Приказ Министерства труда, занятости и трудовых ресурсов Новосибирской области от 21 апреля 2017 г. N 202 "Об утверждении Инструкции о порядке формирования и передачи личных дел безработных граждан в архив"

1. Настоящая Инструкция устанавливает единые требования к организации работы с документами личных дел безработных граждан в государственных казенных учреждениях Новосибирской области центрах занятости населения (далее - центры занятости населения).

2. Личное дело безработного гражданина - это совокупность документов, составляющих наиболее полные сведения о гражданине, признанном в установленном порядке безработным.

3. Контроль за формированием и передачей личного дела безработного гражданина в архив возлагается на руководителя центра занятости населения.

4. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела: Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Инструкцией по документационному обеспечению Губернатора Новосибирской области и Правительства Новосибирской области, утвержденной постановлением Губернатора Новосибирской области от 01.11.2010 N 345, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 N 526, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.

5. В личное дело безработного гражданина для длительного хранения помещаются следующие документы:

6. Документы личного дела безработного гражданина помещаются в скоросшиватель. Обложка личного дела безработного гражданина оформляется согласно приложению N 1 к Инструкции. На обложке личного дела указываются следующие реквизиты: наименование центра занятости населения; заголовок личного дела (фамилия, имя, отчество безработного гражданина в именительном падеже); номер личного дела присваивается при формировании тома в соответствии с расположением дела в томе; дата начала личного дела (дата регистрации гражданина в целях поиска подходящей работы); дата окончания личного дела (дата завершения делопроизводства); количество листов в личном деле.

7. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых не засчитывается в страховой стаж, допускается хранить в отдельных скоросшивателях, не проводить пересистематизацию листов в личном деле, листы личного дела не нумеровать.

8. Для учета количества листов личного дела безработного гражданина составляется лист-заверитель дела (приложение N 2 к Инструкции).

9. Личные дела безработных граждан должны находиться в шкафах в рабочих кабинетах центра занятости населения или в специально отведенных для их хранения помещениях.

10. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых засчитывается в страховой стаж, подлежат хранению 50 лет.

11. Личные дела безработных граждан, период безработицы которых не засчитывается в страховой стаж, подлежат хранению 3 года.

12. Личные дела безработных граждан, снятых с регистрационного учета в качестве безработных, период безработицы которых засчитывается в страховой стаж, сшиваются в том документов личных дел безработных граждан не ранее чем по истечении календарного года их хранения в центре занятости населения и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

13. На обложке тома документов личных дел безработных граждан указываются следующие реквизиты: наименование центра занятости населения; заголовок тома (пишутся три начальные буквы первой фамилии и три начальные буквы последней фамилии безработных граждан, чьи личные дела вошли в данный том); номер тома; количество листов в томе; срок хранения тома (приложение N 3 к Инструкции).

14. При формировании тома первым кладется чистый лист, затем лист внутренней описи тома, далее - личные дела безработных граждан, в конце - лист-заверитель тома.

15. Личные дела безработных граждан систематизируются в томе пофамильно в алфавитном порядке.

16. Не допускается наличие в личных делах безработных граждан дублирующих документов, черновиков, а также скрепок и скоб.

17. Нумерация листов тома документов личных дел безработных граждан осуществляется в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в личное дело. Листы тома документов личных дел безработных граждан, кроме листов-заверителей дел (тома) и внутренней описи тома, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил, цветных карандашей, фломастеров для нумерации листов запрещается. Том должен содержать не более 250 листов.

18. Для учета документов тома личных дел безработных граждан составляется внутренняя опись тома (приложение N 4 к Инструкции) и лист-заверитель тома (приложение N 5 к Инструкции).

19. Передача томов документов личных дел безработных граждан в архив производится на основании описей дел по личному составу безработных граждан, которые составляются в трех экземплярах (приложения N 6 и 7 к Инструкции). Таблица, напечатанная более чем на одной странице, должна содержать нумерацию граф на каждой странице.

20. Личные дела безработных граждан, сшитые в том, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений центра занятости населения на срок не более одного календарного месяца и после его истечения подлежат возврату. Информация о выдаче и возврате фиксируется в Журнале учета выдачи архивных дел во временное пользование.

Иным организациям личные дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя центра занятости населения (исполняющего обязанности руководителя) или его заместителя, по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении центра занятости населения, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел длительного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя центра занятости населения с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.