Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
Постановление Администрации МР Медынский район Калужской области от 25 апреля 2016 г. N 356 "Об утверждении административного регламента "Исполнение запросов граждан и организаций по архивным документам"
2. Признать утратившими силу постановления администрации муниципального района "Медынский район" от 31.12.2013 N 1783 "Об утверждении административного регламента "Исполнение тематических запросов граждан и организаций" и от 31.12.2013 N 1784 "Об утверждении административного регламента "Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера".
3. Административный регламент разместить на сайте администрации муниципального района "Медынский район".
4. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы Антропова С.В.
|
Глава администрации Муниципального района "Медынский район" |
Н.В. Козлов |
Административный регламент
по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций по архивным документам"
(утв. постановлением Администрации МР Медынский район Калужской области
от 25 апреля 2016 г. N 356)
I. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций по архивным документам (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества, открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2. Описание заявителей муниципальной услуги
1.2.1. Заявителями муниципальной услуги являются:
- граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства,
- юридические лица,
- государственные органы и органы местного самоуправления, (далее - Заявители).
1.2.2. От имени Заявителей муниципальной услуги также могут выступать их законные представители, обратившиеся на законных основаниях или действующие на основании доверенности, оформленной в установленном порядке.
1.3. Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги
1.3.1. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется непосредственно отделом правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального района "Медынский район" (далее - Отдел) при личном общении с Заявителем, с использованием телефонной и почтовой связей, информационно-телекоммуникационной сети Интернет.
Сведения о местонахождении и графике работы Отдела, почтовом и электронном адресах, контактных телефонах размещены на сайте администрации муниципального района "Медынский район": www.medyn.ru
1.3.2. Местонахождение и почтовый адрес Отдела, предоставляющего муниципальную услугу:
249950, Калужская область, город Медынь, ул. Луначарского, д. 45.
1.3.3. Электронный адрес администрации муниципального района "Медынский район" - amedyn@adm.kaluga.ru;
электронный адрес отдела - arkhiv@kaluga.ru;
телефон и факс приемной Главы администрации - (8-484-33) 21-3-17;
телефон Отдела - (8-484-33) 21-3-27.
1.3.4. Прием Заявителей осуществляется согласно графику работы Отдела:
понедельник - четверг 8.00 - 17.15
пятница 8.00 - 16.00
перерыв на обед 13.00 - 14.00
суббота - воскресенье выходные дни.
1.3.5. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:
- индивидуального информирования;
- публичного информирования.
1.3.6. Индивидуальное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- по телефону;
- при личном общении;
- по письменным обращениям;
- по электронной почте.
При ответах на телефонные звонки сотрудник Отдела подробно, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, информирует обратившегося по интересующему его вопросу. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
В случае если для подготовки ответа требуется время для проверки запрашиваемых сведений, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном или электронном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы Отдела).
При информировании посредством личного обращения Заявителя, сотрудник Отдела обязан принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы Отдела.
При информировании по письменным обращениям ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица или по адресу электронной почты.
1.3.7. Публичное информирование по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется путем размещения информации:
- в средствах массой информации (СМИ);
- на официальном сайте администрации муниципального района "Медынский район" www.medyn.ru;
- на информационном стенде в Отделе;
- с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области".
Информация о предоставляемых Отделом муниципальных услугах, тексты административных регламентов, образцы заявлений, перечень документов, необходимых для подачи заявлений, размещены на сайте администрации муниципального района "Медынский район" и информационном стенде в доступном для Заявителей месте.
1.3.8. В рамках исполнения муниципальной услуги Заявитель вправе подать заявление об оказании муниципальной услуги с использованием федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области" (www.gosuslugi.ru), в том числе с использованием универсальной электронной карты. Для подачи заявления с помощью указанной системы Заявитель должен зарегистрироваться на Портале государственных услуг. Дальнейшая авторизация заявителя на Портале государственных услуг может производиться посредством универсальной электронной карты или вводом необходимых ключей доступа.
II. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги
Наименование муниципальной услуги -"Исполнение запросов граждан и организаций по архивным документам".
2.2. Наименование органа, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу
Предоставление муниципальной услуги осуществляется администрацией муниципального района "Медынский район" в лице Отдела правового обеспечения и архивной работы администрации муниципального района "Медынский район" (муниципальный архив).
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
2.3.1. Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивные справки, архивные выписки, архивные копии, копии архивных документов;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- уведомления о переадресации запросов.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1. Общий срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 календарных дней со дня поступления запроса. В исключительных случаях срок исполнения запроса продлевается на срок не более 30 дней, с уведомлением об этом Заявителя.
2.4.2. При поступлении в Отдел запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительной информации или уточнений, сотрудник Отдела в течение 5 календарных дней со дня регистрации запроса запрашивает и уточняет у Заявителя необходимые для исполнения его запроса сведения, в том числе в электронной форме.
2.4.3. Неполнота информации, указанная в запросе, является основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги.
2.4.4. Запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, рассматривается в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки.
2.5. Нормативные правовые акты регулирующие предоставление муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993 ("Российская газета" от 25.12.1993 N 237);
- Федеральным Законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 04.12.2006 N 202-ФЗ; от 01.12.2007 N 318-ФЗ; от 13.05.2008 N 68-ФЗ; от 08.05.2010 N 83-ФЗ; от 27.07.2010 N 227-ФЗ) (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004 г., N 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31, ст. 3448);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный N 9059, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, N 20, 14.05.2007);
- Уставом МР "Медынский район", утвержденным решением Районного Собрания МР "Медынский район" от 24.08.2005 г. N 35 (Газета "Заря" от 26.10.2005 N 85);
Федеральным Законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (в ред. Федерального Закона от 25.07.2011 N 261-ФЗ) ("Российская газета" от 29.07.2006 N 165);
- настоящим Регламентом.
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.6.1. Предоставление муниципальной услуги гражданам производится при предъявлении:
- документа, удостоверяющего личность Заявителя или документа, удостоверяющего личность и документа, подтверждающего полномочия представителя физического или юридического лица (если интересы Заявителя представляет уполномоченное лицо);
- заявления (запроса) на выдачу архивной справки, архивной выписки, копии архивного документа.
За предоставлением муниципальной услуги Заявитель может лично обратится в Отдел или направить заявление по почте или электронной почте.
Формы заявлений - в приложениях N 2 и N 3 к Регламенту.
Образец заявления для получения муниципальной услуги можно получить у сотрудника Отдела лично, на официальном сайте администрации муниципального района "Медынский район": www.medyn.ru, с помощью федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области" (www.gosuslugi.ru).
2.6.2. Заявление в обязательном порядке должно содержать:
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) Заявителя или его уполномоченного представителя (если интересы Заявителя представляет уполномоченный представитель);
- адрес регистрации по месту жительства;
- подробную информацию о запрашиваемых сведениях;
- форму получения ответа (лично, доверенному лицу, по почте);
- личную подпись Заявителя (или его уполномоченного представителя);
- дату составления заявления;
- дополнительную информацию, которую Заявитель может добровольно указать при подаче заявления для облегчения поиска интересующих сведений (для подтверждения стажа и о заработной плате - ксерокопию из трудовой книжки запрашиваемого периода, для женщин - фамилию, под которой она работала).
2.6.3. Если Заявителем является юридическое лицо, то Запрос оформляется на официальном бланке организации (учреждения и др.) с информационным обозначением Запрос и подписывается руководителем организации или другим ответственным лицом.
2.6.4. Если Заявителем является учреждение пенсионного фонда РФ, то запрос оформляется на специальных бланках, совместно разработанных и утвержденных региональными пенсионными и архивными органами.
2.6.5. Поступление запроса (по почте, в электронном виде) оформленного не на бланке заявления (приложения N 2 и N 3 к Регламенту) не является основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.6.6. Предоставление муниципальной услуги межведомственного взаимодействия не предусматривает.
2.7. Указание на запрет требования от Заявителя при предоставлении муниципальной услуги
Сотрудник Отдела не вправе требовать от Заявителя иных, кроме перечисленных в п. 2.6. настоящего Регламента документов и информации, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги.
От Заявителя запрещается требовать:
- предоставления документов и информации или осуществление действий, предоставление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
- предоставления документов и информации, в том числе об оплате государственной пошлины, взимаемой за предоставление муниципальных услуг, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении предусмотренных частью 1 статьи 1 ФЗ N 210-ФЗ государственных и муниципальных услуг, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Калужской области, муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 ФЗ N 21-ФЗ перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы, предоставляющие услуги, по собственной инициативе.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Номер названного Федерального закона следует читать как "210-ФЗ"
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.8.1. Оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, не предусмотрено.
2.8.2. Если текст заявления или запроса поступившего по почте или в электронной форме не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем сообщается письменно или в электронной форме Заявителю, если его фамилия и почтовый адрес или адрес электронной почты воспроизводимы.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для приостановления и (или) отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.9.1. Запросы, поступившие в Отдел, подлежат обязательному рассмотрению.
2.9.2. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:
1) при личном обращении Заявителя или его доверенного лица в Отдел:
- отсутствие запрашиваемых Заявителем сведений. В этом случае Заявителю сообщается адрес, по которому он может обратиться за необходимыми сведениями.
- отсутствие письменного запроса (заявления) Заявителя о предоставлении сведений;
- отсутствие документа, удостоверяющего личность Заявителя;
- отсутствие оформленной в установленном порядке доверенности, в случае подачи заявления о получении запрашиваемых сведений, которые затрагивают непосредственно права, свободы и интересы конкретного поименованного в тексте третьего лица;
2) при поступлении запроса по почте или Интернет:
- отсутствие или невозможность прочтения адреса Заявителя. В этом случае ответ на запрос не дается;
- отсутствие запрашиваемых сведений. В этом случае запрос, в течение 5-ти календарных дней с момента его регистрации, направляется по принадлежности в организацию, учреждение и др.
2.9.3. Основанием для приостановления предоставления муниципальной услуги является:
- при личном обращении Заявителя или через Интернет - недостаток информации о запрашиваемых сведениях;
- при получении запроса по почте - недостаток или невозможность прочтения информации о запрашиваемых сведениях.
2.9.4. Информирование с указанием причин приостановления исполнения или отказа в исполнении муниципальной услуги осуществляется:
- при личном обращении Заявителя или доверенного лица устно или в письменном виде (по требованию Заявителя) в день обращения;
- при обращении Заявителя по почте (если адрес поддается прочтению) или при поступлении Интернет-обращения в течение 5-ти календарных дней по почте Заявителю или соответственно на адрес электронной почты.
2.10. Размер платы за предоставление муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется на безвозмездной основе.
2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления и получения результата предоставления муниципальной услуги
2.11.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги не более 15 минут.
2.11.2. Результат предоставления услуги (архивная справка, архивная выписка, копия архивного документа) выдается Заявителю вне очереди.
2.12. Срок регистрации запроса Заявителя
Регистрация запросов организаций и заявлений граждан осуществляется в день поступления запроса или заявления.
2.13. Требования к местам предоставления муниципальной услуги
2.13.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги находится в здании администрации муниципального района "Медынский район" по адресу: Калужская область, г. Медынь, ул. Луначарского, д. 45, 1 этаж, кабинет N 5. На двери кабинета закреплена указательная табличка "Архив".
Помещение для предоставления муниципальной услуги оснащено телефоном.
2.13.2. Рабочее место сотрудника Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, оборудовано компьютером и оргтехникой, позволяющими своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной услуги.
2.13.3. Сотруднику, предоставляющему муниципальную услугу, выделяются бумага, расходные материалы и канцтовары в количестве, достаточном для предоставления муниципальной услуги.
2.13.4. При личном обращении Заявителя, ему предлагается воспользоваться стулом, а для раскладывания документов - столом. Также Заявителю предлагаются письменные принадлежности и бланк заявления.
2.13.5. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о Заявителе, сотрудником Отдела ведется прием только одного посетителя.
2.13.6. В соответствии с законодательством Российской Федерации о социальной защите инвалидов им обеспечиваются:
- условия беспрепятственного доступа к объекту (зданию, помещению), в котором она представляется, а также для беспрепятственного пользования транспортом, средствами связи и информации;
- возможность самостоятельного передвижения по территории, на которой расположены объекты (здания, помещения), в которых предоставляются услуги, а также входа в такие объекты и выходы из них, посадки в транспортное средство и высадки из него, в том числе с использованием кресла-коляски;
- сопровождение инвалидов, имеющих стойкие расстройства функции зрения и самостоятельного передвижения;
- надлежащее размещение оборудования и носителей информации, необходимых для обеспечения беспрепятственного доступа инвалидов к объектам (зданиям, помещениям), в которых предоставляются услуги, и к услугам с учетом ограничений их жизнедеятельности;
- дублирование необходимой для инвалидов звуковой и зрительной информации, а также надписей, знаков и иной текстовой и графической информации знаками, выполненными рельефно-точечным шрифтом Брайля;
- допуск сурдопереводчика и тифлосурдопереводчика;
- допуск собаки-проводника на объекты (здания, помещения), в которых предоставляются услуги;
- оказание инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими услуг наравне с другими лицами.
В случае невозможности полностью приспособить объект с учетом потребностей инвалидов собственник объекта в соответствии с частью 4 статьи 15 Федерального Закона "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" должен принимать меры для обеспечения доступа инвалидов к месту предоставления, либо когда это возможно, обеспечить ее предоставление по месту жительства или в дистанционном режиме.
2.14. Показатели доступности и качества предоставления муниципальной услуги
2.14.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- информирование о муниципальной услуге путем размещения текста административного регламента и сведений о муниципальной услуге в федеральной государственной информационной системе "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной информационной системе "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области", на сайте администрации муниципального района "Медынский район" и информационном стенде Отдела;
- обеспечение возможности направления запроса (заявления) по электронной почте;
- обеспечение предоставления муниципальной услуги с использованием возможностей федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" и региональной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области";
- транспортная доступность Отдела;
- наличие помещения для приема Заявителей, оборудованного мебелью, офисной техникой, телефонной связью.
2.14.2. Показателями качества предоставления муниципальной услуги являются:
- ожидание в очереди при подаче заявления, получении результата муниципальной услуги менее 15 минут;
- отсутствие жалоб на работу сотрудников Отдела со стороны Заявителей;
- соблюдение сроков рассмотрения заявлений и последовательности административных процедур;
- возможность получения информации о ходе предоставления муниципальной услуги, в том числе с использованием информационно-телекоммуникационных технологий;
- количество взаимодействий с Заявителем: физические лица - 1 раз, юридические лица (ЮЛ, ИП) - 2 раза, если это не противоречит законодательству.
III. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1. Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
Блок-схема процедуры последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги представлена в приложении N 1 к настоящему Регламенту.
3.1.1. Реализация муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием, первичную обработку и регистрацию запроса (заявления);
- рассмотрение и анализ запроса (заявления);
- подготовка ответа Заявителю;
- отправка или выдача Заявителю ответа или архивной справки, архивной выписки, архивной копии, копии архивного документа.
3.1.2. Прием, первичная обработка и регистрация запроса (заявления)
3.1.2.1. Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является поступление запроса (заявления).
3.1.2.2. Прием и регистрация заявлений и запросов (проверка правильности адресования корреспонденции, чтение, определение содержания вопросов обращения, присвоение регистрационного номера, проверка истории заявления) осуществляется сотрудником Отдела в "Журнале регистрации запросов учреждений и заявлений граждан" (далее - журнал регистрации) в день его поступления.
3.1.2.3. На запросе (заявлении), в правом нижнем углу первой страницы или на любом свободном от текста месте проставляется штамп, в котором указывается входящий номер и дата регистрации.
3.1.2.4. Сотрудник проверяет наличие в журнале регистрации запросов данного Заявителя. Если запрос повторный, в правом верхнем углу письма ставится отметка "повторный" и к нему прилагаются все материалы прежних запросов. Не считаются повторными запросы одного и того же автора, но по разным вопросам.
3.1.2.5. При личном обращении Заявителя или его доверенного лица с заявлением оговариваются срок исполнения запроса и форма его получения (лично, доверенному лицу, по почте).
3.1.2.6. Результатом административного действия является регистрация запроса (заявления).
3.1.3. Рассмотрение и анализ запроса
3.1.3.1. Основанием для начала административной процедуры является регистрация запроса (заявления) в журнале регистрации.
3.1.3.2. Сотрудник Отдела, по результатам ознакомления с текстом запроса, прилагаемыми к нему документами, в течение календарного дня с момента регистрации запроса осуществляет анализ тематики поступившего запроса и определяет сроки действий и сроки рассмотрения.
3.1.3.3. В результате анализа определяется (если запрос поступил по почте или в электронном виде):
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации,
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения,
- наличие архивных документов, необходимых для исполнения запроса,
- место нахождения, адрес организации, куда следует направить запрос на исполнение по принадлежности.
3.1.3.4. Результатом административного действия является выполнение действий по рассмотрению запроса (заявления) сотрудником Отдела, определение порядка исполнения.
3.1.4. Подготовка ответов Заявителям
3.1.4.1. По результатам рассмотрения запроса (заявления) и его анализа осуществляется подготовка ответов Заявителям в виде:
- письменного уведомления Заявителю о направлении запроса на исполнение в соответствующий орган, организацию, учреждение и др.;
- письменного уведомления Заявителю о необходимости предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса;
- справки об отсутствии запрашиваемых сведений;
- архивной справки, архивной копии, архивной выписки;
- копии архивного документа или тематической подборки копий архивных документов.
3.1.4.2. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляется с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия" на бланке администрации муниципального района "Медынский район" и адресуется непосредственно Заявителю, подписывается заместителем Главы администрации и сотрудником отдела (заместителем заведующего отделом правового обеспечения и архивной работы администрации) и заверяется гербовой печать администрации. На документе проставляются номер и дата составления.
При составлении архивной справки сотрудник Отдела обязан выявить и использовать все имеющиеся данные и изложить текст архивной справки четко и грамотно.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта, события.
При исполнении повторного запроса или составления по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, сотрудник проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата составления воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
Архивная копия -дословно произведенный текст документа.
После текста архивной выписки, архивной копии указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения данного документа.
В примечаниях к тексту архивной справки, архивной выписки, архивной копии делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе".
Подчистки и помарки в архивных справках, архивных выписках, архивных копиях не допускаются.
В архивной справке, архивной выписке, архивной копии, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены гербовой печатью.
3.1.4.3. Копия архивного документа - это ксерокопия документа. На обороте каждого листа копии архивного документа проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью
3.1.4.4. При отсутствии архивных документов, необходимых для исполнения запроса, составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке администрации муниципального района "Медынский район". В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать истребуемую справку.
3.1.4.5. Сотрудник Отдела, проводивший работу по запросу, в течение календарного дня после оформления документа делает отметку в журнале регистрации данных об исполнении запроса.
3.1.4.6. Результатом административного действия является оформленный ответ.
3.1.5. Отправка заявителям ответов и архивных справок.
3.1.5.1. Архивные справки, архивные выписки, архивные копии, копии архивных документов и ответы на запросы высылаются Заявителям по почте простыми письмами непосредственно в адреса Заявителей.
3.1.5.2. В случае личного обращения гражданина или его доверенного лица, архивные справки, архивные выписки, архивные копии, копии архивных документов и ответы на запросы выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке.
Получатель архивной справки, архивной выписки, архивной копии, копии архивного документа или ответа на запрос расписывается на копии полученного документа, указывая дату его получения.
3.1.5.3. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и Заявитель проинформирован в письменной форме о результатах рассмотрения.
3.2. Сроки выполнения административных процедур
3.2.1. Регистрация запроса в журнале регистраций, рассмотрение и анализ запроса осуществляется в день поступления запроса.
3.2.2. Уведомление Заявителя о недостатке информации о запрашиваемых сведениях, а также об отсутствии запрашиваемых сведений и о направлении его заявления на рассмотрение в другой государственный орган, органы местного самоуправления, в организацию, архив, в которых могут храниться запрашиваемые сведения, производится в течение 5 календарных дней со дня рассмотрения запроса.
3.2.3. Оформление и отправка архивной справки, архивной выписки, архивной копии, копии архивного документа Заявителю осуществляется в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
3.3. Особенности предоставления муниципальной услуги в электронной форме
3.3.1. Особенностью предоставления муниципальной услуги в электронной форме
является возможность получения образца заявления на официальном сайте администрации муниципального района "Медынский район": www.medyn.ru, а также с помощью региональной информационной системы Калужской области "Портал государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области" или федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (www.gosuslugi.ru).
3.3.2. Заполненное заявление Заявитель отправляет на электронный адрес администрации муниципального района "Медынский район": amedyn@adm.kaluga.ru или Отдела: arkhiv@kaluga.ru.
3.3.3. Поступившее от Заявителя обращение (заявление) по электронной почте распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном Регламентом порядке.
3.3.4. Заявителю на адрес электронной почты сотрудник Отдела направляет уведомление:
- о приеме обращения (заявления) к рассмотрению;
- о необходимости предоставления дополнительной информации;
- об отсутствии запрашиваемых сведений и рекомендации по их дальнейшему поиску.
IV. Формы контроля за исполнением административного регламента
4.1. Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением должностными лицами положений административного Регламента и иных нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, а также принятием решений ответственными лицами
4.1.1. Контроль за своевременным предоставлением муниципальной услуги и соблюдением нормативных правовых актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги, осуществляет заведующий отделом правового обеспечения и архивной работы администрации.
4.1.2. Исполнитель несет персональную ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения заявления, содержание подготовленного ответа.
4.2. Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок полноты и качества предоставления муниципальной услуги, в т.ч. порядок и формы контроля за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги
4.2.1. Контроль полноты и качества предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения граждан, организаций содержащие жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.2. Помимо текущего контроля предоставления муниципальной услуги осуществляются внеплановые проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги.
Внеплановые проверки осуществляются по конкретному обращению гражданина. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки).
Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги на основании распоряжения администрации муниципального района формируется комиссия, в состав которой включаются муниципальные служащие.
Результаты деятельности комиссии оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
Справка подписывается председателем комиссии.
4.3. Ответственность сотрудников за решения и действия (бездействия), принимаемые (осуществляемые) при предоставлении муниципальной услуги
4.3.1. Сотрудники, работающие с заявлениями граждан, организаций несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или рассмотрении заявлений;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов граждан;
- нарушение срока и порядка регистрации заявления, рассмотрения;
- принятие заведомо необоснованного незаконного решения;
- преследование граждан за критику;
- предоставление информации, не соответствующей фактическим обстоятельствам и существу обращения, в том числе противоречащей архивным и нормативным документам;
- разглашение сведений о частной жизни гражданина (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении заявлений и документов, связанных с их рассмотрением.
По фактам нарушений сотрудником Отдела настоящего административного регламента при предоставлении муниципальной услуги назначается служебное расследование.
4.3.2. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения сотрудником Отдела возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги принимаются меры по привлечению его к дисциплинарной ответственности.
V. Досудебное (внесудебное) обжалование Заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу либо муниципального служащего
5.1. Информация для заявителей об их праве на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Заявители имеют право на досудебное (внесудебное) обжалование действий (бездействия) должностных лиц и муниципальных служащих и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги.
Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не исключает возможность обжалования действий (бездействия) и решений, принятых (осуществляемых) в ходе предоставления муниципальной услуги, в судебном порядке. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования не является для заявителей обязательным.
5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу либо муниципального служащего.
Заявитель может обратиться с жалобой, в том числе в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у Заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.3. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в рассмотрении жалобы либо приостановления ее рассмотрения:
5.3.1. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией;
5.3.2. Если в жалобе обжалуется судебное решение. В течение семи дней со дня регистрации жалоба возвращается направившему ее гражданину с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения;
5.3.3. При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
5.3.4. Если текст письменного обращения не поддается прочтению. Ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
5.3.5. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение;
5.3.6. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну. Гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений;
5.3.7. Если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены. Гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.
5.4. Основания для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является поступление жалобы на действия (бездействие) и решения, принятые (осуществляемые) в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.5. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.5.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.5.2. Жалоба может быть направлена по почте, через многофункциональный центр, с использованием информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций) либо и Портала государственных и муниципальных услуг (функций) Калужской области, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.5.3. В случае, если федеральным законом установлен порядок (процедура) подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов, предоставляющих муниципальные услуги, должностных лиц органов, предоставляющих муниципальные услуги, либо муниципальных служащих, для отношений, связанных с подачей и рассмотрением указанных жалоб, нормы статьи 11.1 Федерального закона от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" не применяются.
5.5.4. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
5.5.5. Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии;
ГАРАНТ:
Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником
6. Заявитель вправе предоставить иные документы (при наличии), подтверждающие доводы жалобы, либо их копии.
5.6. Права заинтересованных лиц на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
Заявители имеют право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения обращения (жалобы). Должностные лица органа местного самоуправления, предоставляющего муниципальную услугу, обязаны предоставить заявителю возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если не имеется установленных федеральным законодательством и законодательством Калужской области ограничений на информацию, содержащуюся в этих документах, материалах.
5.7. Органы власти и должностные лица, которым может быть адресована жалоба заявителя в досудебном (внесудебном) порядке.
Наименование органа муниципальной власти и должностных лиц, которым может быть адресовано обращение (жалоба) заявителя в досудебном (внесудебном) порядке:
- Глава Администрации МР "Медынский район".
5.8. Сроки рассмотрения жалобы и сроки направления ответа заявителю по результатам рассмотрения жалобы.
Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации. Правительство Российской Федерации вправе установить случаи, при которых срок рассмотрения жалобы может быть сокращен.
Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.9. настоящего раздела, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
5.9. Результат досудебного (внесудебного) обжалования.
По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
Приложение N 1
к административному Регламенту
"Исполнение тематических запросов
граждан и организаций"
Блок-схема
| Прием и регистрация запроса (заявления) Заявителя |
/------------------------------------------------------\
| Рассмотрение и анализ запроса (заявления) |-------\
\------------------------------------------------------/ |
/-----------------------------\ |
|
/--------------------------\ /----------------------\ |
| Уведомление Заявителю об | |Уведомление Заявителю | |
| отсутствии запрашиваемых | | о необходимости | |
| сведениях и рекомендации | | уточнения и | |
| по их дальнейшему поиску | | предоставления | |
| или уведомление о | | дополнительной | |
| перенаправлении запроса | | информации для | |
| на исполнение по | | исполнения запроса | |
| местонахождению | \----------------------/ |
| документов | |
\--------------------------/ |
/-----------------\ /-------------------\
| Получение | |Оформление архивной|
| дополнительной | | справки, архивной |
| информации |-- | выписки, архивной |
| для исполнения | | копии, копии |
| запроса | |архивного документа|
\-----------------/ \-------------------/
/-------------------\
| Выдача ответа |
| Заявителю или |
| доверенному лицу |
| или отправка по |
| почте |
\-------------------/
Приложение N 2
к административному Регламенту
"Исполнение тематических запросов
граждан и организаций"
(бланк заявления)
Заместителю заведующего отделом правового
обеспечения и архивной работы администрации
муниципального района "Медынский район"
от ________________________________________
___________________________________________
проживающего(ей) по адресу:
___________________________________________
___________________________________________
Заявление
Прошу выдать архивную справку о ____________________________________
(тема запроса: о работе, о
заработной плате, др.)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Ответ выдать на руки ____________________________________________________
выслать по адресу _______________________________________________________
__________ _________________________
Дата подпись
Приложение N 3
к административному Регламенту
"Исполнение тематических запросов
граждан и организаций"
(бланк заявления)
Заместителю заведующего отделом правового
обеспечения и архивной работы администрации
муниципального района "Медынский район"
от ________________________________________
___________________________________________
проживающего(ей) по адресу:
___________________________________________
___________________________________________
Заявление
Прошу выдать архивную выписку (архивную копию, копию архивного
документа) (нужное подчеркнуть)
_________________________________________________________________________
(указать название документа, дату и номер (если известен) документа)
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
Ответ выдать на руки ____________________________________________________
выслать по адресу _______________________________________________________
__________ ____________________
Дата подпись
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.