Глава 5. Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации в администрации

Глава 5. Порядок регистрации и рассмотрения служебной документации в администрации

5.1. Организация работы со служебной документацией определяется Инструкцией по делопроизводству администрации и руководством пользователя по работе в Единой системе электронного делопроизводства и документооборота (далее - ЕСЭДД).

5.2. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в Администрации возлагается на общий отдел. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации, своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей этих подразделений.

5.3. При приемке и. отправке документов общим отделом проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

5.4. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

5.5. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях (как создаваемая в администрации, так и поступающая из других организаций).

5.5.1. Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

5.5.2. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер, штрих-код) проставляется в нижнем правом углу документа.

5.5.3. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.

Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.

В целях удобства работы с документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций по одному и тому же вопросу.

5.5.4. Документы, поступающие в администрацию, регистрируются в ЕСЭДД общим отделом, как правило, в день поступления или на следующий рабочий день.

5.5.5. Срочные документы (телеграммы, служебные документы с грифом "Весьма срочно", "Срочно") передаются главе администрации незамедлительно.

5.5.6. Письменные уведомления о проведении собраний, митингов, демонстраций, шествий или пикетирований (далее - уведомления) регистрируются немедленно в день поступления в администрацию с проставлением на уведомлениях даты и времени поступления. Копии уведомлений в день регистрации передаются в отдел по вопросам законности, правопорядка и безопасности администрации.

5.5.7. Справочно-информационные материалы, газеты, брошюры, проспекты и другая подобная корреспонденция передается руководителям администрации и структурных подразделений без регистрации.

5.6. Зарегистрированные служебные документы направляются по принадлежности вопросов главе Администрации, первому заместителю или заместителям главы администрации. Глава администрации рассматривает документы в течение трех рабочих дней, первый заместитель и заместители главы администрации - в течение двух рабочих дней, после чего документы согласно резолюции передаются общим отделом администрации ответственному исполнителю (исполнителям).

Если исполнение служебного документа поручено нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие -соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу проект ответа, соисполнители представляют ему необходимые материалы не позднее чем за один рабочий день до окончания срока его рассмотрения.

5.7. Подлежат рассмотрению и исполнению:

5.7.1. Документы, имеющие срок исполнения, - не позднее указанного в них срока.

5.7.2. Документы без установленных сроков исполнения - в срок не более 30 дней.

5.7.3. Документы, имеющие гриф "Весьма срочно", - в течение суток.

5.7.4. Документы, имеющие гриф "Срочно", - в трехдневный срок.

5.7.5. Документы, имеющие гриф "Оперативно", - в десятидневный срок.

5.8. Документы, адресованные Губернатору Санкт-Петербурга и вице-губернаторам Санкт-Петербурга, подписываются главой администрации. Документы, адресованные руководителям органов исполнительной власти Санкт-Петербурга, в организации, учреждения и на предприятия, ответы на обращения граждан подписываются главой администрации, первым заместителем и заместителями главы Администрации по принадлежности вопроса в соответствии с распределением обязанностей.

5.9. Служебные документы считаются исполненными на основании ответа, завизированного исполнителем и соисполнителями, подписанного главой администрации и (или) его заместителями в соответствии с распределением обязанностей.

5.10. При наличии резолюции главы администрации "Доложить" или "Доложить лично" указанный документ снимается с контроля при предоставлении исполнителем служебной записки с резолюцией "Доложено" или документа, подписанного главой администрации.

5.11. Если исполнение документа не требует письменного ответа, он снимается с контроля по отчету в ЕСЭДД "прошу снять с контроля" с обоснованием причин.

5.12. Порядок ведения секретного делопроизводства устанавливается специальной инструкцией.