Приложение. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов"

Приложение
к постановлению
администрации городского
округа Вичуга
от 25.04.2016 г. N 470

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов"

1. Общие положения

1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов" (далее - Регламент) разработан в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

1.2. Цель разработки Регламента: реализация прав граждан на обращение в органы местного самоуправления и повышение качества рассмотрения таких обращений администрацией городского округа Вичуга, создание комфортных условий для получения муниципальной услуги, снижение административных барьеров, достижение открытости и прозрачности работы органов власти.

1.3. Регламент устанавливает требования к предоставлению муниципальной услуги "Оказание информационных услуг на основе архивных документов", определяет сроки и последовательность действий (административные процедуры) при рассмотрении обращений граждан.

1.4. Получателями муниципальной услуги, предусмотренной Регламентом (далее - Заявители) могут быть физические, юридические лица, индивидуальные предприниматели либо их уполномоченные представители.

1.5. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.

Предоставление муниципальной услуги осуществляет Муниципальное бюджетное учреждение городского округа Вичуга "Городской архив" (далее по тексту - учреждение) и Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее по тексту - многофункциональный центр).

Место нахождения и почтовый адрес учреждения: 155331, Ивановская область, город Вичуга, улица Большая Пролетарская, д. 3.

Телефон: 8 (49354) 2-21-12

адрес электронной почты: vich-arhiv@mail.ru

адрес сайта в сети Интернет: www.vichuga37.ru

Место нахождения и почтовый адрес многофункционального центра: 155331, Ивановская область, г. Вичуга, ул. Большая Пролетарская, д. 8;

телефон: 8 (49354) 3-01-57.

1.6. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги:

- Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993);

- Федеральный закон от 06.10.2006 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 02.05. 2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральный закон от 24.11.1995 г. N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации";

- Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера";

- Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 N 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления";

- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Закон Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

- Устав городского округа Вичуга;

- Устав МБУ "Городской архив", утвержденный постановлением администрации городского округа Вичуга от 11.03.2014 г. N 266 "О создании Муниципального бюджетного учреждения городского округа Вичуга "Городской архив".

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Наименование муниципальной услуги, порядок предоставления которой определяется Регламентом: "Оказание информационных услуг на основе архивных документов" (далее по тексту - муниципальная услуга).

Оказание информационных услуг на основе архивных документов - оказание информационных услуг физическим и юридическим лицам на основе архивных документов, а также обеспечение доступа к архивным документам и справочно-поисковым средствам к ним.

2.2. Консультации по вопросам предоставления муниципальной услуги, принятие заявлений осуществляются директором/сотрудниками учреждения или специалистами многофункционального центра.

Местонахождение и почтовый адрес учреждения:

155331, Ивановская область, город Вичуга, улица Большая Пролетарская, д. 3.

телефон: 8 (49354)-2-21-12.

Режим работы: с 8 до 17 часов, обеденный перерыв: с 12 до 13 часов.

Выходные дни - суббота, воскресенье, нерабочие праздничные дни.

График приема граждан:

четверг - с 13 до 17 часов.

Место нахождения и почтовый адрес многофункционального центра:

155331, Ивановская область, г. Вичуга, ул. Большая Пролетарская, д. 8;

телефон: 8 (49354) 3-01-57.

График приема граждан специалистами многофункционального центра:

среда с 8.00 до 12.00 часов.

2.3. Результат предоставления муниципальной услуги.

Предоставление муниципальной услуги осуществляется на базе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, находящихся на хранении в учреждении.

Муниципальная услуга предоставляется учреждением в форме информационных писем, архивных справок, архивных копий, архивных выписок, тематических подборок копий архивных документов:

- архивная справка - документ, имеющий юридическую силу, содержащий информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения (дела) тех архивных документов, на основании которых она составлена;

- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа, копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (дела), заверенная в установленном порядке;

- архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения (дела);

- информационное письмо - ответ на запрос получателя муниципальной услуги, содержащий информацию о хранящихся в учреждении документов по определенной проблеме, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ выдачи запрашиваемых документов, а также рекомендаций обратиться в тот или иной архив, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;

- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенно теме, подготовленный архивным отделом на запрос получателя муниципальной услуги.

2.4. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги

производится:

- по электронной почте;

- по телефону;

- при личном обращении граждан;

- на стенде в уголке для посетителей;

- на Интернет-сайте администрации городского округа Вичуга.

2.5. Основание для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос в адрес учреждения, или анкета-заявление, составленная заявителем лично.

В запросе (анкете-заявлении) должны быть указаны следующие сведения:

- наименование учреждения;

- наименование юридического лица на бланке организации; для граждан - фамилия, имя, отчество;

- почтовый и /или электронный адрес заявителя;

- номер контактного телефона заявителя;

- интересующие заявителя тема, вопрос, событие, факт, сведения и хронологические рамки запрашиваемой информации;

- подпись должностного лица или личная подпись гражданина;

- дата.

Перечень дополнительных сведений, требуемых от заявителей, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- об образовании - название и адрес учебного заведения, дата поступления и окончания учебы;

- о стаже работы (службы), размере заработной платы - название, ведомственная подчиненность и адрес организации, время работы (службы), в качестве кого работал (служил), дата рождения;

- о награждении - сведения о времени награждения и награждающей организации;

- иные сведения, позволяющие осуществить поиск документов.

В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу (заявлению) соответствующие документы и материалы, либо их копии, необходимые для исполнения запроса.

Формы анкеты-заявления прилагаются. (Приложения N 1, N 2 к настоящему Регламенту).

Интернет-обращения (запросы) должны содержать:

- наименование учреждения;

- наименование юридического лица, для граждан - фамилию, имя, отчество;

- почтовый и/или электронный адрес заявителя;

- указание темы (вопроса);

- хронология запрашиваемой информации;

- дату отправления запроса.

Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, предоставляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.

Юридические лица направляют запрос, оформленный на официальном бланке организации, содержащем сведения о наименовании и месте нахождения. Запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя) юридического лица.

При поступлении в учреждение запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 5-дневный срок запрашивает эти уточнения и дополнительные сведения.

2.6. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами их заполнения и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.

Все помещения должны быть оборудованы системой кондиционирования воздуха (вентилятор), противопожарной системой и средствами пожаротушения, системой охраны.

Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам "Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы. СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03", утвержденным Главным государственным санитарным врачом Российской Федерации 30.05.2009 г.

Рабочие места работников, осуществляющих рассмотрение запросов граждан, должны быть удобно расположены для приема посетителей, оборудованы персональным компьютером с возможностью доступа в Интернет с присвоением электронного адреса, к необходимым информационным базам данных и оргтехнике.

Зал ожидания должен быть оборудован местами для сидения граждан.

Места для заполнения запросов должны соответствовать комфортным условиям для заявителей, быть оборудованными столами, стульями, канцелярскими принадлежностями для написания письменных заявлений.

На информационных стендах могут быть размещены образцы заявлений для предоставления муниципальной услуги, перечень необходимых документов.

2.7. Сроки предоставления муниципальной услуги.

При информировании по письменным обращениям по процедуре предоставления муниципальной услуги ответ на обращение направляется почтой в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

При информировании по процедуре предоставления муниципальной услуги по обращениям заявителей, направленным по электронной почте, ответ направляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.

При консультировании заявителей по письменным обращениям, телефону и на личном приеме директор/сотрудники учреждения или сотрудники многофункционального центра обязаны дать достоверную информацию по вопросам организации предоставления муниципальной услуги в пределах своей компетенции.

При консультировании должны соблюдаться следующие требования:

своевременность, полнота, доступность, четкость изложения материала.

Запросы заявителей об оказании информационных услуг на основе архивных документов рассматриваются в учреждении в течение 30 дней с момента их регистрации. В случае если запрашиваемая информация не может быть предоставлена в этот срок или в срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, то с разрешения директора учреждения этот срок, при необходимости, продлевается с обязательным уведомлением заявителя о продлении срока рассмотрения запроса на определенный срок, но не более чем на 30 дней.

Прием заявителей ведется в порядке живой очереди. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут. Длительность устного информирования при личном обращении не может превышать 15 минут (Указ Президента Российской Федерации от 07.05.2012 N 601 "Об основных направлениях совершенствования системы государственного управления", п. 1.2. Протокола заседания подкомиссии по повышению качества и доступности государственных и муниципальных услуг в Ивановской области от 07.05.2013 N ПК-3-89").

2.8. Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:

- отсутствие документа, подтверждающего полномочия заявителя в случае получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах; - отсутствие в запросе необходимых сведений для проведения поисковой работы; - отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих конфиденциальную информацию; - запросы не содержат наименования юридического лица (для гражданина -Ф.И.О.), почтового адреса и/или электронного адреса заявителя;

- запросы, не поддающиеся прочтению;

- в запросе не указана хронология запрашиваемой информации;

- ограничение на доступ к сведениям о частной жизни ранее 75-летнего срока; - ограничения на использование архивных документов, установленные в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне", Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 N 188 "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера", Указом Президента Российской Федерации от 24.01.1998 N 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне"; - в запросе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства; - в запросе содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровья и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.

2.9. Показатели доступности и качества муниципальной услуги являются:

- простота и ясность изложения информационных документов;

- наличие различных каналов получения информации о предоставлении муниципальной услуги;

- доступность работы с представителями лиц, получающих услугу;

- короткое время ожидания услуги;

- удобный график работы учреждения, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- удобное территориальное расположение учреждения, осуществляющего предоставление муниципальной услуги.

Показателями качества муниципальной услуги являются:

- точность исполнения муниципальной услуги;

- профессиональная подготовка сотрудников учреждения, осуществляющего предоставление муниципальной услуги;

- высокая культура обслуживания заявителей;

- строгое соблюдение сроков предоставления муниципальной услуги.

2.10. Предоставление муниципальной услуги учреждением, в том числе предоставление этой услуги в многофункциональном центре должно соответствовать требованиям доступности обращения за предоставлением муниципальных услуг и предоставления муниципальных услуг для лиц с ограниченными возможностями здоровья, а именно:

- в здании (помещении), в котором предоставляется муниципальная услуга, должны быть расположены информационные указатели и таблички;

- сотрудниками учреждения или многофункционального центра должна оказываться помощь инвалидам при оформлении документов и получении муниципальной услуги.

2.11. Иные требования.

В соответствии с действующим законодательством Российской Федерации учреждение предоставляет следующие муниципальные услуги на бесплатной (безвозмездной) основе:

- обслуживание пользователей в читальном зале (за исключением услуг, не предусмотренных Правилами работы пользователей в читальных залах государственных архивов Российской Федерации);

- исполнение запросов социально-правового характера;

- предоставление архивной информации по документам и копий документов органам государственной власти и местного самоуправления в целях осуществления ими своих властных полномочий рассматриваются в первоочередном порядке в установленные законодательством либо согласованные с ними сроки.

Осуществляется взимание платы за срочность предоставления муниципальной услуги, которая подлежит оплате согласно прейскуранту цен на выполнение работ, оказание услуг учреждения.

Выполнение платных услуг (в том числе на основе договора) учреждение осуществляет в пределах видов деятельности, закрепленных в его уставных документах. Номенклатура платных услуг, а также прейскурант цен на выполнение работ, оказание услуг учреждения, утверждается постановлением администрации городского округа Вичуга (приложение N 3 к настоящему Регламенту).

Изменения и дополнения в прейскурант вносятся при необходимости по представлению учреждения для утверждения администрацией городского округа Вичуга после согласования с отделом экономики, предпринимательства и маркетинга администрации городского округа Вичуга в установленном порядке.

На официальном сайте администрации городского округа Вичуга размещается следующая информация о правилах предоставления муниципальной услуги:

- наименование и процедура предоставления муниципальной услуги; - место нахождения, почтовый адрес, номера телефонов, график работы учреждения.

Информирование заявителей о процедуре предоставления муниципальной услуги может осуществляться директором/сотрудниками учреждения в устной (на личном приеме и по телефону) и письменной формах или в многофункциональном центре по адресу: Ивановская область, г. Вичуга, ул. Большая Пролетарская, д. 8.

По телефону предоставляется информация по следующим вопросам:

- о месте нахождения учреждения;

- о графике работы учреждения;

- о нормативных правовых актах, регламентирующих вопросы предоставления муниципальной услуги.

Ответ на телефонный звонок должен также содержать: наименование учреждения, фамилию, имя, отчество и должность лица, принявшего телефонный звонок. Иная информация по предоставлению муниципальной услуги предоставляется при личном и письменном обращениях.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

- регистрация запросов (заявлений) и передача на исполнение исполнителю; - анализ тематики запросов;

- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;

- оформление справок, архивных выписок и архивных копий;

- направление ответов заявителям.

3.1.1. Заявитель или его представитель представляет в учреждение или многофункциональный центр заявление об оказании информационных услуг на основе архивных документов в соответствии с п. 2.5. настоящего Регламента.

Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги. Поступившие в учреждение письменные запросы об оказании информационных услуг на основе архивных документов регистрируются в день поступления сотрудниками.

После регистрации запросы передаются ведущему архивисту, ответственному за запросы, связанные с оказанием информационных услуг на основе архивных документов.

При поступлении запроса по электронной почте с указанием адреса электронной почты и почтового адреса автора запроса, ему направляется письменное уведомление о приеме запроса к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятый к рассмотрению запрос распечатывается на бумажном носителе.

3.1.2. Анализ тематики запросов.

Исполнитель, ответственный за запросы, связанные с оказанием информационных услуг на основе архивных документов, осуществляет анализ тематики поступивших запросов, при этом определяется:

- правомочность получения автором запроса запрашиваемой информации с учетом ограничений на представление сведений, содержащих персональную информацию; - степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его

исполнения; - местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса; - адреса конкретных органов и организаций, куда по принадлежности следует направить на исполнение запрос.

При поступлении в учреждение запросов, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

Запросы, не относящиеся к составу хранящихся в учреждении документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующую организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.

По итогам анализа запроса учреждение:

- продолжает работу с запросом в установленном порядке; - при отсутствии в учреждении запрашиваемых сведений, архив информирует об этом автора запроса, и при необходимости, дает ему рекомендации по их дальнейшему поиску;

- дает мотивированный отказ автору запроса в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

3.1.3. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения запроса.

По итогам анализа запроса исполнители при помощи научно-справочного аппарата, справочников по фондам и базы данных "Архивный фонд" определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запроса.

Работники архива в соответствии с архивными шифрами получают из архивохранилищ необходимые для исполнения запроса дела. По окончании исполнения запроса все полученные дела сдаются в архивохранилище.

3.1.4. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий.

Архивная справка и архивная выписка составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка".

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в обращении, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе").

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места ("Так в тексте оригинала").

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, использовавшиеся для составления архивной справки.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата

воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по обращению. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению, вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Если архивная справка, копия или выписка, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены надлежащим образом.

Архивные справки, архивные выписки и архивные копии, изготовленные по архивным документам, хранящимся в отделе, печатаются на бумаге формата А4 (210х 297) по форме, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10 сентября 2007 г. N 1273 "Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", подписываются директором и ведущим архивистом учреждения (в период временного отсутствия директора или ведущего архивиста - уполномоченными должностными лицами) и заверяются печатью МБУ "Городской архив".

3.1.5. Направление заявителям архивной справки, архивной выписки и архивной копии.

Архивная справка, архивная выписка и архивная копия, предназначенные для направления заявителям, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются учреждением на следующий день после их оформления по почте простыми письмами непосредственно в адреса заявителей или выдаются лично в руки заявителям в учреждении.

Ответы на письменные обращения заявителей, поступившие по почте, факсимильной связью направляются в письменном виде по почте. В случае поступления коллективного письменного запроса заявителей ответ на запрос направляется в адрес заявителя, указанного в обращении первым, если в обращении не указан иной адресат для ответа.

Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.

3.2. Направление запросов по запросам органов государственной власти на исполнение по принадлежности и информирование органов государственной власти о результатах рассмотрения их запросов.

МБУ "Городской архив" по итогам анализа тематики поступившего в его адрес запроса органа государственной власти о предоставлении документальной архивной информации, необходимой для осуществления им своих полномочий и функций, направляет соответствующий(ие) запрос(ы) по принадлежности в другие государственные и/или муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запроса.

Учреждение письменно уведомляет автора запроса - орган государственной власти о направлении соответствующего(их) запроса(ов) на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

В случае если запрос требует исполнения несколькими организациями, учреждение направляет в соответствующие организации копию запроса с указанием информации о направлении ответа в адрес автора запроса.

3.3. Направление запросов учреждения по запросам заявителей (кроме запросов органов государственной власти) на исполнение по принадлежности и информирование заявителей о результатах рассмотрения их запросов.

По итогам анализа тематики поступившего запроса учреждение подготавливает и направляет соответствующие запросы на исполнение по принадлежности.

Государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации, исполняющие полученные от учреждения запросы, по итогам выявления запрашиваемых документов готовят информационные материалы (информационные письма, архивные справки, архивные копии, тематические перечни, тематические обзоры архивных документов), ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации, которые направляются непосредственно в адрес автора запроса.

В случае необходимости учреждение может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запросов.

Учреждение письменно уведомляет автора запроса о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в государственный и муниципальные архивы, органы государственной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, органы местного самоуправления, организации для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.

В случае если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин невозможности исполнения: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и/или иные причины. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих архивных учреждений и ведомственных архивов.

Последовательность действий учреждения при предоставлении муниципальной услуги по оказанию информационных услуг на основе архивных документов по запросам обозначена в Блок-схеме (приложение N 4 к настоящему Регламенту).

4. Формы контроля за исполнением административного регламента

4.1. Должностным лицом, ответственным за выполнение настоящего административного регламента, является директор учреждения.

4.2. Контроль за деятельностью учреждения осуществляется посредством процедур внутреннего и внешнего контроля.

4.2.1. Внутренний контроль осуществляется директором учреждения или лицом его замещающим, и подразделяется на:

- оперативный контроль (по выявленным проблемным фактам и жалобам, касающимся качества предоставления услуги);

- плановый контроль (контроль в соответствии с графиками и планами, утвержденными директором учреждения).

4.2.2. Внешний контроль осуществляется заместителем главы администрации городского округа Вичуга, курирующим деятельность учреждения путем:

- проведения мониторинга основных показателей работы за определенный период;

- анализа обращений и жалоб по вопросу оказания услуги, проведения по фактам обращения проверок по выявленным нарушениям;

- проведения проверок качества оказания муниципальной услуги.

Для проведения проверки полноты и качества исполнения муниципальной услуги формируется комиссия, в состав которой включаются сотрудники администрации городского округа Вичуга и муниципального архива. Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению. По итогам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав получателей муниципальной услуги, осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц или муниципальных служащих органа, предоставляющего муниципальную услугу

5.1. Заявитель (Заявители) имеет право на обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностных лиц или муниципальных служащих органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также действий (бездействия) многофункционального центра, его должностных лиц и сотрудников. Действия (бездействие) специалистов учреждения могут быть обжалованы Заявителем посредством обращения к директору учреждения, действия (бездействие) директора учреждения могут быть обжалованы посредством обращения к заместителю главы Администрации городского округа Вичуга, курирующему работу учреждения. Действия (бездействие) должностных лиц, специалистов многофункционального центра могут быть обжалованы Заявителем посредством обращения к руководителю многофункционального центра либо к заместителю главы Администрации городского округа Вичуга, курирующему работу многофункционального центра.

Жалоба может быть направлена в письменной форме на бумажном носителе по почте, через многофункциональный центр, в электронной форме с использованием информационно-телекоммуникационный сети "Интернет", сайта Администрации городского округа Вичуга, единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.

5.1.1. Обращение к директору учреждения может быть осуществлено:

- в письменном виде по адресу: 155331, Ивановская область, город Вичуга, улица Большая Пролетарская, д. 3;

- электронной почтой: vich-arhiv@mail.ru;

- на личном приеме в соответствии с графиком: среда с 8 до 12 часов, четверг с 13 до 17 часов.

Телефон для предварительной записи - 8 (49354) 2-21-12.

5.1.2. Обращение к руководителю многофункционального центра может быть осуществлено:

- в письменном виде по адресу: Ивановская область, г. Вичуга, ул. Большая Пролетарская, д. 8.

5.1.3. Обращение к заместителю главы Администрации городского округа Вичуга, курирующему работу учреждения и многофункционального центра, может быть осуществлено:

- в письменном виде по адресу: 155331, Ивановская область, г. Вичуга, ул. 50 лет Октября, д. 15;

- через сайт Администрации городского округа Вичуга www.vichuga37.ru;

- на личном приеме в соответствии с графиком: 2-я среда месяца - с 13.00 до 16.00 по предварительной записи по телефону 8 (49354) 2-10-11.

5.2. Заявитель (Заявители) может обратиться к директору учреждения, к руководителю многофункционального центра либо к заместителю главы Администрации городского округа Вичуга, курирующему работу учреждения и многофункционального центра, с обращением (жалобой) на действия или бездействие специалистов учреждения, а также должностных лиц, специалистов многофункционального центра, участвующих в предоставлении муниципальной услуги, в том числе в следующих случаях:

1) нарушение срока регистрации запроса Заявителя о предоставлении муниципальной услуги;

2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;

3) требование у Заявителя (Заявителей) документов, не предусмотренных пунктом 2.5. настоящего Регламента;

4) отказ в приеме у Заявителя документов, предоставление которых предусмотрено пунктом 2.8. настоящего Регламента;

5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим Регламентом;

6) затребование с Заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами и настоящим Регламентом;

7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.

5.3. Обращение (жалоба) должно содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которого обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства Заявителя (Заявителей) - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя (Заявителей) - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, либо специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги;

4) доводы, на основании которых Заявитель (Заявители) не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, либо специалистов, участвующих в предоставлении муниципальной услуги. Заявителем (Заявителями) могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя (Заявителей), либо их копии.

5.4. Жалоба, поступившая в учреждение, Администрацию городского округа Вичуга или многофункциональный центр, подлежит рассмотрению в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации в учреждении, Администрации или многофункциональном центре, а в случае обжалования отказа в приеме документов у Заявителя (Заявителей) либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации в учреждении, Администрации или многофункциональном центре.

5.5. По результатам рассмотрения жалобы принимается одно из следующих решений:

1) жалоба удовлетворяется, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата Заявителю (Заявителям) денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;

2) отказывается в удовлетворении жалобы.

5.6. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.5. настоящего Регламента, Заявителю в письменной форме и по желанию Заявителя (Заявителей) в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.