Приложение 1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием документов на архивное хранение от физических и юридических лиц"

Приложение 1
к постановлению
администрации Приволжского
муниципального района
от 13.04.2018 N 238-п

Административный регламент
предоставления муниципальной услуги "Прием документов на архивное хранение от физических и юридических лиц"

1. Общие положения

1.1. Предметом регулирования настоящего административного регламента являются отношения, возникающие между физическими и юридическими лицами либо их уполномоченными представителями и архивным сектором муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального района "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг. Управление делами" (далее по тексту - архив), связанные с предоставлением муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов от физических и юридических лиц" (далее - муниципальная услуга).

Настоящий административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для участников отношений, возникающих при предоставлении муниципальной услуги, и определяет стандарт предоставления муниципальной услуги, правила предоставления муниципальной услуги, в том числе сроки и последовательность административных действий и административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.

1.2. Пользователями муниципальной услуги являются организации, учреждения и предприятия, являющиеся источниками комплектования архива, юридические лица, индивидуальные предприниматели при ликвидации организации (далее - Заявители).

1.3. Порядок информирования об исполнении муниципальной услуги

1.3.1. Информирование об исполнении муниципальной услуги проводится:

1.3.1.1. На информационном стенде в помещении архива размещается:

- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования, предъявляемые к этим документам;

- текст административного регламента;

- образцы оформления описей дел и исторической справки, требования к ним;

- основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- порядок обжалования решения, действий или бездействия должностных лиц, предоставляющих муниципальную услугу.

1.3.1.2. Посредством личного обращения в архив Приволжского муниципального района.

Юридические и физические лица, обратившиеся в архив для получения муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются заведующим архивным сектором:

- об обязательствах получателя муниципальной услуги;

- об условиях отказа в предоставлении муниципальной услуги;

- о сроке предоставления муниципальной услуги.

1.3.1.3. По телефону архива Приволжского муниципального района.

При информировании по телефону заведующий архивным сектором должен принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.

В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, заведующий архивом может предложить заинтересованному лицу обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное время для устного информирования по интересующему его вопросу (с учетом графика работы архива).

При информировании по письменному обращению ответ излагается в простой, четкой и понятной форме и направляется в виде почтового отправления в адрес Заявителя с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя.

1.3.2. Сведения о месте нахождения и графике работы архива:

155550, Ивановская область, г. Приволжск, ул. Революционная, д. 63 Телефон: (49339) 4-22-48, адрес электронной почты:

arch.kudryshova@yandex.ru

График работы: понедельник - четверг: 08.30 - 17.30 (перерыв на обед с 12.00 - 13.00), пятница: 08.30 - 17.00 (перерыв на обед с 12.00 - 12.30), выходные дни: суббота - воскресенье.

График приема граждан: понедельник: 9.30 - 12.00, среда: 13.30 - 16.30, пятница: 9.30 - 12.00.

2. Стандарт предоставления муниципальной услуги

2.1. Муниципальная услуга, порядок предоставления которой определяется настоящим административным регламентом, именуется "Прием документов на архивное хранение от физических и юридических лиц" (далее - муниципальная услуга).

2.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным сектором муниципального казенного учреждения Приволжского муниципального учреждения "Многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг. Управление делами" (сокращенное - МКУ "МФЦ. Управление делами").

Должностным лицом, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является заведующий архивным сектором МКУ "МФЦ. Управление делами".

В исполнении муниципальной услуги участвуют организации - источники комплектования архива, юридические и физические лица, конкурсные управляющие ликвидируемых организаций.

2.3. Результатом исполнения муниципальной услуги является пополнение архивных фондов архива:

- документами организаций - источников комплектования, документами ликвидируемых организаций (не источники комплектования), юридических и физических лиц;

- использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Обеспечение сохранности:

- архивных документов, отнесенных к муниципальной собственности Приволжского муниципального района;

- архивных документов, находящихся в частной собственности, при ликвидации негосударственных организаций, индивидуальных предпринимателей без образования юридического лица, зарегистрированных на территории Приволжского муниципального района;

- архивных документов городских, сельских поселений, расположенных на территории Приволжского муниципального района.

2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги:

2.4.1 Срок предоставления муниципальной услуги устанавливается архивом по согласованию с заявителем.

2.4.2 Время ожидания в очереди для представления документов и получения консультации не должно превышать 15 минут.

2.5. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:

- Федеральным законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";

- Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-I "О государственной тайне";

- Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";

- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";

- Законом Ивановской области от 01.03.2006 N 18-ОЗ "Об архивном деле в Ивановской области";

- настоящим Административным регламентом.

2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги

2.6.1. Для приема на хранение архивных документов Заявитель направляет в архив заявление (приложение 4 к регламенту).

В заявлении должны быть указаны:

- наименование юридического лица, индивидуального предпринимателя;

- причина передачи документов на хранение;

- хронологические рамки передаваемых документов;

- количество передаваемых на хранение дел.

Заявление должно быть подписано уполномоченным должностным лицом.

При обращении физическое лицо предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Лицо, имеющее право действовать без доверенности от имени юридического лица, предъявляет документ, удостоверяющий его личность, учредительные документы юридического лица. Если с заявлением обращается представитель заявителя, он представляет документ, удостоверяющий права (полномочия) представителя физического или юридического лица.

2.6.2. Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

1) свидетельство о государственной регистрации юридического лица, индивидуального предпринимателя (копия - 1 экз.);

2) решение арбитражного суда о признании несостоятельным (банкротом) (копия - 1 экз.);

3) решение индивидуального предпринимателя, юридического лица о ликвидации (копия - 1 экз.);

4) свидетельство о государственной регистрации прекращения индивидуальным предпринимателем, юридическим лицом деятельности (копия - 1 экз.);

5) договоры передачи документов на хранение от юридических лиц негосударственной собственности, от граждан, передающих личные документы;

6) описи дел, передаваемых на хранение, согласованных экспертной комиссией Департамента культуры и туризма Ивановской области (оригинал - 3 экз.);

7) историческая справка (оригинал - 1 экз.);

8) справка об отсутствии документов, подлежащих передаче на хранение (оригинал - 1 экз.) (приложение 5 к регламенту);

9) акт о необнаружении документов (оригинал - 1 экз.);

10) расшифровка кодов начислений и удержаний, в случае если начисление заработной платы указано в документах в зашифрованном виде (оригинал - 1 экз.). Расшифровки кодов начислений и удержаний должны содержать все используемые в документах коды и составляются в свободной форме. Расшифровки заверяются подписью должностного лица и оттиском печати.

2.6.3. Документы (их копии или сведения, содержащиеся в них), указанные в пунктах 1, 3, 4 подпункта 2.6.2 Регламента, запрашиваются архивом в государственных и подведомственных государственным органам организациях, в распоряжении которых находятся указанные документы в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, если Заявитель не представил указанные документы самостоятельно.

2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:

- отсутствие возможности установить личность заявителя (полномочного представителя);

- отсутствие полномочий у заявителя (представителя заявителя) подавать заявление и пакет документов на предоставление муниципальной услуги;

- отсутствие полного комплекта документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в соответствии с пунктом 2.6 настоящего административного регламента;

- ненадлежащее оформление документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, в том числе ненадлежащее оформление заявления (при отсутствии сведений о заявителе, подписи заявителя, отсутствии печати), несоответствие приложенных к заявлению документов документам, указанным в заявлении, а также неразборчивость заполненного от руки заявления, наличие неоговоренных подчисток, приписок и исправлений;

- несоответствие формы предоставления документов требованиям, установленным настоящим административным регламентом (копия/оригинал).

2.7.1. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги

Основанием для отказа в предоставлении муниципальной услуги является:

- с заявлением обратилось лицо, не соответствующее требованиям п. 1.2 настоящего административного регламента;

- отказ подготовить архивные документы к передаче на хранение в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в государственных и муниципальных архивах;

- отказ в предоставлении архивных документов к передаче на хранение;

- в документах, представленных заявителем, выявлена недостоверная или искаженная информация;

- документы, представленные заявителем для представления муниципальной услуги, по форме или содержанию не соответствуют требованиям действующего законодательства.

2.8. Инвалиды и другие маломобильные группы населения при подаче запроса и при получении результата предоставления муниципальной услуги обслуживаются вне очереди.

2.9. Предоставление муниципальной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга

2.10.1. Прием граждан осуществляется в помещениях, оборудованных в соответствии с требованиями санитарных норм и правил.

2.10.2. Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с графиком работы архивного сектора.

2.10.3. Помещения, предназначенные для предоставления муниципальной услуги, должны быть оборудованы стеллажами, охранной и пожарной сигнализациями, огнетушителями, установлены железные двери.

2.10.4. Рабочее место заведующего архивным сектором должно быть оборудовано персональным компьютером, с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим и копирующим устройствами.

2.10.5. В помещениях архива, предназначенных для предоставления муниципальной услуги, должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода.

2.10.6. Места ожидания личного приема должны соответствовать комфортным условиям для обратившихся Заявителей и оборудоваться в необходимых количествах стульями, столами, обеспечиваться канцелярскими принадлежностями для написания запросов.

2.10.7. На видном месте, в непосредственной близости к месту приема запросов размещается информационный стенд, содержащий информацию о режиме работы архивного сектора, телефонах для справок, порядке предоставления муниципальной услуги, праве и порядке обжалования действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также их должностных лиц, приведены образцы запросов и перечень документов, предоставляемых Заявителем, для получения муниципальной услуги.

2.10.8. Доступ Заявителей в помещение архива для приема Заявителей должен быть беспрепятственным.

2.11. Сроки регистрации заявления и прилагаемых к нему документов

В случае если заявление поступило до 15.00 текущего дня, то оно регистрируется с указанием даты текущего дня (даты поступления).

В случае если заявление поступило после 15.00 текущего дня, то оно регистрируется с указанием даты следующего рабочего дня.

2.12. Показатели доступности и качества муниципальной услуги

2.12.1. Показателями доступности муниципальной услуги являются:

- оказание муниципальной услуги бесплатно;

- простота и ясность изложения информационных документов;

- короткое время ожидания услуги;

- удобный график работы архива, осуществляющего исполнение муниципальной услуги;

- удобное территориальное расположение архива, осуществляющего исполнение муниципальной услуги.

2.12.2. Показателями оценки качества муниципальной услуги являются:

- степень удовлетворенности заявителей качеством и доступностью муниципальных услуг (отсутствие очередей при приеме и выдаче документов, нарушений сроков предоставления муниципальной услуги, жалоб на некорректное, невнимательное отношение специалистов);

- соответствие предоставляемых услуг требованиям настоящего регламента;

- строгое соблюдение сроков исполнения муниципальной услуги.

2.12.3. Обеспечение доступности муниципальной услуги инвалидам:

- возможность беспрепятственного входа в здание и выхода из него;

- возможность самостоятельного передвижения по зданию и прилегающей территории в целях доступа к месту предоставления услуги, а также передвижения с помощью сотрудников, предоставляющих муниципальную услугу;

- возможность получения муниципальной услуги в специально выделенной зоне обслуживания инвалидов и других маломобильных групп населения, расположенной на первом этаже объекта;

- обеспечение допуска на объект собаки-проводника при наличии документа, подтверждающего ее специальное обучение, выданного по форме, установленной приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации;

- обеспечение допуска в здание сурдопереводчика, тифлосурдопереводчика, а также иного лица, владеющего жестовым языком;

- оказание инвалидам необходимой помощи в доступной для них форме, оформлении документов, установленных настоящим Регламентом, совершении других необходимых для получения муниципальной услуги действий;

- при необходимости должностными лицами, уполномоченными оказывать муниципальную услугу, предоставляется возможность получить инвалиду услуги в электронном виде, по месту его жительства или в дистанционном режиме;

- территория, прилегающая к зданию, где оказывается муниципальная услуга, имеет место для парковки специальных автотранспортных средств инвалидов и других маломобильных групп населения;

- оказание должностными лицами иной необходимой инвалидам помощи в преодолении барьеров, мешающих получению ими муниципальной услуги наравне с другими лицами.

3. Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме

3.1. Блок-схема последовательности проведения административных процедур при предоставлении муниципальной услуги приводится в приложении 1 к настоящему административному регламенту.

Исполнение муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

3.1.1. Определение архивом организаций - источников комплектования, принятие решения о включении организации в список источников комплектования.

Основанием для начала процедуры является представление архивом проекта списка источников комплектования на согласование ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области.

Согласованный список источников комплектования оформляется грифом согласования и направляется в архив в течение 20 дней после заседания.

Список источников комплектования архива согласовывается ЭПК Департамента культуры и туризма не реже одного раза в пять лет.

Решение ЭПК Департамента культуры и туризма о согласовании списка источников комплектования является основанием для его утверждения.

3.1.2. Определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив.

- Перечень дел, подлежащих приему на хранение в архив, определяется номенклатурой дел организации на год, утвержденной руководителем организации и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области.

По истечении установленного нормативными документами срока, в организации ежегодно проводится экспертиза ценности документов. В результате осуществляется отбор дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив. Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

- По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, акты о неисправимых повреждениях документов, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

- Ежегодно описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу, акты о неисправимых повреждениях документов, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, представляются архивным сектором на ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области в установленном порядке. ЭПК Департамента культуры и туризма Ивановской области принимает решение:

- об утверждении годовых разделов описей дел постоянного хранения, образовавшихся в деятельности источников комплектования архива;

- о согласовании описей дел по личному составу, описей дел временного (свыше 10 лет) хранения, актов о неисправимых повреждениях документов, актов о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, источников комплектования архива.

При наличии замечаний, представленные документы с замечаниями, изложенными в письменном виде, передаются в архив для анализа полученных замечаний и их устранения.

3.1.3. Порядок работы архива по приему на хранение документов.

Документы, по истечении установленных законодательством сроков

временного хранения в источниках комплектования архивных учреждений передаются на хранение в архив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом по акту (приложение 2 к административному регламенту).

Документы территориальных органов федеральных органов государственной власти и федеральных организаций передаются на хранение в архив на основании заключенных договоров.

Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

В определенные графиком сроки архив организует прием документов на хранение в установленном порядке.

Архив за месяц до установленного срока в письменной форме информирует источники комплектования о предстоящих сроках и объемах передачи на хранение документов на основании графика, утвержденного директором МКУ "МФЦ. Управление делами".

В исключительных случаях по просьбе источника комплектования в архив, изложенной в письменной форме, и по согласованию с архивом, возможна корректировка сроков приема документов в пределах календарного года.

Прием документов от ликвидированных организаций:

- В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования архива, архивные документы, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются на хранение в архив.

- В случае ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в архив на основании договора (приложение 3 к административному регламенту).

При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

- При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

Архив определяет сроки и условия передачи документов на хранение в установленном порядке.

Предельный срок административной процедуры:

по приему документов - до 3-х дней;

по хранению документов: временное - согласно сроку хранения документов или договору;

постоянное - бессрочно.

4. Формы контроля за исполнением административного регламента предоставления муниципальной услуги

Контроль полноты и качества исполнения муниципальной услуги включает в себя:

анализ выполнения плановых показателей в годовых отчетах по упорядочению и приему документов на хранение от источников комплектования в соответствии с представленными графиками;

проверки достоверности представляемых показателей и соблюдения установленного порядка передачи документов на хранение в период плановых проверок.

Текущий контроль за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента и иных нормативных актов, устанавливающих требования к предоставлению муниципальной услуги осуществляется директором МКУ "МФЦ. Управление делами" и должностными лицами, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги и Главой Приволжского муниципального района.

Исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка проведения административных процедур, установленных настоящим административным регламентом. Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях.

Граждане, их объединения и организации могут контролировать предоставление муниципальной услуги путем получения информации о ней по телефону, по письменным обращениям, на Портале.

5. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемых им решений при предоставлении муниципальной услуги

5.1. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) должностного лица, участвующего в предоставлении муниципальной услуги, в досудебном порядке.

5.2. Заявитель имеет право обратиться с жалобой в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме к директору МКУ "МФЦ. Управление делами".

5.3. Заявитель в своем письменном обращении (жалобе) может сообщить о нарушении своих прав и законных интересов, противоправных решениях, действиях (бездействии) должностного лица, нарушении положений административного регламента.

5.3.1. Жалоба должна содержать:

1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо должностного лица, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;

2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства Заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения Заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ Заявителю;

3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо должностного лица;

4) доводы, на основании которых Заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы Заявителя, либо их копии.

5.3.2. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у Заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.

5.3.3. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:

1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата Заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Ивановской области, а также в иных формах;

2) отказывает в удовлетворении жалобы.

5.3.4. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в подпункте 5.3.3 пункта 5.3 настоящего раздела, Заявителю в письменной форме и по желанию Заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.

5.3.5. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с настоящим разделом, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.

5.4. Заявители вправе обжаловать решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги, действия (бездействие) уполномоченного лица в судебном порядке.