Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации" архивным отделом администрации муниципального образования "Всеволожский муниципальный район" Ленинградской области

Приложение

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации" архивным отделом администрации муниципального образования "Всеволожский муниципальный район" Ленинградской области (утв. постановлением администрации от 21 апреля 2016 г. N 721)

I. Общие положения

1. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации" (далее - муниципальная услуга).

2. Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, и его структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

2.1. Муниципальную услугу предоставляет администрация муниципального образования "Всеволожский муниципальный район" Ленинградской области (далее - Администрация).

2.2. Структурным подразделением, ответственными за предоставление муниципальной услуги, является архивный отдел администрации муниципального образования "Всеволожский муниципальный район" Ленинградской области (далее - Архивный отдел).

3. Информация о месте нахождения и графике работы Архивного отдела.

Место нахождения Архивного отдела его почтовый адрес: 188640, Ленинградская область, г. Всеволожск, Колтушское шоссе, 138 (каб. 106, 107, 109).

Режим работы: понедельник - четверг с 9.00 до 18.00, пятница с 9.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00.

Приёмные дни: понедельник, среда с 10.00 до 17.00, перерыв с 13.00 до 14.00.

4. Адрес электронной почты Архивного отдела: arhiv@vsevreg.ru.

5. Адрес портала государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области (далее - ПГУ ЛО): http://www.gu.lenobl.ru.

6. Адрес официального сайта Администрации: org@vsevreg.ru.

7. Муниципальная услуга может быть предоставлена при обращении в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ). Заявители представляют документы в МФЦ путем личной подачи документов.

Информация о местах нахождения и графике работы, справочных телефонах и адресах электронной почты МФЦ приведена в Приложении N 4.

8. Муниципальная услуга может быть предоставлена в электронном виде через функционал электронной приёмной на ПГУ ЛО.

9. Порядок получения заявителями информации по вопросам предоставления муниципальной услуги.

9.1. Информацию по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе ее предоставления, заявитель получает:

- по телефону;

- почтовой связью;

- по электронной почте путем направления запроса по адресу электронной почты, указанному в пункте 4 настоящего Административного регламента, в том числе с приложением необходимых документов, заверенных усиленной квалифицированной электронной подписью (ответ на запрос, направленный по электронной почте, направляется в виде электронного документа на адрес электронной почты отправителя запроса).

- при личном обращении;

- на официальном сайте Администрации муниципального образования;

- на ПГУ ЛО;

- при обращении в МФЦ.

9.2. При ответах на телефонные звонки работник, должностное лицо Архивного отдела, подробно в вежливой форме информируют заявителя. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании Архивного отдела. Время консультирования по телефону не должно превышать 10 минут. В случае если работник, должностное лицо Архивного отдела не может самостоятельно ответить на поставленные вопросы, заявителю сообщается номер телефона, по которому можно получить необходимую информацию.

9.3. Почтовой связью ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе. По электронной почте ответ направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.

9.4. Приём заявителей в Архивном отделе осуществляется:

- начальником Архивного отдела;

- специалистами Архивного отдела.

Время консультирования при личном обращении не должно превышать 15 минут.

9.5. Информация о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты, режиме работы Архивного отдела предоставляется:

- по телефонам 8(81370) 23-519 в Администрации, 8(81370) 28-746 в Архивном отделе Администрации, а также размещается:

- в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации;

- на ПГУ ЛО:

а) в разделе "услуги", подразделе "по ситуациям", подразделе "архивы";

б) в разделе "услуги", подразделе "по категориям", подразделе "пенсионное обеспечение";

в) в разделе "ведомства", подразделе "муниципальные", подразделе "Всеволожский муниципальный район";

- на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;

- в МФЦ.

9.6. Формы запросов и образцы их заполнения размещаются:

- в электронном виде в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации Ленинградской области, на портале государственных и муниципальных услуг (функций) Ленинградской области;

- на бумажных носителях, на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;

- на ПГУ ЛО;

- в МФЦ.

9.7. Оперативная информация об изменении порядка предоставления муниципальной услуги предоставляется по телефонам в Архивном отделе и Администрации и размещается:

- в разделе Архивного отдела на официальном сайте Администрации муниципального образования;

- на информационных стендах по месту нахождения Архивного отдела;

- в МФЦ.

9.8. Информационный стенд в Архивном отделе размещается в холле 1 этажа администрации муниципального образования, рядом с кабинетом 107.

10. В качестве заявителей на предоставление муниципальной услуги выступают:

- граждане Российской Федерации;

- граждане иностранных государств;

- лица без гражданства;

- организации.

Заявителями также могут быть физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации выступать от имени заявителей, перечисленных в настоящем пункте.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

11. Наименование муниципальной услуги: "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации".

12. Наименование органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, и его структурного подразделения, ответственного за предоставление муниципальной услуги.

Муниципальную услугу предоставляет Администрация. Структурным подразделением, ответственным за предоставление муниципальной услуги является Архивный отдел Администрации.

13. Результатом предоставления муниципальной услуги является:

- архивная справка;

- архивная выписка;

- архивная копия;

- справка о документально подтвержденном факте утраты архивных документов, содержащих запрашиваемые сведения;

- письмо в адрес заявителя с объяснением причин отказа в предоставлении муниципальной услуги либо об отсутствии запрашиваемых сведений;

- письмо о направлении запроса в государственные и муниципальные архивы, органы организации по принадлежности при наличии у них документов для исполнения запросов с одновременным уведомлением заявителя о направлении запроса по принадлежности.

14. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня регистрации запроса в Архивном отделе.

15. В исключительных случаях начальник Архивного отдела, либо иное уполномоченное на это лицо, продлевает срок рассмотрения запроса не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

16. Срок рассмотрения и направления поступивших в Архивный отдел запросов по принадлежности составляет 5 рабочих дней со дня их регистрации.

17. Отправка почтовой связью в адрес заявителя документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации" (далее - Административный регламент), осуществляется в 30-дневный срок с момента регистрации запроса в Архивном отделе.

18. Срок выдачи документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента, в случае личного обращения заявителя за ответом также не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса в Архивном отделе.

19. Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются:

- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 04 августа 2014 года, N 31, ст. 4398);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, N 31, ст. 4179);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (Собрание законодательства РФ, 31 июля 2006 года, N 31 (1 ч.), ст. 3451);

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, N 20);

- Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 13.04.2012 N 107 "Об утверждении Положения о федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (Российская газета, 18 мая 2012 года, N 112);

- Постановление Правительства Ленинградской области от 30 сентября 2011 года N 310 "Об утверждении плана-графика перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг в электронной форме органами исполнительной власти Ленинградской области и органами местного самоуправления Ленинградской области, а также учреждениями Ленинградской области и муниципальными учреждениями" ("Вестник Правительства Ленинградской области", 11 ноября 2011 года, N 94);

- Федеральный закон от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 11 апреля 2011 года, N 15, ст. 2036);

- Положение об архивном отделе, утверждённое распоряжением администрации муниципального образования "Всеволожский муниципальный район" Ленинградской области от 30.12.2008 N 982/1.1-05.

20. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

20.1. Письменный запрос на русском языке в адрес Архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, в электронном виде через ПГУ ЛО или заявление, составленное заявителем лично, в том числе в МФЦ (далее - запрос).

Форма запроса физического лица для получения архивной справки приведена в приложении 1 к Административному регламенту.

Юридические лица направляют запрос непосредственно в Архивный отдел Администрации муниципального района на русском языке, оформленный на официальном бланке организации и подписанный руководителем (заместителем руководителя) юридического лица. Форма запроса юридического лица приведена в приложении 2 к Административному регламенту.

Юридические лица направляют запрос в Архивный отдел Администрации района муниципального через филиалы МФЦ или через ПГУ ЛО на русском языке, оформленный с помощью функционала автоматизированной информационной системы МФЦ или ПГУ ЛО и подписанный представителем юридического лица (в том числе на основании доверенности). Форма запроса юридического лица приведена в приложении 2 к Административному регламенту.

В запросе указываются следующие сведения:

- наименование организации, в которую направляется письменный запрос;

- для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя или лица, на которое запрашивается документ (с указанием смены фамилии, имени, отчества либо одного из них, даты смены);

- дата рождения заявителя или лица на которое запрашивается документ;

- адрес заявителя (почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запроса);

- номер контактного телефона заявителя или его доверенного лица;

- для какой цели требуется документ;

- дата составления запроса;

для получения архивной информации:

- об образовании - название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес (местонахождение, в том числе название населенного пункта) организации, название структурного подразделения, в котором работал заявитель, время работы (службы), профессия, должность, для женщин указываются даты рождения детей в запрашиваемый период;

- о награждении государственными и ведомственными наградами - название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, ее ведомственная подчиненность;

- об усыновлении - год, место усыновления, фамилия, имя, отчество усыновителя (при наличии номер и дата правового акта об усыновлении, наименование органа, издавшего правовой акт);

Запрос подписывается заявителем лично, за исключением обращений по электронной почте.

Запрос, переданный в электронном виде через ПГУ ЛО, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (при наличии).

20.2. Для истребования архивной информации о третьих лицах, содержащей сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, до истечения срока 75 лет со дня создания указанных документов дополнительно представляется письменное разрешение (доверенность) гражданина и документ, удостоверяющий личность заявителя.

Документом, удостоверяющим личность заявителя, является:

- для граждан Российской Федерации - паспорт гражданина Российской Федерации (в случае утраты паспорта может быть предъявлено временное удостоверение личности по форме N 2П), удостоверение личности или военный билет военнослужащего;

- для иностранных граждан - паспорт иностранного гражданина;

- для лица без гражданства - документ, выданный иностранным государством и признаваемый в соответствии с международным договором Российской Федерации в качестве документа, удостоверяющего личность лица без гражданства, вид на жительство лица без гражданства, разрешение на временное проживание.

21. Для истребования информации о стаже работы (службы), размере заработной платы заявитель вправе при наличии предоставить по собственной инициативе в Архивный отдел копию трудовой книжки.

22. Порядок представления документов заявителями:

- почтовой связью запрос направляется заявителем в адрес Архивного отдела;

- по электронной почте запрос направляется на электронный адрес Архивного отдела в сети Интернет;

- в электронной форме через функционал электронной приемной на ПГУ ЛО;

- при личном обращении в Архивный отдел запрос составляется заявителем и передается ответственному работнику Архивного отдела в комнате приёма посетителей в соответствии с графиком приёмных дней;

- при личном обращении в МФЦ.

23. При предоставлении муниципальной услуги Архивный отдел обязан принять для рассмотрения документы заявителя, отказ в приёме документов не допускается.

При подаче документов на личном приёме заявителю устно разъясняются основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

24. Основаниями для отказа в предоставлении услуги, в том числе исполнения запроса, переданного по электронной почте, являются:

- отсутствие в запросе фамилии, имени, отчества (последнее при наличии), почтового адреса заявителя;

- неподдающийся прочтению текст, в том числе текст на иностранном языке;

- отсутствие у заявителя полномочий на получение сведений о личной и семейной тайне третьих лиц, их частной жизни, а также сведений, создающих угрозу для их безопасности, если со дня создания архивных документов, содержащих такие сведения, не прошло 75 лет.

В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с разъяснением причин отказа.

25. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

26. Срок ожидания в очереди при подаче запроса и в очереди на получение документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги в Архивном отделе, не должен превышать 15 минут; при получении результата - не более 15 минут.

27. Запрос, поступивший в Архивный отдел, регистрируется в день поступления.

28. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам ожидания, к местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам.

28.1. Места ожидания в очереди на предоставление или получение документов должны быть оборудованы стульями или кресельными секциями.

28.2. Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются формами запросов, письменными принадлежностями.

28.3. Места предоставления муниципальной услуги оборудуются противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации, системой охраны.

28.4. На стендах в местах предоставления муниципальной услуги размещаются следующие информационные материалы:

- сведения о местонахождении, режиме работы, номерах телефонов и электронной почты Архивного отдела;

- перечень необходимых для получения муниципальной услуги документов;

- формы для составления запроса;

- информация о сроках предоставления муниципальной услуги;

- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц и работников Архивного отдела;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

28.5. Дежурным, обеспечивающим вход в здание Администрации предоставлена информация о контактных телефонах для вызова специалиста, ответственного за предоставление информации по вопросам предоставления муниципальной услуги и при необходимости полном сопровождении инвалида до конечного результата предоставления муниципальной услуги.

29. Показатели доступности и качества муниципальной услуги:

29.1. Общими показателями доступности муниципальной услуги являются:

- Доля случаев предоставления муниципальной услуги в установленные сроки.

Показатель определяется по формуле:

,

где:

- общее количество запросов, исполненных в течение года;

- количество запросов, исполненных в течение года в установленные сроки;

- доля запросов, исполненных в установленные сроки.

Целевое значение показателя - 100%.

- Доля обоснованных жалоб к общему количеству заявлений о получении муниципальной услуги.

Показатель определяется по формуле:

,

где:

- общее количество запросов, исполненных в течение года;

- количество обоснованных жалоб на предоставление муниципальной услуги, поступивших в течение года;

- доля обоснованных жалоб.

Целевое значение показателя - 0%.

29.2. Специальными показателями доступности муниципальной услуги являются:

- наличие на территории, прилегающей к зданию, в котором осуществляется предоставление муниципальной услуги, мест для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов;

- обеспечение беспрепятственного доступа инвалидов к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;

- получение для инвалидов в доступной форме информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе об оформлении необходимых для получения муниципальной услуги документов, о совершении им других необходимых для получения муниципальной услуги действий, сведений о ходе предоставления муниципальной услуги;

- наличие возможности получения инвалидами помощи (при необходимости) от работников организации для преодоления барьеров, мешающих получению услуг наравне с другими лицами.

30. Особенности предоставления муниципальной услуги в МФЦ.

30.1. Предоставление муниципальной услуги посредством МФЦ осуществляется в подразделениях государственного бюджетного учреждения Ленинградской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг" (далее - ГБУ ЛО "МФЦ") при наличии вступившего в силу соглашения о взаимодействии между ГБУ ЛО "МФЦ" и органом местного самоуправления. Предоставление муниципальной услуги в иных МФЦ осуществляется при наличии вступившего в силу соглашения о взаимодействии между ГБУ ЛО "МФЦ" и иным МФЦ.

30.2. ГБУ ЛО "МФЦ" осуществляет:

- взаимодействие с государственными органами, организациями, участвующими в предоставлении государственных услуг, предусматривающих выдачу архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- взаимодействие с органами местного самоуправления Ленинградской области, участвующими в предоставлении муниципальных услуг, предусматривающих выдачу архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации;

- информирование граждан и организаций по вопросам предоставления муниципальных услуг;

- приём и выдачу документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг либо являющихся результатом предоставления муниципальных услуг;

- обработку персональных данных, связанных с предоставлением муниципальных услуг.

30.3. В случае подачи документов для получения услуги посредством МФЦ специалист МФЦ, осуществляющий приём документов, представленных для получения услуги, выполняет следующие действия:

- определяет предмет обращения;

- проводит проверку полномочий лица, подающего документы;

- проводит проверку правильности заполнения запроса и соответствия представленных документов требованиям, указанным в пункте 20 Административного регламента;

- осуществляет сканирование представленных документов, формирует электронное дело, все документы которого связываются единым уникальным идентификационным кодом, позволяющим установить принадлежность документов конкретному заявителю и виду обращения за муниципальной услугой;

- заверяет электронное дело своей электронной подписью (далее - ЭЦП);

- направляет копии документов и реестр документов для исполнения:

- в Архивный отдел администрации муниципального района или городского округа по месту нахождения организации, в которой заявитель работал, учился и т.д. в случае, если запрашивается архивная справка, необходимая для начисления пенсии.

При этом если заявитель точно знает, в каком из Архивных отделов находятся на хранении документы, содержащие необходимую информацию, специалист направляет документы по указанному заявителем адресату.

- в случае, если заявитель запрашивает информацию о проживании во Всеволожском, Ломоносовском пригородных районах Ленинградской области в период блокады Ленинграда, формирует запрос и направляет в соответствующий Архивный отдел (Всеволожский или Ломоносовский).

- в случае, если заявитель запрашивает информацию об опекунстве, попечительстве, усыновлении (удочерении) запрос направляется в Архивный отдел Администрации муниципального района, где принималось решение об опекунстве, попечительстве, усыновлении (удочерении).

- в случае, если заявитель запрашивает информацию о прохождении обучения, образовании, о пребывании в детских учреждениях интернатного типа запрос направляется в Архивный отдел администрации муниципального района или городского округа по месту нахождения организации, обучения пребывания.

а) в электронном виде (в составе пакетов электронных дел) в день обращения заявителя в МФЦ;

б) на бумажных носителях (в случае необходимости обязательного предоставления оригиналов документов) - в течение 3 рабочих дней со дня обращения заявителя МФЦ, посредством курьерской связи, с составлением описи передаваемых документов, с указанием даты, количества листов, фамилии, должности и подписанные уполномоченным специалистом МФЦ.

- Архивный отдел в течение 2 рабочих дней информирует по электронным каналам связи МФЦ о наличии или отсутствии документов для исполнения запроса в рамках предоставления муниципальной услуги;

- в случае наличия документов в Архивном отделе дальнейшее взаимодействие осуществляется между МФЦ и Архивным отделом;

- в случае если при отсутствии документов в Архивном отделе, последний располагает информацией о месте их хранения в действующей организации на территории Ленинградской области, то Архивный отдел направляет имеющуюся у него информацию об адресе и контактных телефонах о данной организации в МФЦ для передачи заявителю;

- в случае отсутствия документов в Архивном отделе для предоставления услуги и наличия информации о хранении документов в ином Архивном отделе или государственном архиве, Архивный отдел направляет имеющуюся у него информацию о месте хранения документов в МФЦ для передачи заявителю. В дальнейшем заявитель повторно направляет запрос в соответствующий Архивный отдел или государственный архив. Исполнение запроса в государственном архиве осуществляется в рамках предоставления государственной услуги.

30.4. По окончании приёма документов специалист МФЦ выдает заявителю расписку в приёме документов.

30.5. При обращении гражданина в орган местного самоуправления, предоставляющий муниципальную услугу, посредством МФЦ и при указании заявителем места получения ответа (результата предоставления муниципальной услуги) в МФЦ, специалист Архивного отдела, ответственный за подготовку ответа направляет в МФЦ документы, являющиеся результатом предоставления муниципальной услуги, для их последующей передачи заявителю в срок не более одного рабочего дня со дня их регистрации в Администрации и не позднее двух рабочих дней до окончания срока предоставления муниципальной услуги.

Специалист МФЦ, ответственный за выдачу документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента и полученных от Архивного отдела, в день их получения сообщает заявителю о принятом решении по телефону (с записью даты и времени телефонного звонка), а также о возможности получения документов МФЦ, если иное не предусмотрено в разделе II Административного регламента.

31. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

Деятельность ПГУ ЛО по организации предоставления муниципальной услуги осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг".

31.1. Для получения муниципальной услуги через ПГУ ЛО заявителю необходимо предварительно пройти процесс регистрации в Единой системе идентификации и аутентификации (далее - ЕСИА).

31.2. Муниципальная услуга может быть получена через ПГУ ЛО следующими способами:

- с обязательной личной явкой на прием в Архивный отдел;

- без личной явки на прием в Архивный отдел.

31.3. Для получения муниципальной услуги без личной явки на приём в Архивный отдел заявителю необходимо предварительно оформить усиленную квалифицированную ЭП для заверения заявления и документов, поданных в электронном виде на ПГУ ЛО.

31.4. Для подачи заявления через ПГУ ЛО заявитель должен выполнить следующие действия:

- пройти идентификацию и аутентификацию в ЕСИА;

- в личном кабинете на ПГУ ЛО через функционал "получить услугу" выбрать услугу под названием "Муниципальная услуга "Выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающих их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации" (краткое название "Выдача из муниципальных архивов ЛО архивных справок, выписок и копий документов, связанных с социальной защитой граждан") заполнить в электронном виде заявление на оказание услуги;

- приложить к заявлению отсканированные образы документов, необходимых для получения услуги;

в случае, если заявитель выбрал способ оказания услуги с личной явкой на прием в Архивный отдел - заверение пакета электронных документов усиленной квалифицированной ЭП не требуется;

в случае, если заявитель выбрал способ оказания услуги без личной явки на прием в Архивный отдел:

- заверить заявление и прилагаемые к нему отсканированные документы (далее - пакет электронных документов) полученной ранее усиленной квалифицированной ЭП;

- заверить заявление и прилагаемые к нему отсканированные документы (далее - пакет электронных документов) усиленной квалифицированной ЭП нотариуса (в случае, если требуется представление документов, заверенных нотариально);

- направить пакет электронных документов в архивный отдел посредством функционала ПГУ ЛО.

31.5. В результате направления пакета электронных документов посредством ПГУ ЛО в соответствии с требованиями пунктов, соответственно, 31.4 автоматизированной информационной системой межведомственного электронного взаимодействия Ленинградской области (далее - АИС "Межвед ЛО") производится автоматическая регистрация поступившего пакета электронных документов и присвоение пакету уникального номера дела. Номер дела доступен заявителю в личном кабинете ПГУ ЛО.

31.6. При предоставлении муниципальной услуги через ПГУ ЛО, в случае если направленные заявителем (уполномоченным лицом) электронное заявление и электронные документы заверены усиленной квалифицированной ЭП, специалист Архивного отдела выполняет следующие действия:

- формирует пакет документов, поступивший через ПГУ ЛО, и передает ответственному специалисту Архивного отдела, наделенному в соответствии с должностным регламентом функциями по выполнению административной процедуры по приему заявлений и проверке документов, представленных для рассмотрения;

- в случае необходимости связывается с заявителем по телефону для получения дополнительных сведений или уточняющих данных;

- после рассмотрения документов и утверждения решения о предоставлении муниципальной услуги (отказе в предоставлении) и подготовки итоговых документов, являющихся результатом предоставления муниципальной услуги, указанных в пункте 13 Административного регламента, заполняет предусмотренные в АИС "Межвед ЛО" формы о принятом решении и переводит дело в архив АИС "Межвед ЛО";

- уведомляет заявителя о принятом решении с помощью указанных в заявлении средств связи, затем направляет документ способом, указанным в заявлении: почтой, либо выдает его при личном обращении заявителя, либо направляет электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП должностного лица, принявшего решение, в Личный кабинет заявителя.

31.7. При предоставлении муниципальной услуги через ПГУ ЛО, в случае если направленные заявителем (уполномоченным лицом) электронное заявление и электронные документы не заверены усиленной квалифицированной ЭП, уполномоченное лицо Архивного отдела выполняет следующие действия:

- формирует пакет документов, поступивший через ПГУ ЛО и передает специалисту Архивного отдела, наделенному в соответствии с должностным регламентом функциями по выполнению административной процедуры по приему заявлений и проверке документов, представленных для рассмотрения;

- формирует через АИС "Межвед ЛО" приглашение на прием, которое должно содержать следующую информацию: адрес Архивного отдела, в который необходимо обратиться заявителю, дату и время приема, номер очереди, идентификационный номер приглашения и перечень документов, которые необходимо представить на приеме. В АИС "Межвед ЛО" дело переводит в статус "Заявитель приглашен на прием".

В случае неявки заявителя на прием в назначенное время заявление и документы хранятся в АИС "Межвед ЛО" в течение 30 календарных дней, затем должностное лицо Архивного отдела, наделенное, в соответствии с должностным регламентом, функциями по приему заявлений и документов через ПГУ ЛО переводит документы в архив АИС "Межвед ЛО".

В случае, если заявитель явился на прием в указанное время, он обслуживается строго в это время. В случае, если заявитель явился позже, он обслуживается в порядке живой очереди. В любом из случаев должностное лицо Архивного отдела, ведущее прием, отмечает факт явки заявителя в АИС "Межвед ЛО", дело переводит в статус "Прием заявителя окончен".

После рассмотрения документов и утверждения решения о предоставлении муниципальной услуги (отказе в предоставлении) заполняет предусмотренные в АИС "Межвед ЛО" формы о принятом решении и переводит дело в архив АИС "Межвед ЛО".

Должностное лицо Архивного отдела уведомляет заявителя о принятом решении с помощью указанных в заявлении средств связи, затем направляет документ способом, указанном в заявлении: в письменном виде почтой, либо выдает его при личном обращении заявителя, либо направляет электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной ЭП должностного лица, принявшего решение, в личный кабинет ПГУ ЛО.

31.8. В случае поступления всех документов, указанных в пункте 20 настоящего Административного регламента, и отвечающих требованиям, в форме электронных документов (электронных образов документов), удостоверенных усиленной квалифицированной ЭП, днем обращения за предоставлением муниципальной услуги считается дата регистрации приема документов на ПГУ ЛО.

В случае, если направленные заявителем (уполномоченным лицом) электронное заявление и документы не заверены усиленной квалифицированной ЭП, днем обращения за предоставлением муниципальной услуги считается дата личной явки заявителя в Архивный отдел с предоставлением документов, указанных в пункте 20 настоящего административного регламента, и отсутствия оснований, указанных в пункте 23 настоящего Административного регламента.

31.9. Архивный отдел при поступлении документов от заявителя посредством ПГУ ЛО по требованию заявителя направляет результат предоставления услуги в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной ЭП должностного лица, принявшего решение (в этом случае заявитель при подаче запроса на предоставление услуги отмечает в соответствующем поле такую необходимость).

III. Информация об услугах, являющихся необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги

32. Получение услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, не требуется.

IV. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

33. Административные процедуры Архивного отдела по предоставлению муниципальной услуги:

- регистрация запросов и передача их на исполнение;

- анализ тематики поступивших запросов;

- направление запросов по принадлежности;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, и подготовка ответов заявителям;

- направление и выдача ответов заявителям.

34. Блок-схема последовательности административных процедур приведена в приложении 3 к Административному регламенту.

Регистрация запросов и передача их на исполнение

35. Основанием для начала исполнения административной процедуры является поступление запроса в адрес Архивного отдела, в том числе по электронной почте, или запроса, составленного заявителем лично в Архивном отделе, либо через МФЦ, либо через ПГУ ЛО.

36. Должностным лицом в Архивном отделе, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.

37. Запрос, переданный по электронной почте или в электронном виде через ПГУ ЛО распечатывается на бумажном носителе, и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

38. В случае если заявитель обращается лично в Архивный отдел ему разъясняется порядок предоставления услуги и предлагается заполнить запрос в соответствии с установленной формой. Затем заявитель информируется о сроках выдачи ответа.

39. В случае принятия решения об отказе в предоставлении услуги заявителю разъясняются причины отказа.

40. Запрос регистрируется работником Архивного отдела, уполномоченным осуществлять приём и регистрацию почтовой корреспонденции.

41. Срок выполнения административной процедуры составляет 1 рабочий день.

42. Результатом выполнения административной процедуры является присвоение входящего номера и даты поступления запроса в Архивный отдел, сформированный комплект документов (в случае поступления документов в электронном виде) и передача дела на исполнение работнику, ответственному за исполнение запросов.

Анализ тематики поступивших запросов

43. Основанием для начала выполнения административной процедуры является факт передачи запроса на исполнение работнику Архивного отдела, ответственному за исполнение запросов.

44. Должностным лицом Архивного отдела, ответственным за исполнение административной процедуры, является начальник Архивного отдела.

45. Работник Архивного отдела, ответственный за исполнение запросов, осуществляют анализ тематики поступившего запроса с помощью справочно-поисковых средств.

46. Срок проведения анализа тематики поступившего запроса с момента поступления его в Архивный отдел составляет не более 3 рабочих дней.

47. Результатом выполнения административной процедуры является принятие работником Архивного отдела, ответственным за исполнение запроса, решения:

- о возмо