Распоряжение Губернатора Забайкальского края от 1 июня 2015 г. N 200-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края"

ГАРАНТ:

Распоряжением Губернатора Забайкальского края от 2 мая 2017 г. N 190-р настоящее распоряжение признано утратившим силу с 2 мая 2017 г.

В соответствии со статьей 41 Устава Забайкальского края, Регламентом Правительства Забайкальского края, утвержденным постановлением Губернатора Забайкальского края от 18 сентября 2008 года N 191, в целях совершенствования документационного обеспечения деятельности Губернатора Забайкальского края и Правительства Забайкальского края, установления единого порядка ведения делопроизводства:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края.

2. Исполнительным органам государственной власти Забайкальского края разработать и утвердить инструкции по делопроизводству.

3. Признать утратившими силу:

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 06 ноября 2009 года N 438-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 01 декабря 2009 года N 484-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 10 марта 2010 года N 115-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 19 октября 2010 года N 524-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 28 февраля 2011 года N 104-р "О внесении изменения в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 17 мая 2011 года N 241-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 19 октября 2011 года N 511-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 17 января 2012 года N 20-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 18 декабря 2013 года N 611-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р";

распоряжение Губернатора Забайкальского края от 27 февраля 2014 года N 104-р "О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края, утвержденную распоряжением Губернатора Забайкальского края от 15 июля 2009 года N 276-р".

К.К. Ильковский

Инструкция
по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края
(утв. распоряжением Губернатора Забайкальского края
от 1 июня 2015 г. N 200-р)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Забайкальского края (далее - Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и документооборота, документационного обеспечения деятельности Губернатора Забайкальского края, создания и оформления документов, порядок работы с документами в Правительстве Забайкальского края (далее - Правительство края).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76, ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Уставом Забайкальского края, Регламентом Правительства Забайкальского края, утвержденным постановлением Губернатора Забайкальского края от 18 сентября 2008 года N 191 (далее - Регламент Правительства края), иными нормативными правовыми актами Забайкальского края.

1.3. Делопроизводство в Правительстве края осуществляется в государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края" (далее - СЭД). Правила работы в СЭД определяются Порядком работы в государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края", утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 27 мая 2014 года N 308.

1.4. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий в работе с электронными документами производится во взаимодействии с Департаментом информатизации и связи Забайкальского края (далее - ДИС).

1.5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Работа с секретными документами регламентируется Инструкцией по обеспечению режима секретности в Российской Федерации и проводится в помещениях, оборудованных соответствующим образом.

1.6. Работа с документами с пометкой "Для служебного пользования" (далее - ДСП) определяется Положением о порядке обращения с конфиденциальной информацией в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края, утвержденным распоряжением Губернатора Забайкальского края от 26 мая 2010 года N 266-р.

1.7. Требования Инструкции распространяются на организацию работы с бухгалтерской и другой специальной документацией лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.8. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства на основе единой политики в Правительстве края, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляются Департаментом управления делами Губернатора Забайкальского края (далее - Департамент управления делами). Инструктивные материалы Департамента управления делами по вопросам организации и совершенствования работы с документами, устранения выявленных недостатков и нарушений в делопроизводстве обязательны для исполнения во всех исполнительных органах государственной власти Забайкальского края (далее - исполнительные органы власти).

1.9. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота возлагается на ДИС. Инструктивные материалы ДИС по вышеуказанным вопросам обязательны для исполнения во всех исполнительных органах власти.

1.10. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников и государственных гражданских служащих (далее - работники) исполнительных органов власти. Работники, ответственные за делопроизводство в исполнительных органах власти, обеспечивают его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомят других работников исполнительных органов власти, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.11. Работники исполнительных органов власти несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований Инструкции, а также разглашение и передачу служебных документов, их копий и проектов без разрешения руководителя соответствующего исполнительного органа власти.

2. Основные понятия

2.1. В Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование - запись информации на носителях по установленным правилам;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ - зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

электронный документ - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронная подпись - информация в электронной форме, которая присоединена к электронному документу или иным образом связана с ним и которая используется для определения лица, подписывающего электронный документ;

реквизит документа - элемент оформления документа;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

подлинник электронного документа - электронный документ, имеющий электронную подпись;

копия документа - экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму;

номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в исполнительном органе власти, с указанием сроков их хранения;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности исполнительного органа власти;

электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

сканирование документа - получение электронного образа документа.

3. Состав управленческих документов Правительства края

3.1. Деятельность Правительства края обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства края, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия между Правительством края, другими государственными органами и организациями.

Функции управления в Правительстве края реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

3.2. Правовой акт Забайкальского края - официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий Забайкальского края, принятый государственным органом Забайкальского края или должностным лицом в пределах их компетенции, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории Забайкальского края, имеющий нормативный или ненормативный характер.

Правовыми актами Забайкальского края являются:

Устав Забайкальского края законы Забайкальского края;

постановления Законодательного Собрания Забайкальского края;

постановления Губернатора Забайкальского края;

постановления Правительства края;

распоряжения Председателя Законодательного Собрания Забайкальского края;

распоряжения Губернатора Забайкальского края;

распоряжения Правительства края;

приказы и распоряжения исполнительных органов власти.

3.3. Распорядительные документы.

Распорядительный документ - вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства, неурегулированные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся решения совещательных, консультативных и координационных органов, перечни поручений Губернатора Забайкальского края.

3.4. Организационные документы.

Организационные документы - это инструктивные, методические документы.

К организационным документам относятся: правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

3.4.1. Правила, инструкции.

В правилах устанавливаются последовательность действий для достижения определенной цели.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.4.2. План.

План - документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

3.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы - документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

3.5.1. Протокол.

Протокол - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений.

3.5.2. Служебные письма - официальные документы информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Служебные письма в Правительстве края готовятся как: ответы о выполнении поручений Губернатора Забайкальского края, который является председателем Правительства края, заместителей председателя Правительства края и отдельных министров;

исполнение поручений Губернатора Забайкальского края, заместителей председателя Правительства края и отдельных министров в связи с обращениями граждан;

сопроводительные письма к проектам правовых актов Правительства края, Губернатора Забайкальского края;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

3.5.3. Акт.

Акт - документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

3.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) - форма внутренней переписки.

3.5.5. Стенограмма.

Стенограмма - дословная запись докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или звукозаписи.

3.5.6. Отчет.

Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

4. Документация Правительства края. Общие правила оформления управленческой документации

4.1. Общие правила оформления документов.

4.1.1. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Office Word. В документах используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размер шрифта - 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный (полуторный при оформлении отдельных реквизитов) межстрочный интервал, выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см. Для оформления заголовков допускается использование шрифта размером 14-16 пт в зависимости от размеров основного текста. В документах кавычки оформляются следующим образом: "...".

4.1.2. При оформлении документов устанавливаются следующие размеры полей:

левое - не менее 35 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

4.1.3. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля.

4.2. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

4.2.1. При подготовке и оформлении документов в Правительстве края и исполнительных органах власти используются следующие реквизиты:

изображение герба Забайкальского края; наименование исполнительного органа власти; должность лица - автора документа; справочные данные об исполнительном органе власти; подпись уполномоченного лица; обозначение вида документа; место составления и издания документа; адресат; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок документа; текст документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; отметка о наличии приложений; гриф согласования документа; виза согласования документа; гриф утверждения документа; оттиск печати; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; резолюция; отметка о контроле; отметка об исполнении документа и направлении в дело; отметка о поступлении документа.

В отдельном конкретном документе состав указанных реквизитов может быть дополнен или сокращен. Например, при необходимости на проекте документа может быть поставлена пометка "Проект". Этот реквизит располагается в правом верхнем углу первой страницы проекта документа и ограничивается его правым полем.

При подготовке проектов нормативных правовых актов используются реквизиты, предусмотренные Законом Забайкальского края от 18 декабря 2009 года N 321-ЗЗК "О нормативных правовых актах Забайкальского края".

4.2.2. Герб Забайкальского края помещают на бланках документов в соответствии с Законом Забайкальского края от 17 февраля 2009 года N 130-ЗЗК "О гербе и флаге Забайкальского края".

4.2.3. Наименование исполнительного органа власти должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом органе. При наличии сокращенного наименования исполнительного органа власти его помещают в скобках ниже полного.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее исполнительный орган власти.

4.2.4. Подписание служебных писем и другой корреспонденции Правительстве края осуществляется лицами, на то уполномоченными.

В состав реквизита "Должность лица - автора документа" входит наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе оформленном на бланке исполнительного органа власти).

Например:

Руководитель Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края	Личная подпись	Ю.В. Андронаки
или
Руководитель Департамента	Личная подпись	Ю.В. Андронаки

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

В случае если отсутствует должностное лицо, документ подписывает его заместитель или уполномоченное лицо, исполняющее его обязанности, При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (например: "и. о.", "зам."), его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности. Для достижения унификации и придания документу более официального характера необходимо указывать оба инициала.

Наименование должности располагается по левому краю без отступа через 3 межстрочных интервала от текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Генеральный директор	Личная подпись	М.А. Ткаченко
Главный бухгалтер	Личная подпись	Н.И. Логинова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель Министра юстиции Российской Федерации		Заместитель Министра финансов Российской Федерации
Личная подпись	В.М. Степанов	Личная подпись	А.П. Миронов

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке. На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных документах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих несколько подписей (по числу сторон).

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	Н.В. Куликов
Члены комиссии	Личная подпись	К.М. Артемьев
	Личная подпись	С.П. Матвеев
	Личная подпись	В.А. Филатов

4.2.5. Справочные данные об исполнительном органе власти включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению исполнительного органа власти (номера факсов, адрес электронной почты, адрес официального сайта в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" и др.).

4.2.6. В состав реквизита "Подпись" входят: личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Для подписания электронных документов используется электронная подпись.

Все экземпляры документов, хранящиеся в исполнительных органах власти, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования или электронную подпись.

4.2.7. Обозначение вида документа, составленного или изданного исполнительным органом власти, регламентируется положением об исполнительном органе власти в соответствии с действующим законодательством. В письме обозначение вида документа не указывают. Вид документа определяется его назначением и содержанием. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации - автора документа.

Реквизит располагается ниже реквизита "Наименование организации" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д., выделяется полужирным шрифтом.

4.2.8. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование (органа) организации" и "Справочные данные (об органе) организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Место составления документа не указывается:

если оно включено в состав наименования организации (например, Администрация городского округа "Город Чита");

на письмах (на бланке письма эта информация содержится в реквизите "Справочные данные об организации").

4.2.9. В качестве адресата могут быть исполнительные органы власти края, органы местного самоуправления Забайкальского края, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

При адресовании документов организации, структурному подразделению без указания должностного лица, наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

	Администрация Губернатора Забайкальского края
	Управление государственной гражданской службы и кадровой политики Губернатора Забайкальского края

Должность лица, которому адресован документ, указывается в дательном падеже, инициалы ставятся перед фамилией, например:

	Заместителю начальника управления государственной гражданской службы и кадровой политики Губернатора Забайкальского края
	А.А. Парамошину

или:

	Министру финансов Забайкальского края
	А.И. Кеферу

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

	Генеральному директору объединения "Ростекстиль"
	В.Д. Иванову

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года N 234.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

	Департамент управления делами Губернатора Забайкальского края
	Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021

При адресовании документа физическому лицу указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

	Бельдовой М.В
	Новоясеневский просп., д. 12, кв. 32, Москва, 117574

или:

	Ивановой О.П.
	ул. Верхнеудинская, д. 5, кв. 84, г. Чита, Забайкальский край, 672023

или:

	Образцову О.П.
	ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), страна, например:

Mr. A.Wildmar American National Social Institute 15 North 32 Street New York, N. Y. 12148 USA

При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.

При адресовании документа физическому лицу почтовый адрес указывается всегда, а при адресовании юридическому лицу он может не указываться, если документ направляется постоянному корреспонденту. При отправке документа почтой его почтовый адрес будет написан на конверте канцелярией управления организационной работы и документооборота Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края (далее - канцелярия).

Реквизит "Адресат" чаще всего используется в служебных письмах, состоит из нескольких составных частей, отделяемых друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Внутри каждая составная часть печатается через один интервал.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки, а адресаты, если это возможно, указывают в обобщенном виде, например:

Руководителям органов местного самоуправления муниципальных образований Забайкальского края (по списку)

Если невозможно указать обобщенный адресат, то готовят необходимое количество копий под рассылку и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адрес. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.

	Министерство культуры Российской Федерации
	Административно-правовой Департамент

4.2.10. На документах, оформленных на бланках, дата проставляется в соответствии с расположением этого реквизита. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. Дата располагается от левой границы текстового поля на расстоянии 2-3 интервалов от предыдущего реквизита.

Для подписания, утверждения и согласования документов используются словесно-цифровой и цифровой способы датирования.

Словесно-цифровой способ датирования применяется при написании дат в текстах правовых актов, протоколов, поручений, в финансовых документах, служебных письмах и записках, телеграммах: 03 октября 2014 года или 03 октября 2014 г. В случае указания наименования правового акта, содержащего даты, выраженные цифровым способом, сохраняется вариант оригинала, т.е. даты указываются также цифровым способом.

Цифровой способ датирования используется при визировании, написании резолюций, проставлении отметок о прохождении и исполнении документа, передаче телефонограмм, оформлении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется тремя группами цифр, разделенных точками, в последовательности: число, месяц, год: 10.09.96; 05.12.2004.

Дата в кавычки не ставится и не подчеркивается. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

4.2.11. Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присвоенное документу при регистрации, который автоматически формируется с использованием СЭД. Реквизит состоит из порядкового номера документа, как правило, в пределах календарного года, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителях. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждого из них, проставляемых через косую черту в порядке очередности авторов в документе.

4.2.12. Заголовок документа включает в себя краткое содержание документа и располагается выше текста документа, но под реквизитом "ссылка на исходящий номер и дату документа адресата" на бланках служебных писем или под реквизитом "место составления или издания документа" на всех остальных видах бланков.

Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал от левого края и его нельзя сократить, то разрешается располагать его до границы правого края текста, соблюдая тот же межстрочный интервал.

Заголовок должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы: "о чем?", например: "о создании аттестационной комиссии", "чего?", например: "правила внутреннего трудового распорядка".

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчеркиваются. В постановлениях Правительства края, Губернатора Забайкальского края заголовок обязателен, в распоряжениях Правительства Забайкальского края, Губернатора Забайкальского края и письмах может отсутствовать.

4.2.13. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и Забайкальского края. Тексты документов оформляются в виде связанного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ( "имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В отдельных случаях текст документа может содержать одну заключительную часть: приказы - распорядительную часть без преамбулы, письмо - просьбу без пояснений и т. п.

4.2.14. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресата включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

4.2.15. Отметка о наличии приложений используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Например:

Приложение: на 2 л. в 1 экз.

При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров.

Например:

Приложение:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 14 июня 1997 года N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению N 2 или: (приложение N 2). При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак "N".

Текст приложения к правовому акту оформляют следующим образом: на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием наименования документа, его даты и регистрационного номера, причем между первой и второй строкой - полуторный межстрочный интервал, например:

	ПРИЛОЖЕНИЕ N 2
	к Порядку ведения реестра расходных обязательств Забайкальского края

Если документ имеет приложения, в тексте документа обязательно должна быть ссылка на них.

4.2.16. Согласование - это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего - виза согласования документа. Внешнее согласование может проводиться двумя способами: согласование с конкретным должностным лицом; согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).

В состав грифа согласования в первом случае входят:

слово "СОГЛАСОВАНО", напечатанное прописными буквами, без кавычек;

наименование должностного лица, с которым согласовывают документ (включая наименование организации);

личная подпись;

расшифровка подписи (инициалов, фамилии);

дата согласования, например:

СОГЛАСОВАНО
Председатель Комитета по финансам г. Читы
личная подпись 25.09.2014	Д.А. Гарифанов

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и другими документами, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания коллегии Минтруда России от 28.12.2000 N 58

Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). В случае двух грифов согласования второй гриф располагается справа от первого. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок.

4.2.17. Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает личную подпись и указания должности лица, визирующего документ с датой.

Например:

Начальник юридического отдела
Личная подпись	С.А. Сурков
Дата

На документах, подлинники которых помещаются в дела (соглашения, договоры и другие документы), виза проставляется на лицевой стороне последнего листа подлинника.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

В случае необходимости оформления замечаний на бумажном носителе они излагаются на отдельном листе, подписываются, прилагаются к документу и передаются исполнителю.

4.2.18. Гриф утверждения документа - особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются руководителем организации или вышестоящим руководителем, в компетенцию которых входит решение вопросов.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Составные части реквизита отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Например:	УТВЕРЖДАЮ
	Генеральный директор закрытого акционерного общества "Отражение" ______________ И.В. Васильев (личная подпись) Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа правовым актом, решением или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Составные части реквизита отделяются друг от друга полуторным межстрочным интервалом.

Например:	УТВЕРЖДЕНО
	постановлением Губернатора Забайкальского края от 03 февраля 2014 года N 18

или

Например:	УТВЕРЖДЕН
	распоряжением Губернатора Забайкальского края от 14 января 2013 года N 4-р

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

4.2.19. Оттиск печати является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "М. П.".

4.2.20. Отметка о заверении копии оформляется на последнем листе копии (выписки из документа) под текстом для свидетельствования верности копии подлиннику документа и включает в себя:

заверительную надпись "Верно";

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.
Инспектор отдела кадров	Личная подпись	Ю.М. Петренко
Дата

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать, а также указание количества страниц: "Прошито и пронумеровано 5 (пять) листов" должны заходить на приклеенный лист.

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются. Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Документы заверяются печатью в соответствии с Инструкцией.

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

При пересылке копии документа Правительства края в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена уполномоченным должностным лицом.

Документы рассылаются в исполнительные органы власти и органы местного самоуправления края по СЭД в соответствии с листом рассылки.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии - отметку, что подлинник хранится в архиве Департамента управления делами.

4.2.21. Отметка об исполнителе. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляется фамилия, имя, отчество исполнителя и номер его телефона (номер телефона пишется без дефисов) шрифтом 10 пт:

Чадаева Алла Петровна

35 03 74

4.2.22. Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются в СЭД и включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения.

Например:

Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора к 01.12.2011

Подпись Дата

В случае если в указаниях по исполнению документа поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если не оговорено иное. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Указания по исполнению документа оформляются в регистрационной карточке документа (далее - РК) в СЭД.

4.2.23. Отметка о контроле за исполнением документа обозначается в РК буквой "К", а на бумажном экземпляре документа словом или штампом "Контроль", который оформляется на левом поле листа.

4.2.24. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело".

Допускается отметку об исполнении дополнять информацией об особенностях исполнения документа.

4.2.25. Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

5. Особенности работы с электронными документами

5.1. Электронные документы регистрируются, хранятся и передаются в СЭД. Электронный документооборот в Правительстве края осуществляется в соответствии с Порядком работы в государственной информационной системе Забайкальского края "Электронный документооборот в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края", утвержденным постановлением Правительства Забайкальского края от 27 мая 2014 года N 308.

6. Подготовка и оформление правовых актов

6.1. Порядок подготовки правовых актов Правительства края и Губернатора Забайкальского края (далее - правовые акты) и работы с ними определен Регламентом Правительства края, Порядком подготовки проектов правовых актов Губернатора Забайкальского края, утвержденным постановлением Губернатора Забайкальского края от 05 марта 2010 года N 8 (далее - Порядок подготовки проектов правовых актов Губернатора Забайкальского края) и Правилами юридической техники по оформлению проектов постановлений Губернатора Забайкальского края, проектов постановлений Правительства Забайкальского края, утвержденными распоряжением Губернатора Забайкальского края от 01 ноября 2013 года N 510-р.

6.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

6.2.1. При создании регистрационной карточки проекта документа (РКПД) правового акта заполняются следующие информационные поля: "Исполнитель", "Содержание", "Состав".

В поле "Файлы" прикрепляется текст проекта в формате .rtf, .doc или .docx. Файл с текстом проекта должен иметь наименование с указанием даты по форме "00-00-0000_Проект постановления (распоряжения)".

6.2.2. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

6.2.3. Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

6.2.4. Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Забайкальского края должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное наименование. В случае введения соответствующего сокращения допускается не указывать наименование правового акта.

6.2.5. В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование органа или организации, далее при введении соответствующего сокращения допускается сокращенное наименование.

6.2.6. При оформлении проектов правовых актов используется шрифт Times New Roman, начертание - обычный, размером 14 пт (при оформлении таблиц допускается 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца - по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

Устанавливаются следующие поля документа:

для книжных параметров страницы:

верхнее - 2 см;

левое - 3,5 см;

правое - 1 см;

нижнее - 2 см;

для альбомных параметров страницы:

верхнее - 2 см;

левое - 2 см;

правое - 1 см;

нижнее - 1 см.

6.2.7. Проект правового акта и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. При этом на первом листе номер не проставляется. Номера страниц располагаются по центру в верхней части документа.

Дата правового акта отделяется от наименования вида акта, как правило, одинарным межстрочным интервалом, оформляется словесно-цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера, присваиваемого правовому акту при регистрации. К порядковому номеру распоряжения Губернатора Забайкальского края и Правительства края через дефис добавляются строчная буква "р" (N 15-р). В постановлениях Губернатора Забайкальского края и Правительства края буквенный индекс не пишется.

Место издания (г. Чита) отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом.

6.2.8. Наименование правового акта в краткой форме отражает его содержание, печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и оформляется от левого поля страницы на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа. Точка в конце не ставится.

6.2.9. Текстовая часть проекта правового акта отделяется от наименования 1-2 межстрочными интервалами и выравнивается по ширине текстового поля.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть - преамбулу и постановляющую (в распоряжении - распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях завершается словами "постановляет:", "постановляю:", которые печатаются полужирным шрифтом вразрядку.

6.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и состоит из должности, инициалов и фамилии.

6.2.11. В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, таблицы, схемы, формы документов и пр. Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

Если в тексте правового акта дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через полуторный межстрочный интервал дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через одинарный межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются, проставляется знак "N":

	ПРИЛОЖЕНИЕ N 1
	к постановлению Правительства Забайкальского края

Наименование приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.):

ПОЛОЖЕНИЕ о Департаменте управления делами Губернатора Забайкальского края

При оформлении текста приложения в виде таблицы, заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов "Итого", "Всего" двоеточие не ставится.

В таблицах не должно быть пустых граф. При отсутствии текста или цифр в них ставится по центру знак тире "-". Не допускается заменять повторяющийся текст знаком "-//-".

При наличии графы "период" или "срок" таблица оформляется в хронологической последовательности.

Не допускается наличие "скрытых" формул в электронном документе правового акта.

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии от текста примерно 2 см. Длина черты 3-4 см.

6.2.12. Оформление согласований проектов правовых актов, за исключением правовых актов Правительства края, осуществляется путем визирования на листе согласования (приложение N 1, образец N 1);

Оформление согласований проектов правовых актов Правительства края осуществляется путем визирования на листе согласования (приложение N 1, образец N 2).

В листе согласования должности и фамилии лиц, согласующих проект, располагаются с учетом иерархии указанных должностей.

6.2.13. Тексты постановлений и распоряжений Губернатора Забайкальского края, постановлений и распоряжений Правительства края печатаются на бланках установленного образца в отделе по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края и организации заседаний Правительства Забайкальского края (далее - отдел по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края).

6.2.14. Регистрация подписанных правовых актов производится как на бумажных носителях, так и в электронном виде с использованием СЭД.

6.2.15. Тиражирование бумажных копий правовых актов обеспечивается управлением информатизации и полиграфической работы Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края (далее - управление информатизации и полиграфической работы).

6.2.16. Рассылка бумажных и электронных копий правовых актов осуществляется в соответствии с Регламентом Правительства Забайкальского края и Порядком подготовки проектов правовых актов Губернатора Забайкальского края.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется данный правовой акт, определяется отделом по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края. Дополнительную рассылку определяет исполнитель.

Для направления правовых актов заинтересованным сторонам и исполнителям, не являющимся пользователями СЭД, отдел по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края представляет копии документов вместе с копиями листов рассылки в канцелярию. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

6.3. Основные требования к оформлению и регистрации проектов законов и постановлений Законодательного Собрания Забайкальского края, вносимых в Законодательное Собрание Забайкальского края по инициативе Правительства края и Губернатора Забайкальского края.

6.3.1. Порядок подготовки, согласования (визирования) и внесения проектов законов Законодательного Собрания Забайкальского края на рассмотрение Законодательного Собрания Забайкальского края по инициативе Губернатора Забайкальского края определен распоряжением Губернатора Забайкальского края от 26 июля 2010 года N 395-р "Об утверждении Порядка организации законопроектной деятельности в исполнительных органах государственной власти Забайкальского края".

При разработке проектов постановлений Законодательного Собрания Забайкальского края исполнительные органы власти руководствуются указанным Порядком.

6.3.2. Регистрация проекта закона в отделе по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края осуществляется с использованием СЭД и включает:

присвоение проекту закона порядкового номера при регистрации, внесение информации о названии проекта закона, дате регистрации, сведений об исполнителе (фамилия, имя, отчество, должность, контактный телефон, адрес электронной почты);

направление проекта закона по СЭД в государственно-правовое управление Губернатора Забайкальского края (далее - ГПУ).

6.3.3. Проект закона, приложения к нему и другие документы, подлежащие одновременному представлению в Законодательное Собрание Забайкальского края, должны быть подготовлены с использованием текстового редактора Microsoft Office Word шрифтом Times New Roman, 14 пт, с одинарным межстрочным интервалом и выравниванием абзаца по ширине с отступом первой строки 1,25 см.

7. Бланки документов

7.1. Для бланков применяется бумага форматов А4 (297 х 210 мм) и А5 (210 х 148 мм). Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета. Бланки документов для постоянного хранения изготавливаются на бумаге высших сортов.

7.2. В зависимости от расположения реквизитов используются два варианта бланков - продольный и угловой. На продольных бланках реквизиты бланка располагаются по центру текстового поля, на угловых бланках - в левом верхнем углу бланка, при этом каждый элемент реквизита центрируется относительно самой длинной строки.

7.3. На бланках документов устанавливаются следующие размеры полей: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

7.4. Для оформления сопроводительных писем и некоторых других документов могут использоваться бланки с трафаретными частями текста.

7.5. Документы, издаваемые от имени двух или более органов или организаций, печатаются на стандартных листах бумаги без бланка с указанием названий этих органов или организаций.

7.6. Бланки правовых актов Губернатора Забайкальского края и Правительства края, писем Губернатора Забайкальского края и Правительства края, заместителей председателя Правительства края разработаны с учетом ГОСТ Р 6.30-2003.

7.7. Гербовые бланки используются строго по назначению, подлежат учету и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и должностным лицам.

7.8. Работники, ответственные за учет, хранение и списание гербовых бланков:

получают под расписку гербовые бланки;

заводят журнал по учету, использованию и хранению гербовых бланков;

отмечают в журнале, когда и для каких целей использован гербовый бланк (подготовлен проект постановления, отправлено письмо, дан ответ на запрос и т.д.);

один раз в 3 месяца комиссионно списывают испорченные гербовые бланки с составлением акта, который утверждается руководителем;

уничтожают испорченные гербовые бланки в установленном порядке.

Акты об уничтожении гербовых бланков хранятся в отделе по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края. Гербовые бланки хранятся в надежно запираемых шкафах (сейфах), исключающих возможность использования бланков не по назначению. Запрещается использование испорченных гербовых бланков на черновики или в других целях.

7.9. Общие требования к бланкам правовых актов Губернатора Забайкальского края, Правительства края, бланкам служебных писем Губернатора Забайкальского края, Правительства края и заместителей председателя Правительства края:

изготавливаются на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм);

отступ от верхнего края листа до реквизита "Герб Забайкальского края" - 15 мм;

изображение герба Забайкальского края на бланках правовых актов имеет размеры 25 х 22 мм, на бланках писем -17x15 мм;

бланки изготавливаются согласно утвержденным образцам их реквизитов (приложение N 2). При этом на оборотной стороне гербовых бланков правовых актов, писем Губернатора Забайкальского края и Правительства края проставляются учетные порядковые номера, состоящие из шести цифр.

7.10. Перечень бланков документов с размещением реквизитов по центру, используемых при подготовке проектов правовых актов Губернатора Забайкальского края и Правительства края и поручений Губернатора Забайкальского края (приложение N 2):

бланк постановления Правительства Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 1);

бланк распоряжения Правительства Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 2);

бланк постановления Губернатора Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 3);

бланк распоряжения Губернатора Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 4);

бланк перечня поручений Губернатора Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 5).

7.11. Перечень гербовых бланков документов, используемых при оформлении проектов правовых актов Губернатора Забайкальского края и Правительства края (приложение N 2):

бланк постановления Правительства Забайкальского края с многоцветным изображением герба Забайкальского края, с номером на обороте (образец N 6);

бланк распоряжения Правительства Забайкальского края с многоцветным изображением герба Забайкальского края, с номером на обороте (образец N 7);

бланк постановления Губернатора Забайкальского края с многоцветным изображением герба Забайкальского края, с номером на обороте (образец N 8);

бланк распоряжения Губернатора Забайкальского с многоцветным изображением герба Забайкальского края, с номером на обороте (образец N 9).

7.12. Перечень бланков документов с угловым расположением реквизитов, используемых при подготовке и оформлении проектов служебных писем Губернатора Забайкальского края и Правительства края, заместителей председателя Правительства края, в том числе первого заместителя председателя Правительства края (приложение N 2):

бланк письма Губернатора Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте, используется для подготовки проекта письма Губернатора Забайкальского края (образец N 10);

бланк письма Правительства Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте, используется для подготовки проекта письма Правительства Забайкальского края (образец N 11);

бланк письма Губернатора Забайкальского края с многоцветным изображением герба Забайкальского края, с номером на обороте, используется для оформления проекта письма Губернатора Забайкальского края (образец N 12);

бланк письма Правительства Забайкальского края с многоцветным изображением герба Забайкальского края, с номером на обороте используется для оформления проекта письма Губернатора Забайкальского края (образец N 13);

бланк письма первого заместителя председателя Правительства Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 14);

бланк письма заместителя председателя Правительства Забайкальского края - руководителя Администрации Губернатора Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 15);

бланк письма заместителя председателя Правительства Забайкальского края - руководителя Администрации Агинского Бурятского округа Забайкальского края с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 16);

бланк письма заместителя председателя Правительства Забайкальского края - руководителя Представительства Правительства Забайкальского края при Правительстве Российской Федерации с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 17);

бланк письма заместителя председателя Правительства Забайкальского края по социальным вопросам с одноцветным изображением герба Забайкальского края, без номера на обороте (образец N 18);

бланк письма заместителя председателя Правительства Забайкальского края - министра сельского хозяйства и продовольствия Забайкальского края (образец N 19);

бланк письма заместителя председателя Правительства Забайкальского края - министра экономического развития Забайкальского края (образец N 20).

8. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

8.1. Протокол.

8.1.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями исполнительного органа власти и другими организациями, на которые возложена их подготовка.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

8.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело.

8.1.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной (приложение N 3).

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь;

присутствовали - список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

перечень рассматриваемых вопросов, перечисленный в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому пункту повестки дня. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось -...".

8.1.4. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы экспертных советов, протоколы совещаний и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

8.1.5. Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по СЭД, заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

8.1.6. Протоколы могут издаваться в краткой форме. В этом случае в вводной части протокола указываются инициалы, фамилии председательствующего (председателя), секретаря (должностного лица, ведущего протокол), а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Например:

Присутствовали:
заместитель министра культуры Забайкальского края	Н.А. Абраменкова
заместители министра финансов Забайкальского края	В.А. Антропова, Д.А. Семенов, С.Ю. Чикичёва

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

В основной части протокола указываются номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрировано и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через одинарный межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

8.1.7. Протоколы координационных и совещательных органов, заседания которых прошли под председательством Губернатора Забайкальского края, оформляются исполнительным органом власти, инициировавшим заседание, в виде протокола заседания в установленном порядке, подписываются Губернатором Забайкальского края и предаются в контрольное управление Губернатора Забайкальского края (далее - контрольное управление) для постановки на контроль.

8.2. Перечень поручений Губернатора Забайкальского края.

8.2.1. Поручения Губернатора Забайкальского края, данные им на планерных совещаниях Губернатора Забайкальского края с членами Правительства края и руководителями исполнительных органов власти, на заседаниях Правительства края, а также его устные распоряжения оформляются контрольным управлением, подписываются Губернатором Забайкальского края; регистрируются и ставятся на контроль контрольным управлением в порядке, утвержденном распоряжением Губернатора Забайкальского края от 12 августа 2011 года N 383-р (далее - Порядок организации контроля за исполнением документов).

8.3. Служебные письма.

8.3.1. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по обращениям граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения граждан) - действующим законодательством.

Тексты писем, являющихся ответами на запросы юридических и физических лиц, должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

8.3.2. Служебные письма печатаются на бланках Правительства края и Губернатора Забайкальского края, бланках должностного лица формата А4 и передаются, как правило, с использованием СЭД.

8.3.3. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Правительство Забайкальского края считает...".

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма.

Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

8.3.4. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма над текстом.

8.3.5. Служебные письма проходят процедуру согласования в СЭД.

Проекты служебных писем, оформленные на бланках Губернатора

Забайкальского края и Правительства края, визируются исполнителем и руководителем исполнительных органов власти в СЭД. После регистрации в СЭД проекты служебных писем направляются в канцелярию для их подписания и регистрации.

8.3.6. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или название города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

в правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: г. Москва, 12 января 2011 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2011 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: "Господин Министр!", "Ваше Превосходительство!". В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: "Уважаемый господин Министр!"). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".

Текст делового письма заканчивается выражением уважения, комплиментом. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении"; "Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".

В ответном письме комплимент используется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста дается ссылка на приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города.

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.

Например:

	Господину _____________
	Председателю Правления фонда ________________ г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

	Его Превосходительству господину _____________
	Чрезвычайному и Полномочному Послу

Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например: "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилия адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Директор!

Уважаемый господин Сенатор!

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от ... числа".

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо "Федеративная Республика Германия" или "ФРГ" писать "Германия").

8.4. Телеграмма.

8.4.1. Телеграмма - документ, текст которого передается по телеграфной сети общего пользования. Телеграмма составляется при необходимости срочной передачи информации.

8.4.2. В телеграмме содержатся следующие реквизиты: категория телеграммы; телеграфный адрес получателя; текст (содержание телеграммы); регистрационный номер, дата регистрации; подпись; адрес и наименование отправителя (помещается под чертой); печать.

Категория телеграммы ("Срочная") указывается перед адресатом.

В телеграмме дается точный адрес без индекса: указывается город, номер почтового отделения, улица, номер дома, наименование организации, фамилия получателя.

В ответных телеграммах перед текстом обязательно указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается содержание; в частности, отрицание "не" опускать нельзя), с сокращенными обозначениями знаков препинания: точка - тчк; запятая - зпт; двоеточие - двтч; кавычки - кв ч; скобки - скб; номер - нр. Знаки "N", "+", "-", "%" следует писать словами: "N" - номер; "+" - плюс и т.д.

Все цифровые данные в тексте телеграммы пишутся словами.

8.4.3. Текст телеграммы печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух страниц, заканчивается точкой ("тчк"). Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. После текста перед подписью ставятся регистрационный номер и дата телеграммы. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

Платный текст отделяется чертой от неоплачиваемой части. Под чертой указывается: адрес отправителя; должность лица, подписавшего телеграмму; подпись и ее расшифровка; дата подписи. Подпись заверяется гербовой печатью.

Адрес, текст телеграммы и подпись печатаются прописными буквами, а знаки препинания - строчными.

8.4.4. Телеграмма печатается на стандартных листах бумаги в 2 экземплярах: первый - адресату, второй - копия с визой составителя - в дело.

8.5. Телефонограмма.

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, руководителем которого она подписана.

8.6. Правила, инструкция.

Правила и инструкции подписываются руководителем, могут утверждаться в форме грифа утверждения.

Текст правил, инструкций излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту правил, инструкции отвечает на вопрос "о чем?".

Констатирующей частью правил, инструкций служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

8.7. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

8.8. Акт.

Текст акта состоит из двух частей - вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога "О", например: "О приеме-передаче материальных ценностей".

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

8.9. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй - выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Объяснительные записки могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

8.10. Стенограмма.

8.10.1. Стенограмма конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Расшифровка стенограммы осуществляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и т. п.).

8.10.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

8.10.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

8.10.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве края обеспечивается управлением информатизации и полиграфической работы. Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником управления информатизации и полиграфической работы.

8.10.5. Расшифровку звукозаписи мероприятий, проводимых Правительством края, Губернатором края и заместителями председателя Правительства края осуществляет отдел по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края.

После окончания совещания звукозапись незамедлительно передается должностным лицом, ответственным за подготовку совещания, по согласованию с начальником отдела по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края для расшифровки.

8.10.6. Выдача электронных копий расшифрованной стенограммы и ознакомление с ними осуществляются с разрешения руководителя Департамента управления делами.

8.11. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

9. Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

9.1. Оттиск печати Губернатора Забайкальского края и Правительства края с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) проставляются на отдельных документах государственного значения и документах международного характера, а также на других документах согласно Перечню видов документов, на которых проставляется оттиск печати с изображением Государственного герба Российской Федерации (приложение N 4).

9.2. Клише печатей Губернатора Забайкальского края и Правительства края (далее - клише печати) с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливают круглой формы.

Диаметр клише печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - 40(+1) мм.

9.3. На рассылаемых копиях постановлений, распоряжений отделом по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края проставляется оттиск круглой (негербовой) печати для удостоверения их соответствия подлинникам.

9.4. Оттиск печати проставляется на документе в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, и часть личной подписи.

9.5. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием (гербовые) имеют исполнительные органы власти, действующие на правах юридического лица.

9.6. При отправке правительственной корреспонденции на пакетах проставляется оттиск специальной печати. При отсутствии специальных бланков на письмах и справках проставляются оттиски угловых штампов.

9.7. Гербовые печати Губернатора Забайкальского края и Правительства края хранятся в управлении финансово-экономической работы Администрации Губернатора Забайкальского края.

9.8. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора края разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

9.9. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы.

9.10. Изготовление печатей и штампов.

9.10.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства края, производится по письму-заявке об изготовлении печатей или штампов на руководителя Департамента управления делами.

9.10.2. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора края.

9.11. Печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и

хранения печатей и штампов в Департаменте управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края возлагаются на их руководителей.

9.12. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту.

10. Организация документооборота и исполнения документов

10.1. Общие правила организации документооборота.

10.1.1. Движение документов в Правительстве края с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

10.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Правительстве края, регламентируются Инструкцией и Регламентом Правительства края.

10.1.3. Документооборот осуществляется с использованием СЭД. Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК. При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов - формата .pdf, .tiff; для текстовых документов - .doc, .docx, .rtf).

10.2. Прием, регистрация, отправка документов.

10.2.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение в СЭД корреспонденции, поступающей на бумажных носителях, а также документов, поступающих по системе межведомственного электронного документооборота (далее - МЭДО), производятся работниками, ответственными за делопроизводство в исполнительных органах власти.

10.2.2. К регистрации и дальнейшей обработке в канцелярии принимаются документы на бумажных носителях, поступающие из внешних по отношению к СЭД источников.

При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному в канцелярии документу в РК делается связка с этим документом.

10.2.3. При приеме корреспонденции от нарочных в разносной книге (реестре) отправителя или на втором экземпляре (копии) документа ставятся дата и подпись работника, принявшего документ.

Документы, поступающие на бумажных носителях, регистрируются в СЭД, сканируются и направляются по СЭД на рассмотрение адресату.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адресования и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению.

Документы, направленные по СЭД с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов регистрационной карточки документа, в том числе не имеющие файла электронного документа или электронного образа документа, не рассматриваются до устранения нарушений.

10.2.4. Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов фиксируется в СЭД.

10.2.5. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках СЭД.

10.2.6. Письменные обращения граждан (за исключением поступивших по МЭДО и сети ViPNet из Управления Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций), адресованные или переадресованные Губернатору Забайкальского края, первому заместителю председателя Правительства края, заместителю председателя Правительства края - руководителю Администрации Губернатора Забайкальского края, заместителю председателя Правительства края по социальным вопросам, должностным лицам Администрации Губернатора Забайкальского края, а также Департамента управления делами, полученные из внешних по отношению к СЭД источников, регистрируются в СЭД сотрудниками канцелярии.

На поступившие в канцелярию письменные обращения проставляется регистрационный штамп "Департамент управления делами Губернатора Забайкальского края" в правом нижнем углу первой страницы письма. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть поставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение. Датой поступления считается дата, указанная на штампе канцелярии.

Регистрацию письменных обращений (первичный ввод данных) осуществляют работники канцелярии в СЭД не позднее 3 дней с даты их поступления.

Указываются фамилия (в именительном падеже), имя и отчество (если имеется) заявителя и его адрес. Регистрационный номер письменного обращения содержит: буквенный индекс фамилии заявителя, порядковый номер и литеру "ж" (например, номер письма заявителя Уварова С.И. - N У-74ж). Если письмо подписано двумя и более авторами, то обращение считается коллективным, о чем делается отметка в РК, в которой указывается первый по расположению и наличию подписи автор либо автор, в адрес которого просят направить ответ. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.

Письменное обращение гражданина в обязательном порядке должно содержать наименование высшего исполнительного органа государственной власти края - Правительство Забайкальского края либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, изложение сути предложения, заявления или жалобы, личную подпись гражданина и дату.

В случае необходимости к письменному обращению прилагаются документы и материалы (в подлинниках или копии).

В СЭД проставляется отметка о том, кому первоначально было адресовано обращение (Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации персонально, его заместителям, Руководителю Администрации Президента Российской Федерации, в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, иным должностным лицам или исполнительным органам власти).

Зарегистрированные обращения на имя Губернатора Забайкальского края из канцелярии в бумажном и электронном виде по СЭД в течение одного дня передаются в отдел по работе с обращениями граждан Губернатора Забайкальского края.

Зарегистрированные обращения на имя первого заместителя председателя Правительства края, заместителя председателя Правительства края - руководителя Администрации Губернатора Забайкальского края, заместителя председателя Правительства края по социальным вопросам, должностных лиц Администрации Губернатора Забайкальского края, а также Департамента управления делами из канцелярии в бумажном и электронном виде по СЭД в течение одного дня передаются по назначению адресату.

Рассмотренные обращения граждан с сопроводительными письмами и уведомлениями заявителям передаются из отдела по работе с обращениями граждан Губернатора Забайкальского края в канцелярию по реестру передачи документов до 15:00 рабочего дня.

10.2.7. Документы, поступившие в Правительство края, канцелярия сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между Губернатором Забайкальского края, который является председателем Правительства края, его заместителями и отдельными министрами и определяет документы, подлежащие регистрации.

10.2.8. После регистрации документы направляются по СЭД в электронные кабинеты должностных лиц, которым они адресованы.

10.2.9. Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Порядком организации контроля за исполнением документов.

10.2.10. Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием СЭД работниками исполнительных органов власти, ответственными за делопроизводство.

10.2.11. Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день регистрируется в СЭД и направляется для рассмотрения Губернатору Забайкальского края, а в его отсутствие - исполняющему обязанности председателя Правительства края.

10.2.12. Федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти для подготовки проекта резолюции Губернатора Забайкальского края после регистрации в канцелярии передаются в ГПУ.

10.2.13. Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по СЭД, являются электронными документами и хранятся в СЭД в соответствии с номенклатурой дел. При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

10.2.14. Подписанные письма и телеграммы передаются исполнителем в канцелярию для отправки. При этом к письму и телеграмме прилагаются полный почтовый адрес получателя или телеграфный адрес, а при ответе на входящий документ - также его номер и дата. Корреспонденция, поступившая в канцелярию для отправки после 14:00, кроме телеграмм и срочной корреспонденции, отправляется на следующий день.

Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, министерства и ведомства Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи.

10.2.15. Внутренняя переписка, а также письма, адресованные исполнительным органам власти и исполнительно-распорядительным органам местного самоуправления муниципальных образований края, отправляются исполнителями с использованием СЭД.

10.2.16. Документы, поступившие из федеральных органов государственной власти с пометками "ДСП" или "снятие копий запрещается", регистрируются в канцелярии и передаются в контрольное управление для подготовки проекта резолюции Губернатора Забайкальского края. В соответствии с резолюцией Губернатора Забайкальского края ознакомление с данными документами исполнительных органов власти, исполнительно-распорядительных органов местного самоуправления осуществляется первым ответственным исполнителем, указанным в резолюции.

10.2.17. Документы из органов прокуратуры, юстиции и судебных органов поступают в канцелярию для регистрации.

Канцелярия приобщает к документам копии спорного правового акта, листа согласования, заключений заинтересованных органов и передает документы, поступившие из органов прокуратуры, юстиции и судебных органов, в ГПУ в день их поступления для подготовки проекта резолюции Губернатора Забайкальского края.

Документы из органов прокуратуры, юстиции и судебных органов рассматриваются в установленном порядке.

10.2.18. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется отделом по работе с распорядительными документами Губернатора и Правительства Забайкальского края с разрешения начальника отдела.

10.3. Контроль исполнения документов.

10.3.1. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы. Целью контроля является обеспечение своевременного достижения контрольно-целевого результата, обозначенного в документе.

10.3.2. Порядок контроля и сроки исполнения документов в исполнительных органах власти определяются в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Забайкальского края.

10.3.3. Контроль исполнения обеспечивается структурным подразделением (отдельным специалистом), определенным локальными нормативными актами исполнительного органа власти.

10.3.4. Контроль исполнения документов осуществляется посредством СЭД и включает в себя постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контроль за исполнением документов постоянного хранения осуществляется посредством электронного и бумажного документооборота.

10.3.5. Губернаторский контроль осуществляет контрольное управление в соответствии с Порядком организации контроля за исполнением документов.

10.4. Законченные делопроизводством дела остаются для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел сдаются в архив исполнительного органа власти, при этом электронные документы (электронные образы документов) изымаются из СЭД и в дальнейшем хранятся с использованием системы "Архивное дело".

10.5. Архивом исполнительного органа власти:

осуществляются хранение документов, обеспечивается их сохранность, осуществляется справочная работа по переданным на хранение документам, выдача документов во временное пользование работникам исполнительного органа власти;

осуществляется выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

10.6. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах СЭД и "Архивное дело" и доступна в соответствии с заданными правами доступа.

11. Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

11.1. Электронная почта и факсимильная связь - одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями организациями, имеющими соответствующие технические средства.

11.2. Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой "ДСП".

11.3. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

11.4. При передаче и приеме текстов служебных документов с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполняемого в черно-белом изображении, не должен превышать более 15 Мбайт;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

11.5. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает ДИС.

11.6. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

12. Учет объема документооборота

12.1. Учет объема документооборота за определенный период времени ведется соответствующим структурным подразделением Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края в пределах своих полномочий.

12.2. За единицу учета объема документооборота принимается сам документ без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

13. Организация документооборота в делопроизводстве

13.1. Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в архив Департамента управления делами (далее - архив) и ГКУ "Государственный архив Забайкальского края" в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Забайкальского края, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

13.2. Составление номенклатуры дел.

13.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве Правительства края, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

13.2.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Инструкцией, Положениями о Департаменте управления делами и об Администрации Губернатора Забайкальского края, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве края, их виды, состав и содержание (приложение N 5).

13.2.3. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Департаменте управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 01-02, где 01 - обозначение структурного подразделения, 02 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края; для переходящих дел индекс сохраняется;

в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела;

графа 3 заполняется по окончании календарного года; в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения;

в графе 5 указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах (например, переходящих с 2001 года), выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другой исполнительный орган власти для продолжения и др.

13.2.4. Если в течение года в структурных подразделениях Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Номенклатура дел подразделения на следующий год разрабатывается до 25 декабря текущего года руководителем подразделения и после согласования с Департаментом управления делами подписывается руководителем подразделения.

13.2.5. Сводная номенклатура дел Администрации Губернатора Забайкальского края составляется Департаментом управления делами на основании номенклатуры дел подразделений Администрации Губернатора Забайкальского края, подписывается руководителем Департамента управления делами и после ее одобрения согласовывается экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Департамента по делам архивов Забайкальского края (далее - Департамент по делам архивов).

13.2.6. В течение года по согласованию с ЭПК в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается Департаментом по делам архивов и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения сводной номенклатуры дел Департамент управления делами и Администрация Губернатора Забайкальского края получают выписку соответствующих ее разделов для использования в работе. Сводная номенклатура дел регулярно подвергается экспертизе ценности документов, которую осуществляет экспертная комиссия (далее - ЭК).

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

13.2.7. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения.

13.3. Формирование документов, законченных делопроизводством.

13.3.1. Законченные делопроизводством документы передаются исполнителем работнику, ответственному за ведение делопроизводства, который формирует их в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел при методической помощи и под контролем специалистов архива. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Сроки хранения документов определяются в соответствии с номенклатурой дел и перечнями документов с указанием сроков хранения.

13.3.2. При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с номенклатурой дел;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного, временного и долговременного сроков хранения формируются в дела раздельно;

приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

13.3.3. Дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением слов "том 1", "том 2" и т.д. Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Документы, составляющие дело постоянного срока хранения, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 6); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение N 7), который располагается в конце дела; составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 8); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

13.4. Экспертиза ценности документов.

13.4.1. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической ценности документов в целях уточнения действующего и утвержденного проекта новой сводной номенклатуры дел, сроков хранения дел, выделения и уничтожения документов и дел, сроки хранения которых истекли, проверки соблюдения правил оформления документов и формирования дел.

13.4.2. Экспертиза ценности документов проводится постоянно действующей ЭК Департамента управления делами. Функции и состав комиссии, организация ее работы определяются положением о ней, которое утверждается руководителем Департамента управления делами.

13.4.3. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (приложение N 9), временного (до 10 лет включительно) сроков хранения и по личному составу для передачи в архив; акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение N 10), проверки наличия и состояния документов и дел (приложение N 11). Отбор документов для постоянного срока хранения проводится путем полистного просмотра дел.

13.4.4. Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться, и сжигаться после утверждения акта о выделении документов к уничтожению.

13.5. Организация оперативного хранения документов.

13.5.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.

13.5.2. Руководители Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

13.5.3. Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел.

13.6. Подготовка и передача документов в архив.

13.6.1. В архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив по истечении двухлетнего срока их хранения и использования. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения передаче в архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Департаменте управления делами или Администрации Губернатора Забайкальского края и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

13.6.2. Законченные делопроизводством дела переписки постоянного срока хранения по окончании календарного года передаются в архив в соответствии с графиком, согласованным с руководителем Департамента управления делами.

13.6.3. Дела, оформленные с нарушением установленных правил, возвращаются в подразделение для переоформления, которое осуществляется сотрудником службы делопроизводства Департамента управления делами или Администрации Губернатора Забайкальского края.

13.6.4. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу может быть приобщен дополнительный материал, о чем на нем делается соответствующая запись. Дополнительный материал подшивается в дело в архиве сотрудником службы делопроизводства подразделения Департамента управления делами или Администрации Губернатора Забайкальского края.

13.6.5. Дела временного срока хранения в течение двух лет хранятся в структурных подразделениях Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края для справочной работы, а затем передаются в архив.

13.6.6. Правовые акты Губернатора Забайкальского края и Правительства края и документы к ним передаются на архивное хранение в начале нового календарного года.

13.7. Оперативное использование архивных документов.

13.7.1. Работники Департамента управления делами и Администрации Губернатора Забайкальского края допускаются к работе с архивными делами и документами, находящимися на хранении в архиве, в целях исполнения своих служебных обязанностей. Архивные дела представляются по письменному запросу руководителя Администрации Губернатора Забайкальского края на имя руководителя Департамента правления делами. Работники несут ответственность за сохранность полученных архивных дел и документов и использование полученной информации в соответствии с действующим законодательством.

13.7.2. Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя Департамента управления делами. При работе с архивными документами не разрешается вносить в них поправки, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений. Правовые акты Губернатора Забайкальского края, Правительства края, протоколы заседаний, соглашений с исполнительными органами власти из архива не выдаются.

13.7.3. Архив представляет по письменным запросам организаций и граждан копии, находящихся на хранении нормативных правовых актов и иных архивных документов, выписки из них, а также архивные справки, составленные на основании указанных документов, если они необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов организаций и граждан. В иных случаях архивные документы или их копии могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководителя Департамента управления делами.

Приложение N 1
образец N 1
к Инструкции
п.п. 6.2.12

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ*
проекта правового акта

Вид акта ________________________________________________________

Проект вносится _________________________________________________

(исполнительный орган государственной власти или структурное подразделение Администрации Губернатора Забайкальского края)

Наименование (о чем?) ___________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Должность и расшифровка фамилии лица, согласующего проект	Сроки согласования		Личная подпись	Примечание
	дата сдачи	Дата получения

Данные об исполнителе: (Ф.И.О. полностью, должность, номер телефона)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Запись о соответствии бумажной копии электронному варианту, личная подпись исполнителя:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

                             регистрационный номер проекта и дата

                                              поступления проекта

                                  /------------------------------\

                                  |                              |

                                  |                              |

                                  |                              |

                                  \------------------------------/

                                                   СМ. на обороте

Рассылка

(с указанием почтовых адресов)

                                              Подпись исполнителя

_________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

* за исключением проекта правового акта Правительства Забайкальского края.

Приложение N 1
образец N 2
к Инструкции
п.п. 6.2.12

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта правового акта Правительства Забайкальского края

Вид акта ________________________________________________________

Проект вносится ________________________________________________.

(исполнительный орган государственной власти или структурное подразделение Администрации Губернатора Забайкальского края)

Наименование (о чем?) ___________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Должность и расшифровка фамилии лица, согласующего проект	Сроки согласования		Личная подпись	Примечание
	дата сдачи	Дата получения

СОГЛАСОВАНИЕ
в случае принятия
проекта правового акта Правительства Забайкальского края в рабочем порядке*

ЗАВИЗИРОВАЛИ:

Должность и расшифровка фамилии лица, согласующего проект	Сроки согласования		Личная подпись	Примечание
	дата сдачи	Дата получения

Данные об исполнителе: (Ф.И.О. полностью, должность, номер телефона)

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Запись о соответствии бумажной копии электронному варианту, личная подпись исполнителя:

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

                             регистрационный номер проекта и дата

                                              поступления проекта

                                  /------------------------------\

                                  |                              |

                                  |                              |

                                  |                              |

                                  \------------------------------/

                                                   СМ. на обороте

Рассылка

(с указанием почтовых адресов)

                                              Подпись исполнителя

_________________________________________________________________

____________________________________________________________________ _______

* заполняется без повторного согласования с членами Правительства Забайкальского края, уже согласовавшими проект правового акта Правительства Забайкальского края.

Приложение N 2
к Инструкции
п.п. 7.9-7.12

Образцы
реквизитов бланков, используемых при подготовке
и оформлении проектов правовых актов, служебных писем

Образец N 1
к приложению N 2

"Герб"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Чита

Образец N 2
к приложению N 2

"Герб"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Чита

Образец N 3
к приложению N 2

"Герб"

ГУБЕРНАТОР ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Чита

Образец N 4
к приложению N 2

"Герб"

ГУБЕРНАТОР ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Чита

Образец N 5
к приложению N 2

"Герб"

ГУБЕРНАТОР ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПОРУЧЕНИЯ

г. Чита

Образец N 6
к приложению N 2

"Герб"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Чита

Образец N 7
к приложению N 2

"Герб"

ПРАВИТЕЛЬСТВО ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Чита

Образец N 8
к приложению N 2

"Герб"

ГУБЕРНАТОР ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

г. Чита

Образец N 9
к приложению N 2

"Герб"

ГУБЕРНАТОР ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

г. Чита

Образец N 10
к приложению N 2

"Герб"
Губернатор Забайкальского края
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.: (302-2) 35-34-93; 35-21-84 факс: (302-2) 35-82-48 e-mail: gov@e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 11
к приложению N 2

"Герб"
Правительство Забайкальского края
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.: (302-2) 35-21-84 факс: (302-2) 35-82-48 e-mail: gov@e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 12
к приложению N 2

"Герб"
Губернатор Забайкальского края
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.: (302-2) 35-34-93; 35-21-84 факс: (302-2) 35-82-48 e-mail: gov@e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 13
к приложению N 2

"Герб"
Правительство Забайкальского края
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.: (302-2) 35-21-84 факс: (302-2) 35-82-48 e-mail: gov@e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 14
к приложению N 2

"Герб"
Первый заместитель председателя Правительства Забайкальского края
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.: (302-2) 35-52-79 факс: (302-2) 32-51-56; 35-82-49 e-mail: adml6@adm.e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 15
к приложению N 2

"Герб"
Заместитель председателя Правительства Забайкальского края - руководитель Администрации Губернатора Забайкальского края
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.:(302-2) 35-38-48 факс: (302-2) 32-36-82 e-mail: adml2@adm.e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 16
к приложению N 2

"Герб"
Заместитель председателя Правительства Забайкальского края - руководитель Администрации Агинского Бурятского округа Забайкальского края
Базара Ринчино ул., д. 92, пгт. Агинское, 687000 тел.: (302-39) 3-41-52 факс: (302-39) 3-45-40 e-mail: admabao@inail.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 17
к приложению N 2

"Герб"
Заместитель председателя Правительства Забайкальского края - руководитель Представительства Правительства Забайкальского края при Правительстве Российской Федерации
Новый Арбат ул., д. 19, г. Москва, 127025 тел.: (495) 697-33-28 факс: (495) 697-45-39 e-mail: predchita@arbat.tsnet.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 18
к приложению N 2

"Герб"
Заместитель председателя Правительства Забайкальского края по социальным вопросам
Чайковского ул., д. 8, г. Чита, 672021 тел.: (302-2) 35-06-89 факс: (302-2) 32-36-82 e-mail: adml5@adm.e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 19
к приложению N 2

"Герб"
Заместитель председателя Правительства Забайкальского края - министр сельского хозяйства и продовольствия Забайкальского края
Амурская ул., д. 13, г. Чита, 672010 тел.: (302-2) 36-49-12 факс: (302-2) 36-49-45 e-mail: pochta@mcx.e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Образец N 20
к приложению N 2

"Герб"
Заместитель председателя Правительства Забайкальского края - министр экономического развития Забайкальского края
Бутина ул., д. 72, г. Чита, 672027 тел.: (302-2) 40-17-69 факс: (302-2) 40-17-91 e-mail: mineconom@economy.e-zab.ru
____ ______________ 20 __ г. N ___
на N ______ от __________________

Приложение N 3
к Инструкции
п. п. 8.1.З

                            ОБРАЗЕЦ

                     оформления протокола

ПРОТОКОЛ
заседания Правительства Забайкальского края

______________________                                      N ___

   (дата заседания)

                          г. Чита

Председательствующий   -  _______________________________________

                            (указываются фамилия с инициалами,

                                         должность)

Присутствовали:

члены Правительства    -  _______________________________________

Забайкальского края         (указываются фамилии с инициалами в

руководители                  алфавитном порядке через запятую)

исполнительных органов

власти

Приглашенные:             _______________________________________

ПОВЕСТКА ДНЯ:

                            Докладчик:

    1. Об итогах социально-экономического развития Забайкальского

края за 2014 год (распоряжение)

    2. О внесении изменений в постановление Правительства

Забайкальского края от _________ N ___(постановление)

    3. О...

1. Слушали:  "Об  итогах  социально-экономического  развития

Забайкальского края за 2014 год" (фамилия, инициалы выступавших)

Выступили:

Вопросы:

Решили:  распоряжение  Правительства  Забайкальского края принять

(регистрационный N ________)

Голосовали:  "за" - ,  "против" - нет,  "воздержавшихся" - нет

в __________ заседание закрыто.

Губернатор Забайкальского края	Подпись	Инициалы, фамилия
Секретарь заседания (должность)	Подпись	Инициалы, фамилия

Приложение N 4
к Инструкции,
п.п. 9.1

Перечень
видов документов, на которых проставляется оттиск печати
с изображением Государственного герба Российской Федерации

1. Штатные расписания и изменения к ним.

2. Архивные справки.

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в судах и т.д.).

4. Договоры и соглашения (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.).

5. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, техническое и т.д.).

6. Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.).

7. Командировочные удостоверения.

8. Описи дел.

9. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.).

10. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).

11. Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные - сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов, перевод валюты и т.д.).

12. Учредительные документы организаций.

13. Реестры (чеков; бюджетных поручений, предоставляемых в банк).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.).

15. Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате; о стаже работы и т.д.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Удостоверения государственных гражданских служащих.

18. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.).

19. Наградные документы.

Приложение N 5
к Инструкции
п.п. 13.2.2

Образец

ДЕПАРТАМЕНТ УПРАВЛЕНИЯ ДЕЛАМИ ГУБЕРНАТОРА ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Индекс N 2-03д-40	____________________ Ю.В. Андронаки
г. Чита	"______" ___________________ 2015
на 2015 год

п.п.	Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во ед. хр.	Срок хранения и N статен по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6
2-01 Руководство Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края
1	2-01-01	Приказы Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края по основной деятельности Департамента		Пост ст. 19 а
2	2-01-02	Приказы Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края по деятельности помощников членов Совета Федерации и помощников депутатов Государственной Думы		Пост, ст. 19 а

Документовед	И.В. Денисова
СОГЛАСОВАНО	СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК Департамента управления делами Губернатора Забайкальского края От ____________________N _____ Председатель ЭК	Протокол ЭПК Департамента по делам архивов Забайкальского края От ________________________N _____ Председатель ЭПК
_______________ Е.Н. Тимошенко	____________________________ Ф.И.О.

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ________ году в Департаменте управления делами Губернатора Забайкальского края

По срокам хранения	Всего	в том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	о	4
постоянного
временного (свыше 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Приложение N 6
к Инструкции
п. п. 13.3.3

ФОРМА
обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

_________________________________________________________________

	Ф N __________________
	Оп N _________________
	Д N __________________

_________________________________________________________________

(наименование государственного архива)

_________________________________________________________________

(наименование исполнительного органа власти и структурного подразделения)

                            ДЕЛО N _______

_________________________________________________________________

(заголовок дела)

                            Том N ________

                                           Начато:

                                           Окончено:

                                           На ____________ листах

                                           хранить постоянно

Фонд N __________________

Опись N _________________

Дело N __________________

Приложение N 7
к Инструкции
п.п. 13.3.3

                              Форма

      ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________________________________

                               (заполняется работником архива)

В деле подшито и пронумеровано _________________________ лист(ов)

                                 (цифрами и прописью)

с N _______________ по N ________________________________________

в том числе:

литерные номера _________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________

+ листов внутренней описи _______________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица, составляющего заверительную надпись	Подпись	Инициалы, фамилия
Дата

Приложение N 8
к Инструкции
п.п. 13.3.3

ФОРМА
внутренней описи документов дела

                         внутренняя опись

                          документа дела

                        N _______ (индекс)

N п/п	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номер листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

     ИТОГО __________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________ листов.

                                      (цифрами и прописью)

Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись	Личная подпись	Инициалы, фамилия
Дата

Приложение N 9
к Инструкции,
п.п. 13.4.3

Архив за 20 __ год ______________________________________________

                     (наименование структурного подразделения)

Опись
дел постоянного срока хранения, сданных на хранение в архив

N п/п	Номер дела	Заголовок дела	Кол-во листов	Год		Срок хранения*	Примечание
				начала дела	окончания дела
1	2	3	4	5	6	7	8

Сдал _____________                _____________________ 20 ___ г.

       (подпись)                   (инициалы, фамилия)

Принял в архив _____________      _____________________ 20 ___ г.

                  (подпись)        (инициалы, фамилия)

___________________________________________________

* Графа 7 опускается в описях дел постоянного хранения

Приложение N 10
к Инструкции,
п.п. 13.4.3

Наименование исполнительного органа власти	УТВЕРЖДАЮ
	(наименование должности руководителя его инициалы и фамилия)
	Подпись
	Дата

АКТ
о выделении документов (дел) к уничтожению

Дата ______________ Индекс __________________

_____________________________________________

(место составления)

Основание: приказ от _______ N ______________

                      (дата)

Составлен: экспертной комиссией

Председатель комиссии: __________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: _________________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилия)

Присутствовали: _________________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилия)

_________________________________________________________________

Комиссия, руководствуясь перечнем _______________________________

                                       (название перечня)

отобрала  к  уничтожению   как  не  имеющие   научно-исторической

ценности и  утратившие  практическое  значение  следующие  дела и

документы:

_________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения Администрации Губернатора Забайкальского

_________________________________________________________________

края, в деятельности которого отложились документы, не подлежащие дальнейшему хранению)

N п/п	Годы документов	Заголовки дел и документов (групповые или индивидуальные), индексы дел по номенклатуре, описи	Пояснения	Кол-во дел (томов)	Номера статей по перечню
1	2	3	4	5	6

Всего дел _______________________________________________________

                           (цифрами и прописью)

Председатель экспертной комиссии ________________________________

                                      (инициалы, фамилия)

Подпись:

Члены:                        Подписи: __________________________

                                          (инициалы, фамилия)

Документы уничтожены          ___________________________________

                                             (дата)

Председатель экспертной комиссии ________________________________

                                      (фамилия, инициалы)

Подпись

Дата

Приложение N 11
к Инструкции,
п.п. 13.4.3

Наименование исполнительного органа власти	УТВЕРЖДАЮ
	(наименование должности руководителя его инициалы и фамилия)
	Подпись
	Дата

АКТ
проверки наличия и состояния документов и дел

Дата ______________ Индекс __________________

_____________________________________________

(место составления)

Основание: приказ от _______ N ______________

                      (дата)

Составлен комиссией

Председатель комиссии: __________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилия)

Члены комиссии: _________________________________________________

                            (должность, инициалы, фамилия)

Проверкой установлено:

1. Всего числится по описям (номенклатурам дел)

______________________________________________ (документов, дел):

         1)из них оказалось

_______________________________________________________________ ,

         2)не обнаружено

________________________________________________________________.

(индексы (номера) документов, дел, изданий)

2. Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел)

_________________________________________________________________

3. Характеристика состояния документов, дел, изданий ____________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

Выводы комиссии по результатам проверки _________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________