Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым

Приложение

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым
(утв. приказом МЧС Республики Крым от 17 марта 2016 г. N 44-ОСН)

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - МЧС Республики Крым) документов, разрабатывается в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности.

2. Порядок и особенности организации электронного документооборота, в случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или системы электронного документооборота (далее - СЭД), работы с электронными документами в делопроизводстве МЧС Республики Крым, регламентируется Федеральным законом от 06 апреля 2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи", Федеральным законом от 02 мая 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 N 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота", требований других нормативных правовых актов в этой сфере, настоящей Инструкцией.

3. Настоящая Инструкция разработана на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23 декабря 2009 года N 76, Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерством культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 года N 526, Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Регламента Совета министров Республики Крым, утвержденного постановлением Совета министров Республики Крым от 06 августа 2014 года N 242, Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558, Положения о Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - Положение о МЧС Республики Крым), утвержденного постановлением Совета министров Республики Крым от 24 июня 2014 года N 151.

ГАРАНТ:

По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Дату названного постановления Республики Крым N 151 следует читать как "от 27 июня 2014 г."

4. Ответственность за организацию делопроизводства в МЧС Республики Крым несет первый заместитель министра чрезвычайных ситуаций Республики Крым.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются во исполнение актов и поручений Президента Российской Федерации, постановлений, распоряжений, поручений, протоколов совещаний Правительства Российской Федерации, писем Администрации Президента Российской Федерации, писем Управления Делами Президента Российской Федерации, писем Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, парламентских запросов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, запросов членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, актов Государственного Совета Республики Крым, писем Председателя Государственного Совета Республики Крым, обращений и запросов депутатов Государственного Совета Республики Крым, обращений постоянных комиссий, комитетов Государственного Совета Республики Крым, писем Аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации, актов и поручений Главы Республики Крым, Председателя Совета министров Республики Крым, Совета министров Республики Крым, иных контрольных документов несут ответственность заместители министра чрезвычайных ситуаций Республики Крым в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях МЧС Республики Крым несут ответственность их руководители.

5. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях МЧС Республики Крым осуществляет отдел планирования и документооборота.

Отдел планирования и документооборота в соответствии с возложенными на него задачами:

5.1. Разрабатывает инструкцию по делопроизводству и номенклатуру дел МЧС Республики Крым;

5.2. Осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

5.3. Организует документооборот;

5.4. Обеспечивает внедрение и контролирует соблюдение структурными подразделениями МЧС Республики Крым требований настоящей Инструкции и национальных стандартов;

5.5. Принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в МЧС Республики Крым;

5.6. Проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях МЧС Республики Крым;

5.7. Участвует во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в МЧС Республики Крым;

5.8. Осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в МЧС Республики Крым;

5.9. Обеспечивает соблюдение единых требований по подготовке документов и организации работы с ними;

5.10. Проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

5.11. Организует сохранность документационного фонда МЧС Республики Крым и пользование им;

5.12. Инициирует и участвует в организации повышения квалификации работников МЧС Республики Крым по вопросам делопроизводства.

6. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях МЧС Республики Крым возлагается на лиц, ответственных за делопроизводство и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях МЧС Республики Крым, определенных приказом министра чрезвычайных ситуаций Республики Крым (далее - Министр). Данный приказ ежегодно не позднее декабря пересматривается и уточняется. После внесения изменений приказ обновляется и утверждается Министром и вводится в действие с января нового года. Также приказ обновляется в случае внесения существенных изменений в структуру и штатное расписание МЧС Республики Крым.

7. Сотрудники структурных подразделений несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

8. Передача служебных документов МЧС Республики Крым, их копий или проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения Министра, лица, исполняющего его обязанности, или заместителей Министра (далее - руководство МЧС Республики Крым).

9. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни, при переводе в другое подразделение или в случае увольнения, служащий обязан передать все находящиеся у него документы сотруднику, ответственному за ведение делопроизводства в подразделении или другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.

10. Об утрате или неисправимом повреждении документа сотрудник, ответственный за делопроизводство и обеспечение сохранности документов в структурном подразделении, незамедлительно письменно сообщает руководителю подразделения. На основании полученной информации в установленном порядке проводится служебная проверка.

II. Документирование деятельности

11. Для подготовки организационно-распорядительных документов в МЧС Республики Крым изготавливаются бланки в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств, осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными в приложении 1.

12. Бланки документов должны изготовляться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов с помощью компьютерной техники.

13. Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров).

14. Бланки документов должны иметь поля:

25 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее и нижнее.

Абзацный отступ - 1,25 см.

15. Бланки МЧС Республики Крым изготавливаются на основе продольного размещения реквизитов и содержат следующие реквизиты:

- наименование МЧС Республики Крым;

- почтовый адрес;

- телефон, телефакс, адрес электронной почты;

- строка для проставления даты и регистрационного номера документа;

- строка для проставления номера и даты документа, на который подготовлен ответ.

16. В МЧС Республики Крым используются следующие виды бланков с воспроизведением Государственного герба Республики Крым (далее - бланки):

- бланк приказа МЧС Республики Крым (приложение 2);

- бланк письма МЧС Республики Крым (приложение 3);

- общий продольный бланк МЧС Республики Крым (приложение 4).

17. Бланки документов структурных подразделений МЧС Республики Крым или бланки документов должностного лица разрабатываются в случае, когда руководитель структурного подразделения МЧС Республики Крым или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, определенных приказом Министра о распределении функциональных обязанностей между Министром и его заместителями.

18. Изображение Государственного герба Республики Крым в многоцветном варианте размещается на верхнем поле бланка над серединой строки реквизита "наименование МЧС Республики Крым". Высота изображения - 17 миллиметров.

19. Реквизит "наименование министерства" указывают в точном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах юридического лица, и печатают на трех языках: русском (посередине), украинском (слева) и крымско-татарском (справа).

Реквизит "почтовый адрес" указывается в строгом соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221, в следующем порядке: улица, номер дома, город, название республики, индекс.

ГАРАНТ:

Постановлением Правительства РФ от 23 января 2015 г. N 45 постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. N 221 признано утратившим силу

В тексте почтового адреса не подлежат сокращению названия республики, района, населенных пунктов. Наименование улицы, состоящее из двух или более слов, указывается полностью.

Почтовый адрес МЧС Республики Крым указывается на русском языке.

20. Документы, издаваемые МЧС Республики Крым совместно с другими органами государственной власти, оформляются на листах формата А4.

Данные о наименованиях органов государственной власти включаются в наименования должностей лиц, подписавших документ.

21. Внутренние документы (служебные записки, заявления, отчеты и другие), а также переписка между структурными подразделениями оформляются на листах формата А4.

Оформление реквизитов документов

22. Организационно-распорядительные документы МЧС Республики Крым оформляются с учетом требований ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов, как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

23. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор MSOfficeWord с использованием шрифтов Times New Roman размером N 12-15, через 1-2 межстрочных интервала.

В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или смещение относительно границ основного текста.

24. При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй. При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются отдельно.

При оформлении приложения к приложению нумерация страниц продолжается.

25. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Изображение Государственного герба Российской Федерации и
Республики Крым

26. Государственный герб Российской Федерации размещается на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

27. Изображение Государственного герба Республики Крым размещается на бланках в соответствии с Законом Республики Крым от 05 июня 2014 года N 13-ЗРК "О государственных символах Республики Крым".

Наименование МЧС Республики Крым

28. Наименование МЧС Республики Крым должно отвечать наименованию, указанному в Положении о МЧС Республики Крым, указывается на трех языках: русском, украинском, крымско-татарском.

Сокращенное наименование "МЧС Республики Крым" официально зафиксировано в Положении о МЧС Республики Крым.

Справочные данные о МЧС Республики Крым

29. Справочные данные о МЧС Республики Крым включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению МЧС Республики Крым (номера факсов, телефаксов, адрес электронной почты и т.п.).

Наименование вида документа

30. Наименование вида документа (распоряжение, поручение, приказ, решение и тому подобное) должно соответствовать видам документов, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Дата документа

31. Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяц проставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится, например: (10.08.2015).

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например: 10 августа 2015 года. Разрешается употреблять слово "год" в сокращенном варианте "г.", например: 10 августа 2015 г.

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и направлении его в дело).

На документе, выданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая отвечает дате последней подписи.

Регистрационный индекс документов

32. Индексация документов заключается в присвоении им условных обозначений - индексов, которые присваиваются документам во время их регистрации.

Составные части регистрационного индекса отделяются одна от другой правосторонней наклонной чертой. Последовательность написания составных частей регистрационного индекса может изменяться в зависимости от того, какой документ регистрируется, - поступивший в МЧС Республики Крым, или отправляемый из МЧС Республики Крым.

Регистрационный индекс поступающих документов состоит из порядкового номера и индекса дела, состоящего из индекса внутренней классификации отдела планирования и документооборота (приложение 5) и порядкового номера дела в отделе планирования и документооборота согласно номенклатуре дел МЧС Республики Крым, например: 555/01-05, где: 555 - порядковый номер документа, 01 - индекс внутренней классификации отдела планирования и документооборота, 05 - порядковый номер дела в отделе планирования и документооборота согласно номенклатуре дел МЧС Республики Крым.

Регистрационный индекс отправляемого документа размещается в обратной последовательности: индекс внутренней классификации отдела планирования и документооборота, порядковый номер дела в отделе планирования и документооборота согласно номенклатуре дел МЧС Республики Крым, порядковый номер документа, например: 01-05/555, где 01 - индекс внутренней классификации отдела планирования и документооборота, 05 - порядковый номер дела в отделе планирования и документооборота согласно номенклатуре дел МЧС Республики Крым, 555 - порядковый номер документа.

С целью различия групп документов к регистрационному индексу может добавляться отметка, которая состоит из букв, например: 120/01-15 ДСП, где ДСП применяется для обозначения документов с грифом "Для служебного пользования".

Если документ подготовлен двумя или более учреждениями, регистрационный индекс включает индексы каждого из этих учреждений, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности, в которой документ подписан его авторами, например: 41/68 - для общих распорядительных документов или 03-14/450/02-11/208 - для общих писем.

Местоположение регистрационного индекса на документе зависит от вида бланка и вида документа.

Ссылка на регистрационный индекс и дату

33. Для отправляемых документов ссылка на регистрационный индекс и дату документа включает в себя регистрационный индекс и дату того документа, на который дается ответ. Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационного индекса в специально отведенном месте на бланке.

При подготовке документа (ответа на запрос, поступающий в МЧС Республики Крым на рассмотрение), ответственный исполнитель соответствующего структурного подразделения, на которого в соответствии с резолюцией руководства МЧС Республики Крым возложена подготовка ответа, в обязательном порядке указывает регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Ошибки и исправления в данном реквизите не допускаются.

Место составления или издания

34. Сведения о месте составления или издания указываются на всех документах, кроме писем. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления.

Адресат

35. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования указываются в именительном падеже, например:

Государственный Совет Республики Крым
Совет министров Республики Крым

Если документ адресуется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

Государственная архивная служба
Республики Крым
Отдел формирования НАФ и делопроизводства
Начальнику отдела
Инициалы, фамилия

В случае, когда документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, которое указывается в дательном падеже, например:

Начальнику Государственной архивной службы
Республики Крым
Инициалы, фамилия

Если документ адресуется нескольким однородным по характеру деятельности учреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Руководителям исполнительных органов
государственной власти Республики Крым
(по списку)

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово "копия" перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае отправки документа более чем четырем адресатам исполнителем соответствующего структурного подразделения МЧС Республики Крым, ответственным за подготовку документа, составляется лист учета рассылки документа (приложение 6) с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит "Адресат" может включать адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Адрес адресата пишется в правой нижней части почтового отправления, а адрес отправителя - в левой верхней части. Адрес пишется четко и без исправлений, в нем не должно быть знаков, не относящихся к адресу, и сокращенных названий.

Реквизиты адреса на почтовых отправлениях пишутся в следующем порядке: полное или краткое наименование юридического лица; название улицы, номер дома, номер квартиры, офиса, кабинета, комнаты; название населенного пункта (города, поселка и т.п.); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В случае, когда документ адресуется физическому лицу, сначала указывается в именительном падеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), потом почтовый адрес.

Гриф утверждения документа

36. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), к компетенции которого (которых) относится решение вопросов, изложенных в данном документе, или распорядительным документом МЧС Республики Крым. Нормативные правовые акты (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное) утверждаются распорядительным документом МЧС Республики Крым.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлением грифа утверждения (приложение 7).

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова Утверждаю (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов (инициала имени), фамилии и даты утверждения, например:

Утверждаю Министр чрезвычайных ситуаций Республики Крым
_______________Инициалы (инициал имени), фамилия
(подпись)
Дата

При утверждении документа распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, протоколом), на нем оформляют гриф утверждения. Гриф утверждения состоит из слова УтвержденО (Утвержден, Утверждена, Утверждены), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его дата и номер, например:

Утверждено
приказом МЧС Республики Крым
Республики Крым
"___" _______ N_____
(дата)

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагаются на одном уровне.

Резолюция

37. Резолюция - проставленная должностным лицом надпись на документе, которая содержит сжатое содержание принятого им решения относительно выполнения документа.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения документа, личная подпись руководителя, дата оформления резолюции.

В случае, когда поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является первое лицо, которому предоставляется право созвать других исполнителей и координировать их работу. Первым, как правило, указывается лицо, которое занимает более высокую или равную должность.

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указываются: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей), личная подпись руководителя, дата оформления резолюции.

Как правило, на документе должна быть одна резолюция руководителя. Дополнительная резолюция допускается в случае, когда необходимо детализировать порядок исполнения документа.

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита "Адресат" параллельно к основному тексту. В случае, когда места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле, предназначенном для подшивания документа в дело.

В случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальный порядок исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может оформляться на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, которого она касается.

Заголовок к тексту документа

38. Заголовок к тексту документа должен содержать краткое изложение содержания документа и быть максимально сжатым. Заголовок формулируется сотрудником, который создает документ. Заголовок, объем которого превышает 150 знаков (5 строк), разрешается продолжать до границы правого поля. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок отвечает на вопрос "о чем?", "кого?", "чего?".

Например: приказ (о чем?) о предоставлении отпуска; письмо (о чем?) об организации совещания; протокол (чего?) заседания аттестационной комиссии; должностная инструкция (кого?) главного специалиста.

Без заголовка разрешается составлять короткие документы, в частности, сопроводительные письма, телеграммы, телефонограммы.

Отметка о контроле

39. Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения его исполнения в установленный срок.

Отметка о контроле осуществляется путем проставления буквы "К" или слова "Контроль" (от руки или с использованием штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту или на отдельном листе для резолюции.

Текст документа

40. Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается сжато, грамотно, понятно и объективно. Документ не должен содержать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки, ошибки и исправления в тексте документа не допускаются. Также не допускается распечатка документов на черновиках. Во время составления документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться того вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде сплошного связного текста, анкеты, таблицы или путем сочетания указанных форм.

Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется во время составления положений, порядков, правил, распорядительных документов и писем.

Сплошной связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вступительной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа, во второй (заключительной) части - выводы, предложения, решения. В отдельных случаях документ может после вступительной части содержать мотивировочную часть, в которой обосновывается позиция учреждения.

В тексте документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее выданных документов, указываются их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции, обзоры, отчеты и тому подобное) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание прописными буквами, подзаголовки - с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце. Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации об одном объекте по определенному объему признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым проводится описание объекта, а изменяющейся - конкретные характеристики.

Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом или словесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки граф таблицы пишутся с большой буквы, подзаголовки - с маленькой буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с большой - если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложены существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и следующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу - слова "Продолжение приложения".

Тексты документов излагаются от:

первого лица множественного числа ("просим представить", "направляем в Ваш адрес");

первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

третьего лица единственного числа ("МЧС Республики Крым сообщает").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату, которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце обращения.

Например:
Уважаемый Николай Иванович!

В письмах с подписью руководства МЧС Республики Крым следует обращаться от имени МЧС Республики Крым, а в письмах с подписью руководства подразделения - от имени подразделения.

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1 межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно подписывающим его должностным лицом.

Например:
С уважением, ...

Отметки о наличии приложений

41. Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам, составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документа в целом.

Приложения к документам могут быть следующих видов:

- приложения (положения, инструкции, правила, порядки, отчеты и тому подобное), которые утверждаются распорядительными документами;

- приложения, которые дополняют и (или) поясняют содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

При утверждении документов путем издания распорядительного документа, утверждаемый документ является приложением к утверждающему. В этом случае на утверждаемом документе (положениях, инструкциях, правилах, порядках, отчетах и т.п.) проставляется гриф утверждения документа со ссылкой на реквизиты утверждающего документа, а выше этого грифа указывается, что документ является приложением.

Приложение Утверждено (Утвержден, Утверждена, Утверждены) приказом МЧС Республики Крым Республики Крым от "____" _________N____
(дата)

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительными документами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

Приложение 1
к Инструкции
по делопроизводству
МЧС Республики Крым

Приложения, которые дополняют и (или) поясняют содержание основного документа, приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и тому подобное) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этот документ, его дату и номер, например:

Приложение к приказу МЧС Республики Крым от "____" ________ N____
(дата)

Приложение к письму МЧС от "____" ________ N____
(дата)

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: "прилагается", "в соответствии с приложением", (см. приложение).

Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги, ошибки и исправления в тексте документа не допускаются. Также не допускается распечатка приложений на черновиках. На втором и следующих листах приложения делается отметка: "Продолжение приложения", "Продолжение приложения 1".

В случае наличия нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и тому подобное. Знак "N" перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам в обязательном порядке визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем соответствующего структурного подразделения МЧС Республики Крым, в котором он создан.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и тому подобное), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений МЧС Республики Крым на лицевой стороне последнего листа приложения.

В случае, когда приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте не приводится, их необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

Приложения: 1. План работы структурных подразделений МЧС Республики Крым на август 2015 года, на 6 л. в 1 экз.;

2. Отчет о выполнении плана работы структурных подразделений МЧС Республики Крым Республики Крым за июль 2015 года, на 1 л. в 1 экз.

Если к документу прилагается другой документ, который имеет приложения, отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: письмо МЧС Республики Крым от 25.07.2015 N____ и приложения к нему, всего на 15 л. в 1 экз.

В случае, когда документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе следующей отметки:

Приложение: согласно описи на 3 л.

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:

Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.

Подпись

42. Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий. Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного - если документ напечатан не на бланке, сокращенного - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала имени и фамилии, например:

Министр чрезвычайных ситуаций Республики Крым
Министр чрезвычайных ситуаций Республики Крым		Инициал имени, фамилия
	(подпись)
Министр		Инициал имени, фамилия
	(подпись)

При подготовке документа ответственный исполнитель соответствующего структурного подразделения МЧС Республики Крым определяет необходимое количество экземпляров документа, подписываются все экземпляры документа.

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и тому подобное), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц, например:


Министр		Инициал имени, фамилия
	(подпись)
Заведующий финансово-экономическим отделом
Заведующий финансово-экономическим отделом		Инициал имени, фамилия
	(подпись)

В случае подписания общего документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

Министр чрезвычайных ситуаций Республики Крым		Министр экологии и природных ресурсов Республики Крым
	Инициал имени, фамилия		Инициал имени, фамилия
(подпись)		(подпись)
оттиск гербовой печати		оттиск гербовой печати

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, например:

Председатель комиссии		Инициал имени, фамилия
	(подпись)
Секретарь комиссии		Инициал имени, фамилия
	(подпись)

В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициал имени, которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. (исправление вносят рукописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается при подписании документа ставить предлог "За" или правостороннюю наклонную черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов "Исполняющий обязанности" или "И.о." осуществляется в случае замещения руководителя по приказу.

Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или другого копирования не допускается.

Визы и гриф согласования

43. В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в МЧС Республики Крым должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией занимаются вопросами, затронутыми в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы, которая включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в МЧС Республики Крым.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка.

О наличии замечаний обязательно сообщают лицу, которое подписывает документ.

Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяется сотрудником, который создает документ, исходя из его содержания.

Отправляемые документы до представления на подпись Министру визируются (экземпляр, который остается в МЧС Республики Крым):

1) исполнителем документа;

2) руководителем структурного подразделения МЧС Республики Крым, подготовившего проект документа;

3) руководителем структурного подразделения МЧС Республики Крым, являющимся соисполнителем проекта документа согласно резолюции;

4) заведующим отделом планирования и документооборота в целях контроля соответствия оформления документов требованиям настоящей Инструкции;

5) заведующим отделом правового и кадрового обеспечения, если в проекте документа затрагиваются правовые и кадровые вопросы;

6) заведующим финансово-экономическим отделом, если в проекте документа затрагиваются финансовые вопросы;

7) заведующими других самостоятельных отделов, если в проекте документа затрагиваются вопросы, относящиеся к их компетенции;

8) Первым заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

За содержание документа, который визируется несколькими лицами, несут ответственность все завизировавшие его лица согласно компетенции.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, он требует повторного визирования.

Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово "согласовано", наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер (индекс), например:

Согласовано
Министр жилищно-коммунального
хозяйства Республики Крым
_________Инициалы, фамилия
(подпись)
Дата

Согласовано
Протокол заседания
экспертной комиссии МЧС Республики Крым
_____ N____
Дата

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае, когда содержание документа касается более трех учреждений, составляется "Лист согласования", о чем в документе делается отметка на месте грифа согласования, например:

Лист согласования прилагается.

Лист согласования оформляется по следующей форме:

Лист согласования ___________________________________________________ (название проекта документа)

Наименование должности		Инициалы (инициал имени), фамилия
	(подпись)
Дата

Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в следующей последовательности:

- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

- с учреждениями высшего уровня.

Отпечаток печати

44. МЧС Республики Крым имеет гербовую печать, иные печати и штампы установленного образца.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он охватывал последние несколько букв наименования должности лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП".

Гербовой печатью заверяются подписи Министра, его заместителей, руководителей подразделений, а также других должностных лиц, которым доверенностью или приказом Министра предоставлены соответствующие полномочия.

Перечень документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, указан в приложении 8.

Отметка о заверении копий документов

45. МЧС Республики Крым может заверять копии только тех документов, которые создаются структурными подразделениями МЧС Республики Крым.

В случае подготовки документов для предоставления судебным органам, при решении вопросов относительно принятия граждан на работу, учебу, заверении их трудовых, жилищных и других прав, а также при формировании личных дел сотрудников, МЧС Республики Крым может изготовлять копии документов, выданных другими учреждениями (копии дипломов, свидетельств о получении образования и тому подобное).

В порядке исключения, копии документов других организаций, учреждений на запросы правоохранительных органов, при предоставлении в суд, заверяются подписью сотрудника МЧС Республики Крым, который изготовил копию, и печатью отдела планирования и документооборота (другого структурного подразделения). Ответственность за предоставленные копии документов, которые подписаны сотрудниками структурных подразделений МЧС Республики Крым, возлагается на руководителя соответствующего структурного подразделения МЧС Республики Крым.

Копия документа изготовляется и выдается только по резолюции Министра или его заместителей.

Отметка "Копия" проставляется на лицевой стороне в верхнем правом углу первого листа документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Верно Главный специалист отдела планирования и документооборота
	Инициалы (инициал имени), фамилия
(подпись)
Дата	Оттиск печати

Надпись о заверении копии скрепляется печатью отдела планирования и документооборота (без изображения герба) или другого структурного подразделения МЧС Республики Крым.

Копия документа должна отвечать оригиналу.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) сшиваются, нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа).

Например:

Всего в копии 5 л.

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Отметки о создании, исполнении документа и поступлении в МЧС Республики Крым

46. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Фамилия, номер телефона
или
Фамилия, имя, отчество, номер телефона

После завершения работы с документом проставляется отметка о его исполнении, которая свидетельствует о том, что работа над документом завершена и его можно приобщить к делу. Отметка может содержать слова: "В дело", номер дела, ссылки на дату и регистрационный индекс документа, который заверяет его исполнение, наименование должности, подпись и дату. Если документ не требует письменного ответа, указываются короткие сведения об исполнении. Подпись и дату отметки проставляет сотрудник, который создал документ, или руководитель структурного подразделения МЧС Республики Крым. Указанный реквизит проставляется от руки в левом углу нижнего поля на лицевой стороне первого листа, например:

В дело N 01-03 Письмо-ответ от 20.07.2015 N 01-03/7667
Должность		Инициалы (инициал имени), фамилия
	(подпись)
Дата

или

В дело N 01-03
Вопрос решен положительно в телефонном режиме 20.07.2015
Должность		Инициалы (инициал имени), фамилия
	(подпись)
Дата

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в МЧС Республики Крым.

Отметка о поступлении документа в МЧС Республики Крым проставляется от руки (справки о согласовании проекта постановления (распоряжения)) или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевом поле в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами указанного реквизита являются: наименование МЧС Республики Крым, регистрационный индекс, дата (в случае необходимости - часы и минуты) поступления документа.

В случае, когда автором документа в отдел планирования и документооборота подается документ вместе с его копией, на копии документа, которая возвращается автору документа, регистрационный штамп либо другие отметки не проставляются.

III. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

47. МЧС Республики Крым в установленной сфере деятельности разрабатывает проекты законов Республики Крым, указов Главы Республики Крым, постановлений и распоряжений Совета министров Республики Крым (далее - проекты актов) во исполнение законодательных актов Республики Крым, планов законопроектной деятельности Совета министров Республики Крым и соответствующих указаний и поручений, а также в инициативном порядке.

Организация подготовки проектов актов возлагается на руководителей подразделений в соответствии с их компетенцией.

Контроль за указанной деятельностью осуществляется заместителем Министра, курирующим соответствующее подразделение.

Подготовка нормативных правовых актов МЧС Республики Крым

48. Нормативные правовые акты МЧС Республики Крым издаются на основе и во исполнение законов Республики Крым, указов Главы Республики Крым, постановлений и распоряжений Совета министров Республики Крым, а также по инициативе МЧС Республики Крым в пределах компетенции.

49. Подготовка и оформление нормативных правовых актов МЧС Республики Крым осуществляются в соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 года N 1009 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации".

50. Нормативные правовые акты МЧС Республики Крым издаются в виде приказов или в ином установленном законодательством виде.

51. Нормативные правовые акты могут издаваться совместно несколькими органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

52. Издание нормативных правовых актов МЧС Республики Крым в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения не вправе издавать нормативные правовые акты.

Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов в МЧС Республики Крым

53. В рамках деятельности МЧС Республики Крым создается комплекс организационно-распорядительных документов: приказы, положения, правила, инструкции, регламенты, решения коллегии МЧС Республики Крым, протоколы заседаний (совещаний), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и другие документы.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах заседаний коллегии МЧС Республики Крым, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства МЧС Республики Крым с его контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В установленных законодательством Российской Федерации случаях могут издаваться акты совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются как единый документ (приказ, протокол и другие документы).

Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

Приказ

54. Приказы издаются по наиболее важным вопросам в установленной сфере деятельности МЧС Республики Крым, а также по основным, организационным и кадровым вопросам.

Приказами по основной деятельности регулируются вопросы, отражающие основные направления деятельности МЧС Республики Крым.

Приказами по личному составу оформляются решения по кадровым вопросам МЧС Республики Крым.

Распоряжениями оформляются решения по оперативным и текущим вопросам деятельности МЧС Республики Крым, не имеющие нормативного характера.

Проекты приказов МЧС Республики Крым печатаются на бланках установленного образца и, при необходимости, дополняются справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

Не допускается совмещение в одном документе приказа по основной деятельности с приказом по личному составу.

Проекты приказов по основной деятельности оформляют структурные подразделения на основании поручений руководства МЧС Республики Крым либо в инициативном порядке в пределах компетенции МЧС Республики Крым.

55. Проекты приказов МЧС Республики Крым по основной деятельности визируются:

руководителем структурного подразделения, внесшим проект;

непосредственно руководителями других структурных подразделений, деятельности которых они касаются или которым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Проекты приказов МЧС Республики Крым по основной деятельности с подписью Министра визируются всеми заместителями Министра.

56. Проекты приказов МЧС Республики Крым по личному составу (о приеме, увольнении, перемещении, поощрении, применении дисциплинарного взыскания, отпусках сотрудников и другие) оформляются отделом правового и кадрового обеспечения и согласовываются с заместителем Министра, курирующим отдел правового и кадрового обеспечения (приказы с подписью Министра), заведующим отделом правового и кадрового обеспечения, а также с другими должностными лицами МЧС Республики Крым, которых касается документ.

Проекты приказов МЧС Республики Крым по личному составу представляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей) заведующим отделом правового и кадрового обеспечения.

57. Предложения (представления) по подготовке проектов приказов по основной деятельности и личному составу, подготовленные подведомственными учреждениями, направляются в МЧС Республики Крым с сопроводительными письмами с подписями директоров (начальников) соответствующих подведомственных учреждений или заместителей, исполняющих обязанности директоров (начальников), с приложением текстов предложений (представлений) на бумажном носителе и в электронном виде.

Затем с поручением Министра (заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей) указанные предложения (представления) по основной деятельности и личному составу, направляются в отдел правового и кадрового обеспечения.

Отдел правового и кадрового обеспечения с участием специалистов структурных подразделений рассматривает их предложения, определяет исполнителей проектов приказов, оформляет и осуществляет согласование проектов приказов в соответствии с Инструкцией.

Проекты приказов, инициированные подведомственными учреждениями, согласовываются с директорами (начальниками) соответствующих подведомственных учреждений или заместителями, исполняющими обязанности директоров (начальников), и представляются на подпись Министру (заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей).

58. В случае внедрения СЭД согласование проектов приказов в подразделениях может осуществляется как через СЭД, так и на бумажном носителе в 10-дневный срок со дня их поступления.

Руководством МЧС Республики Крым могут быть установлены иные сроки согласования проекта приказа.

59. Визы внутреннего согласования проекта приказа включают фамилию и инициалы, личную подпись согласующего, дату визирования и проставляются в верхней части оборотной стороны подписного листа проекта. Визы должностных лиц располагаются согласно иерархии должностей сверху вниз, одна под другой.

60. Подписанные приказы МЧС Республики Крым по основной деятельности, по личному составу регистрируются, тиражируются, рассылаются и формируются в номенклатурные дела отделом правового и кадрового обеспечения.

В случае внедрения СЭД приказы регистрируются в СЭД по порядку номеров в пределах календарного года.

Приказы по основной деятельности и по личному составу регистрируются отдельно, имеют отдельную порядковую нумерацию.

Согласно ст. 258 б Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 срок хранения журнала регистрации распорядительных документов по личному составу составляет 75 лет и 5 лет.

Исходя из разных сроков хранения журналов, рекомендуется завести два журнала регистрации приказов по личному составу.

В журнале со сроком хранения 75 лет будут регистрироваться приказы по личному составу о приеме на работу, о перемещении, о совмещении, о переводе на другую работу, об увольнении (расторжении трудового договора); об аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (чинов), об изменении фамилии, о поощрении, награждении, об оплате труда, премировании, различных выплатах, о всех видах отпусков сотрудников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда, об отпусках по уходу за ребенком, об отпусках без сохранения содержания (заработной платы), о дежурстве по профилю основной деятельности. В журнале со сроком хранения 5 лет будут регистрироваться приказы по личному составу о дисциплинарных взысканиях, о ежегодно оплачиваемых отпусках, об отпусках в связи с обучением, о дежурствах.

61. Копии приказов МЧС Республики Крым с заверительными надписями, заверенные печатью отдела правового и кадрового обеспечения, направляются адресатам в соответствии с листом учета рассылки (приложение 9), который помещается в соответствующее номенклатурное дело.

62. Для приказов МЧС Республики Крым по личному составу допускается помещать лист учета рассылки на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа.

63. Дата приказа оформляется словесно-цифровым способом. Номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа.

64. Регистрационные номера приказов МЧС Республики Крым по личному составу (о приеме, увольнении, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, внесении изменений в персональные данные, поощрении, награждении, оплате труда, премировании, различных выплатах, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения денежного содержания и другие) дополняются через дефис индексом "лс".

Регистрационные номера приказов МЧС Республики Крым по личному составу о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением дополняются через дефис индексом "к".

65. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и другими. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

Распорядительная часть приказа начинается со слова "приказываю", которое печатается с новой строки большими буквами без отступления от левого поля и кавычек, после чего ставится двоеточие. Если вступительной части нет, то слово "приказываю" не пишется.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которого возлагается контроль за исполнением приказа.

В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...".

Если приказ изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие- то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

Заголовок приказа, изданного с целью изменения или отмены действующих приказов, оформляется следующим образом.

Например:

О внесении изменений в приказ МЧС Республики Крым от "___" ______2015 года N_____

В случае если отменяемых или изменяемых приказов несколько, заголовок может быть сформулирован обобщенно.

Например:

О внесении изменений в некоторые приказы МЧС Республики Крым

Приложения в приказе допускаются только связанные предписаниями распорядительной части текста.

Например:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству МЧС Республики Крым чрезвычайных ситуаций Республики Крым.

или

Например:

Внести прилагаемые изменения в приказ МЧС Республики Крым от 13 июля 2015 года N 148/15 "О порядке проведения служебных проверок и применения дисциплинарных взысканий в МЧС Республики Крым"

66. Приказы по личному составу оформляются в виде индивидуальных и сводных. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике, в сводных - о нескольких, независимо от того, какие управленческие решения в отношении их принимаются (принятие на работу, назначение на должность, перевод на другую должность (работу), освобождение и тому подобное)

67. Содержание индивидуального приказа по личному составу сжато излагается в заглавии, которое начинается с предлога "О", и составляется с помощью отглагольного существительного, например: "О назначении..", "О принятии...". В сводных приказах может применяться обобщенное заглавие, например: "О кадровых вопросах", "О личном составе".

68. В тексте приказов по личному составу, как правило, констатирующая часть не указывается, кроме случаев назначения на должность или освобождения от должности руководящих сотрудников органом высшего уровня или по другой процедуре. В таком случае в констатирующей части приводится ссылка на соответствующий правовой акт органа высшего уровня в такой последовательности: вид акта, его автор, дата, номер, полное наименование.

69. Распорядительная часть приказа по личному составу начинается, как правило, с глагола в форме инфинитива: "принять", "назначить", "перевести", "освободить", "отправить", "предоставить", "объявить" и тому подобное. Далее указываются большими буквами фамилия сотрудника, на которого распространяется действие приказа и маленькими - имя, отчество сотрудника и текст приказа. В сводных приказах фамилии лиц в пределах пунктов размещаются по алфавиту.

70. В приказе о назначении или освобождении сотрудника отмечаются полная дата (число, месяц, год) фактического выхода сотрудника на работу (прекращения трудовых отношений).

71. В сводные приказы МЧС Республики Крым не может включаться информация, которая согласно законодательству имеет разные сроки хранения.

72. В каждом пункте приказа по личному составу указывается основание его издания (заявление сотрудника, контракт, докладная записка, решение аттестационной комиссии и тому подобное).

73. Ознакомление с приказом осуществляется путем проставления на первом экземпляре приказа или на специальном бланке указанными в нем лицами их подписи с указанием даты ознакомления.

74. Общий приказ органов одного уровня оформляется на чистых листах бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров). Наименования органов размещаются на одном уровне, а название вида документа - посредине. Дата общего приказа должна быть единственной, отвечать дате последней подписи, а регистрационный индекс документа - состоять из регистрационных индексов, которые проставляются через правостороннюю наклонную черту в последовательности подписания приказа руководителями учреждений. Распорядительная часть начинается со слова "приказываем". Подписи руководителей органов располагаются ниже текста на одном уровне и скрепляются гербовыми печатями этих органов. Количество экземпляров общих приказов должно отвечать количеству органов, которые их издают.

Положение, правила, инструкция

75. Положение (правила, инструкции) разрабатывается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой нормы и требования по вопросам, отнесенным к компетенции МЧС Республики Крым.

В положении (правилах, инструкциях) устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов актов МЧС Республики Крым.

Проект положения (правил, инструкции) оформляют структурные подразделения на основании поручений руководства МЧС Республики Крым либо в инициативном порядке в пределах компетенции МЧС Республики Крым.

Положение (правила, инструкция) утверждается распорядительным документом и печатается на листах формата А4.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение и сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты - арабскими цифрами.

Протокол заседания (совещания)

76. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений. Протокол может издаваться в полной или краткой форме (приложение 10, приложение 11).

77. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, лиц, присутствовавших на заседании (совещании), и при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на прилагаемый к протоколу список.

Например:

Присутствовали: 25 человек (список прилагается)

Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов государственной власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через 1 межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня: перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика. Слова "повестка дня" печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие. Каждый вопрос нумеруется арабскими цифрами и печатается с абзаца, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Формирование вопросов в повестке дня начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из рассматриваемых вопросов (разделов) повестки дня. Наименование вопроса (раздела) нумеруется арабской цифрой, печатается по центру и подчеркивается одной сплошной чертой ниже последней строки на расстоянии не более 1 межстрочного интервала.

Текст каждого раздела строится по схеме:

Слушали:

Указывается фамилия, инициалы должностного лица, представляющего доклад, основное содержание доклада по вопросу (разделу) повестки дня.

Выступили:

Фиксируются выступления тех лиц, которые участвовали в обсуждении доклада по вопросу (разделу) повестки дня Выступления оформляются с указанием фамилий и инициалов выступающих в именительном падеже. Если выступлений по вопросу (разделу) повестки дня не было, слово "выступили" опускается.

Основное содержание докладов и выступлений (при их наличие) помещается в тексте протокола или прилагается к нему. В последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается".

После рассмотрения всех вопросов повестки дня принимается решение, которое в тексте протокола печатается полностью:

Решили (решение, постановление)

По результатам рассмотрения вопросов повестки дня принятые решения формулируются в предписывающей форме, нумеруются арабскими цифрами. Указываются фамилии, инициалы должностных лиц, на которых возложено исполнение конкретных поручений, с указанием сроков исполнения. Решения, содержащие несколько вопросов, разделяют на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Подпункты нумеруются цифрами со скобкой.

78. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

Во вводной части указываются инициалы и фамилии председателя (председательствующего), секретаря, а также инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании (совещании).

В повестке дня заседания (совещания) указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании (совещании), инициалы и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня начинаются с предлога "О" ("Об").

Слова "повестка дня" печатаются от границы левого поля, после них ставится двоеточие.

79. В случае если на заседании принимается решение об утверждении документа, который обсуждался на заседании, этот документ прилагается к протоколу и в нем делается ссылка на номер и дату протокола. При наличии других документов, которые рассматривались на заседании и факт обсуждения которых был зафиксирован в тексте протокола, они нумеруются арабскими цифрами (Приложение 1, Приложение 2). В соответствующих пунктах протокола делается ссылка на данные приложения. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в конце текста протокола не указывается.

80. Проект протокола подготавливается структурным подразделением, ответственным за проведение заседания (совещания), визируется его руководителем.

81. Протокол подписывается председательствующим на заседании (совещании) и секретарем, если должность секретаря утверждена приказом.

Некоторые протоколы заседаний подлежат утверждению. В таком случае протокол должен иметь гриф утверждения, и подписывается только секретарем.

82. Протоколы регистрируются и хранятся в подразделениях, ответственных за подготовку материалов к заседанию (совещанию).

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы заседаний экспертных, научных советов и другие группы протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседаниях.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях (совещаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

83. По решению должностного лица, председательствовавшего на совещании, секретарь совещания (комиссии) тиражирует протоколы и (или) оформляет выписки из протоколов, а также сопроводительные письма и рассылает их заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с листом учета рассылки.

Служебная переписка

84. Служебная переписка - различные виды документов информационно-справочного характера, используемых для обмена информацией в деятельности органов государственной власти, организаций и граждан.

Виды служебной переписки - служебное письмо, телеграмма, электронное письмо (электронное сообщение), факсограмма (факс) и другие.

Служебное письмо - документ информационно-справочного характера, направляемый органом государственной власти, организацией, должностным лицом адресату по почтовой и фельдъегерской связи.

Телеграмма - документ информационно-справочного характера, направляемый адресату по телеграфной сети общего пользования.

Электронное письмо (электронное сообщение) - документ информационно-справочного характера, передаваемый и получаемый по электронной почте. Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной подписью.

Факсограмма (факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Служебное письмо

85. Служебные письма МЧС Республики Крым готовятся как:

доклады Главе Республики Крым и Совету министров Республики Крым об исполнении их актов, указаний и поручений;

информация в Аппарат Государственного совета Республики Крым, Аппарат Совета министров Республики Крым о рассмотрении обращений граждан, направленных данными органами в МЧС Республики Крым;

информация в Аппарат полномочного представителя Президента Российской Федерации в Республике Крым;

отзывы, поправки и экспертные заключения на проекты законодательных и иных нормативных правовых актов;

ответы на запросы должностных лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации и Республики Крым, и должностных лиц государственных и муниципальных органов;

ответы на обращения граждан;

ответы на запросы организаций;

инициативные документы по вопросам компетенции МЧС Республики Крым, в том числе методические рекомендации и информационные сообщения для подведомственных органов, служб и учреждений.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются указаниями по исполнению документов руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений и запросов.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям руководителя, данным в указаниях по исполнению документов. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями подразделений.

Служебные письма печатаются на бланках в нескольких экземплярах: необходимое количество отправляется адресатам; экземпляр с подписью руководства МЧС Республики Крым и визами помещается в соответствующее номенклатурное дело отдела планирования и документооборота; копия экземпляра помещается в соответствующее номенклатурное дело структурного подразделения-исполнителя.

86. Служебное письмо адресуется должностному лицу в случае, если именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решения по поставленным в нем вопросам.

Документы, подготовленные во исполнение указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, указов Главы Республики Крым, постановлений и распоряжений Совета министров Республики Крым или направляемые на рассмотрение в Совет министров Республики Крым или Государственный совет Республики Крым, адресуются без указания конкретного должностного лица.

Документы, подготовленные во исполнение поручений Главы Республики Крым, Председателя Государственного совета Республики Крым или его заместителей, Председателя Совета министров Республики Крым или его заместителей, направляются лицу, давшему поручение.

При адресовании документа лицу, замещающему несколько должностей, в реквизите "Адресат" проставляется та должность, которую данное лицо занимает в организации, куда направляется документ.

В адрес Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации документы печатаются через 1,5 межстрочных интервала.

Служебные письма, направляемые Главе Республики Крым, Совету министров Республики Крым, Государственному совету Республики Крым, Аппарату полномочного представителя Президента Российской Федерации в Республике Крым, депутатам Государственного совета Республики Крым подписываются Министром.

Служебная записка

87. Служебные записки, создаваемые в структурных подразделениях МЧС Республики Крым, являются внутренними документами и используются для информационного обмена между подразделениями, должностными лицами.

В служебных записках излагаются предложения, замечания, отчеты, доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая информация, связанная с исполнением полномочий подразделений и должностных лиц.

Текст служебной записки может состоять из двух частей. В первой части излагают факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - выводы и предложения.

Визы исполнителя и согласовывающих служебную записку должностных лиц помещаются внизу на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра, который после регистрации помещается в дело подразделения - исполнителя.

При направлении информации одновременно адресатам внутри МЧС Республики Крым и за его пределами оформляются два документа с одинаковым текстом: служебная записка для внутренних адресатов и служебное письмо на бланке для внешних адресатов.

Телеграммы и документы, передаваемые по каналам электронной и факсимильной связи

88. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222 "Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной связи".

Телеграфная переписка допускается в исключительных случаях и по срочным вопросам.

Телеграммы подписываются руководством МЧС Республики Крым, а также руководителями подразделений при наделении их соответствующими полномочиями и заверяются гербовой печатью.

Телеграммы категории "Правительственная" подписываются только руководством МЧС Республики Крым.

Телеграмма оформляется без реквизитов бланка в 2 экземплярах следующим образом:

1) в правом верхнем углу указывается категория телеграммы;

Например:

Правительственная

2) перед текстом центровано размещается реквизит "Наименование документа" - "Телеграмма";

3) после наименования от левой границы текстового поля помещается реквизит "Адресат" с обязательным указанием его фамилии и инициалов (наименования организации), улицы, номера дома (и квартиры), названия города (области, республики, государства), почтового индекса. Телеграммы одинакового содержания, направляемые нескольким адресатам, оформляются отдельно для каждого адресата;

4) текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), без знаков препинания (или с их сокращенным обозначением), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений, прописными буквами;

5) после текста телеграммы размещается реквизит "Подпись" с указанием должности, фамилии и инициалов должностного лица, подписавшего телеграмму. Личная подпись ставится только на первом экземпляре телеграммы.

Ниже подписи под чертой от левой границы текстового поля указываются полный адрес МЧС Республики Крым и дата (день отправления).

Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке, установленном для служебных писем.

89. Электронные сообщения в МЧС Республики Крым поступают по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), системе межведомственного электронного взаимодействия, на официальный электронный адрес МЧС Республики Крым в сети Интернет, доступ к которому установлен в отделе планирования и документооборота, через раздел "Обращения граждан" официального сайта МЧС Республики Крым, через интернет-приемную на портале Правительства Республики Крым, на электронный адрес пресс-службы МЧС Республики Крым в сети Интернет.

Электронное сообщение состоит из сопроводительной и содержательной частей. Сопроводительная часть предназначена для адресации сообщения. Содержательная часть представляет собой текст сообщения либо текст сообщения с присоединенными файлами, содержащими электронную копию (электронный образ) документа или электронный документ и их реквизиты.

90. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи и приема документов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям Инструкции.

91. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты, телеграфной и факсимильной связи документов с пометкой "Для служебного пользования", а также содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Договор (контракт, соглашение)

92. Договоры (контракты, соглашения) (далее - договоры), заключаемые от имени МЧС Республики Крым, оформляются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Республики Крым в количестве экземпляров, соответствующем числу сторон.

93. Проекты договоров (контрактов, соглашений) с федеральными органами исполнительной власти межведомственного характера, другими государственными органами Российской Федерации, проекты иных публично-правовых договоров оформляются компетентными структурными подразделениями МЧС Республики Крым на основании поручений руководства МЧС Республики Крым либо в инициативном порядке в пределах компетенции МЧС Республики Крым, и визируются в установленном Инструкцией порядке.

Перед представлением на подпись руководству МЧС Республики Крым проекты указанных договоров визируются заведующим отделом правового и кадрового обеспечения.

Проекты договоров, подготовленные иными органами исполнительной власти, передаются на экспертизу в структурные подразделения МЧС Республики Крым по их компетенции, затем оформляются, визируются и подписываются в аналогичном порядке.

94. Финансовые, хозяйственные договоры (государственные контракты) оформляются финансово-экономическим, административно-хозяйственным отделами, визируются в порядке, установленном Инструкцией, и представляются на подпись уполномоченному должностному лицу.

Подлинники вышеуказанных договоров (государственных контрактов) заверяются гербовой печатью, регистрируются и хранятся в финансово-экономическом отделе.

Доверенность

95. Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени МЧС Республики Крым, а также определяет условия и границы реализации этих прав. Доверенность подписывается Министром и заверяется гербовой печатью.

Доверенность на право представления интересов МЧС Республики Крым перед третьими лицами оформляется на общем продольном бланке МЧС Республики Крым. После подписания доверенность регистрируется (регистрируется в СЭД) в журнале учета доверенностей (приложение 12) в отделе правового и кадрового обеспечения МЧС Республики Крым.

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей оформляется и регистрируется в финансово-экономическом отделе МЧС Республики Крым.

Проект доверенности оформляют структурные подразделения на основании поручений руководства МЧС Республики Крым либо в инициативном порядке в пределах компетенции МЧС Республики Крым.

IV. Организация документооборота

Принципы организации документооборота

96. Прохождение документов в МЧС Республики Крым с момента получения или создания до завершения их исполнения или отправки образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

97. Эффективная организация документооборота предусматривает:

1) прохождение документов в МЧС Республики Крым кратчайшим путем;

2) сокращение количества инстанций, к которым должны поступать документы (например, во время согласования);

3) одноразовость операций по отработке документов, избежание дублирования во время работы с ними;

4) централизацию, осуществление однотипных операций с документами в одном месте;

5) рациональное расположение структурных подразделений и рабочих

мест.

98. В случае внедрения системы автоматизации делопроизводства или СЭД отдел планирования и документооборота совместно со структурным подразделением инфокоммуникационных технологий разрабатывает регламенты работы с документами в электронной форме.

99. Организация документооборота в случае применения средств автоматизации делопроизводства должна обеспечить совместимость традиционного и автоматизированного способа отработки документов с возможностями средств автоматизации делопроизводства.

Прием и первичная обработка поступивших документов

100. Доставка документов в МЧС Республики Крым осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской службой, по электронным каналам связи, в том числе по системе МЭДО, нарочно.

С помощью почтовой связи в МЧС Республики Крым доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий.

Федеральной фельдъегерской связью доставляется служебная корреспонденция из государственных органов.

По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, электронные сообщения.

В случае поступления документов, направленных телефаксом, проверяется общее количество листов и соответствие их тому количеству, которое указано на первом листе, а также надлежащее качество печати. В случае получения факсимильного сообщения не в полном объеме или при наличии текста ненадлежащего качества документ не регистрируется и при возможности (когда на документе есть отметка о сотруднике, который создал документ и номер его служебного телефона) об этом информируется отправитель.

101. Корреспонденция, адресованная в МЧС Республики Крым, поступает в отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым.

Документы, доставляемые в МЧС Республики Крым фельдъегерской службой из органов государственной власти принимаются в отделе планирования и документооборота.

Конверты (бандероли) с документами проверяются на целостность упаковки, правильность доставки, затем вскрываются (за исключением пакетов с пометкой "лично"), после чего проверяется правильность вложения документов. Пакеты с пометкой "лично" учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

О повреждении, отсутствии в конверте документа или приложений к нему, подписи на документе, несоответствии номера, указанного на конверте, номеру документа при возможности сообщается отправителю документа. При необходимости составляется акт в трех экземплярах (приложение 13), первый экземпляр которого направляется отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в отделе планирования и документооборота МЧС Республики Крым. Акты подписываются сотрудником, вскрывшим пакет, визируются заведующим отделом планирования и документооборота МЧС Республики Крым, заверяются печатью отдела.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случае, когда только по конверту можно установить адрес отправителя, время отправления и получения документа или когда в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте, а также адресные ярлыки рекомендованных конвертов и пакетов.

Поступившая в МЧС Республики Крым на имя руководства МЧС Республики Крым срочная корреспонденция с пометками о срочности ("Весьма срочно", "Срочно", "Вручить немедленно") и телеграммы доставляются по назначению немедленно.

Предварительное рассмотрение поступающих документов

102. Документы, поступающие в МЧС Республики Крым, подлежат обязательному предварительному рассмотрению в отделе планирования и документооборота. Целью предварительного рассмотрения документов является распределение их на те, которые требуют обязательного рассмотрения Министром или его заместителями в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

Сразу после регистрации важнейшие документы, которые требуют решения непосредственно Министра, передаются Министру через его помощника.

103. Предварительное рассмотрение документов должно осуществляться в день поступления, но не позднее следующего рабочего дня.

104. На стадии предварительного рассмотрения осуществляется отбор следующей поступающей корреспонденции, которая не подлежит регистрации:

- печатные издания (книги, журналы, бюллетени, пособия);

- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и конференций;

- библиографические справочники;

- поздравительные письма, телеграммы, открытки;

- пригласительные билеты;

- поступающая без сопроводительного письма бухгалтерская документация (счета на оплату товаров и услуг, платежные поручения, накладные, кассовые чеки);

- формы статистической отчетности;

- научные отчеты.

105. Руководители структурных подразделений рассматривают документы по мере их поступления, документы, содержащие срочные поручения, а также поступившие для согласования (визирования), - немедленно.

Распорядок работы сотрудников отдела планирования и документооборота МЧС Республики Крым с поступающими и отправляемыми документами

106.

Работа с поступающими документами	с 9.00 до 11.00

Работа с отправляемыми документами	с 14.00 до 17.00

Внутренняя работа с документами	с 11.00 до 13.00
	с 17.00 до 18.00

Регистрация поступающих документов

107. Регистрация документов заключается в ведении записи учетных данных о документе по установленной регистрационной форме, которой фиксируется факт создания, отправления или получения документа путем проставления на нем регистрационного индекса с дальнейшей записью в указанной форме необходимых сведений о документе (журнал регистрации поступающих документов - приложение 14; регистрационно-контрольная карточка СЭД с указанием обязательных реквизитов - приложение 15). Регистрация документов осуществляется с целью обеспечения их учета, контроля за выполнением и оперативным использованием имеющейся в документах информации.

Регистрируются документы независимо от способа их доставки, передачи или создания.

108. Регистрация актов федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Республики Крым и поручений высших должностных лиц, запросов и обращений депутатов Российской Федерации депутатов Государственного Совета Республики Крым, а также корреспонденции Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Федерального собрания Российской Федерации, документов, которые поступили на рассмотрение Министра и его заместителей, писем за подписью Министра, его заместителей, протоколов и решений коллегиальных органов, запросов на информацию проводится централизованно отделом планирования и документооборота.

Регистрация документов, поступающих в МЧС Республики Крым с грифом ограничения доступа осуществляется консультантом по режимно-секретной и мобилизационной работе.

Внутренние документы, созданные в структурном подразделении МЧС Республики Крым (служебные записки, справки и тому подобное) визируются и согласовываются в порядке, установленном Инструкцией, регистрируются в журнале регистрации внутренних документов (приложение 16) в отделе планирования и документооборота, и передаются в соответствующее структурное подразделение МЧС Республики Крым, которому адресованы указанные документы.

Внутренние документы (служебные записки, справки и тому подобное) учитываются в журнале учета в структурном подразделении, которому адресованы указанные документы.

109. Документы регистрируются только один раз: поступающие - в день поступления или не позднее следующего дня, если документ поступил в нерабочее время, отправляемые - в день подписания или утверждения.

В случае передачи зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой новый регистрационный индекс на документе не проставляется.

Поступающие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно.

110. Оригинал документа, который поступил электронной почтой в отсканированной форме или сразу после факсограммы, регистрируется в соответствующих регистрационных формах централизованно отделом планирования и документооборота.

111. Во время регистрации документа присваивается условное обозначение - регистрационный индекс.

112. Регистрационный штамп печатается на лицевой стороне первой страницы документа, поступившего на бумажном носителе, в ее правой нижней части и содержит дату, регистрационный номер, количество страниц в документе.

113. В случае ввода системы автоматизации делопроизводства или СЭД в МЧС Республики Крым следует применять автоматизированную (с использованием специальных компьютерных программ) форму регистрации документов. В этом случае регистрационный номер автоматически присваивается СЭД.

Рассмотрение документов руководством МЧС Республики Крым и доведение документов до сведения исполнителей

114. Руководство МЧС Республики Крым в соответствии с распределением обязанностей дает указания по исполнению документов.

115. Проекты указаний Министра по исполнению документов оформляются помощником Министра.

Подготовка проектов указаний по исполнению документов, поступивших в адрес заместителей Министра, подразделений, осуществляется заместителями Министра и в самих подразделениях.

116. Документы, рассмотренные руководством МЧС Республики Крым, возвращаются с соответствующей резолюцией в отдел планирования и документооборота, который осуществляет передачу документов на исполнение в структурные подразделения МЧС Республики Крым.

Документ, исполнителями которого являются несколько структурных подразделений МЧС Республики Крым, передается исполнителям одновременно в виде копий с передачей оригинала основному исполнителю, определенному в резолюции первым. При необходимости соисполнители получают документ в электронном виде.

В отделе планирования и документооборота ведется журнал регистрации выдачи документов исполнителям в структурные подразделения и подведомственные учреждения (организации) МЧС Республики Крым.

117. Ответственность за исполнение документа несут лица, указанные в резолюции руководства, и сотрудники, которым непосредственно поручено исполнение.

Ответственный исполнитель (в резолюции указан первым) организует работу соисполнителей.

Соисполнители отвечают за подготовку на надлежащем уровне и своевременное предоставление ответственному исполнителю предложений. В случае несвоевременного предоставления предложений соисполнителями ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, который представил поручение (в соответствии с распределением функциональных обязанностей).

118. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта ответа на документ или нового документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) Министру или его заместителям в соответствии с распределением функциональных обязанностей, а в некоторых случаях - руководителю структурного подразделения МЧС Республики Крым, а также в случае необходимости - подготовку для отправки адресату.

119. Перед представлением проекта документа на подпись сотрудник, который подготовил документ, обязан проверить правильность его составления и оформления, ссылки на нормативные правовые акты, уточнить цифровые данные, наличие необходимых виз и приложений. Документ подается на подпись вместе с документами, на основании которых он был составлен

На подпись Министру, его заместителям исполнитель представляет 2 экземпляра проекта документа: 1-й экземпляр, оформленный на бланке МЧС Республики Крым, направляется адресату; 2-й экземпляр, оформленный на листе А4, визируется исполнителем, руководителем исполнителя, соисполнителем, заведующим отделом планирования и документооборота, другими заинтересованными должностными лицами и помещается в соответствующее номенклатурное дело в отделе планирования и документооборота.

120. Если документ направляется в несколько учреждений, после его регистрации исполнитель организует изготовление необходимого количества экземпляров (при большом количестве адресатов исполнитель оформляет лист учета рассылки документа).

Регистрация отправляемых документов

121. Документы, подписанные руководством МЧС Республики Крым, передаются исполнителем на регистрацию и отправку в отдел планирования и документооборота.

122. Отправляемые инициативные документы, созданные в МЧС Республики Крым, регистрируются в журнале регистрации отправляемых документов (приложение 17).

123. При регистрации проверяются правильность оформления реквизита "Адресат", наличие подписей, приложений, указанных в тексте документа, отметки об исполнителе, визы и соответствие количества экземпляров документа количеству адресатов. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

124. Отправляемые документы обрабатываются и отправляются централизованно в день их поступления от структурных подразделений МЧС Республики Крым (ответственных исполнителей) или не позднее следующего рабочего дня, если документы поступают в нерабочее время или требуют доработки ответственным исполнителем.

125. Внутренние документы, созданные в структурном подразделении МЧС Республики Крым (служебные записки, справки и тому подобное) визируются и согласовываются в порядке, установленном Инструкцией, регистрируются в отделе планирования и документооборота, и передаются в соответствующее структурное подразделение МЧС Республики Крым, которому адресованы указанные документы.

126. В случае внедрения СЭД, сведения о регистрируемых документах хранятся в базе данных в целях учета, поиска, хранения и использования документов.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлинниках документа.

Отправка документов

127. Отправку документов МЧС Республики Крым осуществляет отдел планирования и документооборота. Документы, подлежащие отправке, передаются в отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с листом учета рассылки.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их регистрации или не позднее следующего рабочего дня.

128. Отправка документов, подписанных руководством МЧС Республики Крым и адресованных в Совет министров Республики Крым, Государственный Совет Республики Крым, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Республики Крым, осуществляется отделом планирования и документооборота МЧС Республики Крым нарочно, почтовым отправлением или по системе МЭДО.

129. Исполнитель, получающий подлинник документа для передачи непосредственно адресату, расписывается в его получении на втором экземпляре, который помещается в соответствующее номенклатурное дело в отделе планирования и документооборота.

130. Отправляемые документы пересылаются почтой и с помощью технических средств связи. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

131. При отправке документа почтой в отделе планирования и документооборота МЧС Республики Крым осуществляются конвертование документа с указанием адреса, франкирование и передача на отправку в местное отделение связи.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику фельдъегерской службы.

На заказную корреспонденцию составляются реестры. После отправки документов реестры с росписью работника почтового отделения связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым.

132. Структурные подразделения обязаны передавать отправляемые документы и другие почтовые отправления в отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым с 14.00 до 17.00.

Работа исполнителей с документами

133. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

- сбор и обработка необходимой информации;

- подготовка проекта документа, его оформление;

- согласование проекта документа:

- доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае значительной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- представление на подпись руководству МЧС Республики Крым;

- подготовка к пересылке подписанного документа адресату;

- проставление отметки об исполнении документа.

Исполнитель подготавливает проект документа в 3-х экземплярах. На подпись Министру, его заместителям исполнитель представляет 2 экземпляра проекта документа: 1-й экземпляр, оформленный на бланке МЧС Республики Крым, направляется адресату; 2-й экземпляр, оформленный на листе А4, с визами исполнителя, руководителя исполнителя, соисполнителя, заведующего отделом планирования и документооборота, других заинтересованных должностных лиц помещается в соответствующее дело в отделе планирования и документооборота; 3-й экземпляр исполнитель помещает в соответствующее дело в структурном подразделении (3-м экземпляром может быть копия оригинала отправляемого документа).

134. В случаях, когда поручение дается нескольким должностным лицам, ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым или обозначенное словом "созыв", "свод" или "ответственный", если не оговорено иное.

135. Ответственный исполнитель организует работу по выполнению поручения согласно указаниям по исполнению документа и несет ответственность за его исполнение. Соисполнители представляют в первой половине установленного срока ответственному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководством подразделения.

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом предложений соисполнителей.

Проект отправляемого документа согласовывается руководителями соответствующих подразделений - соисполнителей.

136. Если соисполнителем документа или поручения, согласно резолюции руководства МЧС Республики Крым, выступает подведомственное учреждение (организация), и вопросы, затронутые в документе или поручении, касаются компетенции подведомственного учреждения (организации), тогда подведомственное учреждение (организация) готовит проект ответа на бланке МЧС Республики Крым, согласовывает его с ответственным исполнителем и другими должностными лицами, путем проставления виз на 2-м экземпляре, в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, после чего 2 экземпляра проекта ответа представляются на подпись руководству МЧС Республики Крым.

137. При наличии неурегулированных разногласий по документу подразделение - ответственный исполнитель готовит служебную записку руководству МЧС Республики Крым с их перечислением.

138. Документы представляются на подпись Министру через помощника Министра, курирующих соответствующие структурные подразделения заместителей Министра.

139. Исполнитель не должен разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

Информационно-справочная работа с документами

140. Информационно-справочная работа с документами заключается в поиске необходимых документов с использованием автоматизированных банков регистрационных данных.

141. В случае ввода системы автоматизации делопроизводства или СЭД в МЧС Республики Крым поиск конкретного документа осуществляется по реквизитам (заглавие, название вида документа, дата принятия, номер документа, автор документа и тому подобное) или по контексту (ключевым словом или фразой). Поисковый запрос может иметь любую комбинацию реквизитов.

142. Отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым не реже одного раза в месяц проводит сверку наличия документов, находящихся у исполнителей, с целью возврата их в отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым.

Подготовка материалов к заседаниям Правительства Республики Крым

143. Организация подготовки материалов к заседаниям Правительства Республики Крым (далее - заседание) и представление их Министру возлагаются на отдел правового и кадрового обеспечения.

144. В состав материалов к заседанию включаются:

материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Совета министров Республики Крым;

отзывы подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Совета министров Республики Крым;

тезисы доклада Министра, в случае включения в проект повестки заседания вопроса, докладчиком по которому является МЧС Республики Крым.

145. Структурное подразделение - ответственный исполнитель подготавливает тезисы доклада Министра, согласованные с курирующим заместителем Министра.

В отзывах подразделений на материалы к заседанию, поступившие из Аппарата Совета министров Республики Крым, отражаются следующие вопросы:

каким органом исполнительной власти вносится для рассмотрения на заседании представленный документ;

краткое содержание рассматриваемого вопроса;

с какими органами исполнительной власти согласовано;

история рассмотрения и (или) согласования МЧС Республики Крым представленного документа;

наличие неустраненных замечаний МЧС Республики Крым (с указанием замечаний);

позиция служб по представленному документу (при наличии);

однозначно и четко сформулированная позиция МЧС Республики Крым по представленному документу.

146. Материалы к заседаниям относятся к категории весьма срочных документов и подлежат рассмотрению в первоочередном порядке, сразу после их получения.

147. Подразделение - ответственный исполнитель в течение установленного срока представляет подготовленные документы в отдел правового и кадрового обеспечения.

Обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

148. На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства и обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях, возлагаются следующие обязанности:

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений) руководством подразделения и контроль их доведения до сведения исполнителей;

обеспечение своевременного рассмотрения документов (поручений), поступивших по СЭД, руководством подразделения и контроль их доведения до сведения исполнителей;

получение в течение дня поступивших документов (поручений) на бумажных носителях, с пометками о срочности - немедленно;

передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующих указаний - исполнителю; контроль прохождения документов в подразделении;

организация информационно-справочной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;

контроль за вводом в СЭД информации о ходе и исполнении документов сотрудниками подразделения;

обеспечение сохранности документов в структурном подразделении, в том числе, полученных на исполнение и подлежащих возврату в отдел планирования и документооборота;

систематическая проверка в течение года наличия в подразделении документов;

составление номенклатуры дел структурного подразделения, ее согласование в отделе планирование и документооборота, ее хранение;

списание исполненных документов в дело согласно номенклатуре дел подразделения (в регистрационной карточке);

формирование, оформление дел в соответствии с номенклатурой дел, учет, хранение и обеспечение использования дел, ведущихся и оконченных;

подготовка и своевременная передача дел на хранение в архив МЧС Республики Крым, в том числе с пометкой "Электронные документы";

иные обязанности.

Особенности работы с электронными документами

149. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в СЭД. Документы, создаваемые в МЧС Республики Крым и поступающие в МЧС Республики Крым на бумажном носителе, включаются в СЭД путем создания электронных образов документов.

150. Для подтверждения подлинности электронных документов используются электронные подписи.

151. Составление, оформление и согласование проектов электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Электронный документ имеет реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения Государственного герба Республики Крым.

152. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД. Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется как один документ.

153. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел МЧС Республики Крым. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается отметка "Электронные документы".

154. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов на бумажных носителях.

155. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока хранения электронных дел (электронных документов) они подлежат уничтожению, на основании акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утвержденного Министром.

156. Электронные документы передаются на архивное хранение в электронный архив МЧС Республики Крым.

V. Организация контроля за исполнением документов

157. Контроль за исполнением документов осуществляется с целью обеспечения своевременного и надлежащего их выполнения.

158. Контроль состоит из осуществляемых отделом планирования и документооборота, подразделениями - исполнителями процедур по учету и анализу сроков исполнения документов с целью укрепления исполнительской дисциплины и повышения эффективности деятельности МЧС Республики Крым.

159. Организация контроля за исполнением документов включает постановку на контроль, мониторинг исполнения, предупредительный контроль, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

160. Постановка документов на контроль осуществляется отделом планирования и документооборота и представляет собой отметку о контроле и внесение информации в СЭД (автоматизированную информационную систему) о кратком содержании поручения, ответственном исполнителе документа и контрольном сроке исполнения документа.

161. Контроль исполнения документов может осуществляться в отношении документов, поступивших:

от Президента Российской Федерации, из Администрации Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, из Правительства Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Правительственных комиссий, Совета Безопасности Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации, из Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, от депутатов Государственной Думы, Главы Республики Крым, от полномочного представителя Президента Российской Федерации в Республике Крым, Совета министров Республики Крым, Государственного совета Республики Крым, Постоянных комиссий Государственного совета Республики Крым, депутатов Государственного совета Республики Крым;

из федеральных органов исполнительной власти, исполнительных органов государственной власти Республики Крым, Генеральной прокуратуры Российской Федерации, Прокуратуры Республики Крым, средств массовой информации и других;

обращений граждан (письменные заявления, предложения, жалобы и электронные сообщения).

Подлежат постановке на контроль документы, по которым поручением Министра установлен конкретный срок исполнения, и письменные поручения Министра, об исполнении которых необходимо проинформировать Министра.

Сроки исполнения контрольных документов

162. Сроки исполнения контрольных документов:

1) устанавливаются Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, законодательными и иными нормативными правовыми актами вышестоящих государственных органов и исчисляются в календарных днях, отсчет которых начинается с даты контрольного документа или с даты его поступления;

2) по указанию руководства МЧС Республики Крым могут устанавливаться индивидуальные сроки исполнения контрольных документов;

3) поручение Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей, которое дано во исполнение поручения или указания Президента Российской Федерации, подлежит исполнению за 5 дней до истечения установленного Президентом Российской Федерации срока, если в поручении Председателя Правительства Российской Федерации или его заместителей не указан иной срок;

4) поручения Правительства Российской Федерации подлежат исполнению:

в срок не более месяца, если в тексте поручения не указана конкретная дата исполнения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце нет такого числа, то - до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день;

в 3-дневный срок, если в тексте поручения имеются пометки "срочно", "незамедлительно" или аналогичное указание;

в 10-дневный срок, если в тексте поручения имеется пометка "оперативно";

в указанный срок, если в тексте поручения установлена конкретная дата либо конкретный срок исполнения;

5) в исключительных случаях, когда по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, в Правительство Российской Федерации не менее чем за 10 дней до истечения контрольного срока направляется мотивированное предложение о его продлении с указанием причины и планируемой даты исполнения;

6) исполнение срочных и оперативных поручений не продлевается;

7) в случаях, когда МЧС Республики Крым определено соисполнителем поручения, оно представляет ответственному исполнителю предложения, подписанные руководством МЧС Республики Крым, в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения;

8) направленные на согласование проекты актов Правительства Республики Крым (их копии) визируются руководством МЧС Республики Крым не более чем в 10-дневный срок;

9) подготовка проекта заключения, поправок или официального отзыва на законопроект, поступивший в Правительство Российской Федерации от субъекта законодательной инициативы или Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, осуществляется МЧС Республики Крым - ответственным исполнителем в 20-дневный срок с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации. При невозможности представления заключения в указанный срок МЧС Республики Крым согласовывает с субъектом права законодательной инициативы продление срока и письменно информирует Правительство Российской Федерации о достигнутом согласии;

10) подготовка предложений федеральному органу исполнительной власти - ответственному исполнителю законопроекта осуществляется МЧС Республики Крым - соисполнителем в срок 15 дней с даты поступления законопроекта в Правительство Российской Федерации;

11) ответ на парламентский запрос Совета Федерации и Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 15 дней со дня получения запроса или иной срок, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации;

12) ответ на запрос члена Совета Федерации и депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации направляется в срок не более 30 дней со дня получения запроса или иной, согласованный с инициатором запроса срок;

13) письма иных государственных органов исполняются в следующие сроки:

Администрации Президента Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;

полномочного представителя Президента Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации, - не более 15 дней с их исходящих дат;

полномочного представителя Правительства Российской Федерации в Конституционном Суде Российской Федерации, Верховном Суде Российской Федерации и Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации - не более месяца с их исходящих дат;

полномочных представителей Правительства Российской Федерации в палатах Федерального Собрания Российской Федерации - не более месяца с исходящих дат, если в них не установлены иные сроки;

запросы Уполномоченного по правам человека в Российской Федерации - не более 15 дней со дня их получения, если в них не установлены иные сроки;

запросы Конституционного Суда Российской Федерации - не более месяца со дня их получения, если в них не установлены иные сроки;

представления Счетной палаты Российской Федерации - не более 20 дней со дня их получения, если в них не установлены иные сроки;

протесты прокуроров (заместителей прокуроров) на противоречащие закону правовые акты - не более 10 дней с момента их поступления, если в них не установлены иные сроки;

представления прокуроров (заместителей прокуроров) об устранении нарушений законов - не более месяца со дня их внесения;

14) сроки исполнения документов, поступивших от других индивидуальных и коллективных адресантов, обращения граждан исчисляются в календарных днях с даты их регистрации и не должны превышать 30 дней;

15) представление информации по запросам СМИ - не более 7 дней с момента поступления запроса.

163. Сроки представления проектов документов на подпись руководству МЧС Республики Крым:

ответов (докладов) Главе Республики Крым и Совету министров Республики Крым на их срочные поручения, в начале дня, в который заканчивается срок их исполнения;

ответов (докладов) Главе Республики Крым и Совету министров Республики Крым на их поручения с оперативным сроком исполнения не позднее, чем за 1 день до окончания срока исполнения;

ответов (докладов) Главе Республики Крым и Совету министров Республики Крым на их поручение со сроком исполнения месяц - не позднее 3-х дней до окончания срока.

164. Контрольный срок исполнения документа и поручения Министра является обязательным для ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

165. Соисполнители документа и поручения Министра обеспечивают своевременную и качественную подготовку необходимых материалов и направление их ответственному исполнителю в течение первой половины срока, отведенного на исполнение. По срочным документам и поручениям Министра материалы направляются незамедлительно.

166. Ответственные исполнители и соисполнители документа и поручения Министра по первому требованию руководства отдела планирования и документооборота представляют исчерпывающие данные о ходе исполнения и подготовке необходимых материалов по контролируемым документам и поручениям Министра.

167. В случае если документ или поручение Министра не исполнены в установленный срок, руководитель подразделения - ответственного исполнителя в течение 2 дней после истечения срока, установленного для исполнения, представляет Министру завизированную курирующим заместителем Министра служебную записку о ходе исполнения документа или поручения Министра с указанием сотрудников, на которых возложено исполнение, причин его неисполнения в установленный срок и мер ответственности, предлагаемых или принятых в отношении сотрудников, допустивших нарушение сроков исполнения.

Снятие документов и поручений Министра с контроля

168. Структурные подразделения-исполнители должны незамедлительно уведомить отдел планирования и документооборота МЧС Республики Крым об исполнении соответствующего документа и поручения Министра, поставленного на контроль.

Документ и поручение Министра снимается с контроля после документированного подтверждения исполнения структурными подразделениями МЧС Республики Крым соответствующего документа и поручения. Промежуточные ответы, запросы и рабочая переписка не являются основанием для признания документа и поручения Министра исполненным.

169. Снятие документа и поручения Министра с контроля оформляется отметкой об исполнении документа в СЭД.

Напоминания, оперативные и аналитические отчеты

170. Отдел планирования и документооборота еженедельно направляет подразделениям информацию (напоминания) с перечнем контрольных документов и поручений Министра, сроки исполнения которых истекают в предстоящий недельный период.

171. Отдел планирования и документооборота формирует сводные данные о ходе исполнения контрольных документов и поручений Министра в структурных подразделениях МЧС Республики Крым.

Еженедельно отдел планирования и документооборота представляет помощнику Министра сводную информацию по неисполненным документам за истекшую неделю.

VI. Документальный фонд мчс республики крым

Разработка и ведение номенклатуры дел

172. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел в МЧС Республики Крым с указанием сроков их хранения.

173. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

Номенклатура дел является основным учетным документом дел за текущий год.

174. Номенклатура дел структурного подразделения (приложение 18) составляется сотрудником подразделения, ответственным за ведение делопроизводства, на основании документов по всем вопросам деятельности с привлечением сотрудников, которые работают в подразделении, подписывается руководителем подразделения и представляется до 15 ноября текущего года в отдел планирования и документооборота, в том числе в электронном виде, который оформляет сводную номенклатуру дел МЧС Республики Крым (приложение 19), представляет ее на рассмотрение Экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов (далее - ЭК) МЧС Республики Крым. После рассмотрения ЭК своим решением передает сводную номенклатуру дел МЧС Республики Крым на согласование в Экспертно-проверочную комиссию (далее - ЭПК) Государственной архивной службы Республики Крым (не реже одного раза в 5 лет).

175. Сводная номенклатура дел МЧС Республики Крым утверждается Министром.

176. Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в отдел планирования и документооборота.

177. Новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, сформировавшиеся в структурных подразделениях в течение года, дополнительно вносятся в номенклатуру дел в конце соответствующих разделов с продолжением порядковой нумерации индексов дел.

178. По окончании года составляется итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в текущем году, которая направляется в отдел планирования и документооборота.

179. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы МЧС Республики Крым.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания (сборники, справочники, бюллетени и другие издания).

180. Номенклатура дел оформляется в виде таблицы, состоящей из следующих граф:

1) графа 1 "Индекс дела" состоит из индекса подразделения который обозначается арабскими цифрами, и порядкового номера заголовка дела в разделе;

Например:

01-03,

где 01 - индекс подразделения,

03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел

2) графа 2 "Заголовок дела" - краткое обобщенное наименование документов дела - включает: название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы); название министерства или подразделения; наименование организации-адресата (адресанта) документов дела; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Если дело состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в его заголовке указывается наименование видов документов.

Например:

Приказы МЧС Республики Крым по основной деятельности

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("входящая переписка", "исходящая переписка", "разные документы" и других), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований органов исполнительной власти и организаций.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в названии вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые группируются в деле (планы, списки, доклады и другие разновидности документов).

Например:

Документы (доклады, обзоры, докладные, служебные записки, справки), представляемые подразделениями Министру чрезвычайных ситуаций Республики Крым и его заместителям

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка с подведомственными учреждениями (предприятиями) МЧС Республики Крым.

Разнородные корреспонденты в заголовках дел, содержащих переписку, не перечисляются.

Например:

Переписка по вопросам сотрудничества с федеральными органами исполнительной власти.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Минсвязи Крыма по вопросам взаимодействия.

Если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела указываются не их конкретные названия, а общее видовое название.

Например:

Переписка с органами местного самоуправления по вопросам гражданской защиты населения.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовой бюджетный отчет по аппарату МЧС Республики Крым.

Если дело состоит из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, затем заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В заголовках дел, содержащих копии документов, после названия дела указывается - (копии).

Например:

Приказы МЧС Республики Крым по основной деятельности (копии)

Подлинность документов дела в заголовках не оговаривается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих нормативные правовые акты (законы, указы, постановления, распоряжения и другие нормативные правовые акты; приказы МЧС Республики Крым).

Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другие документы.

Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются последовательно, например, за годовыми отчетами следуют квартальные, за квартальными - месячные.

Дела с однородными заголовками вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

3) графа 3 "Количество дел (томов, частей)" заполняется по окончании календарного года;

4) графа 4 "Срок хранения дела, номер статьи по перечню" заполняется в соответствии с приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 года N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения";

5) графа 5 "Примечание" может включать отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и другие отметки.

181. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают копии соответствующего приказа с приложениями конкретных разделов номенклатуры дел.

182. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются названия подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой МЧС Республики Крым.

183. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

184. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры МЧС Республики Крым.

Формирование дел и их текущее хранение

185. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

186. Исполненные документы в 10-дневный срок сдаются исполнителем сотруднику подразделения, ответственному за ведение делопроизводства, для формирования их в дела.

187. Правила формирования дел:

1) в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

2) запрещается помещать в одно дело документы с разными сроками хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

3) по объему дело не должно превышать 250 листов (4 см по толщине). При наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки "т. 1", "т. 2" и так далее;

4) документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Приказы и распоряжения с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

188. Контроль за соблюдением правил формирования дел осуществляет отдел планирования и документооборота.

189. Дела МЧС Республики Крым оформляются (готовятся к хранению) подразделениями после завершения календарного года.

190. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу предусматривает: заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложение 20); нумерацию листов (карандашом в правом верхнем углу листа); составление листа-заверителя дела (приложение 21) и внутренней описи документов дела (приложение 22); подшивку или переплет дела.

191. На титульном листе дела указываются: полное и сокращенное наименование МЧС Республики Крым и подразделения; номенклатурный индекс, заголовок и дата дела (тома, части); крайние даты документов дела; количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела. На делах постоянного хранения помещается надпись "Хранить постоянно".

192. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью указывается количество листов, особенности отдельных документов.

Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его обложке в соответствии с итоговой надписью.

193. Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале дела.

194. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех листов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

195. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

196. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

197. Проведение экспертизы ценности документов в МЧС Республики Крым осуществляется ЭК.

198. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно в подразделениях сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК.

199. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются: отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения - для передачи в архив МЧС Республики Крым, с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности" - для дальнейшего хранения в подразделениях; выделение к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.

200. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании номенклатуры дел МЧС Республики Крым путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК.

201. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 23), а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению (приложение 24). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

202. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

203. В архив МЧС Республики Крым дела сдаются по описям, подготовленным подразделениями по установленной форме, через три года после завершения дел в делопроизводстве.

Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел МЧС Республики Крым.

204. При составлении описи дел:

каждое дело (том, часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером;

графы описи заполняются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела;

одинаковые заголовки дел, последовательно расположенных в описи, не повторяются, остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел с указанием акта, о наличии копий и других отметок.

205. В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

206. Опись дел подразделения в двух экземплярах подписывается ее составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом планирования и документооборота и утверждается руководителем подразделения. Один экземпляр описи передается в архив МЧС Республики Крым вместе с делами, второй остается в подразделении.

207. Отбор дел и документов, не подлежащих хранению, для их уничтожения и составление соответствующего акта производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения. Указанные описи и акты одновременно рассматриваются на заседании ЭК. Затем после утверждения ЭПК Государственной архивной службы Республики Крым описей дел постоянного хранения акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются Министром.

208. Акт о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, составляется на дела всего МЧС Республики Крым. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то их названия последовательно указываются перед соответствующими группами заголовков дел. Акты о выделении дел МЧС Республики Крым к уничтожению хранятся постоянно.

209. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства МЧС Республики Крым с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Порядок передачи документов на хранение в архив

210. В соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Законом Республики Крым от 14 августа 2014 года N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым" документы МЧС Республики Крым являются государственной собственностью и после проведения экспертизы ценности, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение как часть Архивного фонда Республики Крым.

211. Временное хранение документов Архивного фонда Республики Крым, документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, а также документов по личному составу, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на постоянное хранение осуществляет отдел планирования и документооборота, который обеспечивает формирование и использование архивного фонда МЧС Республики Крым.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив МЧС Республики Крым не передаются, хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

212. До передачи в архив МЧС Республики Крым номенклатурные дела формируются и хранятся в течение трех лет в подразделениях.

Руководители подразделений и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

213. При подготовке подразделениями дел к передаче в архив МЧС Республики Крым отдел планирования и документооборота предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии со сводной номенклатурой дел МЧС Республики Крым. При этом выявленные недостатки в формировании и оформлении дел устраняются подразделениями.

Прием дел осуществляется отделом планирования и документооборота. На обоих экземплярах описи напротив заголовка каждого переданного дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи служащих подразделения, ответственного за ведение делопроизводства, принявшего дела, и подразделения, передавшего дела.

Вместе с делами в архив МЧС Республики Крым передаются регистрационные картотеки на документы или электронные базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

В случае исключения подразделения из структуры МЧС Республики Крым либо изменения структуры сотрудник подразделения, ответственный за ведение делопроизводства, оформляет оконченные дела и передает их в архив МЧС Республики Крым независимо от сроков хранения.

214. Передача дел, упакованных в связки, в архив МЧС Республики Крым осуществляется по графику, подготовленному отделом планирования и документооборота, согласованному с подразделениями и утвержденному приказом Министра.

Заведующий отделом планирования и документооборота

И. Аблаев

<< Назад		Приложение 1. >> Требования к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств
	Содержание Приказ Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым от 17 марта 2016 г. N 44-ОСН "Об утверждении Инструкции по...

Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве чрезвычайных ситуаций Республики Крым

ГАРАНТ:

ГАРАНТ:

Приложение 1. Требования к оформлению документов, которые изготавливаются с помощью печатных средств

Приложение 2. Образец бланка приказа МЧС Республики Крым

Приложение 3. Образец бланка письма МЧС Республики Крым

Приложение 4. Образец общего бланка МЧС Республики Крым

Приложение 5. Индексация структурных подразделений Министерства чрезвычайных ситуаций Республики Крым

Приложение 6. Образец листа учета рассылки документа

Приложение 7. Примерный перечень документов, которые утверждаются с проставлением грифа утверждения

Приложение 8. Примерный перечень документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью

Приложение 9. Образец листа учета рассылки приказа

Приложение 10. Образец оформления полного протокола

Приложение 11. Образец оформления краткого протокола

Приложение 12. Журнал учета доверенностей

Приложение 13. Акт

Приложение 14. Журнал регистрации поступающих документов

Приложение 15. Порядок заполнения реквизитов регистрационно-контрольной карточки

Приложение 16. Журнал регистрации внутренних документов

Приложение 17. Журнал регистрации отправляемых документов

Приложение 18. Образец номенклатуры дел структурного подразделения

Приложение 19. Образец сводной номенклатуры дел

Приложение 20. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет хранения) хранения

Приложение 21. Образец листа-заверителя дела

Приложение 22. Образец внутренней описи документов дела

Приложение 23. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации

Приложение 24. Образец акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас