Решение Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия от 19 февраля 2016 г. N 230 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Совете депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия"

В целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия Совет депутатов Дубёнского муниципального района решил:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Совете депутатов Дубенского муниципального район Республики Мордовия согласно приложению 1.

2. Опубликовать настоящее решение в официальном печатном издании Дубенского муниципального района Республики Мордовия и разместить на официальном сайте органов местного самоуправления Дубёнского муниципального района http://dubenki.e-mordovia.ru/.

3. Настоящее решение вступает в законную силу с момента официального опубликования.

Заместитель председателя Совета депутатов Дубенского муниципального района

А.Н. Борисов

Инструкция
по делопроизводству в Совете депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия
(утв. Решением Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия от 19 февраля 2016 г. N 230)

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства, установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия (далее - Совет депутатов).

Порядок работы Совета депутатов, порядок работы с обращениями граждан определяются регламентом и специальной инструкцией.

1.2. Инструкция разработана с учетом:

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов";

- Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477;

- Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002;

- Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года N 76;

- Федерального закона от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Указа Главы Республики Мордовия от 6 октября 2011 г. N 210-УГ "Об изготовлении, использовании, хранении и уничтожении бланков и печатей с воспроизведением Государственного герба Республики Мордовия";

- Регламента работы Совета депутатов;

- Порядка рассмотрения обращений граждан.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет, контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.4. Контроль за работой с документами в Совете депутатов возлагается на председателя Совета депутатов.

1.5. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами возлагается на специалиста организационного отдела администрации Дубенского муниципального района Республики Мордовия (далее - ответственный за делопроизводство). При увольнении или переводе по службе специалиста передача документов и дел осуществляется по акту.

1.6. Председатель Совета депутатов и ответственный за делопроизводство несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за не соблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.

1.7. Документы и дела, образующиеся в процессе деятельности Совета депутатов, должны храниться в условиях, обеспечивающих их сохранность.

II. Документирование управленческой деятельности

В Совете депутатов создаются следующие виды документов: решения Совета депутатов, постановления, распоряжения председателя Совета депутатов, положения, правила, инструкции, регламенты, протоколы заседаний, служебные письма, ответы на обращения граждан и другие документы.

Состав правовых актов, издаваемых Советом депутатов, устанавливается в уставе Дубенского муниципального района Республики Мордовия.

2.1. Бланки служебных документов

2.1.1. Документы, создаваемые в Совете депутатов, оформляются на бланках, стандартных листах бумаги формата А 4 (210 x 297 мм) и А 5 (148 x 210 мм) или в виде электронных документов.

Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

2.1.2. Бланки служебных документов имеют установленный состав реквизитов, стабильный порядок их расположения в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (Приложение N 1).

2.1.3. Документы, издаваемые от имени двух и более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.1.4. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля (не менее):

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 20 мм.

2.1.5. Документы печатаются шрифтом Times New Roman, размером N 12 (для оформления табличных материалов), 14 через 1 интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы.

2.1.6. В Совете депутатов применяются следующие виды бланков:

- общий бланк (Приложение N 2);

- бланк письма (Приложение N 3);

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения председателя Совета депутатов, протокола и т. д.).

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

2.2. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов

2.2.1. Документы, создаваемые Советом депутатов, имеют установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

2.2.2. Наименование организации.

Наименование Совета депутатов Дубенского муниципального района -автора документа указывается в точном соответствии с Уставом.

2.2.3. Справочные данные об организации

Справочные данные о Совете депутатов указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, Интернет-адрес и другие сведения по усмотрению Совета депутатов.

2.2.4. Вид документа

Наименование вида документа, создаваемого в Совете депутатов, должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

2.2.5. Место составления (издания документа)

На бланках документов указывается место составления или издания документа, за исключением бланков писем. Например: с. Дубенки

2.2.6. Дата документа

Датой документа является дата его подписания (постановления, распоряжения, письма, докладные, служебные записки и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол). Для утверждаемого документа (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.) -дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год -четырьмя арабскими цифрами, например: 07.08.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

07 августа 2011 г.

Обязательным является требование единообразия написания дат в одном конкретном документе.

Дата документа указывается в специально отведенном месте бланка, если документ готовится на бланке. Если документ готовится не на бланке, его дата проставляется ниже текста рядом с подписью.

2.2.7. Регистрационный номер документа

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

2.2.8. Ссылка на исходящий номер и дату документа

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Например: На N 108 от 08.10.2011; на N 6/74 от 08. 05.2011

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма.

2.2.9. Адресат

Документы адресуют органам государственной власти; организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа органу власти; организации, ее структурному подразделению (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство

строительства и архитектуры

Республики Мордовия

При адресовании документа конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия -в дательном, например:

Министерство

строительства и архитектуры

Республики Мордовия

Ведущему специалисту

И.И. Иванову

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Министру

строительства и архитектуры

Республики Мордовия

П.П. Петрову

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, другие федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, постоянным корреспондентам.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

ГКУ "Социальная защита населения

по Дубенскому району

Республики Мордовия"

ул. Бровцева, д. 11, с. Дубенки,

Дубенский район,

Республика Мордовия, 431770

При адресовании документа нескольким однородным организациям их названия указываются обобщенно, например:

Администрациям сельских поселений

Дубенского муниципального

района Республики Мордовия

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем -почтовый адрес, например:

Петрову П.П.

ул. Зеленая, д. 5, кв. 12,

с. Дубенки, Дубенский район,

Республика Мордовия, 431770

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу - после фамилии.

Строки реквизита "Адресат" центруются относительно самой длинной строки или выравниваются по левому краю.

2.2.10. Наименование документа

Наименование документа -это краткое содержание (заголовок к тексту) документа. Составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до 4 - 5 строк).

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Распоряжение (о чем?) о проведении публичных слушаний

Протокол (чего?) заседания постоянной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка и может занимать 4 - 5 строк по 28 - 30 знаков в строке. Печатается через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится.

2.2.11. Текст документа

Текст документа оформляется в виде связанного текста, анкеты, таблицы и т. д. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

Сплошной связанный текст содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при составлении писем, распорядительных документов, положений, правил.

Документы, создаваемые на основе нормативных правовых актов органов власти и других организаций, либо ранее изданных документов, должны содержать ссылку на них с указанием вида документа, наименования органа, издавшего документ, даты, номера и заголовка к тексту документа.

Сплошной связный текст документа печатается на расстоянии двух междустрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков.

Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

В распорядительных документах, а также во внутренних документах, адресованных руководству, текст излагается от первого лица единственного числа: "предлагаю", "прошу рассмотреть вопрос ...".

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа: "просим предоставить данные о...", "представляем на рассмотрение и утверждение..."; в протоколах: "слушали...", "выступили ...", "решили ...".

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа: "просим предоставить ...", "направляем в Ваш адрес ...";

- от первого лица единственного числа: "прошу выслать ...";

- от третьего лица единственного числа: "Совет депутатов не возражает".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 2005 г. N 208 "Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов....".

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля.

2.2.12. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к постановлениям, распоряжениям, планам, инструкциям и другим документам.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения, например:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если письмо имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Государственного Собрания Республики Мордовия от 19.09.2010 N 35 и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, в отметке о приложении это указывается, например:

Приложение: Справка о неплатежеспособности предприятия, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

На приложениях справочного характера к решениям, постановлениям, распоряжениям, инструкциям, положениям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

Приложение N 1

к распоряжению председателя

Совета депутатов

Дубенского муниципального

района Республики Мордовия

от 15.03.2014 N 14

Если приложением к документу является утверждаемый документ (положение, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже - гриф утверждения документа, например:

Приложение N 1

Утверждено

распоряжением председателя

Совета депутатов

Дубенского муниципального

района Республики Мордовия

от 17.05.2011 N 20

Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение N 1, Приложение N 2). Если приложение одно, оно не нумеруется.

2.2.13. Гриф согласования

Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом. Например:

СОГЛАСОВАНО

Прокурор Дубенского

района Республики Мордовия

Подпись И.О. Фамилия

Дата

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭПК

Республиканской архивной службы

Республики Мордовия

от 19.06.2010 N 5

или

СОГЛАСОВАНО

Письмо Правительства

Республики Мордовия

от 17.05.2009 N 01-17/112

Гриф согласования оформляется под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

2.2.14. Визы согласования документа

Согласование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Документы до их подписания проходят внутреннее согласование путем визирования исполнителем (ответственным исполнителем), руководителем структурного подразделения, где готовился документ, начальниками заинтересованных структурных подразделений.

Виза включает в себя личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату визирования. При необходимости указывается наименование должности лица, визирующего документ, например:

Начальник управления финансов

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются на оборотной стороне последнего листа подлинника документа.

В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату по факсимильной связи без досылки подлинника по почте.

На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования (Приложение N 4).

Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

юрисконсульт

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

2.2.15. Подпись документа

В состав подписи входят:

- наименование должности лица, подписавшего документ;

- личная подпись должностного лица;

- расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям, например:

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района Подпись И.О. Фамилия

Председатель постоянной комиссии

по финансово-экономическим вопросам Подпись И.О. Фамилия

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами равными по должности, но представляющими разные органы, их подписи располагают на одном уровне.

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается должность лица, подписывающего документ и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены и от руки лицом, подписавшим документ.

В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших их, а распределение обязанностей в составе комиссии, например:

Председатель комиссии Подпись И.О. Фамилия

Секретарь комиссии Подпись И.О. Фамилия

Члены комиссии Подпись И.О. Фамилия

Подпись И.О. Фамилия

Удостоверение подлинности электронного документа осуществляется посредством электронной цифровой подписи (ЭЦП) или иными способами, предусмотренными законодательством Российской Федерации. Для удостоверения подлинности электронного документа посредством ЭЦП применяют процедуры выработки и проверки ЭЦП в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

2.2.16. Гриф утверждения

На документах, подлежащих утверждению гриф утверждения проставляется в верхнем правом углу первого листа документа, например:

УТВЕРЖДАЮ Председатель Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа постановлением, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слов Утверждено (Утверждена, Утвержден), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

Утверждено

решением Совета депутатов

Дубенского муниципального района

Республики Мордовия

от 15.07.2010 N 7

Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

2.2.17. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

2.2.18. Отметка о заверении копии

Для заверения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Копия верна", фамилию, имя, отчество лица, заверившего копию; личную подпись, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия N 75 за 2007 г.

Копия верна

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района

Республики Мордовия Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: "Всего в копии 17 л.".

Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа. Отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати Совета депутатов.

2.2.19. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа.

Отметка включает инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона, например:

И.И. Иванов

(83442) 2-16-21

2.2.20. Указания по исполнению документа

Указания по исполнению документа (резолюция) оформляются непосредственно на документе (в заголовочной части документа) или на бланке резолюции.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Иванову И.И.

Прошу подготовить проект

решения к 05.11.2011

Подпись Дата

2.2.21. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на верхнем поле документа справа.

2.2.22. Отметка об исполнении документа

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела, в которое помещается документ, подписи исполнителя и даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело производится исполнителем документа.

2.2.23. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа содержит очередной порядковый номер и дату поступления.

2.2.24. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации и имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу первого листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

2.3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

2.3.1. Подготовка и оформление проектов решений Совета депутатов

2.3.1.1. При подготовке проектов решений Совета депутатов (далее - проект решения) следует руководствоваться, Регламентом Совета депутатов и настоящей инструкцией.

Правом внесения проектов решений в Совете депутатов обладают:

- председатель Совета депутатов;

- депутаты Совета депутатов;

- Глава администрации муниципального района;

- постоянные комиссии Совета депутатов;

иные субъекты правотворческой инициативы, установленные Уставом района.

2.3.1.2. С проектом решения могут представляться следующие сопроводительные документы:

- пояснительная записка (обоснование необходимости принятия решения);

- финансово-экономическое обоснование (при представлении проекта решения, реализация которого потребует дополнительных финансовых затрат из бюджета);

- перечень актов, которые необходимо принять для реализации данного акта, а также отменить или изменить в связи с принятием предлагаемого проекта;

- заключение Главы администрации (если проект нормативного правового акта внесен не им и предусматривает установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств местного бюджета).

2.3.1.3. Проекты решений печатаются на бланках установленной формы и должны быть завизированы депутатами и должностными лицами, ответственными за подготовку данного проекта.

Проекты решений в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

2.3.1.4. Проект решения Совета депутатов имеет следующие реквизиты (Приложения N 5):

Наименование организации -СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

Наименование вида документа -РЕШЕНИЕ.

Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 15 мая 2014 года.

Регистрационный номер печатается после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера. Например: N 15.

Место составления (издания) документа оформляется центрированным способом.

Заголовок печатается с прописной буквы, не выделяется полужирным шрифтом, печатается через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

О передаче осуществления части полномочий по решению .......

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Преамбула в решениях Совета депутатов завершается словом р е ш и л.

В решениях Совета депутатов следует употреблять полные наименования органов местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций, должностей упоминаемых лиц в соответствии с их официальными названиями, предусмотренными в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т. п.

При наличии приложений к проектам решений в тексте обязательно делается ссылка на них. Проект решения должен содержать отметку "ПРОЕКТ"

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Решения подписывает председатель Совета депутатов, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

Внесение изменений в подписанное решение не допускается.

Форма Реестра решений Совета депутатов (форма журнала регистрации решений Совета депутатов) в Приложении N 6.

2.3.2. Подготовка и оформление проектов постановлений (распоряжений) председателя Совета депутатов

2.3.2.1. Председатель Совета депутатов издает постановления, распоряжения по основной деятельности и по личному составу.

2.3.2.2. Проекты постановлений (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы.

2.3.2.3. Постановления (распоряжения) нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; распоряжения по основной деятельности, по личному составу и постановления регистрируются отдельно. Датой постановления (распоряжения) является дата его подписания.

2.3.2.4. Проект постановления (распоряжения) имеет следующие реквизиты (Приложения N 7, N 8):

Вид документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

Дата оформляется словесно-цифровым способом. Например: 15 мая 2014 года.

Регистрационный номер печатается после даты арабскими цифрами и состоит из знака N и порядкового номера. Например: N 15.

Место составления (издания) документа оформляется центрированным способом.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста постановления (распоряжения). Заголовок печатается с прописной буквы, не выделяется полужирным шрифтом, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится. Например:

О созыве очередной сессии

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

В отдельных распоряжениях заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, печатается шрифтом размером N 14 от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях -распорядительную).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления (распоряжения). Она может начинаться "в целях", "во исполнение" и т.д.

Если нормативный правовой акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть в постановлениях завершается словом "постановляю", которое печатается полужирным шрифтом.

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением распоряжения.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. При наличии нескольких приложений - приложения нумеруются.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

Приложения к проектам постановлений (распоряжений) оформляются на отдельных листах бумаги.

Постановления (распоряжения) подписывает председатель Совета депутатов, а в его отсутствие лицо, его замещающее.

2.3.2.5. Внесение изменений в подписанное постановление (распоряжение), не допускается.

Форма Реестра постановлений (распоряжений) председателя Совета депутатов в (Форма журнала регистрации постановлений (распоряжений) председателя Совета депутатов) Приложении N 9.

2.3.3. Порядок оформления протоколов заседаний (совещаний)

2.3.3.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 30 дней со дня заседания.

2.3.3.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, указывается количество присутствующих депутатов Совета депутатов и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ("Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании или прилагается к протоколу; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против -..., воздержалось - ...".

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

Решения Совета депутатов прилагаются к протоколу заседания, в этом случае в тексте протокола делается сноска "Решение прилагается".

2.3.3.3. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Указывается количество присутствующих.

В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центровано размером шрифта N 14. Указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

2.3.3.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

2.3.3.5. Протоколы совещаний нумеруются в пределах календарного года, протоколы сессий Совета депутатов в пределах созыва отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Совета депутатов, протоколы заседаний постоянной комиссии и др.

Решения, принятые на заседаниях Совета депутатов, нумеруются сплошной нумерацией с момента начала работы Совета депутатов текущего созыва.

2.3.3.6. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью, определенной внутренним нормативным документом.

2.3.3.7. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном листе бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование организации - указывается полное официальное наименование Совета депутатов;

Вид документа - П Р О Т О К О Л Слово протокол печатается прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравнивается по центру;

Место и время проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости) у кого проводится совещание, печатается через два межстрочных интервала и выравнивается по левому краю от 11 положения табуляции документа;

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже вида документа. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервала.

Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 10. Образец оформления краткого протокола приведен в Приложении N 11.

2.3.4. Служебная переписка

2.3.4.1. Служебная переписка - различные виды официальных документов информационно-справочного характера, используемые для обмена информацией в деятельности Совета депутатов.

Виды деловой переписки: деловое (служебное) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное письмо (электронное сообщение). Электронное письмо имеет статус документа, если оно заверено электронной цифровой подписью.

2.3.4.2. Служебные письма готовятся:

- как доклады об исполнение поручений Главы Республики Мордовия; органов государственной власти Республики Мордовия по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Совета депутатов;

- как сопроводительные письма к проектам нормативных правовых актов;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

2.3.4.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5 и имеют следующие реквизиты:

- наименование Совета депутатов;

- справочные данные о Совете депутатов;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылку на исходящий номер и дату документа адресанта;

- адресат;

- наименование документа (заголовок к тексту);

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- должность лица, подписавшего документ;

- подпись должностного лица;

- отметка об исполнителе документа;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

2.3.4.4. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

2.3.4.5. К служебным письмам может составляться реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма;

2.3.4.6. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, над подписью.

2.3.4.7. Текст служебного письма, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

2.3.4.8. Текст письма излагается:

- от 1-го лица единственного числа, например: "Прошу предоставить информацию...", "Направляю на согласование...";

- от 3-го лица единственного числа, например: Совет депутатов не считает возможным ...", "Совет депутатов предлагает рассмотреть возможность...");

- на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа, например: "Прошу Вас представить данные о...", "Считаю возможным принять участие в...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

2.3.4.9. Служебные письма подписываются председателем Совета депутатов.

2.3.4.10. Датой письма является дата его подписания.

Образец оформления служебного письма приведен в Приложении N 12.

III. Организация документооборота и исполнения документов

Движение документов в Совете депутатов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, передачи на хранение образует документооборот.

Электронные документы участвуют в документообороте Совета депутатов наравне с бумажными документами.

Доставка документов в Совет депутатов осуществляется средствами почтовой, электрической связи, электронной почтой.

3.1. Прием, обработка и распределение поступающих документов

3.1.1. Документы, поступающие в Совет депутатов на бумажных носителях, проходят первичную обработку ответственным за делопроизводство, регистрацию, рассмотрение председателем Совета депутатов и передаются исполнителям.

3.1.2. При приеме и обработке поступающей корреспонденции производится проверка правильности ее адресования и доставки, целостности упаковки и наличия вложений.

Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или отдельных их листов, приложений, повреждение документов, составляется акт в двух экземплярах: один направляется отправителю документа, второй остается в Совете депутатов и приобщается к поступившему документу.

Конверты поступивших документов, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

Ошибочно доставленная корреспонденция подлежит возврату.

3.1.3. Конверты с пометками "Лично", "Конфиденциально" передаются непосредственно адресатам.

3.1.4. Документы, поступившие с пометкой "Срочно", "Оперативно" передаются на регистрацию незамедлительно.

3.1.5. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и содержащие информацию, используемую в справочных целях, поступающие, внутренние, отправляемые.

3.1.6. Документы передаются на рассмотрение председателя Совета депутатов только после их регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (Приложение N 13).

На полученном документе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп. Регистрационный штамп содержит наименование Совета депутатов, регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года) и дату регистрации. Например:

Совет депутатов Дубенского муниципального района Вход. N 332 от 22 ноября 2014 г.

Приложения к документам отдельно не регистрируются.

3.1.7. На основании рассмотрения документа председатель Совета депутатов дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке или на самом документе в верхней его части, на свободном от текста месте.

3.1.8. Рассмотренные председателем Совета депутатов документы возвращаются ответственному за делопроизводство, который передает документ на исполнение.

Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, если не оговорено иное.

Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным -передаются копии.

В журнале учета входящей корреспонденции в соответствующей графе проставляется отметка о получении (роспись).

Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета депутатов делает на них отметки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

3.1.9. После завершения работы над документом (если не имеется ответа или другого документа, свидетельствующего об исполнении) исполнитель должен в краткой форме письменно изложить на самом документе или отдельном листе бумаги результаты выполнения поручения.

3.1.10. Исполненные документы списываются "В дело".

Отметки "В дело", дата и подпись лица, списывающего документ, проставляются на лицевой стороне первого листа исполненного документа.

3.1.11. На документах информационного характера проставляются подписи ознакомившихся с ними лиц и дата.

3.1.12. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение председателя Совета депутатов и при необходимости на исполнение.

3.1.13. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она составляется. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.

Датой телефонограммы является дата ее передачи. Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует. Входящие телефонограммы печатаются получателем на листе бумаги, регистрируются и оперативно передаются руководству, а затем исполнителю (в соответствии с указаниями по исполнению).

3.1.14. Телеграммы, телефонограммы учитываются в журнале регистрации телеграмм, телефонограмм, факсов.

3.2. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.2.1. Электронная почта -один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями, между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

Электронные документы, поступающие на официальный электронный адрес Совета депутатов, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение председателем Совета депутатов и доставляются исполнителям.

Прием и регистрация документов, поступивших на электронный адрес Совета депутатов, осуществляется ответственным за делопроизводство. Документ распечатывается, регистрируется в журнале учета входящих документов и передается для рассмотрения председателю Совета депутатов. С указаниями по исполнению, документ на бумажном носителе и его электронная версия передаются исполнителям, указанным в резолюции. Дальнейший порядок работы аналогичен работе со служебными документами.

3.2.2. Средства факсимильной связи предназначаются для оперативной передачи (приема) текстов служебных документов.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая по каналам факсимильной связи, не является официальным документом, поэтому последующая досылка оригинала документа (кроме информации для сведения) по почте или с нарочным обязательна.

Устанавливается следующий порядок передачи и приема текстов документов по каналам факсимильной связи:

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- документ, передаваемый по каналам факсимильной связи, выполняется черным шрифтом на бумаге формата А 4;

- объем передаваемого документа (факсограммы) не должен превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой факсограммы возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

Принятый по телефаксу документ учитывается в журнале учета входящей корреспонденции, регистрируется под входящим номером, присвоенным факсограмме.

Принятый по телефаксу документ передается непосредственно адресату либо исполнителю, указанному руководителем в резолюции на факсограмме.

Поступившие факсограммы передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно.

Подлинник документа, после передачи факсограммы, возвращается исполнителю с отметкой о времени отправки для оформления его на отправку, если это необходимо, по почте.

Отметка об отправке документа по факсу делается также на втором экземпляре подлинника документа.

3.3. Обработка и регистрация отправляемых документов

3.3.1. Документы, отправляемые Советом депутатов, передаются почтовой и электрической связью.

3.3.2. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке. Документ, не прошедший регистрацию, не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

Регистрация отправляемых документов ведется ответственным за делопроизводство и осуществляется в день их подписания или на следующий рабочий день.

На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ.

Документы, подлежащие отправке, за подписью председателя Совета депутатов передаются на регистрацию в двух экземплярах, на одном из экземпляров проставляются визы исполнителей.

Документы регистрируются в журнале учета исходящей корреспонденции (Приложение N 14).

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на документе в реквизитах бланка.

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

На экземпляре документа, который остается в Совете депутатов ответственным за делопроизводство проставляется дата приема документа на отправку и роспись.

Незарегистрированные и неправильно оформленные документы на отправку не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

3.3.3. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы на отправку упаковываются в конверты ответственным за делопроизводство, оформляются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221 и сдаются в отделение связи.

Перед упаковкой в конверты проверяется правильность оформления адреса, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

3.3.4. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

3.4. Работа с обращениями граждан

3.4.1. Обращения граждан поступают в Совет депутатов в письменной форме, форме электронного документа или в устной форме.

Обращения, поступившие в Совет депутатов подлежат обязательному рассмотрению.

3.4.2. Письменные обращения подлежит обязательной регистрации в течение 3 дней с момента поступления в Совет депутатов в журнале регистрации письменных обращений граждан (Приложение N 15). На полученном обращении в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный номер (порядковый номер поступления в течение года) и дата регистрации.

3.4.3. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Совета депутатов направляется в течение 7 дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения.

3.4.4. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

3.4.5. Письменное обращение, поступившее в Совет депутатов в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации письменного обращения. В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен председателем Совета депутатов, но не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. При этом делается отметка о продлении срока в журнале регистрации письменных обращений граждан.

Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты все необходимые меры.

3.4.6. Ответы на письменные обращения граждан председатель Совета депутатов и депутаты дают заявителю в письменной форме.

Ответы на устные обращения граждан, как правило, даются заявителю в устной форме.

3.4.7. Личный прием граждан в Совете депутатов проводится председателем Совета депутатов и депутатами.

Прием проводится по графику, утвержденному в установленном порядке, в котором указывается информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах.

3.4.8. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

3.4.9. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина (Приложение N 16). В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

3.4.10. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации в журнале учета приема граждан Председателем Совета депутатов и депутатами (Приложение N 17) и рассмотрению в установленном порядке.

В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию председателя Совета депутатов и депутатов гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

3.5. Порядок прохождения внутренних документов

3.5.1. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями Администрации и должностными лицами передаются ответственному за делопроизводство, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.

3.5.2. Оформленные документы передаются на подпись председателю Совета депутатов.

После подписания документы регистрируются.

3.5.3. Размноженные экземпляры подписанных председателем Совета депутатов и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке передаются в структурные подразделения Администрации, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы (образец оформления листа ознакомления представлен в Приложении N 18).

3.5.4. Ответственность за обеспечение сохранности служебных документов возлагается на председателя Совета депутатов, контроль их исполнения на ответственного за делопроизводство.

3.6. Работа исполнителей со служебными документами

3.6.1. Председатель Совета депутатов обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.

При рассмотрении документов председатель Совета депутатов выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

3.6.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением председателя Совета депутатов.

3.6.3. Исполнение документа включает в себя:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа, и всех необходимых приложений, его оформление, согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами, представление на утверждение (подписание) председателем Совета депутатов;

- подготовку к пересылке адресату.

3.6.4. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы.

К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике и его копии) исполнителем указывается номер документа, на который подготовлен ответ.

3.6.5. Количество экземпляров рассылаемого документа определяется председателем Совета депутатов. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список - указатель рассылки.

3.6.6. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе:

- о дате получения документа на исполнение;

- о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.);

- о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело.

Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

3.6.7. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению.

Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа.

В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки основной исполнитель организует оперативное выполнение.

Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя председателя Совета депутатов докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

3.6.8. Документы, направляемые в органы государственные власти, подписываются председателем Совета депутатов. В реквизите "Исполнитель" указываются Ф.И.О. и контактный телефон исполнителя.

IV. Контроль исполнения служебных документов

4.1. Контроль исполнения служебных документов -совокупность действий, обеспечивающих своевременное и качественное исполнение поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

Контроль исполнения осуществляет председатель Совета депутатов через ответственного за делопроизводство.

При постановке документа на контроль в правом верхнем поле документа ставится отметка о контроле, которую обозначают буквой "К" или словом (штампом) "Контроль".

4.2. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется председателем Совета депутатов исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

4.3. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в десятидневный срок, остальные - в срок не более месяца.

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения.

Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если в ходе исполнения выясняется невозможность его соблюдения. В противном случае документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи.

Изменения вносятся также в журнал учета входящей корреспонденции.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация -автор документа.

4.4. Контроль исполнения строится на основании журнала регистрации входящей корреспонденции.

4.5. Документ считается исполненным и снимается с контроля только после решения всех поставленных в нем вопросов и письменного уведомления об этом корреспондента.

Промежуточный ответ, как и запрос по документу, не может являться основанием для снятия документа с контроля.

Исполненный документ передается на подпись председателю Совета депутатов не позднее, чем за один день до истечения срока исполнения, указанного в документе. Исполнитель, после того, как документ исполнен и подписан, проставляет на копии документа отметку "в дело", подпись, дату и передает полный комплект документов (входящий, промежуточные запросы и ответы, исходящий документ) ответственному за делопроизводство для снятия документа с контроля.

V. Учет количества документов

5.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.

5.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ. Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

VI. Организация учета, применения и хранения печатей и штампов

Печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Штамп - устройство прямоугольной формы для проставления отметок справочного характера о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов.

6.1. Печати используются для удостоверения документов, подписанных должностными лицами, которые обладают правом подписания таких документов.

Печать ставится на документах, требующих удостоверения их подлинности. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписывающего документ.

6.2. Изготовление печатей и штампов, необходимых для документационного обеспечения деятельности Совета депутатов производится по разрешению председателя Совета депутатов.

6.3. Ответственность за использование печатей и штампов возлагается распоряжением председателя Совета депутатов

6.4. Печати и штампы подлежат обязательному учету и хранению. Порядок учета, хранения и уничтожения печатей и штампов в Совете депутатов устанавливается правовым актом.

6.5. Председатель Совета депутатов издает правовой акт о назначении персонально ответственного за учет, хранение и уничтожение бланков и печатей, ознакомление с которым осуществляется под личную подпись.

6.6. Ответственным за учет и хранение печатей и штампов, ведется журнал учета с воспроизведением оттисков (Приложение N 19).

Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности. Листы журналов нумеруются, журналы прошиваются, скрепляются оттиском печати Совета депутатов и заверяются лицом, ответственным за их учет и хранение.

6.7. Печати и штампы хранятся в местах, исключающих доступ к ним посторонних лиц, в запираемых или опечатываемых шкафах или сейфах.

6.8. Проверка наличия, условий хранения и использования печатей и штампов проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой правовым актом Совета депутатов

По результатам проверки делается очередная отметка в журнале учета печатей и штампов. В случае обнаружения нарушений при учете, хранении и использовании печатей и штампов комиссия проводит служебную проверку, результаты которой оформляются актом и доводятся до сведения председателя Совета депутатов.

К виновным должностным лицам применяются меры дисциплинарного взыскания.

6.9. При увольнении лиц, получивших печати или штампы, расчет производится только после отметки о сдаче числящихся за ними печатей и штампов.

6.10. Пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы подлежат уничтожению по акту (Приложение N 20).

Списание и последующее уничтожение печатей (штампов) производится комиссией.

VII. Организация работы с документами в делопроизводстве

Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в муниципальный архив (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными нормативно-методическими документами по архивному делу.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Совете депутатов, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

7.1.2. Номенклатура дел составляется и подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с экспертной комиссией (далее -ЭК) Совета депутатов, с экспертной проверочной комиссией (далее - ЭПК) Республиканской архивной службы Республики Мордовия, и утверждается председателем Совета депутатов.

Согласовывается номенклатура дел с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия не реже одного раза в 5 лет.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.3. Первый, утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй используется в качестве рабочего, третий - в архиве.

7.1.4. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Совета депутатов.

Электронные документы и базы данных также включаются в номенклатуру дел. При этом в графе "Примечание" делается отметка "Ведется в электронном виде".

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.5. Номенклатура дел составляется по установленной форме (Приложение N 21).

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например: 01-05

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Если дело, включаемое в номенклатуру дел, состоит из одинаковых видов или разновидностей документов, в заголовке такого дела указывается наименование видов документов.

Например: Постановления председателя Совета депутатов

Не рекомендуется употреблять в заголовке дела неконкретные формулировки ("разные материалы", "общая переписка" и др.), а также вводные слова и сложные обороты.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а затем в скобках после него указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (обзоры, сводки, справки и т. д.).

Например: Документы (обзоры, сводки, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: Годовой отчет о работе Совета депутатов.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих копии законодательных, иных нормативных актов Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, затем, протоколы совещаний, заседаний комиссий, планы, отчеты, справочные документы, переписка, вспомогательные, регистрационные журналы и т. д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, в ней указывается количество заведенных дел (томов).

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии -по типовой или примерной номенклатуре дел.

Отметка "ЭПК" означает, что среди документов могут быть документы, имеющие народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение. Решение о приеме или уничтожении документов с отметкой "ЭПК" принимает ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия.

Сроки хранения электронных документов и баз данных соответствуют сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях, и определяются по типовому перечню.

В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел (в том числе, в электронном виде), о переходящих делах (например, переходящее с 2009 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой орган для продолжения и др.

7.1.6. Если в течение года в Совете депутатов возникают новые дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

7.1.7. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

7.2. Формирование и оформление дел

7.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см.

При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т. д.

7.2.2. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельные дела.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.

Документы заседаний комиссий группируются в два дела: а) протоколы и решения; б) документы к заседаниям комиссии.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы к заседаниям группируются в отдельное дело, так же, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от их проектов;

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Совета депутатов и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.3. Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Совета депутатов, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске компьютера.

Электронные базы данных формируются в отдельные дела, наименование дела соответствует наименованию базы данных.

7.2.4. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

- нумерацию листов в деле;

- составление листа -заверителя дела;

- составление в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;

- подшивку и переплёт дела;

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

7.2.5. Обложка (титульный лист) дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (Приложение N 22).

Надписи на обложках дел (томов), следует выполнять, разборчиво, без сокращений. Если на обложку наклеивается титульный лист, изготовленный типографским способом, то надписи на нем можно печатать. Титульный лист рекомендуется наклеивать с накладкой клея на всю поверхность листа с тем, чтобы под ним не образовывалось пустот.

На обложке дела указываются реквизиты:

- наименование Совета депутатов

- делопроизводственный номер (индекс) дела;

- заголовок дела; дата дела (тома, части);

- количество листов в деле;

- срок хранения дела;

- архивный шифр дела.

Реквизиты, проставляемые на обложке (титульном листе) дела, оформляются следующим образом:

- наименование Совета депутатов - указывается полностью, в именительном падеже

- делопроизводственный номер (индекс) дела - проставляется цифровое обозначение (индекс) дела по номенклатуре дел; если дело состоит из нескольких томов, то на обложке первого тома указывается количество томов этого дела, а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний";

- заголовок (наименование) дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения). Заголовок дела должен быть кратким и в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов. Если делу нельзя дать одно общее краткое наименование, то заголовок составляется путем обобщения сходных документов или перечисления наиболее важных;

- дата дела - указываются год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве, т. е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Для дел, сформированных из документов по номинальному признаку, то есть по видам документов (постановления, распоряжения, акты и т. п.), датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний, является дата составления первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты подписания распоряжений о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

Для дел содержащих переписку, датой начала дела является дата поступления первого входящего или дата первого исходящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего или исходящего документа независимо от места нахождения их в деле.

Количество пронумерованных в деле листов проставляется с листа - заверителя дела;

- реквизит "Срок хранения дела переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно";

- архивный шифр дела состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.

7.2.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме чистых, листа заверителя и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами, валовой нумерацией. Чистые листы из дела изымаются (без повреждения целостности дела) и уничтожаются. Листы нумеруются простым карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно, начиная с 1-го. Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельные тома и также нумеруются отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания нумеруются в общем порядке или сохраняют собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Если в нумерации листов допущено много ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой, и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле; вносятся также исправления во внутреннюю опись или опись составляется заново.

7.2.7. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (Приложение N 23). В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

7.2.8. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела (Приложение N 24).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются порядковый номер документа, их индексы, даты, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, где указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. Подписывается она составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

7.2.9. Документы дела подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются, при этом металлические скрепления (скрепки, булавки) из дела удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

7.3. Организация оперативного хранения документов

7.3.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Председатель Совета депутатов и ответственный за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведённых помещениях, хранятся в шкафах. Для учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

7.3.2. Выдача дел для работы производится с разрешения председателя Совета депутатов, лица, ответственного за делопроизводство под расписку в книге выдачи дел (документов) во временное пользование (Приложение N 25).

На выданное дело заводится карта-заместитель (Приложение N 26), помещаемая на место выданного дела. В ней указывается индекс дела, дата его выдачи, кому выдано дело, дата его возвращения, предусматриваются графы для получения расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Администрации на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Иным органам государственной власти и организациям дела выдаются на основании письменных запросов с разрешения председателя Совета депутатов по актам (Приложение N 27) .

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения председателя Совета депутатов с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника

7.3.3. Дела документального фонда Совета депутатов, находящиеся на текущем хранении подлежат учету. Перед передачей дел в архив, при смене ответственного за делопроизводство, проводится проверка наличия и состояния документов и дел, в целях установления фактического наличия дел и состояния документов и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

7.3.4. Оперативное хранение электронных документов и баз данных осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел. Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре и год создания.

Название электронного документа в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок.

Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием электронных документов на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд Совета депутатов. Срок хранения страхового фонда копий электронных документов равен сроку хранения самих электронных документов.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки электронных документов, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи электронных документов должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по защите электронных документов.

VIII. Порядок отбора и передачи документов на архивное хранение

Для хранения документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение, в Совете депутатов образуется архив.

Подготовка документов к передаче на хранение в архив Совета депутатов включает работу лиц, ответственных за ведение делопроизводства, экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составление описей и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов -изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

8.1.2. Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится:

- при составлении номенклатур дел;

- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к последующему хранению.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Совете депутатов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

8.1.4. Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением об ЭК, которое утверждается председателем Совета депутатов после согласования с Республиканской архивной службой Республики Мордовия.

8.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно ответственным за делопроизводство совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством муниципального архива.

8.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

- отбор документов постоянного хранения;

- отбор документов временного (свыше 10 лет) хранения;

- отбор документов с временными (до 10 лет) сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в Совете депутатов;

- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

8.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании Перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел Совета депутатов.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

8.1.8. Отбор электронных документов и баз данных на архивное хранение осуществляется на общих основаниях.

8.1.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются отдельные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. Основой составления описей дел является номенклатура дел.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

8.1.10. Опись дел постоянного хранения и по личному составу составляется ежегодно по установленным формам (Приложения N 28 и N 29).

8.1.11. Описательная статья описи дел имеет следующие элементы:

- порядковый номер;

- индекс дела (тома, части);

- заголовок дела (тома, части);

- дата дела (тома, части);

- количество листов в деле (томе, части);

- срок хранения дела (для описи дел по личному составу).

8.1.12. При составлении описи соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся о опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером, в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносятся в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи -валовый;

- порядок присвоения номеров описям устанавливается по согласованию с муниципальным архивом;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи пишется наименование только первого тома, а наименования всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами "То же". Если же наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово "Последний";

- графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния о наличии копий и т.п.;

- в конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).

Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с ЭК Совета депутатов, с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия и утверждается председателем Совета депутатов.

Она составляется в 4-х экземплярах, один из которых остается в организации, другие -при сдаче дел, передаются в архив вместе с делами.

8.1.13. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 30) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Совета депутатов одновременно.

Согласованные ЭК акты утверждаются председателем Совета депутатов только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Республиканской архивной службы Республики Мордовия описей дел постоянного хранения за этот же период; после этого Совет депутатов имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

8.2. Передача дел на архивное хранение

8.2.1. В муниципальный архив передаются дела с исполненными документами постоянного хранения и по личному составу.

8.2.2. Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в муниципальный архив не подлежат и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

Передача дел производится по описям дел, утвержденным (согласованным) Республиканской архивной службой Республики Мордовия

8.2.3. При подготовке дел для передачи в муниципальный архив проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.

8.2.4. Прием дел производится заведующим архивом в присутствии представителя Совета депутатов с проставлением в трех экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. При этом на экземплярах описи дел против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

Передача осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение N 1
к п. 2.1.2.

Состав
реквизитов документа

1. Полное наименование организации;

2. Справочные данные об организации (юридический адрес, телефон, факс, адрес электронной почты);

3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН);

4. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет;

5. Наименование вида документа;

6. Дата документа;

7. Регистрационный номер документа;

8. Ссылка на индекс и дату поступления документа;

9. Место составления или издания документа;

10. Адресат;

11. Гриф утверждения документа;

12. Резолюция;

13. Отметка о контроле;

14. Заголовок к тексту;

15. Текст документа;

16. Отметка о наличии приложения,

17. Подпись,

18. Гриф согласования документа;

19. Визы согласования документа;

20. Оттиск печати;

21. Отметка о заверении копии;

22. Отметка об исполнителе;

23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

24. Отметка о поступлении документа в организацию.

Приложение N 2
к п. 2.1.6.

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

____________________

N ________________

С. Дубенки

Образец общего продольного бланка

Приложение N 3
к п. 2.1.6.

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ
ул. Денисова, д. 4, с. Дубенки, Дубенский район, Республика Мордовия, 431770 тел.: (83447) 2-16-78; тел./факс: (83447) 2-31-01; e-mail: dubur86@mail/.ru
____________________ N _______________ На N __________________ от ____________

Образец углового бланка письма

Приложение N 4
к п. 2.2.14.

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ
проекта .......

N п/п	Ф. И. О.	Должность	Личная подпись	Отметка о наличии замечаний	Дата
				Замечания прилагаются
				Без замечаний
				Согласен с учетом замечаний

Образец листа внутреннего согласования проекта документа

Приложение N 5
к п. 2.3.1.4.

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ
ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

Р Е Ш Е Н И Е

15 апреля 2016 года N 15

с. Дубенки

О передаче осуществления части полномочий по решению....

В соответствии с ----------------------- Совет депутатов Дубенского муниципального района решил:

1. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________

Председатель

Совета депутатов Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления решения Совета депутатов

Приложение N 6
к п. 2.3.1.4.

Номер решения	Дата	Наименование	Дата вступления в законную силу	Когда и где опубликован	Каким актом внесены изменения (дополнения) и когда	Каким правовым актом и когда признан утратившим силу или отменен	Примечание (о чем?)
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма Реестра решений Совета депутатов

Приложение N 7
к п. 2.3.2.4.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ДЕПУТАТОВ
ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

15 апреля 2016 года N 15
с. Дубенки

О назначении публичных слушаний

В соответствии _________________________________________________________ постановляю:

1. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

2. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

3. _______________________________________________________________

...

Председатель

Совета депутатов Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления постановления председателя Совета депутатов

Приложение N 8
к п. 2.3.2.4.

РАСПОРЯЖЕНИЕ

ПРЕДСЕДАТЕЛЯ СОВЕТА ДЕПУТАТОВ
ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

15 апреля 2016 года N 15
с. Дубенки

1. _______________________________________________________________

________________________________________________________________:

2. _______________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

3.________________________________________________________________

...

Председатель

Совета депутатов Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления распоряжения председателя Совета депутатов

Приложение N 9
к п. 2.3.2.5.

Номер решения	Дата	Наименование	Дата вступления в законную силу	Когда и где опубликован	Каким актом внесены изменения (дополнения) и когда	Каким правовым актом и когда признан утратившим силу или отменен	Примечание (о чем?)
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма Реестра постановлений (распоряжений) председателя Совета депутатов

Приложение N 10
к п. 2.3.3.7.

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО
МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

П Р О Т О К О Л
заседания ...

с. Дубенки
_______________________ N ________

Начало: 10-00 час.

Место проведения: зал заседаний

администрации Дубенского

муниципального района

Избрано депутатов - 15

Присутствовало - 12

Отсутствовало - 3

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О мерах по реализации ...

Доклад заместителя Главы Администрации...

2. О...

1. СЛУШАЛИ:

И.О. Фамилия - должность

ВЫСТУПИЛИ:

И.О. Фамилия - должность

РЕШИЛИ:

1.1.

1.2. ...

2. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ:

Председательствующий Подпись Расшифровка подписи

Секретарь Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления полного протокола

Приложение N 11
к п. 2.3.3.7.

П Р О Т О К О Л

совещания у председателя Совета депутатов
Дубенского муниципального района Республики Мордовия
И.О. ФАМИЛИЯ

с. Дубенки
______________________ N ____________

Начало: 10-00 час.

Место проведения: зал заседаний

администрации Дубенского

муниципального района

Избрано депутатов - 15

Присутствовало - 12

Отсутствовало - 3

I. О выполнении годового плана... ______________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Принять к сведению ...

2. ............

II. О введении мер по ...
______________________________________________________________________
(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

2. Принять к сведению...

Председатель

Совета депутатов Подпись Расшифровка подписи

Образец оформления краткого протокола

Приложение N 12
к п. 2.3.4.10.

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ		Заместителю начальника Республиканской архивной службы Республики Мордовия, председателю экспертно-проверочной комиссии И.О. Фамилия
ул. Денисова, д. 4, с. Дубенки, Дубенский район, Республика Мордовия, 431770 тел.: (83447)2-16-78; тел./факс: (83447) 2-31-01; e-mail: dubur86@mail/.ru
____________________ N _______________ На N __________________ от ____________

О согласовании Инструкции по делопроизводству в Совете депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия

Уважаемая ...!

Направляем ...

Приложение: на 70 л. в 1 экз.

Председатель

Совета депутатов Подпись Расшифровка подписи

И.И. Иванов

(8-834-47) 2-16-78

Образец оформления служебного письма

Приложение N 13
к. п. 3.1.6

N п/п и дата регистрации	От кого поступил (адресат)	Краткое содержание	Движение документа (кому направлен, подразделение и фамилия)	Расписка в получении и дата	Отметка об исполнении	Номер дела, куда подшит документ
1	2	3	4	5	6	7

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Приложение N 14
к. п. 3.3.2

Исх. N и дата регистрации	Краткое содержание	Кому и куда адресован документ	Способ отправления корреспонденции, расписка в получении	Номер дела, где подшит документ
1	2	3	4	5

Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

Приложение N 15
к п. 3.4.2.

Дата	N	Фамилия, имя, отчество заявителя, домашний адрес, телефон	Откуда поступил документ, его номер и дата	Краткое содержание обращения	Ф.И.О. исполнителя, срок исполнения	Расписка исполнителя в получении и дата	Результаты рассмотрения обращения, когда дан ответ автору	N дела, где подшит документ
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Журнал регистрации письменных обращений граждан

Приложение N 16
к п. 3.4.9.

КАРТОЧКА ЛИЧНОГО ПРИЕМА ГРАЖДАНИНА

N _____________ "_______" __________________ 2015 г.

Фамилия, имя, отчество заявителя ________________________________________

____________________________________________________________________ ___

Адрес _________________________________________________________________

____________________________________________________________________ ___

Краткое содержание обращения __________________________________________

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

Результаты рассмотрения обращения гражданина ___________________________

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

Фамилия, имя, отчество, должность ведущего прием ________________________

____________________________________________________________________ ___

____________________________________________________________________ ___

Форма карточки личного приема гражданина

Приложение N 17
к п. 3.4.10.

N п/п	Дата приема	Ф.И.О. гражданина	Домашний адрес, номер телефона и другие сведения о гражданине	Вид обращения и его краткое содержание	Кому поручена проверка, исполнение. Какое принято решение	Ф.И.О. и подпись лица, проводившего прием
1	2	3	4	5	6	7

Журнал учета приема граждан Председателем Совета депутатов и депутатами

Приложение N 18
к п. 3.5.3.

ЛИСТ ОЗНАКОМЛЕНИЯ

с решением Совета депутатов

Дубенского муниципального района Республики Мордовия от 17.02.2011 N 5 "О ........"

N п/п	Ф. И. О.	Должность	Личная подпись работника	Дата

Образец оформления листа ознакомления

Приложение N 19
к п. 6.6.

N п/п	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Дата проставления оттиска печати (штампа)	Должность, фамилия, имя, отчество ответственного за хранение печати (штампа)	Расписка в получении, дата	Отметка о возвращении печати (штампа)	Отметка об уничтожении, номер акта и дата
1	2	3	4	5	6	7	8

Форма журнала учета печатей и штампов

Приложение N 20
к п. 6.10.

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района

Республики Мордовия
Подпись Расшифровка подписи
Дата

Акт N
о списании и уничтожении печатей (штампов)

от ________________ с. Дубенки

Комиссия, созданная распоряжением Председателя Совета депутатов Дубенского муниципального района от .... в составе:

Председатель комиссии	Должность	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Должность	И.О. Фамилия
	Должность	И.О. Фамилия

произвела списание и уничтожение путем полного разрушения печатающей поверхности пришедших в негодность в ходе длительной эксплуатации (или изменение наименования) и утративших практическое значение печатей (штампов):

N п/п	Регистрационный номер печати (штампа)	Наименование печати (штампа)	Оттиск печати (штампа)	Количество печатей (штампов)	Основание для уничтожения

Всего подлежит уничтожению __________________________ печатей (штампов).

(цифрами и прописью)

Записи с учетными данными сверены.

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

Отметки в журнале учета печатей и штампов произвел:

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Совет депутатов Дубенского

муниципального района

Республики Мордовия

Образец оформления акта о списании и уничтожении печатей (штампов)

Приложение N 21
к п. 7.1.5

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального

района Республики Мордовия

Подпись Расшифровка подписи Дата

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

__________________ N _______

_____________________________

(место составления)

На --------- год

Индекс дела	Заголовок дела (тома, частей)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Ответственный за делопроизводство

(должность) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

На основании каких документов составлена номенклатура

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия от________________ N _____

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия от________________ N _____

Форма номенклатуры дел

Продолжение
приложения N 21

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в ______________ году в Совете депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
ИТОГО:

Должность лица, ответственного

за делопроизводство Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности,

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма итоговой записи к номенклатуре дел

Приложение N 22
к п. 7.2.5.

_______________________________________________

(Наименование муниципального архива)

_______________________________________________

_______________________________________________

СОВЕТ ДЕПУТАТОВ ДУБЕНСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА
РЕСПУБЛИКИ МОРДОВИЯ

ДЕЛО N ________ ТОМ N ________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(Заголовок дела)

________________________________

(Крайние даты)

Ф. N _________

Оп. N ________

Д. N _________

Хранить________________

На ______________ листах

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Приложение N 23
к п. 7.2.7.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _________

В деле прошито и пронумеровано _______________________________ листа (ов), (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов: _________________________________________________

пропущенные номера листов: _____________________________________________

+ листов внутренней описи: ______________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности лица,

составившего заверительную

надпись Подпись Расшифровка подписи

Форма листа-заверителя дела

Приложение N 24
к п. 7.2.8.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела N _______________________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ______________________________________________________ документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ______________________________________ (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма внутренней описи документов дела

Приложение N 25
к п. 7.3.2.

N п/п	Дата выдачи	Фонд N	Опись N	Ед. хр. N	Кому выдано	Расписка в получении	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10

Итого в __________________ году выдано __________________________________ (цифрами и прописью)

_________________________________________________________________ ед. хр.

Наименование должности

работника, составившего

итоговую запись Подпись Расшифровка подписи

Дата

Форма книги выдачи дел (документов) во временное пользование

Приложение N 26
к п. 7.3.2.

Совет депутатов Дубенского
муниципального района
Республики Мордовия

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА

Дело _________________________________________________________________ (N и название)

Опись ________________________________________________________________ (N и название)

Фонд _________________________________________________________________ (N и название)

Выдано во временное пользование

N п/п	Ф.И.О. пользователя (кому выдано)	Даты выдачи	Расписка в получении	Дата возврата	Расписка в приеме
1	2	3	4	5	6

Форма карты-заместителя дела

Совет депутатов Дубенского

муниципального района

Республики Мордовия

Приложение N 27
к п. 7.3.2.

Акт
______________________ N __________
_____________________________________
(место составления)
о выдаче дел во временное пользование
_____________________________________
(наименование организации, ее адрес, почтовый индекс)

_____________________________________________________

Основание ________________________________________________________

____________________________________________________________________ ___

Для какой цели выдаются дела ____________________________________________

Выдаются следующие ед. хр. из фонда N ________________________________

(название фонда)

N п/п	Опись N	Ед. хр. N	Заголовок ед. хр.	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всего выдается __________________________________________ ед. хр., (цифрами и прописью)

срок возвращения ___________________________________________________________.

Дела выданы в упорядоченном состоянии, подшиты, в обложках, с пронумерованными листами и заверительными надписями.

Получатель обязуется не предоставлять дел, полученных во временное пользование для занятий посторонним лицам, не выдавать по ним копий, выписок и справок, не публиковать документы без разрешения организации, выдавшей дела.

Получатель обязуется вернуть дела в архив организации в указанный в акте срок.

Получатель предупрежден об ответственности по закону в случае утраты или повреждения полученных во временное пользование дел.

Наименование должности руководителя организации, выдающего дела Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать организации

Наименование должности руководителя организации-получателя Подпись Расшифровка подписи Дата Гербовая печать организации

Приложение N 28
к п. 8.1.10.

Совет депутатов Дубенского

муниципального района

Республики Мордовия

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района Республики Мордовия

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ФОНД N _______

ОПИСЬ N ______
дел постоянного хранения
за ____________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

лица, ответственного за архив Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия от________________ N _____

Утверждено Протокол ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия от________________ N _____

Форма описи дел постоянного хранения

Приложение N 29
к п. 8.1.10.

Совет депутатов Дубенского

муниципального района

Республики Мордовия

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района

Республики Мордовия

Подпись Расшифровка подписи

Дата

ФОНД N _______

ОПИСЬ N ______
дел постоянного хранения
за ____________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения дела до 01.01.	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данный раздел описи внесено _______________________________ дел (цифрами и прописью)

с N _______________________ по N __________________________, в том числе:

литерные номера: ____________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива

(лица, ответственного за архив) Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК Совета депутатов Дубенского муниципального района Республики Мордовия от________________ N _____

Утверждено Протокол ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия от________________ N _____

Форма описи дел по личному составу

Приложение N 30
к п. 8.1.13.

Совет депутатов Дубенского

муниципального района

Республики Мордовия

УТВЕРЖДАЮ

Председатель Совета депутатов

Дубенского муниципального района

Республики Мордовия

Подпись Расшифровка подписи

Дата

АКТ
____________ N ___________
(место составления)
о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

На основании _____________________________________________________________________

(название и выходные данные перечня документов

____________________________________________________________________ _____________

с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N __________________________________ (название фонда)

N п/п	Заголовок дела	Крайние даты	Номера описей (номенклатур) за годы	Индекс дела по номенкл. или N дела по описи	Кол-во дел	Сроки хранения дела и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ дел за __________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________________________ годы утверждены,

а по личному составу согласованы с ЭПК Республиканской архивной службы Республики Мордовия (протокол от __________ N _________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов Подпись Расшифровка подписи

Дата

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК Совета депутатов

Дубенского муниципального района

от ____________ N ___________

Продолжение
приложения N 30

Документы в количестве ___________________________________________________ дел,

(цифрами и прописью)

весом ___________________ кг сданы в __________________________________________

(наименование организации)

на переработку по приемо-сдаточной накладной от ____________________ N _________

Наименование должности работника,

сдавшего документы Подпись Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности работника

архива, внесшего изменения

в учетные документы Подпись Расшифровка подписи

Дата