Приложение N 1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

Приложение N 1
к приказу комитета по делам
архивов Оренбургской области
от 10 ноября 2016 г. N 60

Административный регламент
комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги
"Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов"

I. Общие положения

Предмет регулирования Административного регламента

1. Административный регламент комитета по делам архивов Оренбургской области по предоставлению государственной услуги "Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов" (далее - Регламент) регулирует порядок предоставления государственной услуги по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) Комитета, порядок действий должностных лиц при осуществлении полномочий по предоставлению государственной услуги, а также взаимодействие Комитета с государственными архивами, органами государственной власти и местного самоуправления, иными организациями при предоставлении государственной услуги в целях удовлетворения потребностей заявителя.

Круг заявителей

2. В качестве заявителей на предоставление государственной услуги выступают юридические лица и физические лица, обратившиеся в архив с заявлением о передаче на хранение документов (далее - заявители).

Заявителями также могут быть иные физические и юридические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в установленном порядке полномочиями выступать от их имени при предоставлении государственной услуги.

Требования к порядку информирования о предоставлении государственной услуги

3. Информирование о порядке предоставления государственной услуги осуществляется Комитетом.

Информация о местонахождении и графике работы Комитета, предоставляющего государственную услугу:

Место нахождения Комитета: ул. Советская, д. 16, г. Оренбург, 460014

График работы:

Понедельник - четверг	9.00 - 18.00 (перерыв - с 13.00 до 13.48)
Пятница	9.00 - 17.00 (перерыв - с 13.00 до 13.48)
Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни	выходные дни

График личного приема заявителей:

Прием заявителей в Комитете проходит еженедельно, по вторникам, с 16.00 до 18.00 по предварительной записи. Запись на прием осуществляется по телефону/факсу: 8 (3532) 77-24-13.

Прием проводят председатель либо заместитель председателя Комитета.

4. Информация о местонахождении и графиках работы государственных архивов Оренбургской области, участвующих в предоставлении государственной услуги:

Место нахождения государственного бюджетного учреждения "Государственный архив Оренбургской области" (ГБУ "ГАОО"): ул. Советская, д. 16, г. Оренбург, 460014;

Место нахождения филиала ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане: ул. Московская, д. 91, г. Бугуруслан, Оренбургская область, 461600;

Место нахождения филиала ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке: ул. М. Горького, д. 50, г. Бузулук, Оренбургская область, 461010;

Место нахождения филиала ГБУ "ГАОО" в г. Орске: ул. Тагильская, д. 13 б, г. Орск, Оренбургская область, 462431;

Место нахождения государственного бюджетного учреждения "Центр документации новейшей истории Оренбургской области" (ГБУ "ЦДНИОО"): ул. Маршала Жукова, д. 38, г. Оренбург, 460024.

График работы ГБУ "ГАОО" и его филиалов в городах Бугуруслане, Бузулуке, Орске, ГБУ "ЦДНИОО":

Понедельник - четверг	8.30 - 17.30 (перерыв с 13.00 до 13.48)
Пятница	8.30 - 16.30 (перерыв с 13.00 до 13.48)
Суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни	выходные дни

5. Способы получения информации о предоставлении государственной услуги:

Заявитель может получить информацию о месте нахождения и графиках работы Комитета и государственных архивов, обращение в которые необходимо для получения государственной услуги:

при личном обращении;

по телефону;

почтовой связью;

по электронной почте;

факсимильной связью;

на официальном сайте Комитета;

на сайтах государственных архивов области;

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": http://56.gosuslugi.ru/pgu/ (далее - Единый портал).

6. Номера справочных телефонов Комитета и государственных архивов, предоставляющих государственную услугу:

Комитет по делам архивов Оренбургской области: телефон/факс: (3532) 77-24-13;

Телефоны государственных архивов области:

ГБУ "ГАОО": телефон/факс: (3532) 77-63-59, отдел организации комплектования архивными документами: (3532) 77-41-69;

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане: телефон/факс: (35352) 2-14-80;

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке: телефон/факс: (35342) 2-09-01;

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Орске: телефон/факс: (3537) 25-42-64;

ГБУ "ЦДНИОО": телефон/факс: (3532) 77-03-84, отдел организации комплектования архивными документами: (3532) 77-96-51.

7. Адреса официальных сайтов Комитета и государственных архивов, содержащих информацию о предоставлении государственной услуги, адреса их электронной почты:

Комитет по делам архивов Оренбургской области:

Официальный сайт: http://www.orenkomitetarchiv.orb.ru

Электронная почта: arhiv@mail.orb.ru

ГБУ "ГАОО":

Сайт: http://www.orenarhiv.ru/gbugaoo/

Электронная почта: gosarhivoren@yandex.ru

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бугуруслане

Электронная почта: Bugarhiv@mail.ru

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Бузулуке

Электронная почта: arhivbuzuluk@yandex.ru

Филиал ГБУ "ГАОО" в г. Орске

Электронная почта: orsk@mail.orb.ru

ГБУ "ЦДНИОО":

Сайт: http://cdnioo.orb.ru/

Электронная почта: zdnioo@bk.ru

Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления государственной услуги, в том числе о ходе предоставления государственной услуги

8. Информация о порядке и ходе исполнения государственной услуги предоставляется должностными лицами Комитета при личном обращении заинтересованного лица в устной форме, с использованием телефонной связи, при письменном обращении с использованием почтовой и факсимильной связи, а также с использованием средств информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

8.1. При личном обращении в Комитет информирование заявителей по вопросам предоставления государственной услуги осуществляется должностными лицами Комитета на рабочем месте в соответствии с графиком и порядком проведения личного приема заявителей.

Должностное лицо Комитета обязано принять заинтересованное лицо в назначенный день. Прием может быть перенесен по инициативе заинтересованного лица на другой день или на другое время. В день назначенной встречи должностное лицо Комитета, ответственное за прием, обязано обеспечить консультирование заинтересованного лица о порядке получения информации по предоставлению государственной услуги или о ходе исполнения государственной функции.

Время приема заинтересованного лица не должно превышать 15 минут. Должностное лицо Комитета, осуществляющее устное информирование, принимает все необходимые меры для получения заявителем полного и своевременного ответа на поставленные вопросы.

8.2. По телефону или посредством факсимильной связи уполномоченное должностное лицо Комитета информирует заявителя о порядке или о ходе предоставления государственной услуги.

Ответ на телефонный звонок заявителя должен содержать информацию о наименовании Комитета и фамилии, имени, отчестве, должности работника Комитета, принявшего телефонный звонок. При ответах на телефонные звонки работник Комитета в вежливой форме информирует заинтересованное лицо по вопросам предоставления государственной услуги. Время телефонного разговора не должно превышать 10 минут.

8.3. Уполномоченное должностное лицо Комитета при ответах на телефонные звонки или устные обращения заявителей обязано предоставить информацию по следующим вопросам:

о графиках работы Комитета и государственных архивов;

о графике и порядке проведения личного приема заявителей;

о требованиях к оформлению письменного обращения;

о порядке и сроках рассмотрения обращений заявителей;

о месте размещения на сайтах Комитета и государственных архивов информации о предоставлении или о ходе предоставления государственной услуги;

о порядке обжалования действий (бездействия) должностных лиц и решений, принимаемых в ходе предоставления государственной услуги.

Если для подготовки ответа требуется продолжительное время, должностное лицо Комитета, осуществляющее консультирование, предлагает заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначает удобное для заявителя время для личного обращения непосредственно в Комитет.

Уполномоченное лицо Комитета обязано дать исчерпывающую информацию по вопросам предоставления государственной услуги или о ходе предоставления государственной услуги по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.

8.4. Информация по вопросам предоставления государственной услуги, о ходе предоставления государственной услуги направляется почтовой связью либо на электронный адрес заявителя в течение 5 рабочих дней со дня регистрации обращения.

8.5. Письменное информирование при обращении заинтересованного лица в Комитет осуществляется путем направления ответа почтовым отправлением, электронной почтой или путем размещения ответа на официальном сайте в зависимости от способа обращения заинтересованного лица за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении заинтересованного лица. Ответ на обращение заинтересованного лица предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать: ответы на поставленные вопросы, указание фамилии и номера телефона исполнителя. Ответ подписывается председателем Комитета, в его отсутствие - заместителем, и направляется заинтересованному лицу в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.

8.6. Основными требованиями к информированию заявителей являются достоверность и полнота предоставляемой информации, четкость в изложении информации, наглядность форм предоставляемой информации, оперативность, удобство и доступность получения информации.

9. Размещение информации о порядке и формах предоставления государственной услуги осуществляется:

на информационном стенде в Комитете;

на официальном сайте Комитета: www.orenkomitetarchiv.orb.ru;

в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)": http://56.gosuslugi.ru/pgu/ (далее - Единый портал).

10. На информационном стенде Комитета размещается следующая информация:

график работы, контактные телефоны, почтовые, электронные адреса и адреса официальных сайтов Комитета и государственных архивов области;

график приема заявителей по личным вопросам;

номера кабинетов, где осуществляется информирование заинтересованных лиц; фамилии, имена, отчества должностных лиц Комитета, ответственных за исполнение государственной услуги;

извлечения из нормативных правовых актов, регламентирующих деятельность Комитета по исполнению государственной услуги;

настоящий Регламент (без приложений);

описание последовательности действий при исполнении государственной функции (блок-схема);

перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

образцы и формы заявлений;

порядок получения консультаций.

11. Тексты материалов, размещаемых на информационном стенде, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер не менее N 18), без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом. В случае оформления информационных материалов в виде брошюр, требования к размеру шрифта могут быть снижены. Аутентичная информация размещается в информационно-коммуникационной сети Интернет на официальном сайте Комитета.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

Наименование государственной услуги

12. Государственная услуга по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов (далее - государственная услуга).

Наименование органа исполнительной власти, предоставляющего государственную услугу

13. Предоставление государственной услуги осуществляется Комитетом во взаимодействии с государственными архивами.

Непосредственное хранение архивных документов и архивных фондов осуществляют государственные архивы Оренбургской области:

Государственное бюджетное учреждение "Государственный архив Оренбургской области" и его филиалы в городах Бугуруслане, Бузулуке и Орске;

Государственное бюджетное учреждение "Центр документации новейшей истории Оренбургской области".

14. Комитет и государственные архивы, предоставляющие государственную услугу, не вправе требовать от заявителя:

представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, подведомственных комитету, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Оренбургской области и муниципальными правовыми актами.

Описание результата предоставления государственной услуги

15. Результатом предоставления Комитетом государственной услуги по организации приема на хранение архивных документов и архивных фондов является получение заявителем:

акта приема-передачи архивных документов на хранение;

письма с объяснением причины неисполнения обращения.

16. Процедура предоставления государственной услуги завершается направлением ответа или отказа по существу обращения заявителя и получения им результата рассмотрения обращения в письменной или устной форме, а также в форме электронного документа.

Срок предоставления государственной услуги

17. Обращения заявителей, поступившие в Комитет, в течение 5 дней со дня их регистрации направляются в государственные архивы по принадлежности для исполнения и ответа заявителю.

18. Обращения заявителей, поступившие в Комитет и государственные архивы области, исполняются в течение 30 дней со дня их регистрации. Срок исполнения данной административной процедуры устанавливается по согласованию с получателем государственной услуги в зависимости от объема архивных документов, подлежащих передаче в государственный архив.

19. При поступлении обращения заявителя, которое не может быть исполнено без предоставления уточненных или дополнительных сведений, государственный архив в 7-дневный срок запрашивает у заявителя дополнительные сведения.

20. При информировании заявителя по письменному обращению по процедуре предоставления государственной услуги, в том числе направленном по электронной почте, ответ на обращение направляется почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

Перечень нормативных правовых актов, регулирующих отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

22. Нормативные правовые акты, регулирующие предоставление государственной услуги:

Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами Российской Федерации о поправках к Конституции Российской Федерации от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445; 2009, N 1, ст. 1; 2009, N 1, ст. 2);

Закон Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 (ред. от 08.03.2015) "О государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 1997, N 41, ст. 8220 - 8235; 1997, N 41, ст. 4673; 2003, N 27 (ч. I), ст. 2700; 2003, N 46 (ч. II), ст. 4449; 2004, N 27, ст. 2711; 2004, N 35, ст. 3607; 2007, N 49, ст. 6055; 2007, N 49, ст. 6079; 2010, N 47, ст. 6033; 1996, N 15, ст. 1768; 2002, N 52 (2 ч.), ст. 5288; 2003, N 6, ст. 549; 2010, N 47, ст. 6032; 2011, N 30, (ч. 1), ст. 4590, ст. 4596);

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 23.05.2016) "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253; 2010, N 19, ст. 2291; N 31, ст. 4196);

Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ (ред. от 03.11.2015) "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);

Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ (ред. от 03.07.2016) "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010, N 31, ст. 4179; 2011, N 15, ст. 2038, N 27, ст. 3880, N 29, ст. 4291, N 30 (ч. 1), ст. 4587, N 49 (ч. 5), ст. 7061, N 27, ст. 3873);

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. I), ст. 3448; 2010, N 31, ст. 4196; 2011, N 15, ст. 2038, N 30 (ч. 1), ст. 4660);

Федеральный закон от 08.03.2015 N 22-ФЗ "О введении в действие Кодекса административного судопроизводства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2015, N 10, ст. 1392);

Указ Президента Российской Федерации от 31.12.1993 N 2334 (ред. от 01.09.2000) "О дополнительных гарантиях прав граждан на информацию" (Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации, 1994, N 2, ст. 74; 1997, N 3, ст. 367; 2000, N 36, ст. 3636);

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007) (в редакции Приказа Минкультуры России от 16.02.2009 N 68 (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 05.05.2009, регистрационный N 13893) ("Российская газета", N 89, 20.05.2009));

Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 09.10.2007, регистрационный N 10291) (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 45, 05.11.2007).

Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 07.09.2015, регистрационный N 38830);

Приказ Росархива от 11.03.1997 N 11 "Об утверждении Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 08.07.1997, регистрационный N 1344);

Закон Оренбургской области от 29.08.2005 N 2551/460-III-ОЗ (ред. от 27.06.2016) "Об архивном деле в Оренбургской области";

Указ Губернатора Оренбургской области от 08.11.2016 N 640-ук "Об утверждении положения о комитете по делам архивов Оренбургской области".

Исчерпывающий перечень документов, необходимых и обязательных в соответствии с законодательством Российской Федерации и Оренбургской области для предоставления государственной услуги, подлежащих представлению заявителем, способы их получения заявителем, в том числе в электронной форме, порядок их представления

23. Основанием для предоставления государственной услуги является:

истечение сроков временного хранения документов, установленных законодательством Российской Федерации и Оренбургской области;

ликвидация организации или в случае угрозы сохранности архивных документов.

23.1. Обращение (запрос) заявителя, направленное в письменном виде:

по почте;

по факсу;

по электронной почте;

на официальный сайт Комитета в форме электронного документа или электронного сообщения.

23.2. Обращение (запрос) заявителя, переданное на личном приеме.

24. Обращение заявителя должно содержать следующую информацию:

наименование организации, в которое направляется письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица или должность соответствующего лица;

наименование юридического лица на бланке организации;

для граждан - фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии);

адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа;

почтовый адрес заявителя, по которому должен быть направлен ответ;

уведомление о переадресации обращения;

сведения о документах организации, предполагаемой для передачи на хранение в соответствующий архив;

личная подпись заявителя;

дата отправления обращения.

25. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель вправе приложить к обращению документы и материалы либо их копии.

26. Обращение заявителя, поступившее в Комитет в форме электронного документа, должно соответствовать требованиям, установленным пунктом 24 Регламента, за исключением личной подписи заявителя, и подлежит рассмотрению в порядке, установленном Регламентом. Заявитель вправе приложить к обращению, составленному в форме электронного документа, необходимые материалы в электронном формате либо направить указанные материалы или их копии в письменной форме.

27. Заявитель при устном обращении в ходе личного приема предъявляет документ, удостоверяющий его личность, сообщает фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), место жительства и суть обращения.

28. Обращения (заявления) заявителя о предоставлении информации заполняются по форме, размещенной на Едином портале (приложение N 1).

Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления государственной услуги, которые находятся в распоряжении государственных органов и организаций

29. Для предоставления Комитетом государственной услуги не требуются документы, находящиеся в распоряжении органов и организаций.

30. Комитет, предоставляющий государственную услугу, не вправе требовать от заявителя:

предоставления документов и информации или осуществления действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной или муниципальной услуги;

предоставления документов и информации, которые в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами находятся в распоряжении государственных органов, предоставляющих государственную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам и органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственной услуги.

Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги

31. Основанием для отказа в приеме документов, необходимых для представления государственной услуги, не имеется.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении государственной услуги

32. Основания для приостановления государственной услуги законодательством не предусмотрены.

33. Основаниями для отказа в предоставлении государственной услуги являются:

передача документов до истечения срока временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение;

отсутствие в архиве свободных площадей - в случае передачи документов (документов по личному составу) на временное хранение;

отсутствие у потребителя государственной услуги документально подтвержденного факта ликвидации юридического лица или прекращения предпринимательской деятельности физическим лицом;

наличие правопреемника или вышестоящего органа организации, в случае ее ликвидации;

отказ потребителя государственной услуги упорядочить документы в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

34. Основаниями для отказа в рассмотрении обращения заявителя в форме электронного сообщения, помимо оснований, указанных в пункте 33 Регламента, являются:

указание заявителем недействительных сведений о себе и/или адреса для ответа;

некорректность содержания электронного сообщения;

невозможность рассмотрения обращения заявителя без получения необходимых документов и личной подписи автора (в отношении обращения, для которого установлен специальный порядок рассмотрения).

Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, в том числе сведения о документе (документах), выдаваемом (выдаваемых) организациями, участвующими в предоставлении государственной услуги

35. Предоставление государственной услуги не требует получения необходимых и обязательных услуг и не предусматривает представления в архив документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги.

Порядок, размер и основания взимания государственной пошлины или иной платы, взимаемой за предоставление государственной услуги

36. Государственная пошлина за предоставление государственной услуги не взимается.

Порядок, размер и основания взимания платы за предоставление услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, включая информацию о методике расчета размера платы

37. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов от организаций - источников комплектования государственных архивов, граждан на постоянное хранение в государственные архивы Оренбургской области по истечении срока их временного хранения производится бесплатно.

38. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственные архивы могут осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также осуществлять временное хранение архивных документов в порядке оказания платных услуг в соответствии с "Ценами на работы и услуги, выполняемыми ГБУ "ГАОО" и его филиалами в гг. Бугуруслане, Бузулуке, Орске и ГБУ "ЦДНИОО", утвержденными приказами комитета от 17.04.2013 N 23, 24. Информация о размере взимания платы за предоставление государственной услуги размещена на официальном сайте Комитета: www.orenkomitetarchiv.orb.ru.

39. Прием архивных документов на постоянное хранение от заявителей (организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов Оренбургской области) осуществляется на договорной основе в порядке реализации платных работ и услуг при наличии свободных площадей в архивохранилищах.

40. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств заявителей, передающих документы.

Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги

41. Максимальное время ожидания в очереди при подаче запроса заявителем либо его доверенным лицом на личном приеме в Комитете при предоставлении государственной услуги и при получении результата предоставления государственной услуги не должно превышать 15 минут.

42. В связи с тем, что предоставление государственной услуги не предусматривает представления документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, описание срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении указанной услуги и при получении результата предоставления такой услуги в административном регламенте не предусматривается.

Срок и порядок регистрации запроса заявителя о предоставлении государственной услуги и услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме

43. Поступившие в Комитет запросы заявителей о предоставлении государственной услуги регистрируются делопроизводителем Комитета в течение 15 минут со дня его поступления и с резолюцией председателя Комитета передаются специалисту Комитета, ответственному за организацию предоставления государственной услуги, не позднее чем на следующий день в установленном порядке.

44. По просьбе заявителя ему либо выдается расписка с указанием даты регистрации заявления о приеме документов на хранение, количества принятых листов, номера телефона для получения информации о регистрации заявления, либо на копии или втором экземпляре принятого заявления делается отметка о его приеме.

45. Запросы заявителей, организаций и общественных объединений о предоставлении государственной услуги, поступившие в Комитет, в течение 7 дней со дня их регистрации направляются в государственные архивы для исполнения и предоставления государственной услуги.

46. Заявление о приеме документов на хранение, поступившее в Комитет в форме электронного документа, переносится делопроизводителем в день поступления на бумажный носитель.

47. Регистрация обращения заявителя является основанием для начала действий по предоставлению государственной услуги.

48. В связи с тем, что предоставление государственной услуги не предусматривает представления в архив документов, выдаваемых в результате предоставления услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления государственной услуги, описание срока и порядка регистрации запроса пользователя о предоставлении услуги, предоставляемой организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, в том числе в электронной форме, в административном регламенте не предусматривается.

Требования к помещениям, в которых предоставляется государственная услуга, услуга, предоставляемая организацией, участвующей в предоставлении государственной услуги, к месту ожидания и приема заявителей, размещению и оформлению визуальной, текстовой и мультимедийной информации о порядке предоставления таких услуг

49. Помещения, в которых осуществляется прием заявителей, должны находиться в пределах пешеходной доступности от остановок общественного транспорта.

50. Помещениями, в которых предоставляется государственная услуга, являются места для заполнения заявлений и приема заявителей, документов.

Прием заявителей осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях.

Помещение, предназначенное для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуется визуальной, текстовой информацией, размещаемой на информационных стендах, стульями и столами (стойками) для возможности оформления и ознакомления с документами.

Информационные стенды, столы (стойки) размещаются в помещениях, обеспечивающих свободный доступ к ним.

Помещения для оформления документов обеспечиваются образцами заполнения обращений заявителей и письменными принадлежностями.

51. На информационных стендах в доступных для ознакомления местах, на официальных сайтах Комитета и государственных архивов, а также на Едином портале размещается следующая информация:

Регламент с приложениями или извлечения из него;

время приема заявителей;

порядок информирования о ходе предоставления государственной услуги;

порядок получения консультаций;

порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих государственную услугу.

52. Помещения, предназначенные для ожидания заявителей, оборудуются:

информационным стендом с образцами заявлений, перечнем документов, необходимых для предоставления государственной услуги;

стульями и столами;

бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.

Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.

53. Кабинеты для приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием номера кабинета, фамилии, имени, отчества и должности сотрудника, осуществляющего предоставление государственной услуги, режима работы.

Помещения для приема заявителей должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы сотрудника, осуществляющего предоставление государственной услуги.

54. При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода сотрудников из помещения.

55. Помещения для заполнения заявлений и приема заявителей, документов должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности.

56. Рабочее место специалиста должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, сети Интернет, печатающим и сканирующим устройствами.

57. В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов) и хранения верхней одежды заявителей, наличие средств оказания первой медицинской помощи.

58. Вход и передвижение по помещениям Комитета, архивов, в которых предоставляется государственная услуга, не должны создавать затруднения для лиц с ограниченными возможностями. В этих помещениях обеспечиваются:

условия для беспрепятственного доступа в них и к предоставляемым услугам;

возможность самостоятельного передвижения по территории, входа и выхода, в том числе с использованием кресла-коляски;

сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения, и оказания им помощи;

надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;

допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;

допуск собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение и выдаваемого по форме и в порядке, которые определяются федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере социальной защиты населения;

оказание помощи инвалидам в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.

Показатели доступности и качества государственной услуги, в том числе количество взаимодействий заявителя с должностными лицами при предоставлении государственной услуги и их продолжительность, возможность получения государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг, возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий

59. Основным показателем качества и доступности государственной услуги является оказание государственной услуги в соответствии с требованиями, установленными законодательством Российской Федерации.

60. Показателем доступности предоставления государственной услуги является право заявителя на стадии рассмотрения его письменного обращения в Комитете:

взаимодействовать с должностными лицами при предоставлении государственной услуги 2 раза продолжительностью не более 15 минут: при подаче заявления и при получении результата предоставления государственной услуги. Возможно обращение за получением информации о ходе предоставления услуги. Каждое взаимодействие продолжается любым доступным способом, определенным в пункте 5 Регламента;

получать государственную услугу своевременно и в соответствии со стандартом предоставления государственной услуги;

получать полную, актуальную, достоверную и исчерпывающую информацию о порядке предоставления государственной услуги на информационных стендах, сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале, в том числе в электронной форме;

получать информацию о сроках, ходе и результатах предоставления государственной услуги, в том числе в электронной форме;

оформлять и подавать заявление о предоставлении государственной услуги в электронной форме с использованием информационных ресурсов Комитета в сети Интернет или на Едином портале;

представлять дополнительные документы и материалы по рассматриваемым заявлению и теме исследования либо обращаться с просьбой об их истребовании;

знакомиться с документами и материалами, касающимися темы исследования, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

получать квалифицированные рекомендации о дальнейших способах поиска документов по теме исследования и месте их нахождения;

получать на свое обращение письменный ответ по существу поставленных в нем вопросов, за исключением случаев, указанных в пунктах 33, 34 Регламента;

обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения о предоставлении государственной услуги;

обращаться с жалобой на принятое по заявлению решение или на действия (бездействие) должностных лиц Комитета и государственных архивов в связи с рассмотрением заявления в соответствии с законодательством Российской Федерации;

осуществлять иные действия, не противоречащие настоящему Регламенту;

степень открытости информации о государственной услуге;

создание комфортных условий для заявителей при предоставлении государственной услуги;

размещение в сети Интернет, средствах массовой информации, информационном стенде сведений о месте нахождения, графике работы, справочных телефонах архива, специалистах, ответственных за предоставление государственной услуги, последовательности и сроках предоставления государственной услуги;

возможность получения информации о ходе предоставления государственной услуги, в том числе с использованием информационно-коммуникационных технологий;

ресурсное обеспечение исполнения административного регламента;

61. Комитет при предоставлении государственной услуги обеспечивает:

объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений заявителей, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращения;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан.

62. Конфиденциальные сведения, ставшие известными должностным лицам Комитета при рассмотрении обращения заявителя, не могут быть использованы во вред этого заявителя, в том числе если они могут повлечь ущемление чести и достоинства заявителя.

63. Показателями качества предоставления государственной услуги являются:

достоверность предоставляемой заявителям информации о ходе рассмотрения их обращений;

полнота информирования заявителей о ходе рассмотрения их обращений;

наглядность форм предоставляемой информации об административных процедурах;

удобство и доступность получения информации заявителями о порядке предоставления государственной услуги;

оперативность вынесения решения в отношении рассматриваемого обращения;

соблюдение сроков рассмотрения обращений заявителей и последовательности исполнения административных действий, выделяемых в рамках административного регламента;

объективное, всесторонне и своевременное рассмотрение обращений заявителей, в случае необходимости - с участием заявителей, направивших обращения;

обоснованность отказов в предоставлении государственной услуги;

отсутствие обоснованных жалоб на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета, государственных архивов в ходе предоставления государственной услуги, а также принимаемые ими решения при предоставлении государственной услуги;

минимизация количества взаимодействий заявителя с должностными лицами архива при предоставлении государственной услуги и их продолжительности;

полнота и актуальность информации о порядке предоставления государственной услуги;

принятие мер, направленных на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителей.

64. Основные качественные показатели доступности государственной услуги обеспечиваются выполнением заявителем требований и условий подачи документов, необходимых для предоставления государственной услуги.

65. Основным количественным показателем доступности государственной услуги является количество зарегистрированных обращений заявителей.

Государственная услуга в электронной форме не предоставляется.

Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления государственной услуги в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг и особенности предоставления государственной услуги в электронной форме

66. Заявителям обеспечивается возможность:

получения информации о предоставляемой государственной услуге на сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

получения текста Регламента в электронной форме на сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

получения заявителями документов, необходимых для получения государственной услуги, в электронной форме на сайтах Комитета и государственных архивов, на Едином портале;

предоставления документов в электронной форме с использованием сайтов Комитета, государственных архивов, на Едином портале;

получения электронного сообщения, подтверждающего поступление обращения в Комитет.

67. При направлении заявителем обращения в форме электронного документа заявителю предоставляется электронное сообщение, подтверждающее поступление обращения в Комитет.

68. Обращение, направленное заявителем в электронной форме через информационные ресурсы Комитета в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и Едином портале, регистрируется в установленном порядке в Комитете и поступает на исполнение ответственным исполнителям.

69. В случае поступления обращения заявителя в электронной форме ответ заявителю направляется также в электронной форме с использованием информационных ресурсов Комитета в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и Единого портала.

70. Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг в процессе предоставления данной государственной услуги не участвуют.

III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур по предоставлению государственной услуги, требования к порядку их выполнения, в том числе особенностей выполнения административных процедур в электронной форме

Состав и последовательность административных процедур

71. Организация предоставления государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры Комитета:

предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге;

прием и регистрация письменного или полученного при личном обращении, в электронной форме запроса от заявителя;

рассмотрение обращений заявителей Комитетом и их передача на исполнение в государственные архивы по принадлежности;

составление плана-графика приема архивных документов от юридических и физических лиц - источников комплектования государственных архивов (для юридических и физических лиц - источников комплектования государственных архивов), регистрация заявления получателя государственной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);

анализ документов, предоставленных получателем государственной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);

заключение договора с получателем государственной услуги (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);

определение состава архивных документов, подлежащих приему в государственный архив (для юридических и физических лиц, не являющихся источниками комплектования государственных архивов);

прием документов юридического или физического лица на хранение в государственный архив;

предоставление заявителям сведений о ходе исполнения обращения о предоставлении государственной услуги.

72. Поступившие в Комитет обращения заявителей регистрируются в Комитете в день поступления и с резолюцией председателя Комитета передаются должностному лицу Комитета для передачи в государственный архив по принадлежности.

73. Описание последовательности действий при организации предоставления государственной услуги по организации хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в Комитете и государственных архивах приведено в Регламенте (Приложение N 2, Блок-схемы N 1, N 2).

74. При информировании заявителя по письменному обращению в Комитет о процедуре предоставления государственной услуги, в том числе направленному по электронной почте, ответ на обращение направляется соответственно почтой или по электронной почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 7 дней со дня регистрации обращения.

Порядок осуществления административных процедур в электронной форме, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет

75. При предоставлении государственной услуги в электронной форме заявителю обеспечивается:

возможность подачи заявления о предоставлении государственной услуги на сайты Комитета и государственных архивов, Единый портал;

доступность для копирования и заполнения заявителем обращения в форме электронного документа;

возможность получения заявителем сведений о порядке и ходе предоставления государственной услуги.

76. При поступлении обращения (запроса) заявителя в электронной форме с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению.

77. При поступлении в Комитет обращения заявителя по электронной почте запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке. При поступлении по электронной почте обращения, не требующего последующих действий Комитета по направлению его на исполнение в государственные архивы по принадлежности, ответ пользователю направляется должностным лицом Комитета по почте или электронному адресу, указанному в запросе.

Основание для начала административной процедуры

78. Основанием для начала предоставления государственной услуги является письменный, в том числе в электронной форме или полученный при личном обращении, запрос заявителя в Комитет.

Предоставление в установленном порядке информации заявителям и обеспечение доступа заявителей к сведениям о государственной услуге

79. Информация по вопросам предоставления государственной услуги предоставляется заявителям Комитетом по телефону и на личном приеме, а также размещается в электронной форме:

на официальном сайте Комитета и государственных архивов;

на Едином портале.

Информация по вопросам предоставления государственной услуги также размещается на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, доступных для заявителей.

80. Доступ заявителей к информации о предоставлении государственной услуги обеспечивается размещением информации:

на официальном сайте Комитета и государственных архивов;

на Едином портале;

на информационных стендах в местах предоставления государственной услуги, доступных для заявителей.

Прием и регистрация письменного или полученного при личном обращении, в электронной форме запроса от заявителя

81. Прием заявителей по вопросам предоставления государственной услуги проводится председателем Комитета либо его заместителем и специалистом Комитета, ответственным за организацию оказания услуги по рабочим дням в соответствии с утвержденным в установленном порядке графиком, как правило, в специально оборудованных помещениях. Информация о графике работы размещена на официальном сайте Комитета.

82. Письменные или полученные при личном обращении запросы заявителей, поступившие в Комитет, регистрируются в течение трех дней с момента поступления в Комитет. С резолюцией председателя Комитета запрос заявителя передается уполномоченному должностному лицу Комитета, ответственному за организацию оказания услуги, не позднее, чем на следующий день после регистрации.

Организация предоставления государственной услуги при поступлении в Комитет обращения заявителя в электронной форме ведется в установленном Регламентом порядке.

83. В случае если поставленные заявителем во время приема вопросы не входят в компетенцию Комитета, ему разъясняется порядок обращения в соответствующие органы государственной власти, государственные архивы, иные организации.

Рассмотрение обращений заявителей Комитетом и их передача на исполнение в государственные архивы по принадлежности

84. Уполномоченное должностное лицо Комитета в зависимости от содержания поступившего письменного обращения заявителя в течение трех дней с момента поступления в Комитет передает запрос в государственный архив по принадлежности.

Анализ тематики поступивших обращений в государственных архивах

85. Работники государственных архивов после регистрации обращений осуществляют анализ поступивших обращений.

При этом определяется:

возможность предоставления государственным архивом данной государственной услуги;

обращение по профильности государственного архива;

наличие полного комплекта документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления государственной услуги;

объем архивных документов, подлежащих приему в государственный архив;

возможные сроки приема документов на хранение в государственный архив.

86. Срок исполнения данной административной процедуры - 7 дней.

Уведомление заявителя о предоставлении дополнительных сведений для исполнения обращения

87. При отсутствии в обращении информации, необходимой для исполнения государственной услуги, составляется ответ, в котором излагается просьба о предоставлении заявителем дополнительных сведений, без которых данная услуга не может быть исполнена.

Уведомление гражданина о направлении обращения на исполнение

88. Государственный архив уведомляет заявителя, обратившегося с просьбой об оказании государственной услуги, о возможности ее оказания или отказе в предоставлении государственной услуги как в устной, так и в письменной форме.

Исполнение государственной услуги

89. От источников комплектования документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным архивом по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:

документы территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных корпораций, государственных компаний и федеральных организаций, иных государственных органов Российской Федерации, расположенных на территории Оренбургской области - 15 лет;

документы органов государственной власти Оренбургской области, иных государственных органов Оренбургской области и организаций Оренбургской области - 10 лет;

документы органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;

записи актов гражданского состояния - 100 лет;

документы по личному составу, записи нотариальных действий, похозяйственные книги и касающиеся приватизации жилищного фонда документы - 75 лет;

проектная документация по капитальному строительству - 20 лет;

технологическая и конструкторская документация - 20 лет;

патенты на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

научная документация - 15 лет;

кино- и фотодокументы - 5 лет;

видео- и фонодокументы - 3 года.

90. В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования государственного архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у государственного архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется: для источников комплектования государственных архивов - решением экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Комитета.

91. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных организациях определяются в договоре (соглашении) между государственным архивом и собственником или владельцем указанных документов.

92. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается директором государственного архива по согласованию с источниками комплектования.

93. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей государственный архив может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи архивных документов на хранение (приложение N 3) и производится по сдаточной описи.

94. Архивные документы принимаются в государственный архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств организаций, передающих архивные документы.

95. При приеме архивных документов проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

96. Документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются в государственный архив по утвержденным ЭПМК Комитета описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным ЭПМК Комитета описям дел, документов; архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

97. Прием дел на хранение производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

98. Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в организации, передающей документы. Вместе с архивными документами в государственный архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

99. При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

100. Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

101. Документы личного происхождения поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи.

102. Прием указанных документов в государственный архив осуществляется на основании решения ЭПМК Комитета по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения.

103. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении государственным архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в государственном архиве, другой - вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

104. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

105. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

106. Прием секретных документов от источников комплектования государственного архива осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

107. Прием документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством и в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук.

При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Российской Федерации, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в государственный архив в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и государственным архивом Оренбургской области. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.

Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые архивом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.

IV. Формы контроля за исполнением Регламента

Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений Регламента

108. Контроль за предоставлением государственной услуги включает текущий контроль, а также проведение плановых и внеплановых проверок исполнения положений Регламента должностными лицами Комитета.

109. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению государственной услуги и принятием решений, осуществляется уполномоченным должностным лицом Комитета, ответственным за организацию работы по предоставлению государственной услуги, в пределах его компетенции.

Текущий контроль за исполнением государственной услуги включает:

постановку поручений по организации исполнения обращений (запросов) заявителей на контроль;

контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами исполнения государственной услуги, принятием решений ответственными исполнителями;

снятие письменных обращений (запросов) заявителей с контроля.

110. Письменные обращения (запросы) заявителей снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

111. О случаях и причинах нарушения сроков и состава административных процедур уполномоченное должностное лицо Комитета немедленно информирует председателя комитета (его заместителя), а также принимает срочные меры по устранению выявленных нарушений.

112. Уполномоченное должностное лицо Комитета, ответственное за предоставление государственной услуги, несет ответственность за соблюдение сроков и порядка рассмотрения обращений и предоставления информации, размещение информации на официальных сайтах, достоверность и полноту сведений, предоставляемых в связи с предоставлением государственной услуги.

Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления государственной услуги, в том числе порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления государственной услуги

113. Контроль за полнотой и качеством предоставления государственной услуги включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращение заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц Комитета и государственных архивов.

114. Проверки могут быть плановыми (осуществляются на основании годовых планов работы Комитета) и внеплановыми (проводятся по конкретному обращению заявителя).

115. Установленные формы отчетности о предоставлении государственной услуги должны подвергаться анализу. По результатам проверок должны быть приняты необходимые меры по устранению недостатков в предоставлении государственной услуги.

116. Для проверки полноты и качества исполнения государственной услуги Комитетом создается комиссия, в состав которой включаются работники Комитета.

По требованию комиссии ответственные исполнители, а также иные должностные лица, совершающие предусмотренные Регламентом действия, дают устные или письменные объяснения, представляют документы и материалы, связанные с конкретными письменными обращениями заявителей.

Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные нарушения и предложения по их устранению. Акт подписывается всеми членами комиссии.

117. По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Ответственность должностных лиц Комитета за решения и действия (бездействие), принимаемые (осуществляемые) ими в ходе предоставления государственной услуги

118. В случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным должностным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением государственной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций

119. Порядок и формы контроля за предоставлением государственной услуги должны отвечать требованиям непрерывности и действенности (эффективности).

120. Заявители могут контролировать предоставление государственной услуги Комитетом путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, по электронной почте, на сайтах Комитета, государственных архивов и Едином портале.

V. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) Комитета, предоставляющего государственную услугу, а также их должностных лиц

Информация для заявителя о его праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе предоставления государственной услуги

121. Заявитель вправе обратиться с жалобой в случае необоснованного отказа в предоставлении государственной услуги или неудовлетворенностью заявителем результатом государственной услуги, нарушения установленного порядка предоставления государственной услуги, нарушения иных прав заявителя, предусмотренных статьей 5 Федерального закона от 27 июля 2010 года N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", а также в случае неисполнения должностными лицами Комитета и его подведомственными учреждениями обязанностей, предусмотренных статьей 6 указанного Федерального закона.

122. В случае если жалоба подается через представителя заявителя, также представляется документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя. В качестве документа, подтверждающего полномочия на осуществление действий от имени заявителя, может быть представлена:

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность (для физических лиц);

оформленная в соответствии с законодательством Российской Федерации доверенность, заверенная печатью заявителя и подписанная руководителем заявителя или уполномоченным этим руководителем лицом (для юридических лиц);

копия решения о назначении или об избрании либо приказа о назначении физического лица на должность, в соответствии с которым такое физическое лицо обладает правом действовать от имени заявителя без доверенности.

123. Жалобы подаются заявителями в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме, на личном приеме у председателя Комитета.

Форма жалобы на решения и действия (бездействие) при предоставлении государственных услуг (приложение N 4) размещается на официальном сайте Комитета.

При подаче жалобы в электронном виде документы, указанные в пункте 122 настоящего Порядка, могут быть представлены в форме электронных документов, подписанных электронной подписью, вид которой предусмотрен законодательством Российской Федерации, при этом документ, удостоверяющий личность заявителя, не требуется.

124. Жалобы на неправомерные решения, принятые председателем Комитета, подаются заявителем в министерство культуры и внешних связей Оренбургской области.

Заявитель в жалобе должен указать:

наименование органа, предоставляющего государственную услугу, должностного лица решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица, либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер контактного телефона, адрес электронной почты и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;

сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии), должностного лица Комитета;

доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) должностного лица Комитета;

иные сведения, которые заявитель считает необходимыми сообщить.

125. Заявителем могут быть представлены другие документы, подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.

Предмет досудебного (внесудебного) обжалования

126. Предметом досудебного (внесудебного) обжалования может являться нарушение порядка осуществления административных действий, а также других требований и положений настоящего Регламента.

127. Заявитель может обратиться с жалобой в Комитет в следующих случаях:

нарушения срока регистрации обращения заявителя о предоставлении государственной услуги;

нарушения срока предоставления государственной услуги;

требования у заявителя документов, не предусмотренных Регламентом и нормативными правовыми актами Российской Федерации для предоставления государственной услуги;

отказа в приеме у заявителя документов, предоставление которых предусмотрено настоящим Регламентом;

получения отказа в предоставлении государственной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

отказа должностного лица в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах, либо нарушение установленного срока внесения таких исправлений.

Исчерпывающий перечень оснований для приостановления рассмотрения жалобы и случаев, в которых ответ на жалобу не дается

128. Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:

наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;

подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;

наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями настоящего Порядка в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.

129. В случае, если в жалобе не указаны фамилия заявителя, подавшего жалобу, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

В случае, если в жалобе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, уполномоченный на рассмотрение жалобы орган вправе оставить жалобу без ответа по существу и сообщить заявителю о недопустимости злоупотребления правом.

130. В случае, если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, и она не подлежит направлению в уполномоченный на ее рассмотрение орган, о чем в течение семи дней со дня регистрации жалобы сообщается заявителю, подавшему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Основание для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования

131. Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является личное устное или письменное, в форме электронного документа обращение заявителя с жалобой, поступившее в Комитет посредством почтовой связи или электронной почты.

В письменной жалобе в обязательном порядке указываются:

фамилия, имя, отчество заявителя (последнее - при наличии);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

наименование органа, должность, фамилия, имя, отчество должностного лица (при наличии информации), действие (бездействие) или решение которого обжалуется;

изложение сути жалобы;

личная подпись и дата.

132. В подтверждение доводов к жалобе могут прилагаться необходимые документы либо их заверенные копии.

133. Заявитель в своем электронном обращении в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме.

134. Заявитель вправе приложить к обращению в электронной форме необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить документы и материалы или их копии в письменной форме.

Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы

135. Заинтересованные лица имеют право на получение исчерпывающей информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.

Органы государственной власти и должностные лица, которым может быть направлена жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке

136. Жалоба на решения и (или) действия (бездействие) должностных лиц, государственных гражданских служащих подается:

председателю комитета;

министру культуры и внешних связей Оренбургской области.

137. Жалоба может быть направлена в письменной или электронной форме на электронный адрес Комитета.

Сроки рассмотрения жалобы

138. Жалоба, поступившая в Комитет, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб. Жалоба рассматривается в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, если более короткие сроки рассмотрения жалобы не установлены органом, уполномоченным на ее рассмотрение.

139. В случае обжалования отказа должностного лица Комитета в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

Результат досудебного (внесудебного) обжалования применительно к каждой процедуре либо инстанции обжалования

140. Результатом досудебного (внесудебного) обжалования решений, действий (бездействия) должностных лиц Комитета является объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение всех поставленных в обращении вопросов, принятие необходимых мер и направление письменного ответа (в пределах компетенции) по существу всех поставленных в жалобе вопросов.

140.1. По результатам рассмотрения жалобы Комитет принимает одно из следующих решений:

удовлетворяет жалобу, в том числе:

в форме отмены принятого решения;

исправления допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах;

возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также в иных формах;

140.2. Отказывает в удовлетворении жалобы.

141. Не позднее одного дня, следующего за днем принятия решения, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

142. Ответ по результатам рассмотрения жалобы составляется по форме согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту и подписывается председателем Комитета.

По желанию заявителя ответ по результатам рассмотрения жалобы может быть представлен не позднее дня, следующего за днем принятия решения, в форме:

электронного документа, подписанного электронной подписью уполномоченного на рассмотрение жалобы должностного лица уполномоченного на рассмотрение жалобы органа, при подаче жалобы через Единый портал;

электронного письма (при направлении жалобы на официальный адрес электронной почты).

143. В ходе или по результатам рассмотрения жалобы заявителя в случае установления признаков состава административного правонарушения должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

144. Информация о результатах рассмотрения жалобы на решения или действие (бездействие) должностных лиц Комитета подлежит обязательному размещению на официальном сайте Комитета.

145. Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления государственной услуги.