Приложение. Порядок ведения Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым

Приложение
к приказу Государственного
комитета по делам архивов
Республики Крым
от 26 апреля 2018 г. N 22-н

Порядок
ведения Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым

1. Общие положения

1.1. Настоящий Порядок ведения Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым (далее - Порядок) разработан в соответствии с:

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

приказом Министерства культуры Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (с изменениями, внесенными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 16.02.2009 N 68);

Законом Республики Крым от 14.08.2014 N 50-ЗРК "Об архивном деле в Республике Крым";

постановлением Совета министров Республики Крым от 29.11.2017 N 649 "Об утверждении Положения о Государственном комитете по делам архивов Республики Крым".

1.2. Порядок устанавливает правила формирования, ведения и использования Государственного реестра уникальных документов Архивного фонда Республики Крым.

1.3. Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Республики Крым (далее - Государственный реестр) ведется Государственным комитетом по делам архивов Республики Крым (далее - Госкомархив) в целях централизованного государственного учета уникальных документов Архивного фонда Республики Крым, обеспечения контроля за их сохранностью, информирования пользователей.

1.4. Включению в Государственный реестр подлежат уникальные документы независимо от места хранения и формы собственности.

1.5. Включение уникальных документов в Государственный реестр осуществляется путем их выявления, описания, экспертизы и регистрации в Государственном реестре в соответствии с федеральным законодательством в сфере архивного дела и настоящим Порядком.

1.6. Ведение Государственного реестра осуществляет консультант отдела организации делопроизводства, формирования архивных фондов, сохранности и государственного учета архивных документов Госкомархива (далее - отдел АФ).

2. Требования к Порядку ведения Государственного реестра

2.1. Ведение Государственного Реестра заключается в его пополнении вновь выявленными уникальными документами, поддержании его в актуальном и достоверном состоянии и включает в себя следующие процедуры:

включение уникальных документов в Государственный реестр; регистрация уникальных документов в Государственном реестре; внесение изменений в Государственный реестр.

2.2. Для включения документов в Государственный реестр заявители представляют в Госкомархив с сопроводительным письмом следующие документы:

лист учета и описания уникального документа на бумажном носителе в двух экземплярах и в электронном виде по форме, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273;

экспертные заключения об уникальности документа (не менее двух);

справку об отнесении документа к составу уникальных (на основании критериев п. 2.4. настоящего Порядка);

цифровую копию уникального документа.

2.3. Заявителями являются государственные и муниципальные архивы, музеи и библиотеки.

2.4. Выявление уникальных документов проводится государственными и муниципальными архивами, музеями и библиотеками на основании следующих критериев:

1) древность документа;

2) подлинность документа;

3) бесспорность культурно-исторической значимости документа;

4) публичность документа;

5) высокая материальная ценность документа;

6) отношение документа к историческому событию;

7) отношение документа к исторической личности;

8) юридическое значение документа;

9) художественные и оформительские особенности документа.

Соответствие документа критерию древности является основанием для признания его уникальным документом и не требует соответствия документа другим критериям.

В случае несоответствия документа критерию древности для признания его уникальным документом необходимо его одновременное соответствие критериям, указанным в подпунктах 2-5 настоящего пункта, и одному или нескольким критериям, указанным в подпунктах 6-9 настоящего пункта.

2.5. Для внесения изменений в Государственный реестр заявители представляют в Госкомархив следующие документы:

сопроводительное письмо;

акт о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре, в двух экземплярах (приложение 1);

справку об обоснованности внесения данных изменений.

Обращение, заявление на включение документов в Государственный реестр может быть направлено в электронном виде после подписания его заявителем простой электронной подписью, которая признается равнозначной запросу и иным документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.

3. Включение уникальных документов в Государственный реестр

3.1. Прием пакета документов, поступивших от заявителя, осуществляет секретарь Экспертно-проверочной комиссии Госкомархива (далее - ЭПК), обеспечивающий прием и регистрацию документов.

3.2. Секретарь ЭПК проверяет комплектность и правильность оформления документов, предусмотренных пунктами 2.2 и 2.5. настоящего Порядка соответственно. При выявлении нарушений в составе или оформлении документов, секретарь ЭПК по телефону информирует об этом заявителя в течение трех дней. Если по истечении 10 рабочих дней с момента регистрации заявитель не представит в адрес Госкомархива необходимые и правильно оформленные документы, секретарь ЭПК готовит письменное уведомление с обоснованием отказа Госкомархива во внесении сведений в Государственный реестр и не позднее 3 рабочих дней направляет его заявителю почтой по адресу, указанному в бланке сопроводительного письма к пакету документов.

3.3. Поступившие документы регистрируются секретарем ЭПК в день их поступления в журнале регистрации документов, представленных на рассмотрение ЭПК, после чего в тот же день или день, следующий за днем поступления, документы направляются на рассмотрение председателю ЭПК. После проставления резолюции председателем ЭПК (не позднее трех дней), секретарь ЭПК передает в тот же день документы на рассмотрение экспертам.

3.4. Председатель ЭПК организует экспертизу членами ЭПК, а также другими экспертами листов учета и описания уникальных документов, предлагаемых заявителем для включения в Государственный реестр.

3.5. Срок и порядок рассмотрения материалов экспертами определяется Регламентом работы ЭПК, но не может превышать более 30 дней.

3.6. Секретарь ЭПК, если он не замещает должность консультанта, осуществляющего ведение Государственного реестра, передает заключения экспертов вместе с поступившим пакетом документов консультанту отдела АФ.

3.7. Консультант отдела АФ с учетом полученных экспертных заключений готовит перечень уникальных документов, рекомендуемых для включения в Государственный реестр, сводную справку (заключение) и проект решения ЭПК и представляет их председателю ЭПК для визирования.

3.8. Председатель ЭПК визирует и передает полученные документы секретарю ЭПК для включения в повестку дня очередного заседания ЭПК

3.9. Выписка из протокола ЭПК по вопросу включения документов в Государственный реестр в течение рабочего дня после его оформления в установленном порядке передается консультанту отдела АФ секретарем ЭПК, если он не замещает должность консультанта отдела АФ, осуществляющего ведение Государственного реестра.

4. Регистрация документов в Государственном реестре

4.1. В течение пяти рабочих дней со дня получения соответствующего решения ЭПК консультант отдела АФ:

присваивает уникальному документу в валовом порядке регистрационный номер Государственного реестра, проставляя его в соответствующей графе обоих экземпляров листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде;

формирует листы учета и описания уникальных документов на бумажных носителях в дела, которые хранятся в отделе АФ. Указанные дела ежегодно включаются в номенклатуру дел Госкомархива со сроком хранения "Постоянно";

вносит информацию в Государственный реестр.

4.2. Секретарь ЭПК в течение пяти рабочих дней со дня оформления решения ЭПК:

в случае включения документа в Государственный реестр направляет заявителю выписку из протокола ЭПК и один экземпляр листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе с проставленным регистрационным номером по Государственному реестру;

в случае отклонения предложения заявителя направляет заявителю оба экземпляра листа учета и описания уникального документа на бумажном носителе и в электронном виде, а также выписку из протокола заседания ЭПК с обоснованием причин отказа.

Основанием для принятия решения об отказе во включении документа в Государственный Реестр является несоответствие документа требованиям пункта 2.4 Порядка.

5. Ведение Государственного реестра и внесение в него изменений

5.1. Ведение реестра осуществляется путем внесения в него сведений об уникальных документах, изменения сведений об уникальных документах.

5.2. Полученные сведения об изменениях, происшедших с уникальным документом (смена места хранения, проведение реставрации, создание страховой копии, порча, утрата), вносятся в лист учета и описания уникального документа и Государственный реестр.

5.3. Государственный реестр ведется на бумажном носителе и в электронном виде по форме согласно приложению 2 к настоящему Порядку. При несоответствии записей на бумажных и электронных носителях приоритет имеют записи на бумажных носителях.

5.4. Изменения вносятся в Государственный реестр в следующих случаях:

при получении дополнительных сведений в результате научного изучения уникального документа;

после проведения его реставрации, смены собственника, публикации, создания страхового фонда, фонда пользования и т.д.

5.5. Изменения в Государственный реестр вносятся на основании акта о внесении изменений и дополнений в лист учета и описания уникального документа, учтенного в Государственном реестре по соответствующему номеру. Акт составляется в произвольной форме.

5.6. Акты с соответствующим сопроводительным письмом в Госкомархив представляют государственные архивы Республики Крым, муниципальные архивы органов местного самоуправления муниципальных образований в Республике Крым, музеи, библиотеки в отношении находящихся у них на хранении уникальных документов, включенных в Государственный реестр.

5.7. Порядок внесения изменений в Государственный реестр соответствует порядку включения уникальных документов в Государственный реестр.

6. Доступ к сведениям Государственного реестра

6.1. Информация об уникальных документах Архивного фонда Республики Крым, включенных в Государственный реестр, является общедоступной и размещается на официальном веб-сайте Госкомархива в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", за исключением сведений о собственниках уникальных документов негосударственной части

Архивного фонда Республики Крым, доступ к которым осуществляется с согласия собственников.

6.2. Госкомархив обеспечивает исполнение запросов физических и юридических лиц об уникальных документах на основе данных Государственного реестра.