1.1.8. Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений возлагается на должностных лиц ОИВ, рассматривающих обращения.

9.1.2. Рассмотрение обращений

9.1.2.1. К рассмотрению принимаются обращения, поступившие в ходе личного приема, а также полученные посредством:

операторов почтовой связи;

интернет-приемной Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области (далее - Интернет-приемная);

почтового ящика для приема письменных обращений, размещенного в зданиях ОИВ;

иных определенных в ОИВ сервисов и каналов связи.

Почтовый ящик для приема письменных обращений размещается в доступном для граждан месте. Выемка обращений из почтового ящика производится ежедневно.

9.1.2.2. Рассмотрение обращений, адресованных Губернатору области и в Правительство области, направление таких обращений в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или должностному лицу для рассмотрения и принятия мер обеспечивается департаментом по работе с обращениями граждан.

Решение о постановке обращения на контроль и о снятии обращения с контроля принимает руководитель и уполномоченные лица департамента по работе с обращениями граждан.

9.1.2.3. Письменные обращения подлежат обязательной регистрации в течение 3 календарных дней с момента их поступления в ОИВ.

Если установленный срок регистрации обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем регистрации считается следующий за ним рабочий день.

При регистрации обращения в Системе указываются все данные о гражданине (фамилия, имя, отчество (при наличии) и почтовый адрес или адрес электронной почты, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения). В случае предоставления гражданином дополненных данных о себе, в том числе номера телефона, они также фиксируются в Системе.

9.1.2.4. Регистрация письменных обращений осуществляется путем проставления регистрационного номера и даты регистрации (число, месяц, год) в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа обращения или сопроводительного письма к нему.

В случае если место, предназначенное для отметки о регистрации, занято текстом, регистрационные данные проставляются в ином месте, обеспечивающем их прочтение.

9.1.2.5. В случае если к письменному обращению приложены различные вещи, включая наличные денежные средства, ценные бумаги, награды, иное имущество либо оригиналы документов, имеющих юридическое значение для гражданина, составляется акт, а также принимаются меры по возврату этих документов и вещей либо по хранению этих вещей до востребования.

9.1.2.6. Систематизация вопросов, содержащихся в обращениях, осуществляется в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, разработанным Администрацией Президента Российской Федерации (далее - Общероссийский тематический классификатор).

9.1.2.7. Обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию ОИВ, в которое поступило обращение, направляется в течение 7 календарных дней со дня регистрации в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации обращения.

Если срок для направления обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем направления обращения считается следующий за ним рабочий день.

Уведомление гражданина о переадресации его обращения осуществляется в той же форме, в которой поступило обращение.

9.1.2.8. При направлении обращения на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией ОИВ, направившим обращение, может запрашиваться информация о результатах рассмотрения обращения.

Запрашивать информацию о результатах рассмотрения обращения допускается как одновременно с направлением обращения, так и в любой другой период времени за пределами сроков рассмотрения обращения.

9.1.2.9. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, конкретное решение или действие (бездействие) которых обжалуется. Такие жалобы рассматриваются в порядке подчиненности вышестоящим должностным лицом.

Обращения, содержащие жалобы на руководителей ОИВ, рассматриваются первым вице-губернатором - председателем Правительства области, заместителями председателя Правительства области либо должностным лицом, указанным в их поручении.

Обращения, содержащие жалобы на Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области без указания на принятые ими конкретные решения либо совершенные ими конкретные действия (бездействие), нарушающие действующее законодательство, которые гражданином обжалуются, рассматриваются в соответствии с частями 3, 4 статьи 8 Федерального закона.

В случае если в соответствии с запретом, предусмотренным в абзаце первом настоящего пункта, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суде.

9.1.2.10. ОИВ, рассматривающий обращение, независимо от того, относится ли решение вопроса, содержащегося в обращении, к его компетенции, может запрашивать необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах и организациях, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия.

9.1.2.11. При рассмотрении обращений обеспечивается принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.

Принятие мер по обращению может происходить за пределами сроков его рассмотрения, предусмотренных Федеральным законом N 59-ФЗ.

9.1.2.12. Обращение считается рассмотренным, если на него дан мотивированный ответ по всем поставленным вопросам. Отказ в удовлетворении обращения должен быть обоснован.

9.1.2.13. Ответ на обращение подписывается руководителем ОИВ, рассмотревшим обращение, либо уполномоченным на то лицом.

9.1.2.14. Ответ на коллективное обращение дается лицу, чья фамилия и адрес в числе заявителей указаны первыми, или лицу, выступающему в качестве представителя коллектива граждан.

9.1.2.15. Ответ на обращение направляется заявителю в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в электронном обращении, и в письменной форме по почтовому адресу, указанному в письменном обращении.

9.1.2.16. Ознакомление граждан с документами и материалами, касающимися рассмотрения их обращений, проводится в ОИВ, в котором было рассмотрено обращение, по письменному заявлению гражданина при предъявлении документа, удостоверяющего его личность.

9.1.2.17. Рассмотрение отдельных обращений осуществляется в порядке, предусмотренном статьей 11 Федерального закона N 59-ФЗ.

9.1.2.18. Проекты резолюций, сопроводительных писем Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителей председателя Правительства области, содержащих поручения по обращениям (далее для целей настоящего раздела - резолюция, поручение), подготавливаются департаментом по работе с обращениями граждан.

В резолюциях, поручениях, как правило, устанавливается конкретный срок (календарная дата) их исполнения.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то координатором и ответственным является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный словом "отв." ("ответственный").

В случае если Губернатор области, первый вице-губернатор - председатель Правительства области, заместитель председателя Правительства области определяют необходимость личного ответа на обращение, то в резолюции указывается на необходимость подготовки проекта ответа.

Подписанные резолюция, поручение вместе с обращением направляются департаментом по работе с обращениями граждан посредством Системы на исполнение указанным в резолюции, поручении должностным лицам.

9.1.2.19. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует работу по рассмотрению обращения в соответствии с резолюцией, поручением.

9.1.2.20. Доклад об исполнении поручения по обращению на имя Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителя председателя Правительства области или проект ответа заявителю направляются исполнителем в департамент по работе с обращениями граждан посредством Системы.

9.1.2.21. Доклад об исполнении поручения по обращению или проект ответа заявителю должны быть максимально краткими и информативными. В докладе должны быть отражены конкретные результаты и содержаться сведения об информировании заявителя о результатах рассмотрения обращения. Наличие в докладе, проекте ответа заявителю противоречивых выводов или неполной информации по поставленным в обращении вопросам не допускается.

Объем доклада не должен превышать 3 страниц.

9.1.2.22. Организация рассмотрения обращений, поступивших на имя Губернатора области и в Правительство области из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Государственной Думы, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Приволжском федеральном округе, Общественной палаты Российской Федерации, иных федеральных государственных органов (далее - вышестоящие организации) обеспечивается департаментом по работе с обращениями граждан.

Департамент по работе с обращениями граждан вправе устанавливать иной (сокращенный) срок рассмотрения обращений, поступивших на имя Губернатора области и в Правительство области и направленных в ОИВ в соответствии с их компетенцией, а также определять порядок рассмотрения таких обращений (с выездом на место, с участием заявителя и т.п.), которыми обязаны руководствоваться ОИВ, рассматривающие обращение.

Проекты ответов в вышестоящие организации готовятся ОИВ, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов и в которые были направлены или переадресованы обращения.

Проекты ответов в вышестоящие организации, а также необходимые документы и материалы представляются в департамент по работе с обращениями граждан посредством Системы не позднее срока, указанного в соответствующем запросе департамента по работе с обращениями граждан или поручении, резолюции.

Руководители ОИВ несут ответственность за достоверность сведений, содержащихся в представленных проектах ответов в вышестоящие организации.

Ответы в вышестоящие организации подписываются Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, заместителями председателя Правительства области либо уполномоченными на то лицами.

9.1.2.23. Порядок рассмотрения обращений, напрямую поступающих в ОИВ, определяется указанными органами самостоятельно.

9.1.3. Сроки рассмотрения обращений

9.1.3.1. Обращение, поступившее в ОИВ в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

Если установленный срок рассмотрения обращения истекает в выходной или праздничный день, последним днем рассмотрения считается следующий за ним рабочий день.

9.1.3.2. Руководитель ОИВ либо уполномоченное на то лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 календарных дней в случаях, если требуется дополнительное изучение поставленных в нем вопросов либо проверка информации, содержащейся в обращении.

О продлении срока рассмотрения обращения гражданин уведомляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации обращения в той же форме, в которой он обратился.

9.1.3.3. Отдельные обращения, поступившие в ОИВ в соответствии с их компетенцией, рассматриваются в сокращенные сроки с использованием механизма ускоренного решения проблемных вопросов, с которыми граждане обращаются в государственные органы, органы местного самоуправления и к должностным лицам 73.

9.1.4. Личный прием граждан

9.1.4.1. Личный прием граждан в ОИВ проводится их руководителями и уполномоченными на то лицами в соответствии с утвержденным графиком. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах размещается на официальных сайтах ОИВ и информационных стендах в зданиях ОИВ.

9.1.4.2. В ОИВ могут функционировать приемные граждан, где личный прием проводится уполномоченными сотрудниками без предварительной записи в порядке живой очереди.

9.1.4.3. Личный прием граждан Губернатором области, первым вице-губернатором - председателем Правительства области, заместителями председателя Правительства области организуется департаментом по работе с обращениями граждан и проводится по поручению указанных должностных лиц.

9.1.4.4. Для реализации прав граждан на личное обращение к Губернатору области и в Правительство области в здании Правительства области функционирует приемная граждан Правительства Самарской области.

9.1.4.5. Сотрудник ОИВ, ответственный за организацию личного приема граждан, может дополнительно допустить на личный прием не более одного лица из числа близких родственников гражданина-заявителя, представляющего его интересы.

Для юридического лица допускается присутствие не более трех лиц, представляющих его интересы.

9.1.4.6. Перед началом личного приема сотрудник, ответственный за организацию личного приема граждан в ОИВ, обязан потребовать и проверить паспорт или иной документ, удостоверяющий личность гражданина-заявителя в соответствии с федеральным законодательством.

9.1.4.7. В помещении, где проводится личный прием граждан, в интересах защиты прав гражданина и должностных лиц могут использоваться технические средства аудио- и (или) видеофиксации, о чем гражданин уведомляется.

Осуществление аудио- и (или) видеозаписи личного приема заявителем допускается при наличии согласия всех должностных лиц, участвующих в личном приеме.

9.1.4.8. Осуществление гражданином права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц, в том числе всех участников правоотношений, связанных с рассмотрением обращений, а также любых лиц, участвующих в обеспечении реализации права граждан на обращение.

В целях исключения нарушения прав и свобод других лиц, ожидающих прием, продолжительность личного приема каждого гражданина не может превышать 45 минут.

9.1.4.9. Во время личного приема гражданин может обратиться устно либо оставить письменное обращение по существу излагаемых вопросов.

В случае предъявления гражданином письменного обращения в ходе личного приема лицом, ответственным за организацию личного приема граждан, на втором экземпляре обращения (экземпляре гражданина) делается отметка о поступлении документа путем проставления даты, подписи, расшифровки подписи (фамилии, инициалов).

К письменному обращению гражданин вправе приложить заранее подготовленные копии документов и материалов, подтверждающих доводы, изложенные в его обращении.

В случае если изложенные в устном обращении доводы и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем в карточке личного приема гражданина делается соответствующая запись лицом, ответственным за организацию личного приема граждан.

В иных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке и сроки, которые установлены Федеральным законом N 59-ФЗ.

9.1.5. Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений

9.1.5.1. Руководители ОИВ осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений в ОИВ, а также исполнением решений, принятых по результатам рассмотрения обращений, до фактической их реализации.

9.1.5.2. Текущий контроль за порядком и сроками рассмотрения обращений в ОИВ осуществляется руководителями структурных подразделений ОИВ, в котором обращение находилось на рассмотрении.

9.1.5.3. Департамент по работе с обращениями граждан осуществляет общий контроль за рассмотрением обращений, адресованных Губернатору области и в Правительство области, а также за организацией работы с обращениями в ОИВ.

9.1.5.4. ОИВ представляют в Администрацию Президента Российской Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений, а также о мерах, принятых по обращениям, через закрытый информационный ресурс "Сетевой справочный телефонный узел" (далее - ССТУ.РФ) 74 ежемесячно не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным.

9.1.5.5. Контроль за своевременным размещением информации о результатах рассмотрения обращений на ССТУ.РФ осуществляют руководители ОИВ или уполномоченные ими лица.

9.2. Запросы и обращения сенаторов Российской Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Самарской Губернской Думы, депутатов органов местного самоуправления в Самарской области

9.2.1. Запросом сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы признается оформленный надлежащим образом документ (на бланке сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы с напечатанными перед текстом словами "Депутатский запрос"), направленный сенатором Российской Федерации, депутатом Государственной Думы на имя Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, руководителей ОИВ и содержащий вопросы, входящие в компетенцию указанных должностных лиц (далее - запрос сенатора, депутата).

9.2.2. По запросу сенатора, депутата, адресованному Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, секретариатом Губернатора области подготавливается резолюция Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лиц, исполняющих их обязанности) с необходимыми поручениями руководителям ОИВ, к ведению которых относятся содержащиеся в запросе вопросы, для подготовки проекта ответа.

9.2.3. Ответ на запрос сенатора, депутата дается в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса срок и должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

Проект доклада на запрос сенатора, депутата представляется на подпись Губернатору области (лицу его замещающему) не менее чем за 7 календарных дней до истечения срока направления ответа.

9.2.4. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения запроса сенатора, депутата, адресованного Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, осуществляется в соответствии с пунктами 8.2.2, 8.2.3 Инструкции.

9.2.5. Обращением сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы признается документ, направленный в органы государственной власти Самарской области и содержащий вопросы, связанные с деятельностью сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы, не оформленный как запрос (далее - обращение сенатора, депутата).

9.2.6. По обращению сенатора, депутата, поступившему в Правительство области, департаментом по работе с обращениями граждан подготавливается резолюция Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителя председателя Правительства области (лиц, исполняющих их обязанности) с необходимыми поручениями руководителям ОИВ, к ведению которых относятся содержащиеся в обращении сенатора, депутата вопросы, для ответа или подготовки проекта ответа.

9.2.7. Обращение сенатора, депутата по вопросам, связанным с их деятельностью, рассматривается безотлагательно, а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 календарных дней со дня получения обращения. Ответ на такое обращение должен быть подписан должностным лицом органа, рассматривающего обращение.

9.2.8. В случае если обращение сенатора, депутата требует проверки, о ее проведении сообщается автору в письме за подписью должностного лица органа, рассматривающего обращение.

9.2.9. Депутатским запросом СГД, депутатским запросом представительного органа местного самоуправления в Самарской области (далее - ОМСУ) признается по решению СГД, решению ОМСУ обращение депутата СГД, депутата ОМСУ или группы депутатов СГД, депутатов ОМСУ, оформленное в письменном виде (на бланке СГД, ОМСУ с напечатанными перед текстом словами "Депутатский запрос"), направленное СГД, ОМСУ Губернатору области, в Правительство области, ОИВ, должностным лицам Самарской области по вопросам, входящим в компетенцию указанных органов, должностных лиц и имеющим общественное значение (далее - запрос депутата СГД, депутата ОМСУ).

К запросу должно быть приложено решение СГД, ОМСУ об обращении к должностному лицу, государственному органу.

9.2.10. По запросу депутата СГД, депутата ОМСУ, адресованному Губернатору области, в Правительство области, секретариатом Губернатора области подготавливается резолюция Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области (лица, временно исполняющего их обязанности) с необходимыми поручениями руководителям ОИВ, к ведению которых относятся содержащиеся в запросе депутата СГД, ОМСУ вопросы, для подготовки проекта ответа.

9.2.11. Ответ на запрос депутата СГД, депутата ОМСУ дается в письменной форме не позднее чем через 30 календарных дней со дня его получения или в иной, определенный в депутатском запросе срок и подписывается тем лицом, которому направлен запрос (лицом, временно исполняющим его обязанности).

Проект доклада на запрос депутата СГД, депутата ОМСУ представляется на подпись Губернатору области (лицу, его замещающему) не менее чем за 7 календарных дней до истечения срока направления ответа.

9.2.12. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения запроса депутата СГД, депутата ОМСУ, адресованного Губернатору области, первому вице-губернатору - председателю Правительства области, осуществляется в соответствии с пунктами 8.2.2, 8.2.3 Инструкции.

9.2.13. Обращением депутата СГД, депутата ОМСУ, не являющимся запросом, признается документ, направленный депутатом СГД, депутатом ОМСУ Губернатору области, в Правительство области, ОИВ, должностным лицам Самарской области, содержащий вопросы, входящие в компетенцию указанных органов и должностных лиц и связанные с его депутатской деятельностью, не оформленный как запрос (далее - обращение депутата СГД, депутата ОМСУ).

9.2.14. По обращению депутата СГД, депутата ОМС, поступившему на имя Губернатора области, в Правительство области, департаментом по работе с обращениями граждан подготавливается резолюция первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителя председателя Правительства области (лица, временно исполняющего их обязанности) с необходимыми поручениями руководителям ОИВ для подготовки проекта ответа.

9.2.15. Ответ на обращение депутата СГД, депутата ОМСУ дается безотлагательно, но не позднее 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.

Если требуются дополнительное изучение поставленных в обращении депутата СГД, депутата ОМСУ вопросов либо проверка информации, содержащейся в обращении, должностные лица, к которым обратился депутат, обязаны сообщить об этом депутату (направить уведомление о необходимости дополнительного изучения поставленных в обращении вопросов) в 3-дневный срок со дня регистрации его обращения. В этом случае ответ представляется не позднее 30 календарных дней со дня регистрации обращения.

9.2.16. Ответ на обращение депутата СГД, депутата ОМСУ должен быть подписан тем лицом, которому направлено обращение, либо лицом, исполняющим его обязанности. В случае если лицо, исполняющее обязанности, не назначалось, ответ на обращение депутата подписывается заместителем того должностного лица, которому направлено обращение.

В случае если на дату подписания ответа, поступившего на имя Губернатора области, или уведомления о необходимости дополнительного изучения поставленных в обращении вопросов не назначено лицо, исполняющее обязанности Губернатора области, указанные ответ или уведомление подписываются первым вице-губернатором - председателем Правительства области (лицом, исполняющим его обязанности), а в его отсутствие - заместителем председателя Правительства области в соответствии с полномочиями.

9.2.17. Порядок рассмотрения запросов и обращений сенаторов, депутатов, запросов и обращений депутатов СГД, депутатов ОМСУ, напрямую поступающих в органы исполнительной власти Самарской области, определяется этими органами самостоятельно.

9.3. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения 75

9.3.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью или доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в ОИВ в порядке, установленном для несекретных документов 76, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

9.3.2. В ОИВ разрабатывается примерный перечень сведений, отнесенных к служебной информации ограниченного распространения, в виде нумерованного списка, который утверждается правовым актом ОИВ (руководителем ОИВ).

9.3.3. На документах и на их проектах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "ДСП" и номер экземпляра.

Необходимость отнесения подготавливаемых проектов документов к документам, содержащим информацию ограниченного распространения, и проставления пометки "ДСП" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Пометка "ДСП" проставляется в соответствии с пунктом 11 Правил оформления реквизитов документов (приложение 4 к Инструкции).

9.3.4. Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, включаются в СЭД с внесением следующих сведений о документе: наименования государственного органа, органа местного самоуправления, организации-адресата; фамилии и инициалов лица, подписавшего документ; наименования вида документа; даты документа; регистрационного номера документа; заголовка к тексту (краткого содержания документа) 77; сведений о связанных документах (наименования вида документа, даты, регистрационного номера, типа связи); количества листов основного документа; индекса дела по номенклатуре дел; отметки о приложении (количества приложений, общего количества листов приложений); отметки о конфиденциальности; подразделения - ответственного исполнителя документа.

Текстовый файл не присоединяется в ЭРК, при этом в поле "Содержание" делается запись "Для служебного пользования", в поле "Служебные отметки" выбирается текст "ДСП".

9.3.5. Прием и регистрация входящих документов в адрес Губернатора области и Правительства области, а также регистрация исходящих документов за подписью Губернатора области, первого вице-губернатора - председателя Правительства области, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства секретариата. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется индекс "дсп" (например, N 3/256дсп или N 333/дсп).

9.3.6. Печатание проектов документов и копирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

9.3.7. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения:

печатаются с указанием на обороте последнего листа в левом нижнем углу каждого экземпляра документа количества отпечатанных экземпляров, фамилии исполнителя, номера его служебного телефона и даты изготовления документа, например:

Отп. 2 экз.

1-й экз. - в адрес

2-й экз. - в дело

Иванов И.И. 334-18-13

23.10.2023;

передаются сотрудникам ОИВ под подпись в журнале выдачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями;

размножаются (тиражируются) только с письменного разрешения соответствующего руководителя на основании утвержденного им указателя рассылки, учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;

хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах) или в изолированном помещении, двери которого оснащаются надежными замками.

9.3.8. Служебная информация ограниченного распространения, документы, проекты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, их копии не подлежат разглашению (распространению) без санкции соответствующего должностного лица.

9.3.9. Дополнительная рассылка правовых актов Губернатора области, Правительства области с пометкой "ДСП" осуществляется по письменному указанию руководителя управления делопроизводства секретариата, в том числе на основании заявок руководителей ОИВ, готовивших документы.

9.3.10. Исполненные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, в обязательном порядке проставляется пометка "ДСП".

9.3.11. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "ДСП", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической и научной ценности, производится по акту. В СЭД, в учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

9.3.12. Ознакомление сотрудников с документами и делами, имеющими пометку "ДСП" и находящимися на архивном хранении в управлении делопроизводства секретариата, осуществляется с согласия руководителя секретариата Губернатора области либо руководителя подразделения, готовившего документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам под подпись во временное пользование на срок не более 10 дней.

9.3.13. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "ДСП" проводится не реже одного раза в год. Для проведения проверки образуется комиссия, состав которой определяется соответствующим руководителем, результаты проверки оформляются актом. В управлении делопроизводства секретариата проверка таких документов, находящихся на архивном хранении, проводится не реже одного раза в 5 лет.

9.3.14. В случае утраты документов, дел или изданий с пометкой "ДСП" либо разглашения этой информации заместитель руководителя ОИВ, ответственный за безопасность информации, сообщает об этом руководителю ОИВ. Руководитель ОИВ создает комиссию для проведения служебного расследования обстоятельств утраты или разглашения. На утраченные документы, дела и издания с пометкой "ДСП" составляется акт, утверждаемый руководителем ОИВ и имеющий постоянный срок архивного хранения.

9.3.15. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

9.3.16. При снятии пометки "ДСП" на документах, делах или изданиях, содержащих такую пометку, а также в учетных формах делаются соответствующие записи по решению должностного лица, подписавшего документ, содержащий информацию ограниченного распространения, или вышестоящих лиц.

9.3.17. Техническая защита документов, содержащих информацию ограниченного распространения, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации 78.

10. Документальный фонд органа исполнительной власти

10.1. Общие положения

Документы (в том числе научно-техническая документация (далее - НТД), образовавшиеся в процессе деятельности ОИВ, составляют документальный фонд. Организация комплектования, хранения, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе документов по личному составу, на бумажном носителе, электронных архивных документов, аудиовизуальных документов осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила) 79.

10.2. Разработка и ведение номенклатуры дел

Единицей классификации и систематизации документов в документальном фонде является дело. Для учета дел, содержащих документы документального фонда, составляется номенклатура дел.

В ОИВ дела формируются и оформляются в соответствии с Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления 80.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться законодательством Российской Федерации, законодательством Самарской области, определяющим деятельность ОИВ, положением об ОИВ, его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетной документацией, номенклатурами дел за прошедшие годы, нормативными актами ОИВ, содержащими сведения об образующихся в деятельности документах, перечнями документов с указанием сроков их хранения 81.

В ОИВ составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатуры дел ОИВ 82.

Номенклатура дел ОИВ закрепляет классификацию (группировку) документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию дел, определяет порядок формирования и учета дел в делопроизводстве (в том числе сроки их хранения).

Хранение электронных архивных документов осуществляется с применением системы хранения ЭД (далее - СХЭД). Номенклатура дел ОИВ включается в СЭД и в СХЭД в качестве справочника, на основании которого осуществляется систематизация и учет документов и их метаданных.

Номенклатура дел состоит из разделов. Заголовками разделов являются наименования структурных подразделений либо наименования функций и направлений деятельности ОИВ.

Заголовки дел, содержащих ЭД, а также заголовки дел, содержащих как ЭД, так и документы на бумажном носителе, включаются в номенклатуру дел. В графе "Примечания" указываются особенности формирования дела и вид носителя информации.

Заголовки дел, содержащие наименования баз данных информационных систем, уточняются в соответствии с составом документированной информации (данных), содержащейся в базах данных.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется сотрудником службы делопроизводства структурного подразделения при участии специалистов структурного подразделения, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) структурного подразделения (при ее наличии), подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в службу делопроизводства.

Номенклатура дел ОИВ разрабатывается в конце каждого года, подлежит согласованию с ЭК, уточняется и утверждается руководителем ОИВ или уполномоченным им лицом, вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел ОИВ один раз в 5 лет представляется руководителем ОИВ или уполномоченным им лицом на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии при управлении государственной архивной службы Самарской области (далее - ЭПК).

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел структурного подразделения и представляет ее в службу делопроизводства ОИВ для согласования и утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения сводной номенклатуры дел ОИВ, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел ОИВ.

Структурное подразделение информирует службу делопроизводства ОИВ о включении в сводную номенклатуру дел новых дел. С этой целью в службу делопроизводства представляется служебная записка за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения с указанием индекса дела, его заголовка, срока хранения и основания для заведения дела.

Номенклатура дел ОИВ составляется в трёх экземплярах:

первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел ОИВ является документом постоянного хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел службы делопроизводства;

второй экземпляр передается в архив ОИВ (ответственному за архив) в качестве учетного документа;

третий экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования которого является ОИВ.

В качестве рабочего экземпляра в службе делопроизводства используется копия утвержденной номенклатуры дел ОИВ или ее электронная форма.

Уточнения в заголовки дел и новые заголовки дел, не предусмотренные утвержденной номенклатурой дел, вносятся в соответствующие разделы номенклатуры дел структурных подразделений. Новые заголовки дел включаются в предусмотренные для этого резервные номера.

По завершении года данные об изменениях и дополнениях, внесенных в разделы номенклатуры дел структурных подразделений, вместе с итоговыми записями о категориях и количестве дел, заведенных в структурном подразделении в течение года, передаются в службу делопроизводства ОИВ.

Порядок заполнения граф номенклатуры дел ОИВ приведен в приложении 42 к Инструкции.

10.3. Формирование дел и их текущее хранение

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела; в дело включаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, предусмотренному номенклатурой дел (заголовок дела уточняется в соответствии с фактическим составом и содержанием документов; в дело включается один экземпляр каждого документа; в дела группируются документы одного календарного года 83; приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции к документам являются их неотъемлемой частью и включаются в дело вместе с документами, к которым они относятся; приказы (распоряжения) группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения; личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления; лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств (при наличии); не допускается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

Полное оформление дел на бумажном носителе предусматривает изъятие файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров, физически обособленных носителей ЭД, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела 84, составление внутренней описи документов дела 85, оформление обложки дела 86, подшивку или переплет документов дела (неформатные документы хранятся в закрытых твердых папках или в коробках), лист использования (при необходимости).

Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.

Документы подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку с учетом возможности чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них.

Документы ОИВ могут создаваться и храниться исключительно в форме ЭД вне зависимости от сроков их хранения, если хранение их в форме ЭД предусмотрено законодательными актами Российской Федерации или нормативными правовыми актами уполномоченного федерального ОИВ в сфере архивного дела и делопроизводства.

Физически обособленные носители электронных и аудиовизуальных документов, содержащиеся в деле на бумажном носителе, подлежат изъятию и являются самостоятельными единицами хранения. В листе-заверителе и во внутренней описи документов дела (при наличии) на бумажном носителе указываются архивный шифр и заголовок ЭД или единицы хранения, изъятых из дела на бумажном носителе.

Срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного делопроизводством документа в дело не превышает 10 дней после даты исполнения документа.

Формирование дел в структурных подразделениях ОИВ, контроль за правильным формированием дел, а также проверку наличия и состояния дел осуществляет ответственный за делопроизводство. Порядок формирования, учета и хранения дел в ОИВ приведен в приложении 43 к Инструкции.

10.4. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает экспертизу ценности документов, составление описей дел по результатам экспертизы их ценности, оформление дел, составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в структурных подразделениях ОИВ делопроизводителями структурных подразделений.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ОИВ создается ЭК, в ОИВ, имеющих сложную структуру и (или) подведомственные организации, - центральная экспертная комиссия (далее - ЦЭК). Положение о ЦЭК (ЭК), определяющее задачи, функции, права и организацию работы ЦЭК (ЭК), утверждается правовым актом ОИВ.

Экспертиза ценности документов проводится на основании федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в процессе деятельности ОИВ, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения, типовых и примерных номенклатур дел, принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов, а также пригодности для использования (воспроизводимости (при экспертизе ценности электронных и аудиовизуальных документов).

Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от видов носителей и способов записи.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляются следующие мероприятия: отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, для передачи в подразделение, осуществляющее хранение архивных документов (архив ОИВ); отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками "До минования надобности", "До замены новыми", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях ОИВ; выделение к уничтожению дел (документов), сроки хранения которых истекли.

При проведении экспертизы ценности документов одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел ОИВ, правильность определения сроков хранения дел.

По результатам экспертизы ценности документов в структурных подразделениях составляются:

описи дел, документов, описи ЭД структурных подразделений: постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу;

проекты перечней проектов (объектов), проблем (тем), НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение 87.

При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела в графе "Примечание" делается соответствующая отметка, например: "Уничтожено 30.10.2023" или "Передано на хранение в _________ по описи 26.08.2023".

До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается.

Архивные документы передаются на хранение в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов) по описям дел, документов, описям ЭД, составленным в структурных подразделениях 88.

Описи дел, документов, описи ЭД (годовые разделы описей дел, описей ЭД) составляются работником архива (лицом, ответственным за архив) на основании описей дел, документов, описей ЭД структурных подразделений 89.

Порядок составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел приведен в приложении 44 к Инструкции.

По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела ОИВ подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение (приложение 45 к Инструкции).

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства и делопроизводителями структурных подразделений ОИВ при методической помощи и под контролем архивной службы ОИВ.

10.5. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

На дела с истекшими сроками хранения делопроизводители структурных подразделений ОИВ составляют предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основе указанных предложений работник службы делопроизводства (лицо, ответственное за делопроизводство) составляет проект акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 90.

Указанный проект подписывается руководителем службы делопроизводства и визируется руководителем архива (руководителем структурного подразделения, ответственного за хранение архивных документов).

Дела и документы включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт.

Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела. Остальные документы с отметкой "ЭПК" включают в акт на уничтожение. При этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на все дела ОИВ (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).

Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно с описями дел, документов постоянного срока хранения и по личному составу.

Согласованные ЦЭК (ЭК) акты ОИВ о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем ОИВ только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному составу ЭПК федерального государственного архива, ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть переданы на утилизацию.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел ОИВ проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от... N ..." с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).

Электронные архивные документы, сроки временного хранения которых истекли, подлежат выделению к уничтожению, после чего проводится их физическое уничтожение или уничтожение программно-техническими средствами. Уничтожение ЭД фиксируется в акте о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В СХЭД должны оставаться информация об индексах и заголовках электронных дел, порядковых номерах (по описи ЭД), дата и регистрационный номер акта, по которому они были уничтожены.

10.6. Передача дел на архивное хранение в архив органа исполнительной власти

Завершенные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования и передаются в архив ОИВ не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

Документы по личному составу, имеющие сроки хранения 50/75 лет, передаются в архив ОИВ не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а для документов по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, - через 10 лет со дня увольнения.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях ОИВ и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

В исключительных случаях по решению руководителя ОИВ дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив ОИВ по номенклатуре дел.

Документы поступают в архив ОИВ после проведения экспертизы ценности. Передача производится только по описям дел структурных подразделений.

Передача дел в архив ОИВ осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем службы делопроизводства.

В период подготовки структурным подразделением дел на бумажном носителе к передаче в архив ОИВ сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить до передачи на хранение в архив ОИВ.

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ОИВ делопроизводителями структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

Прием дел производится работником архива ОИВ в присутствии делопроизводителя структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ОИВ и лица, передавшего дела). После передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от... N ...".

СХЭД должна выполнять функцию по систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации электронных документов, которая включает следующие уровни описания: фонд, опись, раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел), ЭД.

Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:

файл основной части ЭД (в формате PDF/A);

файлы приложений к ЭД в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);

файлы электронных подписей (при наличии);

файл описания, содержащего регистрационно-учетные сведения о документе (метаданные) 91.

После завершения ведения баз данных информационных систем обеспечиваются выбор и выгрузка данных, подлежащих хранению, в программно-независимом формате, которые учитываются как единица хранения и передаются на архивное хранение.

ЭД передаются на архивное хранение посредством информационно-телекоммуникационных сетей по защищенным каналам связи и (или) на физически обособленных носителях.

Электронные архивные документы (или их регистрационно-учетные сведения (метаданные) в случае, если СХЭД является подсистемой СЭД) передаются в СХЭД по информационно-телекоммуникационным сетям из СЭД, иных информационных систем.

Электронные архивные документы, передаваемые на архивное хранение на физически обособленных носителях, подлежат включению в СХЭД. Дальнейшее хранение электронных архивных документов на физически обособленных носителях допускается в случае, если документы не требуют поддержания их юридической значимости, имеют ограниченный доступ или осуществление их хранения в СХЭД невозможно.

Электронные архивные документы на физически обособленных носителях передаются в одном экземпляре (при отсутствии СХЭД - в двух) в упаковке, рекомендованной производителями носителей.

Электронные архивные документы включаются в описи ЭД, к которым составляются реестры файлов ЭД.

В реестрах файлов ЭД учитывается каждый файл электронного архивного документа (в том числе файл контейнера ЭД (при наличии) с указанием его номера по описи, номера по реестру, наименования файла, даты и времени его последнего изменения при поступлении в архив, объема в байтах, формата.

Реестры файлов ЭД составляются и хранятся в электронном виде.

В предисловии к описи ЭД дополнительно указываются наименование и версия программного обеспечения, с использованием которого были созданы ЭД, и наименование программного обеспечения, предназначенного для их воспроизведения.

При поступлении ЭД в СХЭД осуществляется автоматическая проверка:

наличия всех файлов, составляющих ЭД;

необходимых регистрационно-учетных сведений (метаданных) об ЭД, электронных делах по номенклатуре дел;

файлов ЭД и файлов описей ЭД на наличие вредоносного программного кода;

наличия в метаданных документа сведений о проверке подлинности электронной подписи передаваемого ЭД на момент его подписания и (или) получения.

Работником архива (лицом, ответственным за архив) осуществляется выборочная проверка (не менее 1% от поступивших ЭД) воспроизводимости ЭД (при отсутствии возможности автоматической проверки воспроизводимости).

При приеме электронных архивных документов из СЭД в СХЭД автоматически формируется уведомление (техническое сообщение) о приеме, которое направляется в СЭД.

Прием не осуществляется в случае, если при проверке выявлены неполнота состава регистрационно-учетных сведений (метаданных), различие информации в ЭД и в регистрационно-учетных сведениях (метаданных), невоспроизводимость ЭД, наличие вредоносного программного обеспечения (вирусов), формируется уведомление (техническое сообщение) об ошибке. Уведомление (техническое сообщение) об ошибке пересылается отправителю для внесения исправлений.

При поступлении ЭД на физически обособленных носителях также осуществляется проверка физического и технического состояния носителей.

При включении ЭД в СХЭД в электронной форме учета поступления и выбытия должна фиксироваться следующая информация:

дата поступления электронных архивных документов (единиц хранения);

наименование ОИВ (структурного подразделения), от которых поступили ЭД (единицы хранения);

наименование, номер и дата документа, по которому поступили электронные архивные документы (единицы хранения);

указание на категорию срока хранения передаваемых электронных архивных документов (единиц хранения) (постоянного срока хранения, временного (свыше 10 лет) срока хранения, по личному составу);

указание на срок хранения электронных архивных документов;

количество передаваемых ЭД (единиц хранения) и количество относящихся к ним файлов;

указание должности, фамилии и инициалов работника, передающего документы;

указание должности, фамилии и инициалов работника, принимающего документы.

При смене руководителя архива ОИВ прием-передача документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств к ним (далее - прием-передача дел) осуществляется комиссией, назначаемой руководителем ОИВ.

При приеме-передаче дел проводится сплошная или выборочная (по указанию руководителя ОИВ или уполномоченного им лица) проверка наличия и состояния документов, архивных учетных документов и справочно-поисковых средств. Прием-передача дел оформляется актом 92.

При реорганизации ОИВ, а также при реорганизации с изменением формы собственности или организационно-правовой формы, в том числе с передачей функций другому или нескольким ОИВ, архивные документы передаются ОИВ-правопреемнику в упорядоченном состоянии.

Передача архивных документов оформляется актом. ОИВ, выступающие источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают копию акта в соответствующий государственный (муниципальный) архив.

10.7. Организация доступа к документам и их использования

Основными формами использования документов архива являются исполнение запросов юридических и физических лиц (далее - пользователей), выдача документов для работы в читальном зале архива, публикация и экспонирование архивных документов, организация информационных мероприятий, подготовка и выдача копий архивных документов сотрудникам ОИВ.

Порядок использования и доступа к архивным документам определяются локальными нормативными актами, разработанными в соответствии с Правилами, а также с учетом специфики деятельности ОИВ, в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации, в том числе с порядком, установленным уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства 93.

Работа пользователя с архивными документами и справочно-поисковыми средствами к ним осуществляется в присутствии работника архива (лица, ответственного за архив).

В ОИВ ведется учет использования документов, в том числе с использованием СХЭД.

В состав обязательных учетных документов архива входят книга учета поступления и выбытия дел, документов 94, лист фонда 95, опись дел, документов, опись ЭД, дело фонда.

К вспомогательным учетным документам относятся список фондов 96, который составляется при осуществлении хранения архивных документов, отнесенных более чем к одному фонду, книга выдачи единиц хранения во временное пользование, реестр описей 97, список источников комплектования, топографические указатели (постеллажный и пофондовый) (при наличии архивохранилищ), каталоги, указатели.

СХЭД (при наличии) должна обеспечивать включение данных, аналогичных показателям, предусмотренным обязательными архивными учетными документами.

В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов по состоянию на 1 января, следующего за отчетным годом.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд. В листе фонда учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.

Листы фондов хранятся в порядке возрастания номеров архивных фондов и формируются в дело, к которому составляется лист-заверитель.

В листе-заверителе указываются общее количество листов документов, включенных в дело, начальные и конечные номера архивных фондов, общее количество архивных фондов, листы которых включены в дело.

Ответы на запросы пользователей, в том числе ответы на запросы социально-правового характера, оформляются в виде архивной справки, архивной выписки, архивной копии, информационного письма.

Архивная справка 98 оформляется на бланке ОИВ и содержит название "Архивная справка", подписывается руководителем или уполномоченным им лицом и заверяется печатью.

Архивная справка, подготовленная в форме ЭД, подписывается УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем.

В тексте архивной справки в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. В архивной справке допускается цитирование документов, а также указание на подлинность документов, включенных в единицу хранения.

В тексте архивной справки данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточности названия, отсутствие имени, отчества (при наличии), инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала"). В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором (создателем документа), не поддающиеся прочтению места текста документа ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво"), а также наличие или отсутствие отметки о заверении документов, послуживших основанием для составления ответа.

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии.

В архивной справке должны быть указаны архивные шифры и номера листов единиц хранения. В архивной справке, объем которой превышает один лист, все листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью.

Архивная выписка оформляется на бланке ОИВ с обозначением названия ("Архивная выписка") и дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящегося к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения. В архивной выписке также может оговариваться подлинность документов, включенных в единицу хранения.

Архивная выписка заверяется руководителем ОИВ или уполномоченным им лицом и печатью.

Архивная выписка, подготовленная в форме ЭД, подписывается УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем.

Начало и конец каждого извлечения из архивного документа, а также пропуски в его тексте отдельных слов обозначаются в архивной выписке многоточием. Особенности текста архивного документа, воспроизводимого в архивной выписке, оговариваются так же, как в архивной справке.

Оформление архивной выписки осуществляется по аналогии с архивной справкой.

Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа или его изображение, в ней указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения.

Архивная копия на бумажном носителе заверяется руководителем ОИВ или уполномоченным им лицом и оформление ее осуществляется по аналогии с архивной справкой.

Архивная копия, изготовленная в электронном виде, подписывается УКЭП или УНЭП, сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем, в том числе государственных информационных систем. Имя файла архивной копии, предоставляемой в форме ЭД, должно содержать архивный шифр документа.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии направляются пользователю с сопроводительным письмом по почте, информационно-коммуникационным сетям или выдаются под расписку пользователю (при предъявлении документа, удостоверяющего личность) или при предъявлении доверенности.

Информационное письмо оформляется на бланке ОИВ и содержит ответ о наличии (отсутствии) в архиве архивных документов по теме запроса или сведения об их местонахождении, или о пересылке запроса по принадлежности в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, или по вопросам оказания возмездных услуг, или о рассекречивании архивных документов, являющихся носителями сведений, составляющих государственную тайну.

Информационное письмо подписывается руководителем ОИВ или уполномоченным им должностным лицом. Письмо, направляемое в форме ЭД, заверяется электронной подписью руководителя ОИВ или уполномоченного им лица.

Архивные документы выдаются во временное пользование на основании письменного разрешения руководителя ОИВ или уполномоченного им лица:

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

для экспонирования на срок, определенный соответствующим договором;

работникам структурных подразделений ОИВ в целях реализации их служебных обязанностей.

Единицы хранения, выдаваемые во временное пользование, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель дела и лист использования документов 99.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя ОИВ или лица им уполномоченного.

ЭД выдаются из архивохранилища в виде электронных копий или копий на бумажном носителе. При необходимости заверения копий ЭД используется электронная подпись руководителя ОИВ или уполномоченного им должностного лица либо производится заверение копии документа на бумажном носителе в установленном порядке.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя ОИВ с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника. Выдача документов из архива регистрируется в книге выдачи дел и оформляется служебной запиской на выдачу дел.

10.8. Особенности организации комплектования, учета, хранения и использования научно-технической документации 100

ОИВ, выступающие заказчиками НТД обязаны создавать архивы для комплектования, учета, хранения, обращения и использования НТД и обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе НТД, в течение установленных сроков хранения.

Подлинники НТД хранятся в организациях, выступающих государственными заказчиками в соответствии с условиями договоров (соглашений) между организациями.

НТД включается в состав архивного фонда ОИВ, подлежит хранению в архиве ОИВ в течение установленных сроков 101.

НТД поступает в архив ОИВ на основании и в соответствии с договором (государственным контрактом), заключенным между государственным заказчиком и исполнителем, подрядчиком на ее изготовление после подписания акта приема-сдачи выполненных работ.

Передача НТД в архив осуществляется в соответствии с описью (актом, спецификацией) документов (дел), подлежащих передаче, на основании акта приема-передачи документов (дел) на хранение. К передаваемым документам прикладываются копия договора (государственного контракта), а также копия акта приема-сдачи выполненных работ.

В процессе приема документов на хранение работник архива проверяет полноту комплекта передаваемых на хранение документов в соответствии с содержанием сброшюрованного тома (альбома, папки), ведомостями, спецификациями изделий, ведомостями ЭД или с описями, актами, в которых перечислены сдаваемые на хранение документы, проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, инвентарных номеров, а также пригодность НТД для дальнейшего хранения.

При приеме ЭД дополнительно проверяется наличие аналогов собственноручных подписей, в том числе информационно-удостоверяющих листов электронных документов, электронных подписей.

Поступившая на хранение в архив НТД подлежит учету. Учет НТД производится отдельно от других видов архивных документов.

В архиве ОИВ ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы: инвентарные книги учета, карточки учета документов, книги (журналы) регистрации разрешений на внесение изменений для проектной документации для строительства и программной документации, описи единиц хранения НТД постоянного срока хранения.

Книга (журнал) учета поступления и выбытия НТД на бумажном или в электронном виде включает следующие обязательные реквизиты дел (документов): инвентарный (архивный) номер, дата регистрации, номер и дата договора (контракта), автор (разработчик) документа, обозначение документа, наименование документа, число листов для документов на бумажном носителе, количество файлов и объем электронных документов (в Мб), формат, основание поступления документов в архив, количество изготовленных копий, дата выбытия документа, основание выбытия документа.

Единицей хранения НТД является учетная единица, представляющая собой сброшюрованный том, альбом или папку, которая может содержать один или несколько документов, имеющих разные обозначения. Единицам хранения присваиваются учетные номера, являющиеся частью архивного шифра. Сведения о составе единиц хранения и их количестве фиксируются в учетных документах архива.

Единицы хранения в пределах фонда подлежат систематизации.

Сохранность документов в архиве обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих хищение и утрату и обеспечивающих поддержание в нормальном физическом состоянии.

1 Статья 39 Федерального закона от 21.12.2021 N 414-ФЗ "Об общих принципах организации публичной власти в субъектах Российской Федерации".

2 Постановление Правительства Самарской области от 15.05.2019 N 298 "О Регламенте Правительства Самарской области".

3 Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

4 Там же.

5 Постановление Правительства Российской Федерации от 23.03.2017 N 325 "Об утверждении дополнительных требований к программам для электронных вычислительных машин и базам данных, сведения о которых включены в реестр российского программного обеспечения, и внесении изменений в правила формирования и ведения Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных".

6 Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

7 Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р ИСО 30300-2015 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь", утвержденный приказом Росстандарта от 09.12.2015 N 2123-ст.

8 Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.

9 Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст.

10 Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утвержденный приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст, приложения Б 1 и Б 2.

11 Пункт 2 статьи 160 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

12 Руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи, утвержденное Казначейством России.

13 Приказ Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации от 13.06.2001 N 152 "Об утверждении Инструкции об организации и обеспечении безопасности хранения, обработки и передачи по каналам связи с использованием средств криптографической защиты информации с ограниченным доступом, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну", приказ Федеральной службы безопасности Российской Федерации от 10.07.2014 N 378 "Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных с использованием средств криптографической защиты информации, необходимых для выполнения установленных Правительством Российской Федерации требований к защите персональных данных для каждого из уровней защищенности".

14 Законы Самарской области от 07.07.2000 N 28-ГД "О нормативных правовых актах Самарской области" и от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".

15 Указ Президента Российской Федерации от 10.08.2000 N 1486 "О дополнительных мерах по обеспечению единства правового пространства Российской Федерации".

16 Постановление Правительства Российской Федерации от 29.11.2000 N 904 "Об утверждении Положения о порядке ведения федерального регистра нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации".

17 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 80-ГД "О Правительстве Самарской области".

18 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".

19 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации".

20 Постановление Правительства Самарской области от 15.05.2019 N 298 "О Регламенте Правительства Самарской области".

21 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".

22 Постановление Правительства Самарской области от 15.05.2019 N 298 "О Регламенте Правительства Самарской области".

23 Абзац второй пункта 7 Порядка использования бюджетных ассигнований резервного фонда Губернатора Самарской области, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 30.12.2015 N 908.

24 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".

25 Федеральный закон от 17.01.92 N 2202-I "О прокуратуре Российской Федерации".

26 Закон Самарской области от 28.12.2005 N 235-ГД "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Самарской области".

27 Распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов".

28 Постановление Правительства Самарской области от 15.05.2019 N 298 "О Регламенте Правительства Самарской области".

29 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".

30 В случае если в отношении проекта документа, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

31 В случае если в отношении проекта документа, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

32 В случае наличия в пояснительной записке к проекту правового акта информации о его подготовке в рамках реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию.

33 В случае наличия в пояснительной записке к проекту правового акта информации о его подготовке в рамках реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию.

34 В случае наличия в пояснительной записке к проекту правового акта информации о его подготовке в рамках реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию.

35 Федеральный закон от 23.11.95 N 174-ФЗ "Об экологической экспертизе".

36 В случае наличия в пояснительной записке к проекту правового акта информации о его подготовке в рамках реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию.

37 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".

38 Постановление Правительства Самарской области от 16.01.2008 N 2 "О разработке и реализации ведомственных целевых программ в Самарской области".

39 Закон Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "О Счетной палате Самарской области и отдельных вопросах деятельности контрольно-счетных органов муниципальных образований, расположенных на территории Самарской области".

40 Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области".

41 Постановление Правительства Самарской области от 12.12.2022 N 1124 "Об утверждении Порядка государственной регистрации нормативных правовых актов органов исполнительной власти Самарской области".

42 Пункт 26.2 Положения об Администрации Губернатора Самарской области, утвержденного постановлением Губернатора Самарской области от 21.06.2012 N 90, пункт 4 Порядка заключения органами исполнительной власти Самарской области соглашений (договоров) в сфере международного сотрудничества, внешнеэкономических и межрегиональных связей, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 18.02.2009 N 47, пункт 62 Положения о министерстве экономического развития и инвестиций Самарской области, утвержденного постановлением Правительства Самарской области от 20.06.2007 N 83.

43 Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации", Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области", Закон Самарской области от 09.10.2007 N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области".

44 В случае если в отношении проекта документа, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

45 В случае если в отношении проекта документа, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

46 Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации".

47 Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2000 N 552 "Об утверждении Правил государственной регистрации соглашений об осуществлении международных и внешнеэкономических связей, заключенных органами государственной власти субъектов Российской Федерации".

48 Федеральный закон от 04.01.99 N 4-ФЗ "О координации международных и внешнеэкономических связей субъектов Российской Федерации", Закон Самарской области от 10.05.95 N 3-ГД "О порядке опубликования и вступления в силу законов и иных нормативных правовых актов Самарской области", Закон Самарской области от 09.10.2007 N 102-ГД "О соглашениях Самарской области и соглашениях (договорах) органов государственной власти Самарской области".

49 Для установления срока исполнения поручения применяется исчисление в календарных днях.

50 Порядок выполнения поручений, находящихся на контроле, данных нескольким исполнителям, определен пунктом 8.1.5 Инструкции.

51 В случае если в отношении проекта документа, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

52 Постановление Губернатора Самарской области от 15.03.2022 N 79 "Об утверждении Порядка подготовки отзывов высшего должностного лица Самарской области на проекты федеральных законов".

53 В случае если в отношении проекта документа, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

54 В случае наличия в пояснительной записке к проекту документа информации о его подготовке в рамках реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию.

55 Распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов".

56 Постановление Правительства Российской Федерации от 22.09.2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

57 Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия".

58 Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

59 Распоряжение Правительства Российской Федерации от 02.04.2015 N 583-р.

60 Постановление Правительства Российской Федерации от 24.07.2021 N 1264 "Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия".

61 Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

62 Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

63 Управление делопроизводства секретариата осуществляет отправку почтовой связью корреспонденции исключительно за подписью первого вице-губернатора - председателя Правительства области, заместителей председателя Правительства области, руководителя Администрации Губернатора области, руководителей структурных подразделений Администрации Губернатора области.

64 Приказ Минцифры России от 17.04.2023 N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

65 Приказ Минцифры России и ФСО России от 04.12.2020 N 667/233 "Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций".

66 Здесь и далее наименование раздела в соответствии со справочником (классификатором) видов документов, к которому относится документ, включаемый в СЭД.

67 Здесь и далее включается в СЭД, если поступивший документ подписан усиленной электронной подписью.

68 Конкретный состав сведений, вносимых в СЭД при регистрации внутренних документов, зависит от вида регистрируемого документа.

69 Статья 191 Гражданского кодекса Российской Федерации.

70 Пункт 6.1.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 N 30 "О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти".

71 Сроки исполнения поручений исчисляются в календарных днях с даты, следующей за датой регистрации документа.

72 Постановление Правительства Самарской области от 17.09.2015 N 583 "О государственной информационной системе Самарской области "Обращения граждан".

73 Механизм ускоренного решения - совокупность организационных и технических мероприятий, реализация которых позволяет производить регистрацию, рассмотрение, подготовку и направление ответов на обращения в срок до 30 календарных дней.

74 Указ Президента Российской Федерации от 17.04.2017 N 171 "О мониторинге и анализе результатов рассмотрения обращений граждан и организаций".

75 Требования настоящего раздела распространяются на порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудиопленки, машинные носители информации и др.), содержащими служебную информацию ограниченного распространения.

Требования настоящего раздела не распространяются на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

76 Постановление Правительства Российской Федерации от 03.11.94 N 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности".

77 В заголовке к документу, содержащему информацию ограниченного распространения, не допускается раскрывать такую информацию.

78 Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, утвержденные приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 N 282, документы Федеральной службы по техническому и экспортному контролю Российской Федерации по защите информации ограниченного доступа, не содержащей сведений, составляющих государственную тайну.

79 Приказ Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях" (далее - Правила).

80 Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления".

81 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142.

82 Рекомендуемые образцы приведены в приложениях 1 и 2 к Правилам.

83 Исключение составляют переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы должностного лица в организации, а также дела, формирование которых связано с отраслевой спецификой, предусматривающей ведение дела в течение определенного или длительного периода времени (судебные дела; документы выборных органов и их постоянных комиссий, научно-технической документации и т.д.).

84 Рекомендуемый образец приведен в приложении 4 к Правилам.

85 Рекомендуемый образец приведен в приложении 5 к Правилам.

86 Рекомендуемый образец приведен в приложении 6 к Правилам.

87 Пункт 110 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 09.12.2020 N 155.

88 Рекомендуемые образцы приведены в приложениях 7 и 8 к Правилам.

89 Рекомендуемые образцы приведены в приложениях 9-12 к Правилам.

90 Рекомендуемый образец приведен в приложении 3 к Правилам.

91 Пункт 3.13 приказа Федерального архивного агентства от 15.06.2020 N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов".

92 Рекомендуемый образец приведен в приложении 31 к Правилам.

93 Порядок использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации, утвержденный приказом Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143.

94 Рекомендуемый образец приведен в приложении 23 к Правилам.

95 Рекомендуемый образец приведен в приложении 24 к Правилам.

96 Рекомендуемый образец приведен в приложении 25 к Правилам.

97 Рекомендуемый образец приведен в приложении 26 к Правилам.

98 Рекомендуемый образец приведен в приложении 29 к Правилам.

99 Рекомендуемый образец приведен в приложении 20 к Правилам.

100 Приказ Федерального архивного агентства от 09.12.2020 N 155 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования научно-технической документации в органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях".

101 Приказ Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Приложение 1

Делопроизводственные индексы
Правительства Самарской области, Администрации Губернатора Самарской области

N п/п	Наименование должности, структурного подразделения Администрации Губернатора Самарской области	Индекс
1.	Губернатор Самарской области	01
2.	Первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области	02
3.	Первый заместитель председателя Правительства Самарской области	02-01
4.	Заместитель председателя Правительства Самарской области (сфера полномочий: вопросы управления финансами, финансового контроля, организации торгов, экономического развития и инвестиций, ценового и тарифного регулирования, промышленности и торговли, имущественных отношений, сельского хозяйства и продовольствия, ветеринарии в Самарской области)	02-02
5.	Заместитель председателя Правительства Самарской области (сфера полномочий: вопросы здравоохранения, образования, науки, социально-демографической и семейной политики, труда, занятости и миграционной политики, спорта, культуры, молодежной политики, охраны объектов культурного наследия в Самарской области)	02-03
6.	Заместитель председателя Правительства Самарской области (сфера полномочий: вопросы лесного хозяйства, охраны окружающей среды, природопользования, охоты, рыболовства, строительства, строительного надзора, энергетики, жилищно-коммунального хозяйства, регионального государственного жилищного надзора, лицензирования и лицензионного контроля в сфере ведения жилищной инспекции, транспорта, автомобильных дорог в Самарской области)	02-04
7.	Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области	03
8.	Правовой департамент Администрации Губернатора Самарской области	03-01
8.1.	Управление законодательных инициатив и правового сотрудничества	03-01-1
8.2.	Управление судебного представительства и правового мониторинга	03-01-2
9.	Департамент кадровой политики и государственного управления Администрации Губернатора Самарской области	03-02
9.1.	Управление профессионального развития	03-02-1
9.2.	Управление кадров и государственных наград	03-02-2
9.3.	Управление государственного строительства	03-02-3
10.	Секретариат Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области Администрации Губернатора Самарской области	03-03
10.1.	Управление организационной работы	03-03-1
10.2.	Управление документооборота	03-03-2
10.3.	Управление делопроизводства	03-03-3
10.4.	Управление обеспечения деятельности вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области	03-03-4
10.5.	Управление обеспечения деятельности Правительства Самарской области	03-03-5
11.	Департамент по работе с обращениями граждан и организаций Администрации Губернатора Самарской области	03-04
11.1.	Управление по организации работы с письменными и устными обращениями граждан	03-04-1
11.2.	Контрольно-аналитическое управление	03-04-2
12.	Департамент информационной политики Администрации Губернатора Самарской области	03-05
12.1.	Управление по разработке и реализации проектов	03-05-1
12.2.	Информационно-аналитическое управление	03-05-2
12.3.	Управление пресс-службы Губернатора Самарской области	03-05-3
12.4.	Управление социальных сетей и индивидуальных коммуникаций	03-05-4
13.	Департамент цифровизации (проектный офис) Администрации Губернатора Самарской области	03-06
13.1.	Управление проектной деятельности	03-06-1
13.2.	Управление трансформации процессов	03-06-2
13.3.	Управление формирования фонда данных	03-06-3
14.	Департамент внешних связей Администрации Губернатора Самарской области	03-07
14.1.	Управление международного сотрудничества	03-07-1
14.2.	Управление межрегионального сотрудничества	03-07-2
15.	Контрольно-экспертный департамент Администрации Губернатора Самарской области	03-08
15.1.	Контрольное управление	03-08-1
15.2.	Экспертное управление	03-08-2
16.	Аппарат Уполномоченного по правам ребенка в Самарской области	04

Приложение 2

Делопроизводственные индексы
органов исполнительной власти Самарской области

N п/п	Наименование органа исполнительной власти Самарской области	Индекс
1.	Министерство управления финансами Самарской области	МФ
2.	Министерство экономического развития и инвестиций Самарской области	МЭР
3.	Министерство социально-демографической и семейной политики Самарской области	МСДСП
4.	Министерство здравоохранения Самарской области	МЗ
5.	Министерство образования и науки Самарской области	МО
6.	Министерство культуры Самарской области	МК
7.	Министерство транспорта и автомобильных дорог Самарской области	МТ
8.	Министерство строительства Самарской области	МС
9.	Министерство энергетики и жилищно-коммунального хозяйства Самарской области	МЭЖКХ
10.	Министерство промышленности и торговли Самарской области	МП
11.	Министерство труда, занятости и миграционной политики Самарской области	МТЗМ
12.	Министерство сельского хозяйства и продовольствия Самарской области	МСХ
13.	Министерство лесного хозяйства, охраны окружающей среды и природопользования Самарской области	МЛХ
14.	Министерство имущественных отношений Самарской области	МИО
15.	Министерство спорта Самарской области	МСП
16.	Министерство туризма Самарской области	МТР
17.	Министерство молодежной политики Самарской области	ММ
18.	Департамент (представительство Самарской области) по взаимодействию с федеральными органами государственной власти	ППСО
19.	Департамент внутренней политики Самарской области	ДВП
20.	Департамент по вопросам правопорядка и противодействия коррупции Самарской области	ДППК
21.	Департамент по вопросам общественной безопасности Самарской области	ДБ
22.	Департамент управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области	ДУД
23.	Департамент информационных технологий и связи Самарской области	ДИТиС
24.	Департамент ценового и тарифного регулирования	ДЦТР
25.	Департамент охоты и рыболовства Самарской области	ДОР
26.	Департамент ветеринарии Самарской области	ДВ
27.	Главное управление организации торгов Самарской области	ГУОТ
28.	Главное управление по мобилизационным вопросам Самарской области	ГУМВ
29.	Управление по защите государственной тайны Самарской области	УЗГТ
30.	Управление государственной архивной службы Самарской области	УГАС
31.	Управление государственной охраны объектов культурного наследия Самарской области	УГООКН
32.	Управление записи актов гражданского состояния Самарской области	ЗАГС
33.	Государственная инспекция финансового контроля Самарской области	ФИСО
34.	Государственная жилищная инспекция Самарской области	ГЖИ
35.	Государственная инспекция строительного надзора Самарской области	ГИСН
36.	Служба мировых судей Самарской области	СМС

Приложение 3

Термины и определения

Бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

внутренняя опись - документ, включаемый в дело для учета документов дела;

виза - реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа;

включение документа в систему электронного документооборота - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и (или) документа в системе электронного документооборота;

временное хранение документов - хранение документов в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

выписка из документа - копия части документа, заверенная в установленном порядке;

гриф ограничения доступа к документу - реквизит, свидетельствующий об особом характере информации документа и ограничивающий доступ к нему;

гриф утверждения - реквизит документа, свидетельствующий о правовом статусе документа;

гриф согласования - реквизит документа, выражающий согласие организации, не являющейся автором документа, с его содержанием;

дело - документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, обработку, использование и оперативное хранение документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документационное обеспечение - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель;

документирование - запись информации на материальном носителе по установленным правилам;

документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки;

документопоток - совокупность документов одного вида или назначения, имеющих единый маршрут;

дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

запрос - обращение пользователя информацией в устной или письменной форме, в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации о деятельности этого органа;

индекс дела - цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации;

исполнитель - сотрудник структурного подразделения органа исполнительной власти, на который возложена функция по подготовке проекта документа;

классификация - систематическая идентификация и (или) упорядочение деловой деятельности и (или) документов по категориям в соответствии с логически структурированными условиями, методами и процедурными правилами;

контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

лист-заверитель дела - документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

лист согласования документа - часть официального документа с отметками (визами) о согласовании;

метаданные документов - структурированная информация, которая позволяет создавать, управлять и использовать документы в разное время и в различных областях деятельности;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения;

носитель (документированной) информации - материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

обращение гражданина - направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления;

оперативное хранение документов - хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;

опись дел структурного подразделения - учетный документ, включающий заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение:

официальное опубликование документа - первая публикация полного текста законодательного и иного нормативного правового акта в официальном издании или его первое размещение на официальном интернет-портале;

официальный документ - документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

первичная обработка документов (экспедиционная обработка документов) - обработка документов (проверка целостности, комплектности, сортировка и др.) при поступлении в организацию;

предварительное рассмотрение документов - изучение документа, поступившего в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит его рассмотрение;

признаки заведения дела - основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;

разработчик проекта - орган исполнительной власти (его руководитель), уполномоченный обеспечивать совокупность действий, связанных с подготовкой проекта документа за подписью Губернатора Самарской области или первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (лиц, исполняющих их обязанности) или с реализацией права законодательной инициативы Губернатора Самарской области или Правительства Самарской области;

регистрационный номер документа (регистрационный индекс документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

редакторская и корректорская правка - проверка соответствия текстов проектов документов нормам современного русского литературного языка с учетом использования речевых средств официально-делового стиля речи;

реквизит документа - элемент оформления документа;

реквизиты документа в системе межведомственного электронного документооборота - файл формата XML определенной структуры с указанным составом элементов и их атрибутов;

резолюция - реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа;

сетевой адрес - идентификатор в сети передачи данных, определяющий при оказании телематических услуг связи абонентский терминал или иные средства связи, входящие в информационную систему;

система межведомственного электронного документооборота - взаимодействие информационных систем электронного документооборота федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и иных государственных органов, а также организаций, созданных для выполнения задач, поставленных перед Правительством Российской Федерации;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система делопроизводства и документооборота в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области, обеспечивающая возможности внутреннего электронного документооборота;

служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях организации;

служебная информация ограниченного распространения - несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также поступившая в организации несекретная информация, доступ к которой ограничен в соответствии с федеральными законами;

согласование документа (визирование) - оценка проекта официального документа заинтересованными органами власти, организациями, должностными лицами, специалистами;

срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;

хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронная копия документа - копия документа, созданная в цифровой форме;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документооборот - документооборот с использованием автоматизированной информационной системы (системы электронного документооборота);

электронный шаблон бланка - бланк документа в цифровой форме, используемый для создания документов в информационной системе;

электронный шаблон документа - унифицированная форма документа, используемая для создания документов в информационной системе и содержащая не только реквизиты бланка в цифровой форме, но и постоянные части текста документа;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать определенные правовые последствия.

Приложение 4

Правила
оформления реквизитов документов

1. Герб Самарской области воспроизводится на бланках документов в соответствии с Законом Самарской области "О государственных символах Самарской области".

Изображение Герба Самарской области помещается на бланке документа над реквизитами "Наименование организации - автора документа", "Наименование структурного подразделения - автора документа", "Наименование должности лица - автора документа", захватывая часть верхнего поля, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа, выравнивается относительно самой длинной строки соответствующего из вышеперечисленных реквизитов.

2. Наименование организации - автора документа (наименование органа исполнительной власти, государственного органа (далее - ОИВ) полное и (или) сокращенное, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному положением об ОИВ.

Под наименованием ОИВ в скобках указывается сокращенное наименование ОИВ, если оно предусмотрено положением об ОИВ. Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то наименования организаций следует печатать на чистом листе бумаги. При систематической подготовке совместных документов для них может изготавливаться бланк. Наименования организаций располагают на одном уровне.

3. Наименование структурного подразделения - автора документа указывается в бланках структурных подразделений в случае, если их использование установлено нормативными правовыми актами ОИВ, под наименованием ОИВ.

Решение об использовании бланков структурных подразделений (о делегировании структурному подразделению права самостоятельно вести переписку с организациями на собственном бланке или издавать распорядительные документы) принимает руководитель ОИВ или уполномоченное им лицо.

4. Наименование должности лица - автора документа используется в бланках должностных лиц, имеющих право использовать бланки должностных лиц, и располагается под наименованием ОИВ (полным, сокращенным) в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

5. Справочные данные об органе исполнительной власти указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес ОИВ, номер(а) телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при необходимости, другие сведения.

Почтовый адрес указывается в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи 1.

Номер телефона (факса) указывается группами цифр через дефис. Код города заключается в скобки, например: +7 (846) 922-33-33.

6. Наименование вида документа (приказа, протокола, акта) включается в бланк соответствующего вида документа или указывается составителем при подготовке документа на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем.

Виды документов, издаваемых ОИВ, устанавливаются в законодательных и иных нормативных правовых актах Самарской области, в положении об ОИВ.

Наименование вида документа располагается под реквизитами автора документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения, наименованием должности) и печатается прописными буквами. Наименование вида документа допускается писать слитно или вразрядку.

7. Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе (протоколе).

Запись даты должна производиться арабскими цифрами, при этом число и месяц обозначаются двумя парами двузначных чисел, а год - четырехзначным числом. Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой, например: 07.06.2023 (обязательно для правовых актов, сопроводительных документов, писем, телеграмм);

словесно-цифровым способом, например: 7 июня 2023 г.

При оформлении календарных сроков в текстах вышеуказанных документов год указывается полностью, слово "год" в соответствующем числе и падеже пишется без сокращений, например: в 2023 году, в 2023-2026 годах, в IV квартале 2023 года, за 11 месяцев 2023 года.

Документам, изданным двумя или более организациями, рекомендуется присваивать одну (единую) дату.

В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами "Наименование вида документа" (в бланках конкретных видов документов) и "Справочные данные об организации" (в бланках писем).

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении реквизитов дата проставляется от левого поля.

Дата подписания или утверждения документа формируется в системе электронного документооборота (далее - СЭД) автоматически в момент регистрации документа при подписании электронной подписью либо проставляется работниками службы делопроизводства, которые регистрируют документы, при условии, что регистрация документа и, соответственно, датирование осуществляются в день подписания (утверждения) документа или на следующий рабочий день, если документ был подписан в конце рабочего дня.

8. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами, делопроизводственным индексом, буквенным обозначением, индексом дела по номенклатуре дел.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части документа. Регистрационный номер проставляется на документе после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, как правило, складывается из индекса структурного подразделения, в котором документ был подготовлен и где будет храниться его копия после отправки, номера дела по номенклатуре, в которое эта копия подшивается, порядкового номера исходящего документа. Он может также дополняться индексами корреспондентов, вопросов деятельности, должностных лиц, исполнителей.

Делопроизводственные индексы Правительства Самарской области, Администрации Губернатора Самарской области, органов исполнительной власти Самарской области приведены в приложениях 1 и 2 к Инструкции.

9. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает его исходящий регистрационный номер и соответствующую дату поступившего документа, на который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа помещается на бланке ответного письма, проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа. Наличие указанной ссылки исключает необходимость дублировать регистрационный номер и дату поступившего документа в тексте письма.

10. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, за исключением бланков деловых (служебных) писем (в бланке письма эта информация содержится в реквизите "Справочные данные об организации"), а также внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок, заявлений и др.).

Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в официальное наименование ОИВ.

Место издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления: Москва, г. Екатеринбург, г. Отрадный Самарской области. При указании в качестве места составления (издания) документа городов федерального значения (Москва, Санкт-Петербург, Севастополь) слово "город" в виде графического сокращения "г." не указывается.

11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу на границе верхнего поля первого листа документа (проекта документа), приложений к нему при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на сопроводительном письме к таким документам.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально" или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа, подписью и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, например:

Для служебного пользования

Экз. N 2

Гриф проставляется в две строки, номер экземпляра документа проставляется второй строкой реквизита, центрируется относительно первой строки.

При получении входящего документа с грифом ограничения доступа рекомендуется проставлять на документе гриф ограничения доступа, принятый в организации. Если на лицевой стороне листа недостаточно места, рекомендуется проставлять его на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.

12. Адресат указывается при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.). Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит проставляется в правой верхней части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка).

При наличии грифа ограничения доступа к документу реквизит "Адресат" размещается под ним.

Строки реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал. Возможно отделение составных частей реквизита дополнительным интервалом.

В реквизите "Адресат" инициалы всегда ставятся после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центрируются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилия, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже, например:

Заместителю

Министра транспорта

Российской Федерации

Фамилия И.О.

При адресовании документа должностному лицу, имеющему воинское, ученое или иное звание, такое звание указывается после должности без знака препинания, например:

Начальнику УФСИН России

по Самарской области

генерал-лейтенанту

внутренней службы

Фамилия И.О.

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или официально принятое сокращенное наименование в именительном падеже, например:

Министерство

сельского хозяйства

Российской Федерации

или

Минсельхоз России

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "Адресат" указывается наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:

Следственный комитет

Российской Федерации

Управление контроля

за следственными органами

При адресовании письма руководителю структурного подразделения, специалисту наименование организации указывается в именительном падеже, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы, например:

Министерство финансов

Российской Федерации

Директору Департамента

управления делами

и контроля

Фамилия И.О.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям

органов исполнительной власти

Самарской области

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается " (по списку)".

В одном документе не должно быть более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется лист рассылки документа, на каждом экземпляре документа указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

В реквизите "Адресат" допускается употреблять обозначение "г-ну" (господину) или "г-же" (госпоже), например:

	г-ну Фамилия И.О.
	г-же Фамилия И.О.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес, например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82,

Москва, 117393

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке 2:

а) для юридического лица - полное или краткое наименование, для гражданина - фамилия, имя, отчество;

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации, а также постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия, инициалы, почтовый адрес, например:

Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Люберцы, Московская обл., 301264

Названия административно-территориальных единиц (города, района, поселка, улицы и т.д.) указываются в соответствии с официальными наименованиями, размещенными в соответствующих справочниках.

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, например:

Всероссийский

научно-исследовательский

институт документоведения

и архивного дела

mail@vniidad.ru

13. Гриф утверждения документа проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения оформляется в правом верхнем углу первого листа утверждаемого документа. Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности лица, утверждающего документ, в именительном падеже, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Губернатор

Самарской области

___________ И.О. Фамилия

"__" __________ 2023 г.

УТВЕРЖДАЮ

Первый вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области

___________И.О. Фамилия

"__" __________ 2023 г.

УТВЕРЖДАЮ

Вице-губернатор - руководитель

Администрации Губернатора

Самарской области

___________И.О. Фамилия

"__" __________ 2023 г.

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" ("УТВЕРЖДЕНА", "УТВЕРЖДЕНЫ" или "УТВЕРЖДЕНО"), согласованное с наименованием вида утверждаемого документа, гриф утверждения включает также наименование распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер, например:

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

постановлением Правительства

Самарской области

от ____________ N ______

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках), например:

(Положение)

УТВЕРЖДЕНО

решением общего собрания

акционеров ПАО Сбербанк

(протокол от 05.05.2023 N 15)

14. Заголовок к тексту отражает краткое содержание документа, формулируется с использованием предлога "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?".

Заголовок должен состоять из одной фразы, оформляться под реквизитами бланка. При угловом расположении реквизитов в служебных письмах - от границы левого поля, в правовых актах, распорядительных документах с продольным расположением реквизитов бланка заголовок к тексту оформляется посередине рабочего поля документа и центрируется.

Заголовки, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 межстрочный интервал. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки не заключаются в кавычки, не подчеркиваются, слова (части слов) не переносятся.

В условиях применения СЭД заголовок к тексту составляется для всех документов и вносится в соответствующее поле ЭРК регистрируемого документа.

Заголовок к тексту (за исключением текстов организационно-распорядительных документов) может не составляться, если текст документа не превышает 4-5 строк.

15. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации в соответствии с нормами современного русского литературного языка с учетом особенностей официально-делового стиля, печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14.

Абзацный отступ текста документа - 1,25 см. Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала, за исключением текста пояснительной записки и финансово-экономического обоснования к проектам правовых актов Правительства Самарской области, текст которых допускается печатать через 1 межстрочный интервал.

В тексте документа не допускаются "висячие" строки (начальная строка абзаца, завершающая страницу, или концевая неполная строка абзаца, начинающая страницу).

Текст документа должен быть составлен грамотно, кратко, логично, точно, ясно, содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, и не должен допускать двояких толкований.

В тексте документа не допускается употребление просторечной и экспрессивной лексики, иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке, обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор, аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных в тексте документа, ненормативной лексики.

В тексте документов, регламентирующих какой-либо процесс, должны четко прослеживаться причинно-следственные связи между нормами, правилами, требованиями. В тексте таких документов преобладают определенные типы модальных значений, передаваемые определенными выражениями:

дозволение ("разрешается", "может", "имеет право", "вправе", "рекомендуется" и др.);

обязывание ("должны", "обязаны", "необходимо", "следует");

запрет ("запрещается", "не разрешается", "не допускается", "не следует").

При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется учитывать следующие правила:

письмо должно быть посвящено одному вопросу. Два вопроса и более могут рассматриваться, если они отражают стороны одного общего вопроса и по ним будет приниматься одно решение;

письмо не должно быть большим по объему (большинство писем - до 1-2 страниц текста и лишь в исключительных случаях, требующих детального описания и анализа, письмо может содержать до 5 страниц текста).

При составлении деловых (служебных) писем рекомендуется использовать клише (слова и формулировки, часто употребляемые для выражения определенного смысла).

Текст письма должен быть написан деловым стилем, который обладает совокупностью признаков, характеризующих его с точки зрения отбора лексических средств языка, построения словосочетаний, предложений.

К основным стилевым чертам деловой речи относятся нейтральный тон изложения, точность и ясность изложения, лаконичность и краткость.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование ОИВ, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

наименование государственного органа, ОИВ или должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, за исключением нормативных правовых актов, в которых разделы нумеруются римскими цифрами, а пункты - арабскими 3. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. должно соблюдаться единообразие принципов и форм сокращения.

При переносе с одной строки на другую не отделяются числительные от определяемых слов, инициалы от фамилии, сокращенное слово от имени собственного, к которому оно относится (например, г. Калининград).

Дробное числительное употребляется в форме родительного падежа единственного числа: "1000,3 рубля", "108,2 метра", но "36,5 тыс. метров".

При написании дат, относящихся к предыдущему веку, год в оформлении таких дат записывается двумя последними цифрами года: 01.04.85, 16.10.99.

При обозначении суммы словосочетанием со словами "в размере" числительное необходимо указывать в родительном падеже.

Для оформления документов используются только парные символы кавычек и круглых скобок. Кавычки оформляются тем же шрифтом, что и заключенный в них текст. Если внутри словосочетаний, заключенных в кавычки или круглые скобки, встречаются другие слова или словосочетания, в свою очередь заключенные в кавычки или круглые скобки, то ставится одна закрывающаяся кавычка или круглая скобка.

Тире, обозначающее диапазон значений, границы которого заданы числами (1941-1945, XVI - XVII), отделяется пробелами.

Дефис относится к небуквенным орфографическим знакам. Написание слов с дефисами определяется правилами русского языка. Пробелом от слова дефис не отделяется.

При оформлении в тексте документа перечислений (списков) используются только нумерованные и немаркированные списки. Текст каждого пункта в немаркированном списке пишется с абзацного отступа, со строчной буквы и отделяется точкой с запятой, в нумерованном списке после строчных буквенных или цифровых обозначений с круглой скобкой текст пунктов начинается со строчной буквы и отделяется точкой с запятой; после строчных буквенных или цифровых обозначений с точкой текст пунктов начинается с прописной буквы. Последний пункт списка заканчивается точкой.

Не допускается использование маркированных списков, выделенных с помощью символов "дефис", "тире" или других маркеров.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля с отступом от края листа 10 мм.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения, не допускается употребление сокращения "РФ" вместо слов "Российская Федерация".

Термин или аббревиатура, которые могут быть непонятны читателю, расшифровываются при первом употреблении в тексте. При значительном количестве таких лексических единиц рекомендуется составить раздел "Термины и определения" и "Перечень сокращений".

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Таблица может помещаться сразу после текста, где она впервые упоминается, на следующей странице или в приложении к основному документу.

Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Обобщенные наименования признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов - заголовки и подзаголовки строк таблицы, расположенные в крайней левой графе. Графы и строки (постоянная информация) должны иметь заголовки, выраженные именами существительными в именительном падеже единственного числа. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками, в заголовках граф допустимы переносы слов, точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся. Заголовки граф и строк пишутся с прописной буквы, подзаголовки - со строчной.

Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14, при составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до N 10). Таблицы могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

Если таблица занимает более одной страницы, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице. В случае если наименования граф таблицы занимают более 1/4 листа, графы таблицы нумеруются, а на последующих страницах печатаются и повторяются только номера граф.

Текст в графах таблиц выравнивается, как правило, по ширине графы, допустимо выравнивать текст по левому краю или центрировать.

Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, имеют сквозную нумерацию арабскими цифрами. Если в тексте приведена одна таблица, ее не нумеруют.

Таблица должна иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок таблицы печатается посередине ширины листа, наименование вида информации, представленного в таблице, пишется прописными буквами, после заголовка точка не ставится.

Требования к оформлению текста отдельных видов документов представлены в приложениях к Инструкции.

Примечания следует помещать непосредственно после текстового, графического материала или таблицы, к которой относятся эти примечания. Слово "Примечание" следует печатать с прописной буквы с абзацного отступа и не подчеркивать. Если примечание одно, то после слова "Примечание" ставится тире и текст примечания печатается с прописной буквы. Одно примечание не нумеруется, например:

Примечание - Ограничения, связанные правом на результаты интеллектуальной деятельности, не выводят технологию или программное обеспечение из нахождения в общественной сфере.

Несколько примечаний нумеруются по порядку арабскими цифрами, после слова "Примечание" двоеточие не ставится, например:

Примечания

1. Инструкцией по делопроизводству предусматривается время согласования распоряжений до 3 рабочих дней.

2. В обязательном порядке заполняются все графы.

При необходимости дополнительного пояснения примечание допускается оформлять в виде сноски. Знак сноски ставится непосредственно после того слова, числа, символа, предложения, к которому дается пояснение. Знак сноски оформляют надстрочно арабскими цифрами.

Допускается вместо цифр знак сноски обозначать символом "звездочка" "*". Применять более трех звездочек на странице не допускается.

Сноску располагают внизу страницы или после таблицы, как правило, с абзацного отступа, отделяя от текста короткой горизонтальной линией слева, после знака сноски ставится пробел, текст печатается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Примечание и сноску печатают с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 10 через 1 межстрочный интервал.

Формулы следует выделять из текста в отдельную строку, центрировать по ширине. Выше и ниже каждой формулы или уравнения должно быть оставлено не менее одной свободной строки. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно должно быть перенесено после знака равенства (=) или после знаков плюс (+), минус (-), умножения (), деления (:) или других математических знаков, причем знак в начале следующей строки повторяется.

Пояснение значений символов и числовых коэффициентов следует приводить непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле, например:

...показатель рассчитывается по формуле

A = a: b,

где а - показатель...;

b - коэффициент.....

16. Отметка о приложении содержит сведения о прилагаемых документах.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте:

Приложение:

на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

Приложение:

1. Положение об управлении правового и кадрового обеспечения министерства спорта Самарской области на 5 л. в 1 экз.

2. Справка о кадровом составе управления правового и кадрового обеспечения министерства спорта Самарской области на 2 л. в 1 экз.

если приложения сброшюрованы:

Приложение:

Договор о сотрудничестве от 12.05.2022 N 33 в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложение с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2022 N 02-6/172 и приложения к нему, всего на 5 л.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому из них:

Приложение:

на 3 л. в 1 экз. в первый адрес.

если приложением является физически обособленный электронный носитель:

Приложение:

CD в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не указывается):

Приложение:

аналитическая справка о... на 20 л., Справка_195.pdf.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, например:

Приложение:

5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip).

Отметка о приложении печатается через 1 межстрочный интервал.

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений и указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение:

опись приложений на 2 л. в 1 экз.

При наличии приложений к письмам, на первом листе приложения гриф "Приложение" не пишется.

В протоколах, приказах, договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении может оформляться следующим образом:

в тексте документа в конце пункта, в котором упоминается документ-приложение, в скобках указывается (приложение 1);

в постановлениях, распоряжениях, приказах пишется "... согласно приложению 1", при этом на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение 1

к постановлению Губернатора

Самарской области

от ________________ N ______

Приложение 2

к постановлению Правительства

Самарской области

от ______________ N ______

Приложения печатаются на отдельных листах бумаги. Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы идентичны размерам, применяемым при оформлении текста.

В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и т.д.

Строки реквизита центрируются относительно самой длинной строки.

Если приложением к правовому акту является документ, утверждаемый этим правовым актом, на первом листе приложения, являющегося неотъемлемой частью утверждающего его документа, проставляется гриф утверждения.

Если документ издается отдельно от утвердившего его документа, проставляется гриф утверждения, например:

(Регламент)

УТВЕРЖДЕН

приказом Администрации

Губернатора Самарской области

от ___________ N _____

17. Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами. Гриф согласования в зависимости от вида документа может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения;

на последнем листе документа под текстом;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования документа используется при оформлении внешнего согласования документа с органами власти, организациями, должностными лицами сторонних организаций или внутреннего согласования с коллегиальными органами организации - автора документа.

Гриф согласования состоит из слова "СОГЛАСОВАНО", должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации) в именительном падеже, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр энергетики

и жилищно-коммунального хозяйства

Самарской области

______________ И.О. Фамилия

"_____" ______________ 2023 г.

Если согласование осуществляется совещательным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании. Если согласование осуществляется документом, указываются вид документа, организация - автор документа, дата и номер документа.

Наименование согласующего органа или документа указывается в творительном падеже, например:

СОГЛАСОВАНО

решением Центральной

экспертно-проверочной

комиссии при Росархиве

(протокол от ____________ N _____)

Если согласование осуществляется письмом, указывают вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма, например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от ______________ N ________

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: "Лист согласования прилагается".

18. Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица или лица, исполняющего его обязанности, с содержанием проекта документа. Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования. При подготовке проекта документа в СЭД его согласование проводится в электронной форме. Полистное визирование, необходимое в случаях, установленных Инструкцией, оформляется визой на оборотной стороне каждого листа документа в нижней его части. Виза может быть напечатана или полностью написана визирующим от руки, например:

Руководитель правового управления

_______________ И.О. Фамилия

"_____" ______________ 2023 г.

В случае наличия замечаний к проекту документа замечания прилагаются на отдельном листе. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Руководитель правового управления

_____________ И.О. Фамилия

"___" _______________ 2023 г.

19. Подпись обязательна для служебных документов, документ может быть подписан только тем лицом, должность и фамилия которого указаны на документе. Подпись включает наименование должности лица, подписывающего документ (при использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается), его собственноручную подпись, её расшифровку (инициалы, фамилию). Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации:

Заместитель руководителя департамента ценового и тарифного регулирования Самарской области

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное служебное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей:

Министр		И.О. Фамилия
Главный бухгалтер		И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагаются на одном уровне:

Министр

образования и науки

Самарской области

И.О. Фамилия

Министр

имущественных отношений

Самарской области

И.О. Фамилия

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма ОИВ, но подписывается руководителем структурного подразделения ОИВ (при наличии у него таких полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного подразделения. При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Подпись

И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии, фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.

Председатель комиссии

Заместитель председателя комиссии

Секретарь комиссии

Члены комиссии

И.О. Фамилия

Документ может быть подписан как должностным лицом, так и лицом, исполняющим его обязанности. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением), исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа (за исключением правового акта) могут вноситься от руки или с использованием соответствующих штампов, в подписи не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности.

Собственноручная подпись лица, подписавшего документ, может не воспроизводиться при обнародовании документа (официальном опубликовании в средствах массовой информации), а также при тиражировании в соответствии со списком рассылки.

Подпись отделяется от последней строки текста 2-3 одинарными межстрочными интервалами.

При оформлении подписи наименование должности печатается от левого поля, центрируется относительно самой длинной строки, а последняя буква фамилии выравнивается по границе правого поля документа.

При наличии нескольких подписей самая длинная фамилия выравнивается по границе правого поля, а остальные - по инициалам, наименования должностей выравниваются по левому полю:

Руководитель управления

Заместитель руководителя управления

Главный бухгалтер

И.В. Иванов

Н.П. Александрова

С.Н. Сидорова

Если наименование должности занимает несколько строк, расшифровка подписи печатается на уровне нижней строки с пробелом между инициалами и фамилией.

Если документ оформляется на бланках Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, Администрации Губернатора Самарской области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области, вице-губернатора - руководителя Администрации Губернатора Самарской области, то наименование должности в подписи указывается:

Губернатор Самарской области

И.О. Фамилия

И.о. Губернатора Самарской области

И.О. Фамилия

Временно исполняющий обязанности

Губернатора Самарской области

И.О. Фамилия

Первый вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области

И.О. Фамилия

Врио первого вице-губернатора -

председателя Правительства

Самарской области

И.О. Фамилия

Вице-губернатор -

руководитель Администрации

Губернатора Самарской области

И.О. Фамилия

20. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью. Отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами в соответствии с установленными требованиями, например:

Наименование должности	Герб Самарской области	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	И.О. Фамилия
	Сертификат 1a111aaa000000000011
	Владелец Фамилия Имя Отчество
	Действителен с 01.01.2022 по 31.12.2023

Отметка об электронной подписи располагается на традиционном месте собственноручной подписи - между наименованием должности подписывающего лица и расшифровкой подписи. Если электронный документ оформляется на бланке должностного лица, указание наименования должности лица, подписывающего документ, не требуется.

21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"), если документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

22. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева, печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14, включает фамилию, инициалы исполнителя, номер телефона в формате: код страны, код города или код мобильного оператора связи, заключенный в скобки, затем отделенный пробелом номер телефона через дефис, например:

Фамилия И.О. +7 (846) 333-12-12

или

Фамилия И.О. +7 (988) 456-78-90

Отметка об исполнителе на нормативных правовых и организационно-распорядительных документах оформляется указанным способом на обороте последнего листа документа без указания кода страны и кода города.

При необходимости в проектах документов (за исключением нормативных правовых и организационно-распорядительных документов) в отметке об исполнителе через одинарный межстрочный интервал шрифтом размером не менее N 10 могут быть указаны полностью фамилия, имя, отчество исполнителя, наименование должности, структурного подразделения, электронный адрес, например:

Забелин Иван Петрович,

руководитель административного департамента

+7 (846) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

При направлении документа в структурное подразделение ОИВ допускается указывать номер телефона без кода региона.

При необходимости отметка об исполнителе в проектах документов (за исключением нормативных правовых и организационно-распорядительных документов) может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (не менее N 8).

23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа, проставляется на свободном от текста месте под реквизитом "Подпись" (отметкой об электронной подписи) или на обороте документа (при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа) и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа), например:

ВЕРНО

_______________________

должность

____________

подпись

_______________________________________________

Ф.И.О.

"___" ___________ 20___ г.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется записью о месте хранения документа (подлинника или заверенной копии), с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации, например:

ВЕРНО
_______________________ должность	____________ подпись	________________________________________________ Ф.И.О.
Всего в копии ______ л.
Подлинник документа находится в _____________________________________________________________
в деле N _____________ за _________ год
"___" ___________ 20___ г.	М.П.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о местонахождении подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети (сети Интернет, СЭД), заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме указываются наименование информационной системы, в которой хранятся документы, наименования документов, копии которых направляются получателю, названия файлов документов, их формат и объем каждого файла в байтах, дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается "Приложение к письму от ____________ N _____".

24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в ОИВ и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. При отсутствии места для проставления отметки о поступлении на лицевой стороне поступившего документа отметка ставится на оборотной стороне листа.

25. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в электронно-регистрационную карточку документа в СЭД.

Резолюция должна включать фамилию (фамилии), инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа), при необходимости срок исполнения, а также подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции (для резолюций на бумажном носителе).

Срок исполнения поручения не указывается, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его. При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом "свод", "отв.", "созыв".

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в СЭД для документа на бумажном носителе с временным (более 10 лет) или постоянным сроком хранения, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

Образцы оформления резолюций представлены в приложении 36 к Инструкции.

26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в электронно-регистрационной карточке документа.

27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты, например:

В дело N ____________ за 20___ г.

Должность

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа, например: "Направлен ответ (от ______________N ______)", "Проведена консультация по телефону (дата)", "Учтено при разработке проекта" и др. Сведения указываются в начале отметки, например:

Ответ направлен 04.05.2023 N 05-06/12

В дело N 05-06 за 2023 г.

Должность

Подпись Дата

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в электронно-регистрационной карточке.

1 Приказ Минцифры России от 17.04.2023 N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

2 Приказ Минцифры России от 17.04.2023 N 382 "Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи".

3 Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.97 N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

Приложение 5

Примерный перечень
утверждаемых документов

1. Акты (в случае, если это предусмотрено унифицированной формой акта или нормативными правовыми актами).

2. Графики работ, отпусков, сменности.

3. Должностные инструкции, должностные регламенты.

4. Инструкции технологические, по технике безопасности и др.

5. Классификаторы информации, документов.

6. Методические рекомендации, методические указания, методики.

7. Номенклатура дел организации.

8. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).

9. Описи дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

10. Отчеты о выполнении планов, программ и др.

11. Перечни должностей, организаций, видов информации, документов.

12. Планы (кроме оперативных).

13. Политики.

14. Положения.

15. Порядки.

16. Правила.

17. Программы.

18. Регламенты (в том числе административные).

19. Стандарты организации.

20. Структура и штатная численность.

21. Уставы.

22. Унифицированные формы документов.

23. Штатное расписание.

Приложение 6

Примерный перечень
документов, заверяемых печатью

1. Архивная справка.

2. Акты приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т.д.

3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.

4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.

5. Поручения бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты и т.д.

6. Представления и ходатайства о награждении государственными наградами и премиями.

7. Реестры чеков, поручений, представляемых в банк.

8. Сведения о трудовой деятельности работника.

9. Справки о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд.

10. Трудовые книжки работников.

11. Удостоверения работников.

Приложение 7

Образец
оформления письма Губернатора Самарской области

Приложение 8

Образец
оформления распоряжения Правительства Самарской области

Приложение 9

Образец
оформления титульного листа к проекту распоряжения Правительства Самарской области

Приложение 10

Образец
оформления письма Правительства Самарской области

Приложение 11

Образец
оформления постановления Самарской Губернской Думы

Приложение 12

Образец
оформления постановления Самарской Губернской Думы

Приложение 13

Требования
к содержанию и оформлению пояснительной записки к законопроекту

Пояснительная записка к законопроекту включает социально-экономическое и правовое обоснование принятия законопроекта, определяющее его цель и краткую характеристику содержания, прогноз социально-экономических, финансовых и иных последствий его принятия, сведения о проведении антикоррупционной экспертизы 1 и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов, а также сведения об органах власти, организациях и лицах, принимавших участие в его разработке.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции, печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14, имеет поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм, и следующий состав реквизитов.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок выделяется полужирным шрифтом, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное наименование законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Текст отделяется от заголовка и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Пояснительная записка к законопроекту подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект.

1 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".

Приложение 14

Образец
оформления справки о состоянии законодательства

Справка
о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования

1. Конституция Российской Федерации.

2. Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".

3. Устав Самарской области от 18 декабря 2006 года N 179-ГД.

4. Закон Самарской области от 12 октября 2000 года N 38-ГД "О разработке, внесении и принятии законов Самарской области".

Приложение 15

Требования
к оформлению финансово-экономического обоснования законопроекта

Финансово-экономическое обоснование законопроекта оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

Финансово-экономическое обоснование законопроекта печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14, имеет поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм, и следующий состав реквизитов.

Заголовок выделяется полужирным шрифтом, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлено финансово-экономическое обоснование.

Текст отделяется от заголовка и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Финансово-экономическое обоснование законопроекта подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего законопроект.

Приложение 16

Образец
оформления перечня нормативных правовых актов Самарской области, принятие которых необходимо для реализации законопроекта

Перечень
нормативных правовых актов Самарской области, принятие которых необходимо для реализации проекта закона Самарской области (наименование)

В случае принятия проекта закона Самарской области "..." необходимо принять:

1) закон Самарской области "...";

2) постановление Правительства Самарской области "...".

Приложение 17

Образец
оформления перечня нормативных правовых актов Самарской области, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие законопроекта

Перечень
нормативных правовых актов Самарской области, отмены, изменения, дополнения которых потребует принятие проекта закона Самарской области (наименование)

В случае принятия проекта закона Самарской области "..." подлежат признанию утратившими силу:

1) Закон Самарской области от... N ... "...";

2) статьи... Закона Самарской области от... N ... "...";

3) постановление Правительства Самарской области от... N ... "...";

4) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.

В случае принятия проекта закона Самарской области "..." до вступления его в силу необходимо внести изменения в:

1) статьи... Закона Самарской области от... N ... "...";

2) постановление Правительства Самарской области от... N ... "...";

3) принятые на их основе нормативные правовые акты органов исполнительной власти.

Приложение 18

Требования
к оформлению заключения органа исполнительной власти на законопроект, проект постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области

Заключение на законопроект, проект постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 1 межстрочным интервалом, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное название законопроекта, проекта постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, на который подготовлено заключение.

Текст отделяется от заголовка и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 19 и 22 приложения 4 к Инструкции.

Приложение 19

Правила
оформления законопроекта

Текст законопроекта печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4. Законопроект оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

На первой странице законопроекта, оформленного на оригинале бланка установленной формы 1, в пределах верхней и правой границ текстового поля через одинарный межстрочный интервал проставляется пометка "Проект внесён Губернатором Самарской области" или "Проект внесён Правительством Самарской области" в зависимости от субъекта права законодательной инициативы, выравнивается по правой границе текстового поля.

Законопроект имеет следующие реквизиты 2.

Герб Самарской области.

Наименование вида документа.

Заголовок к тексту - наименование законопроекта отделяется от наименования вида документа тремя межстрочными одинарными интервалами и печатается через одинарный межстрочный интервал шрифтом размером N 14, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру, пишется с прописной буквы. Заголовок к законопроекту отвечает на вопрос "О чем?", не берется в кавычки, точка в конце заголовка не ставится.

В наименовании законопроекта о внесении изменений в законы следует (по возможности) называть причины внесения изменений или указывать конкретную структурную единицу закона, в которую вносятся изменения, в случае внесения изменений в несколько структурных единиц (статей), но не более двух, в наименовании указывается соответствующая структурная единица, например:

О внесении изменений в Закон Самарской области "Об административных правонарушениях на территории Самарской области" в связи с принятием Закона Самарской области "О земле"

или

О внесении изменений в статью 9 Закона Самарской области "О земле"

В случае внесения изменений в большее количество статей структурные единицы не указываются, например:

О внесении изменений в Закон Самарской области "О бюджетном устройстве и бюджетном процессе в Самарской области"

Текст отделяется от заголовка двумя одинарными интервалами и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на разделы, главы, статьи. Вводить структурную единицу "раздел", если в законопроекте нет глав, не следует. Возможно деление разделов на подразделы, глав на параграфы.

Раздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение и наименование раздела печатается одно под другим прописными буквами полужирным шрифтом по центру страницы, например:

Раздел I
Право собственности и другие вещные права

Подраздел имеет порядковый номер, обозначаемый римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование подраздела печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера подраздела, после которого ставится точка, например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Глава нумеруется арабскими цифрами, имеет наименование. Обозначение главы печатается с прописной буквы и абзацного отступа. Наименование главы печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера главы, после которого ставится точка, например:

Глава 2.

Присоединение Самарской области, органов государственной власти Самарской области к соглашению, заключенному без их участия

Параграф обозначается знаком "§", имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, и наименование. Наименование параграфа печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка, например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статья законопроекта является его структурной единицей. Статьи имеют единую сквозную нумерацию. Статья имеет порядковый номер, обозначаемый арабскими цифрами, имеет наименование, но в исключительных случаях может его не иметь.

Обозначение статьи печатается с прописной буквы и абзацного отступа полужирным шрифтом. Наименование статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера статьи, после которого ставится точка. Если статья не имеет наименования, то точка после номера статьи не ставится.

Статья подразделяется на части. Части статьи обозначаются арабской цифрой с точкой.

Части статей подразделяются на пункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой.

Пункты подразделяются на подпункты, обозначаемые строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой, например:

Статья 33. Сертификация

1.....	(часть 1)
2....:	(часть 2)
1)...;	(пункт 1 части 2)
2)...:	(пункт 2 части 2)
а)...;	(подпункт "а" пункта 2 части 2)
б).....	(подпункт "б" пункта 2 части 2)

или

Статья 33

1.....	(часть 1)
2....:	(часть 2)
1)...;	(пункт 1 части 2)
2)...:	(пункт 2 части 2)
а)...;	(подпункт "а" пункта 2 части 2)
б)....	(подпункт "б" пункта 2 части 2)

В исключительных случаях части, пункты и подпункты статьи могут подразделяться на абзацы (но не более 5). Ограничение количества возможных абзацев не распространяется на статьи, содержащие перечни основных понятий, используемых в законопроекте.

Подпись оформляется в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 19 и 22 приложения 4 к Инструкции. Образцы оформления законопроекта прилагаются.

Образец

1 Бланки законов Самарской области имеют поля: левое - 25 мм, правое - 25 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

2 Реквизиты "Герб Самарской области" и "Наименование вида документа" входят в состав бланка закона Самарской области и печатаются при его изготовлении в типографии.

Приложение 20

Образец
оформления листа согласования к законопроекту

Лист
согласования к проекту закона Самарской области (наименование)

Занимаемая должность	Дата поступления	Подпись, дата	Инициалы, фамилия
Первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области			И.О. Фамилия
Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области			И.О. Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области			И.О. Фамилия
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта)			И.О. Фамилия
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель правового департамента Администрации Губернатора Самарской области			И.О. Фамилия

Приложение 21

Образец
оформления постановления Губернатора Самарской области

Бланк постановления Губернатора Самарской области

Об утверждении Мероприятий по подготовке граждан Российской Федерации к военной службе на территории Самарской области в 2022/23 учебном году

В соответствии со статьёй 11 Федерального закона "О воинской обязанности и военной службе", постановлением Правительства Российской Федерации от 31.12.99 N 1441 "Об утверждении Положения о подготовке граждан Российской Федерации к военной службе" постановляю:

1. Утвердить прилагаемые Мероприятия по подготовке граждан Российской Федерации к военной службе на территории Самарской области в 2022/23 учебном году.

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на департамент по вопросам общественной безопасности Самарской области.

3. Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

Губернатор Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. 333-31-72 (печатается на обороте последнего листа документа)

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Губернатора
Самарской области
от _____________N _______

Мероприятия
по подготовке граждан Российской Федерации к военной службе на территории Самарской области в 2023/24 учебном году

N п/п

Наименование мероприятия

Ответственный исполнитель

Срок проведения

Подведение итогов подготовки граждан Российской Федерации (далее - граждане) к военной службе на территории Самарской области за 2021/22 учебный год и определение мероприятий по подготовке граждан к военной службе на территории Самарской области на 2022/23 учебный год

Министерство образования и науки Самарской области;

военный комиссариат Самарской области (по согласованию)

Сентябрь 2023 года

Приложение 22

Образец
оформления постановления Правительства Самарской области

Бланк постановления Правительства Самарской области

Об утверждении Положения о патронатном воспитании в Самарской области и о признании утратившими силу отдельных постановлений Правительства Самарской области

В соответствии со статьей 16.1 Закона Самарской области "Об организации деятельности по осуществлению опеки и попечительства в Самарской области" в целях приведения отдельных постановлений Правительства Самарской области в соответствие с действующим законодательством Правительство Самарской области постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о патронатном воспитании в Самарской области.

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на....

3. Опубликовать настоящее постановление в средствах массовой информации.

4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.

Первый вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. 334-27-02 (печатается на обороте последнего листа документа)

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Самарской области

от_______________ N_______

Положение
о патронатном воспитании в Самарской области

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение разработано в соответствии со статьей 16.1 Закона Самарской области "Об организации деятельности по осуществлению опеки и попечительства в Самарской области" (далее - Закон) и определяет порядок и условия организации патронатного воспитания детей, оставшихся без попечения родителей.

1.2. На патронатное воспитание передаются указанные в статье 16.1 Закона дети-сироты, дети, оставшиеся без попечения родителей.

1.3. Патронатными воспитателями могут быть граждане Российской Федерации - совершеннолетние дееспособные лица обоего пола независимо от семейного положения, за исключением лиц, которые не могут назначаться опекунами в соответствии со статьей 146 Семейного кодекса Российской Федерации.

Приложение 23

Образец
оформления распоряжения Губернатора Самарской области

Бланк распоряжения Губернатора Самарской области

Об утверждении протокола заседания постоянно действующего Координационного совещания по обеспечению правопорядка на территории Самарской области

В целях организации взаимодействия территориальных органов федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Самарской области и органов местного самоуправления в Самарской области по вопросам обеспечения правопорядка на территории Самарской области в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 11.12.2010 N 1535 "О дополнительных мерах по обеспечению правопорядка":

1. Утвердить прилагаемый протокол заседания постоянно действующего Координационного совещания по обеспечению правопорядка на территории Самарской области.

2. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на департамент по вопросам правопорядка и противодействия коррупции Самарской области.

Губернатор Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. 333-33-33 (печатается на обороте последнего листа документа)

Приложение 24

Образец
оформления распоряжения Правительства Самарской области

Бланк распоряжения Правительства Самарской области

Об утверждении Плана реализации в Самарской области I этапа Концепции развития детско-юношеского спорта в Российской Федерации до 2030 года

В целях реализации в Самарской области Концепции развития детско-юношеского спорта в Российской Федерации до 2030 года, утвержденной распоряжением Правительства Российской Федерации от 28.12.2021 N 3894-р:

1. Утвердить прилагаемый План реализации в Самарской области I этапа Концепции развития детско-юношеского спорта в Российской Федерации до 2030 года (далее - План).

2. Заинтересованным органам исполнительной власти Самарской области обеспечить реализацию Плана в пределах бюджетных ассигнований, предусмотренных им в областном бюджете на соответствующий финансовый год и плановый период.

Первый вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. 334-15-81 (печатается на обороте последнего листа документа)

Приложение 25

Требования
к оформлению правовых актов Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области

Проект правового акта Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области печатается на оригинале бланка установленной формы с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14 и имеет следующие реквизиты 1.

Герб Самарской области.

Наименование вида документа.

Дата документа (дата оформляется цифровым способом).

Регистрационный номер документа (оформляется арабскими цифрами). В распоряжении Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области к порядковому номеру документа через дефис добавляется буква "р", например: 42-р.

Документы, изготовленные на бланках правовых актов Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, имеют поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

Проект правового акта Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области оформляется в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

Текст документа излагается:

в постановлениях и иных документах коллегиальных и совещательных органов - от 3-го л. ед. ч. ("... ПОСТАНОВЛЯЕТ..");

в постановлениях и иных документах, изданных единолично, - от 1-го л. ед. ч. ("...постановляю...");

в постановлениях, изданных совместно двумя или более государственными органами, органами исполнительной власти - от 1-го л. мн. ч. ("... ПОСТАНОВЛЯЕМ...") или от 3-го л. мн. ч. ("...постановляюТ...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), - от 3-го л. ед. или мн. ч. ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...").

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, описание фактов или событий, послуживших причиной издания документа.

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Преамбула в проектах постановлений Губернатора Самарской области завершается словом "постановляю:", которое печатается прописными буквами без разрядки, в проектах постановлений Правительства Самарской области - словами "Правительство Самарской области ПОСТАНОВЛЯЕТ:", где последнее слово печатается прописными буквами без разрядки.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Распорядительная часть состоит из пунктов, в которых излагаются управленческие решения. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, заголовков не имеют. Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Если в распорядительной части формулируется поручение, в ней указываются поручение, исполнитель (исполнители), срок исполнения поручения.

Если проект распорядительного документа отменяет полностью или частично ранее изданные документы, то в проекте распорядительного документа их необходимо указать.

В случае если исполнение распорядительного документа возлагается на орган исполнительной власти или должностное лицо, в распорядительном документе указывается наименование органа исполнительной власти или должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается исполнение документа, например:

"4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на департамент охоты и рыболовства Самарской области."

или

"4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя председателя Правительства Самарской области Фамилия И.О.".

Текст проекта правового акта, разрабатываемого в целях исполнения федеральных законодательных и иных нормативных правовых актов, а также законодательных и иных нормативных правовых актов Самарской области, должен содержать ссылку на соответствующие нормы указанных актов.

Текст проекта нормативного правового акта должен содержать указание о направлении его для официального опубликования.

При наличии приложений к проекту правовому акту в тексте на них обязательно делается ссылка.

Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра проекта постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, включая приложения, в нижней его части 2.

1 Реквизиты "Герб Самарской области", "Наименование организации - автора документа", "Наименование вида документа", "Дата документа", "Регистрационный номер документа" входят в состав бланка и печатаются при его изготовлении в типографии.

2 В случае если в отношении проекта, его части не установлен особый порядок подготовки (распоряжение Правительства Самарской области от 24.06.2022 N 310-р "Об особом порядке подготовки некоторых проектов документов").

Приложение 26

Порядок
подготовки проектов правовых актов по кадровому учету

ГАРАНТ:

См. текст приложения в формате .pdf

Приложение 27

Требования
к содержанию и оформлению пояснительной записки к проекту постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области

В пояснительной записке к проекту постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области (далее - пояснительная записка, проект постановления, распоряжения) указываются:

основание издания правового акта, в том числе информация о его подготовке в рамках реализации региональной составляющей национального или федерального проекта и (или) осуществления проектной деятельности, обеспечивающей его реализацию и общую координацию;

сведения обо всех действующих нормативных правовых актах в данной сфере правового регулирования;

сведения о наличии устного поручения Губернатора Самарской области (лица, его замещающего), первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области (лица, его замещающего) (в случае, если разработка проекта осуществляется по их устному поручению);

сведения о нормативных правовых актах, содержащих нормы о полномочиях Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области по принятию разрабатываемого проекта;

сведения о количестве вновь (дополнительно) создаваемых рабочих мест, количестве ликвидируемых (устаревших) рабочих мест (в случае, если проектом правового акта предусматривается выделение средств на реконструкцию или создание объектов коммунального строительства и инфраструктуры или поддержку инвестиционных проектов, реализуемых с использованием бюджетных средств либо с предоставлением инвестору налоговых льгот);

сведения о проведении оценки регулирующего воздействия (далее - ОРВ) нормативных правовых актов, в отношении которых действующим законодательством предусмотрена необходимость ОРВ 1;

сведения о проведении антикоррупционной экспертизы проекта и об отсутствии в нем коррупциогенных факторов 2.

Пояснительная записка оформляется в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

Пояснительная записка печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14, имеет поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм, и следующий состав реквизитов.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

В заголовке к тексту указывается полное название проекта постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области, к которому подготовлена пояснительная записка.

Пояснительная записка
к проекту распоряжения Губернатора Самарской области "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области"

Текст отделяется от заголовка и печатается, как правило, через 1,5 межстрочных интервала.

Пояснительная записка подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего этот проект.

1 Закон Самарской области от 07.07.2000 N 28-ГД "О нормативных правовых актах Самарской области".

2 Постановление Правительства Самарской области от 22.12.2010 N 670 "Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов".

Приложение 28

Требования
к содержанию и оформлению финансово-экономического обоснования проекта постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области

Финансово-экономическое обоснование проекта постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области (далее - финансово-экономическое обоснование, проект) является документом, содержащим финансово-экономическую оценку проекта, а также:

источник финансирования расходов по реализации проекта;

расчетные данные об изменении размеров доходов и (или) расходов областного бюджета;

расчет (его методику, механизм, способ) обоснования объема финансирования, предусматриваемого проектом, с приложением документального обоснования, завизированного руководителем подразделения разработчика проекта, ответственного непосредственно за его разработку;

сведения об объемах финансирования объектов капитального строительства, завизированные руководителем подразделения разработчика проекта, ответственного непосредственно за разработку проекта (в случае, если проект предусматривает изменение объемов финансирования объектов капитального строительства за счет средств областного бюджета);

оценку эффективности использования средств областного бюджета, направляемых на капитальные вложения (в случаях, предусмотренных действующим законодательством);

оценку бюджетной эффективности (в отношении инвестиционных проектов, являющихся коммерческими и реализуемых частично или полностью за счет средств областного бюджета) в соответствии с методикой, содержащейся в Порядке проведения предварительной оценки эффективности инвестиционного проекта 1;

информацию об изменении (перераспределении) в связи с принятием проекта объемов финансирования действующих расходных обязательств Самарской области, предусмотренных нормативными правовыми актами, или о принятии новых расходных обязательств.

В качестве документального обоснования по проектам, реализация которых затрагивает финансовые (в том числе бюджетные) правоотношения, могут быть представлены:

по проектам, предусматривающим финансирование мероприятий по проведению капитального ремонта здания или помещения (включая противопожарные мероприятия), - документы, подтверждающие необходимость проведения соответствующих мероприятий (в том числе противопожарных), предписания контролирующих органов (в случае наличия), дефектные ведомости, локальные сметы, сводный сметный расчет, прошедший проверку на предмет достоверности определения сметной стоимости;

по проектам, предусматривающим увеличение штатной численности работников государственных учреждений, - проект государственного задания (измененное государственное задание), расчет трудозатрат по вводимым штатным единицам, действующее штатное расписание, проект нового штатного расписания;

по проектам, предусматривающим приобретение государственным учреждением основных средств, оборудования, инвентаря, - государственное задание или его проект, перечень имущества, находящегося на балансе учреждения, с указанием степени износа, не менее трех коммерческих предложений (прайс-листов) по каждой приобретаемой позиции;

по проектам, предусматривающим проведение научно-исследовательских работ, мероприятий по мониторингу, анализу рынка, информационных работ (оказание услуг) (включая разработку программного обеспечения), выставочных и презентационных мероприятий, - техническое задание на выполнение (проведение) работ с детализацией видов работ, указанием физических объемов (количества), сводная смета с разбивкой по видам работ, расчет трудозатрат по каждому виду работ и иные документы, подтверждающие объем и стоимость каждого вида работ. Также в качестве обоснования могут быть представлены сведения о затратах по аналогичным мероприятиям, в том числе реализованным в Самарской области, а также не менее трех коммерческих предложений (прайс-листов) по каждому виду работ (мероприятию).

Если документы, перечисленные в абзацах с десятого по тринадцатый настоящего приложения, не могут быть представлены или могут быть представлены иные обосновывающие документы, этот факт необходимо отразить в финансово-экономическом обосновании с указанием объективных причин, по которым данные документы не могут быть представлены или представлены иные обосновывающие документы.

Финансово-экономическое обоснование оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

Финансово-экономическое обоснование печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14, имеет поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм, и следующий состав реквизитов.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

В заголовке к тексту указывается полное название проекта, к которому подготовлено финансово-экономическое обоснование, например:

Финансово-экономическое обоснование
к проекту постановления Правительства Самарской области "Об установлении размера предельной стоимости услуг и (или) работ по капитальному ремонту общего имущества в многоквартирном доме"

Текст отделяется от заголовка и печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Финансово-экономическое обоснование проекта подписывается руководителем органа исполнительной власти, подготовившего проект.

1 Утвержден приказом министерства экономического развития, инвестиций и торговли Самарской области от 01.08.2008 N 63.

Приложение 29

Образец
оформления листа согласования к проекту постановления, распоряжения Губернатора Самарской области, Правительства Самарской области

Лист
согласования к проекту постановления (распоряжения) Губернатора Самарской области (наименование)

Занимаемая должность	Дата поступления	Подпись, дата	Инициалы, фамилия
Первый вице-губернатор - председатель Правительства Самарской области			И.О. Фамилия
Вице-губернатор - руководитель Администрации Губернатора Самарской области			И.О. Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области			И.О. Фамилия
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта)			И.О. Фамилия
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель правового департамента			И.О. Фамилия
Руководитель управления делопроизводства секретариата Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области			И.О. Фамилия

Лист
согласования к проекту постановления (распоряжения) Правительства Самарской области (наименование)

Занимаемая должность	Дата поступления	Подпись, дата	Инициалы, фамилия
Руководитель органа исполнительной власти (разработчик проекта)			И.О. Фамилия
Министр управления финансами Самарской области *			И.О. Фамилия
Заместитель председателя Правительства Самарской области			И.О. Фамилия
Заместитель руководителя Администрации Губернатора Самарской области - руководитель правового департамента			И.О. Фамилия
Руководитель управления делопроизводства секретариата Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области			И.О. Фамилия

* Для проектов правовых актов, затрагивающих финансовые правоотношения.

Приложение 30

Образец
оформления листа ознакомления членов Правительства Самарской области с проектом постановления Правительства Самарской области

Лист
ознакомления членов Правительства Самарской области с проектом постановления Правительства Самарской области (наименование)

Должность, занимаемая членом Правительства Самарской области	Дата поступления проекта для ознакомления	Результаты ознакомления, подпись, дата	Инициалы, фамилия
Министр спорта Самарской области			И.О. Фамилия
Министр транспорта и автомобильных дорог Самарской области			И.О. Фамилия
Министр здравоохранения Самарской области			И.О. Фамилия

Должность руководителя органа исполнительной власти - разработчика проекта постановления Правительства Самарской области

И.О. Фамилия

Приложение 31

Образец
оформления листа рассылки правового акта

Приложение 32

Образец
оформления титульного листа к проекту постановления Правительства Самарской области

Приложение 33

Правила
оформления проектов правовых актов органа исполнительной власти (государственного органа) Самарской области

Проект приказа, распоряжения органа исполнительной власти (государственного органа) Самарской области (далее - распорядительный документ) оформляется на оригинале бланка установленной формы, печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14 и имеет следующие реквизиты 1.

Герб Самарской области.

Наименование организации - автора документа.

Наименование вида документа.

Дата документа (оформляется цифровым, словесно-цифровым способом).

Регистрационный номер документа (оформляется арабскими цифрами), состоит из порядкового номера документа, который может дополняться буквами "п" для приказа или "р" для распоряжения, например: N 321-п, N 17-р.

Текст документа излагается:

в приказах, изданных единолично, - от 1-го л. ед. ч. ("... приказываю...");

в приказах, изданных совместно двумя или более государственными органами, ОИВ - от 1-го л. мн. ч. ("... ПРИКАЗЫВАЕМ...") или от 3-го л. мн. ч. ("...приказываюТ...");

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция, регламент), - от 3-го л. ед. ч. или мн. ч. ("отдел осуществляет функции...", "комиссия провела проверку...", "должностные лица несут ответственность...").

Документы, изготовленные на бланках, имеют поля: левое - 30 мм, правое - 15 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

Распорядительный документ оформляется в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

Текст распорядительного документа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

нормативный правовой акт вышестоящего органа или распорядительный документ, ранее изданный организацией;

формулировка целей и задач, описание фактов или событий, послуживших причиной издания документа.

Констатирующей части может не быть, если предписываемые действия не нуждаются в обосновании.

Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если проект распорядительного документа издается на основании другого документа, то в констатирующей части, как правило, указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная словесная формула "приказываю" печатается прописными буквами без разрядки в продолжение преамбулы, без выделения полужирным шрифтом, с проставлением двоеточия.

Текст распоряжения распорядительной словесной формулы не имеет.

Если решение является организационным ("утвердить", "создать"), в распорядительной части формулируется само решение без указания исполнителей и сроков исполнения. Организационные решения вступают в силу с даты подписания и регистрации приказа.

В случае если исполнение распорядительного документа возлагается на структурное подразделение органа исполнительной власти или должностное лицо, в распорядительном документе указывается наименование структурного подразделения органа исполнительной власти или должность, фамилия и инициалы должностного лица, на которое возлагается исполнение документа, например:

"4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на управление общего образования (Фамилия)."

или

"4. Контроль за выполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя управления бюджетного планирования и финансов

Фамилия И.О.".

При наличии приложений к проекту распорядительного документа в тексте на них обязательно делается ссылка.

В случае подготовки проекта распорядительного документа на бумажном носителе визы проставляются на оборотной стороне каждого листа первого экземпляра в нижней его части, включая приложения.

Подпись и отметка об исполнителе оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в пунктах 19 и 22 приложения 4 к Инструкции. Образцы прилагаются.

1 Реквизиты "Герб Самарской области", "Наименование организации - автора документа", "Наименование вида документа" входят в состав бланка и печатаются при его изготовлении в типографии.

Образец
оформления проекта приказа органа исполнительной власти (государственного органа) Самарской области

Бланк приказа органа исполнительной власти (государственного органа) Самарской области

Об утверждении формы проверочного листа

В соответствии со статьей 53 Федерального закона "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" приказываю:

1. Утвердить прилагаемую форму проверочного листа.

2. Контроль за выполнением настоящего приказа оставляю за собой.

3. Разместить настоящий приказ на официальном сайте министерства труда, занятости и миграционной политики Самарской области в сети Интернет.

4. Опубликовать настоящий приказ в средствах массовой информации.

5. Настоящий приказ вступает в силу с 1 марта 2023 года.

Министр труда, занятости и миграционной политики Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. 333-33-33 (печатается на обороте последнего листа документа)

Образец
оформления проекта распоряжения органа исполнительной власти (государственного органа) Самарской области

Бланк распоряжения органа исполнительной власти (государственного органа) Самарской области

О рассмотрении результатов независимой оценки качества оказания услуг организациями социального обслуживания за 2022 год и мерах по совершенствованию деятельности организаций социального обслуживания

В рамках реализации Федерального закона "Об основах социального обслуживания граждан в Российской Федерации":

1. Департаменту по делам инвалидов (Фамилия), департаменту по вопросам семьи и детства (Фамилия) принять к рассмотрению результаты независимой оценки качества оказания услуг организациями социального обслуживания за 2022 год.

2. Руководителям организаций-операторов организовать проведение обучающих семинаров для сотрудников организаций социального обслуживания по итогам независимой оценки, в том числе по составлению планов по улучшению качества работы на 2022-2023 годы.

Министр

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. 333-33-33 (печатается на обороте последнего листа документа)

Приложение 34

Требования
к оформлению проектов соглашений (договоров) Самарской области

Проекты соглашений (договоров), концессионных соглашений, меморандумов, инвестиционных меморандумов, соглашений о государственно-частном партнерстве Самарской области (далее - соглашение) оформляются с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

Проект соглашения оформляется в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции.

Наименование вида документа печатается прописными буквами, выравнивается по центру.

Место составления (издания) документа выравнивается по левому полю листа, дата документа оформляется словесно-цифровым способом, выравнивается по правому полю листа на одном уровне, оба реквизита отделяются от предыдущего и печатаются через 1,5 межстрочного интервала.

Текст соглашения отделяется от предыдущих реквизитов и печатается через 1,5 межстрочного интервала.

Подписи в соглашении оформляются в соответствии с требованиями, изложенными в пункте 19 приложения 4 к Инструкции.

Образец прилагается.

Образец
оформления проекта соглашения Самарской области

Соглашение
между Правительством Самарской области и Министерством промышленности и торговли Российской Федерации (о чем?)

г. Самара

"___" _____ 2023 г.

Правительство Самарской области, именуемое в дальнейшем Правительство, в лице (должность, фамилия, имя, отчество в род. падеже), действующего на основании (документ о праве подписи в род. падеже), с одной стороны и Министерство промышленности и торговли Российской Федерации, именуемое в дальнейшем Минпромторг России, в лице (должность, фамилия, имя, отчество в род. падеже), действующего на основании (документ о праве подписи), с другой стороны, далее совместно именуемые Стороны, заключили настоящее Соглашение о нижеследующем.

Статья 1

...

Статья 2

...

Юридические адреса и подписи Сторон

Правительство Самарской области

Министерство промышленности и торговли Российской Федерации

Адрес местонахождения:

...

Должность

______________ И.О. Фамилия

Адрес местонахождения:

...

Должность

______________ И.О. Фамилия

Приложение 35

Правила
оформления протоколов заседаний (совещаний)

ГАРАНТ:

См. текст приложения в формате .pdf

Приложение 36

Правила
оформления проектов резолюций, поручений на бланке

Проекты резолюций, поручений оформляются с использованием соответствующих бланков формата А6, А4.

Текст резолюции отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочными интервалами, печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 12 через 1 межстрочный интервал на листах формата А6, N 14 - на листах формата А4 через 1,5 межстрочных интервала. При направлении резолюции в орган исполнительной власти в тексте резолюции указываются фамилии и инициалы их руководителей. При наличии нескольких исполнителей фамилии и инициалы должностных лиц располагают одну под другой через 1 межстрочный интервал.

Обязательный состав реквизитов поручения приведен в пункте 4.2.2 Инструкции.

Текст поручения отделяется от предыдущего реквизита 1-2 межстрочными интервалами, печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14. Если поручение адресуется органу исполнительной власти, в скобках после его наименования указывается фамилия руководителя, если поручение дается должностному лицу, после наименования должности указываются его фамилия и инициалы.

Подпись состоит из личной подписи, инициалов и фамилии руководителя, вынесшего резолюцию, давшего поручение. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля.

Дата и регистрационный номер резолюции, поручения оформляются, как правило, словесно-цифровым способом.

Образец оформления поручения Губернатора Самарской области прилагается.

Образец
оформления поручения Губернатора Самарской области

Бланк поручения Губернатора Самарской области

1. Рекомендовать главам муниципальных образований Самарской области представить в государственную жилищную инспекцию Самарской области дефектные ведомости на проведение работ по капитальному ремонту общего имущества....

Срок: до 03.04.2023.

2. Государственной жилищной инспекции Самарской области (Фамилия):

2.1. Выполнить проверку дефектных ведомостей, представленных органами местного самоуправления муниципальных образований в Самарской области.

2.2. Направить согласованные дефектные ведомости в некоммерческую организацию "Региональный оператор Самарской области "Фонд капитального ремонта".

Срок: до 01.05.2023.

И.О. Фамилия

"___" _____20___ г.

N ___________________

Приложение 37

Требования
к оформлению проектов служебных писем

1. Общие требования

Проект служебного письма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.

Проекты служебных писем оформляются с использованием электронных шаблонов при подготовке писем в системе электронного документооборота или на бланках установленной формы в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции. Текст служебных писем печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14.

Документы, изготовленные на бланках формата бумаги А4 с угловым расположением реквизитов, имеют поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.

В случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя иным должностным лицом деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц, в реквизите "Подпись" в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: "И.о. министра" или "Исполняющий обязанности министра".

Обязательный состав реквизитов служебного письма приведен в подразделе 4.3.1 Инструкции.

В служебных письмах объемом свыше 4-5 строк используется реквизит "Заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

В деловых (служебных) письмах используются:

вступительное обращение, которое отделяется от текста письма двумя межстрочными интервалами:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Вступительное обращение располагается над текстом письма посередине текстового поля без абзацного отступа и завершается восклицательным знаком.

Официальное деловое письмо, начинающееся со слов "Уважаемый(ая)", нежелательно завершать фразой "С уважением".

Заключительная этикетная фраза размещается от левого поля и завершается запятой:

С уважением,...

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами. Текст излагается:

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, - от 1-го л. мн. ч. ("просим", "направляем", "предлагаем") или от 3-го л. ед. ч. ("министерство не возражает...", "администрация считает возможным...");

в деловых письмах, оформленных на бланках должностных лиц, - от 1-го л. ед. ч. ("прошу...", "предлагаю...") или от 3-го л. ед. ч. ("... департамент не располагает...", "... агентство готово рассмотреть...").

Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по вопросам, поставленным в направляемом ему документе.

При наличии приложения к письму на первом его листе отметка о приложении не ставится.

В установленных законодательством случаях деловые (служебные) письма заверяются печатью органа исполнительной власти, а в письмах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется реквизит "Гриф ограничения доступа к документу", который может дополняться номером экземпляра.

Образец прилагается.

Образец

Бланк письма Правительства Самарской области

Министру строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации

Фамилия И.О.

О расходовании средств

федерального бюджета

Уважаемый Имя Отчество!

Рассмотрев письмо Министерства строительства и жилищно-коммунального хозяйства Российской Федерации от 06.02.2022 N 3004-ЛС/08, Правительство Самарской области сообщает следующее.

...

Первый вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. +7 (846) 333-54-79

2. Правила оформления проектов служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

Проекты писем зарубежным адресатам оформляются на соответствующих бланках с учетом общих требований к оформлению проектов служебных писем.

Переписка с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Губернатора Самарской области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области на бланке установленной формы. Переписка Губернатора Самарской области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.

Проект письма зарубежным корреспондентам печатается на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа указывается "Неофициальный перевод".

Подготовленный проект письма зарубежному адресату обязательно визируется в департаменте внешних связей Администрации Губернатора Самарской области.

Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований.

Адрес отправителя, в случае если он не является составной частью бланка, должен быть напечатан в правом верхнем углу письма, выровнен по левому краю.

Адресат включает инициал имени (имя) и фамилию адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, графства (штата), почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т. д.), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), страну назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:

American National Social Institute

15 Noth 32nd Street

NEW YORK, N.Y. 12148

USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес, например:

Mr. A.Widmar

Chairman

D.Coke and Son Ltd

LONDON SWK 48C

ENGLAND

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:

z.H. Herr Alexander Niedens

Forsterbahnried 8a

78247 Hilzingen/Twiefeld

DEUTSCHLAND

Дата письма и регистрационный номер проставляются в соответствии с расположением этого реквизита на бланке или под реквизитом "Адрес", дата оформляется словесно-цифровым способом, вид написания зависит от традиционно принятого в стране, на чьем языке составлено письмо.

Заголовок к тексту в письмах зарубежным адресатам не является обязательным реквизитом.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма.

Текст письма принято составлять от 1-го л. ед. ч. или мн. ч. Местоимение "мы" не употребляется. Текст письма начинается с обращения/приветствия "Уважаемые господа" или "Уважаемый (уважаемая) господин (госпожа) или г-н (г-жа) Министр" без указания фамилии. В персональных обращениях имя (инициал имени) адресата обычно опускается, остается только фамилия. После приветствия ставится не восклицательный знак, а запятая.

Обращение "Глубокоуважаемый (ая)" допускается использовать лишь в письме к русскоговорящему адресату. Обращение отделяется от текста письма двумя межстрочными интервалами.

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

При наличии приложения к письму отметка о приложении делается под текстом письма и оформляется так же, как и для служебных (деловых) писем. При переводе допускается сокращенная форма оформления этого реквизита как с указанием, какие именно дополнительные материалы приложены к письму, так и без него.

Текст письма принято заканчивать фразами вежливости, которые пишутся подписывающим письмо лично, например: "С наилучшими пожеланиями", "Искренне Ваш".

Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки, длина которой не должна превышать 8 см. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалом и фамилией пробел не ставится.

Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "Адресат" включает титул (при наличии), инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами, например:

HIS MAJESTY

THE KING CHARLES III

BUCKINGHAM PALACE

London SW1A 1AA

Текст такого письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц, например: "Ваше Превосходительство", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки.

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается. Образцы прилагаются.

Бланк соответствующего

государственного органа,

органа исполнительной власти,

должностного лица

Mr. Roland Stein

Acting Director

AbenteuerUrlaub GmbH

Kaiser Str. 190

D-60437 Frankfurt

GERMANY

Образцы оформления проектов служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

Уважаемый господин Штайн!

В связи с Вашим обращением сообщаем, что...

С наилучшими пожеланиями,

Наименование должности

И. Фамилия

Бланк соответствующего

государственного органа,

органа исполнительной власти,

должностного лица

ГЕНЕРАЛЬНОМУ ДИРЕКТОРУ

ВСЕМИРНОЙ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

госпоже НГОЗИ ОКОНДЖО-ИВЕАЛА

Женева, ШВЕЙЦАРИЯ

Госпожа Генеральный директор!

Имею честь сообщить, что...

С уважением,

Наименование должности

И. Фамилия

Приложение 38

Образец
оформления официального отзыва на проект федерального закона

Бланк письма Правительства Самарской области

Государственная Дума

Федерального Собрания

Российской Федерации

Комитет по экологии, природным ресурсам

и охране окружающей среды

Официальный отзыв
на проект федерального закона
(номер, наименование)

Рассмотрев проект федерального закона N ... "О признании утратившими силу..." (в части функционирования государственных природных биосферных заповедников), полагаем возможным поддержать его концепцию (в случае если концепция не поддерживается, дается общая оценка, излагаются конкретные замечания и предложения по законопроекту).

Первый вице-губернатор -

председатель Правительства

Самарской области

И.О. Фамилия

Фамилия И.О. +7 (846) 322-15-23

Приложение 39

Правила
оформления проектов служебных телеграмм

1. Общие требования

Проекты служебных телеграмм оформляются на листах бумаги формата А4, текст печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14.

Телеграммы оформляются в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и имеют следующий состав реквизитов.

Адресат. При этом сначала указывается адрес (куда), затем - фамилия, имя, отчество адресата (кому). В состав адресата может входить полный или условный телеграфный адрес организации:

Москва, ул. Короленко, д. 8

или

Минск 125 "Металл"

Если телеграмма направляется в организацию, расположенную в городе областного или краевого подчинения, в адресе необходимо указывать наименование соответствующей области или края, например:

Отрадный Самарской области

или

Ханты-Мансийск Тюменской области

Наименование организации печатается в дательном падеже и отделяется от телеграфного адреса полуторным межстрочным интервалом.

Если телеграмма направляется в несколько однородных организаций, то их наименование следует указывать обобщенно, например:

Руководителям органов исполнительной власти Самарской области

При направлении телеграммы должностному или частному лицу должность и фамилия получателя указываются в дательном падеже, например:

Губернатору Санкт-Петербурга

Фамилия И.О.

Текст телеграммы допускается начинать с обращения к адресату, которое печатается по центру.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа при ответе на поступивший документ.

Подпись.

Наименование организации - автора документа или наименование должности лица - автора документа и адрес отправителя указываются под чертой, которые включают полный почтовый адрес отправителя, наименование органа исполнительной власти, фамилию и подпись исполнителя, подготовившего текст телеграммы.

Телеграмма составляется и передается на отправку в двух экземплярах.

Образец прилагается.

2. Особенности оформления проектов международных служебных телеграмм

Текст международных телеграмм должен быть напечатан латинскими буквами.

Фамилия, имя и адрес отправителя, указываемые после содержания международной телеграммы, могут быть напечатаны буквами русского или латинского алфавита.

Адрес печатается в следующей последовательности:

наименование адресата (в именительном падеже);

местонахождение (жительства) адресата;

наименование пункта назначения и название страны (должны быть выделены отдельной строкой адреса).

Образец
оформления проекта служебной телеграммы

ул. Чапаевская, д. 89,

г. Самара, 443099

Ректору

Самарского государственного

медицинского университета

Фамилия И.О.

Правительственная телеграмма

Уважаемый.......................!

Губернатор Самарской области

И.О. Фамилия

443006, Самара, ул. Молодогвардейская, д. 210

Правительство Самарской области

(Вручить 30.10.2023)

Приложение 40

Примерный перечень
нерегистрируемых документов 1

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.

2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).

3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.

4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.

6. Конкурсная документация.

7. Научно-техническая и проектная документация.

8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой "Лично".

9. Отчеты о научно-исследовательской работе.

10. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.

11. Поздравительные письма, открытки и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.

12. Прейскуранты.

13. Пригласительные билеты.

14. Программы конференций, совещаний.

15. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).

16. Учебные планы, программы.

17. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

1 Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма подлежат регистрации.

Приложение 41

Типовые сроки
исполнения документов

Вид документа	Срок исполнения	Основание
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, содержащие в тексте указание "срочно", "незамедлительно", "весьма срочно"	В течение 3 дней с даты подписания поручения	Пункт 48 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации"
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, содержащие в тексте указание "оперативно"	В течение 10 дней с даты подписания поручения	Пункт 48 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации"
Поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, срок исполнения которых не указан	В течение одного месяца со дня подписания (до соответствующего числа следующего месяца), при отсутствии в следующем месяце такого числа - до последнего дня месяца, если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день - в предшествующий ему рабочий день	Пункт 48 Регламента Правительства Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 01.06.2004 N 260 "О Регламенте Правительства Российской Федерации и Положении об Аппарате Правительства Российской Федерации"
Проекты соответствующих докладов Президенту Российской Федерации и Председателю Правительства Российской Федерации (заместителям Председателя Правительства Российской Федерации) об исполнении (о ходе исполнения) поручения или указания Президента Российской Федерации	Представляются на подпись руководителю федерального органа исполнительной власти не менее чем за 5 дней до истечения установленного срока	Пункт 4.17 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти"
Запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов	Исполняются в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение 30 дней	Пункт 11.2 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 N 452 "О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти"
Парламентский запрос (запрос Совета Федерации, Государственной Думы)	Не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок	Часть 3 статьи 13 Федерального закона от 08.05.94 N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"
Запрос сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы (депутатский запрос)	Не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной, согласованный с инициатором запроса, обращения срок	Часть 3 статьи 14 Федерального закона от 08.05.94 N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"
Обращение сенатора Российской Федерации, депутата Государственной Думы	Безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения)	Часть 2 статьи 17 Федерального закона от 08.05.94 N 3-ФЗ "О статусе сенатора Российской Федерации и статусе депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации"
Запрос депутата (группы депутатов) Самарской Губернской Думы (депутатский запрос)	Не позднее чем через 30 дней со дня получения или в иной, определенный в депутатском запросе срок	Пункт 2 статьи 12 Закона Самарской области от 07.02.2003 N 4-ГД "О статусе депутата Самарской Губернской Думы"
Обращение депутата Самарской Губернской Думы	Не позднее 5 рабочих дней со дня регистрации обращения	Пункт 2 статьи 11 Закона Самарской области от 07.02.2003 N 4-ГД "О статусе депутата Самарской Губернской Думы"
Представление Счетной палаты Российской Федерации	В течение 30 дней со дня внесения представления в объект аудита (контроля) 1	Часть 4 статьи 26 Федерального закона от 05.04.2013 N 41-ФЗ "О Счетной палате Российской Федерации"
Запрос Счетной палаты Самарской области	В течение 14 календарных дней со дня получения запроса	Часть 1 статьи 16 Закона Самарской области от 30.09.2011 N 86-ГД "Счетной палате Самарской области"
Представление прокурора	В течение 30 дней со дня поступления представления	Статья 24 Федерального закона от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации"
Статистическая и иная информация, документы (в том числе электронные документы, подписанные электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации), справки и другие материалы или их копии, необходимые при осуществлении возложенных на органы прокуратуры функций	В течение 5 дней с момента поступления требования прокурора, если не указан иной срок	Пункт 2 статьи 6 Федерального закона от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации"
Протест прокурора на противоречащий закону правовой акт	Не позднее чем в 10-дневный срок с момента поступления, а в случае принесения протеста на решение представительного (законодательного) органа субъекта Российской Федерации - на ближайшем заседании 2	Пункт 2 статьи 23 Федерального закона от 17.01.92 N 2202-1 "О прокуратуре Российской Федерации"
Письменное обращение гражданина, организации	В течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения (в исключительных случаях продление срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней); обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение 7 дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения	Части 1, 2 статьи 12 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации" Часть 2 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации"
Запрос государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица в связи с рассмотрением обращений граждан, организаций	В течение 15 дней	Часть 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Российской Федерации"
Запрос информации о деятельности государственных органов	В течение 30 дней со дня регистрации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации (с возможным продлением срока рассмотрения запроса не более чем на 15 дней)	Часть 6 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"
Запрос, не относящийся к деятельности государственного органа, в который он направлен	В течение 7 дней со дня регистрации запроса (в государственный орган, к полномочиям которого отнесено представление запрашиваемой информации)	Часть 7 статьи 18 Федерального закона от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления"
Запрос органов государственного контроля (надзора), органов муниципального контроля	Не более 3 рабочих дней со дня поступления	Пункт 8 Правил предоставления в рамках межведомственного информационного взаимодействия документов и (или) сведений, получаемых контрольными (надзорными) органами от иных органов либо подведомственных указанным органам организаций, в распоряжении которых находятся эти документы и (или) сведения, при организации и осуществлении видов государственного контроля (надзора), видов муниципального контроля, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 06.03.2021 N 338 "О межведомственном информационном взаимодействии в рамках осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля"
Запрос Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации	Не позднее 15 дней со дня получения запроса (если в самом запросе не установлен иной срок)	Пункт 2 статьи 34 Федерального конституционного закона от 26.02.97 N 1-ФКЗ "Об Уполномоченном по правам человека в Российской Федерации"
Обращение Общественной палаты Российской Федерации	В течение 30 дней со дня регистрации обращения (в исключительных случаях продлевается не более чем на 30 дней)	Часть 2 статьи 17 Федерального закона от 04.04.2005 N 32-ФЗ "Об Общественной палате Российской Федерации"
Запрос Общественной палаты Российской Федерации	Не позднее чем через 30 дней со дня получения запроса (в исключительных случаях, определяемых Общественной палатой Российской Федерации, - не позднее чем через 14 дней)	Часть 3 статьи 24 Федерального закона от 04.04.2005 N 32-ФЗ "Об Общественной палате Российской Федерации"
Запрос Общественной палаты субъекта Российской Федерации	В течение 30 дней со дня регистрации запроса (в исключительных случаях продлевается не более чем на 30 дней)	Часть 2 статьи 12 Федерального закона от 23.06.2016 N 183-ФЗ "Об общих принципах организации и деятельности общественных палат субъектов Российской Федерации"
Запрос уполномоченного по правам предпринимателей	В срок, не превышающий 15 дней со дня получения соответствующего обращения	Федеральный закон от 07.05.2013 N 78-ФЗ "Об уполномоченных по защите прав предпринимателей в Российской Федерации"

1 Срок выполнения представления может быть продлен по решению коллегии Счетной палаты Российской Федерации, но не более одного раза.

2 При исключительных обстоятельствах, требующих немедленного устранения нарушения закона, прокурор вправе установить сокращенный срок рассмотрения протеста.

Приложение 42

Порядок
заполнения граф номенклатуры дел

Номенклатура дел органа исполнительной власти (далее - ОИВ) составляется по установленной форме 1.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений ОИВ, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы (делопроизводственные индексы) каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в ОИВ цифрового (буквенно-цифрового) обозначения, например: "12-05", где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела должен отражать признаки, по которым оно сформировано.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название ОИВ, структурного подразделения или должностного лица (автор документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией". В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы, отчеты.

В заголовке дела не допускается употребление неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), вводных слов и сложных синтаксических оборотов, а также сокращенных слов и сокращенных наименований ОИВ, организаций, учреждений.

При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Сначала располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество фактически сформированных дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел указываются сроки хранения документов со ссылкой на статью федерального закона, типового или ведомственного перечня, установленные в соответствии с федеральными законами, иными нормативными правовыми актами, перечнями типовых архивных документов, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности ОИВ, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций 2.

В графе 5 номенклатуры дел в течение всего срока действия номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел (в том числе в электронном виде), о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой ОИВ для продолжения и др.

1 Рекомендуемые образцы приведены в приложениях 1 и 2 к Правилам.

2 Приказ Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения", приказ Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения".

Приложение 43

Порядок
формирования, учета и хранения дел в структурных подразделениях государственного органа, органа исполнительной власти Самарской области

При формировании дел в структурных подразделениях государственного органа, органа исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ) необходимо учитывать особенности, характерные для отдельных категорий документов.

Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы-основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Проект документа, имеющего длительный срок хранения и подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в системе электронного документооборота (далее - СЭД) помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров протоколов).

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами (многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в отдельный том дела).

Приказы, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от приказов, распоряжений по личному составу и приказов, распоряжений по административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения 1.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним. Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Планы, рассчитанные на несколько лет, формируются в дела по начальному году их действия. Отчеты о выполнении таких планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Документы информационного характера по исполнению правового акта Российской Федерации или субъекта Российской Федерации (справки, отчеты), находящемуся на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. В случае если на правовой акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело с перепиской постоянного хранения за текущий год.

Поручения Президента Российской Федерации и документы по их исполнению составляют единый комплекс документов и формируются в дела в хронологическом порядке по датам ответов.

Переписка группируется в дела по тематике и (или) корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению акта Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящегося на контроле, подшиваются в заведенное на этот акт дело. Если на акт дело не заводилось, то документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций по вопросам работы ОИВ, его структурных подразделений или подведомственных организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел; в номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде, проставляется в графе "Примечание" номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в системе электронного документооборота (далее - СЭД) в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме электронных документов ("гибридное дело"), документы на бумажном носителе подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок хранения.

Формирование и хранение дел на бумажном носителе до передачи их в архив ОИВ или выделения к уничтожению осуществляется в службе делопроизводства и (или) в структурных подразделениях ОИВ по месту их формирования, электронных дел - в СЭД.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

В структурных подразделениях ОИВ делопроизводители структурных подразделений обеспечивают сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел, размещение дел, проверка наличия и состояния документов и дел, соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в шкафах, сейфах.

Дела для их учета и поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа или стойке стеллажа.

При поиске какого-либо документа вначале следует найти нужный заголовок дела, а затем по индексу дела - соответствующую папку на полке.

Дела документального фонда ОИВ, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив ОИВ проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы делопроизводства, при реорганизации и ликвидации ОИВ или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

Если проверкой наличия и состояния документов установлено отсутствие дел и документов, организуется их розыск.

Розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки, организуется с момента выявления отсутствия и проводится в течение одного года. На дела, не обнаруженные в ходе проверки наличия и состояния документов, составляется акт об утрате документов по установленной форме 2, который рассматривается экспертной комиссией (центральной экспертной комиссией) организации и утверждается руководителем организации или его заместителем. К акту прилагается справка о проведении розыска, подготовленная и подписанная лицом, производившим проверку. Акт об утрате документов представляется в управление государственной архивной службы Самарской области для принятия решения о снятии утраченных дел с учета.

Выдача дел работникам других структурных подразделений производится с разрешения руководителя службы делопроизводства или руководителя структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное пользование в другое структурное подразделение подлежит учету.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Иным организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя ОИВ или иного уполномоченного им лица. Выдача дел подтверждается актом выдачи дел во временное пользование, составленным по установленной форме 3.

1 В соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236, приказы, распоряжения по личному составу и документы (докладные записки, справки, заявления) к ним имеют сроки хранения 50/75 лет ЭПК и 5 лет.

2 Рекомендуемый образец приведен в приложении 18 к Правилам.

3 Рекомендуемый образец приведен в приложении 21 к Правилам.

Приложение 44

Порядок
составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел

В государственном органе, органе исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ) в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел. Описи дел составляются под методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти.

Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел ОИВ, которые готовит архив ОИВ и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме 1 в двух экземплярах и представляются в архив ОИВ не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.

Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:

порядковый номер дела (тома) по описи;

индекс дела (тома);

заголовок дела (тома);

крайние даты дела (тома);

количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов;

срок хранения дела (тома).

Перед внесением заголовков дел в опись дел проверяется качество формирования и оформления дел.

В опись электронных дел 2, документов дополнительно включается приложение к описи - реестр (контейнеров электронных документов (далее - ЭД), в котором указываются сведения об ЭД, включенных в каждое электронное дело.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовый;

порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом ОИВ;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов; при внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний".

Графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и др.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, в описи электронных дел, документов - общий объем электронных дел в Мб.

Опись дел структурного подразделения подписывается руководителем подразделения ОИВ, согласовывается с руководителем службы делопроизводства. При наличии в структурном подразделении экспертной комиссии (далее - ЭК) опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК структурного подразделения.

Реестр ЭД, являющийся приложением к описи ЭД, подписывается составителем реестра с указанием должности, инициалов, фамилии.

Опись дел структурного подразделения ОИВ составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив ОИВ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив ОИВ также передается по экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов).

При наличии в структурном подразделении ЭК опись дел составляется в трех экземплярах, так как один экземпляр описи передается в ЭК для рассмотрения и согласования.

1 Рекомендуемый образец приведен в приложении 7 к Правилам.

2 Рекомендуемый образец приведен в приложении 8 к Правилам.

Приложение 45

Правила
оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение

Оформление дел на бумажном носителе, подлежащих передаче в архив государственного органа, органа исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ), предусматривает:

подшивку документов в дело или переплет дела;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

оформление реквизитов обложки дела.

Обложка (титульный лист) дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме 1. Надписи на обложках дел (томов) следует выполнять чернилами, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским или иным печатным способом, то надписи на нем также могут быть напечатаны. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

наименование ОИВ (фондообразователя);

наименование структурного подразделения фондообразователя, делопроизводственный номер (индекс) дела (индекс дела по номенклатуре дел);

заголовок дела;

крайние даты дела (тома);

количество листов в деле;

срок хранения дела и номер статьи по перечню;

архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

наименование ОИВ указывается полностью в именительном падеже, а официально принятое сокращенное наименование - в скобках после полного наименования. В случаях, когда в течение года, за который оформляются дела, ОИВ был переименован (преобразован) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

наименование структурного подразделения: записывается его название в соответствии с утвержденной структурой (если в течение года наименование структурного подразделения менялось или дело было передано в другой ОИВ или другое структурное подразделение, старое наименование заключается в скобки, новое наименование пишется под старым);

делопроизводственный номер (индекс) дела: проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел, если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

заголовок (наименование) дела переносится из номенклатуры дел, в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения: номера приказов, протоколов и др. Если наименование дела не раскрывает содержание подшитых в нем документов ("Разная переписка", "Переписка по общим вопросам" и т.п.), составляется новый заголовок дела, отражающий содержание подшитых в деле документов;

крайние даты дела: указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Крайними датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы (приложения и др.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается об этом запись: "В деле имеются документы за... год(ы)". Крайние даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы или отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (приказы, распоряжения, акты и др.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (если они утверждаются) или даты первого и последнего протоколов, включенных в дело.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме (назначении) и увольнении (освобождении от должности) лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено личное дело, конечной датой является дата документа, подтверждающего смерть лица, или запись об этом сотрудника кадровой службы.

Для дел, содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется на основании листа-заверителя дела, без учета количества листов внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела.

Реквизит "Срок хранения дела и номер статьи перечня" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности ОИВ, при введении в действие новых перечней документов со сроками хранения старые записи зачеркиваются, а сверху или рядом пишутся новые данные. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в архиве ОИВ только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей дел, документов, утвержденных ЭПК управления государственной архивной службы Самарской области (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и органа исполнительной власти по Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

Наименования фондообразователя и структурного подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке штампом.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз в возрастающем порядке номеров начиная с первого. Цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому или части отдельно начиная с первого. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист большого формата (формата A3, A2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, а лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и др.) нумеруется как один лист, в нижней части или на обороте такого листа делается опись наклеенных на него документов. Во внутренней описи и в листе-заверителе в конце дела о таких листах делается оговорка, например: "На листе 6 наклеено 5 фотографий согласно описи на обороте листа".

Карты и схемы, склеенные из нескольких листов, нумеруются как один лист. На таких листах на обороте или свободном от текста месте указывается количество листов в склейке. Во внутренней описи и в листе-заверителе дела о таких листах делается оговорка, например: "Лист 7 - карта-склейка из 10 листов".

Если к документу (листу) подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки, справки и др.), то каждый документ нумеруется отдельно, очередным порядковым номером.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначале конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи, графика и др.) не подшиваются, а вкладываются в конверты.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новый лист-заверитель дела, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле. Во внутреннюю опись также вносятся исправления или внутренняя опись составляется заново.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их к сдаче в архив допускается по согласованию с архивом употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела (заверительная надпись), помещаемый в конце дела. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела по установленной форме 2. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Лист-заверитель подписывается его составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Для учета документов определенных категорий постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела по установленной форме 3.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов, в целях учета и более быстрого нахождения документов в деле. Во внутреннюю опись помимо документов, подшитых в дело, должны быть внесены и все относящиеся к ним приложения.

Листы внутренней описи подшиваются в начале дела. Если дело переплетено или подшито без внутренней описи документов, то составленная по установленной форме внутренняя опись наклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Внутренняя опись документов дела содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи документов дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

При изменении состава документов дела (изъятии, включении документов, замене их копиями и др.) эти изменения отражаются во внутренней описи в графе "Примечание" со ссылками на соответствующие акты и при необходимости составляется новая итоговая запись.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Документы в делах постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола прочными нитками в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Текст не должен подходить к линии подшивки (переплета) ближе 2 см, а листы не должны выступать за края обложки. В случаях, когда текст на документе расположен близко к краю листа, к такому листу подклеивается полоска бумаги, за которую документ подшивается (переплетается) в дело.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической, художественной и иной ценности или неформатных документов (карты, схемы, планы, чертежи, фотоснимки и другие документы большого формата), в целях их сохранности и удобства пользования не подшиваются в дела, а хранятся сложенными в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках) в качестве приложений к делам. На каждую папку (коробку) составляется внутренняя опись находящихся в ней документов.

Если в дело в ходе его формирования были подшиты документы с различными сроками хранения, то дело расшивается и формируются новые дела исходя из сроков хранения документов. При этом документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по актам в установленном порядке.

Обложки дел с документами, исполненными на стандартных листах, должны иметь размеры 229 x 324 мм. Обложки дел с документами, изготовленными на нестандартных листах, могут иметь размеры, соответствующие размерам подшитых в них листов.

Обложки дел с документами, имеющими длительные (25 и более лет) сроки хранения, должны быть изготовлены из твердого картона. Для обложек дел, сдаваемых на государственное хранение, применяется бескислотный картон.

Для предохранения документов от механической порчи на первом и последнем листах дела, тома перед прошивкой наклеиваются полоски тонкого картона, через которые и пропускается шнур. При оформлении дел применять канцелярский (силикатный) клей, мучной и крахмальный клейстеры не допускается.

Подготовка электронных дел, документов к передаче в архив ОИВ осуществляется структурным подразделением - пользователем системы электронного документооборота (далее - СЭД) совместно со службой делопроизводства.

При подготовке электронных документов, отобранных к передаче в архив ОИВ, выполняются следующие основные процедуры работы с документами:

преобразование текстовых электронных документов в формат архивного хранения PDF/A-1 или иной формат по согласованию с архивом ОИВ, если электронный документ был создан или включен в систему в ином формате;

формирование в СЭД описей электронных дел, документов структурных подразделений;

формирование в СЭД контейнеров электронных документов, включающих контент и метаданные электронного документа, файлы электронных подписей, визуализированную копию текстового электронного документа в формате PDF/A-1 или ином формате по согласованию с архивом органа исполнительной власти;

формирование в СЭД электронных дел, являющихся совокупностью контейнеров электронных документов или контейнером электронного документа;

миграция электронных документов на физически обособленные материальные носители, если документы передаются в архив ОИВ не по информационно-коммуникационным каналам;

проверка воспроизводимости электронных документов;

проверка электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ;

формирование транспортного контейнера, содержащего электронные дела, включенные в опись электронных дел, документов структурного подразделения (опись дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дел по личному составу).

При осуществлении миграции и (или) конвертации электронных архивных документов должны быть обеспечены аутентичность, достоверность, целостность и пригодность для использования информации, содержащейся в электронных архивных документах.

По результатам конвертации должен проводиться визуальный контроль соответствия конвертированных электронных архивных документов электронным архивным документам, подвергшимся конвертации (проверка аутентичности), проверяться полнота их содержания. По завершении конвертации исходные файлы электронных архивных документов должны сохраняться на протяжении не менее одного года.

Факты конвертации фиксируются в акте конвертации электронных архивных документов 4, который приобщается к делу фонда.

Все изменения в регистрационно-учетных сведениях, произошедшие в результате конвертации и миграции, вносятся в реестры файлов электронных документов, АУФ СХЭД работником (государственным, муниципальным служащим), производившим указанные действия.

1 Рекомендуемый образец приведен в приложении 6 к Правилам.

2 Рекомендуемый образец приведен в приложении 4 к Правилам.

3 Рекомендуемый образец приведен в приложении 5 к Правилам.

4 Рекомендуемый образец приведен в приложении 28 к Правилам.

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.