Выдача наличных денег под отчет.
Порядок и документальное оформление
выдачи наличных денег под отчет
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
Расчеты с командированными работниками
Порядок учета налога на добавленную стоимость
Учет налога с продаж
В настоящее время основным документом, регламентирующим порядок выдачи под отчет денежных средств, является Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Решением совета директоров Центробанка РФ от 22 сентября 1993 г. N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций).
В соответствии с пунктом 10 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет производится из касс предприятий (организаций). При временном отсутствии у предприятий кассы разрешается выдавать по согласованию с банком кассирам предприятий или лицам, их заменяющим, чеки на получение наличных денег непосредственно из кассы банка.
Организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы в размерах и на сроки, определяемые руководителем организаций.
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (форма N КО-2, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88) или надлежаще оформленным другим документам с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными (пункт 14 Порядка ведения кассовых операций).
Порядок выдачи работникам подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя предприятия (а не учетной политикой организации). Приказом должны быть определены круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных средств, сроки возврата или отчета об израсходовании подотчетных сумм. При этом в список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги, могут включаться только постоянно работающие лица, в том числе на условиях совместительства, либо выполняющие работы по договорам подряда (см. письмо Госналогслужбы РФ от 17 августа 1998 г. N СШ-6-08/529).
Основные принципы, которые необходимо соблюдать при организации расчетов с подотчетными лицами, установлены в пункте 11 Порядка ведения кассовых операций и сводятся к следующему:
лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Для учета израсходованных денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные и командировочные расходы, применяется унифицированная форма "Авансовый отчет" (форма N АО-1), утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55.
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, кассовые чеки, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним (графы 1-6).
В бухгалтерии организации проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.
Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру (форма N КО-1, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88) в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (форма N КО-2).
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В соответствии с Планом счетов учет расчетов с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и командировочные расходы, осуществляется на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами".
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств:
дебет счета 71 кредит счета 50 "Касса" - на сумму денежных средств, выданных под отчет.
На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов:
дебет счета 10 "Материалы" кредит счета 71 - на сумму стоимости приобретенных подотчетным лицом материалов;
дебет счета 26 "Общехозяйственные расходы" (44 "Расходы на продажу")
кредит счета 71 - на сумму командировочных расходов и т.д.
Пример 1. Работнику организации выдано под отчет 900 руб. на приобретение запчастей. Работник закупил запчасти на сумму 870 руб., что подтверждается товарным и кассовым чеками. Неизрасходованный остаток денежных средств (30 руб.) возвращен работником в кассу организации.
На основании составленного работником авансового отчета и приложенных к нему сопроводительных документов в учете оформляются проводки:
дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы организации, - 900 руб.;
дебет счета 10 "Материалы", субсчет 5 "Запасные части" кредит счета 71 - на сумму стоимости запасных частей - 830 руб.;
дебет счета 50 кредит счета 71 - на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, возвращенного в кассу организации, - 70 руб.
Для условий примера 1 работник закупил запчасти на сумму 940 руб.
Пример 2. В учете организации оформляются проводки:
дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы организации, - 900 руб.;
дебет счета 10 "Материалы", субсчет 5 "Запасные части" кредит счета 71 - на сумму стоимости запасных частей - 940 руб.;
дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму перерасхода по авансовому отчету, выданную подотчетному лицу из кассы организации, - 40 руб.
В соответствии с Планом счетов подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" (если они могут быть удержаны из зарплаты работника) или 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" (когда они не могут быть удержаны из зарплаты работника).
Пример 3. Работнику организации выдано под отчет 1 200 руб. на приобретение материалов. Работник закупил материалы на сумму 1 100 руб., что подтверждается соответствующими документами продавца. Работник представил в бухгалтерию авансовый отчет. Неизрасходованный остаток денежных средств не был во время возвращен работником в кассу организации и удержан из его заработной платы.
В учете организации оформляются проводки:
дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму денежных средств, выданных под отчет из кассы организации, - 1 200 руб.;
дебет счета 10 кредит счета 71 - на сумму стоимости приобретенных материалов - 1 100 руб.;
дебет счета 94 кредит счета 71 - на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, не возвращенного работником в кассу организации, - 100 руб.;
дебет счета 70 кредит счета 94 - на сумму неизрасходованного остатка денежных средств, удержанную из заработной платы работника, - 100 руб.
Удержание невозвращенных подотчетных сумм из заработной платы работника должно соответствовать действующему законодательству. В соответствии со статьей 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю могут производиться для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на другую работу в другую местность, а также в других случаях.
ТК РФ установлено, что работодатель вправе принять решение о таком удержании из заработной платы работника не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для погашения задолженности, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
При удержании невозвращенных работником подотчетных сумм следует иметь в виду, что согласно 138 ТК РФ общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов.
Если удержание невозвращенных подотчетных сумм производится наряду с удержаниями по исполнительным документам, общая сумма удержаний не должна превышать 50 процентов, а при удержании алиментов на несовершеннолетних детей, сумм в возмещение вреда, причиненного здоровью, сумм в возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца, возмещений за ущерб, причиненный преступлением, - 70 процентов (см. статью 138 ТК РФ и статью 66 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве").
Расчеты с командированными работниками
Частным случаем выдачи денег под отчет является оплата расходов, связанных с направлением работника в командировку. В соответствии с пунктом 11 Порядка ведения кассовых операций выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса РФ в случае направления работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:
расходы по проезду;
расходы по найму жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом установлено, что порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации.
Порядок выдачи денежных средств работнику на командировку рассмотрим на конкретном примере.
Пример 4. Работник организации направлен в трехдневную командировку. Работнику выдано под отчет 4 000 руб. (в том числе 600 руб. - суточные (200 руб. в день, размер суточных предусмотрен локальным актом организации), 3 400 руб. - на проживание) и авиабилеты стоимостью 5 000 руб.
Выдача денежных средств под отчет отразится в учете организации следующим образом:
дебет счета 71 кредит счета 50 - на сумму выданных денежных средств - 4 000 руб.;
дебет счета 71 кредит счета 50, субсчет 3 "Денежные документы" - на сумму стоимости выданных авиабилетов - 5 000 руб.
Согласно пункту 5 ПБУ 10/99 расходы, связанные с изготовлением продукции и продажей продукции, приобретением и продажей товаров, выполнением работ, оказанием услуг, являются расходами по обычным видам деятельности. Таким образом, расходы на командировку работника, непосредственно связанную с деятельностью организации, следует признавать расходами по обычным видам деятельности и отражать на счетах учета затрат или расходов на продажу (в зависимости от конкретных целей командировки).
Основным условием принятия к учету расходов по проезду работника до места командировки и обратно является их документальное подтверждение. Документальным подтверждением таких расходов могут служить билеты (железнодорожные, авиа-, на проезд на наземном транспорте), чеки ККМ (при проезде на такси) и утвержденный руководителем организации авансовый отчет работника.
Напомним, что согласно постановлению Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" работник, вернувшийся из командировки, кроме авансового отчета предоставляет в бухгалтерию согласованный с руководителем структурного подразделения краткий отчет о выполненной работе за период командировки (форма N Т-10а) и командировочное удостоверение (форма N Т-10), удостоверяющее время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункты назначения и время убытия из них).
Пример 5. Для условий примера 4 по возвращении из командировки работник организации представил в бухгалтерию организации авансовый отчет, подтвержденный оправдательными документами, согласно которому расходы на командировку составили:
600 руб. - суточные;
3 000 руб. - проживание;
5 000 руб. - стоимость авиабилетов.
Авансовый отчет утвержден руководителем организации.
Остаток денежных средств в размере 400 руб. внесен в кассу организации.
В бухгалтерском учете организации оформляются следующие записи:
дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму суточных - 600 руб.;
дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму стоимости проживания - 3 000 руб.;
дебет счета 26 кредит счета 71 - на сумму стоимости авиабилетов - 5 000 руб.;
дебет счета 50 кредит счета 71 - на сумму неизрасходованных денежных средств, внесенных в кассу организации, - 400 руб.
Произведенные работником согласно авансовому отчету расходы принимаются к учету на дату утверждения руководителем организации авансового отчета, поскольку именно после утверждение авансового отчета указанные в нем расходы можно считать экономически обоснованными.
В налоговом учете дата утверждения авансового отчета признается датой осуществления расходов, оплачиваемых через подотчетное лицо (расходы на командировки и на иные подобные расходы), на основании подпункта 5 пункта 7 статьи 272 НК РФ.
Так например, если работник будет находиться в командировке в декабре 2003 года, а составленный им авансовый отчет будет утвержден в 2004 году, то утвержденные руководителем организации командировочные расходы будут включены для целей бухгалтерского и налогового учета в состав расходов, учитываемых в 2004 году.
Напомним, что в соответствии со статьей 264 НК РФ из командировочных расходов нормированию для целей исчисления налога на прибыль организаций подлежат только суточные. Нормы расходов организаций на выплату суточных, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 93 и составляют 100 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации. Таким образом, для условий примеров 4 и 5 для целей налогообложения прибыли суточные будут учтены в размере 300 руб. (100 руб. х 3 дня).
Для целей исчисления налога на доходы физических лиц суточные, выплачиваемые работникам организацией, не находящейся на бюджетном финансировании, за время служебных командировок, предусмотренные коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, в которых определены категории лиц и нормы
