Приложение. Порядок оформления и организации работы с информационно-справочными документами Администрации городского округа Самара

Приложение
к распоряжению Администрации
городского округа Самара
от 20.09.11 N 184-р

Порядок

оформления и организации работы с информационно-справочными документами Администрации городского округа Самара

1. Общие положения

1.1. Порядок оформления и организации работы с информационно-справочными документами (далее - ИСД) Администрации городского округа Самара (далее - Порядок) разработан в целях установления единого подхода к оформлению и движению документов, создаваемых в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации городского округа Самара, в части оформления ИСД и унификации технологий работы с ними.

Настоящий Порядок не охватывает организацию и ведение секретного делопроизводства, а также документов, содержащих сведения ограниченного распространения с грифом "ДСП".

1.2. Порядок разработан на основании:

Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Рос архива от 23.12.2009 N 76;

ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. У инфицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения";

Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 221.

1.3. Порядок устанавливает общие требования к оформлению служебных документов и организации работы с ними в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации городского округа Самара.

В данном Порядке на основе действующего законодательства, нормативных и методических документов сформулированы актуальные требования к составлению и оформлению информационно-справочных документов.

Соблюдение Порядка является обязательным для всех сотрудников Администрации городского округа Самара.

1.4. Положения Порядка распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.5. Ответственность за исполнение настоящего Порядка возлагается на руководителей подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, а также на руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара.

1.6. Ведение делопроизводства, документооборота, контроля за исполнительской дисциплиной и формирование архивных дел с информационно-справочными документами в соответствии с действующей Номенклатурой дел Администрации городского округа Самара в подразделениях Аппарата Администрации городского округа Самара, а также в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации городского округа Самара осуществляется работниками делопроизводственных подразделений вышеуказанных органов (делопроизводственные группы, канцелярии, делопроизводственные и общие отделы) и специалистами, на которых возлагаются эти обязанности (ответственные за делопроизводство).

1.7. Организация методического руководства и контроля за соблюдением данного Порядка осуществляется уполномоченным на ведение делопроизводства, документооборота и контроля за исполнительской дисциплиной подразделением Аппарата Администрации городского округа Самара (далее - уполномоченное подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара).

1.8. При работе с оригиналами документов не разрешается вносить в них исправления, делать пометки.

1.9. Работать с документами вне служебных помещений запрещается. Исключением являются: суд, иные юрисдикционные органы, выездные совещания, семинары.

1.10. Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники обязаны передать через ответственного за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы и поручения другому сотруднику на основании указания руководителя подразделения.

1.11. При увольнении или переходе на работу в другой отраслевой (функциональный) или территориальный орган Администрации городского округа Самара сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство.

1.12. Об утрате оригиналов документов необходимо доложить руководителю подразделения.

1.13. Документы и материалы из вышестоящих органов государственной власти, поступившие в отраслевой (функциональный) или территориальный орган Администрации городского округа Самара на рассмотрение, до принятия по ним официального решения относятся к материалам, содержащим служебные сведения.

Информация, содержащаяся в данных документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

1.14. Передача каких-либо служебных сведений или документов представителям средств массовой информации осуществляется в установленном порядке.

1.15. Электронная версия Порядка размещается на общем сетевом ресурсе Администрации городском округе Самара. За обновление версии несет ответственность руководитель уполномоченного подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара.

1.16. Все работники подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, а также отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Порядка, за сохранность находящихся у них оригиналов документов и за разглашение содержащихся в документах служебных сведений.

1.17. Движение внутренних документов информационно-справочного характера в электронном виде в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом допускается без оформления бумажного носителя и без использования электронной цифровой подписи.

1.18. Вновь принятые работники отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара, на которых возлагаются обязанности но ведению общего и архивного делопроизводства, обязаны в течение трех дней от даты поступления на работу пройти обучение и инструктаж:

по работе в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом;

по ведению общего и архивного делопроизводства.

2. Общие требования к бланкам и оформлению реквизитов информационно-справочных документов

2.1. Бланки документов.

В Администрации используются бланки формата А4 (210 х297 мм) и бланки формата А6 (105 х 148 мм). Бланки имеют продольное и угловое (для различных форм бланков) расположение реквизитов.

2.1.1. Бланки, изготовленные типографским способом, содержат на лицевой стороне, на левом поле бланка, в нижнем углу, шестизначный порядковый номер.

2.1.2. Бланки изготавливаются на бумаге, которая должна иметь следующие характеристики:

плотность - от 90 до 120 1 /м2;

белизна - 100-110%; непрозрачность - 97-98%.

2.1.3. Документ, оформленный на бланке (или на обычном листе писчей бумаги), должен иметь следующие размеры полей;

левое - 30 мм;

правое - 15 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.1.4. При оформлении ИСД в текстовом редакторе "Word-2007" используется шрифт "Times New Roman", кегль шрифта 14, междустрочный интервал 1,5.

Допускается при оформлении внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные и информационные записки) использовать междустрочный интервал 1,3.

Наименьшие допускаемые при оформлении ИСД кегли шрифта:

кегль 12 используется при заполнении реквизита N 18 (заголовок к тексту ИСД);

кегль 10 используется при заполнении реквизита N 30 (идентификатор электронной копии документа).

Абзац текста документа устанавливается на отметке 1,25 см от границы левого поля.

2.1.5. При оформлении многостраничного документа не нумеруется первый лист документа. Все последующие листы нумеруются, начиная с номера 2.

Порядковые номера проставляются посередине верхнего поля листа документа арабскими цифрами без слова "страница" (или его сокращения "стр.").

2.2. Для регистрации выдаваемых пользователям номерных бланков в уполномоченном подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара ведется Журнал учета выдачи номерных бланков (далее - Журнал). Все листы Журнала нумеруются и прошиваются в три прокола. На последней странице Журнала проставляются: данные о количестве прошитых и пронумерованных листов; полное наименование должности руководителя уполномоченного подразделения; инициалы и фамилия данного руководителя, его заверяющая подпись, оттиск круглой печати "Для документов".

2.2.1. Все виды номерных бланков выдаются пользователям в уполномоченном подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара, работник которого фиксирует в Журнале факты выдачи бланков. Получатель номерных бланков ставит в Журнале свою подпись.

2.2.2. Испорченные экземпляры номерных бланков документов и бракованные экземпляры бланков подлежат возврату в уполномоченное подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара. Ежегодно испорченные и бракованные экземпляры бланков выделяются к уничтожению и уничтожаются методом механического разрушения (шредер) на основании акта, подписанного уполномоченными должностными лицами, отвечающими за делопроизводство и документооборот в Аппарате Администрации городского округа Самара.

2.3. Типы и виды бланков (образцы и макеты), применяемых в Администрации городского округа Самара, а также порядок их применения и оформления утверждаются распоряжением Администрации городского округа Самара.

2.4. Реквизиты документов:

2.4.1. Каждый вид документа состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.

Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных на документе, составляет его формуляр. Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов.

2.4.2. При подготовке, оформлении и прохождении документов используются следующие реквизиты:

02 - герб городского округа Самара;

08 - полное наименование организации;

09 - справочные данные организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе данного документа и номер его телефона;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию (регистрационный штамп);

30 - идентификатор электронной копии документа (отметка для автоматического поиска документа).

2.4.3. В отдельных случаях состав указанных реквизитов может быть дополнен, например, при необходимости на документе может быть проставлена пометка "Проект", которая располагается в правом верхнем углу. В правом верхнем углу документа могут также стоять отметки, не являющиеся реквизитами, но близкие по назначению к реквизитам, а именно: "Экземпляр N ___", "Копия N ___", "Взамен ранее разосланного", "Подлежит возврату".

2.4.4. При разработке бланков документов из вышеперечисленных реквизитов (на бланках типографского изготовления) использовались следующие реквизиты: 02, 08, 09, 10, а также установлены специальные отметки для расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 18.

2.4.5. Не воспроизводятся на бланках Администрации городского округа Самара следующие реквизиты:

01 - Герб Российской Федерации;

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа.

2.4.6. Воспроизводятся в обязательном порядке следующие реквизиты:

2.4.6.1. Реквизит 02 - "герб городского округа Самара". Реквизит помещается на всех бланках, воспроизводится с императорской короной над щитом герба. Цвета герба соответствуют следующим наименованиям в классификаторе цветов "PANTONE" при типографском воспроизведении герба:

лазуревый цвет - PMS 306;

зеленый цвет - PMS 347;

золотой цвет - PMS 110;

серебряный цвет - Cool Gray 4.

"Герб городского округа Самара"

В черно-белом воспроизведении изображения герба городского округа Самара цвета обозначаются следующим образом:

лазуревый цвет - горизонтальными линиями;

зеленый цвет - диагональными линиями, проведенными от верхнего левого угла к правому нижнему;

золотой цвет - точками;

серебряный цвет - незакрашенным полем.

"Герб городского округа Самара"

2.4.6.2. Реквизит 08 - "наименование организации". Орган местного самоуправления - автор документа, под которым понимается юридическое лицо, создавшее документ.

2.4.6.3. Реквизит 09 - "справочные данные об организации". Данный реквизит содержит следующую информацию:

почтовый адрес;

номер телефона;

номер факса;

"позывной пароль" телекса (если имеется и функционирует телетайп);

адрес, электронной почты.

Группы цифр в номерах телефонов, факсов для удобства прочтения и воспроизведения разделяются пробелом, например; 241 90 64.

Официальный адрес электронной почты служит идентификатором организации или структурного подразделения в локальной или глобальной компьютерной сети.

Объем сведений, указанный в реквизите "справочные данные организации", устанавливается настоящим Порядком.

2.4.6.4. Реквизит 10 - "наименование вида документа". Соответствует видам документов, предусмотренных Общероссийским классификатором управленческой документации, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299. В бланках писем наименование документа не указывается.

2.4.6.5. Реквизит 11 - "дата документа". Дата подписания документа или его утверждения (для актов, протоколов - дача события). Для писем - это одновременно дата регистрации и дата отправки (рассылки) письма.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности; день месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой. Год - четырьмя арабскими цифрами.

Например; 17.08.2006.

При подготовке нормативных и финансовых документов дата заполняется словесно-цифровым способом в следующей последовательности: 10 сентября 2006 года.

Дата документа проставляется должностным лицом, регистрирующим данный документ.

2.4.6.6. Реквизит 12 - "регистрационный номер документа".

Проставляется работниками уполномоченного подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара на основании данных о регистрации документа в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом и состоит из делопроизводственного индекса подразделения - автора документа, регистрационного порядкового номера и аббревиатуры данного подразделения.

2.4.6.7. Реквизит 13 - "ссылка на регистрационный номер и дату документа". Включает в себя регистрационный исходящий номер и дачу регистрации исходящего от контрагента документа, на который подготовлен ответ.

Реквизит 13 заполняется непосредственно под реквизитом 12 и только в письмах-ответах. Заполнение его осуществляется в обязательном порядке, т.к. введение данного реквизита в карточку исходящего (входящего) документа при регистрации в автоматизированной системе делопроизводства и управления документооборотом позволяет в дальнейшем оперативно осуществлять контроль исполнения поручений по письмам и собирать в программе "историю" и "подшивку" документов.

2.4.6.8. Реквизит 15 - "адресат". Заполняется в левом верхнем углу бланка. Адресат всегда указывается с одинарным междустрочным интервалом с выравниванием (центрированием) относительно самой длинной строки. Если адресатом являются органы государственной власти, то адресат указывается в именительном падеже.

Например:

Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации

2.4.6.8.1 Если адресатом является должностное лицо государственного органа власти, то с междустрочным одинарным интервалом сначала указывается наименование организации в именительном падеже, затем указывается должность работника организации в дательном падеже, затем с интервалом 1,5 строки указываются инициалы и фамилия адресата.

Например:

Генеральная прокуратура Старшему помощнику Российской Федерации Российской Федерации Генерального прокурора А.Т. Мельникову

2.4.6.8.2. При обращении к должностному лицу может употребляться вежливая форма обращения, а именно специальное слово-обращение, например, господин.

В качестве слова-обращения употребляются также ученые звания: академик, профессор, доцент, старший научный сотрудник (с.н.с.), кандидат экономических наук (к.э.н.) и т.д. При наличии слова-обращения инициалы адресата указываются после фамилии.

Например:

Председателю Ассоциации Предпринимателей к.э.н. Поплавскому Ю. А.

2.4.6.8.3. Если документ адресуется на предприятие, в организацию, то указывается наименование организации, затем почтовый адрес.

Например:

ОАО "Пермьгражданпроект" г. Пермь, РФ, 614099 Октябрьская ул., д. 17 "а",

2.4.6.8.4. Если необходимо отправить документ нескольким однородным организациям, то в реквизите "Адресат" эти организации можно указать обобщенно.

Например:

Заместителям Главы городского округа - главам администраций районов городского округа Самара

2.4.6.8.5. При адресации документа физическому лицу вначале указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Томолиной А.С. Черемшанская ул., д. 87, кв. 1, г. Самара, 443080

2.4.6.8.6. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Например:

Минэкономики России Минфин России Минюст России Минтруд России

2.4.6.8.7. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки документ.

На копиях направляемых документов над указанием адресата и адреса слово "копия" не пишется.

2.4.6.8.8. На всех почтовых отправлениях адрес контрагента пишется в следующей последовательности:

наименование адресата (контрагента): инициалы имени и отчества, фамилия для должностных лиц организации и фамилия, инициалы имени и отчества для физических лиц;

наименование улицы, номер дома, номер квартиры;

наименование населенного пункта (города, поселка и др.);

наименование области, края, автономного округа (области), республики;

страна (для международных почтовых отправлений);

почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя.

Адрес контрагента пишется в правой нижней части конверта, почтовой карточки, оболочки почтового отправления, а адрес отправителя - в левом верхнем углу.

2.4.6.9. Реквизит 16 - "утверждение документа". Располагается в верхнем правом углу первой страницы документа и состоит из слова "Утверждаю" (без кавычек и двоеточий), оформленного прописными буквами, далее с одинарным междустрочным интервалом с центрированием относительно самой длинной строки указываются: наименование должности лица, утверждающего документ, его подпись, инициалы, фамилия и дата утверждения.

Например:

Утверждаю Руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара (инициалы, фамилия) (личная подпись) 25 января 2011 года

При утверждении документа по становлением, распоряжением, приказом гриф утверждения состоит из слова "Утвержден" (Утверждена, Утверждено), наименования документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например, при утверждении Положения делается надпись следующего содержания:

УТВЕРЖДЕНО распоряжением Администрации городского округа Самара от 14 января 2011 года N 11-р

2.4.6.10. Реквизит 17 - "резолюция". Резолюция может быть написана на документе соответствующим должностным лицом (адресатом или исполнителем) под реквизитом 15 - "адресат" или на специальном бланке для резолюций.

Резолюция включает в себя фамилии, инициалы ответственного исполнителя и соисполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:

Зайцевой A.В Никитину П.С Прошу подготовить проект договора до 21.02.2011 ______________ (личная подпись, дата)

На документе должно быть не более четырех резолюций.

Если исполнителей поручения несколько, то должностное лицо, указанное в перечне исполнителей первым, является ответственным исполнителем данного поручения.

Допускается возле фамилии ответственного исполнителя через дефис указывать: "- Созыв", выделять в тексте резолюции ответственного исполнителя подчеркиванием.

При оформлении резолюции на специальном бланке формата А6 запись выполняется в следующем виде (фрагмент бланка).

Например:

"Фрагмент бланка"

2.4.6.11. Реквизит 18 - "заголовок к тексту". Краткое изложение документа. При оформлении данного реквизита на бланках писем используется кегль шрифта 12. надпись выполняется с одинарным междустрочным интервалом.

Заголовок не должен выходить за рамки, ограничивающие расположение данного реквизита на бланке письма. Размер текста заголовка не должен превышать трех строк.

Заголовок оформляется от левого поля документа и начинается с предлога "О" или "Об".

Заголовок грамматически согласовывается с названием документа.

Например:

12.01.2011 г. N 06-04/11-223 (о чем?) [ Об изменении форм отчетности ] по выдаче справок социального характера

Заголовок формулируется с помощью отглагольных существительных ("Об отмене....", "О выделении....", "О назначении...", "О внедрении...", "Об изменении...", "О направлении...." и т.д.).

Нельзя ограничивать заголовок только указанием объекта (подразделения, лица и т.д.), по поводу которого издается документ, без обозначения характера предписываемых действий.

Например,

(образец неверного написания заголовка):

13.01.2011 г. N 06-02/331 (о чем?) [ О нарушениях Правил ]

Правильное написание заголовка.

Например:

16.07.2011 г. N 12/02/03/ 23 (о чем?) [ О нарушениях Правил формирования архивных дел ]

Заголовок не составляется к тексту телефонограмм, телеграмм, извещений и к тексту документов, оформленных на бланках формата А5.

2.4.6.12. Реквизит 19 - "отметка о контроле". Проставляется на документах, подлежащих контролю, штампом "Контроль" (допускается указывать ниже оттиска штампа контрольную дату исполнения или номер и дату регистрации контрольной карточки).

При постановке документа на контроль в автоматизированной системе электронного делопроизводства и у правления документооборотом программа создает контрольную карту установленного образца и присваивает ей номер. На документе, подлежащем контролю, работник, выполняющий функции учета контрольных поручений и контроля за исполнительской дисциплиной в уполномоченном подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара (работник, назначенный ответственным за ведение контроля в отраслевом (функциональном) или территориальном органе Администрации городского округа Самара), ставит оттиск штампа (цвет оттиска красный):

"Оттиск штампа"

2.4.6.13. Реквизит 20 - "текст документа". Текст документа оформляется кеглем шрифта 14 и одинарным междустрочным интервалом.

2.4.6.13.1. Текстом информационно-справочного документа является выраженное средствами делового языка содержание действий, изложение фактов, событий, данных. Текст документа должен содержать достоверную, аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко.

2.4.6.13.2. Тексты документов пишутся на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в органы местного самоуправления;

гражданам Российской Федерации, а также юридическим лицам, расположенным на территории Российской Федерации,

Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны, в которой размещается корреспондент, или на английском языке.

Особенности оформления исходящих писем зарубежным партнерам в Англию, Францию, Германию изложены в разделе 5 настоящего Порядка.

2.4.6.13.3. В деятельности организаций могут использоваться унифицированные тексты документов, представленные в форме связного текста, трафарета, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

а) Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете", "были", "находились" и т.д.).

Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Например:

Каким иностранным языком владеете

Свободно владею немецким языком.

б) Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица размещается более чем на одной странице, то такой документ оформляется как приложение к основному тексту письма или рассылается адресату с сопроводительным письмом.

Для случаев, когда таблица напечатана на нескольких страницах, графы таблицы обязательно нумеруют, а на следующей странице печатают только номера этих граф.

Например (первая страница документа):

Структурное подразделение		Профессия	Кол-во штатных единиц	Оклад	Надбавка	Месячный фонд заработной платы	Примечание
Наименование	Код
1	2	3	4	5	6	7	8

Последующие страницы документа:

1

2

3

4

5

6

7

8

в) Сплошной связный текст документа, содержащий грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях, применяется при подготовке нормативных актов, договоров, контрактов, соглашений, служебных записок, служебных писем, справок установленного образца и т.д.

Связные тексты допускается подразделять на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки).

Заголовки перед текстом разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами).

Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется.

2.4.6.13.4. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

2.4.6.13.5. Текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой, констатирующей части, могут указываться причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с ранее изданными нормативными актами или другими документами по данному вопросу.

В тексте документов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты:

название вида документа (1);

автор (2);

дата регистрации (3);

регистрационный номер (индекс) (4);

заголовок (5)

Например:

"Реквизиты документов"

Во второй, заключительной части, излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть.

Например: текст письма может содержать просьбу без пояснения.

При подготовке документов, составленных по однотипным, повторяющимся ситуациям (договоров, контрактов, актов, сопроводительных, гарантийных писем, рекламаций, заявок, заключений и т.д.), используются унифицированные формы с трафаретным текстом.

Если подготовка документов ведется на средствах электронно-вычислительной техники, необходимо использовать базу данных "текстовых заготовок".

В тексте не рекомендуется отделять инициалы имени, отчества от фамилии, переносить их на другую строку или страницу.

2.4.6.14. Реквизит 21 - "отметка о наличии приложения".

В случае если приложение названо в тексте документа, оно оформляется следующим образом. По окончании текста документа выполняется отступ - два междустрочных интервала по 1,5 строки и печатается слово "Приложение" от левой границы поля без абзаца.

Например:

Приложение: на 5 листах в 2 экземплярах.

2.4.6.14.1. В случае если приложение не названо в тексте документа, то по окончании текста пишутся полные наименования прилагаемых документов.

Например:

Приложение: 1, Положение об организационном отделе на 12 л. в 1 экз. 2. Образцы бланков писем, применяемых в Администрации городского округа Самара, на 6 л. в 1 экз.

2.4.6.14.2. Если приложения сброшюрованы, то число листов приложения не указывают.

Если к документу прилагается другой документ, тоже имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: копия письма Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

2.4.6.14.3. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: таблица на 3 л. в 2 экз. только в первый и во второй адреса.

2.4.6.15. Реквизит 22 - "подпись". Включает в себя: наименование должности должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращенное - на документе, оформленном на бланке), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Если полное наименование должности занимает несколько строк, то все строки выравниваются (центруются) относительно самой длинной строки.

2.4.6.15.1. Инициалы и фамилия руководителя выравниваются по правому полю и указываются на уровне последней строки полного наименования должности.

Например:

Заместитель Главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара И.О. Фамилия (личная подпись) дата

2.4.6.15.2. При подписании документа, оформленного несколькими должностными лицами, их подписи располагаются одна над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Заместитель Главы городского округа Самара И.О. Фамилия (личная подпись) дата

Руководитель Управления по работе с обращениями граждан Аппарата Администрации городского округа Самара И.О. Фамилия (личная подпись) дата

2.4.6.15.3. При подписании документа, оформленного на бланке структурного подразделения Администрации городского округа Самара, Аппарата Администрации городского округа Самара, наименование подразделения не дублируется после наименования должности руководителя.

Например:

Руководитель Департамента _________ И.О.Фамилия (личная подпись) дата

2.4.6.15.4. При подписании документа несколькими лицами равных должностей подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель Главы городского округа - глава администрации Железнодорожного района городского округа Самара	Заместитель Главы городского округа - глава администрации Кировского района городского округа Самара
(личная подпись) И.О.Фамилия дата	(личная подпись) И.О.Фамиия дата

2.4.6.15.5. В документах, составленных по итогам работы различных официальных комиссий, не указывают должности лиц, подписывающих документ, а указываются их обязанности в составе комиссии в соответствии с рангом их распределения.

Например:

Руководитель рабочей группы	И.О. Фамилия
(личная подпись) дата
Секретарь рабочей группы	И.О. Фамилия
(личная подпись) дата

2.4.6.15.6. Документ может быть подписан руководителем, исполняющим: обязанности вышестоящего должностного лица, при этом словосочетание "исполняющий обязанности" пишется полностью.

Не допускается ставить в данном случае надпись от руки "зам." или косую черту перед наименованием должности,

2.4.6.15.7. При официальной рассылке документа средствами электронного документооборота документ подписывается электронной цифровой подписью (далее - ЭЦП).

ЭЦП согласно Федеральному закону от 06.04.2011 N 63 - Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи" - это информация в электронной форме, которая присоединяется к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) и используется для определения лица, подписывающего данную информацию. ЭЦП признается в электронном документе равнозначной собственноручной подписи в документе, выполненном на бумажном носителе, при одновременном соблюдении следующих условий:

сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, определяющих момент подписания;

подтверждена подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе;

электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

Участник любой информационной системы может быть владельцем любого количества сертификатов ключей подписи. Электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи.

2.4.6.16. Реквизит 24 - "визы согласования документа". Согласование документа оформляется в виде таблицы с выделением сетки и границ линией шириной не более 0,5 мм. Реквизит заполняется в нижней половине оборотной стороны последней страницы документа и включает в себя:

слово "Согласовано:", написанное от границы левого поля прописными буквами, шрифтом Times New Roman, начертание обычное, кегль шрифта 14, которое заканчивается двоеточием;

дату предоставления документа на согласование;

полное наименование должности;

личную подпись и дату согласования документа;

расшифровку подписи (инициалы и фамилию).

Заполнение таблицы оформляется через одинарный междустрочный интервал.

Наименование должности центруется относительно границ ячейки таблицы, расположение инициалов и фамилии выравнивается относительно правой границы ячейки таблицы.

Например:

Согласовано:

Дата предоставления документа на согласование	Полное наименование должности	Личная подпись, дата	Имя, отчество, фамилия
05.05.2011	Заместитель Главы городского округа Самара	Личная подпись, дата	И.О. Фамилия

2.4.6.16.1. Визирование документа показывает его согласование внутри Администрации городского округа Самара (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа).

Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему.

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Согласовано:

04.02.2011

Заместитель Главы городского округа Самара

личная подпись дата

И.О. Фамилия 3амечаиия прилагаются

2.4.6.16.2. Отказ от визирования документа не допускается. В случае несогласия с документом в целом делается следующая отметка:

Согласовано:

04.02.2011

Заместитель Главы городского округа Самара

личная подпись дата

И.О. Фамилия С проектом не согласен. Замечания прилагаются.

2.4.6.16.3. На письме, подлинник которого отправляют из Администрации городского округа Самара, визы проставляются на втором экземпляре письма в нижней части лицевой стороны документа.

Если список визирующих лиц большой и нет возможности его полностью разметить на лицевой стороне последнего листа документа, то согласование документа выполняется на отдельном Листе согласования.

2.4.6.17. Реквизит 25 - "оттиск печати". Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Круглая гербовая печать ставится на документах, подписанных Главой городского округа Самара, лицом, исполняющим его обязанности, первыми заместителями Главы городского округа Самара, а также на служебных удостоверениях, командировочных удостоверениях работников отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара и на подписи руководителей данных органов, требующие особого удостоверения их подлинности. На остальных документах ставится круглая печать "Для справок" или "Для документов" и т.д.

2.4.6.18. Реквизит 26 - "отметка о заверении копии". При заверении факта соответствия копии документа его подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись; "Верно" или "Копия верна". Ниже указываются: должность лица, заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), дата заверения.

Например:

Верно Наименование И.О. Фамилия (личная подпись) дата

На подпись должностного лица, выполнившего заверение копии документа, ставится оттиск печати "Для документов".

Запрещается свидетельствование верности копий паспортов, заменяющих их документов (военный билет, служебное удостоверение), а также документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки, неоговоренные исправления.

2.4.6.19. Реквизит 27 - "отметка об исполнителе". Отметка об исполнителе документа включает в себя инициалы и фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит оформляется шрифтом Times New Roman, начертание обычное, кегль шрифта 14.

Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа письма в левом нижнем углу документа.

Например (фрагмент нижней части документа):

"Фрагмент нижней части документа"

2.4.6.20. Реквизит 28 - "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". Отметка включает в себя следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующие о его исполнении (при отсутствии такого документа сообщаются краткие сведения об исполнении);

слова "В дело";

номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

Например (фрагмент нижней части входящего письма):

"Фрагмент нижней части входящего письма"

Реквизит "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" проставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе документа.

Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом:

"Направлен ответ: Письмо от _________, исх. N ________; Дата ___ _____ 2010 г.";

"Дан письменный ответ руководителю Управления ______ (И.О. Фамилия). Служебная записка от ______, исх. N _______; Дата ___ _____ 2010 г.";

"Учтено при составлении заявки на 3 квартал 2011 г. Дата __ ________ 2011 г.".

2.4.6.21. Реквизит 29 - "отметка о поступлении документа в организацию". Данный реквизит состоит из очередного порядкового номера и даты поступления документа в организацию. Отметка проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. В Администрации городского округа Самара данный реквизит проставляется штампом уполномоченным органом Аппарата Администрации городского округа Самара в день поступления документа в Администрацию городского округа Самара.

2.4.6.22. Реквизит 30 - "идентификатор электронной копии документа". Этот реквизит проставляется как колонтитул в нижнем левом углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные.

Этот реквизит указывает полный путь к файлу электронной копии документа, включая имя файла и расширение. В имени файла отражается его содержание, а также имена и даты. Рекомендуется включать в имена файлов от 2 до 4 слов (от 10 до 30 символов), чтобы имена файла легко вписывались в окно диалога.

3. Виды информационно-справочных документов

3.1. ИСД являются служебными документами по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. ИСД содержат сведения, побуждающие принимать решения, т.е. они инициируют управленческие решения, позволяют выбирать различные способы управленческого воздействия.

3.2. К ИСД, в первую очередь, относится служебная переписка. Служебная переписка имеет широкое видовое многообразие: от имеющих нормативный характер телеграмм от органов государственной власти РФ и субъектов РФ до типовых заявок, сводок и справок.

3.3. Виды ИСД и их характеристика:

3.3.1. Наибольшее количество документов, разрабатываемых, отправляемых, получаемых Администрацией городского округа Самара, относится к категории ИСД, а именно:

документы, составляющие деловую переписку с внешними организациями, предприятиями, физическими лицами и т.д. (все виды деловых писем, телеграммы, телефонограммы, телетайпограммы, факсимильные и электронные сообщения);

служебные (докладные, объясни тельные, информационные) записки;

заявления;

справки.

3.3.1.1. Телефонограмма - документ, составленный для оперативных вопросов, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в ранее запланированных действиях, оформляются на листе бумаги формата А4 и регистрируются в общем порядке (образец оформления - приложение N 1 к Порядку).

3.3.1.2. Факсимильное сообщение, телеграмма и телетайпограмма - документы, получаемые по электросвязи на специальных аппаратах (факс и телетайпограмма):

3.3.1.3. Факсограмма - копия документа, переданная по каналам факсимильной связи. Она оформляется аналогично служебному письму, только в реквизите адресат, добавочно, после указания должности и Ф.И.О. адресата, проставляется один интервал и указывается номер телефакса получателя письма.

3.3.1.4. Телетайпограмма (телекс) - это телеграмма, направленная по телетайпу - модему, встроенному в персональный компьютер. Отличается телекс от телеграммы следующим:

имеется возможность использования знаков пунктуации (точек, запятых), а также различного кегля шрифта;

отражается служебный заголовок, в котором приводится информация об адресате, отправителе и времени передачи сообщения;

передается индивидуальный номер абонента, сокращенное название фирмы и страны.

3.3.1.5. Телеграмма - краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы относятся к категории служебных писем.

Характерный признак телеграммы - лаконичность языка изложения, так называемый "телеграфный стиль".

3.3.1.6. Электронное сообщение (электронная почта) - документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ. Электронная почта используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и для внешней связи.

3.3.1.7. Служебная (докладная, информационная, объяснительная) записка - документ, адресованный должностному лицу (его заместителю), содержащий изложение сути какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (образец оформления - приложение N 2 к Порядку).

3.3.1.8. Заявление - документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки.

3.3.1.9. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий или удостоверяющий какой-либо юридический факт, например: о подтверждении места работы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Для оформления справок используются как бланки специального назначения, так и бланк письма Администрации городского округа Самара.

3.3.1.10. Сводка - документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка требований, сводка данных за квартал и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанные одной темой.

Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки и обобщения.

Текст сводки, как правило, оформляется в виде таблицы.

3.3.1.11. Заключение - документ, содержащий мнение, выводы комиссии или специалиста по какому-либо вопросу.

Заключения составляются на проекты распорядительных и нормативных документов, на научные работы, отчеты, проекты стандартов, по результатам анализа представленных данных и др.

Заключение оформляется на обычном листе формата А4, утверждается через заполнение реквизита 16 ("утверждение документа") и направляется адресату с сопроводительным письмом или с сопроводительной служебной запиской (образец оформления - приложение N 3 к Порядку).

3.3.1.12. Официальный отзыв (отзыв) - документ, содержащий официальное мнение руководителя по проекту документа, поступившего из вышестоящей организации.

Отзыв подписывается Главой городского округа Самара или лицом, исполняющим его обязанности, и направляется адресату с сопроводительным письмом (образец оформления - приложение N 4 к Порядку).

3.3.1.13. Перечень документ, содержащий систематизированное перечисление лиц, предметов, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Перечень может быть самостоятельным документом или являться приложением к распорядительному документу. Если перечень является самостоятельным документом, то он оформляется с титульным листом, на котором указывается наименование документа, заголовок к тексту, место издания, год и гриф утверждения документа.

3.3.1.14. Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке, составленный в целях информирования или официальной регистрации. Списки оформляются по тем же правилам, что и перечни, но не нуждаются в утверждении через гриф утверждения документа.

4. Разновидности служебных писем и особенности их оформления

4.1. Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности Администрации городского округа. Самара используются служебные или деловые письма, пересылаемые различными видами связи (в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом, электронной почтой, факсимильной связью, через почтовое отделение связи, службой курьерской доставки корреспонденции).

4.2. При составлении и оформлении служебных писем необходимо соблюдать следующие общие требования:

4.2.1. Письмо оформляется на бланке с соблюдением всех реквизитов, установленных в разделе 3 настоящего Порядка, и подписывается в соответствии с предоставленной компетенцией.

4.2.2. Письмо должно быть грамотно составлено, не должно содержать рукописных исправлений ни в тексте, ни в реквизитах.

4.2.3. Письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь четкую и достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы, оформленные как приложения к письму.

4.2.4. Текст письма должен быть убедительным и корректным по форме, факты должны быть изложены ясно, последовательно. Текст не должен допускать различий в толковании.

4.3. К деловой переписке относятся: письма инструктивные, гарантийные, письма-запросы, письма-извещения, приглашения, письма-ответы на запросы и т.д.

Наиболее часто в сложившейся практике ведения деловой переписки используются следующие виды служебных писем:

4.3.1. Сопроводительное письмо - это служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

4.3.1.1. Текст сопроводительного письма рекомендуется начинать словами: "Представляем Вам..." (в вышестоящую организацию), "Направляем Вам..." (в подведомственную организацию), "Высылаем Вам" (в стороннюю организацию). Одновременно с этим содержится дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

"В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам...";

"В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам...";

"В подтверждение нашей договоренности высылаем Вам...".

4.3.1.2. Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

4.3.2. Письмо-просьба - это служебное письмо, цель которого - получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору.

4.3.2.1. Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица.

4.3.2.2. Просьба излагается с помощью глагола "просить": "Просим Вас провести...", "Просим Вас предоставить...", "Просим Вас сообщить..." и т.д.

Просьба может формулироваться и без глагола "просить".

Например:

"Надеемся на положительное решение вопроса...", "Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение..." и т.п.

4.3.2.3. В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: "Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести...)", "Одновременно просим Вас...".

4.3.3. Письмо-запрос - это служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

4.3.3.1. Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, т.к. организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

4.3.3.2. В целом письма-запросы составляются также, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

4.3.4. Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос.

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме.

Например, автор письма запроса пишет: "Для выполнения комплексной проверки просим Вас направить в наш адрес заверенные копии следующих документов...". В письме-ответе указывается: "Направляем Вам заверенные копии следующих запрашиваемых Вами документов...".

4.3.5. Письмо-сообщение - служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

4.3.5.1. Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения - небольшого объема, нередко состоящие из одного или двух предложений.

4.3.5.2. Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредственно с изложения сообщаемой информации:

"Сообщаем Вам, что...";

"Доводим до Вашего сведения, что...";

"Считаем необходимым поставить Вас в известность о...".

4.3.6. Письмо-подтверждение - служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов и других материалов, а также ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, то в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: "Подтверждаем получение копий Ваших документов, предварительную договоренность, согласие на...".

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

4.3.7. Информационное письмо служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются подведомственным организациям или организациям определенного типа (например, всем муниципальным предприятиям).

В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения.

4.3.8. Гарантийное письмо - это служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула "Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем". Эта фраза является юридически значимым компонентом текста. Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты. Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером.

Гарантийные письма также удостоверяются гербовой печатью.

4.3.9. Письмо-извещение - служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и иных мероприятиях).

4.3.9.1. Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях.

В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, месте и времени проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

4.3.9.2. Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, Программу мероприятия и другие информационные материалы.

4.3.9.3. Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение - отдельным документом.

4.3.9.4. Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит "Адресат" оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

4.3.9.5. Подписывает письма-извещения руководитель или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия. Письма-извещения могут подписываться и нескольким и руководителями, если мероприятие проводится совместно.

4.3.10. Письмо-приглашение - служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться элементы украшения текста: орнамент, рисунки, художественные рамки и т п.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату: "Уважаемый...!",

4.3.11. Письмо-предложение - служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества.

4.3.11.1. Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об авторе письма.

4.3.11.2. Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Письмо-предложение всегда содержит конкретную детальную информацию, что позволяет решись вопрос о заключении договора, или начать переговоры по взаимодействию.

4.3.12. Письмо-напоминание - служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

4.3.12.1. Текст письма-напоминания состоит из двух частей. Первая часть: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация-партнер обязана предпринять определенные действия.

4.3.12.2. Ключевыми фразами первой части писем-напоминаний являются:

"Напоминаем Вам, что в связи с...";

"Вторично напоминаем Вам.."

"Обращаем Ваше внимание на то, что...";

"Ставим Вас в известность о том, что...".

4.3.12.3. Вторая часть письма-напоминания заканчивается указанием на санкции, к которым вынужден будет прибегнуть автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Например:

"В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции" и т.п.

4.3.13. Письмо-требование - служебное письмо, цель которого - заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждение о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены.

4.3.13.1. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

"Требуем выполнить взятые на себя обязательства...";

"Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)...";

"Требуем незамедлительно выполнить..." и т. д.

4.3.13.2. Негативные последствия, наступление которых возможно для корреспондента, могут формулироваться следующим образом:

"В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд...";

"В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции...";

"В противном случае мы не несем ответственности за последствия" и т.п.

4.3.14. Письмо-претензия - коммерческий документ, содержащий предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещения убытков.

Претензии могут быть предъявлены в отношении качества или количества товара, сроков его поставки, платежа и других условий договора.

4.3.14.1. В первой части претензия должна содержать:

основания для предъявления претензий;

доказательства, то есть ссылки на документы (акт экспертизы, акт приемки);

ссылки на нормативные документы.

4.3.14.2. Во второй части претензии излагаются конкретные требования стороны, предъявляющей претензию.

Например:

требование замены некачественного товара качественным или уценки товара, или оказания услуги значительно лучшего качества;

требование возмещения убытков в связи с невыполнением условий договора;

требование расторжения договора.

4.3.14.3. Претензия направляется заказным письмом с уведомлением с приложением всех документов, подтверждающих претензию.

Подписывают претензию руководитель и главный бухгалтер. Подписи заверяются гербовой печатью.

4.3.15. Письмо-благодарность - служебное письмо, направляемое должностному лицу или гражданину, с выражением благодарности за совершенные действия.

Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

"Благодарим за оказанную помощь в...";

"Выражаем Вам свою благодарность за...";

"Позвольте Вас поблагодарить за...";

"Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за..." и т.п.

4.3.16. Письмо-поздравление - это служебное письмо, составляемое в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, организации, учреждения, предприятия, которым адресуется письмо.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему - одно (два) предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Бели письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.д.

4.4. Перечень наиболее широко используемых при подготовке текстов управленческих документов устойчивых словосочетаний:

4.4.1. Синтаксические конструкции, используемые для изложения мотивов, объяснения причин для принятия тех или иных действий;

"В порядке оказания помощи прошу Вас...";

"В целях обмена опытом направляю в Ваш адрес...";

"В порядке исключения...";

"Ввиду особых обстоятельств...";

"В связи с завершением работ...";

"В связи с принятием решения о...";

"В соответствии с ранее достигнутой доверенностью...";

"По взаимной договоренности между...";

"Согласно Вашей заявке...";

"Несмотря на... и продолжает иметь место...".

4.4.2. Формулировки для выражения отказа:

"Несмотря на предпринятые нами (организацией) усилия, Ваше указание остается невыполненным в связи с...";

"К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку...";

"Ваше распоряжение не может быть выполнено к установленному сроку по следующим причинам...";

"Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как...";

"Департамент (Управление, отдел) не располагает возможностью для выполнения данной задачи из-за отсутствия...".

4.4.3. Формулировки для выражения предупреждения:

"Напоминаем Вам, что через... срок соглашения истекает...";

"Организация уведомляет-Вас о том, что...";

"Считаем необходимым еще раз напомнить Вам о том, что...";

"Сохраняем за собой право в одностороннем: порядке приостановить действие договора о...".

4.4.4. Устойчивые распорядительные обороты:

"Ввести в эксплуатацию...";

"Обязать руководителей...";

"Контроль за исполнением настоящей директивы (указания, распоряжения) возложить на...";

"Назначить расследование по факту...";

"Изыскать дополнительные возможности для...".

4.4.5. Формулировки для выражения просьб:

"Прошу Вас направить в мой адрес...";

"В связи с острой необходимостью в... настоятельно прошу Вас...";

"Убедительно прошу Вас решить вопрос о...";

"В рамках предварительной договоренности с представителем Вашей организации прошу рассмотреть возможность...";

"Исходя из величины годового лимита по... прошу изыскать для нужд организации...".

4.4.6. Формулировки для подчеркивания особой важности сведений (отдельных фактов):

"Безопасность гарантируется...";

"Документация выслана в Ваш адрес службой курьерской доставки ООО "Курьер-Экспресс"..

"Конфиденциальность информации обеспечена..

"Содержание проекта оперативно корректируется.

"Выявленные недостатки уже устраняются..

"Выделены дополнительные средства на...";

"Спланированы мероприятия...";

"В кратчайший срок организуется...";

"Установлен ежедневный жесткий контроль за...".

4.4.7. Устойчивые обороты речи:

- наименее сложный...

- наилучший эффект...

- оказать помощь...

- руководство считает...

- срочно сообщить...

- обеспечить...

- доложите предложения по...

- вероятные сроки...

- сообщите данные...

- подготовить к отправке...

- наиболее важный...

- наихудший результат...

- произвести проверку...

- организация не возражает...

- немедленно устраните...

- создайте необходимые условия...

- оптимальное решение...

- подтвердите получение...

- направьте в мой адрес...

- решите самостоятельно...

4.4.8. Формулировки для уведомления:

"Ставим вас в известность о том, что...";

"Организация извещает о...";

"Сообщаю Вам...";

"Довожу до Вашего сведения, что...";

"Докладываю о...".

4.4.9. Наиболее часто употребляемые глаголы:

- выполнить (исполнить)

- обязать,

- прекратить,

- обратить (внимание на...),

- спланировать (скоординировать),

- создать,

- организовать,

- сообщить (доложить),

- уточнить,

- устранить.

- решить (разрешить)

- завершить,

- направить (отправить),

- ввести (в эксплуатацию), осуществить (реализовать),

- восполнить (пополнить), обеспечить,

- представить (предоставить),

- установить,

- выявить (выяснить).

4.4.10. Наиболее часто употребляемые прилагательные:

- срочный (оперативный) второстепенный,

- перспективный важный,

- главный (основной) ведущий,

- серьезный (существенный), плановый,

- дополнительный, полный,

- недостаточный,

- промежуточный,

- конкретный,

- первичный,

- худший.

- заключительный,

- общий,

- лучший,

- высший,

- надежный.

5. Особенности оформления служебных писем при переписке с зарубежными корреспондентами

5.1. Письма зарубежным адресатам оформляются на бланках.

Проекты указанных писем печатаются с использованием текстового редактора WinWord шрифтом Times New Roman, кегль - 14, междустрочный интервал - 18 пт.

5.2. Особенность американского и европейского стиля изложения делового письма - приближение к разговорному стилю. При составлении текста письма, адресованного контрагенту (адресату) в США, необходимо стремиться обходиться без сложно построенных предложений.

5.3. Особенности формирования иностранных писем заключаются в расположении реквизитов и правилах их составления, а именно:

5.3.1. В международных письмах не применяется "красная строка".

Современный стиль оформления иностранной деловой корреспонденции предполагает размещение реквизитов от границы левого поля бланка.

5.3.2. Проставление пунктуации.

При написании писем иностранному контрагенту используется "открытая пунктуация" - письмо не содержит запятых, в том числе и в адресе. Запятыми выделяют только вводные слова.

5.3.3. Реквизиты делового письма: компания и адрес отправителя;

входящий и исходящий номера (указываются в случае необходимости);

дата;

ссылка на исходящий номер и дату (если подготовлено письмо-ответ);

адрес получателя;

обращение;

указание на содержание (заголовок) - может не указываться, если письмо носит личностно-деловой характер; основной текст;

заключительная форма вежливости;

подпись;

расшифровка подписи с указанием должности;

указание на приложение к письму;

постскриптум (Р.S);

указание о наличии и рассылке копий.

5.3.4. В письме, написанном на английском языке, не принято указывать в адресе отправителя имя отправителя, поскольку в каждом письме есть подпись.

В письмах, написанных на иных иностранных языках (испанский, итальянский, немецкий, французский), в адресе отправителя приводится фамилия и имя.

5.3.5. Заголовок к тексту в письмах иностранным адресатам не является обязательным реквизитом.

5.3.6. Ссылка на регистрационный номер и дату документа оформляется только в письмах-ответах. Ссылка проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке письма. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

5.3.7. Написание дат.

При подготовке проекта письма в Великобританию дату указывают в следующей последовательности: день, месяц, год.

При подготовке письма в США дату указывают в следующей последовательности: месяц, день, год.

Примечание:

При указании дат в деловых письмах месяц необходимо писать словами (например, 02 июня 2011 года).

Ни предлог, ни неопределенный артикль перед датой не ставятся. Порядковые числительные, написанные цифрами, могут иметь окончания, например: 26th-March, 2011.

В некоторых случаях вместо даты может стоять словосочетание Date as postmark (датировано днем отправления письма).

5.3.8. Написание адреса контрагента (реквизит "адресат"):

5.3.9. Адрес контрагента (адресата) состоит из данных, расположенных в следующей последовательности:

имя и фамилия адресата;

должность адресата;

наименование организации адресата;

номер дома, улица (вместо них, указывается номер почтового ящика, если он есть);

местность, название округа, штата (графства) или провинции;

почтовый код;

страна назначения.

Составные части реквизита "адресат" излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

5.3.10. Реквизит "адресат" печатается через 1 междустрочный интервал и располагается в левом нижнем углу первого листа, независимо от количества листов письма.

В соответствии с международными стандартами составные части реквизита "адресат" выравниваются по левой его границе.

Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более тридцати. Если в строке более 30 знаков, то адресат можно оформить шрифтом меньшего размера (кегль шрифта 12).

Адресат должен быть написан компактно, без подчеркиваний.

5.3.11. Название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.) пишется прописными буквами. Ниже указывается учреждение, осуществляющее доставку (в виде почтового кода, как правило), и страна назначения.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

Например:

American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название организации, затем почтовый адрес.

Например:

Mr.A. Widmar, Chairman, D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND

Если письмо адресуется частому лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес.

Например:

Mr. Luis Serrano Correcher 34 Calle Alcala 6a pl. (servicio de prenca) MADRID 28071 ESPANA

5.3.12. При указании адреса получателя письменный деловой этикет требует выполнения следующих условий:

название должности ставится после имени через запятую; название ученой степени пишется перед именем, вслед за которым через запятую может следовать обозначение должности;

если имя конкретного лица не известно, то название должности пишется с определенным артиклем, если должность единственная в организации - The Chief Accountant;

между названием фирмы, ее адресом и вступительным обращением пишется имя или должность конкретного лица, а перед ним ставится "строка привлечения внимания".

Attention (Attn.); Domestic Shipping Dept.

5.3.13. Обращение.

При ведении деловой переписки необходимо избегать безличного обращения даже в том случае, если получатель письма - незнакомый человек.

В Европе и Америке, сложилась двуименная система - личное имя и фамилия. Так называемое второе имя, по существу, может не являться именем, т.к. в качестве него могут выступать не только личные имена, но и фамилии или имена родственников, поэтому к официальным лицам или к недостаточно знакомым людям обращаются по фамилии.

В таких случаях фамилия человека употребляется только с формами:

Mr. (обращение к мужчине)

Mrs. (обращение к замужней женщине)

Miss (обращение к незамужней женщине)

Ms. (обращение к женщине безотносительно факта ее замужества)

Сокращенные формы, можно употреблять без точки.

Слово dear (дорогой) в письмах является самым распространенным и в зависимости от ситуации оно имеет разные оттенки значения - от "дорогой" до "уважаемый".

В официальной переписке в ситуации, когда отправитель не знает, кто у контрагента будет рассматривать письмо, можно поставить широко применяемую в англоязычных странах формулу "То whom it may concern" (тому, кто имеет к этому отношение).

Эта формула печатается отдельной строкой под адресом получателя.

5.3.14. Указание на содержание письма:

Указанию на содержание письма могут предшествовать слова: "касательно", "относительно".

Subject, Sub: - от английского - предмет;

Re: - от латинского in re (по делу).

5.3.15. Особенности написания основного текста.

Названия российских органов федеральных, региональных или муниципальных органов власти переводятся на язык страны получателя.

Названия российских компаний не переводятся. Если есть необходимость, то в скобках при указании наименования компании следует указывать перевод на иностранный язык.

Не переносятся со строки на строку собственные составные названия.

5.3.16. Заключительная формула вежливости:

В зависимости от тона всего письма многочисленные варианты формулы вежливости могут восприниматься как официальные или не имеющие никакой официальной тональности:

Yours sincerely - искренне Ваш (твой);

Sincerely yours - искренне Ваш (твой);

Sincerely - искренне;

Very sincerely - очень искренне;

Yours always sincerely - всегда искренне твой (Ваш);

Always sincerely yours - всегда искренне твой (Ваш);

Most sincerely yours - глубоко искренне твой (Ваш).

Заключительная формула вежливости пишется с новой строки, которая находится на расстоянии от текста минимум на 2 интервала. Эта формула начинается с середины страницы и заканчивается запятой.

5.3.17. Подпись.

Подпись ставится на строке под заключительной формулой вежливости, немного правее. Точка после подписи не ставится.

На первой строчке ставится подпись, на второй и третьей перечисляются инициалы и фамилия автора письма, должность и научная степень.

В том случае, если подпись на письме ставит не автор, делается приписка: р.р. - per pro (по поручению).

5.3.18. Указание на приложения.

В указании на приложения рекомендуется перечислять документы, прилагаемые к письму. При перечислении все слова, кроме предлогов, пишутся с заглавной буквы.

5.4. Особенности французского делового письма:

5.4.1. Расположение основных реквизитов:

5.4.1.1. В верхней части листа до текста основной части письма, вертикальным столбцом, располагаются три важных элемента:

адрес отправителя (располагается в верхней левой части листа, при этом левое поле бланка не превышает 2 см);

имя и фамилия (указываются на одной строке) располагаются под адресом отправителя;

название улицы и номер дома (располагаются ниже, под именем и фамилией);

название города (располагается ниже, под названием улицы и номером дома);

почтовый индекс и название организации (располагаются ниже, под названием города);

номер телефона (располагается ниже, под названием организации).

Например:

Albert Marteau 45 Rue des Pierrea Penchard 77100 Meaux Тел. 6-563.67.18

5.4.1.2. Дата и место составления письма располагаются в правой верхней части страницы. Обычно пишется в одну или две строки.

Например:

Penchard le 18 avril 2011

Penchard, le 18 avril 2011

5.4.1.3. Имя и адрес адресата располагается под датой, в правой верхней части страницы, с отступом два одинарных интервала. В данном реквизите указываются те же сведения, что и в адресе отправителя, но номер телефона не указывается.

Например:

"Образец письма"

5.4.1.4. Текст делового письма оформляется стандартно. Наиболее употребительные в деловых письмах, направляемых французским корреспондентам, выражения:

а) Обращение. Наиболее универсальная и распространенная форма обращения - Monsieur, однако существует еще несколько вариантов, а именно:

Monsieur - употребляется для случаев, когда не известен пол корреспондента, или известно, что корреспондент малознакомый мужчина;

Madame, Mademoiselle - употребляется, когда известно, что адресат письма незнакомая с вами лично женщина;

Cher Monsieur - соответствует Monsieur Y..., т.к. указывая имя корреспондента, мы подтверждаем установившиеся между организациями постоянные деловые отношения;

Cher ami - в зависимости используется в официальной переписке для подчеркивания отстраненных, официальных и формальных отношений между корреспондентами.

б) Официальные титулы., принятые при обращении к официальным лицам:

Maitre - при обращении к нотариусу, адвокату, судебному исполнителю;

Monsieur le Directeur - при обращении к директору (руководителю);

Monsieur le Prefet - при обращении к префекту;

Monsieur le Minisire - при обращении к министру;

Monseigneur - при обращении к епископу;

Eminence - при обращении к кардиналу;

Monsieur l'Ambassadeur - при обращении к послу,

В заключительной формуле в конце письма необходимо употребить точно такой же вариант обращения, что и в начале обращения.

в) Заключительные формулы вежливости:

Близким друзьям и деловым партнерам, с которыми сложились прочные, долговременные, взаимовыгодные деловые и дружеские отношения:

Je t'embrasse;

Amicalement;

Bien a toi;

A bientot;

Je pense 'a toi.

Руководителям равного статуса по должности:

Veuillez agreer, Monsieur, l'expression de mes sentiments devoues; Je vous prie d'accepter, Madame, l'hommage de ma profonde gratitude; Daignez recevoir, Monsieur, l'assurance de mes sentiments respectueux; Croyez, Monsieur, a ma tres haute consideration.

Вышестоящим руководителям, no отношению к которым необходимо проявить особое уважение:

Je vous prie d'agreer, Monsieur, l'expression de топ profond respect;

Veuillez, je vous prie, Madame, accepter l'homage de tout mon respect;

Je vous prie de croire, Monsieur, a mon plus profond respect.

Глаголы: recevoirt, accepter, agree ("принять") расположены в порядке возрастающего уважения.

Тот же нюанс отличает слово assurance от слова expression (второе слово выражает большее уважение, чем первое).

Слово hommage употребляется только корреспондентом мужчиной в письме и обращении к адресату женщине.

5.5. Особенности немецкого делового письма.

Немецкое письмо имеет сильно выраженную характерную специфику.

В деловом немецком письме мысли формируются коротко и ясно. Составители немецких писем не используют большого количества речевых оборотов.

Структура немецкого письма:

любое письмо содержит так называемую "шапку" (в немецком - Kopf - голова), главный элемент которой - имя и адрес отправителя;

получатель: здесь может быть указан как просто адрес фирмы, или организации, так и имя конкретного лица, кому предназначается письмо;

имя получателя пишется после названия фирмы (z. Hd. Herrn Schmidt);

место и дата;

формулировка темы (Betreff);

обращение; общепринятым обращением является "Sehr geehrte Damen und Herren"; если в адресе получателя указывается конкретное лицо, обращение делают персональным ("Sehr geehrner Herr Schmidt");

письмо в государственное учреждение не должно начинаться приветствием: "Lieber Herr Wohlmann", но это можно сделать в письме хорошему знакомому или человеку ниже по статусу;

вступление и главная часть письма: в современном деловом немецком письме рекомендуется заканчивать обращение запятой (не использовать восклицательный знак), поэтому текст письма начинается с маленькой буквы и пишется с новой строки;

заключительная формула вежливости; подпись (Namenszug); список приложений.

Примечание:

С 1 августа 1998 года (с изменениями и дополнениями от 2006 года) в Германии, Австрии и Швейцарии действуют "Новые правилами правописания в немецком языке", на основании которых изложены перечисленные выше требования.

5.6. Особенности оформления писем иностранным контрагентам - официальным лицам высокого государственного статуса:

5.6.1. Требования к заполнению реквизита "адресат":

При оформлении письма президенту, премьер-министру, чрезвычайному и полномочному послу или другому должностному лицу подобного ранга зарубежного государства реквизит "адресат" включает титул, инициал имени, фамилию (имя и фамилию) адресата, полное наименование его должности и название города, где он находится. Все составные части реквизита, кроме названия города, печатаются прописными буквами.

Например:

ЕГО ВЕЛИЧЕСТВУ ХАРАЛЬДУ V КОРОЛЮ НОРВЕГИИ г. Осло

5.6.2. Требования к заполнению реквизита "текст".

Текст письма начинается с обращения, формулируемого в соответствии с традициями страны назначения, статусом и уровнем взаимоотношений должностных лиц. Например; "Ваше Превосходительство", "Уважаемый Александр Григорьевич", "Ваше Величество". Обращение печатается с красной строки. Смысловые части текста документа разделяются абзацами.

Текст письма печатается с красной строки в установленных границах полей. Отметка о наличии приложения располагается под текстом письма.

В качестве заключительной формулы вежливости используются такие фразы, как "С уважением", "Искренне Ваш", "С глубоким уважением". В ответном письме целесообразно употребить аналогичный комплимент.

5.6.3. Требования к заполнению реквизита "подпись":

Подпись состоит из наименования должности лица, от имени которого посылается письмо, его личной подписи, инициала имени и фамилии.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового тюля. Между инициалом и фамилией пробел не ставится. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной с троки.

При оформлении проекта письма на персональном бланке наименование должности не указывается. Отметка об исполнителе и номер его служебного телефона на подлиннике письма зарубежному адресату не проставляются, а указываются на копии письма, остающейся в деле.

Идентификатор электронной копии письма (имя файла на машинном носителе) проставляется в колонтитуле на каждой странице документа в левой части нижнего поля шрифтом Times New Roman (кегль шрифта 10).

6. Оформление исходящих писем и телеграмм, отправка исходящих документов

6.1. Служебная деловая переписка, а именно: исходящие письма и телеграммы за подписью Главы городского округа Самара, готовится как:

исполнение документов, поступивших из федеральных органов власти Российской Федерации;

исполнение протокольных поручений Губернатора - председателя Правительства Самарской области, вице-губернатора Самарской области;

ответы на письма Губернатора - председателя Правительства Самарской области, вице-губернатора Самарской области;

ответы на письма Председателей Самарской Губернской Думы и Думы городского округа Самара;

ответы на обращения граждан;

ответы на акты прокурорского реагирования, требования и запросы прокурора Самарской области и прокурора г. Самары;

инициативные письма Главы городского округа Самара.

6.2. Служебная деловая переписка, а именно: исходящие письма и телеграммы за подписью первых заместителей 1 лавы городского округа Самара, готовится как:

исполнение поручений Главы городского округа Самара; ответы на письма, поступающие от заместителей Губернатора - председателя Правительства Самарской области и министров Самарской области;

ответы на письма, поступающие от депутатов Самарской Губернской Думы и Думы городского округа Самара;

ответы на требования и запросы прокуратуры г. Самары; ответы на обращения граждан; инициативные письма.

6.3. Служебная деловая переписка, а именно: исходящие письма и телеграммы за подписью руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара, готовится как:

исполнение поручений Главы городского округа Самара и его заместителей;

ответы на письма и запросы, поступившие из министерств Самарской области;

ответы на обращения граждан;

проекты ответов на обращения граждан, поступившие из федеральных и региональных органов власти;

ответы на различные деловые письма и запросы, поступившие непосредственно в отраслевой (функциональный) орган Администрации городского округа Самара;

инициативные письма.

6.4. Сроки подготовки ответных писем (если они не указаны во входящем письме) устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся законодательно установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

6.5. При оформлении служебного письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы документа нумеруются по центру верхнего поля страницы.

6.6. Служебное письмо содержит реквизиты, оформление которых изложено в разделе 2 настоящего Порядка.

6.7. Проекты писем и телеграмм оформляются и печатаются на бланках.

Письма на бланках Главы городского округа Самара подписываются Главой городского округа Самара или лицом, исполняющим его обязанности.

Письма на бланках первого заместителя Главы городского округа Самара подписываются первыми заместителями Главы городского округа Самара или лицами, исполняющими их обязанности.

Письма на бланках Администрации городского округа Самара подписываются заместителями Главы городского округа Самара.

Заместитель Главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара подписывает письма, оформленные как на бланках Администрации городского округа Самара, так и на бланках заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара.

6.8. Все исходящие письма и телеграммы за подписью Главы городского округа Самара визируются должностными лицами в следующем порядке: начальник отдела, руководитель управления, руководитель Департамента, разработавшие проект документа; руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара; заместитель Главы городского округа Самара, координирующий вопрос, изложенный в письме; редактор-корректор.

6.9. Все исходящие письма за подписями первых заместителей Главы городского округа Самара визируются должностными лицами в следующем порядке: начальник отдела, руководитель управления, руководитель Департамента, разработавшие проект документа; руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара.

6.10. Письма на бланках отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара визируются разработчиком документа и его руководителями, начальником правового (юридического) отдела, подписываются руководителем Департамента, после чего проходят регистрацию, рассылку и учет в делопроизводственных подразделениях данных органов.

6.11. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа, в нижней его части, на втором экземпляре документа или на листе согласования.

6.12. Письма на бланках территориальных органов Администрации городского округа Самара оформляются, визируются и подписываются в порядке, указанном в п. 6.10.

6.13. Вся исходящая корреспонденция, включая телеграммы и телефонограммы, подлежит регистрации в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом.

Исходящая корреспонденция за подписью Главы городского округа Самара или лица, исполняющего его обязанности, за подписью первых заместителей Главы городского округа Самара, руководителей подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара после регистрации проходит экспедиционную обработку и рассылку исходящих документов адресатам в уполномоченном подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара.

6.14. Телеграммы категории "правительственная", "на спецбланке" подписываются только Главой городского округа Самара или лицом, исполняющим его обязанности.

6.15. К письмам и телеграммам, подлежащим направлению в представительства и подразделения федеральных органов власти, а также Губернатору - председателю Правительства Самарской области, вице- губернатору Самарской области, прилагаются копии, завизированные в установленном порядке.

К письмам прилагаются также материалы, на основании которых они были подготовлены.

6.16. При направлении письма не более чем 4 адресатам допускается указание всех адресатов на бланке письма в реквизите "адресат". В этом случае сведения о почтовых адресах могут быть размещены автором письма также в реквизите "адресат" либо предоставляются на копии письма, где могут быть указаны также телеграфные адреса или адреса электронной почты.

6.17. При направлении письма в более чем 4 адреса исполнитель составляет реестр рассылки с указанием почтовых адресов и представляет для регистрации и рассылки в уполномоченное подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара необходимое количество экземпляров письма.

6.18. Подготовленный в установленном порядке и завизированный проект письма поступает ответственному за ведение делопроизводства в приемную Главы городского округа Самара.

6.19. Подписанные Главой городского округа Самара (или лицом, исполняющим его обязанности) письма на бланках Главы городского округа Самара и телеграммы передаются в уполномоченное на ведение делопроизводства и документооборота подразделение Аппарата

Администрации городского округа Самара для регистрации, экспедиционной обработки и рассылки.

6.20. Проекты писем, оформленные на бланках Администрации городского округа Самара и подписанные первыми заместителями Главы городского округа Самара, передаются также в уполномоченное на ведение делопроизводства и документооборота подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара для регистрации, экспедиционной обработки и отправки.

6.21. Прием писем, телеграмм и иных почтовых отправлений осуществляется работниками уполномоченного на ведение делопроизводства и документооборота подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара ежедневно, кроме воскресных и праздничных дней, с 8 часов 30 минут до 17 часов 00 минут.

После 17 часов 00 минут завершается обработка всех полученных во второй половине дня документов, производится их сортировка, учёт и комплектация дел с исходящими документами.

6.22. Второй экземпляр исходящего документа, завизированный в установленном порядке (при необходимости с реестром рассылки), помещается в дело в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара.

Вся исходящая корреспонденция обрабатывается и рассылается адресатам в день поступления на регистрацию.

6.23. Исходящие документы со сроками исполнения до 3 дней, а также с отметками о срочности доставки "Вручить незамедлительно" или "Срочно" обрабатываются и регистрируются в первую очередь.

6.24. Неверно оформленные документы и почтовые отправления к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям.

6.25. Законвертированная корреспонденция франкируется на франкировальной машине и в централизованном порядке ежедневно в 14 часов 00 минут экспедируется на почтовое отделение для отправки адресатам.

6.26. Зарегистрированные исходящие документы, подлежащие срочной рассылке адресатам в сторонние организации, отправляются экспресс- доставкой.

Номер квитанции фиксируется в автоматизированной системе электронного делопроизводства и у правления документооборотом в регистрационно-учетной форме.

Квитанции о доставке хранятся в деле в течение 1 года.

6.27. Документы без отметок о срочности оформляются и рассылаются по мере поступления в уполномоченное на ведение делопроизводства и документооборота подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара и экспедируются на почтовое отделение связи или отправляются адресатам факсимильной связью или по электронной почте (выбор способа доставки - по указанию автора документа).

Срочность доставки исходящего документа определяется лицом, его подписавшим, и ответственными за ведение делопроизводства в приемной Главы городского округа Самара и в приемных первых заместителей Главы городского округа Самара.

6.28. Документы, направляемые по адресам физических лиц, а также документы, направляемые по домашним адресам, отправляются только через почтовое отделение связи.

7. Оформление, прием и передача телеграмм и документов с использованием средств факсимильной связи и электронной почты

7.1. Особенности оформления телеграмм:

7.1.1. Оформление телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 N 222.

Телеграфная переписка ведется только по срочным вопросам и при необходимости срочной передачи оперативной информации.

7.1.2. Исходящие телеграммы печатаются на чистых листах на одной стороне листа бумаги.

В состав телеграммы входят следующие реквизиты: наименование документа (телеграмма);

адресат (наименование пункта назначения, телеграфного индекса, сокращенное наименование получателя или условный телеграфный адрес);

текст - содержание телеграммы;

регистрационный номер;

дата регистрации;

наименование должности лица, подписавшего телеграмму;

подпись,

расшифровка подписи.

Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.

Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются полное наименование должности и подпись.

Ниже текста под чертой указывается:

обратный адрес;

должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.

7.2. Телефонограммы используются для оперативного решения важных организационных вопросов. Сообщения (телефонограммы), передаваемые по телефону, требуют документального оформления.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем.

7.3. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.

Подписанные телефонограммы регистрируются.

После передачи на них проставляются:

дата и время передачи;

фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Образец оформления телефонограммы (приложение N 1 к Порядку).

7.4. Прием и передача документов но электронной почте и факсимильной связью.

7.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки и передачи информации между отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации городского округа Самара внутри Администрации городского округа Самара, так и между Администрацией городского округа Самара и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные письма из сторонних организаций в адрес Главы городского округа Самара, первых заместителей Главы городского округа Самара поступают на официальный электронный адрес, установленный в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара.

С данного электронного адреса происходит также рассылка исходящих писем за подписью Главы городского округа Самара, первых заместителей I лавы городского округа Самара.

7.4.1.1. Работник уполномоченного на. ведение делопроизводства и документооборота подразделения Аппарата Администрации городского округа Самара получает документ на официальный электронный адрес, распечатывает его на бумажный носитель, регистрирует в установленном порядке в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом и передает документ для рассмотрения адресату.

7.4.1.2. Категорически запрещается передача с использованием средств электронной почты писем и других материалов, содержащих сведения с грифом "Для служебного пользования".

Средства электронной почты предназначаются для оперативной передачи и приема электронных копий документов и материалов, не содержащих конфиденциальных сведений.

Категорически запрещается передача по электронной почте секретных документов.

Запрещается посылать или пересылать электронные сообщения, не отвечающие нормам морали и этики.

7.4.1.3. Не разрешается рассылать рекламные сообщения или пересылать далее сообщения без получения согласия отправителя, если это не связано с выполнением должностных обязанностей.

7.4.1.4. Запрещается посылать электронные сообщения со служебных почтовых ящиков, пользуясь чужим почтовым именем (удостоверением).

Не разрешается скрывать свои идентификаторы при посылке электронной почты.

7.4.1.5. Запрещается раскрывать приложения к электронным сообщениям без проверки их антивирусными программами.

При наличии вирусов сообщение удаляется и не считается доставленным.

7.4.1.6. При написании электронных сообщений необходимо использовать структурированный, короткий и содержательный стиль. Если сообщение содержит несколько вопросов или тем, то их необходимо нумеровать.

Начинать сообщение рекомендуется с вежливой формы обращения, слова "здравствуйте" и имени адресата.

Заканчивать сообщение рекомендуется фразой "С уважением" и указанием имени отправителя.

Если в письме есть просьбы или поручения, требуется четко сформулировать и пронумеровать действия, которые должен совершить получатель.

7.4.1.7. Каждое сообщение подписывается отправителем.

Подпись под сообщением должна содержать имя и должность отправителя, наименование подразделения, контактную информацию.

7.4.1.8. При наличии у отправителя средств ЭЦП он должен использовать ЭЦП для подписи всех исходящих служебных электронных сообщений, которые после подписания с помощью ЭЦП приобретают статус исходящего делового письма.

7.4.1.9. Поле электронного письма "Заголовок" ("Subject") должно быть заполнено. При отправке электронных сообщений используются следующие правила формирования заголовка письма: префикс, обозначающий структурное подразделение и через тире - заголовок письма.

7.4.1.10. Электронные вложения, объем которых превышает 5 Мб, упаковываются перед отправкой.

7.4.1.11. Все служебные электронные сообщения посылаются с уведомлением о прочтении. Отправитель несет ответственность за гарантированное получение адресатом важного электронного сообщения.

7.4.1.12. При получении электронного сообщения требуется уведомить отправителя сообщения о получении письма и сроках ответа или его рассмотрения.

7.4.1.13. Подготовленная для передачи на адрес электронной почты бумажная копия важного служебного письма в обязательном порядке перед сканированием и отправкой регистрируется и визируется исполнителем и руководителем.

7.4.1.14. Передачу и прием электронной почты на официальный электронный адрес Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевых (функциональных) или территориальных органов Администрации городского округа Самара, а также ведение учета всех документов, поступающих (рассылаемых) электронной почтой, осуществляет сотрудник соответствующего делопроизводственного подразделения. При получении или после отправки служебного электронного письма, которое требуется приобщить к делу, письмо распечатывается с указанием даты и времени отправки, адреса получателя и отправителя (при наличии ЭЦП - ее сертификата), текста сообщения и всех приложений. Эти записи закрепляются подписью ответственного лица.

7.4.1.15. Ответственность за содержание информации, передаваемой с использованием средств электронной почты, возлагается на исполнителя, подготовившего сообщение для передачи, и руководителя соответствующего подразделения.

7.4.1.16. При получении очень важных сообщений, не подписанных средствами ЭЦП с действующим сертификатом, получатель должен незамедлительно удостовериться по телефону о подлинности сообщения.

7.4.1.17. Электронные обращения граждан принимаются к рассмотрению в установленном порядке, если данные обращения были верно оформлены в интернет-приемной Главы городского округа Самара и автоматически с помощью автоматизированной системы электронного делопроизводства и управления документооборотом поступили на регистрацию в подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара, отвечающее за работу с данной категорией документов.

7.4.1.18. Список электронных адресов поддерживается в актуальном состоянии и публикуется в установленном порядке.

7.4.2. Документы, полученные на официальный номер факсимильного аппарата, установленного в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации, регистрируются в порядке, предусмотренном п. 7.4.1.1.

В отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации прием и получение факсограмм, а также их регистрацию и учет осуществляют ответственные за ведение делопроизводства.

7.4.2.1. Категорически запрещается передача с использованием средств факсимильной связи писем и других материалов, содержащих сведения с грифом "Для служебного пользования".

7.4.2.2. Объем передаваемого в течение одного сеанса связи документа не должен превышать 5 листов.

Документ, предназначенный для передачи по каналам факсимильной связи, должен соответствовать требованиям к оформлению служебного письма и содержать все установленные реквизиты.

7.4.2.3. Неправильно оформленные документы к передаче не принимаются.

7.4.2.4. Входящие факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Отправление исходящего документа, оформленного на иностранном языке, адресату производится в случае если имеется перевод документа на русский язык, заверенный лицом, подписавшим факсограмму.

7.4.2.5. Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ', и руководителя, подписавшего данный документ.

7.4.2.6. Настройка функций факса в МФУ выполняется с условием автоматического воспроизведения на подлиннике переданной или принятой факсограммы даты и времени передачи (приема) факсограммы, телефонного номера корреспондента (адресата) (куда направлена или откуда получена факсограмма) и печати отчета об итогах выполнения факсимильной рассылки документа адресату.

Отчет о доставке документа, направленного факсимильной связью адресату, учитывается в деле в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара.

8. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

8.1. Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся в централизованном порядке в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара.

8.2. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.

8.3. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку: "Вручить лично" или "Лично", вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли) при отсутствии документов и (или) приложений к ним составляется акт в 3-х экземплярах: первый остается в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

8.4. Конверты уничтожаются, кроме случаев, когда вид доставки входящей корреспонденции "заказное с уведомлением" или когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.

8.5. Поступившие документы учитываются и распределяются на регистрируемые в автоматизированной системе и нерегистрируемые.

Не подлежат регистрации:

материалы информационно-справочного и рекламного характера, присланные для сведения; копии документов;

газеты, журналы, иные периодические издания;

поздравительные открытки, приглашения и т.п.

8.6. Регистрация поступивших на имя Главы городского округа Самара и первых заместителей Главы городского округа Самара документов, за исключением письменных обращений граждан, производится в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара.

На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп (реквизит 29), в котором указываются: регистрационный входящий номер, количество приложений к основному документу и их листах (через дробную черту) и дата регистрации.

В автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом вводится и информация о документе, осуществляется сканирование документа с приложениями и прикрепление файла к регистрационно-учетной карточке входящего документа.

Данные о зарегистрированных документах хранятся в автоматизированной системе не менее 5 лет.

8.7. Поступающая корреспонденция (подлинники) направляются уполномоченным на ведение делопроизводства и документооборота подразделением Аппарата Администрации городского округа Самара в соответствии с установленным порядком Главе городского округа Самара, первым заместителям Главы городского округа Самара. Ошибочно поступившая секретная корреспонденция или корреспонденция с грифом "ДСП" передается по акту без регистрации в соответствующее подразделение Администрации городского округа Самара, обеспечивающее защиту сведений, составляющих государственную тайну или сведения для служебного пользования.

8.8. Зарегистрированные экземпляры постановлений Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Совет Федерации), Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации (далее - Государственная Дума), Самарской Губернской Думы (далее - Губернская Дума), распоряжений Председателя Совета Федерации, Председателя Государственной Думы, запросы и обращения членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, депутатов Губернской Думы, постановления, распоряжения, протоколы и письма Губернатора-председателя Правительства Самарской области, вице-губернатора Самарской области направляются Главе городского округа или должностному лицу, исполняющему его обязанности.

8.9. Копии федеральных законов, актов палат Федерального Собрания, актов Президента Российской Федерации, законов и постановлений Губернской Думы направляются на рассмотрение или исполнение на основании резолюции Главы городского округа Самара.

8.10. Зарегистрированные экземпляры законов Российской Федерации и Самарской области, поступившие Главе городского округа, возвращаются с резолюцией в уполномоченное на ведение делопроизводства и документооборота подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара.

8.11. Иная корреспонденция направляется непосредственно руководителям подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара в соответствии с вопросами, отнесенными к сферам их ведения и компетенции.

8.12. Зарегистрированные документы, корреспонденция с пометкой "Вручить лично" раскладываются в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара по ячейкам. Пакет с корреспонденцией "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.

Корреспонденция, адресованная руководителям отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара, раскладывается по ячейкам в уполномоченном на ведение делопроизводства и документооборота подразделении Аппарата Администрации городского округа Самара без регистрации.

8.13. Вся входящая корреспонденция вне зависимости от места регистрации передается по назначению в течение рабочего времени в день поступления (при поступлении документов в нерабочее время - в первый рабочий день, следующий за днем их поступления). При этом документы с отметками "Вручить немедленно" и "Срочно" обрабатываются и вручаются вне очереди.

Документы с отметками о срочности доставки "Вручить немедленно" и "Срочно", поступившие в нерабочее время, в воскресные или праздничные дни, вручаются адресатам срочно до 9 часов 30 минут первого рабочего дня, следующего за днем их поступления.

Ошибочно поступившая адресатам корреспонденция в трехдневный срок возвращается с пометкой ответственного за делопроизводство: "Подлежит возврату" в подразделение, зарегистрировавшее данный документ.

8.14. Документы, поступившие в уполномоченное подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара на имя Главы городского округа Самара или первых заместителей Главы городского округа Самара после 17 часов 30 минут (в сокращенные рабочие дни после 16 часов 30 минут), регистрируются и передаются на рассмотрение до 9 часов 30 минут следующего рабочего дня, кроме документов, требующих немедленного рассмотрения и решения.

8.15. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции в отраслевых (функциональных) и территориальных органах Администрации городского округа Самара осуществляется в порядке, определенном пунктами 8.1-8.13.

10. Подготовка и направление ответов на запросы и обращения депутатов Государственной Думы, Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы

10.1. Подготовка и направление ответов на депутатские запросы и обращения депутатов Государственной Думы, Губернской Думы, а также на обращения комитетов и комиссий Губернской Думы (далее - запросы и обращения соответственно) осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Самарской области о статусе члена Совета Федерации, статусе депутата Государственной Думы и Губернской Думы.

10.2. По поступившим и зарегистрированным запросам готовится резолюция Главы городского округа Самара (лица, исполняющего его обязанности) с необходимыми поручениями в адрес первых заместителей Главы городского округа Самара и заместителей Главы городского округа Самара, руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов Администрации городского округа Самара.

10.3. В поручениях по запросам устанавливается дата представления проекта ответа на запрос, которая определяется исходя из необходимости представления ответа на запрос не позднее чем через 15 календарных дней со дня поступления его Главе городского округа Самара (лицу, исполняющему его обязанности).

10.4. В резолюциях по запросам и обращениям (по решению Главы городского округа Самара или лица, исполняющего его обязанности) в первую очередь даются указания руководителям отраслевых (функциональных) или территориальных органов Администрации городского округа Самара в соответствии с их компетенцией о выполнении поручений, разработке проекта ответа и последующем направлении ответа за подписью Главы городского округа Самара в установленные законодательством сроки депутату Государственной Думы или Губернской Думы.

На основании резолюции в автоматизированной системе электронного делопроизводства и управления документооборотом создаются контрольные карточки, которые рассылаются одновременно первым заместителям Главы городского округа Самара, заместителям Главы городского округа Самара для организации и координирования работы по подготовке ответа.

Копии резолюций, содержащих поручения Главы городского округа Самара (лица, исполняющего его обязанности), оформленных на соответствующих бланках, вместе с копиями запросов направляются для учета и контроля за их исполнением в уполномоченное подразделение Аппарата Администрации городского округа Самара.

10.5. Проекты ответов Главы городского округа Самара (лица, исполняющего его обязанности) на запросы и обращения обязательно визируются руководителями подразделений, подготовивших проект ответа, первым заместителем Главы городского округа Самара, в компетенции которого находятся вопросы, указанные в тексте обращения, руководителем Правового департамента Администрации городского округа Самара, редактором-корректором.

10.6. По решению Главы городского округа Самара (лица, исполняющего его обязанности), изложенному в резолюции, подготовка проекта ответа, подписание ответа и рассылка может быть возложена на руководителей отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара.

11. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

11.1. При формировании порядка работы с документами ограниченного распространения, содержащими сведения с грифом "Для служебного пользования" (далее - "ДСП"), необходимо руководствоваться Положением о порядке обращения со служебной информацией в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года N 1233. Порядок оформления и организации работы с информационно-справочными документами Администрации городского округа Самара устанавливает единый подход к организации работы с документами ограниченного распространения, зарегистрированными под грифом "ДС1П".

11.2. В понятие "документы с грифом "Для служебного пользования" входят служебные документы (и их проекты), а также техническая и проектная документация и другие материалы, содержащие несекретные сведения, но не подлежащие оглашению в докладах и выступлениях, опубликованию в открытой печати, передаче по радио, телевидению и по другим каналам связи и имеющие иные ограничения на распространение или особые требования к обращению, которые обусловлены интересами государства.

К материальным носителям служебной информации ограниченного распространения относятся фото-, кино-, видео- и звукозаписи, электронные, бумажные носители информации и др.

11.3. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.

11.4. Передача сотрудниками отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара материальных носителей служебной информации, а также проектов и копий документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, работникам сторонних организаций запрещена.

11.5. На документах (в случае необходимости, и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.

Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.

11.6. Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, выделены в отдельный вид делопроизводства.

Регистрация осуществляется только в специальных Журналах регистрации и учета входящих и исходящих документов, содержащих сведения ограниченного распространения с грифом "ДСП". При этом к входящему (исходящему) регистрационно-учетному номеру документа добавляется пометка "ДСП".

11.7. Печатание проектов документов и копирование документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляются только лицами, допущенными к работе со служебной информацией ограниченного распространения.

11.8. Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения: передаются на исполнение руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара в виде номерных копий, учет которых ведется в Журнале выдачи документов с грифом "ДСП";

пересылаются (в случае производственной необходимости) в сторонние организации только при наличии двустороннего соглашения об обеспечении конфиденциальности при работе со сведениями ограниченного распространения или при наличии письменного запроса за подписью руководителя сторонней организации о предоставлении сведений ограниченного распространения с грифом "ДСП" и положительной резолюции разработчика запрашиваемой документации на данном запросе в лице руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации городского округа Самара.

При необходимости направления таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляется помер направляемого экземпляра документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации городского округа Самара, готовившего документ.

11.9. Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с действующей Номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".

11.10. Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

11.11. Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на архивном хранении, осуществляется на основании письменного запроса руководителей данных сотрудников.

Письменный запрос оформляется на заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара либо на руководителей отраслевых (функциональных) органов Администрации городского округа Самара, разработавших данные документы (сформировавших дело). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам отраслевых (функциональных) органов, заявленных в письменном запросе, под расписку во временное пользование на срок не более 10 рабочих дней.

11.12. Дополнительная рассылка постановлений (распоряжений), подписанных Главой городского округа Самара или его первыми заместителями, с грифом "Для служебного пользования" руководителям отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации городского округа Самара осуществляется на основании письменной заявки на имя заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара либо на основании письменной заявки на имя руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации городского округа Самара, разработавшего данные документы (сформировавшего дело).

11.13. В Администрации городского округа Самара не реже одного раза в год проводится проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой "Для служебного пользования". Для проведения проверки ежегодно образуется постоянно действующая экспертная комиссия по работе со сведениями ограниченного распространения с грифом "ДСП" (далее - Комиссия), состав которой определяется распоряжением Администрации городского округа Самара.

Комиссия организует свою работу на основании Положения о постоянно действующей экспертной комиссии по работе со сведениями ограниченного распространения с грифом "ДСП". Результаты проверки оформляются актом за подписью председателя Комиссии,

В подразделении Администрации городского округа Самара, ответственном за регистрацию и учет данного вида документов, один раз в 5 лет производится полная проверка ведения всех регистрационно-учетных Журналов для ведения учета поступающих на исполнение документов с грифом "ДСП" и сверка наличия копийных экземпляров и оригиналов документов с грифом "ДСП", находящихся на хранении в данном подразделении.

11.14. В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации заместитель Главы городского округа - руководитель Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации городского округа Самара информирует об этом заместителя Главы городского округа Самара, отвечающего за организацию работы с информацией ограниченного распространения с грифом "ДСП".

Заместитель Главы городского округа Самара разрабатывает проект распоряжения Администрации городского округа Самара о назначении и проведении служебного расследования по данному факту.

Результаты проведения служебного расследования фиксируются в акте, который подписывают заместитель Главы городского округа Самара и председатель Комиссии.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт за подписью заместителя Главы городского округа Самара, председателя Комиссии, руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа Администрации городского округа Самара, утратившего документы.

На основании акта делаются соответствующие отметки в Журналах регистрации и учета документов с грифом "ДСП".

Акты на утраченные дела с грифом "ДСП", имеющие постоянный срок хранения, передаются на архивное хранение.

11.15. При снятии грифа "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в Журналах регистрации и учета делаются соответствующие отметки. Документы, с которых был снят гриф "Для служебного пользования", изымаются из дел с грифом "ДСП" и перекладываются в хронологическом порядке для учета и хранения в соответствующие Номенклатуре дела с документами, не содержащими сведения ограниченного распространения.

11.16. За разглашение служебной информации ограниченного распространения с грифом "ДСП", а также за нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, руководители и сотрудники подразделений Аппарата Администрации городского округа Самара, отраслевых (функциональных) или территориальных органов Администрации городского округа Самара могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

И.о. заместителя Главы городского округа - руководителя Аппарата Администрации городского округа Самара

Д.В. Холин