Приложение N 3. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов для исследователей"

Приложение N 3
к постановлению администрации
Гаврилово-Посадского муниципального района
от 16.08.2011 N 363-п

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов для исследователей"

1. Общие положения

Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Предоставление архивных документов для исследователей" (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества информационного обеспечения ретроспективной документной информацией физических и юридических лиц. Регламент содержит положения о стандарте предоставления муниципальной услуги, сроках, последовательности действий (административных процедур) архивного отдела Гаврилово-Посадского муниципального района (далее - архивный отдел) при предоставлении муниципальной услуги, формах контроля за его исполнением, об ответственности специалистов при предоставлении услуги, а также о досудебном (внесудебном) порядке обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, и муниципальных служащих.

Муниципальная услуга предоставляется физическим и юридическим лицам, обращающимся на законных основаниях к документам Архивного фонда Российской Федерации и другим архивным документам, находящимся на хранении в архивном отделе (далее - исследователи).

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги: "Предоставление архивных документов для исследователей" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Оказание муниципальной услуги осуществляется архивным отелом.

Место нахождение архивного отдела: 155000, Ивановская область, г. Гаврилов Посад, ул. Октябрьская, д. 3;

почтовый адрес: 155000, ул. Р.Люксембург, д. 3;

адрес официального сайта Гаврилово-Посадского муниципального района в сети Интернет - http://www.adm-gavrilovposad.ru;

адрес электронной почты: adm-gavrilovposad@adm-gavrilovposad.ru;

контактные телефоны: (8-49355) 2 18 35, факс (8-49355) 2 12 60.

Режим работы:

понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;

обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

2.3. Прием заявителей осуществляется начальником архивного отдела по вторникам и пятницам с 8.30 до 16.00, обеденный перерыв с 12.00- до 13.00

2.4. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

Конституцией Российской Федерации,

Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг",

Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне",

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации",

Федеральным законом от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации",

Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации, утвержденными Приказом Росархива от 06.07.1998 N 51;

Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области",

Уставом Гаврилово-Посадского муниципального рай она,

Постановлением главы администрации Гаврилово-Посадского района от 06.04.2005 N 133 "Об утверждении Положения об архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района"

2.5. Результат предоставления муниципальной услуги

Конечными результатами предоставления муниципальной услуги могут являться:

- получение консультации специалистов архивного отдела о составе и содержании документов в соответствии с темой исследования;

- предоставление доступа к документу и получение необходимых сведений по интересующей тематике в виде копии архивных документов.

2.6. Документом, необходимым для предоставления муниципальной услуги является письменное заявление физического лица, осуществляющего научное или иное исследование или письмо юридического лица (организации, института, университета), направленное в архивный отдел администрации Гаврилово-Посадского муниципального района.

В письменном заявлении физического лица указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования.

Письмо юридического лица оформляется на официальном бланке организации, содержит фамилию, имя, отчество направляемого в архивный отдел для научного или иного исследования пользователя, его должность, научное звание, ученую степень, тему и хронологические рамки исследования, подпись руководителя организации.

Формы заявления и письма для получения муниципальной услуги могут заполняться в электронном виде.

2.7. Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, отсутствуют.

2.8. Основаниями для отказа в предоставлении муниципальной услуги является одно из следующих условий:

- запрашиваемые документы не относятся к составу документов, принятых на хранение;

- информация о месте их хранения отсутствует;

- предоставление запрашиваемых документов противоречит действующему законодательству Российской Федерации;

- плохое физическое состояние подлинника запрашиваемого документа;

- пользование запрашиваемых документов сотрудниками администрации Гаврилово-Посадского муниципального района для выполнения служебных заданий или другими исследователями.

2.9. Услуга предоставляется исследователям бесплатно.

2.10. Подача запроса о предоставлении муниципальной услуги и получение результата предоставления муниципальной услуги исследователями осуществляется в порядке живой очереди в течение 30 минут.

Длительность устного информирования при личном обращении не может превышать 10 минут.

2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - не более 30 мин.

2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.12.1. Все помещения должны быть оборудованы противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

2.12.2. Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилами и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30.05.2003.

2.12.3. Рабочие места работников должны быть удобно расположены для приема посетителей, оборудованы персональным компьютером и оргтехникой.

2.12.4. Места для заполнения заявлений должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, быть оборудованными столами, стульями, канцелярскими принадлежностями для написания письменных заявлений.

2.12.5. На информационных стендах могут быть размещены образцы заявлений для предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов.

2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.13.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

простота и ясность изложения информационных документов;

наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги;

доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;

короткое время ожидания услуги;

удобный график работы органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

удобное территориальное расположение органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

2.13.2. Показателями качества муниципальной услуги являются:

точность исполнения муниципальной услуги;

профессиональная подготовка сотрудников органа, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

высокая культура обслуживания заявителей;

строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

2.14. Иные требования

2.14.1. На официальном сайте Гаврилово-Посадского муниципального района размещается следующая информация о правилах предоставления муниципальной услуги:

наименование и процедура предоставления муниципальной услуги;

место нахождения, почтовый адрес, номера телефонов, график работы специалистов архивного отдела.

2.14.2. Информирование заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться начальником архивного отдела в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах.

2.14.3. По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

о месте нахождения архивного отдела;

о графике работы архивного отдела;

о нормативных правовых актах, регламентирующих вопросы предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать: наименование соответствующего структурного подразделения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Иная информация по предоставлению муниципальной услуги предоставляется при личном и письменном обращениях.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры (приложение N 2 блок-схема):

- обращение исследователя в архивный отдел;

- регистрация исследователя (оформление анкеты пользователя (приложение N 1) на основании документа, удостоверяющего личность);

- выдача документов из хранилища для работы исследователям, на основании заполненной анкеты;

- прием документов от исследователей и возврат их в архивохранилище.

3.2. Последовательность административных действий (процедур) по предоставлению муниципальной услуги

3.3. Основанием для начала действия является оформление исследователя для работы, просмотр письма организации и заявления пользователя, проверка правильности заполнения им анкеты, разъяснение о порядке заказа описей, дел, внесение сведений в журнал регистрации пользователей.

Максимальное время, затраченное на административное действие не должно превышать 12 пользователей на 1 рабочий день.

3.4. Консультация исследователей по составу и содержанию документов архива: по теме исследования и оказание помощи в поисках необходимых сведений, в отборе документов по теме исследования.

Максимальное время, затраченное на административное действие не должно превышать 10 консультаций на 1 рабочий день.

3.5. Выдача описей, архивных документов их хранилища для работы исследователям.

Максимальное время, затраченное на административное действие не должно превышать 100 описей на 1 рабочий день и 100 единиц хранения на 1 рабочий день.

3.6. Прием описей, архивных документов от исследователей и возврат их в архивохранилище (полистная проверка для определения сохранности документов, сдача дел в хранилище, расстановка описей на места хранения).

Максимальное время, затраченное на административное действие не должно превышать 100 описей на 1 рабочий день и 100 единиц хранения на 1 рабочий день.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц отдела.

Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги по предоставлению документальной архивной информации по запросам, и принятием решений осуществляется заместителем главы администрации, руководителем аппарата или начальником архивного отдела.

Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента, а также отраслевых нормативно-методических указаний и правил в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации и Ивановской области.

По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы отдела) и внеплановыми, в том числе по конкретному обращению заявителя.

Результаты проверок оформляются в виде справки, в которой отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также муниципальных служащих

Обжалование действия (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе выполнения настоящего Регламента, производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Заявитель в своей жалобе (обращении) в обязательном порядке указывает:

фамилию, имя, отчество (в случае обращения с жалобой представителя - фамилию, имя, отчество заинтересованного лица, а также фамилию, имя, отчество уполномоченного представителя);

полное наименование юридического лица (в случае обращения от имени юридического лица);

почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;

изложение сути жалобы;

личную подпись и дату.

При необходимости к письменной жалобе могут быть приложены документы и материалы, подтверждающие суть жалобы, либо их копии.

Начальник архивного отдела:

обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;

вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

по результатам рассмотрения жалобы принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дает письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.

Ответ на жалобу подписывается начальником архивного отдела.

Ответ на жалобу, поступившую в архивный отдел, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

Письменная жалоба, поступившая в архивный отдел, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.

В исключительных случаях начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения заявителя, направившего жалобу.

Если в письменной жалобе не указаны фамилия инициатора жалобы и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на жалобу не дается.

Если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

Если в письменной жалобе заявителя содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник архивного отдела вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу при условии, что указанная жалоба и ранее направляемые жалобы направлялись в архивный отдел. Заявитель, направивший жалобу, уведомляется о данном решении.

Заявители вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые работниками архивного отдела при предоставлении муниципальной услуги, устно или письменно непосредственно к Главе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района или к заместителю главы администрации, курирующему архивный отдел.

Заявитель имеет право обратиться с жалобой в суды общей юрисдикции, если считает, что неправомерными действиями (решениями) служащих архивного отдела нарушены его права и свободы, в сроки, установленные законодательством Российской Федерации.