Распоряжение Администрации Кушвинского городского округа Свердловской области от 22 января 2018 г. N 13 "Об утверждении Порядка и схемы учета архивных документов в администрации Кушвинского городского округа"

В соответствии со статьей 19 Закона Российской Федерации от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", в целях приведения учета архивных документов в соответствие с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.

1. Утвердить:

1.1. Порядок учета архивных документов в администрации Кушвинского городского округа (прилагается).

1.2. Схему учета архивных документов в администрации Кушвинского городского округа (прилагается).

2. Ведущему специалисту организационного отдела администрации Кушвинского городского округа (А.А. Полевой) вести учет архивных документов в соответствии с утвержденными порядком и схемой учета архивных документов в администрации Кушвинского городского округа.

3. Распоряжение администрации Кушвинского городского округа от 16.11.2017 N 173 "Об утверждении порядка и схемы учета архивных документов в администрации Кушвинского городского округа" отменить.

4. Настоящее Распоряжение разместить на официальном сайте Кушвинского городского округа в сети Интернет.

5. Контроль исполнения настоящего Распоряжения возложить на начальника организационного отдела администрации Кушвинского городского округа А.А. Ведерникову.

Глава Кушвинского городского округа

М.В. Слепухин

Утверждена
распоряжением администрации
Кушвинского городского округа
"Об утверждении порядка и схемы
учета архивных документов в
администрации Кушвинского
городского округа"
от 22.01.2018 N 13

Порядок
учета архивных документов в администрации Кушвинского городского округа

В администрации Кушвинского городского округа ведутся основные (обязательные) учетные документы.

В состав основных (обязательных) учетных документов администрации Кушвинского городского округа входят:

- книга учета поступлений документов;

- список фондов;

- лист фонда;

- лист учета аудиовизуальных документов;

- опись дел, документов;

- реестр описей дел, документов;

- паспорт архивохранилища;

- дело фонда;

- лист-заверитель дела;

- внутренняя опись документов дела.

В состав документов централизованного государственного учета документов администрации Кушвинского городского округа входят:

- паспорт архива на 01.01... г.;

- карточка фонда;

- сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01... г.

В состав вспомогательных учетных документов администрации Кушвинского городского округа входят:

- книга учета и описания фотодокументов.

Порядок учета архивных документов составлен на документы на бумажной основе при их поступлении в администрацию Кушвинского городского округа, выбытии, проведении внутриархивных работ, поступлении неописанных документов.

Учет архивных документов в администрации Кушвинского городского округа возлагается на ведущего специалиста организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1. Порядок учета архивных документов

1.1. Учет поступления документов

1.1.1. Опись дел постоянного хранения, по личному составу (годовой раздел описи).

Архивные документы принимаются в администрацию Кушвинского городского округа в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом. Прием документов осуществляется ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа поединично в соответствии с описательными статьями описи. Проверяется наличие каждого дела. При этом, кроме количества дел, проверяется наличие и выборочно правильность нумерации листов дел, наличие листа-заверителя, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, правильность шифровки дел, физическое состояние дел. Все обнаруженные недостатки в обработке дел предъявляются организации для их устранения. Если при приеме фонда (части фонда) обнаруживается, что отдельные дела, включенные в опись, отсутствуют, прием-передача документов не оформляется до представления организацией справки о причинах отсутствия документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

По результатам проверки составляется итоговая запись о количестве дел, принятых по данному годовому разделу (если в ходе приема выявлено, что составленная в учреждении итоговая запись не соответствует фактическому количеству принятых дел), и сводная итоговая запись о количестве всех принятых по данной описи дел со ссылкой на соответствующий акт. Итоговые записи составляются к каждому из 4-х экземпляров описи. 4-й экземпляр передается в учреждение, три экземпляра остаются в администрации Кушвинского городского округа.

1.1.2. Акт приема-передачи документов на хранение.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение. Акт приема-передачи документов на хранение составляется в двух экземплярах на основе итоговой записи к описи. Первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается учреждению. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, в акте указываются номера отсутствующих единиц хранения. Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.

Акт приема-передачи документов на хранение составляется ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа, утверждается начальником организационного отдела администрации Кушвинского городского округа и руководителем организации, передающей документы.

1.1.3. Книга учета поступлений документов.

В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов, а также обнаруженные и неучтенные документы. Книга заполняется на основании данных акта приема-передачи и описи. В графе 8 указывается номер и название описи.

Ежегодно на 01 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

1.1.4. Реестр описей дел, документов.

Ежегодно на 1 января к реестру описей составляется итоговая запись о количестве описей дел, поступивших и выбывших в течение года, их общем количестве.

1.1.5. Список фондов.

В список фондов архивный фонд записывается один раз, при первом поступлении в администрацию Кушвинского городского округа.

При поступлении документов в администрацию Кушвинского городского округа проверяется наличие фонда в архиве, уточняется его номер. При первом поступлении фонда ему присваивается номер по списку фондов только после фактического поступления документов в архив. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

Название архивного фонда вносится на основании исторической справки или титульного листа описи дел, документов.

Ежегодно на 01 января к списку фондов составляется итоговая запись, где показывается общее количество фондов и количество поступивших и выбывших в течение года фондов. Список фондов заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель.

Список фондов может пересоставляться только с разрешения Управления архивами Свердловской области.

1.1.6. Лист фонда и карточка фонда.

Карточка фонда составляется на впервые поступивший фонд в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом. В них учитываются все архивные документы фонда. При последующем поступлении документов по фонду, уже имеющемуся на хранении, делается новая запись о поступлении дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог о количестве хранящихся в администрации Кушвинского городского округа дел по каждой описи и по фонду в целом.

1.1.7. Сведения об изменении в составе и объеме фондов.

Журнал учета изменений в составе и объеме фондов заполняет в соответствии с данными описи и листа фонда. В конце года "Сведения" систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом.

1.1.8. Дело фонда.

В дело фонда подшивается:

- акт приема-передачи с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата";

- историческая справка к фонду или дополнение к ней.

При каждом приеме документов вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.

1.1.9. База данных "Архивный фонд".

В базе данных "Архивный фронд" заполняются разделы: "Фонд", "Опись", "Переименования", "Движение документов", "Незадокументированные периоды", "Фондовые включения", "Паспорт архива". Копия массива данных "Архивный фонд" (все файлы рабочего каталога DBF) предоставляется ежегодно с годовым отчетом на электронных носителях в Управление архивами Свердловской области.

1.1.10. Паспорт архива.

Паспорт архива составляется ежегодно по состоянию на 01 января наступающего года. Предоставляется ежегодно с объяснительной запиской в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом. Паспорт архива на бумажной основе и в электронном варианте должны быть идентичными.

1.2. Учет выбытия документов

1.2.1. Акт приема-передачи документов на хранение.

Составляется по результатам работ с архивными фондами, в ходе которых выявлены непрофильные для данного архива дела, идет плановая передача дел в другой архив. Акт составляется по результатам работ с архивными документами, утверждается начальником организационного отдела администрации Кушвинского городского округа и руководителем организации, принимающей документы. Первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается в организацию вместе с выбывшими документами.

1.2.2. Опись дел, документов.

Составляется новая итоговая запись во всех экземплярах описи данного фонда, в которой фиксируется изменение количества дел в результате передачи части из них в другой архив, со ссылкой на соответствующий акт. Напротив соответствующих заголовков дел в описи ставится запись: "Выбыло".

При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются три экземпляра описей дел и дело фонда. Копия описи дел остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи дел включается в архивный фонд архива-сдатчика.

1.2.3. Лист фонда и карточка фонда.

Делается новая запись о выбытии дел в соответствии с данными акта приема-передачи и описи, подводится итог количества остающихся на хранении в архиве дел по описи и по фонду в целом.

1.2.4. Реестр описей дел, документов.

Изменения вносятся в случае передачи дел описи в целом. При этом номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным. В графе "Примечание" делается отметка, куда выбыла опись, номер, дата, название акта. В конце года делается новая итоговая запись с учетом выбывших описей.

1.2.5. Список фондов.

Изменения вносятся только в случае передачи фонда в целом. В четвертой графе "Отметка о выбытии" указывается, в какой архив (учреждение) выбыл фонд, а также основание выбытия - номер, название и дата акта приема-передачи. При составлении итоговой записи в конце года показывается общее количество фондов и количество выбывших в течение года фондов.

1.2.6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Журнал учета изменений в составе и объеме фондов заполняется в соответствии с данными описи и листом фонда. Если фонд выбыл полностью, в графе "Объем фонда на 01.01... г." записывается "0". В конце года "Сведения" систематизируются в порядке номеров фондов, перепечатываются и направляются в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом.

1.2.7. Дело фонда.

В дело фонда подшивается акт приема-передачи с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.

Если фонд выбывает полностью в другой архив, то дело фонда передается вместе с документами, если в ведомственный архив учреждения, то остается в фонде архива.

1.2.8. База данных "Архивный фонд".

В базу данных "Архивный фонд" вносятся соответствующие изменения в разделы: "Фонд", "Опись", "Движение документов".

1.2.9. Паспорт архива.

Заполняется в установленном порядке. В объяснительной записке к паспорту указывается, какие фонды (документы), в каком количестве и куда переданы.

1.3. Учет изменений в составе и объеме фондов по результатам внутриархивных работ

1.3.1. Акты: описания архивных документов, переработки описей; о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению; о технических ошибках в учетных документах; возврата архивных документов собственнику; о разделении, объединении дел, включении в дело новых архивных документов; об обнаружении архивных документов; о неисправимых повреждениях документов; о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны составляются по результатам соответствующих работ с архивными фондами исполнителями. Каждый вид акта нумеруется отдельно в пределах данного вида документа и конкретного фонда.

1.3.2. Опись дел, документов.

Составляется новая итоговая запись во всех экземплярах описи данного фонда, фиксирующая изменение количества дел по результатам проведенной работы со ссылкой на соответствующий акт. В тексте описи напротив заголовков выбывших дел ставится запись: "Выбыло". При обнаружении дел, не относящихся к данному фонду и переданных в профильный фонд, новая итоговая запись составляется соответственно к описям двух фондов.

По результатам описания документов, переработки описей составляется новая опись, итоговая запись которой соответствует данным акта описания документов, переработки описей.

При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел помещается в дело фонда.

1.3.3. Лист и карточка фонда.

Делаются записи в соответствии с данными актов, указывается итог по описи и по фонду в целом. На основании акта об обнаружении дел, не относящихся к данному фонду архива, изменения вносятся соответственно в карточки и листы двух фондов.

На основании акта описания документов, переработки описей карточка и лист фонда по согласованию с Управлением архивами Свердловской области могут быть пересоставлен. Один экземпляр карточки высылается в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом.

1.3.4. Реестр описей дел, документов.

Изменения вносятся при составлении новой описи или передаче документов описи в целом.

1.3.5. Список фондов.

При выбытии всего фонда в графе 4 делается соответствующая отметка - куда, на основании, какого документа выбыл фонд (номер, название и дата акта).

При выделении к уничтожению всех документов архивного фонда один экземпляр описей дел, карточка и лист фонда помещаются в дело фонда.

1.3.6. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Графы журнала учета изменений в составе и объеме фондов заполняются в соответствии с данными описи, карточки и листа фонда.

1.3.7. Дело фонда.

Подшивается соответствующий акт с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Дело фонда оформляет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

При выделении к уничтожению всех документов фонда дело фонда включается в фонд архива.

1.3.8. База данных "Архивный фонд".

1.3.9. Паспорт архива.

Заполняется в установленном порядке. В объяснительной записке к паспорту сведения даются в случае изменения объема документов по архиву в целом.

1.4. Учет неописанных документов

1.4.1. Акт приема-передачи архивных документов на хранение.

Составляется акт приема-передачи в 2-х экземплярах. Акту присваивается очередной порядковый номер в рамках фонда.

В графе 2 акта указывается: "неописанные" или "б/о" (без описи), в графе 3 ставится прочерк, а в графе 4 указывается условное количество единиц хранения или количество листов, количество документов. Первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается учреждению.

1.4.2. Книга учета поступлений документов.

Заполняется на основании акта приема-передачи документов на хранение. В графе 8 книги указывается: "неописанные" или "б/о" (без описи).

1.4.3. Список фондов.

Присваивается очередной номер фонда при первом поступлении

документов. При составлении итоговой записи в конце года показывается общее количество фондов и количество поступивших в течение года фондов.

1.4.4. Лист и карточка фонда.

Составляется на основании акта приема-передачи документов на хранение аналогично листам фондов на описанные документы. Заполняется таблица "Учет неописанных документов" графы 1, 2, 3. В графе 3 ставится отметка "б/о" (без описи).

1.4.5. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Сведения в журнал учета изменений в составе и объеме фондов вносятся в соответствии с данными листа фонда и карточки. Заполняются графы 1, 2, 3, 4, 5, 6, 9. В графе 5 делается отметка "б/о". В итоговой записи и графе 6 указывается общее количество поступивших единиц хранения, в том числе неописанных дел (документов).

1.4.6. Дело фонда.

В дело фонда подшивается акт приема-передачи архивных документов на хранение с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.

1.4.7. База данных "Архивный фонд".

В базе данных "Архивный фонд" заполняются все обязательные разделы за исключением разделов: "Опись", "Незадокументированные периоды", "Фондовые включения".

1.4.8. Паспорт архива

Заполняется в установленном порядке. Наличие неописанных документов показывается в разделе 1 "Состав и объем архивных документов" разницей между графами 2 и 3. В объяснительной записке к паспорту указывается количество принятых неописанных дел.

1.4.9. Акт описания архивных документов.

Составляется исполнителем по результатам работы по описанию документов. После согласования описей ЭПК Управления архивами Свердловской области акт утверждается начальником организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.4.10. Реестр описей дел, документов.

Согласованные на ЭПК Управления архивами Свердловской области описи вносятся в реестр описей за очередными порядковыми номерами.

1.4.11. Лист и карточка фонда.

Делается новая запись на основании акта описания архивных документов.

В листе фонда в таблице "Учет неописанных документов" заполняются графы 4, 5, 6. В графе 5 указывается количество дел по описям, полученных в результате описания. При описании всех неописанных документов в графе 6 ставится 0. Показатели граф 3 и 5 могут не совпадать. Количество описанных документов вносится в таблицу "Учет описанных документов" в установленном порядке.

1.4.12. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Заполняются в соответствии с листом фонда на основании акта описания. Вначале заполняются графы 1, 2, 3, 4 (без описи), 8 - выбытие неописанных документов, следующей строкой - графы 5, 6, 9 - поступление описанных документов.

На последнем листе сведений об изменениях в итоговой записи и графах 6 и 8 подводится итог поступивших и выбывших документов (всего, в т. ч. неописанных).

1.4.13. Дело фонда.

В дело фонда подшивается акт описания архивных документов с соответствующей отметкой о внесении изменений в учетные документы, вносятся дополнения во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель.

1.4.14. База данных "Архивный фонд".

В базе данных "Архивный фонд" заполняется раздел: "Опись", вносятся изменения в разделы: "Фонд" и "Движение фондов".

1.4.15. Паспорт архива.

Вносятся сведения в установленном порядке. Выбытие неописанных документов фиксируется в объяснительной записке к паспорту.

В случае приема неописанных документов и их описания в один отчетный период (квартал) позиции 4.4, 4.5, 4.7, 4.8 можно опустить. Тогда лист фонда сведения об изменениях в составе и объеме фондов, паспорт архива, БД "Архивный фонд" заполняются на основании акта описания - ставятся на учет описанные документы. Сведения о поступлении и выбытии неописанных документов не вносятся.

1.5. Учет поступления документов личного происхождения

1.5.1. Архивная сдаточная опись.

Архивная сдаточная опись составляется ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа при передаче архивных документов собственником в архив.

1.5.2. Договор дарения документов.

Договор дарения документов составляется ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа, подписывается собственником и утверждается Главой администрации Кушвинского городского округа. В договоре дарения оговариваются условия передачи документов на муниципальное хранение и их использование. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается собственнику.

1.5.3. Опись дел, документов (годовой раздел описи).

Составляется ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа, утверждается ЭПК Управления архивами Свердловской области.

1.5.4. Акт описания архивных документов.

Изменение количества и состава архивных документов личного происхождения в результате их описания документируется актом описания архивных документов, на основании которого вносятся изменения в учетные документы. На документы, не подлежащие хранению в архиве, составляется акт возврата архивных документов собственнику в двух экземплярах, один из которых вместе с документами передается собственнику.

Акт описания архивных документов составляется ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа, утверждается Главой администрации Кушвинского городского округа.

Прием документов осуществляет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа поединично в соответствии с описательными статьями описи, проверяется наличие каждого дела, правильность нумерации листов дел, наличие листа-заверителя, соответствие заголовков дел на обложках описательным статьям описи, правильность шифровки дел, физическое состояние дел.

По результатам проверки ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа составляется итоговая запись о количестве дел, принятых по данному годовому разделу. В итоговой записи к описи дел, включающей единицы хранения (единицы учета) на разных носителях, дополнительно указывается количество таких единиц хранения (единиц учета). Итоговые записи составляются к каждому из 4-х экземпляров описи, 4-й экземпляр передается собственнику. Три экземпляра остаются в администрации Кушвинского городского округа.

1.5.5. Акт приема на хранение документов личного происхождения.

Прием архивных документов оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения в двух экземплярах на основании итоговой записи. Акт в двух экземплярах составляет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа. Акт утверждается Главой администрации Кушвинского городского округа. Первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается собственнику. Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.

1.5.6. Книга учета поступлений документов.

В книгу учета поступлений документов вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Книга заполняется ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа на основании данных акта приема на хранение документов личного происхождения. В графе 8 указывается название описи "личного происхождения".

1.5.7. Реестр описей.

Каждой новой описи дел присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. Порядковый номер по реестру описей проставляется на обложке описи дел в верхнем левом углу (во всех экземплярах описей). Изменения в реестр описей вносит ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.5.8. Список фондов.

Ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа проверяет наличие фонда в архиве, уточняет его номер. При первом поступлении фонда ему присваивается номер по списку фондов только после фактического поступления документов в администрацию Кушвинского городского округа. Номер, присвоенный архивному фонду по списку фондов, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах.

1.5.9. Лист фонда и карточка фонда.

Лист фонда составляет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа на впервые поступивший фонд. Карточка фонда составлялся в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом. Последующие изменения в лист фонда также вносит ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.5.10. Сведения об изменении в составе и объеме фондов.

Сведения об изменении в составе и объеме фондов заполняет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа в соответствии с данными описи и листа фонда.

1.5.11. Дело фонда.

В дело фонда подшиваются сдаточная опись, договор дарения, акт описания архивных документов и акт приема на хранение документов личного происхождения с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", историческая справка к фонду или дополнение к ней, вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Изменения вносит ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.5.12. БД "Архивный фонд".

Изменения в БД "Архивный фонд" вносит ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа. Заполняются разделы: "Фонд", "Опись", "Движение документов", "Незадокументированные периоды", "Фондовые включения", "Персоналии", "Паспорт архива".

1.5.13. Паспорт архива.

1.6. Учет поступления фотодокументов

Фотодокументы поступают в организационный отдел администрации Кушвинского городского округа от физических лиц, учреждений, предприятий, организаций и в результате инициативного документирования.

При поступлении фотодокументов от физического лица прием осуществляется с пункта 1.6.1., от учреждений, предприятий и организаций с пункта 1.6.2., в результате инициативного документирования с пункта 1.6.3.

1.6.1. Договор дарения.

При поступлении фотодокументов от физических лиц ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа составляется договор дарения, в котором оговариваются условия передачи документов на хранение и их использование. Договор подписывается начальником организационного отдела администрации Кушвинского городского округа и дарителем. Первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается собственнику.

1.6.2. Опись, годовой раздел описи.

Составляется ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа, ЭПК Управления архивами Свердловской области.

1.6.3. Акт описания документов.

Составляется ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа по результатам работы по описанию фотодокументов.

Прием документов осуществляет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа поединично в соответствии с описательными статьями описи, проверяется наличие каждой единицы хранения. Итоговые записи составляются ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа к каждому из 4-х экземпляров описи, 4-й экземпляр передается собственнику. Три экземпляра остаются в администрации Кушвинского городского округа.

1.6.4. Акт приема.

Прием документов оформляется актом приема-передачи архивных документов на хранение в двух экземплярах на основе итоговой записи к описи. Акт составляет ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа, утверждает Глава администрации Кушвинского городского округа. Первый экземпляр остается в администрации Кушвинского городского округа, второй экземпляр передается собственнику (учреждению). Акту присваивается очередной номер в рамках конкретного фонда.

1.6.5. Книга учета и описания фотодокументов.

Ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа описывает поступившую единицу хранения. Указывается место и время события, автор. Итоговую запись составляет ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.6.6. Книга учета поступления фотодокументов.

В книгу учета поступлений вносятся все первичные и повторные поступления фотодокументов. Книга заполняется ведущим специалистов организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.6.7. Реестр описей.

Изменения в реестр описей вносит ведущий специалист организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

Каждой новой описи присваивается очередной порядковый номер по реестру описей. Порядковый номер по реестру описей проставляется на обложке описи дел в верхнем левом углу (во всех экземплярах описей).

1.6.8. Лист учета аудиовизуальных (кино-фото-видео) документов.

Лист учета составляет ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа. Порядок нумерации и хранения листов учета аудиовизуальных документов аналогичен порядку нумерации и хранения листов фондов. Карточка фонда составляется в 2-х экземплярах, один из которых высылается в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом.

1.6.9. Дело фонда.

В дело фонда подшиваются договор дарения, акт описания архивных документов и акт приема на хранение фотодокументов с отметкой: "Изменения в учетные документы внесены, должность, подпись, расшифровка подписи, дата", историческая справка к фонду или дополнение к ней, вносится дополнение во внутреннюю опись, пересоставляется лист-заверитель. Изменения вносятся ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа.

1.6.10. БД "Архивный фонд".

1.6.11. Паспорт архива.

Паспорт архива составляется ежегодно ведущим специалистом организационного отдела администрации Кушвинского городского округа по состоянию на 01 января наступающего года. Предоставляется ежегодно с объяснительной запиской в Управление архивами Свердловской области с годовым отчетом.

                              СХЕМА

                       учета архивных документов

             в администрации Кушвинского городского округа

             1. Схема учета поступления документов

Опись дел, годовой раздел описи

Акт приема-передачи архивных документов на

хранение

Книга учета поступлений документов

Реестр описей

Список фондов

Лист фонда (карточка фонда)

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

               2. Схема учета выбытия документов

Акт приема-передачи архивных документов на

хранение

Опись дел, документов

Лист фонда (карточка фонда)

Реестр описей

Список фондов

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

    3. Схема учета изменений в составе и объеме фондов по результатам

                         внутриархивных работ

Акт

Опись дел, документов

Лист фонда (карточка фонда)

Реестр описей дел, документов

Список фондов

Лист фонда

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

              4. Схема учета неописанных документов

Акт приема-передачи архивных документов на хранение

Книга учета поступлений документов

	Список фондов		Лист фонда

	Акт описания архивных документов		Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

	Реестр описей дел, документов		База данных "Архивный фонд"

	Лист фонда

	Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

	Дело фонда

	База данных "Архивный фонд"		Паспорт архива

     5. Схема учета поступления документов личного происхождения

Сдаточная опись

Договор дарения документов

Опись дел, документов (годовой раздел описи)

Акт описания архивных документов

Акт приема на хранение документов личного

происхождения

Книга учета поступлений документов

Реестр описей дел, документов

Список фондов

Лист фонда (карточка фонда)

Сведения об изменениях в составе и объеме фондов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

               6. Схемы учета поступления фотодокументов

 6.1. Схема учета поступления фотодокументов от собственника (владельца)

Договор дарения

Опись, годовой раздел описи

Акт описания документов

Акт приема на хранение архивных документов личного происхождения

Книга учета и описания фотодокументов

Книга учета поступлений фотодокументов

Реестр описей

Лист учета фотодокументов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

6.2. Схема учета поступления фотодокументов от организаций, учреждений и

                               предприятий

Опись фотодокументов, годовой раздел описи

Акт описания архивных документов

Акт приема-передачи архивных документов на хранение

Книга учета и описания фотодокументов

Книга учета поступлений фотодокументов

Реестр описей дел, документов

Лист учета аудиовизуальных (кино-фото-видео) документов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

  6.3. Схема учета поступления аудиовизуальных документов, полученных в

              результате инициативного документирования

Опись аудиовизуальных документов (годовой раздел описи)

Акт описания архивных документов

Книга учета поступлений аудиовизуальных документов

Реестр описей

Лист учета аудиовизуальных (кино-фото-видео) документов

Дело фонда

База данных "Архивный фонд"

Паспорт архива

Откройте актуальную версию документа прямо сейчас

Получить бесплатный доступ

Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.