Приложение N 1. Административный регламент архивного отдела администрации Селивановского района Владимирской области по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов"

Приложение N 1
к постановлению администрации
Селивановского района
от 19 января 2018 г. N 52

Административный регламент
архивного отдела администрации Селивановского района Владимирской области по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов"

I. Общие положения

1.1. Предмет регулирования регламента.

1.1.1. Административный регламент архивного отдела администрации Селивановского района Владимирской области (далее - Административный регламент) по предоставлению муниципальной услуги "Выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения качества и доступности предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.

1.2. Круг заявителей.

1.2.1. Заявителями являются физические, юридические лица и индивидуальные предприниматели, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении муниципальной услуги.

1.3. Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги.

1.3.1. Информация о месте нахождения и графике работы администрации Селивановского района, почтовом адресе, контактных телефонах размещена на официальном сайте муниципального образования Селивановский район Владимирской области: www.selivanovo.ru (далее - Сайт администрации), в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" на сайте: www.gosuslugi.ru (далее - Портал).

1.3.2. Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: ул. Красноармейская, д. 12, кабинет 14, пос. Красная Горбатка, Селивановский район, Владимирская область, 602332.

1.3.3. Электронный адрес архивного отдела: arhiv@selivanovo.ru.

1.3.4. Телефон архивного отдела: (49236) 2-19-50.

1.3.5. График работы архивного отдела:

понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;

обеденный перерыв с 12.00 до 13.00;

приемные дни и часы - понедельник - пятница с 8.00 до 17.00;

выходные дни - суббота, воскресенье.

1.3.6. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:

- посредством размещения сведений на информационном стенде в архивном отделе администрации Селивановского района Владимирской области (далее - архивный отдел);

- посредством размещения на Портале;

- на Сайте администрации;

- при личном обращении, с использованием средств телефонной связи, в письменной форме, а также по электронной почте.

1.3.7. Основными требованиями к информированию заявителей являются:

- достоверность и полнота информации;

- четкость в изложении информации;

- удобство и доступность получения информации;

- оперативность предоставления информации.

1.3.8. Консультации предоставляются сотрудниками архивного отдела при личном обращении, по телефону или в письменном виде по вопросам, касающимся:

- почтового адреса архивного отдела, включая информацию об адресе электронной почты;

- документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- порядка и сроков предоставления муниципальной услуги;

- порядка обжалования действий (бездействия) должностных лиц, а также принимаемых ими решений при предоставлении муниципальной услуги.

1.3.9. Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц с получателями муниципальной услуги при ответе на телефонные звонки, устные или письменные обращения:

- при ответах на телефонные звонки и устные обращения сотрудник архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты и в корректной форме информирует обратившихся граждан по вопросу предоставления муниципальной услуги;

- ответ на телефонный звонок начинается с информации о наименовании органа или организации, в которую позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок;

- специалист, осуществляющий устную консультацию, принимает все необходимые меры для ответа, в том числе и с привлечением других специалистов;

- в случае если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела);

- в конце консультации специалист кратко подводит итог и перечисляет действия, которые следует предпринять гражданину;

- при информировании по письменным запросам ответ в четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении или способа обращения заявителя).

1.3.10. Письменный запрос о порядке и ходе предоставления муниципальной услуги, поступивший при личном обращении, по электронной почте или почтовой связью регистрируется в день поступления. Почтой и по электронной почте информация по вопросам исполнения запросов направляется в адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня поступления запроса.

1.3.11. На Портале, на Сайте администрации, на информационном стенде в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления муниципальной услуги размещается следующая информация:

- наименование муниципальной услуги - выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов;

- сведения о режиме работы, номере телефона и электронной почты архивного отдела;

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;

- образцы оформления документов, необходимых для предоставления услуги, и требования к ним;

- информация о сроках предоставления муниципальной услуги;

- краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги (в виде блок-схемы, приложение N 1 к Административному регламенту);

- порядок обжалования решения, действия или бездействия должностных лиц и работников архивного отдела;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.

Текст материалов печатается удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются полужирным шрифтом либо подчеркиваются.

1.3.12. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственного и муниципальных архивов Владимирской области размещены на сайте Архивного департамента администрации Владимирской области: ao.avo.ru.

II. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги.

2.1.1. Муниципальной услугой является выдача архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

2.2.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией Селивановского района Владимирской области.

2.2.2. Структурным подразделением, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является архивный отдел администрации Селивановского района Владимирской области (далее - архивный отдел).

2.2.3. Муниципальная услуга предоставляется по документам, относящимся к собственности Селивановского района и находящимся на хранении в архивном отделе.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

2.3.1. Результатом муниципальной услуги является предоставление:

- архивных справок;

- архивных выписок;

- копий архивных документов;

- уведомлений о пересылке запроса в другой орган или организацию по принадлежности;

- писем с объяснением причин неисполнения запроса.

2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.

2.4.1. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 дней со дня поступления запроса в архивный отдел.

2.4.2. При поступлении запросов, которые не соответствуют требованиям пунктов 2.6.3, 2.6.4 Административного регламента, архивный отдел в семидневный срок запрашивает у заявителя необходимую информацию. При предоставлении дополнительных сведений в течение 30 дней со дня их поступления осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, которые направляются заявителю. В случае непоступления дополнительных сведений в течение 30 дней с момента поступления запроса, заявителю направляется письмо с объяснением причин его неисполнения.

2.4.5. Запрос, не относящийся к компетенции архивного отдела, в течение семи дней со дня поступления направляется по принадлежности в соответствующий орган или организацию, о чем уведомляется заявитель.

2.5. Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги, с указанием их реквизитов и источников официального опубликования.

2.5.1. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

- Конституция Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 26 января 2009 года, N 4, ст. 445);

- Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" ("Российская газета" от 8 октября 2003 года N 202);

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 25 октября 2004 года, N 43, ст. 4169);

- Федеральный закон от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 8 мая 2006 года, N 19, ст. 2060);

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 31 июля 2006 года, N 31, ч. 1, ст. 3448);

- Федеральный закон от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2 августа 2010 года, N 31, ст. 4179);

- постановление Правительства Российской Федерации от 27.09.2011 N 797 "О взаимодействии между многофункциональными центрами предоставления государственных и муниципальных услуг и федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления" ("Российская газета" от 5 октября 2011 года N 222);

- приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 14 мая 2007 года, N 20);

- Закон Владимирской области от 09.11.2005 N 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области" (газета "Владимирские ведомости" от 23 ноября 2005 года N 364);

- Устав муниципального образования Селивановский район Владимирской области, принят решением Селивановского районного Совета народных депутатов от 19 июля 2007 года N 52 (газета "Селивановский вестник" от 3 августа 2007 года N 69);

- Положение об архивном отделе администрации Селивановского района, утвержденное постановлением главы Селивановского района от 10 декабря 2010 года N 940.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.

2.6.1. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос на русском языке в адрес архивного отдела, в том числе переданный по электронной почте, или заявление, составленное заявителем лично. Анкета-заявление для выдачи архивной справки, архивной выписки, архивной копии документа приведена в приложении N 2 к Административному регламенту.

2.6.2. Запросы должны содержать следующую информацию:

для юридических лиц:

- название организации;

- юридический и почтовый адрес;

- телефон и электронный адрес при их наличии;

- изложение существа запроса;

- дату отправления и номер запроса;

- наименование должности, фамилию, имя, отчество должностного лица, осуществляющего запрос от имени организации;

для физических лиц:

- фамилию, имя, отчество заявителя (если фамилия, имя менялись, указывается прежняя фамилия, имя);

- почтовый адрес места жительства (номер телефона);

- изложение существа запроса;

- дату подачи или отправления запроса.

Запрос заполняется при помощи средств электронно-вычислительной техники или от руки разборчиво чернилами черного или синего цвета.

2.6.3. Предоставление муниципальной услуги должно быть подтверждено заявителем путем приложения к заявлению копии документа, удостоверяющего личность заявителя.

2.6.4. В зависимости от оснований предоставления муниципальной услуги к запросу дополнительно прилагаются:

- письменное согласие лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копию документа, подтверждающего факт смерти лица;

- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения;

- копии документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам;

- нотариально заверенная доверенность, выданная в установленном порядке, подтверждающая право представлять интересы доверителя.

2.6.5. Запрос и документы, указанные в пунктах 2.6.3, 2.6.4 Административного регламента, принимаются на личном приеме в архивном отделе. Одновременно с копиями документов предъявляются оригиналы.

2.6.6. Запрос может быть направлен в архивный отдел по почте с приложением копий документов, указанных в пунктах 2.6.3, 2.6.4.

2.7. Указание на запрет требовать от заявителя.

2.7.1. Архивный отдел не вправе требовать от заявителя:

- представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органа (организации), предоставляющего муниципальную услугу, иных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления и подведомственных им организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, (за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ перечень документов, а также документов, выдаваемых по результатам оказания необходимых и обязательных услуг для предоставления муниципальной услуги). Заявитель имеет право представить указанные документы и информацию в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, по собственной инициативе;

- осуществления действий, в том числе согласований, необходимых для получения муниципальной услуги и связанных с обращением в иные органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги.

2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

2.8.1. При обращении на личном приеме в архивный отдел отсутствуют оригиналы документов, указанные в пунктах 2.6.3, 2.6.4 настоящего Административного регламента.

2.8.2. Записи в представленных документах исполнены карандашом или имеют подчистки либо приписки, зачеркнутые слова.

2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления в предоставлении муниципальной услуги.

2.9.1. Основания для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- повторный запрос, в котором не приводятся новые доводы или обстоятельства, если ранее заявителю давался письменный ответ по существу.

2.9.2. Основаниями для отказа в выдаче архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов являются:

- представленный запрос и (или) документы не соответствуют требованиям пунктов 2.6.3, 2.6.4 настоящего Административного регламента;

- запрос содержит ненормативную лексику либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;

- если текст письменного заявления не поддается прочтению, ответ на него не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему заявление, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;

- в случае если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

- отсутствие запрашиваемых сведений в архивном отделе;

- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса.

2.9.3. По требованию заявителя решение об отказе в предоставлении муниципальной услуги предоставляется в электронной форме или может выдаваться лично или направляться по почте в письменной форме либо выдается через МФЦ.

2.9.4. Отказ в предоставлении муниципальной услуги не является препятствием для повторного обращения заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.

2.10. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении муниципальной услуги.

2.10.1. Других услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, законодательством Российской Федерации не предусмотрено.

2.11. Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление муниципальной услуги.

2.11.1. Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.

2.12. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.

2.12.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.

2.13. Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги и услуги, в том числе в электронной форме.

2.13.1. Сроки исполнения муниципальной услуги исчисляются в календарных днях.

2.13.2. Письменные заявления регистрируются специалистом архивного отдела в Журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан в течение 3 дней со дня их поступления.

2.13.3. Запросы, поданные в форме электронного документа, регистрируются в Журнале учета электронных документов-запросов на предоставление муниципальной услуги в день их поступления.

2.14. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой информации о порядке предоставления услуги.

2.14.1. Помещениями, в которых предоставляется муниципальная услуга, являются место для заполнения заявлений и место ожидания, которые расположены на первом этаже с соответствующей табличкой, содержащей информацию о названии отдела - "Архивный отдел".

2.14.2. Место ожидания для заявителей и приема запросов оборудуются стульями.

2.14.3. Дверь помещения, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудована информационными табличками (вывесками) с указанием:

- номера кабинета;

- фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, осуществляющего прием заявителей;

- времени приема заявителей.

2.14.4. Место ожидания и места для заполнения запросов должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы сотрудников.

2.14.5. Место ожидания оборудовано информационным стендом, на котором размещается информация, предусмотренная пунктом 1.3.11 Административного регламента.

2.14.6. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оснащено телефоном и оборудовано средствами пожаротушения. Рабочие места должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу, оборудованы компьютерами (один компьютер на каждое должностное лицо), оргтехникой и канцелярскими принадлежностями, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.

2.14.7. Места для предоставления услуги должны быть обеспечены условиями для беспрепятственного доступа инвалидов, предусмотренных статьей 15 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации".

Должностные лица, предоставляющие услугу, обязаны оказывать помощь инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуги наравне с другими лицами.

2.15. Показатели доступности и качества муниципальной услуги.

2.15.1. Заявитель имеет право:

- получать муниципальную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления муниципальной услуги;

- получать полную, актуальную и достоверную информацию о порядке предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме;

- получать муниципальную услугу в соответствии с законодательством Российской Федерации;

- обращаться с жалобой на принятое решение или на действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела, в связи с рассмотрением заявления в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.15.2. Основными количественными показателями доступности муниципальной услуги является количество зарегистрированных запросов и количество выданных архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

2.15.3. Основные качественные показатели муниципальной услуги обеспечиваются полнотой и точностью предоставленных заявителю сведений.

2.15.4. Требования к качеству предоставления муниципальной услуги предусмотрены нормативными правовыми актами, приведенными в пункте 2.5.1 Административного регламента.

2.15.5. Количественными показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:

- срок рассмотрения запросов;

- количество выданных архивных справок (выписок, копий архивных документов);

- количество писем об отказе в выдаче архивных справок (выписок, копий архивных документов);

- количество жалоб на действия (бездействие) должностных лиц.

2.16. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальной услуги в многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления муниципальной услуги в электронном виде.

2.16.1. Предусматривается предоставление муниципальной услуги в муниципальном казенном учреждении "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Селивановского района". Предоставление муниципальной услуги через МФЦ осуществляется в соответствии с регламентом работы МФЦ, утвержденным в установленном порядке, и заключенным соглашением о взаимодействии МФЦ с архивным отделом.

2.16.2. Обеспечение доступа заявителей к сведениям о предоставляемой муниципальной услуге на Портале, на Сайте администрации.

2.16.3. Обеспечение возможности подачи заявителем запроса о предоставлении муниципальной услуги посредством Портала.

2.16.4. Обеспечение заявителю подтверждения в форме электронного документа о поступлении его запроса в архивный отдел.

2.16.5. Получение заявителем сведений о ходе выполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги.

2.16.6. Запрос и иные документы, необходимые для предоставления муниципальной услуги, подписанные электронной подписью, вид которой установлен законодательством Российской Федерации и поданные заявителем, признаются равнозначными запросу и иным документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Состав и последовательность административных процедур при предоставлении государственной услуги.

3.1.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- прием, регистрация запросов;

- анализ тематики запросов;

- направление запросов на исполнение;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- подготовку архивных справок, архивных выписок, архивных копий при наличии запрашиваемых документов;

- направление ответа заявителю.

3.1.2. Ответственным за предоставление муниципальной услуги является заведующий архивным отделом.

3.1.3. Блок-схема исполнения муниципальной услуги приводится в приложении N 1 к Административному регламенту.

3.2. Особенности рассмотрения запроса, поступившего в форме электронного документа.

3.2.1. По запросу (заявлению), поступившему в форме электронного документа, в течение 30 дней со дня поступления запроса, осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, выписок, копий, в случае наличия в архивном отделе необходимых для ответа на заявление архивных документов или информации.

3.2.2. Заявителю направляется ответ в форме электронного документа о возможности получения архивных справок, выписок, копий при предоставлении документов, указанных в пунктах 2.6.3, 2.6.4 Административного регламента. При получении архивных справок, выписок, копий не требуется предоставление документов на бумажном носителе, указанных в пунктах 2.6.3, 2.6.4 Административного регламента, если запрос и иные документы, поступившие в форме электронного документа, подписаны электронной подписью, вид которой установлен законодательством Российской Федерации.

3.3. Прием и регистрация запросов.

3.3.1. Запросы, поступившие в архивный отдел, в том числе и в форме электронного документа, регистрируются и в течение 3 дней передаются на исполнение. Интернет-обращение (запрос) заявителя распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

3.3.2. Регистрация запросов является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.

3.3.3. В случае принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги заявителю направляется уведомление с разъяснением причины отказа, если адрес заявителя поддается прочтению. Критериями принятия решения об отказе в предоставлении муниципальной услуги являются основания, указанные в пунктах 2.8, 2.9 Административного регламента.

3.3.4. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является запись от руки черными или синими чернилами входящего номера и даты поступления запроса в журнал регистрации, проставление на запросе штампа регистрации и его заполнение.

3.4. Анализ тематики запросов.

3.4.1. В течение семи дней со дня поступления запроса в архивный отдел специалисты с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, базы данных "Архивный фонд" и справочников по фондам архивов проводят анализ тематики. При этом определяются:

- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;

- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

3.4.4. Результатом административного действия является:

- продолжение работы с запросом в установленном порядке;

- направление запроса в другое учреждение или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя в течение семи дней с момента поступления;

- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления в архивный отдел дополнительных сведений с уведомлением об этом заявителя в течение пяти дней с момента поступления;

- отказ в исполнении запроса в соответствии с пунктами 2.8, 2.9 Административного регламента с уведомлением об этом заявителя в течение пяти дней с момента поступления.

3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов.

3.5.1. Работники архивного отдела при поступлении запроса (заявления):

- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;

- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;

- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.

3.5.2. Результатом административного действия является получение необходимых документов из архивохранилищ.

3.6. Оформление архивных документов.

3.6.1. Архивная справка, архивная выписка и копия архивного документа составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия".

3.6.2. Архивная справка - документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивная справка составляется на бланке администрации Селивановского района. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала", "В тексте неразборчиво").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события. Архивная справка заверяется гербовой печатью администрации Селивановского района, подписью заместителя главы (руководителя аппарата) администрации района и заведующего архивным отделом.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы, скреплены и заверены гербовой печатью администрации Селивановского района, подписью заместителя главы (руководителя аппарата) администрации района.

При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.

3.6.3. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная выписка составляется на бланке администрации Селивановского района. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа. Архивная выписка заверяется гербовой печатью администрации Селивановского района, подписью заместителя главы (руководителя аппарата) администрации района и заведующей архивным отделом.

3.6.4. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.

Первый лист архивной копии составляется на бланке администрации Селивановского района, для последующих листов бланк администрации Селивановского района не используется. На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется гербовой печатью администрации Селивановского района, подписью заместителя главы (руководителя аппарата) администрации района и заведующего архивным отделом.

При изготовлении копий архивных документов бланк администрации Селивановского района не используется. В конце копии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).

3.6.5. При наличии в архивном отделе необходимых для ответа на запрос архивных документов или информации в течение 20 дней со дня регистрации запроса осуществляется подготовка соответствующих архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов.

3.6.6. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать требуемый документ или справку. Ответ заверяется печатью архивного отдела и подписью заведующей архивным отделом и течение семи дней со дня поступления запроса заявителю направляется уведомление о пересылке заявления в другой орган или организацию по принадлежности либо об отсутствии запрашиваемых архивных документов (сведений).

3.6.7. Архивные документы оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).

3.7. Направление заявителю архивных документов, ответов на запрос.

3.7.1. Архивные документы, предназначенные для направления заявителю, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивным отделом на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям.

3.7.2. Ответы на письменные запросы заявителей, поступившие по почте, в форме электронного документа, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на обращение направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адресат для ответа.

3.7.3. Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

3.7.4. По запросам, поступившим в форме электронного документа, заявителю направляется уведомление в форме электронного документа об отправке ответа.

3.7.5. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.7.6. Результатом административного действия является подготовленные и соответствующим образом оформленные роспись заявителя (или его доверенного лица) о получении архивной справки, архивной копии или архивной выписки с указанием даты получения или составление реестра на отправку корреспонденции.

VI. Формы контроля за совершением действий и принятием решений

4.1. Мероприятия по контролю за надлежащим предоставлением муниципальной услуги осуществляются в форме текущего контроля, плановых и внеплановых проверок.

4.2. Текущий контроль над своевременным предоставлением услуги осуществляет заведующий архивным отделом.

4.2.1. Обязательному контролю исполнения в архивном отделе подлежат поступившие, зарегистрированные в установленном порядке и требующие исполнения жалобы граждан. Кроме того, все запросы, поступающие в архивный отдел, ставятся на контроль. Срок исполнения - 30 календарных дней со дня поступления.

4.2.2. Заведующий и специалисты архивного отдела несут персональную ответственность за объективность и всесторонность подготовки ответа на поступившие запросы, соблюдение сроков их исполнения, содержание подготовленного ответа.

4.2.4. Контроль над полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.

4.3. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги.

4.3.1. Плановые проверки проводятся на основании годовых планов работы, внеплановые проверки проводятся при выявлении нарушений по предоставлению муниципальной услуги или по конкретному обращению заявителя.

4.3.2. Проверки проводятся с целью выявления и устранения нарушений прав заявителей и привлечения виновных лиц к ответственности.

4.3.3. Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются заведующим архивным отделом.

4.3.4. Результаты проверок оформляются отдельной справкой или актом.

4.4. Ответственность должностных лиц администрации района за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги.

4.4.1. Должностные лица, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за исполнение административных процедур и соблюдение сроков, установленных Административным регламентом.

4.4.2. Персональная ответственность указанных лиц закрепляется в их должностных инструкциях.

4.4.3. При уходе в отпуск работник архивного отдела обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.

4.4.4. По фактам нарушений работниками архивного отдела Административного регламента при исполнении полномочий главой администрации района назначается служебная проверка.

4.5.5. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения должностными лицами архивного отдела возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги глава администрации района принимает меры по привлечению этого лица к дисциплинарной ответственности.

4.5. Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.

4.5.1. В случае выявления нарушений прав граждан при предоставлении муниципальной услуги к виновным должностным лицам применяются меры ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органов, предоставляющих муниципальную услугу, а также их должностных лиц

5.1. Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.1.1. Заявитель вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения должностных лиц, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании Административного регламента устно или в письменной форме, в том числе при личном приеме заявителя, или в электронном виде:

- в администрацию района к главе администрации района;

- в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, к заведующему архивным отделом.

5.1.2. Заявитель вправе обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:

- нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

- нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

- требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;

- отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;

- отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;

- отказ работников архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.2. Предмет жалобы.

5.2.1. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги.

5.2.2. Действия (бездействие) и решения должностных лиц и работников архивного отдела могут быть обжалованы в архивном отделе и в администрации Селивановского района.

5.2.3. Прием жалоб в письменной форме осуществляется заведующим архивным отделом, уполномоченным на рассмотрение жалоб должностным лицом администрации Селивановского района. График приема жалоб: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00, обеденный перерыв с 12.00 до 13.00.

Жалоба в письменной форме может быть также направлена по почте.

В случае подачи жалобы при личном приеме заявитель представляет документ, удостоверяющий его личность в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.2.4. В электронном виде жалоба может быть подана заявителем с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", Сайта администрации, Портала.

5.2.5. При подаче жалобы в электронном виде документы могут быть представлены в электронной форме и подписаны простой электронной подписью. Они признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе.

5.3. Порядок подачи и рассмотрения жалобы.

5.3.1. Жалоба в устной форме предъявляется на личном приеме. При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема. При несогласии заявителя дается письменный ответ по существу поставленных в заявлении вопросов.

5.3.2. Жалоба должна содержать:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

- сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;

- доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

5.3.3. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

- оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

- копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствие с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

5.4. Сроки рассмотрения жалобы.

5.4.1. Жалоба, поступившая в архивный отдел, главе администрации Селивановского района подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа в приеме документов специалистами архивного отдела у заявителя, либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.5. Перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы в случае, если возможность приостановления предусмотрена законодательством Российской Федерации.

5.5.1 Жалоба не подлежит рассмотрению в следующих случаях:

- в жалобе не указаны фамилия заявителя, направившего ее, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

- в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

5.5.2. Заявителю сообщается об оставлении обращения без рассмотрения, если:

- ответ по существу поставленного в жалобе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. При этом заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в жалобе вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;

- в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами и не приводятся новые доводы или обстоятельства. При этом заведующий архивным отделом вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в один и тот же адрес или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется заявитель, направивший жалобу.

5.6. Результат рассмотрения жалобы.

5.6.1. По результатам рассмотрения жалобы архивный отдел принимает одно из следующих решений:

- удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных должностными лицами архивного отдела опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах;

- отказывает в удовлетворении жалобы.

5.6.2. В ответе по результатам рассмотрения жалобы указываются:

- наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, рассмотревшего жалобу, должность, фамилия, имя, отчество (при наличии) его должностного лица, принявшего решение по жалобе;

- номер, дата, место принятия решения, включая сведения о должностном лице, решение или действие (бездействие) которого обжалуется;

- фамилия, имя, отчество (при наличии) или наименование заявителя;

- основания для принятия решения по жалобе;

- принятое по жалобе решение;

- в случае если жалоба признана обоснованной, сроки устранения выявленных нарушений, в том числе срок предоставления результата муниципальной услуги;

- сведения о порядке обжалования принятого по жалобе решения.

5.7. Порядок информирования заявителя о результатах рассмотрения жалобы.

5.7.1. Ответ по результатам рассмотрения жалобы подписывается уполномоченным должностным лицом администрации Селивановского района.

Ответ заявителю по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в письменной форме и по желанию заявителя в форме электронного документа, подписанного простой электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица и (или) уполномоченного на рассмотрение жалобы органа.

5.8. Порядок обжалования решения по жалобе.

5.8.1. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.9. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

5.9.1. Каждый гражданин имеет право получить, а должностные лица архивного отдела обязаны ему предоставить возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если нет установленных федеральным законом ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах и материалах.

5.10. Способы информирования заявителя о порядке подачи и рассмотрения жалобы.

5.10.1. Информирование заявителя о порядке подачи и рассмотрения жалобы производится:

- посредством размещения сведений на информационном стенде в архивном отделе;

- посредством размещения на Портале;

- на Сайте администрации;

- при личном обращении, с использованием средств телефонной связи, в письменной форме, а также по электронной почте.