Раздел II. Порядок приема, отправления дел и корреспонденции (п.п. 13-25)

Раздел II
Порядок приема, отправления дел и корреспонденции

13. Все судебные дела и корреспонденция, поступающие мировому судье, принимаются, а также отправляются по назначению работником аппарата мирового судьи, должностным регламентом (должностной инструкцией) которого предусмотрены соответствующие полномочия.

14. При регистрации входящей корреспонденции проверяется соответствие присланных судебных дел и других материалов описи, а затем ставится на первой странице обложки дела (письма и т.п.) в нижнем правом углу штамп, где проставляется дата поступления материала в суд и регистрационный номер документа по журналу учета входящей корреспонденции (форма N 1).

Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого посылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение исполнителю (форма N 1-б).

Конверты от поступивших по почте исковых заявлений, представлений, апелляционных (частных) жалоб, исполнительных документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю с сопроводительным письмом. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующий наряд.

15. Поступившие на судебный участок дела, материалы и иные документы, в том числе присланные электронной почтой, факсом, а также телеграммы регистрируются в журнале учета входящей корреспонденции (форма N 1).

При использовании автоматизированного учета журнал учета входящей корреспонденции (форма N 1) формируется автоматически в базе данных программного изделия "АМИРС" (далее ПИ АМИРС) с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в последний рабочий день недели либо по мере необходимости чаще. Реестры подшиваются в обложку, нумеруются, в конце года прошиваются и скрепляются печатью.

16. Дела об административных правонарушениях, поступившие на судебный участок одновременно с доставкой правонарушителей, до их рассмотрения также подлежат регистрации в журналах (формы N 1 и форма 7-а).

17. Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции (исполнительные документы, поручения других судов) в журнал учета входящей корреспонденции могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).

При большом объеме поступающей по почте корреспонденции регистрация может производиться в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по уголовным, гражданским делам, делам об административных правонарушениях, прочая корреспонденция и т.д.

18. Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их мировым судьей для приобщения к делам:

1) судебные повестки, возвращенные мировому судье;

2) расписки в получении судебных повесток, исковых заявлений (жалоб), копий судебных актов.

Также не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом рекламные извещения, поздравительные письма.

19. После регистрации, но не позднее следующего рабочего дня, вся поступившая корреспонденция передается по назначению для рассмотрения в порядке, установленном мировым судьей.

Уголовные, гражданские дела, дела об административных правонарушениях, а также материалы, возвращенные в связи с отменой или изменением приговоров и решений либо с частными определениями вышестоящих судов, письма, заявления, жалобы непроцессуального характера и другие материалы передаются мировому судье.

20. При использовании автоматизированного судебного делопроизводства список дел, назначенных к рассмотрению на определенную дату (форма N 58), формируется автоматически и размещается на информационных стендах, в информационных киосках и на сайте мирового судьи в сроки, указанные в Регламенте организации размещения сведений о находящихся в суде делах и текстов судебных актов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" на официальном сайте суда общей юрисдикции (далее - Регламент), утвержденном постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 27.01.2011 N 253 (в редакции постановления Президиума Совета судей Российской Федерации от 24.03.2011 N 259).

В случае необходимости может быть использован соответствующий журнал формы N 2.

При отсутствии автоматизированного судебного делопроизводства для учета дел и материалов, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, работник аппарата мирового судьи в соответствии с должностным регламентом ведет журнал формы N 2.

Допускается ведение журнала учета дел, назначенных к рассмотрению в судебном заседании, в электронном виде с использованием текстового редактора Word (форма N 2-а) с последующим распечатыванием на бумажный носитель в конце рабочего дня. Бумажный носитель подшивается в обложку.

21. Исковые заявления (жалобы) и приобщенные к ним материалы и другие заявления, принятые мировым судьей на личном приеме, не позднее следующего рабочего дня сдаются в канцелярию для регистрации в журнале учета входящей корреспонденции и после регистрации с присвоением соответствующего регистрационного номера и даты поступления возвращаются мировому судье либо передаются исполнителю для рассмотрения.

22. Лицо, подающее исковое заявление и другие материалы на личном приеме, может представить дополнительную копию вышеуказанного документа, на котором по его просьбе ставится дата и указывается фамилия лица, принявшего документы, после чего копия возвращается заявителю.

23. При отправке по назначению судебных дел и других документов, в том числе при направлении по электронной почте, факсу, регистрация которых производится в журнале формы N 1-а, исходящий номер на сопроводительных письмах должен соответствовать номеру дела (материала) или номеру того наряда, в котором эта переписка должна храниться.

При использовании автоматизированного учета журнал учета исходящей корреспонденции может формироваться автоматически в базе данных ПИ "АМИРС" с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце последнего рабочего дня недели либо по мере необходимости чаще. Реестры подшиваются в обложку, нумеруются, в конце года прошиваются и скрепляются печатью.

Сопроводительные письма к отправляемым по назначению делам и другой исходящей корреспонденции подписываются мировым судьей. Копия сопроводительного письма подшивается в соответствующие судебное дело (производство) либо наряд.

24. Дела, материалы направляются заказными бандеролями, а исковые материалы, исполнительные документы - заказными письмами с заказными уведомлениями о вручении либо направляются курьерами.

На заказные бандероли и письма составляется список внутренних почтовых отправлений (форма N 3), отдельно на бандероли и на письма.

Список внутренних почтовых отправлений остается в судебном участке и подшивается в хронологическом порядке в наряд.

Дела, материалы и корреспонденция, направляемые адресатам с курьерами, записываются в разносную книгу для местной корреспонденции (форма N 4) и сдаются получателям под расписку в этой книге.

25. Судебные повестки, а также копии судебных актов (определений, решений, приговоров, постановлений) направляются адресатам в заказных письмах с заказными уведомлениями о вручении в соответствии с требованиями приказа ФГУП "Почта России" от 31.08.2005 N 343 "О введении в действие "Особых условий приема, вручения, хранения и возврата почтовых отправлении разряда "Судебное". Бланк уведомления прикрепляется к стороне конверта, на которой не указывается адрес. На лицевой стороне конверта делается отметка "Судебное".

Извещение о вызове в суд лиц может быть осуществлено посредством направления телеграмм, телефонограмм, по факсимильной связи с указанием лица, принявшего извещение (ф.и.о., должности и сведений о передаче извещаемому лицу сообщения), либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или его вручение адресату, в том числе посредством СМС-сообщения в случае согласия участника судопроизводства на уведомление таким способом и при фиксации факта отправки и доставки СМС-извещения адресату. Факт согласия на получение СМС-извещения подтверждается распиской, в которой наряду с данными об участнике судопроизводства и его согласием на уведомление подобным способом указывается номер мобильного телефона, на который оно направляется.

Повестки, копии судебных актов также могут быть доставлены адресатам курьерской службой.

Общий порядок и правила организации извещения участников судопроизводства о дате, времени и месте рассмотрения дела у мирового судьи посредством отправки им СМС-сообщений определяются соответствующим регламентом, утверждаемым Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.