Приложение 5. Должностная инструкция начальника управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

Приложение 5
к распоряжению
Администрации Кемеровского
муниципального района
от 17 марта 2016 г. N 93-р

Должностная инструкция
начальника управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района

1. Общие положения

1.1. Должность муниципальной службы начальника управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее - начальник управления) относится к высшей группе должностей муниципальной службы, учреждаемых для обеспечения исполнения полномочий местной администрации.

1.2. Назначение и освобождение от должности начальника управления осуществляется главой Кемеровского муниципального района (далее - глава района) по приказу администрации Кемеровского муниципального района (далее - администрация района).

1.3. Начальник управления непосредственно подчиняется главе района, заместителю главы Кемеровского муниципального района по организационно - территориальным вопросам (далее - заместитель главы района).

1.4. Начальник управления имеет в подчинении: отдел по работе с обращениями граждан (начальник отдела по работе с обращениями граждан), отдел документационного обеспечения (начальник отдела документационного обеспечения), архивный отдел (начальник архивного отдела, архивариус), главного специалиста, старшего инспектора, инспектора.

1.5. Во время отсутствия начальника управления (командировка, отпуск, болезнь и т.д.) его должностные обязанности исполняет служащий, назначаемый приказом администрации района.

2. Общие требования

2.1. Начальник управления должен знать: Конституцию Российской Федерации, Федеральный закон от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Федеральный закон от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации", Закон Кемеровской области от 30.06.2007 N 103-ОЗ "О некоторых вопросах прохождения муниципальной службы", Устав Кемеровского муниципального района, иные нормативные правовые акты Российской Федерации, Кемеровской области и Кемеровского муниципального района, регулирующие деятельность органов местного самоуправления.

3. Квалификационные требования

3.1. Квалификационные требования к уровню профессионального образования:

- высшее профессиональное образование.

3.2. Квалификационные требования к стажу:

- стаж работы по специальности не менее 5 лет или стаж муниципальной службы на должностях не ниже главной группы (государственной службы на должностях не ниже старшей группы) не менее 3 лет.

3.3. Квалификационные требования к профессиональным знаниям:

3.3.1. Знание правовых актов, регламентирующих деятельность органов местного самоуправления.

3.3.2. Знание правовых актов, регламентирующих служебную деятельность.

3.3.3. Специальные профессиональные знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей.

3.3.4. Знание основ делопроизводства.

3.3.5. Знание основ этики, правил делового общения.

3.3.6. Знание правовых аспектов в области информационно-телекоммуникационных технологий.

3.3.7. Знание программных документов и приоритетов государственной политики в области информационно-телекоммуникационных технологий.

3.3.8. Знание правовых аспектов в сфере предоставления и муниципальных услуг населению и организациям посредством применения информационно-телекоммуникационных технологий.

3.3.9. Знание аппаратного и программного обеспечения.

3.3.10. Знание возможностей и особенностей применения современных информационно-телекоммуникационных технологий в органах местного самоуправления, включая использование возможностей межведомственного документооборота.

3.3.11. Знание общих вопросов в области обеспечения информационной безопасности.

3.3.12. Знание основ проектного управления.

3.4. Квалификационные требования к профессиональным навыкам:

3.4.1. Владение навыками делового письма.

3.4.2. Навыки работы с документами.

3.4.3. Навыки владения современными средствами, методами и технологией работы с информацией.

3.4.4. Организационные навыки, в том числе применения специальных знаний.

3.4.5. Владение навыками стратегического планирования и управления групповой деятельностью с учетом возможностей и особенностей применения современных информационно-телекоммуникационных технологий в органах местного самоуправления.

3.4.6. Владение навыками работы с внутренними и периферийными устройствами компьютера.

3.4.7. Владение навыками работы с информационно-телекоммуникационными сетями, в том числе сетью "Интернет".

3.4.8. Владение навыками работы в операционной системе.

3.4.9. Владение навыками управления электронной почтой.

3.4.10. Владение навыками работы в текстовом редакторе.

3.4.11. Владение навыками работы с электронными таблицами.

3.4.12. Владение навыками работы с системами управления проектами.

4. Должностные обязанности

4.1. В своей деятельности начальник управления руководствуется основными обязанностями муниципального служащего, предусмотренными Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

4.2. Исходя из задач управления протокола и документационного обеспечения администрации Кемеровского муниципального района (далее - управление):

4.2.1. Организует и осуществляет контроль над функционированием в администрации района единой системы документирования и управления документацией.

4.2.2. Ежемесячно представляет главе района, заместителю главы района аналитическую справку об объеме документооборота и состоянии исполнительской дисциплины в администрации района, вносит предложения по устранению причин и условий, способствующих ненадлежащему исполнению контролируемых документов.

4.2.3. Осуществляет контроль над своевременным и качественным исполнением документов администрации района.

4.2.4. Осуществляет контроль над исполнением поручений Губернатора Кемеровской области, заместителей Губернатора Кемеровской области, заседаний областных комиссий, главы района.

4.2.5. Осуществляет протокольное обеспечение проведения совещаний, главы района.

4.2.6. Осуществляет контроль над приемом, регистрацией, передачей на исполнение служебной корреспонденции, поступившей в адрес главы района, заместителей главы Кемеровского муниципального района (далее - заместители главы района), администрации района.

4.2.7. Осуществляет редакционное оформление, подготовку на подпись постановлений, распоряжений администрации района. В необходимых случаях направляет их исполнителю на дополнительную проработку.

4.2.8. Обеспечивает качественное своевременное выполнение задач и функций, возложенных на управление протокола и документационного обеспечения (далее - управление).

4.2.9. Обеспечивает высокую организацию и дисциплину труда работников управления.

4.2.10. Обеспечивает подбор и расстановку кадров управления, способствует росту деловой квалификации специалистов управления.

4.2.11. Проводит учебу со специалистами управления по внедрению новой технологической системы оформления и обработки документов.

4.2.12. Обеспечивает организацию и проведение заседаний комиссии по контролю над исполнением в администрации района поручений нормативного и распорядительного характера Губернатора Кемеровской области, коллегии Администрации Кемеровской области, заместителей Губернатора Кемеровской области, главы района.

4.2.13. Осуществляет подготовку по поручению главы района, заместителя главы района проектов правовых актов Кемеровского муниципального района, документов распорядительного характера, принимаемых в рамках полномочий главы района, администрации района.

4.2.14. Осуществляет подготовку по поручению главы района, заместителя главы района ответов на запросы административных органов Кемеровской области, организаций, направляемые в адрес главы района, заместителя главы района.

4.2.15. Осуществляет мероприятия по обмену опытом в сфере делопроизводства, архивного дела между муниципальными образованиями Кемеровской области.

4.2.16. Осуществляет контроль за отбором и приемом документов постоянного (долговременного) хранения в архивный отдел.

4.2.17. Осуществляет контроль за исполнением муниципальных услуг в сфере архивного дела.

4.2.18. Осуществляет контроль за представлением информации органами местного самоуправления Кемеровского муниципального района, муниципальными организациями Кемеровского муниципального района о составе и содержании архивных документов по актуальной тематике.

4.2.19. Осуществляет учет печатей, штампов, используемых в работе администрации района, обеспечивает централизованное уничтожение и списание с учета печатей и штампов, пришедших в негодность в ходе эксплуатации или выведенных из действия и утративших их практическое значение.

4.2.20. Осуществляет контроль за организацией работы с письменными и устными обращениями граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц (далее - обращения), поступающими в администрацию района, ведением учета обращений.

4.2.21. Осуществляет контроль за организацией приемов граждан по личным вопросам главой района, заместителями главы района.

4.2.22. Осуществляет организацию работы по оказанию гражданам с ограниченными возможностями здоровья помощи в преодолении информационных барьеров, ограничивающих предоставление государственных и муниципальных услуг.

4.2.23. Выполняет иные поручения главы района, заместителя главы района.

5. Должностные права

5.1. При исполнении своих должностных обязанностей начальник управления обладает правами, установленными статьей 11 и другими положениями Федерального закона от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации" и иными нормативными правовыми актами о муниципальной службе.

5.2. Исходя из задач управления начальник управления имеет право:

5.2.1. Запрашивать и получать необходимые материалы от руководителей структурных подразделений администрации района, Совета народных депутатов Кемеровского муниципального района, а также иных органов и организаций.

5.2.2. Пользоваться в установленном порядке районным архивом, получать из архива необходимые документы, заверенные надлежащим образом.

5.2.3. Использовать системы связи и коммуникации.

5.2.4. Вносить предложения руководству по вопросам работы, относящимся к компетенции управления

5.2.5. Контролировать деятельность структурных подразделений администрации района по вопросам, входящим в компетенцию управления.

5.2.6. Запрашивать и получать в пределах своих полномочий от руководителей структурных подразделений необходимые пояснения, материалы, документы.

5.2.7. Давать в пределах своей компетенции указания структурным подразделениям по вопросам качественного и своевременного исполнения документов.

5.2.8. Не принимать документы, оформленные с нарушением установленных требований.

5.2.9. Требовать надлежащего материально-технического, информационного и документационного обеспечения деятельности управления.

5.2.10. Представлять заместителю главы района предложения по штатной численности управления.

5.2.11. Представлять заместителю главы района кандидатуры для назначения на должность работников управления.

5.2.12. Вносить заместителю главы района предложения об освобождении от должности работников управления.

5.2.13. Вносить заместителю главы района предложения о поощрении работников управления и применении к ним мер дисциплинарного воздействия.

5.2.14. Вносить на рассмотрение заместителя главы района вопросы командирования работников управления в пределах Российской Федерации.

6. Ответственность

Начальник управления несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей; за действия или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан; за разглашение государственной тайны, а также сведений, ставших ему известными в связи с исполнением должностных обязанностей в соответствии с Федеральным законом от 02.03.2007 N 25-ФЗ "О муниципальной службе в Российской Федерации".

7. Порядок служебного взаимодействия

Начальник управления, в связи с исполнением им должностных обязанностей, взаимодействует с государственными гражданскими служащими, муниципальными служащими администрации района, муниципальными служащими иных муниципальных образований, гражданами и организациями.

8. Показатели эффективности и результативности профессиональной и служебной деятельности

Эффективность и результативность профессиональной и служебной деятельности оценивается в соответствии со следующими показателями:

- качество выполненной работы и своевременность ее выполнения;

- способность применять и предлагать новые (иные) варианты (способы) выполнения задач;

- практическое применение результатов служебной деятельности в решении органами местного самоуправления района задач;

- объем и сложность выполняемой работы.

9. Дополнительные положения

9.1. Возложение на начальника управления обязанностей, не предусмотренных настоящей должностной инструкцией, и не относящихся к работе данного структурного подразделения, не допускается.

9.2. Настоящая должностная инструкция может быть дополнена с учетом специфики деятельности управления и вносимых изменений и дополнений в действующее законодательство Российской Федерации.

С должностной инструкцией ознакомлен (а) "___"_______20__г.

________________

подпись

Копию должностной инструкции получил (а) "___"_______20__г.

________________

подпись