Приложение N 2. Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Бурятия в отношении государственных и муниципальных архивов Республики Бурятия

Приложение N 2

Утвержден Приказом
Министерства культуры
Республики Бурятия
от 25 октября 2018 г. N 003-428

Форма

Проверочный лист (список контрольных вопросов), используемый при осуществлении регионального государственного контроля за соблюдением законодательства об архивном деле на территории Республики Бурятия в отношении государственных и муниципальных архивов Республики Бурятия

1. Вид государственного контроля:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

2. Наименование органа государственного контроля, осуществляющего плановую проверку и реквизиты правового акта об утверждении формы проверочного листа:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

3. Наименование проверяемого государственного, муниципального архива: _______________

____________________________________________________________________ _____________

4. Место проведения плановой проверки с заполнением проверочного листа: _____________

____________________________________________________________________ _____________

5. Реквизиты приказа Министерства культуры Республики Бурятия о проведении плановой проверки:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

6. Учетный номер проверки и дата присвоения учетного номера проверки в Едином реестре проверок:

____________________________________________________________________ ____________

____________________________________________________________________ _____________

7. Должность, фамилия, инициалы должностного (ых) лица (лиц) Министерства культуры Республики Бурятия, проводящего (их) плановую проверку и заполняющего (их) проверочный лист:

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

8. Должность, фамилия, инициалы должностного (ых) лица (лиц) государственного, муниципального архива присутствующего (их) при проведении плановой проверки и заполнении проверочного листа (при проведении выездной проверки): ____________________________________

____________________________________________________________________ _____________

____________________________________________________________________ _____________

9. Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований, ответ на которые свидетельствует об исполнении/неисполнении государственным, муниципальным архивом обязательных требований, составляющих предмет проверки, в соотнесении с нормативными правовыми актами:

1. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - ФЗ N 125-ФЗ от 22.10.2004) 2. Приказ Государственной архивной службы России от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 08.07.1997, регистрационный N 1344) (далее - Регламент) 3. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России 06.03.2007, регистрационный N 9059) (далее - Правила) 4. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован Минюстом России 09.10.2007, регистрационный N 10291) (далее - приказ N 1273) 5. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 12.01.2009 N 3 "Об утверждении Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 04.05.2009, регистрационный N 13882) (далее - Специальные правила) 6. Приказ Федерального архивного агентства от 01.09.2017 N 143 "Об утверждении Порядка использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации" (зарегистрирован Минюстом России 01.11.2017, регистрационный N 48765) (далее - Порядок)
N п/п	Перечень вопросов, отражающих содержание обязательных требований	Нормативные правовые акты, которыми установлены обязательные требования	Сведения о соблюдении государственным, муниципальным архивом обязательных требований		Пояснения (при необходимости)
			Да	Нет
1	2	3	4	5	6
1. Организационно-распорядительные документы, регулирующие архивное дело
1.1.	Наличие нормативного правового акта о создании государственного (муниципального) архива (далее - архив) (устав государственного или муниципального архива либо положение о структурном подразделении органа местного самоуправления)!	пункт 1 статьи 13 ФЗ N 125-ФЗ от 22.10.2004
2. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
2.1.	Размещается ли архив в специально построенном (ых) здании (ях)?	пункт 2.11.1.1. Правил
2.2.	Размещается ли архив в специально приспособленном (ых) здании (ях) или отдельном (ых) помещении (ях) здания?	пункт 2.11.1.1. Правил
2.3.	Размещается ли архив в ветхом (их) строении (ях), деревянном (ых) постройке (ах), здании (ях) с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением?	пункт 2.11.1.1. Правил
2.4.	Проводилась ли в установленном порядке экспертиза здания приспособленного под архив?	пункт 2.11.1.1. Правил
2.5.	Обеспечен ли архив помещениями основного назначения?	пункт 2.11.1.1. Правил
2.6.	Отделено ли архивохранилище от соседних помещений архива несгораемыми стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов?	пункт 2.11.1.2. Правил
2.7.	Проложены ли в архивохранилище трубы водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды?	пункт 2.11.1.2. Правил
2.8.	Собирают ли пыль, являются ли ее источником или выделяют агрессивные химические вещества материалы покрытия стен, полов, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения архивных документов?	пункт 2.11.1.2. Правил
2.9.	Имеет ли архивохранилище естественную или искусственную вентиляцию?	пункты 2.11.1.2., 2.11.2.4. Правил
2.10.	Соблюдаются ли требования к высоте архивохранилищ (не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м)?	пункт 2.11.1.2. Правил
2.11.	Обеспечивается ли оснащение помещения архива средствами пожаротушения и пожарной сигнализацией?	пункт 2.11.2.1. Правил пункты 9.1., 9.5., 9.6. Специальных правил
2.12.	Оснащены ли средствами охранной сигнализации архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.13.	Опечатываются ли архивохранилища и помещения, в которых постоянно или временно хранятся архивные документы?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.14.	Опечатываются ли металлические шкафы и сейфы, где временно хранятся выданные из архивохранилищ архивные документы, учетные документы и научно-справочный аппарат, если они находятся в неопечатываемых помещениях?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.15.	Оборудованы ли архивохранилища дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.16.	Ведется ли журнал регистрации ключей к замкам помещений архива?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.17.	Соблюдена ли экземплярность комплектов ключей к помещениям архива (не менее двух комплектов ключей)	пункт 2.11.2.2. Правил
2.18.	Утверждена ли инструкция об охранном режиме архива, устанавливающая порядок хранения ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи ключей и помещений под охрану?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.19.	Имеется ли список лиц, имеющих право доступа в архивохранилище?	пункт 2.11.2.2. Правил
2.20.	Оснащены ли контрольно-измерительными приборами архивохранилища?	пункт 2.11.2.3. Правил
2.21.	Соблюдается ли нормативный температурно-влажностный режим (температура 17 - 19°С, относительная влажность воздуха 5055%)?	пункт 2.11.2.3.Правил
2.22.	Ведется ли регистрационный журнал показаний контрольно-измерительных приборов?	пункт 2.11.2.3. Правил
2.23.	Размещаются ли архивные документы в помещениях с окнами?	пункт 2.11.2.4. Правил
2.24.	Размещаются ли архивные документы в помещениях без окон?	пункт 2.11.2.4. Правил
2.25.	Применяются ли на окнах в архивохранилище светорассеиватели, автоматические регуляторы светового потока (специальные стекла), защитные фильтры, шторы, жалюзи, нанесенные на стекло покрытия?	пункт 2.11.2.4. Правил
2.26.	Обеспечивается ли хранение архивных документов в темноте (в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа)?	пункт 2.11.2.4. Правил
2.27.	Оборудованы ли в архивохранилище лампы накаливания в закрытые плафоны с гладкой наружной поверхностью?	пункт 2.11.2.4. Правил
2.28.	Хранятся ли посторонние предметы в архивохранилище?	пункт 2.11.2.5. Правил
2.29.	Размещаются ли архивные документы на полу, подоконниках?	пункт 2.11.2.5. Правил
2.30.	Планируются ли санитарные дни для проведения санитарногигиенических работ?	пункт 2.11.2.5. Правил
2.31.	Подвергаются ли архивные документы (выборочно) и помещения архивохранилищ два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) обязательному энтомологическому и микологическому осмотру с целью обнаружения насекомых и плесневых грибов?	пункт 2.11.2.5. Правил
2.32.	Оборудованы ли архивохранилища стеллажами?	пункт 2.11.3. Правил
2.33.	Обработаны ли деревянные стеллажи, находящиеся в нормальном санитарно-биологическом состоянии, огнезащитным составом?	пункт 2.11.3. Правил
2.34.	Установлены ли стеллажи и шкафы открытого типа перпендикулярно стенам с оконными проемами в архивохранилище с естественным освещением?	пункт 2.11.3. Правил
2.35.	Размещаются ли стеллажи, шкафы и другое оборудование для хранения архивных документов вплотную к наружным стенам здания и к источникам тепла?	пункт 2.11.3. Правил
2.36.	Соблюдение норм установки стационарных стеллажей и шкафов в архивохранилище
2.36.1	Расстояние между рядами стеллажей (главный проход) - 120 см	пункт 2.11.3. Правил
2.36.2	Расстояние (проход) между стеллажами - 75 см	пункт 2.11.3. Правил
2.36.3	Расстояние между наружной стеной здания и стеллажами, параллельными стене - 75 см	пункт 2.11.3. Правил
2.36.4	Расстояние между стеной и торцом стеллажа или шкафа (обход) - 45 см	пункт 2.11.3. Правил
2.36.5	Расстояние между полом и нижней полкой стеллажа (шкафа) - не менее 15 см, в цокольных этажах - не менее 30 см)	пункт 2.11.3. Правил
2.37.	Утвержден ли руководителем архива план (схема) размещения архивных фондов?	пункт 2.11.4.1. Правил
2.38.	Размещаются ли основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива в изолированном помещении или рабочем помещении работников), ответственного (ых) за учет документов архива?	пункт 2.11.4.1.3. Правил
2.39.	Размещаются ли первые экземпляры описей дел, документов в изолированном помещении или рабочем помещении работников, ответственного (ых) за учет документов архива, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе?	пункт 2.11.4.1.3. Правил
2.40.	Размещаются ли вторые экземпляры описей дел, документов в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу?	пункт 2.11.4.1.3. Правил
2.41.	Размещаются ли третьи экземпляры описей дел, документов в читальном зале?	пункт 2.11.4.1.3. Правил
2.42.	Все ли помещения архива (здания, этажи, ярусы, архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки пронумерованы?	пункт 2.11.4.2. Правил
2.43.	Пронумерованы ли в каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы слева направо от входа?	пункт 2.11.4.2. Правил
2.44.	Пронумерованы ли сверху вниз слева направо полки на стеллажах и в шкафах?	пункт 2.11.4.2. Правил
2.45.	Составлены ли постеллажные топографические указатели?	пункт 2.11.4.2. Правил
2.46.	Составлены ли пофондовые топографические указатели?	пункт 2.11.4.2. Правил
2.47.	Каждое ли первичное средство хранения архивных документов (коробка, папка и т.д.) снабжено ярлыком?	пункт 2.11.4.3. Правил
2.48.	Указывается ли на ярлыках название и номер архивного фонда, номер описи дел, документов, номера единиц хранения, находящихся в коробке?	пункт 2.11.4.3. Правил
2.49.	Соблюдаются ли сроки плановой цикличной проверки наличия и состояния архивных документов (в государственном архиве - не менее одного раза в 25 лет, в муниципальном архиве - 1 раз в 10 лет)?	пункт 2.11.5. Правил
2.50.	Фиксируются ли результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия?	пункт 2.11.5 Правил
2.51.	Проставляется ли по окончании проверки наличия и состояния архивных документов в конце описи дел, документов штамп "проверено", дата, должность и подпись лица, производившего проверку?	пункт 2.11.5. Правил
2.52.	Составляются ли карточки учета необнаруженных архивных документов на все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения?	пункт 2.11.5. Правил
2.53.	Заносятся ли результаты проверки физического состояния архивных документов в картотеку (книгу) учета физического (технического) состояния архивных документов?	пункты 2.11.5., 2.11.8. Правил
2.54.	Опечатываются ли после проверки наличия и состояния архивных документов коробки с архивными документами?	пункт 2.11.5. Правил
2.55.	Организуется ли розыск архивных документов, не обнаруженных в ходе проверки наличия и состояния, с момента выявления их отсутствия и проводится ли в течение одного года как непосредственно в архиве, так и в других организациях?	пункт 2.11.5. Правил
2.56.	Составляются ли на архивные документы, не обнаруженные в ходе розыска, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, и подробная справка о проведении розыска?	пункт 2.11.5. Правил
2.57.	Представляется ли акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, подробная справка о проведении розыска, акт проверки наличия и состояния архивных документов на ЭПК Министерства культуры РБ для принятия окончательного решения о снятии с учета архивных документов, не обнаруженных в ходе розыска?	пункт 2.11.5. Правил
2.58.	Оформляется ли приказом руководителя архива решение о снятии архивных документов, не обнаруженных в ходе розыска, с учета?	пункт 2.11.5. Правил
2.59.	Выдаются ли архивные документы из архивохранилища архива с письменного разрешения руководителя архива?	пункт 2.11.10. Правил
2.60.	Соблюдаются ли сроки выдачи архивных документов?	пункт 2.11.10.1. Правил
2.61.	Оформляется ли в архиве заказ (требование) на выдачу архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов?	пункты 2.11.10.2, 2.11.10.3., 2.11.10.4 Правил
2.62.	Осуществляется ли раздельная регистрация выдачи архивных документов, копий фонда пользования, описей дел, документов в книгах выдачи архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища по каждому из них и виду выдачи?	пункты 2.11.10.2., 2.11.10.3., 2.11.10.4. Правил
2.63.	Проводится ли выверка книг выдачи архивных документов не реже одного раза в квартал или в полугодие?	пункт 2.11.10.5. Правил
2.64.	Осуществляется ли страховое копирование особо ценных документов (при их наличии)?	пункт 2.11.13. Правил
3. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
3.1.	Утвержден ли приказом руководителя архива порядок учета архивных документов?	пункт 3.2.1. Правил
3.2.	Утверждена ли приказом руководителя архива схема учета архивных документов?	пункт 3.2.1. Правил
3.3.	Веление в архиве книги учета поступлений документов
3.3.1.	Соответствует ли форма книги учета поступлений документов установленной форме?	пункт 3.4.1. Правил
3.3.2.	Соблюдаются ли требования к ведению книги учета поступлений документов?	пункт 3.5.2. Правил
3.4.	Веление в архиве списка фондов
3.4.1.	Соответствует ли форма списка фондов установленной форме?	пункт 3.4.1. Правил
3.4.2.	Соблюдаются ли требования к ведению списка фондов?	пункт 3.5.3. Правил
3.5.	Ведение в архиве листа фонда
3.5.1.	Соответствует ли форма листа фонда установленной форме?	пункт 3.4.1. Правил форма N 28 приказа N 1273
3.6.	Составляется ли к каждому последующему годовому разделу, тому описи дел, документов сводная итоговая запись нарастающим итогом?	пункт 3.5.6. Правил
3.7.	Веление в архиве реестра описей дел, документов
3.7.1.	Соблюдаются ли требования к ведению реестра описей дел, документов?	пункты З.4.1., 3.5.7. Правил форма N 44 приказа N 1273
3.7.2.	Составляется ли итоговая запись о количестве описей дел, документов, поступивших и выбывших в течение года в архив, и их общем количестве?	пункт 3.5.7. Правил
3.8.	Ведется ли в архиве паспорт архивохранилища (произвольной формы)!	пункты З.4.1., 3.5.8. Правил
3.9.	Соблюдение требований к ведению дела фонда
3.9.1.	Включаются ли документы в дело фонда согласно требованиям Правил?	пункт 3.5.9. Правил
3.9.2.	Соблюдаются ли требования Правил по оформлению дела фонда?	пункт 3.5.9. Правил
3.10.	Ведется ли в архиве список фондов, содержащих особо ценные документы?	пункт 3.7.5. Правил
3.11.	Составляется ли паспорт архива на 01.01 г. и представляется ли в Министерство культуры Республики Бурятия?	подпункт 2.4.1. Регламента
4. Организация комплектования архива документами Архивного фонда Российской Федерации и другими архивными документами
4.1.	Имеется ли в архиве список организаций - источников комплектования согласованный и утвержденный в установленном порядке?	пункт 4.2.2. Правил
4.2.	Вносятся ли уточнения в список - источников комплектования на основании решения Экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Республики Бурятия?	пункт 4.2.2.1. Правил
4.3.	Ведутся ли наблюдательные дела организаций - источников комплектования архива?	пункт 4.2.3 Правил
4.4.	Осуществляется ли согласование инструкций по делопроизводству, примерных и индивидуальных номенклатур дел, положений об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива?	пункт 4.8. Правил
4.5.	Соблюдаются ли сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в источниках комплектования архива?	статья 22 ФЗ N 125-ФЗ от 22.10. 2004 пункт 4.4. Правил
4.6.	Имеются ли соответствующие действующему законодательству договоры с негосударственными организациями?	Пункт 3 статьи 21 ФЗ N 125-ФЗ от 22.10.2004
4.7.	Утвержден ли в архиве план-график приема документов Архивного фонда Российской Федерации, согласованный с источниками комплектования?	Пункт 4.4.1. Правил
4.8.	Делаются ли отметки о приеме архивных документов в архив на всех экземплярах описи дел, документов?	пункт 4.4.1. Правил
4.9.	Оформляется ли акт приема-передачи документов на хранение при приеме архивных документов?	пункт 4.4.1. Правил
4.10.	Составляются ли Сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования государственных, районных и городских архивов на 1 декабря .... г. и представляются ли в Министерство культуры Республики Бурятия?	подпункт 2.6.2. Регламента
5. Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
5.1.	Ведет ли архив учет приема граждан по установленной форме?	пункт 5.8. Правил
5.2.	Соблюдаются ли архивом сроки исполнения тематических запросов?	пункт 5.8.1. Правил
5.3.	Соблюдаются ли архивом сроки исполнения запросов социально-правового характера?	пункт 5.8.3. Правил
5.4.	Приводятся ли в конце архивной справки (архивной выписки) архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для ее составления?	пункты 5.9.1., 5.9.2. Правил
5.5.	Проставляются ли на обороте каждого листа архивной копии архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа?	пункт 5.9.3. Правил
5.6.	Выдаются ли архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке?	пункт 5.10. Правил
5.7.	Расписывается ли получатель архивной справки и архивной выписки на их копиях или на обороте сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения?	пункт 5.10. Правил
5.8.	Заполняет ли анкету пользователь, работающий в читальном зале, в соответствии с Порядком?	пункт 5.12. Правил пункт 2.2 Порядка
5.9.	Соблюдение порядка доступа пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям
5.9.1.	Соблюдаются ли требования по доступу пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям ограниченного доступа?	пункт 3.2. Порядка
5.9.2.	Соблюдаются ли требования по доступу пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, переданным по договору в архив собственниками или владельцами, установившими ограничения на доступ к ним?	пункт 3.3. Порядка
5.9.3.	Соблюдаются ли требования по доступу пользователя к делам, документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям, на которые распространяется действие законодательства Российской Федерации об интеллектуальной собственности?	пункт 3.4. Порядка
5.9.4.	Соблюдаются ли требования по доступу пользователя, являющегося представителем фондообразователя или его правопреемника, органа государственной власти и иных государственных органов, органа местного самоуправления, к делам документам, справочно-поисковым средствам к ним, печатным изданиям?	пункт 3.5. Порядка
5.10.	Оформляется ли заказ (требование) на получение дел, документов, справочно-поисковых средств к ним, печатных изданий пользователем в соответствии с требованием пункта 4.2.7. Порядка?	пункт 4.2.7. Порядка

____________________________________ (инициалы, фамилия, должность представителя проверяемого субъекта)

___________________ (подпись)

____ ______________ 20___ г. (дата)

____________________________________ (инициалы, фамилия, должность лица, проводящего плановую проверку и заполняющего проверочный лист)

___________________ (подпись)

____ ______________ 20___ г. (дата)