Приложение N 2. Административный регламент исполнения муниципальной функции "Хранение архивных документов и архивных фондов в архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района"

Приложение N 2
к постановлению администрации
Гаврилово-Посадского муниципального района
от 16.08.2011 N 363-п

Административный регламент
исполнения муниципальной функции "Хранение архивных документов и архивных фондов в архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент исполнения архивным отделом администрации Гаврилово-Посадского муниципального района муниципальной функции "Хранение архивных документов и архивных фондов в архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района" (далее - Административный регламент и муниципальная функция соответственно) устанавливает основные требования к исполнению муниципальной функции и определяет последовательность действий (административных процедур) архивного отдела при исполнении муниципальной функции, определяет порядок взаимодействия между источниками комплектования архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района, порядок взаимодействия между архивным отделом и уполномоченным органом исполнительной власти Ивановской области в сфере архивного дела.

1.2. Административный регламент разработан в целях обеспечения и совершенствования контроля за сохранностью документов, хранящихся в архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района.

1.3. Получателями муниципальной функции являются юридические и физические лица, выступающие источниками комплектования архивного отдела администрации Гаврилово-Посадского муниципального района, ликвидируемые муниципальные организации, другие юридические и физические лица в соответствии с действующим законодательством.

2. Стандарт предоставления муниципальной функции

2.1. Наименование муниципальной функции: "Хранение архивных документов и архивных фондов в архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района".

2.2. Исполнение муниципальной функции осуществляет архивный отдел администрации Гаврилово-Посадского муниципального района (далее - архивный отдел).

Место нахождение архивного отдела: 155000, Ивановская область, г. Гаврилов Посад, ул. Октябрьская, д. 3;

почтовый адрес: 155000, ул. Р.Люксембург, д. 3;

адрес официального сайта Гаврилово-Посадского муниципального района в сети Интернет - http://www.adm-gavrilovposad.ru;

адрес электронной почты: adm-gavrilovposad@adm-gavrilovposad.ru;

контактные телефоны: (8-49355) 2 18 35, факс (8-49355) 2 12 60.

Режим работы:

понедельник - пятница: 8.00 - 17.00;

обеденный перерыв: с 12.00 по 13.00;

суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни: выходные дни.

Информирование по процедуре предоставления муниципальной функции производится:

по письменным обращениям,

по электронной почте,

по телефону,

при личном обращении заявителя.

2.3. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии с:

- Конституцией Российской Федерации;

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденных Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;

- Основными правилами работы архивов организаций,

- Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

- Уставом Гаврилово-Посадского муниципального района;

- Постановлением главы администрации Гаврилово-Посадского муниципального района от 06.04.2006 N 133 "Об утверждении положения об архивном отделе администрации Гаврилово-Посадского муниципального района".

2.4. Основные термины, используемые в настоящем регламенте. Архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства.

Документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

Архивный фонд Российской Федерации - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социально-экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

Постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное).

Временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

2.5. Конечным результатом исполнения муниципальной функции является комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии.

2.5.1. Архивный отдел осуществляет постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и временное хранение других архивных документов.

2.6. Сроки предоставления муниципальной функции. Предоставление муниципальной функции осуществляется на постоянной основе.

2.7. Основанием для предоставления муниципальной функции является:

- список источников комплектования архивного отдела;

- график упорядочения и передачи документов в архивный отдел;

- договор между администрацией Гаврилово-Посадского муниципального района и собственником архивных документов;

- решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии;

- заявление на предоставление муниципальной функции для получения муниципальной функции.

2.8. Основанием для отказа в предоставлении муниципальной функции служит:

- организация не является источником комплектования архивного отдела;

- до истечение ведомственного хранения документов (для организаций - источников комплектования архивного отдела);

- отсутствие договора между администрацией Гаврилово-Посадского муниципального района и собственником архивных документов;

- непредоставление организацией документов о ликвидации, банкротстве (решение арбитражного суда о возбуждении процедуры банкротства (ликвидации) или решение ликвидационной комиссии);

- отсутствие заявления на получение муниципальной функции.

2.9. Исполнение муниципальной функции осуществляется бесплатно.

2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная функция:

- все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны;

- помещения, в которых предоставляется муниципальная функция, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам;

- рабочие места специалистов, осуществляющих муниципальную функцию оборудованы компьютерами и оргтехникой, позволяющей своевременно и в полном объеме организовать предоставление муниципальной функции;

- организация приема по информированию о предоставлении муниципальной функции осуществляется начальником архивного отдела на рабочем месте в соответствии с графиками работы и приема;

- зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

Исполнение муниципальной функции осуществляет начальник архивного отдела.

Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- обеспечение нормативных условий хранения архивных документов;

- организация хранения архивных документов в архивохранилище;

- физико-химическая и техническая обработка документов;

- выдача архивных документов из архивохранилища;

- организация сохранности архивных документов при их выдаче и возврате;

- обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях.

3.1. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов

3.1.1. Нормативные условия хранения архивных документов в архивном отделе обеспечены созданием оптимальных (нормативных) противопожарного, охранного, температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов в помещениях комитета, а также применением специальных средств хранения и перемещения архивных документов (стеллажи, шкафы, сейф, коробки, папки и др.).

В архивохранилище архивных документов на бумажной основе поддерживается нормативный температурно-влажностный режим: температура 17 - 19 градусов C, относительная влажность воздуха 50 - 55%.

В архивохранилище осуществляются мероприятия по оптимизации температурно-влажностного режима с применением оптимального отопления и проветривания помещений.

Хранение архивных документов осуществляется в темноте. Это обеспечивается хранением архивных документов в связках, папках, коробках, шкафах, а также соблюдением установленного светового режима.

Для искусственного освещения в архивохранилище применяются лампы накаливания, закрытые стеклянными плафонами. Защита архивных документов от разрушающего действия естественного и искусственного света осуществляется во всех помещениях архива при любых видах работы с архивными документами.

Архивохранилище и другие помещения архива содержатся в чистоте и порядке, исключающем возможность появления насекомых, грызунов, плесени и пыли.

В архивохранилище проводятся систематическая влажная уборка, обеспыливание пылесосами стеллажей, шкафов, средств хранения (коробок, папок, упаковок).

В архивохранилище запрещено пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

Для проведения санитарно-гигиенических работ планируются санитарные дни.

3.1.2. Все помещения архивного отдела оборудованы охранно-пожарной сигнализацией и средствами пожаротушения.

3.1.3. Вход в архивохранилище оборудован дверью с повышенной технической укрепленностью (металлическая дверь).

3.1.4. Архивохранилище оборудовано стационарными металлическими стеллажами открытого типа и металлическими шкафами. Архивные документы размещаются на стеллажах горизонтально или вертикально в связках и других первичных средствах хранения.

3.1.5. Архивохранилище в рабочее время, если в нем не работают специалисты, должно быть закрыто на ключ. Ключи от архивохранилища в рабочее время находятся у начальника архивного отдела.

3.1.6. В архивохранилище имеют право доступа начальник архивного отдела и архивариус. Иные лица допускаются в архивохранилище в исключительных случаях только по письменному разрешению начальника архивного отдела и в его сопровождении.

Вынос из архива архивных документов и научно-справочного аппарата разрешается только по разрешению начальника архивного отдела в установленном порядке.

3.2. Организация хранения архивных документов в архивохранилище

3.2.1. Организация хранения архивных документов в архивохранилище - система мероприятий, включающая рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

3.2.2. Архивные документы в архивохранилище расположены в порядке, который обеспечивает их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.

Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы архива размещены в архивохранилище в металлических шкафах.

Ответственным за сохранность и использование учетных документов является начальник архивного отдела.

Первые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированном помещении в металлическом шкафу, с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.

Вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в изолированной зоне архивохранилища на стеллаже или в шкафу. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в читальном зале.

3.2.3. Все помещения Архива, а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.

В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах и в шкафах нумеруются сверху вниз слева направо. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилищах составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели. Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый архивный фонд; карточки располагаются в порядке номеров архивных фондов. Карточка постеллажного топографического указателя составляется на каждый стеллаж; эти карточки располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения.

Один экземпляр топографических указателей хранится у архивариуса, второй - в архивохранилище.

Изменения в размещении архивных документов своевременно отражаются во всех экземплярах топографических указателей, а также в плане (схеме) размещения архивных фондов.

3.2.4. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится начальником архивного отдела и архивариусом в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их розыска; выявления и устранения недостатков в учете архивных документов; выявления и учета архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки. Проверки наличия и состояния архивных документов проводятся в плановом порядке, а также единовременно (внеочередные).

3.2.5. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ее ходе недостатки фиксируются в листе проверки наличия и состояния архивных документов и в акте проверки наличия и состояния архивных документов, составленном на основании листа проверки. Одновременно с актом проверки при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах; акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.

В случае обнаружения в итоговой записи к описи дел, документов неучтенных литерных и пропущенных порядковых номеров, выбывших в соответствии с установленным порядком единиц хранения, итоговая запись пересоставляется.

На все отсутствующие в ходе проверки наличия и состояния архивных документов единицы хранения составляются карточки учета необнаруженных архивных документов.

Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.

3.3. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов

3.3.1. Физико-химическая и техническая обработка архивных документов проводится с целью:

- устранения причин ускоренного старения и разрушения архивных документов;

- восстановления их свойств, технических характеристик, долговечности;

- воспроизведения документной информации на более устойчивых носителях.

Основными видами этой обработки архивных документов на бумажной основе являются:

- дезинфекция, дезинсекция, дератизация архивохранилищ как совокупность мер биопрофилактики, биозащиты и уничтожения биологических вредителей в архивохранилищах и на архивных документах;

- реставрация (реставрационно-консервационная обработка) как комплекс работ и технологических операций по восстановлению свойств и долговечности оригиналов архивных документов;

- воспроизведение архивных документов с целью создания страхового фонда копий уникальных документов и особо ценных документов и фонда пользования; фотореставрация архивных документов с угасшим и слабоконтрастным текстом; замена оригиналов с недолговечными или разрушенными носителями копиями для сохранения документной информации и др.;

- переплет архивных документов;

- обеспыливание архивных документов;

- обработка архивных документов в режиме аварийно-спасательных работ, в том числе с применением средств и способов сушки, дезинфекции, дезинсекции, замораживания, реставрации, воспроизведения, дезактивации и других видов целевой обработки.

3.3.2. Работы по физико-химической и технической обработке архивных документов подразделяются на плановые и внеплановые.

3.3.3. Учет физического и технического состояния архивных документов на бумажной основе осуществляется в:

- листе-заверителе;

- листе и акте проверки наличия и состояния архивных документов;

- карточке учета архивных документов с повреждениями носителя; - карточке учета архивных документов с повреждениями текста;

- картотеке (книге) учета физического состояния архивных документов.

Для учета документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, ведется специальная книга. Соответствующие отметки проставляются также в других документах учета физического и технического состояния архивных документов.

Учет физического и технического состояния архивных документов может осуществляться на бумажном носителе или в автоматизированном режиме в соответствии с установленными