Приложение. Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела на 2025 год

Приложение
к приказу архивного агентства
Красноярского края
от 19.11.2024 N 128-о

Программа
профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела на 2025 год

1. Анализ и описание текущего состояния подконтрольной сферы, характеристика проблем, на решение которых направлена программа профилактики рисков причинения вреда

Программа профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела на 2025 год (далее - Программа) разработана в целях реализации статьи 44 Федерального закона от 31.07.2020 N 248-ФЗ "О государственном контроле (надзоре) и муниципальном контроле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 248-ФЗ).

Архивное агентство Красноярского края (далее - Агентство) осуществляет региональный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории края (далее - государственный контроль), а также организует проведение профилактических мероприятий в рамках соблюдения законодательства об архивном деле на территории края.

Государственный контроль осуществляется в отношении следующих контролируемых лиц: органов государственной власти Красноярского края (далее - края), осуществляющих хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, зарегистрированных на территории края (далее - обязательные требования); органов местного самоуправления края, за исключением органов местного самоуправления, для которых соблюдение обязательных требований, являющихся предметом регионального контроля, является деятельностью, осуществляемой ими при решении вопросов местного значения; юридических лиц, зарегистрированных на территории края в установленном законом порядке, их обособленных подразделений, а также иных организаций, в том числе иностранных, объединений и их подразделений, не являющихся юридическими лицами, за исключением архивов, музеев и библиотек, расположенных на территории края и имеющих на постоянном хранении уникальные документы, включенные в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации (далее - Государственный реестр), в отношении которых осуществляется федеральный государственный контроль (надзор) за соблюдением законодательства об архивном деле в части соблюдения ими особого режима учета, хранения и использования уникальных документов, включенных в Государственный реестр; граждан, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица (индивидуальных предпринимателей) (далее - контролируемые лица).

Объектом регионального контроля является деятельность, а также действия (бездействие) контролируемого лица, в рамках которых должны соблюдаться обязательные требования.

Государственный контроль осуществляется Агентством посредством организации и проведения документарной или выездной проверки (плановой и внеплановой) контролируемых лиц на территории края, организации и проведения мероприятий по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям в области архивного дела, принятия предусмотренных законодательством Российской Федерации мер по пресечению и (или) устранению последствий выявленных нарушений обязательных требований, а также систематического наблюдения за исполнением обязательных требований, анализа и прогнозирования состояния исполнения обязательных требований при осуществлении деятельности контролируемыми лицами.

Обязательные требования установлены следующими нормативными правовыми актами:

1. Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

2. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 31.07.2023 N 77;

3. Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 28.12.2021 N 142;

4. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 236;

5. Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 02.03.2020 N 24;

6. Примерным положением об экспертной комиссии организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 43;

7. Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 N 237;

8. Примерным положением об архиве организации, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 N 42.

Проверки осуществляются в соответствии с Федеральным законом N 248-ФЗ, Положением о региональном государственном контроле (надзоре) за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Красноярского края, утвержденным постановлением Правительства Красноярского края от 24.09.2021 N 665-п (далее - Постановление N 665-п).

На основании пункта 11(3) постановления Правительства Российской Федерации от 10.03.2022 N 336 "Об особенностях организации и осуществления государственного контроля (надзора), муниципального контроля" до 2030 года в планы проведения плановых контрольных (надзорных) мероприятий, планы проведения плановых проверок при осуществлении видов государственного контроля (надзора), муниципального контроля, порядок организации и осуществления которых регулируется Федеральным законом N 248-ФЗ включаются плановые контрольные (надзорные) мероприятия, плановые проверки только в отношении объектов контроля, отнесенных к категориям чрезвычайно высокого и высокого риска. В связи с отсутствием у Агентства объектов контроля, отнесенных к категории чрезвычайно высокого и высокого риска, план контрольных (надзорных) мероприятий на 2025 год не формировался.

Пунктом 14 Постановления N 665-п Агентство при осуществлении государственного контроля проводит следующие профилактические мероприятия: информирование, обобщение правоприменительной практики, объявление предостережения, консультирование, профилактический визит.

При осуществлении государственного контроля и профилактических мероприятий решаются следующие проблемы:

- создание нормативных условий хранения документов, в том числе соблюдение нормативных режимов хранения документов;

- своевременное упорядочение документов постоянного хранения и по личному составу, а также своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации в соответствующие государственный или муниципальные архивы;

- отсутствие фактов утраты документов, включенных в описи дел, утвержденные (согласованные) экспертно-проверочной комиссией Агентства.

Анализ причин нарушений показывает, что, несмотря на специфику, масштабы деятельности организаций, основными предпосылками правонарушений являются:

- отсутствие самостоятельного структурного подразделения с функциями ведения делопроизводства и архивного дела;

- низкая квалификация лиц, ответственных за делопроизводство и архив организации;

- совмещение лицом, ответственным за архив, нескольких функций (делопроизводство, секретарское дело и архив, юридическая деятельность и архив, кадровая деятельность и архив);

- формальный подход экспертных комиссий к проведению экспертизы ценности документов и качеству оформления дел с длительными (свыше 10 лет) сроками хранения;

- отсутствие практики приема-передачи дел при смене специалиста, ответственного за делопроизводство и архив.

В отношении контролируемых лиц сотрудниками Агентства ведётся разъяснительная работа, им оказывается методическая, консультативная помощь (по телефону, посредством видео-конференц-связи, на личном приеме либо в ходе проведения профилактического мероприятия, контрольного (надзорного) мероприятия).

В 2024 году за период январь - сентябрь Агентством проведено 3 профилактических визита и 1 запланировано на 4 квартал 2024 года. Кроме того, проведено 4 публичных мероприятия по теме: "Обязательные требования законодательства в области архивного дела, предъявляемые архивным агентством края при проведении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле", подготовлен и размещён на официальном сайте Агентства (https://красноярские-архивы.рф) доклад о правоприменительной практике по контролю в области архивного дела за 2023 год, а также доклад о виде государственного контроля (надзора), муниципального контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории края в 2023 году.

Для предупреждения нарушений контролируемыми лицами обязательных требований, Агентством используется также инструмент предостережений. В 2024 году в адрес контролируемых лиц предостережения не направлялись.

2. Цели и задачи реализации Программы

Цели Программы:

предупреждение нарушений обязательных требований, устранение причин, факторов и условий, способствующих нарушениям обязательных требований;

повышение прозрачности системы государственного контроля.

Задачи Программы:

снижение административной нагрузки на объекты контроля, за счет сокращения количества контрольно-надзорных мероприятий при увеличении мероприятий по программе профилактики рисков причинения вреда (ущерба) охраняемым законом ценностям;

своевременное информирование объектов контроля об изменении обязательных требований;

повышение уровня правовой грамотности объектов контроля, в том числе путем обеспечения доступности информации об обязательных требованиях и необходимых мерах по их исполнению;

формирование единого понимания обязательных требований у всех участников контрольной деятельности;

снижение количества нарушений обязательных требований и стимулирование добросовестности по соблюдению обязательных требований.

3. Перечень профилактических мероприятий, сроки (периодичность) их проведения

Проведение профилактических визитов осуществляется Агентством в соответствии с планом на 2025 год (Приложение N 1 к Программе).

Вместе с тем Агентством реализуются следующие виды профилактических мероприятий:

N п/п	Наименование мероприятия	Ответственное лицо (структурное подразделение)	Срок проведения
1.	Информирование контролируемых лиц по вопросам соблюдения обязательных требований в области архивного дела, в том числе посредством:
1.1.	внесения информации о проводимых проверках и их результатах в Федеральную государственную информационную систему "Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий" Генеральной прокуратуры Российской Федерации	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	в соответствии со сроками установленными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2021 N 604
1.2.	размещения на официальном сайте архивного агентства Красноярского края (далее - сайт Агентства) текстов нормативных правовых актов, регулирующих осуществление государственного контроля (надзора) в области архивного дела, сведений об изменениях, внесенных в нормативные правовые акты, регулирующие осуществление государственного контроля (надзора) в области архивного дела, о сроках и порядке их вступления в силу	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	постоянно, по мере необходимости
1.3.	размещение на сайте Агентства перечня нормативных правовых актов с указанием структурных единиц этих актов, содержащих обязательные требования, оценка соблюдения которых является предметом контроля, а также информации о мерах ответственности, применяемых при нарушении обязательных требований, с текстами в действующей редакции	Холоденко А.В., главный специалист - юрист	постоянно, по мере необходимости
1.4.	размещение на сайте Агентства перечня индикаторов риска нарушения обязательных требований, порядок отнесения объектов контроля к категориям риска, перечня объектов контроля, с указанием категории риска, руководства по соблюдению обязательных требований	отдел нормативно-правовой работы, сводной отчетности и регионального контроля архивного агентства Красноярского края	постоянно, по мере необходимости
1.5.	размещение на сайте Агентства программы профилактики рисков причинения вреда, руководства по соблюдению обязательных требований, являющихся предметом государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле, информации о способах получения консультаций по вопросам соблюдения об