Приказ Федерального архивного агентства от 12 декабря 2023 г. N 154 "Об утверждении Инструкции по применению Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения"

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок применения Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Росархива от 28 декабря 2021 г. N 142 (зарегистрирован Минюстом России 2 февраля 2022 г., регистрационный N 67095) (далее - Перечень).

2. Настоящая Инструкция предназначена для проведения экспертизы ценности документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций (далее - организации), в процессе деятельности которых образуется научно-техническая документация (далее - НТД).

3. Перечень устанавливает сроки хранения типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций ¹.

4. Перечень включает виды документов, образующихся при документировании однотипных (общих для большинства организаций) функций, выполняемых организациями, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности.

5. Перечень включает научно-техническую и управленческую документацию, образующуюся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

6. Перечень содержит 12 разделов. Разделы Перечня имеют от 6 до 9 граф. В графе 1 указаны порядковые номера статей по Перечню. В графе 2 указаны наименования видов документов. В последующих графах установлены сроки хранения документов. Последняя графа Перечня (примечание) комментирует и уточняет сроки хранения документов и порядок их исчисления.

7. Первый раздел Перечня "Научная (научно-исследовательская) деятельность" содержит типовые архивные документы, отражающие организацию, планирование и управление научной, научно-технической и инновационной деятельностью; разработку, выполнение, прием, утверждение и внедрение результатов научно-исследовательских работ (далее - НИР); учет данных о научных исследованиях и разработках, справочно-информационное обеспечение научно-исследовательской деятельности; организацию и проведение государственной научной аттестации, подготовку научных кадров; научно-экспертную деятельность.

В графе 3 первого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и организации, осуществляющие заказ на выполнение научно-исследовательской, опытно-конструкторской и технологической работы (далее - НИОКТР).

В графе 4 первого раздела Перечня представлены организации-разработчики/авторы документов, к которым относятся научные и образовательные организации, в том числе Российская академия наук (далее - РАН), осуществляющие координацию и проведение фундаментальных и поисковых научных исследований.

В графе 5 первого раздела Перечня представлены согласовывающие организации; экспертные организации, к которым относятся - РАН, экспертные советы Высшей аттестационной комиссии при Министерстве науки и высшего образования Российской Федерации, а также другие организации, осуществляющие независимую экспертизу тем и результатов НИОКТР.

В графе 6 первого раздела Перечня представлены организации, утверждающие документы, не являющиеся заказчиками, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, РАН, осуществляющие утверждение тем и результатов НИОКТР.

В графе 7 первого раздела Перечня представлены организации, осуществляющие внедрение, регистрацию и учет результатов НИОКТР, к которым относятся органы государственной власти, научные и иные организации.

8. Второй раздел Перечня "Создание и развитие информационных технологий, информационных систем. Защита информации" содержит типовые архивные документы, отражающие нормативное регулирование, координацию, контроль в области информационных технологий и информационных систем, взаимодействие государственных и муниципальных информационных систем; проектирование, создание, эксплуатацию и модернизацию информационных систем, вывод из эксплуатации и хранение информации; эксплуатацию технических средств, создание и внедрение программ для электронных вычислительных машин; учет информационных систем, программного обеспечения; защиту информации, контроль и надзор в сфере защиты информации.

В графе 3 второго раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной# субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления и организации.

В графе 4 второго раздела Перечня представлены организации-разработчики/авторы документов, к которым относятся научные, образовательные и иные организации.

В графе 5 второго раздела Перечня представлены организации, утверждающие документы, надзорные органы и организации, ведущие регистрацию и учет информационных систем, алгоритмов и программ, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной# субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления, а также организации, не являющиеся заказчиками.

В графе 6 второго раздела Перечня представлены эксплуатирующие организации, которые являются держателями реестров, операторами федеральных государственных информационных систем, региональных и муниципальных информационных систем, информационных систем и программ для электронных вычислительных машин.

9. Третий раздел Перечня "Проектирование (разработка), изготовление, контроль (приемка), эксплуатация, ремонт изделий" содержит типовые архивные документы, отражающие проектирование (разработку) изделий; изготовление, испытание опытных образцов (опытных партий) изделий; эксплуатацию и ремонт изделий.

В графе 3 третьего раздела Перечня представлены организации-заказчики, утверждающие организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной# субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления и организации.

В графе 4 третьего раздела Перечня представлены организации-разработчики/авторы документов, к которым относятся организации, осуществляющие опытно-технологические, конструкторские работы.

В графе 5 третьего раздела Перечня представлены организации-изготовители изделий, эксплуатирующие организации, к которым относятся юридические лица, в том числе организации, обеспечивающие испытание опытных образцов изделий.

10. Четвертый раздел Перечня "Разработка и внедрение технологических процессов производства изделий" содержит типовые архивные документы, отражающие разработку и испытание технологических процессов производства изделий; обеспечение технологических процессов производства изделий и прием законченных технологических процессов; внедрение и освоение технологических процессов производства изделий.

В графе 3 четвертого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, государственные корпорации и организации.

В графе 4 четвертого раздела Перечня представлены организации-разработчики/авторы документов, подведомственные органам государственной власти Российской Федерации, органам государственной власти субъектов Российской Федерации или государственным корпорациям.

В графе 5 четвертого раздела Перечня представлены организации-изготовители изделий, эксплуатирующие организации, к которым относятся юридические лица, внедряющие технологии в производство.

11. Пятый раздел Перечня "Производство" содержит типовые архивные документы, отражающие организацию производства; технологическую подготовку производства; обеспечение производства оборудованием, инструментами, запасными частями, механизацию и автоматизацию производств; изготовление продукции; обеспечение и контроль качества продукции, технический контроль ее безопасности; развитие производственной инфраструктуры (топливного и энергетического хозяйства, транспорта и связи); инструментальное хозяйство и запасные части; эксплуатацию оборудования, технический контроль за эксплуатацией оборудования; модернизацию и ремонт оборудования.

В графе 3 пятого раздела Перечня представлены организации-заказчики (представительства заказчиков) продукции, федеральные органы исполнительной власти, органы исполнительной власти субъекта Российской Федерации, государственные корпорации.

В графе 4 пятого раздела Перечня представлены организации-изготовители (разработчики) продукции, к которым относятся юридические лица, осуществляющие производство продукции (изделий).

В графе 5 пятого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, осуществляющие сертификацию продукции и услуг, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации, осуществляющие сертификацию продукции и услуг.

12. Шестой раздел Перечня "Градостроительная деятельность" содержит типовые архивные документы, отражающие нормативное регулирование, координацию и планирование градостроительной деятельности; архитектурно-строительное проектирование; строительство, эксплуатацию, реконструкцию, капитальный ремонт и прекращение эксплуатации объектов; учет, инвентаризацию и мониторинг градостроительной деятельности.

В графе 3 шестого раздела Перечня представлены организации-застройщики/заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

В графе 4 шестого раздела Перечня представлены организации-разработчики, к которым относятся генеральные проектировщики, субподрядные, проектные организации, авторы документов.

В графе 5 шестого раздела Перечня представлены организации, утверждающие, согласовывающие документы, лицензирующие, экспертные организации и ведомства, не являющиеся застройщиками, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, юридические лица.

В графе 6 шестого раздела Перечня представлены организации-исполнители работ, к которым относятся технические заказчики, подрядчики.

В графе 7 шестого раздела Перечня представлены эксплуатирующие организации, к которым относятся собственники объектов капитального строительства, управляющие компании (организации) и региональные операторы капитального ремонта.

В графе 8 шестого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, юридические лица.

13. Седьмой раздел Перечня "Изучение и использование природных ресурсов" содержит типовые архивные документы, отражающие пользование недрами, учет месторождений и проявлений полезных ископаемых, участков недр и пользования недрами; землеустройство, учет земель, земельных участков и их использования; водное хозяйство, учет водных объектов и водопользования; лесное хозяйство, учет лесов, лесных участков и их использования.

В графе 3 седьмого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации.

В графе 4 седьмого раздела Перечня представлены организации-разработчики, к которым относятся научно-исследовательские и иные организации, осуществляющие геологоразведочные работы, землеустроительные и кадастровые работы, работы по изучению и учету водных и лесных объектов.

В графе 5 седьмого раздела Перечня представлены утверждающие, согласовывающие, лицензирующие организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иные организации.

В графе 6 седьмого раздела Перечня представлены экспертные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, научно-исследовательские организации, осуществляющие экспертизу проектов изучения использования природных ресурсов.

В графе 7 седьмого раздела Перечня представлены эксплуатирующие и управляющие объектами организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации, в том числе недропользователи, организации, осуществляющие использование земель и земельных участков, лесных и водных объектов.

В графе 8 седьмого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, организации.

14. Восьмой раздел Перечня "Охрана окружающей среды" содержит типовые архивные документы, отражающие нормирование в области охраны окружающей среды; государственный экологический мониторинг (мониторинг состояния окружающей среды); возмещение и ликвидацию вреда окружающей среде, предотвращение и ликвидацию природных чрезвычайных ситуаций; обращение с отходами производства и потребления, радиоактивными отходами; контроль и надзор в области охраны окружающей среды; оценку воздействия на окружающую среду, экологическую экспертизу.

В графе 3 восьмого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные организации.

В графе 4 восьмого раздела Перечня представлены организации-разработчики, к которым относятся научно-исследовательские и иные организации, осуществляющие мониторинг состояния объектов окружающей среды, деятельность в сфере охраны окружающей среды.

В графе 5 восьмого раздела Перечня представлены утверждающие, согласовывающие, лицензирующие организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные организации.

В графе 6 восьмого раздела Перечня представлены экспертные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, организации, осуществляющие оценку воздействия на окружающую среду, проведение экологической экспертизы.

В графе 7 восьмого раздела Перечня представлены эксплуатирующие и управляющие объектами организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации, недропользователи, организации, осуществляющие использование земель и земельных участков, лесных и водных объектов.

В графе 8 восьмого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иные организации.

15. Девятый раздел Перечня "Геодезическая и картографическая деятельность" содержит типовые архивные документы, отражающие регулирование и обеспечение осуществления геодезической и картографической деятельности; работу по дистанционному зондированию Земли, съемку космического пространства; геодезические работы; картографические работы; работу по установлению, изменению, уточнению государственных границ, границ единиц административно-территориального деления; выявление и регистрацию наименований географических объектов; информационное обеспечение выполнения геодезических и картографических работ.

В графе 3 девятого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные организации.

В графе 4 девятого раздела Перечня представлены организации-разработчики, к которым относятся научно-исследовательские и иные организации.

В графе 5 девятого раздела Перечня представлены утверждающие, согласовывающие, лицензирующие организации, к которым относятся федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг в сфере геодезии и картографии, подведомственные ему организации, иные организации.

В графе 6 девятого раздела Перечня представлены экспертные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иные организации.

В графе 7 девятого раздела Перечня представлены эксплуатирующие и управляющие объектами организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные организации, осуществляющие землеустроительные работы, техническую инвентаризацию, инженерно-геодезические изыскания, маркшейдерские и иные геодезические и картографические работы.

В графе 8 девятого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, иные организации.

16. Десятый раздел Перечня "Техническое регулирование и обеспечение единства измерений" содержит типовые архивные документы, отражающие техническую регламентацию и стандартизацию; сертификацию; метрологическое обеспечение; надзор и контроль в сфере стандартизации и метрологии; учет стандартов и измерений.

В графе 3 десятого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации.

В графе 4 десятого раздела Перечня представлены организации-разработчики/авторы документов, к которым относятся федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по оказанию государственных услуг, управлению государственным имуществом в сфере технического регулирования, стандартизации и обеспечения единства измерений, научно-исследовательские институты, другие организации.

В графе 5 десятого раздела Перечня представлены утверждающие организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, государственные корпорации, иные организации.

В графе 6 десятого раздела Перечня представлены эксплуатирующие организации, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, иные организации.

В графе 7 десятого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, к которым относятся федеральные органы исполнительной власти и подведомственные им организации.

17. Одиннадцатый раздел Перечня "Контроль и технический надзор в области промышленной безопасности и безопасности гидротехнических сооружений" содержит типовые архивные документы, отражающие технический надзор за безопасностью опасных производственных объектов и гидротехнических сооружений; контроль за использованием, транспортировкой и хранением особо опасных веществ и материалов; предупреждение и ликвидацию последствий техногенных чрезвычайных ситуаций.

В графе 3 одиннадцатого раздела Перечня представлены организации-заказчики, к которым относятся органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, организации, эксплуатирующие производственные объекты, иные организации.

В графе 4 одиннадцатого раздела Перечня представлены организации-разработчики/авторы документов, к которым относятся проектные, экспертные и иные организации.

В графе 5 одиннадцатого раздела Перечня представлены эксплуатирующие организации, к которым относятся организации, эксплуатирующие производственные объекты.

В графе 6 одиннадцатого раздела Перечня представлены утверждающие, согласовывающие организации, к которым относятся федеральные органы исполнительной власти и подведомственные им организации, иные организации.

В графе 7 одиннадцатого раздела Перечня представлены контрольные и надзорные организации, к которым относятся федеральные органы исполнительной власти и подведомственные им организации.

18. Двенадцатый раздел Перечня "Управление интеллектуальной собственностью" содержит типовые архивные документы, отражающие правовую охрану и регистрацию прав на объекты интеллектуальной собственности; использование и защиту интеллектуальной собственности; изобретательскую и рационализаторскую деятельность.

В графе 3 двенадцатого раздела Перечня представлены организации-правообладатели (заказчики, разработчики, авторы, патентодержатели и другие), к которым относятся инициирующие процесс регистрации права собственности организации, правомерно обладающие исключительным правом на результат интеллектуальной деятельности или на средство индивидуализации.

В графе 4 двенадцатого раздела Перечня представлены организации, утверждающие документы, регистрирующие права, ведущие учет результатов интеллектуальной деятельности и правообладателей, к которым относятся федеральные органы исполнительной власти и подведомственные им организации.

В графе 5 двенадцатого раздела Перечня представлены контрольные, надзорные и экспертные организации, к которым относятся федеральные органы исполнительной, власти, подведомственные им организации, а также иные организации.

19. Отдельные разделы Перечня имеют подразделы, позволяющие дополнительно систематизировать документы внутри разделов. Документы в разделах и подразделах Перечня систематизированы по тематическому принципу, а также по степени значимости вопросов и видов документов в логической последовательности.

20. В Перечне указаны наименования как отдельных видов документов (в том числе "протоколы", "рабочие журналы", "договоры (контракты)", "альбомы"), так и их обобщенные формулировки (в том числе "документы", "проекты", "планы", "комплекты", "реестры", "дела"), при использовании которых в скобках раскрываются наименования основных видов документов по данному вопросу.

21. К Перечню составлен "Указатель видов документов", в котором в алфавитном порядке перечислены виды, разновидности документов со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

22. Сроки хранения архивных документов независимо от места их хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством ². Для НТД, формируемой в комплекты, срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором комплект был утвержден.

23. Временные сроки хранения реестров, регистров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение ³.

24. Срок хранения, установленный для информационных систем, исчисляется со дня их выведения из эксплуатации. Документы (сведения, информация), включенные в базы данных информационных систем, должны храниться в соответствии со сроками хранения, установленными Перечнем.

25. Сроки хранения документов не зависят от вида носителя и ограничения доступа к ним.

26. Уничтожение документов до истечения сроков их хранения запрещается.

27. Срок хранения "Постоянно", установленный для документов, образовавшихся в деятельности организаций, выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации по результатам проведения экспертизы их ценности.

Срок хранения "Постоянно", установленный для документов, образовавшихся в деятельности организаций, не выступающих источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, означает, что указанные документы должны храниться "До ликвидации организации".

28. Срок хранения "До ликвидации организации" означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает или не выступает эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации. При реорганизации организации документам со сроком хранения "До ликвидации организации", не включенным в состав Архивного фонда Российской Федерации и утратившим практическое значение, устанавливается срок хранения "До минования надобности".

29. Срок хранения "До минования надобности" означает, что организация сама определяет срок хранения таких документов, при этом этот срок хранения не может быть менее одного года.

30. Срок хранения "До замены новыми" применяется, как правило, к копиям нормативных документов, которые присылаются в организацию для использования в работе, и означает, что данные документы хранятся до их отмены и замены новыми.

31. Отметка "ЭПК", проставленная к срокам хранения отдельных видов документов, означает, что указанные документы или их часть могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы ценности, или срок хранения может быть продлен до минования практической надобности указанных документов.

32. Срок хранения документов, включенных разработчиком в комплект, состав которого установлен нормативными правовыми актами Российской Федерации, иными правовыми актами Российской Федерации, а также государственными стандартами, аналогичен сроку хранения комплекта.

33. В случае совпадения функций организаций сроки хранения документов устанавливаются по графе с наибольшим сроком хранения документов.

34. Снижение сроков хранения документов, установленных Перечнем, запрещается.

35. Перечень используется федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации (в том числе органами прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссией Российской Федерации, Счетной палатой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации), органами местного самоуправления, а также государственными внебюджетными фондами, государственными корпорациями, государственными компаниями и организациями:

для проведения экспертизы ценности в целях определения сроков хранения документов, отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также для выделения к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

при подготовке перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения;

при разработке типовых и примерных номенклатур дел для территориальных органов и подведомственных организаций;

при разработке индивидуальных номенклатур дел.

36. Экспертиза ценности НТД проводится в два этапа:

разработка перечня проектов/объектов, проблем/тем, научно-техническая документация по которым подлежит передаче на постоянное хранение;

разработка описи дел НТД постоянного хранения.

При проведении первого этапа проводится отбор наиболее значимой (имеющей историческое значение) проблематики/тематики исследований, наиболее значимых проектов изделий промышленного производства, технологических процессов, градостроительных, землеустроительных и лесоустроительных проектов, проектов капитального строительства, программных комплексов, документация но которым подлежит включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Документация, не включенная в перечень проектов/объектов, проблем/тем, НТД по которым подлежит передаче на постоянное хранение, утратившая практическое значение и не имеющая исторического значения, подлежит уничтожению.

37. При разработке перечней документов используется структура Перечня, видовой состав документов, сроки хранения документов. Установление сроков хранения осуществляется в соответствии с принадлежностью организации к той или иной графе Перечня. Наименования видов и разновидностей документов конкретизируются в зависимости от специфики деятельности и задач организаций, на которые распространяется их действие. Сроки хранения документов в перечнях не могут быть ниже тех сроков, которые установлены Перечнем для документов того же вида в соответствующих графах.

38. При подготовке номенклатур дел организаций научно-технического и производственного профиля, используется Перечень, а также Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (зарегистрирован Минюстом России 6 февраля 2020 г., регистрационный N 57449). При наличии двух или более перечней документов дается ссылка на соответствующий перечень. В номенклатуре дел конкретизируются наименования видов документов, и дается ссылка на статью Перечня.