Распоряжение Главного архивного управления Московской области от 19 февраля 2016 г. N 26-Р "Об утверждении Методических рекомендаций по учету документов Архивного фонда Московской области и других архивных документов для муниципальных архивов Московской области"

Книга учета поступлений документов

 

Книга учета поступлений документов (приложение N 1, 2) предназначена для учета каждого поступления документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

В книгу учета поступлений последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов каждого фонда. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Основанием для внесения записи в книгу учета поступлений является акт приема-передачи дел.

При заполнении книги учета поступлений необходимо учитывать:

Графа 1 "NN п/п" - порядковый номер поступлению присваивается в валовой последовательности в пределах года.

Графа 2 "Дата поступления" - указывается дата приема документов (дата акта приема-передачи дел).

Графа 3 "Название организации (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы" - указывается название учреждения, которое сдает документы, независимо от того, к какому фонду они относятся.

Графа 4 "Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы" - дается ссылка на акт приема-передачи дел, с указанием номера и даты акта.

Графа 5 "Название фонда" - указывается последнее полное название учреждения фондообразователя за период, по которому принимаются документы (для впервые поступившего фонда). Для объединенного архивного фонда дается название объединенного фонда. При последующих поступлениях документов название фонда не изменяется (меняться может наименование передающей документы организации).

Графа 6 "Годы документов" - указываются крайние даты принятых дел по акту приема-передачи дел. Крайние даты документов, поступивших на хранение, указываются по каждой описи, включенной в акт приема-передачи дел.

Графа 7 "Количество ед. хр. или неописанных документов (листов)" - в графу вносится общий объем дел, соответствующий объему, указанному в акте приема-передачи.

Графа 8 "Краткая характеристика состояния документов" - в графу вноситься запись, отражающая объемы дел разных видов документов (управленческая документация, личный состав и т.д.), указываются номера описей и объем дел по каждой описи.

Графа 9 "Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов" - в случае, если фонд поступил впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений после присвоения ему номер по списку фондов. Если поступившие дела являются частью фонда, уже находящегося на хранении в архиве, то в этой графе указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Графа 10 "Примечания" - указывается состояние документов (удовлетворительное, требуется дезинфекции, дезинсекция) или отмечается, что они приняты в неупорядоченном состоянии.

Ежегодно на 1 января в книге учета поступлений документов подводится итог количества поступивших за год архивных документов:

 

     Итого поступило за ______ год ________ ед. хр., (документов, листов)

 

в том числе: ___________ управленческой документации;

             ___________ по личному составу;

             ___________ личного происхождения

 

Наименование должности работника     Подпись     Расшифровка подписи

Дата записи.

 

Пример итоговой записи в книге поступлений:

 

     Итого  поступило  за  2013 год  2667 (две тысячи шестьсот шестьдесят

семь) ед. хр.,

 

     в  том  числе:  1277  (одна  тысяча  двести  семьдесят семь) ед. хр.

управленческой документации;

                     800 (восемьсот) ед. хр. по личному составу;

                     590 (пятьсот девяносто) ед. хр. личного происхождения.

 

     Должность         подпись           расшифровка подписи

     Дата

 

Записи в книге учета поступлений позволяют установить поступление фондов и единиц хранения за каждый отдельный год, показать динамику роста поступлений документов в архив.

Книга учета поступлений документов ведется на бумажной основе и в обязательном порядке должна быть прошита, пронумерована и заключена в твердую обложку.

В случае, если книга учета поступлений документов ведется в электронном виде, ежегодно по состоянию на конец отчетного периода, записи о поступлении документов на хранение за текущий год выводятся на бумажный носитель, подписываются работником муниципального архива, ответственным за ведение учетных документов и подшиваются к уже имеющимся годовым разделам книги учета поступлений документов, при этом годовые итоговые записи о поступлении документов на хранение за предыдущие периоды в обязательном порядке сохраняются.

Список фондов

 

Список фондов (приложение N 3, 4) является одной из главных форм учета. Список фондов предназначен для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших фондов.

Список фондов ведется на протяжении всей деятельности архива и пересоставляется только при неудовлетворительном физическом состоянии. Старый список фондов хранится постоянно и включается в опись дел N 1 Главного архивного управления Московской области, а также в архивный фонд самого муниципального архива (в случае если он ведется).

В список фондов архивный фонд записывается только один раз, при первом поступлении в архив. Не допускается внесение архивного фонда в список фондов ранее поступления его архивных документов на хранение. Присвоение номеров фондам производится в хронологическом порядке, по датам поступлений документов. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Список фондов представляет собой перечень фондов, хранящихся в архиве по следующей форме:

 

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечания
1	2	3	4	5

 

При заполнении списка фондов необходимо учитывать:

 

Графа 1 "Номер фонда"

Каждому впервые поступившему в архив фонду присваивается номер по списку, который и является номером фонда, сохраняется за ним во всех учетных документах. В списке фондов пропущенных номеров быть не должно. Для учета архивных фондов используются номера в валовой последовательности, а также "свободные номера" - номера архивных фондов, архивные документы которых ранее были выделены к уничтожению в установленном порядке или включены в состав объединенных архивных фондов и ранее не использовались.

В результате работы архива фонды могут передаваться в полном объеме в другой архив, включаться в состав объединенного фонда, списываться по акту на уничтожения документов. Номера переданных в другие архивы архивных фондов, а также номера архивных фондов, вошедшие в состав объединенного архивного фонда (далее - ОАФ), архивные документы которых ранее использовались, не могут быть присвоены вновь поступившим фондам. Перенумерация архивных фондов производится в исключительных случаях с разрешения Главного архивного управления Московской области.

При создании в архиве объединенного архивного фонда (ОАФ), образовавшегося из фондов, учтенных ранее самостоятельно, ОАФ присваивается номер одного их архивных фондов, включенных в его состав. Перед номером фонда проставляется "ОАФ". Например: (ОАФ N 23).

В специализированном архиве документов по личному составу к номеру архивного фонда, присвоенному комплексу документов по личному составу фондообразователя, через дробь присваивается номер архивного фонда, за которым учтена документация по основной деятельности фондообразователя.

Если фонд был передан из другого государственного или муниципального архива, то к порядковому номеру через дробь добавляется номер фонда, присвоенный в архиве, передающим документы.

Например, передан фонд под N 125. При приеме указанному фонду присваивается по списку фондов номер 41. Таким образом, номер фонда будет записан как 41/125.

Графа 2 "Дата первого поступления"

Дата первого поступления заполняется по акту N 1 приема-передачи дел от организации на хранение в архив и проставляется в списке фондов следующим образом - 01.09.2008. Если фонды были приняты ранее без составления акта приема - передачи дел, то дату поступления документов можно установить также по итоговой записи к описи или другим косвенным признакам. Если дату установить не представляется возможным, в графе проставляется "не установлена".

Графа N 3 "Название фонда"

Название архивного фонда вносится в список фондов на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов. Название архивного фонда состоит из полного и (в скобках) официально принятого сокращенного названия фондообразователя, с указанием его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Если фонд продолжает комплектоваться, то в названии архивного фонда проставляется только дата его образования.

Например:

 

Управление архитектуры и градостроительства

Администрации Балашихинского района

г. Балашиха, Московской области

1965 -

 

Корневская резиноткацкая фабрика

Министерства легкой промышленности РСФСР

г. Павлово-Посад, Московской области

1939 - 1973 гг.

 

Совхоз "Павлово-Посадский" Ногинского межрайонного

производственного управления сельского хозяйства

д. Алферово, Павлово-Посадского района Московской области

1946 - 1992 гг.

 

В фондах городских, районных, поселковых и сельских Советов, администраций, акционерных организациях, частных и коммерческих предприятиях, колхозах и общественных организациях подчиненность не указывается.

Например:

 

Администрация Волоколамского района Московской области

г. Волоколамск Московской области

1991 -

 

Закрытое акционерное общество Агрофирма "Орудьевское"

п. Орудьево Дмитровского района Московской области

1986 -

 

В связи с существованием большого количества одноименных колхозов и совхозов, в названии фондов колхозов и совхозов обязательно указывается наименование сельского Совета, на территории которого располагался колхоз/совхоз.

Например:

 

Колхоз "Новый Путь"

д. Проводы Медведковского сельского Совета депутатов трудящихся

Волоколамского района Московской области

(1943 - 1951 гг.)

 

Для объединенного архивного фонда в списке фондов указывается обобщенное название объединенного архивного фонда, а конкретные название организаций документы которых вошли в объединенный архивный фонд, а также их переименования указываются в карточке и листе фонда. В зависимости от принципа создания объединенного архивного фонда его название может состоять из обобщенного названия включенных в него архивных фондов; из названия руководящей организации и обобщенного названия подчиненных ей организаций; из перечня названий сменявших друг друга организаций.

Например:

 

Ликвидированные колхозы Медведковского сельского Совета

депутатов трудящихся Волоколамского района Московской области

1935 - 1951 гг.

 

Организации и предприятия общественного питания

Ленинского района Московской области

1956 - 1997 гг.

 

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии и инициалов лица, его псевдонима, титула, ранга, звания, рода деятельности (профессии), дат жизни лица, являющегося фондообразователем; название архивного фонда семьи или рода - из фамилий и инициалов главных членов семьи или рода и их титулов, рангов, званий. Фамилии, имена, отчества, титулы, ранги, звания, родственные отношения всех членов семьи или рода указываются в листе фонда.

Например:

 

Агафонов Василий Прохорович - участник Великой

Отечественной войны, генерал-майор войск связи

1912 - 1969 гг.

 

В названии архивной коллекции указываются признак (признаки) ее формирования, а при необходимости - и ее составитель (прежний владелец, собиратель коллекции).

Если название организации-фондообразователя до приема документов в архив менялось, то в списке фондов указывается только его последнее название в рамках периода, за который приняты на хранение архивные документы фонда. Все переименования, изменения подчиненности указываются в листе фонда и карточке фонда.

Название учреждения-фондообразователея и его подчиненность уточняется по исторической справке, титульному листу, а также по другим документам учреждения, прежде всего по годовым и статистическим отчетам, печатям и штампам.

Между названиями двух разных фондов оставляется свободная строка.

Название фонда в списке фондов изменяется только в крайних случаях и с разрешения Экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области. Во всех учетных документах название фонда указывается в соответствии с названием, которое было присвоено фонду при первом поступлении. Например, первое поступление документов Внуковского сельского Совета учтено в 1965 году, фонд N *** получил название "Внуковский сельский Совет Ленинского района Московской области, д. Внуково... и т.д.". В связи с многочисленными изменениями административно-территориального деления и реформой местного самоуправления, в настоящее время документы передает администрация поселения Внуковское в городе Москве, но при поступлении документов в книге поступлений название фонда указывается как в списке фондов: "Внуковский сельский Совет".

Графа 4 "Отметка о выбытии"

Отметка о выбытии фондов делается в тех случаях, когда:

фонд полностью передается в другой архив;

фонд вошел в состав объединенного фонда;

фонд снят с учета полностью по акту о выделении документов к уничтожению, так как в фонде отсутствуют документы, имеющие историческое или практическое значение;

фонд снят с учета в результате неисправимого повреждения документов.

В графе 4 указывается, куда выбыл архивный фонд и номер и дата документа, на основании которого произошло движение фонда.

Например:

 

Номер фонда	Дата первого поступления	Название фонда	Отметка о выбытии	Примечание
1	2	3	4	5
14	12.01.80	Домодедовский известковый завод Мособлстройматериалов г. Домодедово, Московской области 1968 - 1992	Фонд передан в ЦГАМО Акт передачи дел N 5 от 10.01.1995
26	13.02.80	Колхоз "Память Ильича" Востяковского сельского Совета Домодедовского района Московской области 1945 - 1987	Фонд вошел в состав ОАФ N 32. Акт о создании ОАФ N 1 от 16.05.1992

 

Графа 5 "Примечание" - указывается информация необходимая для работы со списком фондов. Часто в примечании указываются информация о ликвидации организации. В данном случае допускается писать "фондообразователь ликвидирован", хотя об этом говорит вторая дата в названии фонда.

Ежегодно на 1 января к списку фондов составляется итоговая запись о количестве архивных фондов, поступивших и выбывших в течение года, и общем количестве архивных фондов, находящихся на хранении в архиве.

Например:

 

     Итого на 01.01.2014. 110 (сто десять) фондов с N 1 по N 110

     в т. ч. поступило за 2013 г. - 2 (два) фонда

     выбыли за _____________ фонд

 

     Наименование должности работника

     Дата         Подпись             Расшифровка подписи

 

Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист заверитель. К Списку фондов составляется титульный лист (приложение N 3).

Список фондов в первом экземпляре поступает в Главное архивное управление Московской области. Ежегодно представляется продолжение списка фондов с подробной итоговой записью, при этом итоговая запись за предыдущий год изымается из списка фондов.

Перепечатка списка фондов осуществляется только с разрешения Главного архивного управления Московской области. В этом случае в список фондов обязательно вносятся номера, названия и основания выбытия всех архивных фондов, номера которых занимать запрещается.

В случае перепечатки списка фондов названия фондов не изменяются и полностью соответствуют названию фондов, указанных в старом списке фондов.

Например, в список фондов в 1963 году было внесено название фонда "Булатниковский сельский Совет депутатов трудящихся Ленинского района Московской области". При перепечатке списка фондов название данного фонда "Булатниковский сельский Совет депутатов трудящихся Ленинского района Московской области" не меняется, вне зависимости от того, что в настоящее время это Администрация Булатниковского сельского округа Ленинского района Московской области.

Лист фонда

 

Лист фонда является важной формой учета документов и заводится при первом поступлении фонда в архив. Лист фонда предназначен для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов, состояния их описания, динамики изменения объема дел, документов по каждой описи дел, документов и архивному фонду в целом, фиксации изменений в названии архивного фонда.

Лист фонда составляется на каждый архивный фонд (приложение N 5). В нем учитываются все архивные документы архивного фонда, включая неописанные и секретные.

Лист фонда состоит из трех основных разделов.

В первом разделе листа фонда записываются: крайние даты каждого названия фонда (независимо от наличия документов за этот период), название фонда (все переименования организации в хронологической последовательности всех реорганизаций), форма собственности, дата первого поступления (создания) фонда, местонахождение фонда, номер фонда.

Крайние даты названия фонда проставляются с титульного листа описи дел. В данной графе указываются начальная и конечная даты существования организации-фондообразователя под каждым новым названием. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.

Дата проставляется двумя парами цифр, год - полностью. Например, 15.12.1986; 11.09.1991; 20.04.2005. Если точная дата не известна, проставляется только год.

Для фондов личного происхождения в графе "Крайние даты" указываются даты жизни лица-фондобразателя. Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть лица-фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

Для объединенного архивного фонда графа "Крайние даты каждого названия фонда" заполняется следующим образом:

а) если объединенный фонд образован по принципу подчиненности учреждений, то крайними датами названия фонда будут даты деятельности руководящей организации, так как крайние даты названий всех подчиненных учреждений не будут выходить за эти хронологические рамки;

б) если объединенный фонд образован из одноименных учреждений однородного вида деятельности, то крайними датами названия фонда будут дата образования самого раннего из них и дата ликвидации того учреждения, которое было ликвидировано последним;

в) если объединенный фонд образован из документов учреждений последовательно сменявших друг друга, то крайними датами его названия будут даты названий каждого учреждения, документы которых вошли в его состав.

В графе "Название фонда" указывается полное и (в скобках) официально принятое сокращенное название учреждения-фондообразователя, его подчиненность, местонахождение.

Для объединенного архивного фонда - обобщенное название объединенного фонда. Например: "Ликвидированные колхозы Домодедовского района Московской области".

Для фонда личного происхождения название фонда состоит из фамилии, имени, отчества лица, указания родственных отношений, псевдонима, рода деятельности (профессии), служебного положения, принадлежности к политической партии, звания. Например: "Веселовский Владимир Иванович - доктор химических наук, профессор НИФХИ им. Л.Я. Карпова, участник Великой Отечественной войны". Названия семейного или родового фонда - из фамилии, инициалов членов семьи или название рода и титула.

Основанием для внесения данных в графу является титульный лист и историческая справка. В хронологической последовательности перечисляются все переименования организации-фондообразователя. Каждое переименование фондообразователя, включая изменение его подчиненности и местонахождения, пишется с новой строки. При этом если между датами создания и ликвидации фондообразователя имеется период, за который документы не сохранились, переименование фондообразователя указывается и за этот период.

Все последующие изменения в названии организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

Например:

 

1952 - 06.10.1977	Булатниковский сельский Совет депутатов трудящихся Ленинского района Московской области
07.10.1977 - 17.01.1992	Булатниковский сельский Совет народных депутатов Ленинского района Московской области
18.04.1992 - 13.10.1993	Булатниковский сельский Совет народных депутатов Администрации Ленинского района Московской области
13.10.1993 - 16.11.1994	Булатниковская сельская Администрация Ленинского района Московской области
16.11.1994 -	Администрация Булатниковского сельского округа Ленинского района Московской области

 

или

 

23.01.1987 - 01.12.1991	Финансовое управление исполкома Видновского городского Совета народных депутатов Московской области
02.12.1991 - 29.12.1999	Финансовое управление Администрации Ленинского района Московской области
30.12.1999 -	Комитет по финансам Администрации Ленинского района Московской области

 

Для фондов, в которых название организации не менялось, но происходили частые изменения в подчиненности, административно-территориальном делении, допускается указывать название организации один раз, а изменения в подчиненности и административно-территориальном делении давать в хронологической последовательности, через запятую.

Пример N 1

 

18.01.1949 - 15.01.1965

Видновский поселковый Совет депутатов трудящихся, Москворецкого района Московской области, с 30.03.1959 - Ленинского района, 18.08.1960 - Ульяновского района, 27.04.1963 - Подольского района.

 

Пример N 2

 

1962 - 21.12.1992	Совхоз им. М. Горького Производственного управления сельского хозяйства Ленинского района, с 1978 - Ленинского межрайонного производственного управления сельского хозяйства, с 1986 - Ленинского районного агропромышленного объединения, с 1989 - агропромышленное объединение "Ленинское", с 23.01.1992 - Управление сельского хозяйства Ленинского района
22.12.1992 - 22.11.1993	Сельскохозяйственный производственный кооператив им. М. Горького Управления сельского хозяйства Ленинского района Московской области
22.04 1994 -	Коллективное хозяйство им. М. Горького Управления сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Ленинского района Московской области

 

В графе "Дата первого поступления фонда"

Указывается дата первого поступления фонда в архив или дата создания объединенного архивного фонда, коллекции.

Основанием для записи поступлений документов являются: акт приема - передачи документов на хранение, акт приема на хранение документов личного происхождения, акт обнаружения дел, акт описания документов, а также запись в книге учета поступлений документов.

Для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата создания их в архиве. Если дату первого поступления установить не удалось, в том числе по косвенным данным, в графе указывается - "Дата не установлена".

В графе "Местонахождение фонда (название архива)"

Указывается название муниципального архива. Графа заполняется один раз при первом поступлении документов. В связи с частой сменой в названии муниципальных архивов и их разнообразием следует указывать местонахождение фонда следующим образом: архив Волоколамского муниципального района, архив городского округа Домодедово.

В графе "N фонда" указывается номер фонда по списку фондов, прежний N фонда указывается, если фонд был передан из другого архива. В случае создания объединенного архивного фонда также указываются прежние номера фондов.

Запись в листе фонда (название, номер фонда и дата первого поступления документов) должны соответствовать записи в списке фондов.

В листе фонда фиксируются все поступления как описанных, так и неописанных документов фонда.

Во втором разделе листа фонда учитываются все неописанные документы, как хранящиеся в архиве, так и вновь поступающие. Неописанные документы учитываются в условных единицах хранения, документах и листах. После описания этих документов и составления на них описи дел, утверждения или согласования ее на заседании экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области происходит их выбытие в раздел "Учет описанных документов" в графу "Поступление".

В третьем разделе листа фонда "Учет описанных документов" учитываются все поступления и выбытия документов. Основанием для записи в листе фонда являются акты, влияющие на изменение в состоянии и объеме фонда:

акт приема-передачи архивных документов на хранение;

акт приема на хранение документов, личного происхождения;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт об обнаружении архивных документов;

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов;

акт описания архивных документов, переработки описей дел;

акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению;

акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

акт о не обнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт возврата архивных документов собственнику;

акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов.

Запись делается при поступлении документов в архив по имеющимся описям или их продолжениям. После даты записи в лист фонда заносится N описи дел, далее - крайние даты поступивших документов, название описи или краткая характеристика документов.

При записи поступления в графе "Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)" указывается название описи (похозяйственные книги, нотариальные действия, по личному составу) или приводится краткая характеристика состава включенных в опись документов (перечисляются виды документов, например: приказы по основной деятельности, штатные расписания, планы и отчеты по основной деятельности). Рекомендуется указывать как название описи, так и краткую аннотацию документов, включенную в данную опись.

Поступление документов по каждой новой описи (ее продолжению) - фиксируется отдельной записью. По каждой описи проставляются крайние даты документов и количество дел.

Например:

 

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ
	N описи	год	Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	кол-во ед. хр.
01.02.2007	1	1998 - 2001	Опись дел постоянного хранения
			Протоколы сессий поселкового совета
			Протоколы заседаний исполкома
			План работы поссовета	145
			Бюджет поселкового Совета
			Сметы по бюджету
			Годовой бухгалтерский отчет
	2	1998 - 2002	Опись дел по личному составу	418
			Приказы по личному составу
			Лицевые счета
			Личные карточки
20.10.2007	3	1956 - 2001	Опись дел постоянного хранения (похозяйственные книги)	150
			Похозяйствнные книги населенных пунктов ...
18.12.2007	4	1956 - 2001	Опись дел постоянного и долговременного хранения (нотариальные действия)	12
			Договора купли-продажи, мены, дарения, завещания
			Реестр регистрации нотариальных действий
05.07.2010	2	2003 - 2006	Опись дел по личному составу	50
			Приказы по личному составу

 

Для объединенных архивных фондов (ОАФ) в графе "Название описи" перечисляются названия всех учреждений - фондообразователей, документы которых вошли в ОАФ, годы их существования и состав документов. Документы, внесенные в опись, могут быть указаны по каждому фондообразователю отдельно после его названия или обобщено после перечисления всех фондообразователей, вошедших в опись дел.

Например, название фонда "Ликвидированные колхозы Домодедовского района Московской области"

 

Дата записи	ПОСТУПЛЕНИЕ
	N описи	год	Название описи или аннотация (краткая характеристика документов)	кол-во ед. хр.
01.02.1992	1	1936 - 1965	Опись дел постоянного хранения колхозов "Заветы Ильича" за 1936 - 1941 гг., колхоза "Красный Путь" за 1938 - 1964 гг., колхоза "Заря коммунизма" за 1940 - 1965 гг., колхоза им. Ленина 1939 - 1945 гг.	42
			Протоколы общих собраний колхозников
			Годовые отчеты по основной деятельности колхозов

 

При записи выбытия дел в листе фонда в графе "ВЫБЫТИЕ" указывается документ, на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи дел отдельно.

Например,

 

ВЫБЫТИЕ
Наименование, N, дата документа	Кол-во ед. хр. (документов, листов)
4	5
Акт о технических ошибках в учетных документах от 25.06.2007 N 1	2
Акт приема-передачи архивных документов на хранение от 05.10.2010 N 8	15
Акт переработки описей дел от 15.03.2012	3

 

В графе "Наличие (остаток)" указывается объем дел по соответствующей описи после поступления документов на хранение и/или выбытия из нее документов. Ниже указывается объем единиц хранения по фонду в целом. При выбытии всех дел номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным.

После каждой записи в графе "Наличие дел" указывается количество дел по описи дел, по которой произведена запись, а ниже - по всему фонду в целом.

При необходимости (когда заканчивается место для записи поступлений) запись продолжается на втором листе бланка листа фонда. В этом случае на первом листе фонда в верхней части делается запись: "См. продолжение л.л. 2, 3...", а на втором листе и соответственно на следующих листах - продолжениях: "Продолжение ф. N 133, лист 2". Листы продолжения подкладываются за основными листами.

Лист фонда может быть пересоставлен только в случае, если он неисправимо поврежден или перестает отражать фактическое состояние и объем архивного фонда (после переработки архивного фонда, создания объединенного архивного фонда, уточнения истории учреждения-фондообразователя). В случае пересоставления листа фонда ранее действовавший лист фонда помещается в дело фонда. В верхнем правом углу обоих листов фонда делаются записи: "Лист пересоставлен" с указанием даты пересоставления, должности и подписи лица, ответственного за учет.

Листы фондов хранятся в папках в порядке номеров архивных фондов, не переплетаются. В каждую папку помещается лист-заверитель, где указываются начальные и конечные номера архивных фондов и общее количество архивных фондов, листы которых находятся в папке. Для удобства учета количества листов фонда архивных фондов, находящихся в папке, в правом верхнем углу каждого первого листа фонда может ставиться порядковый номер. При пополнении папки дополнительными листами в листе-заверителе делается соответствующая запись об увеличении количества листов фондов. В папке хранится не более 250 листов.

Например,

 

     В данной папке числится 200 (двести) листов фондов

                             __________________________

                                (цифрами и прописью)

     с N 1 по N 201 в том числе:

     переданных_____________________

     свободных номеров - N 45

                         ____

 

     Наименование должности работника     Подпись     Расшифровка подписи

 

     Или

 

     В деле числится 197 (сто девяносто семь) листов фондов

     с N 195 по N 392

 

     Наименование должности работника     Подпись     Расшифровка подписи

 

Пример заполнения листа фонда приведен в приложении N 6.

Описи дел, документов

 

Описи дел предназначены для раскрытия состава и содержания дел, поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации внутри фонда, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данные описи (приложение N 7, N 8). Поэтому описи дел являются важнейшим учетным справочником. Архив должен иметь три экземпляра описей дел, один страховой и два рабочих. Первые экземпляры описей дел размещаются в изолированном помещении или рабочем помещении специалиста, ответственного за государственный учет, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе. Вторые экземпляры описей дел находятся в архивохранилищах по месту хранения соответствующих фондов и размещаются на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел размещаются в читальном зале для исследователей и сотрудников архива.

Описи дел хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей дел. Описям дел присваиваются учетные номера по листу фонда (например, опись N 1 дел постоянного хранения, опись N 2 л/с дел по личному составу и т.д.). Не допускается присвоение описям дел одинаковых учетных номеров. Исключение составляют следующие случаи:

когда при рассекречивании части ед. хр. по секретной описи на них составляется отдельная опись, номера ед. хр. в которой остаются прежними;

когда при рассекречивании большей части ед. хр. по секретной описи с нее (описи) снимается копия, при копировании заголовки ед. хр., оставленных на секретном хранении закрываются.

В обоих случаях речь идет не о новых описях, а о частях одной и той же описи, которая в листе фондов учитывается за одним и тем же номером с индексом "С" и без индекса "С".

Составные части описи дел: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, переводная таблица шифров (если опись дел пересоставлена), указатели, описательная статья описи дел, итоговая запись, лист - заверитель.

Титульный лист к описи дел - это информация общего характера о принадлежности документов к данному фонду, его части и определенному периоду времени. На титульном листе описи помещаются: полное название архива, в виде официального названия фондообразователя со всеми его переименованиями, относящимся к периоду за который документы внесены в опись, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов.

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов (с выделением наиболее типичных групп единиц хранения по их видам и разновидностям, по содержанию); указываются принципы построения описи, основные принципы формирования дел, особенности описания, состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и истории архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел.

При необходимости к описи дел составляются общие и специальные указатели, например, именной, географический указатели.

Список сокращенных слов не несет самостоятельной информации, но с его помощью можно уменьшить объем описи.

Переводная таблица шифров устанавливает соответствие старых и новых шифров единиц хранения в пределах фонда после переработки описей дел.

Описательная статья описи - это совокупность сведений о деле (единице хранения), включающая следующие элементы:

а) порядковый номер ед. хр.;

б) индекс дела/старого инвентарного номера;

б) заголовок дела;

в) крайние даты единиц хранения;

д) количество листов;

г) примечание.

Нумерация дел в описи дел продолжается до тех пор, пока число дел в ней не достигнет наибольшей четырехзначной цифры. Законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения. Следующая опись дел должна иметь самостоятельный номер и новую нумерацию.

Заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии со схемой систематизации дел. Каждый заголовок включается в опись дел за отдельным порядковым номером. Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Неправильная, искаженная информация большинства заголовков о содержании единиц хранения требует переработки описей дел. Для устранения отдельных, частных неточностей заголовков дел проводится усовершенствование описи дел, не требующее пересистематизации и перешифровки дел в описи.

В графе "Примечание" приводятся сведения о выбытии дел, их микрофильмировании, о наличии особо ценных документов и др.

В целях обеспечения сохранности документов все листы описи дел должны быть пронумерованы. Сведения о количестве листов в описи дел отражаются в листе-заверителе. Каждая опись дел, том описи дел должны иметь лист заверитель.

В конце описи дел во всех ее экземплярах делается итоговая запись, в которой указывается количество числящихся по описи и находящихся на хранении ед. хр., первый и последний номера ед. хр. по описи, оговариваются имеющиеся пропуски номеров, литерные номера, выбывшие ед. хр. и основания их выбытия.

Итоговая запись завершает оформление описи дел как первичного учетного документа и дает информацию об объеме архивных документов данной описи дел. Итоговая запись составляется в конце каждой описи дел во всех трех экземплярах.

Например,

 

     В  опись  N 1 внесено 159 (сто пятьдесят девять) дел с N 1 по N 158,

в том числе:

     пропущенные номера: 12

     литерные номера: 27а, 130а, 149а, 150а

     неприняты организации: 45, 94

 

     Должность         Подпись           Расшифровка подписи

     Дата

 

После каждого поступления или выбытия архивных документов составляется новая итоговая запись к описи дел, которая подписывается ее составителем с указанием должности и даты составления.

Если опись дел состоит из нескольких годовых разделов, томов, итоговая запись составляется к каждому последующему годовому разделу, тому. В конце всех томов описи дел делается сводная итоговая запись. В сводной итоговой записи описи дел, состоящей из нескольких томов, указываются начальная и конечная даты документов всех томов описи и общее количество единиц хранения.

Например,

 

     В    опись  N 1 внесено 159 (сто пятьдесят девять) дел с N 1 по

N 158, в том числе:

     пропущенные номера: 12

     литерные номера: 27а, 130а, 149а, 150а

     неприняты организации: 45, 94

 

     Должность          Подпись              Расшифровка подписи

     Дата

 

При составлении итоговой записи о выбывших единицах хранения указывается основание их выбытия (название акта о выбытии ед. хр.):

 

     В  опись  N 1 внесено 255 (двести пятьдесят пять) дел с N 1 по N 258

в том числе:

     выбывшие  номера:  25,  26,  27, 28 (Акт о неисправимых повреждениях

архивных документов N ___ от ____________).

 

Основанием для выбытия документов служат следующие акты:

акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акт о технических ошибках в учетных документах;

акт о неисправимых повреждениях документов;

акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акт об изъятии подлинных ед. хр., документов;

акт приема-передачи дел на хранение;

акт возврата документов собственнику.

 

При снятии дела с учета в графе "Примечание" против каждого выбывшего дела делается отметка "Выбыло".

В итоговой записи к описи дел архивного фонда личного происхождения, включая ед. хр. на различных носителях, дополнительно указывается количество таких ед. хр.

Если опись дел пересоставлена, то один экземпляр ранее действовавшей описи дел включается во вновь составленную опись дел за последним учетным номером, остальные экземпляры выделяются к уничтожению в установленном порядке.

Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях. По истечению срока хранения документов по личному составу (75 лет) проводится экспертизы ценности документов. По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу в учетные документы вносятся соответствующие изменения, в том числе и в итоговую запись к описи дел:

 

     В  опись  N 2 внесено 255 (двести пятьдесят пять) дел с N 1 по N 496

в том числе:

     выбывшие  номера:  с  N 1  по  N 241  (акт о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению N ____ от ______).

 

     Должность          Подпись              Расшифровка подписи

Реестр описей дел, документов

 

Основная цель ведения реестра описей - поединичный и суммарный учет описей дел архива (приложение N 9). Отдельной описью дел считается опись с самостоятельной нумерацией единиц хранения. Если одна опись дел состоит из нескольких томов, то она учитывается реестром описей как одна опись.

Порядок ведения реестра описей зависит от принятой в архиве организации работы по учету, закрепленной в схеме учета.

Как правило, реестр описей дел ведется в рамках архива в целом. Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке всех трех экземпляров описи в верхнем левом углу.

В реестре описей дел указываются: номер по порядку, номер фонда, номер и название описи дел, количество единиц хранения (всего и по личному составу), крайние годы документов в описи, количество экземпляров описей, примечание. В примечании может указываться основание и дата выбытия описи дел.

 

N пп	Номер фонда	Номер и название описи	Количество ед. хр.		Крайние даты	Кол-во экз.	Примечания
			всего	в т.ч. по личному составу
1	2	3	4	5	6	7	8
1	1	Опись N 1 постоянного хранения	478		1928 - 2003	3
2		Опись N 2 по личному составу	214	214	1929 - 2003	2
3		Опись N 3 похозяйственные книги	117		1928 - 2003	3
4		Опись N 4 Нотариат	45		1945 - 2003	3
5	2	Опись N 1 постоянного хранения	158		1928 - 1957	1
6	3	Опись N 2 по личному составу	218	218	1993 - 2005	3

 

Ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным, в реестре описей дел составляется итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве.

 

     Итого на 01.01. 2010 г. ____________________ описей

                             (цифрами и прописью)

     в т.ч. поступило в 2009 г. ________________________ описей

                                  (цифрами и прописью)

     выбыло в 2009 г. ______________________________ описей

                           (цифрами и прописью)

 

     Наименование             Подпись       Расшифровка подписи

     должности работника

 

     Дата

 

Если произошла переработка фонда и из одной описи дел было создано две и более описей, то вновь созданные описи дел включаются в реестр литерными номерами.

В архивохранилище также может вестись реестр описей дел, в котором за описями сохраняются номера по общеархивному реестру.

В случае ведения реестра описей дел на бумажном носителе, рекомендуется оставлять между записями свободное пространство в размере не менее трех строк. При приеме на хранение очередного годового раздела описи, в реестр описей дел ниже основной записи по данной описи дел вносится очередная запись о количестве принятых по годовому разделу документов и их крайних датах. При ведении реестра описей дел в электронном виде изменения вносятся непосредственно в раздел, в которой содержится информации по данной описи, годовой раздел которой принят на хранение.

Рекомендуется вести реестр описей дел в электронном виде. По окончании отчетного года реестр описей дел выводится на бумажную основу и подшивается в твердую обложку.

Паспорт архивохранилища

 

Паспорт архивохранилища предназначен для суммарного учета архивных фондов и архивных дел архивохранилища. Паспорт архивохранилища единственный основной учетный документ архива, форма которого не установлена Правилами, а является произвольной. Показатели паспорта архивохранилища определяются архивом самостоятельно с учетом состава и состояния хранящихся в конкретном архивохранилище документов.

Главное архивное управление Московской области рекомендует использовать форму паспорта архивохранилища согласно приложению N 27 к рекомендациям.

Паспорт архивохранилища составляется ежегодно по состоянию на 01 января года, следующего за отчетным годом.

Дело фонда

 

Дело фонда - это комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию. В дело фонда включается комплекс документов по истории фондообразователя и фонда:

историческая справка;

акты, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда (акт приема-передачи архивных документов на хранение; акт о неисправимых повреждениях архивных документов; акт о необнаружении архивных документов, пути розыска которых исчерпаны; акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению (в случае, если акт составлен в архиве в отношении документов, поставленных на учет); акт рассекречивания архивных документов; акт возврата архивных документов собственнику; акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов; акт о технических ошибках в учетных документах; акт об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; акт об обнаружении архивных документов; акт описания архивных документов, переработки, усовершенствования описей дел; акт проверки наличия и состояния архивных документов);

лист проверки наличия и состояния архивных документов;

выписка из протокола экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области об утверждении описи дел и приеме документов в архив;

копия характеристики архивного фонда, составленной для путеводителя (справочника);

инструкция по работе с архивными документами данного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей фонда;

схемы систематизации архивных документов;

листы фонда после пересоставления и другие.

Каждый вид актов имеет свою валовую нумерацию.

Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. На объединенный фонд заводится новое дело фонда, в которое помещаются документы, связанные с его созданием. Дела фондов, вошедших в состав объединенного фонда, включаются в его дело фонда.

Все листы в деле фонда должны быть пронумерованы, подшиты и заключены в твердую обложку. На документы дела фонда составляется внутренняя опись. В конце дела фонда помещается лист-заверитель с указанием количества листов в деле фонда.

Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов в отдельном помещении для учетных документов.

При выделении к уничтожению всех документов фонда дело фонда включается в фонд архива.

Типичной ошибкой является включение в дело фонда документов, связанных с работой с организациями-источниками комплектования, таких как номенклатуры дел, переписка с организацией, акты о выделении к уничтожению архивных документов, составленные в организации и др.

Лист-заверитель дела

 

Для учета количества листов в деле составляется лист заверитель дела по следующей форме (приложение N 10):

 

     В деле подшито и пронумеровано ____________________________ листов

                                        (цифрами и прописью)

     с N ________________ по N ________________

     в том числе:

     литерные номера листов ________________________________________

     пропущенные номера листов _____________________________________

     + листов внутренней описи _____________________________________

 

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

 

     Наименование             Подпись       Расшифровка подписи

     должности работника

 

     Дата

 

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов в деле, оговариваются особенности нумерации листов дела (наличие листов с литерной нумерацией, пропущенных номеров, номеров листов с вклеенными фотографиями, марками и др., наличие конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов).

Внутренняя опись нумеруется отдельно от основной массы документов и учитывается в общем количестве пронумерованных листов.

В графе "Особенности физического состояния и формирования дела" указываются повреждения носителя (бумаги) и повреждения текста (угасающий текст); особенности формирования дела.

Например: нарушена систематизация - в деле приказы расположены в обратном порядке с последнего номера до первого, что и оговаривается в листе - заверители дела.

Лист заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, проведение мелкого ремонта и др.) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Лист-заверитель составляется на отдельном листе и помещается в конце дела. Если дело прошито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на внутреннюю сторону обложки дела.

В случае если в ходе работы по проверке нумерации листов обнаружены большое число технических ошибок (пропущенные номера листов, двойные номера и т.д.), архивом проводится работа по перенумерации дела, при этом старые номера листов зачеркиваются простым графитным карандашом, а рядом в правом верхнем углу проставляются новые номера. При этом лист заверитель дела пересоставляется.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов дела допускается употребление литерных номеров листов, что отражается в листе заверителе дела.

Внутренняя опись документов дела

 

Одним из вспомогательных учетных документов в архиве является внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела в обязательном порядке составляется для дел, в состав которых входят уникальные документы.

Обращаем внимание на правила составления внутренних описей документов дела в ведомственных архивах:

Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений). Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов, на которых расположен каждый документ дела (приложение N 18).

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись нумеруется отдельно от основной массы документов и учитывается в общем количестве пронумерованных листов. К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем.

Изменения состава документов дела (изъятия, включение документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечание" со ссылкой на соответствующие акты.

При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Если дело переплетено и подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Учет поступления и выбытия архивных документов

 

Документы, подлежащие государственному хранению, принимаются в архив от организаций - источников комплектования или от ликвидированных организаций по описям дел, утвержденным (согласованным) экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области в трех экземплярах.

При первом приеме архивных документов в архив с описями предоставляется историческая справка к фонду учреждения-фондообразователя. В дальнейшем, в случае реорганизации, переименования учреждения-фондообразователя, предоставляется дополнение к исторической справке. При приеме архивных документов в архив проводится проверка их физического, санитарного, технического состояния.

Основанием для постановки архивных документов на государственный учёт являются следующие документы:

акт приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 11);

акт приема на хранение документов личного происхождения (приложение N 12).

Прием архивных документов от учреждений, организаций, частных лиц (документов личного происхождения) оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой - в организации.

При заполнении акта приема-передачи архивных документов на хранение необходимо учитывать:

датой приема-передачи документов является дата составления акта;

очередной порядковый номер акта присваивается по порядку номеров актов приема-передачи, находящихся в деле фонда;

основанием для передачи документов в архив служит статья 22 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" и решение Экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области;

в графе "Название, номер описи" каждая опись указывается отдельно (опись N 1 постоянного хранения, опись N 2 по личному составу и др.);

в графе "Количество ед. хр." указывается фактическое количество принятых на хранение дел по каждой описи.

Если при приеме архивных документов обнаружено расхождение количества дел в итоговой записи описи дел и фактическим наличием принимаемых дел, то в описи дел составляется новая итоговая запись. В ней указываются фактическое наличие дел и номера несданных или дополнительно сданных дел.

Например,

 

     По  данному  разделу описи N 1 за 2001 - 2004 г. принято на хранение

32 (тридцать две) ед. хр. в том числе:

     пропущенные номера: 12

     литерные номера: 18а, 25 а, 27а

 

     Должность               Подпись            Расшифровка подписи

 

     Дата

 

При отсутствии единиц хранения, указанных в описи, итоговая запись выглядит следующим образом:

 

     По  данному  разделу описи N 1 за 2001 - 2004 г. принято на хранение

28 (двадцать восемь) ед. хр.

     Непринятые номера: 14, 20

 

     Должность              Подпись            Расшифровка подписи

 

     Дата

 

В акте приема-передачи документов на государственное хранение в графе "Примечание" необходимо указать количество отсутствующих или дополнительно сданных дел.

Например:

 

                                  АКТ N

            приема-передачи архивных документов на хранение

_________________________________________________________________________

 

NN п/п	Название, номер описи	Кол-во экземпляров описи	Кол-во ед. хр. по описи	Примечание
1	Опись N 1 дел постоянного хранения	3	24	не сдано 2 (два) дела: NN 7, 9
2	Опись N 2 дел по личному составу	3	122	дополнительно сдано 5 (пять) дел: NN 33а, 33б, 34в, 68а, 69а

 

     Итого принято: 149 (сто сорок девять) ед. хр.

 

Документами, объясняющими отсутствие дел, могут быть:

акт об утрате дел;

акт о неисправимых повреждениях архивных документов;

гарантийное письмо, если документы имеются в наличии и остались в организации на срок не более 3-х месяцев.

В гарантийном письме указываются номера оставленных дел и срок их возврата. Документы, оставленные по гарантийному письму, не считаются принятыми на хранение в архив. По истечении срока, указанного в гарантийном письме, архив запрашивает оставленные в организации документы и осуществляет их прием на общих основаниях.

Если документы были утрачены в организации, организация - источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями. Если наблюдается большая утрата дел, описи дел пересоставляются и вновь утверждаются экспертно-проверочной комиссией Главного архивного управления Московской области.

Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Московской области по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда. Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

При ликвидации негосударственных организаций, образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации по описям дел временного хранения с указанием сроков хранения по перечню, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения по перечню.

Все принятые на хранение в архив архивные документы вносятся в книгу учета поступлений документов.

Каждый впервые поступивший архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняется лист фонда, заводится дело фонда.

Каждая впервые поступившая опись дел, документов учитывается в реестре описей.

Соответствующие учетные сведения в установленном порядке вносятся в базу данных "Архивный фонд".

Архивные документы ставятся на учет и по результатам отдельных видов работ, проводимых работниками архива. Так количество дел может измениться в результате:

выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными номерами единицы хранения или пропущенные номера;

реставрации, мелкого ремонта документов, после которых одно дело разделено на несколько дел;

описания архивных документов, переработки описей дел, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения.

Основанием для внесения изменений в учетные документы и базу данных "Архивный фонд" по результатам указанных работ являются:

акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 13);

акт об обнаружении архивных документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д. (приложение N 14);

акт о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов (приложение N 15);

акт описания архивных документов, переработки описей (приложение N 16).

На основании актов вносятся записи:

 

/---------------\   /-----------------------\   /---------------------\

|в список фондов|   |в описи дел (в итоговые|   |в книгу учета текущих|

|(если создан   |--|записи, при            |--|изменений в объеме и |

|новый фонд)    |   |необходимости в графу  |   |составе фондов       |

\---------------/   |"Примечание")          |   |(если она ведется)   |

                    \-----------------------/   \---------------------/

/---------------\   /---------------------\   /------------------------\

|акт подшивается|   |в реестр описей (при |   |в лист фонда (отражается|

|в дело фонда   |--|создании новой описи |--|поступление или выбытие |

\---------------/   |или уничтожении описи|   |дел, описей); при       |

                    |после переработки    |   |создании нового фонда   |

                    \---------------------/   |составляется лист фонда |

                                              |на новый фонд           |

                                              \------------------------/

 

Учет выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

акта о неисправимых повреждениях документов;

акта приема-передачи документов на хранение;

акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

акта возврата документов собственнику;

акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

Архивные документы снимаются с учета также в результате проведения отдельных видов архивных работ.

Необходимые изменения вносятся в основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива. При этом в случае:

выбытия всех архивных документов описи дел номер этой описи другим описям дел не присваивается и остается свободным; в реестре описей дел делается соответствующая отметка;

выбытия архивного фонда в списке фондов в графе "Отметка о выбытии" указывается, куда выбыл архивный фонд, и акт, на основании которого он выбыл.

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда один экземпляр описей дел и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

Учет уникальных и особо ценных документов

 

Уникальные документы подлежат специальному государственному учету в Государственном реестре уникальных документов Архивного фонда Московской области.

Порядок ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области определен Регламентом ведения Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Московской области, утвержденным распоряжением Главного архивного управления Московской области от 12.01.2007 N 3-р.

На уникальные документы составляются листы учета и описания уникальных документов (приложение N 17).

Для дел, в состав которых входят уникальные документы, составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 18).

Учет особо ценных документов ведется по:

списку фондов, содержащих особо ценные документы;

описям особо ценных дел, документов или перечням номеров особо ценных дел (номерникам).

Список фондов, содержащих особо ценные дела (ОЦД), служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела (приложение N 19). Фонды вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Порядковый номер является вспомогательным и в других учетных документах не используется. За фондами, содержащими ОЦД, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Сведения о количестве ОЦД архива вносятся ежегодно в паспорт архива.

Пример:

 

     Итого  на  01.01.2010  по  списку  фондов,  содержащих  особо ценные

документы, числится 125 фондов.

 

     Должность              подпись            расшифровка подписи

 

     дата

 

Опись особо ценных дел (ОЦД) составляется для поединичного и суммарного учета выявленных ОЦД данного фонда (приложение N 20). Опись особо ценных дел, документов составляется на особо ценные документы одной или нескольких описей дел архивного фонда в зависимости от количества особо ценных единиц хранения в данной описи. Обычно составляется одна опись ОЦД независимо от количества описей дел в фонде. Если опись ОЦД составлена по нескольким описям дел, то целесообразно составить к ней краткое предисловие. В опись ОЦД дела вносятся строго в порядке номеров описей дел, а внутри каждой описи - в порядке возрастания номеров дел. В описях ОЦД за ними сохраняются их прежние учетные номера, присвоенные им по общим учетным документам.

Опись ОЦД составляется в трех экземплярах.

Если все или большинство дел по описи дел являются особо ценными, отдельная опись ОЦД может не составляться, а копируется имеющаяся опись дел фонда, к ней оформляется новый титульный лист. В этом случае к ней составляется номерник, который является переводной таблицей от номера дела к номеру единицы хранения страховой копии (приложение N 21).

В основных учетных описях дел в графе "Примечание" напротив заголовков соответствующих единиц хранения проставляется отметка "ОЦ". Данная отметка является служебной и не входит в архивный шифр единиц хранения. В итоговой записи описи дел указывается общее количество ОЦД, включенных в опись.

На ОЦД создается страховой фонд и фонд пользования в установленном порядке. Сведения о копировании ОЦД, в целях создания страхового фонда, вносятся в соответствующие описи ОЦД по мере проведения их страхового копирования. По завершении копирования всех ОЦД по данной описи ставится отметка "Все единицы хранения скопированы, дата, должность, подпись".

Описи особо ценных дел, документов и номерники учитываются в реестре описей особо ценных дел, документов (приложение N 22).

Реестр описей ОЦД ведется для обеспечения суммарного учета описей (номерников) ОЦД. В конце отчетного года в реестре описей ОЦД составляется итоговая запись об общем количестве ОЦД.

Сведения о особо ценных и уникальных документах вносятся в базу данных "Архивный фонд" в разделы: "Фонд", "Опись", "Дело".

Учет архивных документов личного происхождения

 

Учет поступлений архивных документов личного происхождения, передаваемых собственником в собственность Московской области или муниципальную собственность, ведется на основании акта приема на хранение документов личного происхождения.

К акту прилагается сдаточная опись архивных документов и решение экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Московской области о приеме этих документов в архив.

Изменения количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируются актом описания архивных документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата архивных документов собственнику, один из которых вместе с документами передается собственнику.

Не допускается хранение в архиве неучтенных архивных документов личного происхождения.

В книге учета поступлений документов при приеме документов личного происхождения указывается собственник или владелец документов (графа 3), номер и дата акта приема-передачи (графа 4), дата подписания договора о передаче и срок действия договора (если такой установлен).

Учет документов по личному составу

 

Учет документов по личному составу осуществляется на общих основаниях.

Учет количества хранящихся в архиве документов по личному составу проводится на основе их подсчета по листам фонда и описям дел по личному составу с фиксацией результатов по каждому фонду и суммарно по архиву в книге учета документов по личному составу (произвольной формы).

По результатам проведения экспертизы ценности документов по личному составу по истечении 75-летнего срока их хранения в учетные документы вносятся соответствующие изменения.

Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив

 

Архив вправе осуществлять хранение документов находящихся в частной собственности и принятых по договору на хранение. При этом следует учитывать следующие особенности учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив:

- в книге учета поступлений документов указывается собственник или владелец документов, номер и дата акта приема-передачи, дата подписания договора о передаче и срок действия договора; в итоговой записи о количестве документов, поступивших за год, документы, находящиеся в частной собственности, указываются отдельной строкой;

- при включении в список фондов архивного фонда, находящегося в частной собственности, к его номеру добавляется индекс "Д" (договор), который сохраняется за ним во всех учетных документах и архивных шифрах единиц хранения; в графе "Примечания" списка фондов указываются собственник или владелец архивных документов, дата подписания и срок действия договора; в составляемой ежегодно итоговой записи к списку фондов количество поступивших и/или выбывших фондов, находящихся в частной собственности, указываются отдельной строкой; при выбытии архивных документов архивного фонда, в связи с истечением срока его хранения в соответствии с договором, его номер не может быть присвоен другому архивному фонду;

- в дело фонда включается экземпляр договора, заключенный с собственником или владельцем архивных документов.

В случае, если собственник документов Архивного фонда Российской Федерации, принятых по договору на хранение в архив, передает их в федеральную, собственность субъекта федерации (Московской области) или в муниципальную собственность, в учетных документах и архивных шифрах единиц хранения индекс "Д" зачеркивается, в графу "Примечания" списка фондов вносятся сведения об изменении формы собственности на документы Архивного фонда Российской Федерации. В дальнейшем учет этих документов производится на общих основаниях.

В случае, если архив осуществляет хранение архивных документов, не включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации, в том числе архивные документы по личному составу, принятые по договору на хранение в архив, то данные архивные документы учитываются отдельно от документов Архивного фонда Российской Федерации. Для их учета ведутся отдельные список фондов, книга учета поступлений документов, а также листы фондов и другие учетные документы.

Учет страхового фонда и фонда пользования

 

Объем страхового фонда и фонда пользования измеряется в единицах хранения/единицах учета, а также в:

кадрах - для копий архивных документов на бумажной основе и фотодокументов;

в метрах - для копий кинодокументов;

времени звучания - для копий фонодокументов;

мегабайтах - для копий электронных документов.

При этом отдельно учитываются страховые копии уникальных документов и особо ценных документов и копии фонда пользования, отснятые с архивных документов на бумажной основе (раздельно на рулонной пленке и микрофишах); кинодокументов; фотодокументов; видеофонограмм; электронных документов.

За единицу хранения/единицу учета страхового фонда уникальных документов и особо ценных документов на бумажной основе на рулонной пленке принимается физически обособленный рулон микрофильма.

За единицу учета страхового фонда документов на бумажной основе на микрофишах принимается одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт, за единицу хранения - микрофиша.

Учет страхового фонда и фонда пользования ведется по книгам учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и описям страхового фонда. К книгам учета поступлений ежегодно составляются итоговые записи.

Учет поступления и выбытия страховых копий осуществляется на основании заказов на изготовление страховых копий и копий фонда пользования, актов приема передачи страховых копий на специальное хранение и других актов.

В книгу учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке в валовом порядке (все зависимости от фондовой принадлежности документов) на основании заказа на изготовление страховых копий заносится каждая единица хранения страхового фонда (приложение N 23). По книгам учета поступлений (графа 1) единицам хранения страхового фонда присваиваются учетные номера, которые являются составной частью их архивных шифров.

В графе 9 - 11 указывается фонд пользования. В графе 9 указывается количество рулонов 3-го поколения, изготовленных с позитивного микрофильма (контратип), предназначенных для повторного воспроизведения копий. Учетный номер контратипа идентичен соответствующему ему номеру единицы хранения страхового фонда. В графе 10 указывается количество бюксов - специальных упаковок с вложенными в них отрезками позитивного пользования взамен оригинала.

В каждый бюкс вкладывается отрезок пленки, на котором отснято одно дело или его часть. В порядке исключения при небольшом объеме дел на одном отрезе может быть отснято несколько, но не более трех дел.

Учетный номер бюкса идентичен шифру оригинала с указанием части или листов дела, если микрофильм, отснятый с одного дела, хранится в нескольких бюксах.

На все страховые копии уникальных документов и особо ценных документов вне зависимости от их фондовой принадлежности составляется опись страхового фонда, нумерация единиц хранения страхового фонда в которой соответствует учетным номерам, присвоенным им по книге учета поступлений (приложение N 24).

Архивным шифром единицы хранения страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда является название архива, номер описи страхового фонда, номер учета единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса "СФ".

Описи страхового фонда составляются в 3-х экземплярах. Первые экземпляры передаются вместе со страховыми копиями уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив, вторые и третьи остаются в архиве.

По мере копирования и передачи страховых копий уникальных документов и особо ценных документов в специальный архив к описям страхового фонда составляются новые записи в установленном порядке.

В описях дел, документов в графе "Примечания" напротив заголовка скопированной единицы хранения /единицы учета проставляется штамп "СФ". Если скопированы все дела, документы, включенные в опись, штамп "СФ" проставляется только на титульном листе и обложке описи дел, документов.

В книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах каждому поступлению присваивается порядковый номер (приложение N 25). Количественные показатели вносятся с учетом фондовой принадлежности отснятых копий по каждому архивному фонду и описи дел, документов отдельно.

Описи страхового фонда на микрофишах составляются раздельно на страховые копии каждого архивного фонда, одну или несколько его описей (приложение N 26).

Учетным номером единицы учета страхового фонда и фонда пользования документов на бумажной основе, изготовленного на микрофишах, является учетный номер отснятого дела с добавлением индекса "СФ" - для страхового фонда и "П" ("Позитив"), "Д" (Диазокопия) - для фонда пользования.

Документы централизованного государственного учета

 

Централизованный государственный учет документов Архивного фонда Российской Федерации - это система учета документов Архивного фонда Российской Федерации в масштабе субъекта Российской Федерации и федеральном масштабе, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных фондов и количестве ед. хр.

Ведение централизованного государственного учета регламентируется Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Росархива от 11.03.1997 N 11.

К документам централизованного государственного учета относятся:

паспорт архива на 1 января года следующего за отчетным годом;

карточка фонда;

сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года следующего за отчетным.

Паспорт архива - документ учетно-статистического характера. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 1 января года следующего за отчетным и хранится постоянно.

Паспорт архива состоит из пяти разделов:

состав и объем архивных документов;

состав и объем страхового фонда копий архивных документов;

состав и объем научно-справочного аппарата к архивным документам;

состав и объем научно-справочной библиотеки;

условия хранения документов.

В паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении, в том числе временном, фондах и документах, включая неописанные, непрофильные, включенные в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению и другие акты, но не снятые с учета в установленном порядке, на 1 января года, следующего за отчетным.

Порядок заполнения паспорта архива закреплен в Инструкции о порядке заполнения паспорта архива, утвержденной приказом Росархива от 17.11.1997 N 61.

К паспорту архива в соответствии с его разделами в обязательном порядке составляется объяснительная записка, в которой описывается динамика изменения показателей по каждому разделу паспорта.

Например:

 

По состоянию на 01.01.2013 года в архиве числилось 3168 фондов:

- 2041 фондов управленческой документации;

- 1068 фондов по личному составу;

- 59 фондов личного происхождения.

В 2013 году количество фондов:

увеличилось на 11 фондов управленческой документации в результате приема дел от организаций;

уменьшилось на 2 фонда управленческой документации в результате передачи документов в ЦГАМО (1 фонд), переработки и создания объединенного архивного фонда (1 фонд).

Итого на 01.01.2014 года в архиве числится 3177 фондов (3168 + 11 - 2 = 3177):

- 2050 фондов управленческой документации (2041 + 11 - 2 = 2050);

- 1068 фондов по личному составу;

- 59 фондов личного происхождения.

По такому же принципу рассчитываются показатели всех разделов и строк паспорта архива.

Заполнение карточки фонда

 

Карточка фонда (Приложение N 26) составляется один раз на каждый впервые поступивший фонд. Основой заполнения карточки фонда является лист фонда. Карточка фондов заполняется в одном экземпляре и представляется в фондовый каталог Главного архивного управления Московской области в конце года вместе с годовым отчетом.

Если название фонда менялось, составляется продолжение карточки фонда.

Графы карточки фондов:

 

дата первого поступления
место хранения фонда
N фонда	заполняются в точном
крайние даты каждого названия фонда	соответствии с листом фонда
название фондов
название описи, или аннотация документов прежний N фонда

 

Графа категория фонда - не заполняется

Графа "Форма собственности"

В соответствии с Законом Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области" документы, хранящиеся в муниципальных архивах до 1 января 1994 года, являются собственностью Московской области. К собственности Московской области также относятся документы отделов ЗАГС и управлений социальной защиты населения.

Документы налоговых инспекций, органов статистики, таможен, судов, федеральных государственных унитарных предприятий и учреждений являются федеральной собственностью.

Таким образом, в муниципальных архивах области могут храниться документы федеральной, собственности субъекта Российской Федерации (Московская область), муниципальной собственности, в редких случаях документы, находящиеся в частной собственности, что и отражается в графе "форма собственности".

При заполнении графы "Форма собственности" следует обращать внимание на то, что документы одного и того же фонда, где был нарушен принцип фондирования, могут относиться как к собственности Московской области, так и муниципальной собственности. Это органы местного самоуправления и их структурные подразделения, промышленные и сельскохозяйственные предприятия. В данных случаях указывается не только форма собственности, но и дата смены собственности.

Например, Постановлением Главы Администрации Московской области от 11.10.1993 N 167, во исполнение Указа Президента Российской Федерации от 09.10.1993 N 1617 "О реформе представительных органов власти и органов местного самоуправления в Российской Федерации" с 15.10.1993 в Московской области были распущены сельские и поселковые Советы народных депутатов. Однако фонды сельских и поселковых Советов народных депутатов не были закрыты и комплектовались документами органов местного самоуправления (администраций). Таким образом, документы сельсоветов и поссоветов до 15.10.1993 относятся к собственности Московской области, а документы сельских, поселковых администраций после 15.10.1993 - к муниципальной собственности.

В данном случае графа формы собственности заполняется следующим образом:

форма собственности

с 15.10.1993 - муниципальная

или

Например, Ступинская картонная фабрика Министерства лесной промышленности СССР акционировалась 17 мая 1991 года, было создано Акционерное общество "Ступекс" Ступинского района Московской области. Произошла смена собственности имущества фабрики государственной на акционерную.

В данном случае графа формы собственности заполняется следующим образом:

форма собственности

с 17.05.1991 - муниципальная

Графа "срок хранения (только для негосударственной части АФРФ)" - не заполняется

Графа "Объем фонда на 1 января"

При заполнении данной графы необходимо обращать внимание на дату приема дел в архив. Например, если документы были приняты в 2006 году, то в данной графе указывается - на 1 января 2007 года, если документы приняты в 2007 году - на 1 января 2008 года. Объем дел дается суммарно по всем описям дел, в том числе и по личному составу, и должен соответствовать графе "Наличие (остаток) ед. хр. по фонду в целом" листа фондов.

 

Объем фонда на 1 января	годы	2009
	кол-во ед. хр./документов	158
	в т.ч. неописанных ед. хр./документов
	имеющих страховые копии ед. хр.

 

Дальнейшее заполнение карточки фондов осуществляется сотрудниками Главного архивного управления Московской области на основании "Сведений об изменении в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным".

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.____.

 

Форма сведений об изменениях в составе и объеме фондов утверждена Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

При заполнении Сведений необходимо учитывать следующее:

В графе 2 "N фонда" данные даются по порядку номеров фондов, в которых произошло изменение состава и объема документов (7, 15, 103 и т.д.).

В графе 3 "Название фонда" указывается название фонда по последнему году принимаемых на хранение документов, а не название организации на момент сдачи дел;

В графах 4 и 7 "Название описи, аннотации дел" указывается номер описи и приводится перечень дел, вошедший в указанную опись.

Например:

 

N п/п	N фонда	Название фонда	Поступило	Кол-во дел	годы
			Название описи аннотации дел
2	183	Администрация сельского поселения Первомайское	Опись N 1 дел постоянного хранения	59	2005 - 2008
			Протоколы и решения Совета		2005 - 2008
			Список депутатов Совета депутатов 1-го созыва		2005 - 2008
			Соглашения о разграничении полномочий с органами местного самоуправления		2006 - 2008
			Устав сельского поселения		2006
			Постановления Главы сельского поселения		2005 - 2008

 

В графах 5 и 8 "Кол-во дел" указывается общее количество поступивших или выбывших дел по данной описи в отчетном году.

В графе 6 и 9 "Годы" проставляются напротив каждого вида документов.

В графе 10 "Общее количество ед. хр. в фонде. Всего" указывается общее количество дел в фонде с учетом поступивших и/или выбывших в отчетном году документов.

В графе 13 "Примечание" указывается форма собственности документов, поступивших на хранение в отчетном году, а также может указываться основание увеличения или выбытия архивных документов.

Например:

 

N п/п	N фонда	Название фонда	Поступило			...	Примечание
			Название описи аннотации дел	Кол-во дел	годы
2	89	Наро-Фоминская ЦРБ	Опись N 1 дел постоянного хранения Годовой статистический отчет	1	1978		Собственность Московской области Акт об обнаружении от 25.06.2014 N 1

 

К сведениям составляется итоговая запись по форме:

 

     Итого: за ___________________ поступило ____________________ фондов,

__________________ ед. хр./документов

     выбыло ______ фондов, __________________ ед. хр./документов

     созданы страховые копии на _______________ ед. хр.

     На  01.01.___ г.  в  архиве по списку фондов числятся с N __ по N __

номеров фондов.

     в    том    числе:  номеров,  числящихся  в  наличии ________ фондов

______ ед. хр.;

     номеров    фондов,    переданных    и   объединенных  (дела  которых

использовались и номер занимать нельзя) _________________

     утраченных фондов ____________

     свободных номеров ____________

 

     Руководитель архива          Подпись          Расшифровка подписи

 

     Дата.

 

При заполнении итоговой записи в части "поступило ... фондов" учитываются фонды, поступившие в архив впервые.

Порядок учета документов при ликвидации центров хранения документов по личному составу

 

В связи с изменением сети муниципальных архивов в середине 2005 - 2006 гг. в Московской области (включение центров хранения документов по личному составу на правах архивохранилищ в муниципальные архивы и передача им соответствующих фондов) продолжают возникать вопросы о порядке их учета.

В целях обеспечения соблюдения нормативных требований, в соответствии с которыми фонд учитывается в списке фондов один раз, при этом номер фонда, наряду с числовым обозначением, может содержать только буквенный индекс; снижения трудозатрат, связанных с перешифровкой дел; исходя из учета степени использования документов и их объема, при проведении работ с фондами ликвидированных центров необходимо учитывать следующий порядок.

Фонды бывшего архива документов по личному составу могут перешифровываться, за ними сохраняются их прежние номера с добавлением индекса "Л" (Л-1, Л-2 и т.д.).

Исключение составляют фонды, включающие документы по личному составу организаций-источников комплектования муниципального архива, основная документация которого уже хранится в данном архиве. Эти фонды исключаются из списка фондов по личному составу с составлением в установленном порядке итоговой записи к списку фондов и проставлением в графе 4 списка отметки о выбытии. Например, документы переданы в ф. N (номер фонда, в котором хранятся документы постоянного срока хранения).

Дела по личному составу перешифровываются. Им присваивается номер фонда, за которым учтены документы, отражающие исполнение фондообразователем своих основных функций, то есть документы постоянного срока хранения.

Необходимые изменения вносятся в другие учетные документы: в карточке и листе фонда учитывается поступление документов по личному составу.

При большом количестве фондов по личному составу целесообразно вести два списка фондов:

Список фондов без буквенной индексации, в котором учитываются все фонды, хранящиеся в архиве (до включения в его состав центров хранения документов по личному составу), а также поступившие в муниципальный архив от организаций - источников комплектования архива (после включения в его состав центров хранения документов по личному составу);

Список фондов с индексом "Л", в котором учитываются фонды, состоящие только из документов по личному составу, принятые от организаций, не являющихся источниками комплектования архива (в том числе после ликвидации архива документов по личному составу).

Общее количество фондов учитывается путем суммирования данных итоговых записей к двум указанным спискам фондов.

При этом может вестись единая книга учета поступлений документов в следующем порядке:

В книгу учета поступлений архива вносятся данные о количестве дел, принятых на хранение из бывшего центра (архива) документов по личному составу по актам приема-передачи, составляемым на каждый фонд дел по личному составу. В итоговой записи отражается количество дел, поступивших за год на хранение, с указанием объемов документов постоянного хранения и по личному составу.

Ведение книги учета поступлений документов бывшего центра (архива) документов по личному составу может быть продолжено на правах книги учета поступлений документов в хранилище документов по личному составу данного архива.

Карточки и листы фондов ведутся с самостоятельной порядковой нумерацией фондов по каждому списку фондов.

Ведение карточек и листов фондов, включающих только документы по личному составу, комплексы которых были присоединены к фондам, содержащим основную документацию фондообразователей, прекращается, они включаются в дело соответствующего фонда.

В "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01.___" данные о поступлении и выбытии фондов включаются в соответствии с их номерами в установленном порядке.

Учет документов, отнесенных к собственности Московской области

 

В соответствии с пунктом 2 статьи 5 Закона Московской области N 65/2007-ОЗ "Об архивном деле в Московской области", архивные документы, созданные до образования, объединения, разделения или изменения статуса муниципальных образований (до 1 января 1994 года) и хранящиеся в муниципальных архивах, являются собственностью Московской области.

Для учета архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области, Главное архивное управление Московской области ведет в автоматизированном режиме Реестр архивных фондов Московской области.

В Реестр в обязательном порядке подлежат внесению следующие сведения об объектах учета:

полное и краткое наименование учреждения, осуществляющего постоянное и временное хранение архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области;

название фонда;

справочные данные об архивном фонде: номер фонда, объем архивного фонда в единицах хранения и/или единицах учета по видам документации; крайние даты архивных документов.

В Реестр могут вноситься дополнительные сведения об объектах учета:

краткая аннотация состава документов архивного фонда;

основание внесения изменений в сведения об объекте учета.

Ввод в Реестр сведений об объектах учета, внесение изменений в эти сведения, а также исключение этих сведений из Реестра осуществляется сотрудником отдела государственного и внутреннего финансового контроля Главного архивного управления Московской области на основании учетных документов, установленных Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и иных архивных документов, в том числе:

сведений об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января года, следующего за отчетным;

сведений о наличии дел, хранящихся в учреждениях, организациях и на предприятиях - источниках комплектования муниципального архива на 1 января года, следующего за отчетным.

Указанные документы представляются руководителями муниципальных архивов Московской области на электронных и бумажных носителях вместе с годовым отчетом.

Вместе с годовым отчетом в Главное архивное управление Московской области также представляется отчет по форме согласно приложению N 28.

Для учета документов, отнесенных к собственности Московской области Главное архивное управление Московской области рекомендует вести в муниципальном архиве в качестве вспомогательного учетного документа Реестр архивных фондов, относящихся к собственности Московской области по форме согласно приложению N 29 к рекомендациям.