Распоряжение Главы муниципального образования "город Ижевск" Удмуртской Республики от 25 августа 2017 г. N 28 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ижевска" (с изменениями и дополнениями)

Распоряжение Главы муниципального образования "город Ижевск" Удмуртской Республики от 25 августа 2017 г. N 28
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ижевска"

В целях совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности в Администрации города Ижевска, руководствуясь Уставом города Ижевска,

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в Администрации города Ижевска.

2. Признать утратившим силу распоряжение Мэра города Ижевска от 24.12.2002 года N 166 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ижевска".

3. Положения Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ижевска распространяются на организацию работы с документами с 1 ноября 2017 года.

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска.

Глава муниципального образования "Город Ижевск"

Ю.А. Тюрин

ГАРАНТ:

Положения Инструкции по делопроизводству в Администрации города Ижевска распространяются на организацию работы с документами с 1 ноября 2017 года

Инструкция
по делопроизводству в Администрации города Ижевска
(утв. распоряжением Главы муниципального образования "Город Ижевск" от 25 августа 2017 г. N 28)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации города Ижевска (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности Администрации города Ижевска, а так же совершенствования документационного обеспечения и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

1.2. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования функционирования служб документационного обеспечения, документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Администрации города Ижевска.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законами Удмуртской Республики, актами Главы Удмуртской Республики и Правительства Удмуртской Республики, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Росархива от 23.12.2009 г. N 76, ГОСТом Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", другими нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства и Уставом города Ижевска.

1.4. Администрация города Ижевска организует и ведет делопроизводство на основе настоящей Инструкции и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации и Удмуртской Республики.

1.5. Инструкция утверждается распоряжением Главы муниципального образования "Город Ижевск" Администрации города Ижевска после согласования Центральной экспертной комиссией Администрации города Ижевска (далее - ЦЭК) и согласования с Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

1.6. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с помощью информационных технологий.

1.7. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в Администрации города Ижевска, должны обеспечивать выполнение требований настоящей Инструкции по делопроизводству.

1.8. Положения настоящей Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющими государственную тайну.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную или иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми распоряжениями Администрации города Ижевска.

1.10. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.11. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий и технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Администрации города Ижевска осуществляет Управление документационного обеспечения и обращений граждан Администрации города Ижевска (далее - Управление документационного обеспечения).

1.12. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Ижевска, в том числе порядка работы с обращениями граждан, возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города Ижевска.

1.13. Структурные подразделения Администрации города Ижевска могут создавать собственные инструкции по делопроизводству, учитывающие особенности работы структурного подразделения, но не противоречащие настоящей Инструкции.

1.14. Функции и задачи Управления документационного обеспечения регламентируется Положением об Управлении документационного обеспечения и Положениями об Отделах Управления документационного обеспечения. Должностные обязанности муниципальных служащих и работников Администрации города Ижевска, занимающих должности, не являющиеся должностями муниципальной службы (далее - сотрудников) Управления документационного обеспечения и сотрудников структурных подразделений Администрации города Ижевска, отвечающих за организацию работы с документами, устанавливаются должностными инструкциями.

1.15. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях может осуществляться сотрудником, назначенным приказом руководителя структурного подразделения, и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями.

В случае отсутствия ответственного за делопроизводство, ответственным считается руководитель структурного подразделения.

1.16. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя структурного подразделения.

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения и перемещения по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у них документы сотруднику, ответственному за делопроизводство структурного подразделения, или другому сотруднику по указанию руководителя структурного подразделения. При увольнении сотрудника или переводе по службе передача документов и дел осуществляется по акту.

1.18. Соблюдение настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Администрации города Ижевска.

1.19. Сотрудники Администрации города Ижевска несут дисциплинарную и иную установленную законодательством Российской Федерации ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции.

2. Основные понятия

В Инструкции используются следующие основные понятия:

автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

архив - организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

бланк документа - лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа - классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения;

временное хранение документов - хранение документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Администрации города Ижевска;

делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Администрации города Ижевска;

документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Администрации города Ижевска;

документальный фонд - совокупность документов, образующихся в деятельности организации;

документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

доступ к документу - возможность и условия получения и использования документа;

копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;

объем документооборота - количество документов, поступивших в Администрацию города Ижевска и созданных ею за определенный период;

оформление дела - подготовка дела к передаче на архивное хранение;

оформление документа - проставление на документе необходимых реквизитов;

печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ;

подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;

постоянное хранение документов - вечное хранение документов без права их уничтожения;

регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

система электронного документооборота - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;

служба делопроизводства - структурное подразделение Администрации города Ижевска, на которое возложена функция по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях Администрации города Ижевска;

согласование документа; визирование - оценка проекта официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами, специалистами;

срок хранения документов - период времени, в течение которого должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного фонда;

хранение документов - организация рационального размещения и обеспечение сохранности документов

унифицированная форма документа; УФД - формуляр документа определенного вида, содержащий постоянную часть текста;

уничтожение документов - исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке;

упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), их описанию и оформлению в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

формирование дела - группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела;

экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронная копия документа (электронный образ) - копия документа, созданная в электронной форме;

электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ;

электронный документ - документ, информация которого представлена в электронной форме;

электронный документооборот - документооборот с применением информационной системы;

юридическая сила документа - свойство официального документа вызывать правовые последствия.

Прочие понятия, используемые в настоящей Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в нормативных правовых актах Российской Федерации и Удмуртской Республики.

3. Создание документов в Администрации города Ижевска

Деятельность Администрации города Ижевска обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Администрации города Ижевска, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Администрацией города Ижевска, ее структурными подразделениями, другими органами управления и организациями.

Администрация города Ижевска составляет различные виды документов. К основным группам документов относятся:

- организационные документы (положения, должностные инструкции, планы);

- распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы);

- информационно-справочные документы (акты, отчеты, письма, справки, факсы, телефонограммы, служебные записки и др.).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в Администрации города Ижевска, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210x297 мм) или в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, порядок их расположения и оформления. Для создания документов используется шрифт Times New Roman, размер N 12-14 с одинарным или полуторным межстрочным интервалом. В таблицах допускается использовать шрифты меньших размеров.

3.1.2. Все бланки создаются с помощью компьютерной техники в виде электронных шаблонов бланка формата A4 (210x297 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага формата А6 (105х148 мм).

3.1.3. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- левое - 20 мм;

- правое - 10 мм;

- верхнее - 20 мм;

- нижнее - 20 мм.

3.1.4. Бланки документов разрабатываются (изменяются) по мере необходимости и утверждаются приказом Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска. Необходимость введения нового (изменения действующего) бланка оформляется инициатором в виде служебной записки на имя Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска с приложением проекта бланка и проекта муниципального правового акта, его утверждающего.

3.1.5. В Администрации города Ижевска используются следующие виды бланков:

- бланк постановления Главы муниципального образования "Город Ижевск" (приложение N 1);

- бланк распоряжения Главы муниципального образования "Город Ижевск" (приложение N 2);

- бланк постановления Администрации города Ижевска (приложение N 3);

- бланк распоряжения Администрации города Ижевска (приложение N 4);

- бланк распоряжения Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска (приложение N 5);

- бланк приказа Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска (приложение N 6);

- бланк приказа Заместителя Главы Администрации города Ижевска (приложение N 7);

- бланк письма (используется в большинстве случаев переписки с другими организациями, гражданами):

а) бланк письма Главы муниципального образования "Город Ижевск" на английском языке (приложение N 8);

б) бланк письма Администрации города Ижевска (приложение N 9);

в) бланки писем отраслевых (функциональных) органов - структурных подразделений Администрации города Ижевска, наделенных в установленном порядке статусом юридического лица;

- бланки приказов руководителей структурных подразделений Администрации города Ижевска;

- бланки распоряжений и приказов глав Администраций районов города Ижевска.

3.1.6. После утверждения образца бланка электронный шаблон бланка размещается в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

3.1.7. Бланки документов Администрации города Ижевска и ее структурных подразделений имеют продольный вариант расположения реквизитов.

3.1.8. Бланк должен содержать следующие реквизиты:

3.1.8.1. Бланк постановления, распоряжения, приказа (далее - МПА):

- герб города Ижевска;

- наименование органа местного самоуправления (должностного лица) - Администрация города Ижевска (Глава муниципального образования "Город Ижевск"), наименование структурного подразделения;

- вид документа - постановление (распоряжение, приказ);

- отметки для проставления даты и регистрационного номера документа;

- должность лица, подписавшего документ.

3.1.8.2. Бланк письма Администрации города Ижевска:

- герб города Ижевска;

- наименование органа местного самоуправления на русском и удмуртском языках;

- справочные данные об Администрации города Ижевска (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта);

- отметка для проставления даты и регистрационного номера;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.1.8.3. Бланк письма структурного подразделения Администрации города Ижевска, наделенного статусом юридического лица:

- герб города Ижевска;

- наименование структурного подразделения на русском и удмуртском языках;

- справочные данные о структурном подразделении (почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта);

- отметка для проставления даты и регистрационного номера;

- отметки для ссылки на исходящий номер и дату документа адресанта.

3.2. Реквизиты документов

3.2.1. Документы, создаваемые в Администрации города Ижевска, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. К реквизитам документов, создаваемых в Администрации города Ижевска относятся:

а) Герб города Ижевска.

б) Наименование органа местного самоуправления.

в) Должность лица, подписавшего документ.

г) Справочные данные об органе местного самоуправления (структурном подразделении Администрации города Ижевска, наделенном статусом юридического лица).

д) Наименование вида документа.

е) Дата документа.

ж) Регистрационный номер документа.

з) Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта.

и) Гриф ограничения доступа к документу.

к) Адресат.

л) Гриф утверждения документа.

м) Указания по исполнению документа (резолюция).

н) Наименование документа (заголовок).

о) Текст документа.

п) Отметка о контроле документа.

р) Отметка о наличии приложений.

с) Подпись должностного лица.

т) Отметка об электронной подписи.

у) Гриф согласования документа.

ф) Виза.

х) Оттиск печати.

ц) Отметка о заверении копии.

ч) Отметка об исполнителе.

ш) Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

щ) Отметка о поступлении документа в Администрацию города Ижевска.

3.2.2. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

3.3. Правила оформления реквизитов

3.3.1. Герб города Ижевска.

Изображение герба города Ижевска помещают на бланках документов в соответствии с Положением о гербе города Ижевска, утвержденным решением Городской думы города Ижевска от 27 мая 1997 года N 262 "О гербе города Ижевска".

На бланках документов герб города Ижевска изображается в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение герба помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом наименование организации. Цветное изображение герба применяется на бланке письма Главы муниципального образования "Город Ижевск" на английском языке.

3.3.2. Наименование органа местного самоуправления.

Наименование органа местного самоуправления должно соответствовать наименованию, установленному Уставом муниципального образования "Город Ижевск".

Наименование органа местного самоуправления располагается над наименованием структурного подразделения Администрации города Ижевска, наделенного статусом юридического лица.

3.3.3. Справочные данные об Администрации города Ижевска, структурном подразделении Администрации города Ижевска, наделенном статусом юридического лица.

Справочные данные об Администрации города Ижевска, структурном подразделении Администрации города Ижевска, наделенном статусом юридического лица, указываются в бланках писем и включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес электронной почты, адрес официального сайта.

3.3.4. Наименование вида документа.

Наименование вида издаваемого документа (ПРИКАЗ, ПРОТОКОЛ, АКТ) должно соответствовать видам документов, предусмотренным Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД), оно указывается составителем при подготовке документа.

Наименование вида и разновидности документа не указывается в письмах.

3.3.5. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, акты и др.), утверждения (инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет и др.), события, зафиксированного в документе (протокол).

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, или специалистом службы делопроизводства при регистрации документа, или непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление и др.).

Датой документа, издаваемого совместно двумя или более органами управления, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами: 18.01.2017 г.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 18 января 2017 г.

3.3.6. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа проставляется в соответствии с системой регистрации, принятой в Администрации города Ижевска.

Регистрационный номер присваивается документу после его подписания (утверждения).

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению Администрации города Ижевска буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др.

3.3.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа адресанта.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланка письма и проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.3.8. Гриф ограничения доступа к документу.

Проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или иному виду конфиденциальной информации.

Отметка о конфиденциальности на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне, имеет вид "Для служебного пользования" (ДСП).

Отметка проставляется в верхнем правом углу лицевой стороны первого листа документа.

3.3.9. Адресат.

Документы адресуют в органы власти, организациям, должностным лицам, структурным подразделениям, гражданам.

3.3.9.1. При адресовании документа в орган власти, организацию или структурное подразделение (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Министерство образования

и науки Удмуртской Республики

или:

Администрация Главы и Правительства Удмуртской Республики

Управление по внутренней политики

При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, наименование должности указывается в дательном падеже, например:

Руководителю Федеральной

службы по труду и занятости

Фамилия И.О.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство транспорта

Российской Федерации

Департамент в области

городского пассажирского

транспорта

Заместителю директора

департамента

Максимову А.Н.

Старая Басманная ул., д. 11

г. Москва, 105064

3.3.9.2. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам администраций районов

города Ижевска

3.3.9.3. В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

3.3.9.4. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа. Список рассылки подписывается исполнителем.

3.3.9.5. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 г. N 234.

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы государственной власти, федеральные органы исполнительной власти, территориальные органы федерального органа исполнительной власти в Удмуртской Республике.

Независимо от того, кому адресован документ, должностному лицу или физическому лицу (гражданину), инициалы ставятся после фамилии; при адресовании физическому лицу, после фамилии можно указывать имя, отчество (последнее при наличии).

3.3.9.6. В реквизите "Адресат" указывается:

- адрес электронной почты в случае, если документ нужно отправить только по электронной почте (наличие в письме данной просьбы);

- почтовый и электронный адрес в случае, если документ нужно отправить двумя способами;

- "отправка СЭД" в случае, если документ нужно отправить только с помощью СЭД.

Указывается "отправка СЭД" в сочетании с другими способами отправки в случае, если документ нужно отправить несколькими способами.

3.3.10. Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю. При утверждении документа гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Главы Администрации города Ижевска Подпись И.О. Фамилия Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова Утвержден (Утверждена, Утверждены или УтвержденО), согласованного в роде и числе с видом утверждаемого документа, наименования вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

	УтвержденО
	Приказом Минкультуры России
	от 15.04.2017 г. N 65

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются параллельно (слева и справа), на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Министр образования и науки	Министр культуры, печати
Удмуртской Республики	и информации
	Удмуртской Республики
______________ И.О. Фамилия	______________ И.О. Фамилия
____________________ 2017 г.	____________________ 2017 г.

3.3.11. Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа - резолюция - оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции и вносится непосредственно в СЭД.

Указания по исполнению включают: фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись руководителя и дату, например:

Морозову Н.В., Федосеевой Н.А.

Прошу подготовить проект договора

к 05.07.2017 г.

Подпись Дата

В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, после фамилии которого, стоит отметка "Отв." или "Свод". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. В случае отсутствия в поручении основного (ответственного) исполнителя, каждый исполнитель направляет ответ корреспонденту в соответствии с наделенными полномочиями.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документе не должно быть более четырех резолюций.

Резолюция оформляется на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция должна содержать конкретные указания по исполнению документа или формулировать цель рассмотрения документа.

3.3.12. Наименование документа (заголовок)

Наименование документа - краткое содержание (заголовок к тексту) документа - составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (не более 5 (пяти) строк).

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Заголовок к тексту согласовывается с наименованием вида документа.

Например:

Приказ (о чем?) о создании экспертной комиссии;

Письмо (о чем?) об оказании консультативной помощи;

Правила (чего?) внутреннего трудового распорядка.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка.

3.3.13. Текст документа

В Администрации города Ижевска документы составляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Текст документа излагается литературным языком, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть изложено кратко, логично, точно и ясно.

В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилий.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля, начиная со второй страницы.

Тексты документов излагаются от:

- 1-го лица единственного числа: приказываю... подготовить и представить на рассмотрение; прошу рассмотреть вопрос о внесении изменений...;

- 3-го лица единственного числа: ...Администрация города Ижевска не возражает...;

- 1-го лица множественного числа: просим представить данные о...; представляем на рассмотрение и утверждение...; в протоколах: слушали...; выступили...; решили (постановили)....

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: приказываем..., решили....

В текстах МПА используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер, например:

"Виза включает в себя наименование должности руководителя Администрации города Ижевска или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату";

"Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют".

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти и управления, документов, ранее изданных органом власти - автором документа, указывается наименование документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки, например:

"В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 августа 2009 г. N 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполни тельной власти";

"В соответствии с Положением о центральной экспертной комиссии, утвержденным постановлением Администрации города Ижевска 9 июня 2016 г. N 201/6...".

Если текст содержит несколько поручений, решений, выводов и др., в тексте выделяются разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма - просьбу без пояснения).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Таблицу следует составлять по возможности небольшой по размеру, легко обозримой. Иногда вместо одной большой таблицы целесообразно построить несколько органически связанных между собой и расположенных последовательно таблиц.

Общий заголовок таблицы должен кратко выражать ее основное содержание. Заголовки строк следует формулировать точно и ясно. Слова в таблице пишутся полностью, без сокращений. При отсутствии общей для всей таблицы единицы измерения, в каждой графе проставляется своя, соответствующая ей, единица измерения.

Для удобства анализа таблицы при большом числе строк и граф их нумеруют.

В таблице взаимосвязанные данные (например, абсолютные уровни, темпы роста и др.) приводятся в рядом стоящих графах.

При заполнении таблицы нужно использовать следующие условные обозначения: при отсутствии явления пишется прочерк ( - ), если нет информации о явлении ставится многоточие ( ... ) или пишется: "нет сведений".

Одинаковая степень точности, обязательная для всех чисел обеспечивается соблюдением правил их округления (от 0,1 до 0,01 и т.д.). Когда одна величина превосходит другую многократно, то полученные показатели динамики лучше выражать не в процентах (%), а в разах. Например, вместо 568% следует написать "в 5,7 раза больше". В аналитических таблицах значимость абсолютных цифр должна быть наименьшей. В многозначных числах, наличие которых обусловлено интересом исследования, лучше отделять, начиная справа, друг от друга классы, т.е. выделять миллионы, тысячи, единицы. Например, вместо 1568631, чтобы легче воспринималось при чтении, лучше записать 1 568 631. При построении таблиц разрядность, состоящую из 3-х и более знаков; округлять до 2-3 знаков.

При приведении с отчетными данными сведений расчетного порядка делается соответствующая оговорка. Соответствующие пояснения оформляют в самой таблице или в заглавии к ней. Таблица может иметь примечание, в котором указывают источник содержания некоторых показателей и другие сведения, относящиеся к таблице.

Анализ таблицы логичнее начинать с общего итога, который позволяет получить общую характеристику совокупности, затем переходит к изучению данных определенных строк и граф, т.е. к оценке частей изучаемого объекта, исследуя при этом вначале наиболее важные, а потом уже и все остальные элементы таблицы.

Для обеспечения большей наглядности табличные данные можно представлять (интерпретировать) различными способами: в форме графиков, диаграмм, гистограмм.

3.3.14. Отметка о контроле документа

Отметку о контроле проставляют на документах, поставленных на контроль, с помощью штампа "Контроль" на первой странице в верхнем поле документа справа.

3.3.15. Отметка о наличии приложений

Отметка о приложении используется при оформлении сопроводительных писем и приложений к приказам, распоряжениям, планам, программам, отчетам, договорам, положениям, правилам, инструкциям и др. документам.

3.3.15.1. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

3.3.15.2. Если приложение не названо в тексте письма, то в отметке о приложении дается краткое название приложения, количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: проект решения ГД на 5 л. в 1 экз.

3.3.15.3. При наличии нескольких приложений в отметке о приложении они нумеруются, указываются наименования каждого приложения, количество листов и количество экземпляров:

Приложение: 1. Заключение на проект ... на 3 л. в 2 экз.

2. Справка о доработке ... на 2 л. в 1 экз.

3.3.15.4. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается:

Приложение: в 1 экз.

3.3.15.5. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 03.09.2003 г. N 01-5/164 и приложение к нему, всего на 3 л.

3.3.15.6. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

3.3.15.7. Если приложениями к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера, например, служебную тайну, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: Справка о неплатежеспособных предприятиях, для служебного пользования, рег. N 26-дсп, на 2 л. в 1 экз.

3.3.15.8. Направляемые вместе с письмом приложения, созданные исполнителем, должны быть им завизированы.

3.3.15.9. При направлении приложений в электронном виде на обособленном электронном носителе (компакт-диск, USB-флеш-накопитель и др.), отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: CD в 1 экз.

На вкладыше (конверте), в который помещается носитель, необходимо перечислить наименования документов, записанных на носителе, имена файлов.

3.3.15.10. На приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и др. документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Слово "Приложение" пишется с заглавной буквы. Если приложение одно, оно не нумеруется. Если приложений несколько, они нумеруются: Приложение N 1, Приложение N 2. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

		Приложение N 2
		к приказу Заместителя Главы Администрации города Ижевска
		от 26.12.2016 г. N 645/2п

3.3.15.11. Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения документа, например:

		УтвержденО
		Приказом Заместителя Главы Администрации города Ижевска
		от 06.10.2016 г. N 456п

3.3.16. Подпись должностного лица

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Заместитель Главы Администрации города Ижевска Подпись И.О. Фамилия

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи в соответствии с нормативным актом о распределении обязанностей, при этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Исправления в подготовленный документ могут быть внесены от руки лицом, подписывающим документ.

При подписании документа лицом, в соответствии с нормативным актом, исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:

И.о. Заместителя Главы Администрации города Ижевска Подпись И.О. Фамилия

или:

Исполняющий обязанности

Заместителя Главы Администрации города Ижевска Подпись И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей иерархии должностей.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне.

Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.3.17. Отметка об электронной подписи

Отметка об электронной подписи указывает на то, что документ подписан электронной подписью должностного лица.

Отметка размещается исполнителем на месте для собственноручной подписи должностного лица в виде текста "подписано электронной подписью в СЭД".

Проверка электронной подписи осуществляется средствами СЭД.

3.3.18. Гриф согласования документа

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, структурными подразделениями Администрации города Ижевска, интересы которых в нем затрагиваются, оформляются грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом, например:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по делам ЗАГС

при Правительстве УР

от 26.09.2011 г. N 01-18/115

СОГЛАСОВАНО

Начальник Управления

кадровой политики Подпись И.О. Фамилия

Дата

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

- на последнем листе документа под реквизитом "Подпись" ближе к нижнему полю документа;

- на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. На основном документе в месте, предусмотренном для расположения грифов согласования, делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование документа осуществляется:

с должностными лицами Администрации города Ижевска;

с руководителями структурных подразделений, интересы которых затрагиваются в документе;

с республиканскими органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;

при необходимости с органами, осуществляющими государственный ведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями.

3.3.19. Виза согласования

Согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами оформляется визой.

3.3.19.1. Виза включает в себя наименование должности лица, визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, например:

Начальник юридического отдела

Подпись И.О. Фамилия

24.05.2017 г.

3.3.19.2. На документах, подлинники которых помещаются в дела Администрации города Ижевска (структурного подразделения), визы проставляются на оборотной стороне последнего листа документа (приказы, распоряжения и др.). Не допускается согласование документа на отдельном листе без указания документа, который согласуется.

3.3.19.3. В служебных письмах визы проставляются на копии документа, помещаемой в дело Администрации города Ижевска (структурного подразделения), или на оборотной стороне последнего листа подлинника, если письмо пересылается адресату средствами электронной связи без досылки подлинника по почте.

3.3.19.4. На внутренних информационно-справочных документах (докладных, служебных, аналитических записках, справках и др.) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа под подписью, ближе к нижнему правому полю.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

3.3.19.5. При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (Согласен с учетом замечаний и др.)

Начальник Правового управления

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе, приобщаются к документу и передаются исполнителю.

3.3.19.6. Проекты, направляемые на подпись Главе муниципального образования "Город Ижевск", в обязательном порядке согласовываются Первым заместителем Главы Администрации города Ижевска и Заместителем Главы Администрации города Ижевска согласно полномочиям.

Письма, направляемые структурными подразделениями Администрации города Ижевска, Заместителями Главы Администрации города Ижевска в адрес Главы муниципального образования "Город Ижевск", в обязательном порядке согласовываются Первым заместителем Главы Администрации города Ижевска.

3.3.19.7. В письмах Визы согласования проставляются на втором экземпляре писем, помещаемом "в дело".

3.3.20. Оттиск печати

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

3.3.21. Отметка о заверении копии

Для свидетельствования верности копии (выписки из документа) подлиннику документа на последнем листе копии (выписки из документа), на свободном месте под текстом оформляется реквизит "Отметка о заверении копии", включающий: указание о месте нахождения подлинника документа, слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи, дату заверения; печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Подлинник документа находится в деле (наименование организации) N ______ за ______ г.

Верно

Ведущий специалист Подпись И.О. Фамилия

Дата Печать

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, сшиваются, узел заклеивается бумагой, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа): "Всего в копии ____ л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа (сшивать при этом не нужно).

3.3.22. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе документа оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Отметка включает фамилию, имя, отчество; место работы, должность исполнителя и номер его телефона (в т.ч. внутреннего). Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя, например:

Фамилия Имя Отчество, Управление по делам архивов, старший специалист

(3412) 34-56-88; 3553, familiya_io@izh.ru

Отметка об исполнителе может дополняться Ф.И.О. руководителя структурного подразделения и номером его телефона.

3.3.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело состоит из слов "В дело", указания индекса дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ, подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения и даты.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

3.3.24. Отметка о поступлении документа в Администрацию города Ижевска

Отметка о поступлении документа содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, общее количество листов.

Отметка о поступлении документа проставляется в виде штампа с указанием названия структурного подразделения, очередного порядкового номера и даты поступления документа. Штамп проставляется на свободном месте в нижнем правом углу первого листа документа.

3.4. Подготовка проектов муниципальных правовых актов

3.4.1. Подготовка проектов МПА осуществляется в соответствии с Уставом муниципального образования "Город Ижевск", утвержденным решением Городской думы города Ижевска от 16.06.2005 г. N 333, Регламентом Городской думы города Ижевска, утвержденным решением Городской думы города Ижевска от 23.06.2016 г. N 200, Порядком подготовки, согласования и подписания проектов муниципальных правовых актов, разрабатываемых Администрацией города Ижевска, утвержденным распоряжением Главы муниципального образования "Город Ижевск" от 22.06.2017 г. N 23.

3.4.2. Проекты МПА должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать действующему законодательству и правилам юридической техники;

- иметь точность и определенность формулировок и отдельных терминов;

- иметь указания на структурные подразделения или название должности руководителя структурного подразделения (без указания фамилии и инициалов), на которых возлагается обязанность выполнения конкретных действий, сроков их исполнения, а также контроль за исполнением МПА (в случае возложения контроля за исполнением МПА на должностное лицо - название должности, фамилия и инициалы указываются обязательно);

- при необходимости - содержать сроки исполнения, предоставления информации и отчетов;

- при необходимости - изменять, отменять или признавать утратившими силу ранее принятые МПА.

3.4.3. Проект МПА может быть разработан в виде:

- проекта нового МПА;

- проекта о внесении изменений в действующий МПА;

- проекта об отмене или признании утратившим силу МПА.

3.4.4. Изменения, вносимые в МПА, оформляются МПА той же формы, в какой принят первоначальный МПА, либо иным МПА в соответствии с полномочиями, закрепленными распоряжением Администрации города Ижевска о распределении обязанностей и наделении полномочиями руководителей Администрации города Ижевска.

3.4.5. Разработчиком проекта о внесении изменений, об отмене, признании утратившим силу является разработчик первоначального МПА, либо иное должностное лицо в соответствии с полномочиями.

3.4.6. В случае внесения существенных или значительных по объему изменений в МПА, наличия по одному и тому же вопросу нескольких действующих МПА, а также, если в действующий МПА неоднократно вносились изменения, которые затрудняют его чтение и применение, разрабатывается МПА в новой редакции.

3.4.7. При принятии нового МПА в него включается пункт о признании утратившим силу ранее действующего МПА по данному вопросу.

3.4.8. Проекты МПА в обязательном порядке до его подписания Главой муниципального образования "Город Ижевск", Первым заместителем Главы Администрации города Ижевска, Заместителями Главы Администрации города Ижевска согласовываются с Заместителем Главы Администрации города Ижевска, осуществляющим общее руководство структурным подразделением, являющимся разработчиком проекта МПА, должностными лицами, которым даны поручения в МПА, Правовым управлением Администрации города Ижевска и Управлением финансов Администрации города Ижевска - по вопросам, касающимся финансирования.

3.4.9. Проекты МПА, разрабатываемые Администрацией города Ижевска, подлежащие согласованию с должностными лицами Городской думы города Ижевска, направляются в адрес Председателя Городской думы города Ижевска с сопроводительным письмом за подписью Главы муниципального образования "Город Ижевск".

3.4.10. МПА подписываются Главой муниципального образования "Город Ижевск", Первым заместителем Главы Администрации города Ижевска, Заместителями Главы Администрации города Ижевска в соответствии с полномочиями, закрепленными распоряжением Администрации города Ижевска о распределении обязанностей и наделении полномочиями руководителей Администрации города Ижевска.

3.4.11. Использование штампа с факсимильным воспроизведением подписи должностного лица Администрации города Ижевска при согласовании и подписании МПА не допускается.

3.4.12. Изданные МПА содержат следующие реквизиты:

- наименование органа, издавшего МПА;

- наименование вида акта и его название;

- дату издания МПА и его номер;

- наименование должности и фамилию лица, подписавшего МПА;

- печать "Глава муниципального образования "Город Ижевск";

- печать "Администрация города Ижевска Отдел правовых актов Правового управления".

3.5. Оформление отдельных видов документов

3.5.1. Состав документов Администрации города Ижевска

В деятельности Администрации города Ижевска создается комплекс организационно-распорядительных документов:

- постановления, распоряжения, приказы, положения, правила, инструкции, регламенты (коллегии Администрации города Ижевска), протоколы заседаний (совещательных, координационных, экспертных и других органов), акты, аналитические справки, докладные и служебные записки, договоры (контракты, соглашения), деловая (служебная) переписка и др.;

- штатное расписание, личные дела, положения, правила, планы, объяснительные записки, справки, заявки, заявления, отчеты, ведомости, накладные;

- иные служебные документы, обусловленные необходимостью обеспечения служебной деятельности;

- документы архивного фонда Администрации города Ижевска, в том числе переданные на постоянное хранение в архивный отдел Управления по делам архивов Администрации города Ижевска (далее - архивный отдел Управления по делам архивов).

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в протоколах коллегии Администрации города Ижевска, координационных и совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Администрации города Ижевска с ее контрагентами и их регулирование оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других документов.

В ходе деятельности Администрации города Ижевска создаются другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Настоящая Инструкция устанавливает требования к подготовке отдельных видов документов.

3.5.2. Муниципальные правовые акты (постановления, распоряжения, приказы)

3.5.2.1. Проекты МПА готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска либо в инициативном порядке.

3.5.2.2. Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам готовит Управление кадровой политики Администрации города Ижевска на основании соответствующих заявлений и поручений.

3.5.2.3. Обеспечение качественной подготовки проектов МПА по основной деятельности Администрации города Ижевска и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации города Ижевска, которые готовят и вносят проект.

3.5.2.4. Контроль за правильностью оформления проектов МПА осуществляет Правовое управление Администрации города Ижевска, приказов (распоряжений) по кадровым вопросам - Управление кадровой политики Администрации города Ижевска.

3.5.2.5. Проекты МПА и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения, внесшим проект, руководителями структурных подразделений, которым в проекте даются поручения, а также руководителем Правового управления Администрации города Ижевска. Замечания и предложения по проекту МПА, возникающие при согласовании, излагаются в заключении, которое прилагается к проекту.

3.5.2.6. Если в процессе согласования в проект МПА вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит переоформлению и повторному согласованию.

3.5.2.7. Проекты МПА, представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей.

Проекты МПА печатаются на бланках установленной формы и представляются на подпись при необходимости с пояснительной запиской, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

3.5.2.8. МПА регистрируются в Правовом управлении Администрации города Ижевска по порядку номеров в пределах календарного года; приказы (распоряжения) по кадровым вопросам регистрируются в Управлении кадровой политики Администрации города Ижевска.

3.5.2.9. Приказы (распоряжения), издаваемые в структурных подразделениях Администрации города Ижевска, регистрируются сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении.

3.5.2.10. Копии МПА на бумажном носителе Правовое управление Администрации города Ижевска заверяет печатью. Управление документационного обеспечения направляет заверенные копии МПА адресатам в соответствии с указанием рассылки.

3.5.2.11. Заголовок к тексту МПА должен кратко и точно отражать содержание текста МПА. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через 1 межстрочный интервал, например:

О повышении доступности бесплатной

медицинской помощи

населению Российской Федерации

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 12-14 через 1 интервал, от левой границы текстового поля и выравнивается по ширине текстового поля.

Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

3.5.2.12. Текст МПА состоит из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания МПА. Она может начинаться словами "в целях", "во исполнение" и др. Если МПА издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула в МПА завершается словом "приказываю", "постановляю".

Распорядительная часть должна содержать поручения (задания) с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением МПА.

3.5.2.13. Если МПА изменяет, дополняет или отменяет (признает утратившим силу) ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый, изменяемый, дополняемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Изменения, вносимые в МПА, оформляются словами "изложить в новой редакции", дополнения - "изложить в следующей редакции", в случае признания утратившим силу - "признать утратившим силу".

3.5.2.14. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится МПА, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом МПА.

3.5.2.15. Визы согласования включают должности согласующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы согласования проставляются на обороте последнего листа проекта МПА или на отдельном листе согласования. В случае согласования на отдельном листе он должен содержать заголовок следующего содержания "Лист согласования проекта МПА "Наименование (заголовок к тексту)"".

3.5.2.16. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

МПА подписывает руководитель, а в его отсутствие - лицо, его замещающее.

3.5.2.17. Приложения к проекту МПА визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.

Внесение изменений в подписанный МПА не допускается.

3.5.3. Положения, инструкции, административные регламенты

3.5.3.1. Положение - документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Администрации города Ижевска.

3.5.3.2. Инструкция - документ, определяющий порядок осуществления определенных видов деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

3.5.3.3. Административный регламент - документ, устанавливающий сроки и последовательность административных процедур и административных действий должностных лиц Администрации города Ижевска, порядок взаимодействия между структурными подразделениями и должностными лицами Администрации города Ижевска, а также взаимодействие с физическими или юридическими лицами, с другими государственными органами, территориальными органами местного самоуправления в Удмуртской Республике и организациями при исполнении (предоставлении) муниципальной услуги.

3.5.3.4. Административный регламент разрабатывается в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" в целях упорядочения административных процедур и административных действий, обеспечивающих осуществление функций Администрации города Ижевска, эффективную работу его структурных подразделений и должностных лиц.

Положение, инструкция, административный регламент применяются как самостоятельные нормативные правовые акты, которые утверждаются МПА.

3.5.3.5. Порядок подготовки проекта положения, инструкции и административного регламента определяется пунктом 3.4. настоящей Инструкции.

3.5.3.6. Текст проекта положения (инструкции, административного регламента) печатается на стандартном листе бумаги формата А4.

3.5.3.7. Заголовок к тексту положения (инструкции, административного регламента) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ, отвечает на вопрос "Кого?", "Чего?".

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

3.5.3.8. Текст положения (инструкции, административного регламента) может делиться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы и подразделы печатаются через один - три межстрочных интервала от предыдущего текста, пункты - через один или полтора межстрочных интервала, подпункты - через один межстрочный интервал.

Разделы, подразделы, пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами.

3.5.4. Протоколы совещания (заседания)

3.5.4.1. Протокол заседания (совещания) - документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных, совещательных, координационных, экспертных и др. комиссий, совещаний.

3.5.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

3.5.4.3. Протоколы могут издаваться в полной (приложение N 10) или краткой форме (приложение N 11), при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

3.5.4.4. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). Если количество присутствующих превышает 15 человек, во вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

3.5.4.5. Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указывается место работы и должность каждого лица. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

3.5.4.6. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом "О" ( "Об"), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

3.5.4.7. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:)

3.5.4.8. Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов; в последнем случае в тексте протокола делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: "За - ..., против - ..., воздержалось - ...".

3.5.4.9. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

3.5.4.10. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), секретаря, а также инициалы и фамилии присутствовавших лиц.

3.5.4.11. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, после слова ставится двоеточие. Ниже печатаются наименования должностей присутствующих, а справа от наименования должностей - их инициалы и фамилии. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

Присутствовали:

Заместитель начальника И.О. Фамилия

Начальник отдела И.О. Фамилия

Начальник сектора И.О. Фамилия

3.5.4.12. В основной части протокола указывается номер вопроса в соответствии с повесткой дня, содержание вопроса и принятые решения.

3.5.4.13. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ( "Об"), печатается от границы левого поля и подчеркивается одной чертой ниже последней строки на расстоянии не более одного интервала. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

3.5.4.14. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания (совещания).

3.5.4.15. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний экспертной комиссии, протоколы совещаний (заседаний) и др.

3.5.4.16. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения (секретарь комиссии), готовившего рассмотрение вопроса.

3.5.4.17. Принятые решения могут доводиться до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

3.5.4.18. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

- вид документа - ПРОТОКОЛ (слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами, полужирным шрифтом и выравнивается по центру);

- вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру;

- место проведения заседания, совещания - указывается (при необходимости), у кого проводится совещание или в каком месте; печатается через два межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания" и выравнивается по центру;

- дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через два межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита; номер протокола обозначается арабскими цифрами.

3.5.4.19. Основная часть протокола печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

3.5.4.20. Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал.

Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.6. Служебная переписка

3.6.1. Служебные письма в Администрации города Ижевска готовятся:

- во исполнение поручений Главы Удмуртской Республики, Государственного Совета Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, министерств и ведомств Удмуртской Республики;

- как ответы на запросы депутатов всех уровней;

- как исполнение поручений Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска;

- как предоставление информации соисполнителей в ходе подготовки ответов на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

- как инициативные письма.

3.6.2. При оформлении служебных писем используются реквизиты:

1. Герб города Ижевска.

2. Наименование - Администрация города Ижевска; структурное подразделение, наделенное статусом юридического лица.

3. Должность лица, подписавшего документ.

4. Справочные данные об Администрации города Ижевска (структурном подразделении, наделенном статусом юридического лица).

5. Дата документа.

6. Регистрационный номер документа.

7. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта.

8. Адресат.

9. Наименование документа (заголовок к тексту).

10. Текст документа.

11. Отметка о наличии приложений.

12. Подпись должностного лица.

13. Отметка об исполнителе.

14. Виза.

3.6.3. Служебные письма готовят сотрудники Администрации города Ижевска в соответствии с поручениями руководителей Администрации города Ижевска. Служебные письма Администрации города Ижевска оформляются на бланке письма Администрации города Ижевска. Служебные письма структурных подразделений, не наделенных статусом юридического лица, оформляются на бланке письма Администрации города Ижевска. Служебные письма структурных подразделений, наделенных статусом юридического лица, оформляются на бланках писем соответствующих структурных подразделений Администрации города Ижевска.

3.6.4. Ответы на запросы депутатов всех уровней, поступившие в адрес функциональных, территориальных органов (структурных подразделений) Администрации города Ижевска по вопросам полномочий, реализации программ исполнения наказов избирателей либо рассмотрения обращений граждан, готовятся за подписью руководителей структурных подразделений Администрации города Ижевска.

3.6.5. Проекты ответов на запросы Главы Удмуртской Республики, Председателя Правительства Удмуртской Республики, Председателя Государственного Совета Удмуртской Республики, депутатов всех уровней, поступившие в адрес Главы муниципального образования "Город Ижевск", готовятся за подписью Главы муниципального образования "Город Ижевск" с согласованием Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска и Заместителя Главы Администрации города Ижевска по направлению деятельности.

3.6.6. Служебные письма, направляемые в адрес Глав районных администраций города Ижевска, готовятся за подписью Заместителей Главы Администрации города Ижевска по направлению деятельности.

3.6.7. Служебные письма, направляемые в адрес Главы муниципального образования "Город Ижевск", готовятся с согласованием Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска.

3.6.8. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами или резолюцией руководителя, сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.6.9. Тексты ответных писем должны точно соответствовать данным поручениям, поступившим запросам, резолюциям руководства.

3.6.10. К служебным письмам составляется реквизит наименование документа (заголовок к тексту), отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.

3.6.11. В служебных письмах используются фразы этикетного характера "Уважаемый...!" - в начале письма, над текстом и "С уважением," в заключительной части письма, перед подписью; этикетные фразы печатаются исполнителем при подготовке проекта письма.

3.6.12. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ( "Просим предоставить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ( "Администрация города Ижевска не считает возможным...", "Управление предлагает рассмотреть возможность..."), в необходимых случаях служебные письма проходят процедуру визирования заинтересованными должностными лицами.

3.6.13. Служебные письма готовятся в двух экземплярах. Первый экземпляр содержит согласующие подписи и после подписания и регистрации хранится согласно номенклатуре дел в Администрации города Ижевска или в ее структурном подразделении. Второй экземпляр без согласующих подписей направляется адресату.

3.6.14. При подготовке инициативных писем, содержащих просьбы о предоставлении информации, необходимо указывать способ предоставления ответа. В тексте письма способ предоставления оформляется следующим образом:

- Ответ просьба предоставить по электронной почте на адрес ...@izh.ru с последующим предоставлением на бумажном носителе;

- Ответ просьба предоставить по электронной почте на адрес ...@izh.ru без последующего предоставления на бумажном носителе;

- Ответ просьба предоставить на факс (номер) с последующим предоставлением (не предоставлением) на бумажном носителе.

Просьба о форме предоставления информации может быть дополнена просьбой о предоставлении информации в формате используемых в Администрации города Ижевска офисных программ.

3.6.15. Настоящей Инструкцией определяются следующие сроки исполнения документов, исчисляемые в рабочих и календарных днях:

- имеющие в тексте резолюции пометку "Срочно" - в течение 3-х рабочих дней с момента утверждения резолюции;

- имеющие пометку в резолюции "Оперативно" - в течение 10 рабочих дней с момента утверждения резолюции;

- без пометок в резолюции - в течение 30 календарных дней с момента регистрации документа в Администрации города Ижевска.

3.6.16. Если подготовка ответа задерживается по объективным причинам (для выполнения поручения необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер), превышая установленные контрольные сроки, срок рассмотрения письма может быть продлен руководителем, утвердившим резолюцию. Основанием для продления является служебная записка, направляемая руководителю не позднее чем за пять календарных дней до окончания срока подготовки ответа. В служебной записке должна содержаться мотивированная просьба о продлении срока с обязательным указанием фактически проделанной работы, причин продления срока, а также предполагаемого срока, необходимого для завершения исполнения резолюции, но не более чем на один месяц. При получении разрешения на продление срока об этом письменно информируют корреспондента (автора обращения). Общий срок рассмотрения писем (обращений) не может превышать двух месяцев. В некоторых случаях, согласно действующему законодательству, срок может быть увеличен. Информация о продлении срока рассмотрения письма доводится до Управления документационного обеспечения для внесения соответствующей записи в СЭД.

3.6.17. Запросы членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Российской Федерации должны быть исполнены не позднее тридцати календарных дней.

3.6.18. Запросы депутатов Государственного Совета Удмуртской Республики, Городской думы города Ижевска должны быть исполнены в течение десяти рабочих дней. При необходимости проверки и дополнительном изучении вопросов, содержащихся в депутатском запросе, необходимо сообщить об этом депутату в трехдневный срок со дня получения депутатского запроса. Окончательный ответ должен быть представлен не позднее пятнадцати рабочих дней со дня получения депутатского запроса.

3.6.19. Протесты Прокуратуры подлежат рассмотрению в течение десяти календарных дней.

3.6.20. По представлению Прокурора должны быть приняты конкретные меры по устранению допущенных нарушений в течение тридцати календарных дней.

3.6.21. Письменные требования (запросы, поручения) сотрудника Следственного комитета, предъявленные (направленные, данные) при проверке сообщения о преступлении, проведении предварительного расследования или осуществлении других полномочий, обязательны для исполнения незамедлительно или в указанный в требовании (запросе, поручении) срок.

3.6.22. Запросы средств массовой информации должны быть исполнены в течение семи календарных дней. В случае необходимости дополнительного времени для подготовки информации в трехдневный срок представителю средств массовой информации должно быть направлено уведомление о продлении срока.

3.6.23. Если в тексте документа или в резолюции руководителя дата исполнения документа указана с предлогом "до", то сроком исполнения документа считается рабочий день предшествующий указанной в тексте документа (резолюции руководителя) дате.

3.6.24. В случае получения документа исполнителем с истекшим (просроченным) сроком исполнения и невозможностью исполнения документа в вышеуказанные сроки, документ должен быть исполнен в течение одного рабочего дня.

3.6.25. На подпись Главе муниципального образования "Город Ижевск", Первому заместителю Главы Администрации города Ижевска, Заместителям Главы Администрации города Ижевска документы должны быть представлены не менее чем за два рабочих дня до окончания срока исполнения документа.

3.6.26. Проекты служебных документов, переданные в Управление документационного обеспечения для проставления в СЭД отметки об исполнении и передаче на подпись Главе муниципального образования "Город Ижевск", согласование или подписание Первому заместителю Главы Администрации города Ижевска, Заместителям Главы Администрации Ижевска, проверяются в день передачи Управлением документационного обеспечения на соответствие настоящей Инструкции.

4. Организация документооборота

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Движение документов в Администрации города Ижевска с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

4.1.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации города Ижевска, регламентируются настоящей Инструкцией, соответствующими регламентами, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями сотрудников.

4.1.3. В Администрации города Ижевска применяется документооборот как в электронной форме, так и на бумажных носителях.

4.1.4. В документообороте Администрации города Ижевска в соответствии с особенностями технологической обработки выделяются документопотоки: поступающая документация (входящая); отправляемая документация (исходящая); внутренняя документация.

4.1.5. В Администрации города Ижевска введена и действует система электронного документооборота "ДИРЕКТУМ" (СЭД "ДИРЕКТУМ"), с ее помощью прослеживаются маршруты движения документов, и осуществляется ряд функций: прием, регистрация, поиск документов, печать регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК).

4.1.6. Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационный номер документа.

4.1.7. Документооборот в Администрации города Ижевска осуществляется на основе следующих принципов:

- централизация операций по приему и отправке документов;

- организация предварительного рассмотрения поступающих документов;

- исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

- однократность регистрации документов;

- устранение необоснованных согласований проектов документов;

- регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. В Администрации города Ижевска доставка документов осуществляется через отделение связи (почтой, телеграфом), фельдъегерской связью, нарочными, курьерами и уполномоченными представителями различных организаций, с помощью факсимильной и электросвязи, в том числе в СЭД.

4.2.2. Прием, первичная обработка и регистрация корреспонденции осуществляются сотрудниками Управления документационного обеспечения, в структурных подразделениях - сотрудником, уполномоченным руководителем структурного подразделения.

4.2.3. Документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время - на следующий рабочий день.

4.2.4. Документы в электронном виде поступают в Администрацию города Ижевска на официальную электронную почту либо посредством СЭД. Проверка сообщений, поступивших на официальную электронную почту Администрации города Ижевска, осуществляется сотрудником Управления документационного обеспечения не реже трех раз в день, через равные промежутки времени.

4.2.5. Прием документов на бумажных носителях включает: проверку правильности их доставки; проверку целостности упаковки (пакета, конверта); вскрытие конвертов; проверку правильности вложений.

4.2.6. Документы, поступающие в Администрацию города Ижевска (структурные подразделения) на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям.

4.2.7. Сотрудник, принимающий корреспонденцию, проверяет правильность адресования пакетов, сверяет номера на пакетах с номерами, указанными в реестре, после чего расписывается (с указанием своей фамилии) в ее получении в реестре, указывает прописью количество принятых пакетов, дату и время их приема.

4.2.8. Поступившая корреспонденция вскрывается за исключением пакетов с пометками "Лично". Такие пакеты передаются адресату или уполномоченному на то сотруднику.

4.2.9. Без вскрытия направляются письма с отметками "Судебное" и письма, поступившие из судов разных уровней в Юридический отдел Правового управления Администрации города Ижевска. Без вскрытия могут направляться письма в структурные подразделения Администрации города Ижевска с указанием в адресате структурного подразделения Администрации города Ижевска.

4.2.10. Сотрудник, вскрывающий пакет должен убедиться в полном изъятии из него корреспонденции. При вскрытии пакетов проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним.

4.2.11. Сканируются с прикреплением скана конверта к регистрационной карточке при регистрации писем конверты, в которых поступили документы:

- полученные заказной почтой;

- поступившие с просроченным сроком исполнения;

- адрес отправителя которых можно установить только по информации на конверте.

4.2.12. Сохраняются конверты, когда на конверте нет надписи "Лично", а документ носит личный характер.

4.2.13. Прочие конверты не хранятся и не сканируются.

Структурные подразделения Администрации города Ижевска самостоятельно принимают решения о сканировании и хранении конвертов.

4.2.14. Конверты с текстом на иностранном языке без вскрытия передаются в Управление международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска. После перевода документы, вложенные в конверт, в соответствии с положениями настоящей Инструкции могут быть зарегистрированы. Предварительное рассмотрение документов на иностранном языке осуществляется совместно с сотрудниками Управления документационного обеспечения и сотрудниками Управления международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска.

4.2.15. Заказные почтовые отправления передаются в структурные подразделения с конвертом под запись в журнале выдачи корреспонденции.

4.2.16. Письма в Отдел по обращениям граждан Управления документационного обеспечения передаются с конвертами.

4.2.17. В Отдел по обращениям граждан Управления документационного обеспечения передаются конверты, если в конверте заказного письма содержатся документы с обращениями граждан и юридических лиц, а для Отдела документационного обеспечения Управления документационного обеспечения остается копия для сканирования и прикрепления к регистрационной карточке.

4.2.18. Подлинник документа, поступивший вслед за факсограммой, документом, направленным электронной почтой или через СЭД, повторно не регистрируется и сохраняется "В деле" вместе с первоначально зарегистрированным документом.

4.2.19. Документы, поступающие на регистрацию по каналам факсимильной связи, в СЭД и электронной почтой, рассматриваются, регистрируются и направляются руководителям в соответствии с настоящей Инструкцией и распределением полномочий.

4.3. Предварительное рассмотрение документов

4.3.1. Цель предварительного рассмотрения документов - выделение из всего количества поступившей корреспонденции документов:

- поступивших на имя Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска;

- направляемых непосредственно в структурные подразделения;

- направляемых непосредственно ответственным исполнителям.

4.3.2. Результатом предварительного рассмотрения является направление документа на рассмотрение и вынесение резолюции (поручения) Главе муниципального образования "Город Ижевск", Первому заместителю Главы Администрации города Ижевска, Заместителям Главы Администрации города Ижевска, руководителям структурных подразделений в соответствии с установленным в Администрации города Ижевска распределением обязанностей и наделением полномочий.

4.3.3. Документы, адресованные руководителю Администрации города Ижевска, без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются сотрудником Управления документационного обеспечения, а затем направляются руководителю или ответственному исполнителю по полномочиям.

4.3.4. Документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям Администрации города Ижевска или руководителям структурных подразделений передаются в соответствующее структурное подразделение Администрации города Ижевска.

4.3.5. При поступлении поврежденного документа на оборотной стороне его последнего листа в правом нижнем углу ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

4.3.6. В случае несоответствия почтовых вложений (отдельных их листов) или приложений к ним, несовпадении регистрационных номеров, а также неисправимом повреждении документов, составляется Акт об обнаружении недостачи документов (приложение N 12) в трех экземплярах, первый из которых остается в Управлении документационного обеспечения, второй приобщается к поступившему документу, а третий высылается адресанту.

4.3.7. Ошибочно направленные документы возвращаются отправителю или по согласованию с ним пересылаются по назначению в новых пакетах (упаковках) с регистрационными номерами отправителя (без взятия на основной учет) с приложением части пакета отправителя, содержащей все надлежащие пометки.

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Регистрация документов производится после первоначальной обработки и сортировки документов на подлежащие и не подлежащие регистрации.

4.4.2. К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях (приложение N 13).

Структурные подразделения Администрации города Ижевска принимают решение о регистрации таких документов самостоятельно.

4.4.3. После вскрытия пакета документы регистрируются в журнале регистрации входящих документов в СЭД.

4.4.4. При наличии в пакете нескольких документов каждый из них регистрируется за отдельным номером.

4.4.5. Документы передаются на регистрацию только после их предварительного рассмотрения.

4.4.6. В Управлении документационного обеспечения регистрируются входящие письма в адрес Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска и Заместителей Главы Администрации города Ижевска. Корреспонденция, поступающая в структурные подразделения Администрации города Ижевска, регистрируется сотрудником, определенным начальником структурного подразделения.

4.4.7. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

4.4.8. На поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа (при наличии свободного места) проставляется отметка о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа, служащих уникальным идентификатором документа в системе управления документами. При отсутствии свободного места, отметка проставляется в левом нижнем углу оборотной стороны документа. Штамп не должен налагаться на текст документа.

4.4.9. Все поступившие документы и в электронном виде, и на бумажном носителе (в виде электронного образа) вносятся в СЭД "ДИРЕКТУМ". Соответствующие сведения о поступившем документе вносятся в созданную в СЭД регистрационно-контрольную карточку документа (РКК).

4.4.10. Регистрация поступивших в Управление документационного обеспечения до 15.00 документов осуществляется в день поступления, документы, поступившие после 15.00, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день. Уведомления о проведении митингов, шествий, манифестаций, а также ответы на них регистрируются в день получения с проставлением на документе времени его поступления.

4.4.11. В регистрационной карточке должны быть заполнены следующие реквизиты документа:

- корреспондент;

- дата документа (при наличии);

- номер документа (при наличии);

- количество листов основного документа;

- количество листов приложения;

- способ доставки;

- гриф доступа;

- краткое содержание;

- автор резолюции;

- дело;

- журнал регистрации;

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- отметка о постановке документа на контроль;

- срок исполнения документа;

- отметка о постановке на особый контроль.

4.4.12. Особенности заполнения реквизитов в регистрационной карточке

4.4.12.1. При выборе "Корреспондента" следует учитывать, что:

- корреспондент, как правило, уже есть в списке СЭД;

- в списке СЭД корреспондентов корреспондент может быть занесен неоднократно (повторная запись, недействующая запись) - в этом случае следует выбирать (сравнивая с бланком регистрируемого документа) действующую, наиболее полную запись, содержащую полное наименование организации (физического лица), почтовый адрес.

4.4.12.2. При заполнении "Грифа доступа" следует учитывать, что иной, кроме "Общего доступа", гриф ставится только в случае наличия отметки в документе.

4.4.12.3. При заполнении "Краткого содержания" следует учитывать, что:

- орфографические ошибки могут привести к невозможности нахождения документа;

- сокращения должны быть общепринятые, даты вносятся арабскими цифрами;

- краткое содержание должно отражать суть документа (направление - для чего?; информирование - с какой целью? и т.п.), при наличии кадастрового номера он вносится полностью, при наличии адреса вносятся улица и номер дома.

4.4.12.4. При заполнении "Автора резолюции" следует руководствоваться МПА о распределении обязанностей и наделении полномочиями руководителей Администрации города Ижевска.

4.4.12.5. При заполнении "Отметки о постановке на контроль" следует учитывать, что ставить на контроль необходимо письма:

- требующие ответа, полученные от федеральных органов власти, Главы Удмуртской Республики, Государственного Совета Удмуртской Республики, Правительства Удмуртской Республики, правоохранительных органов, депутатов всех уровней, иных юридических и физических лиц;

- требующие ответа на основании резолюции руководителя "Подготовьте ответ", "Направьте ответ" и т.п.

4.4.12.6. Отметка о постановке на "Особый контроль" ставится в случае, если для выполнения документа дается менее 30 календарных дней. Отметка ставится на неконтрольных документах в случае, если они являются приглашениями для участия.

4.4.13. Все зарегистрированные бумажные документы подлежат обязательному сканированию. Электронный образ документа прикрепляется к регистрационной карточке СЭД.

4.4.14. При получении ответного (или дополнительного) документа сотрудник Управления документационного обеспечения (структурного подразделения) по указанному реквизиту добавляет его связь в регистрационной карточке с инициативным письмом, на который поступил ответ (дополнение).

4.4.15. В случае, если корреспондент просит вернуть письмо, переданное на регистрацию в Управление документационного обеспечения:

- возврат зарегистрированного письма возможен только на основании письменного заявления корреспондента и резолюции руководителя, которому адресовано письмо;

- возврат незарегистрированного письма осуществляется в следующем порядке: письмо копируется, на нем представитель корреспондента делает пометку "Письмо возвращено. ФИО, подпись, дата". При наличии отметок в журналах о получении письма, Управлением документационного обеспечения делаются отметки о его возврате.

4.4.16. Вся зарегистрированная Управлением документационного обеспечения корреспонденция направляется Главе муниципального образования "Город Ижевск", Первому заместителю Главы Администрации города Ижевска, Заместителям Главы Администрации города Ижевска, в соответствии с распределением обязанностей и наделением полномочий на рассмотрение.

4.4.17. Документы на рассмотрение могут передаваться в бумажном виде с дополнительным использованием СЭД или только с использованием СЭД.

4.4.18. Документ, пришедший на регистрацию в электронном виде, распечатывается в случаях, когда он передается на рассмотрение Главе муниципального образования "Город Ижевск" или Первому заместителю Главы Администрации города Ижевска, о передаче бумажного документа делается отметка в РКК.

4.4.19. В случае поступления многостраничного документа в электронном виде (свыше 10 листов), имеющего сопроводительное письмо, для Главы муниципального образования "Город Ижевск" и Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, распечатывается сопроводительное письмо (в РКК делается отметка).

4.4.20. Документы, пришедшие на регистрацию в бумажном виде и направленные с использованием СЭД по полномочиям для рассмотрения Заместителям Главы Администрации города Ижевска, хранятся в Управлении документационного обеспечения. В случае утверждения неконтрольной резолюции Заместителей Главы Администрации города Ижевска, бумажный документ передается в структурное подразделение Администрации города Ижевска. В случае утверждения контрольной резолюции - документы для подготовки ответа за подписью Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска остаются в Управлении документационного обеспечения для последующего (после исполнения) направления документа "в дело". В регистрационной карточке делается отметка о местонахождении документа.

4.4.21. Контрольные документы, в том числе поставленные на контроль согласно резолюциям Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска, распечатываются и хранятся в папке "Контроль" в Управлении документационного обеспечения. При закрытии "в дело" входящие документы приобщаются к исходящим документам и направляются "в дело".

4.4.22. Передача зарегистрированных Управлением документационного обеспечения документов в бумажном виде осуществляется под роспись в журнале учета выдачи документов.

4.4.23. Письма одинакового содержания, поступившие одновременно на имя двух или более руководителей, направляются в один адрес согласно полномочиям руководителей Администрации города Ижевска.

4.5. Рассмотрение документов Главой муниципального образования "Город Ижевск", Первым заместителем Главы Администрации города Ижевска, Заместителями Главы Администрации города Ижевска

4.5.1. Поступившая корреспонденция рассматривается в течение трех рабочих дней.

4.5.2. По результатам рассмотрения дается поручение (резолюция).

4.5.3. Типовые резолюции:

- "Срочно", "Незамедлительно", "Оперативно" - резолюции, используемые дополнительно к резолюциям, в которых содержится поручение и сокращающие срок исполнения;

- "Дайте ответ" - исполнитель должен самостоятельно ответить;

- "Для сведения" - ответ не требуется;

- "Для рассмотрения и подготовки ответа" - исполнитель готовит проект ответа от имени автора резолюции и представляет ему на подпись завизированный проект ответа до истечения времени, отведенного на исполнение документа;

- "Для работы" - исполнитель самостоятельно в соответствии с документом определяет необходимость подготовки ответа, исполнения работ;

- "Для работы по полномочиям" - каждый из соисполнителей самостоятельно в соответствии с документом определяет необходимость подготовки ответа, исполнения работ.

4.5.4. Резолюция (поручение) должна содержать:

- фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей);

- поручение по документу;

- срок исполнения;

- подпись автора резолюции с расшифровкой и датой.

4.5.5. Исполнение документа может быть поручено как одному, так и нескольким исполнителям.

4.5.6. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, основным (ответственным) исполнителем является лицо, после фамилии которого стоит отметка "Отв." или "Свод". Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы. В случае отсутствия в поручении основного (ответственного) исполнителя, каждый исполнитель направляет ответ корреспонденту в соответствии с наделенными полномочиями.

4.5.7. При наличии ответственного (основного) исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременное представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.) для подготовки ответа. В случае отсутствия такого срока, исполнители обязаны не позднее 5 рабочих дней до истечения срока исполнения документа (письма, обращения) представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.

4.5.8. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

4.5.9. При завершении работы с проектом документа его визирует ответственный (основной) исполнитель.

4.5.10. Ответственный (основной) исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за соблюдение сроков исполнения, качество подготовки и оформления документов.

4.5.11. Резолюция (поручение) может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.

4.5.12. Если поручение относится к незарегистрированному в Администрации города Ижевска документу, то поручение регистрируется в СЭД Управлением документационного обеспечения как отдельный документ с приложением к нему незарегистрированного документа.

4.6. Организация работы с исходящими документами

4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в Администрации города Ижевска правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Администрации города Ижевска (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение - исполнителя документа.

4.6.2. Проекты документов Администрации города Ижевска готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

4.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления проекта документа, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

4.6.4. Проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости сотрудниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре документа или на листе согласования.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные Главой муниципального образования "Город Ижевск", Первым заместителем Главы Администрации города Ижевска, Заместителями Главы Администрации города Ижевска, передаются в Управление документационного обеспечения. Документы, подписанные руководителем структурного подразделения, передаются ответственному сотруднику.

4.7.2. Регистрация исходящих документов, поступивших в Управление документационного обеспечения до 15.00, осуществляется в день поступления в Управление, документы, поступившие после 15.00, могут быть зарегистрированы на следующий рабочий день.

4.7.3. Сотрудники Управления документационного обеспечения (ответственный сотрудник структурного подразделения) осуществляют проверку правильности оформления документа:

- использование утвержденного бланка;

- правильность адресования;

- наличие ссылки на исходящий номер и дату документа;

- наличие почтового адреса или иного адреса (в соответствии с настоящей Инструкцией);

- наличие отметки о приложении;

- наличие подписи;

- наличие отметки об исполнителе;

- наличие всех листов в документе и всех приложений с указанием количества листов;

- соответствие количества экземпляров количеству адресатов (если документ направляется в бумажном виде).

4.7.4. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

4.7.5. Проект документа, оформленный с нарушениями настоящей Инструкции, возвращается на доработку исполнителю проекта документа. Несоответствия отмечаются сотрудником Управления документационного обеспечения в тексте документа карандашом.

4.7.5.1. Возврат на доработку оформляется в СЭД созданием задачи, в которой сообщается причина со ссылками на конкретные пункты настоящей Инструкции и идентификационные сведения о документе. Задача направляется исполнителю документа и руководителю структурного подразделения - исполнителя.

4.7.5.2. Возвращение документов на доработку не является уважительной причиной нарушения срока исполнения.

4.7.6. После проверки документы регистрируются, сканируются, их электронные образы прикрепляются к РКК.

4.7.7. Для контроля исполнения и местонахождения документа в СЭД - дополнительные запросы, ответы, информация и другие письма связываются между собой.

4.7.8. Регистрация документов-ответов осуществляется через РКК инициативных документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива в СЭД.

4.7.8. Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле Администрации города Ижевска (структурного подразделения).

4.7.9. Второй экземпляр (копия) документа с визами и приложениями, в соответствии с номенклатурой дел, подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом).

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправляемые документы передаются посредством почтовой (курьерской) и электросвязи.

4.8.2. Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется Управлением документационного обеспечения (ответственным сотрудником структурного подразделения) в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 г. N 234, документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 г. N 222.

4.8.3. Простые почтовые отправления используются для пересылки ответных и инициативных писем (справки, извещения, запросы и т.д.).

4.8.4. Заказные почтовые отправления используются для пересылки гербовых бланков, запросов в иностранные государства, документов с отметкой "Для служебного пользования" ( "ДСП") и т.п. Вид отправки определяется исполнителем.

4.8.5. На отправляемую заказную корреспонденцию составляется реестр, который затем дополняется квитанциями почтового отделения связи об отправке корреспонденции.

4.8.6. Письма на иностранных языках подлежат регистрации в Управлении документационного обеспечения только при наличии перевода, подготовленного Управлением международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска.

4.8.7. Оформление конверта на иностранном языке осуществляется специалистом Управления международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска.

4.8.8. С помощью средств электросвязи осуществляется передача телефонограмм, электронных сообщений, документов, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота.

4.8.9. Запрещается передача с помощью средств электросвязи документов, имеющих грифы секретности и пометку "Для служебного пользования".

4.8.10. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или на следующий рабочий день.

4.8.11. Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который подшивается в дело вместе с исполненным документом.

Не требуется наличие второго экземпляра служебных писем внутренней переписки (служебные записки, отчет об исполнении протокольных поручений, телефонограммы, факсы, справки и др.).

4.8.12. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки. Список рассылки подписывается исполнителем.

4.8.13. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе, в случае отправки документа по факсимильной связи, электронной почте, через СЭД, принимает исполнитель.

4.8.14. Документы, отправляемые одному адресату, могут вкладываться в один конверт.

4.8.15. Структурное подразделение, подготовившее проект ответа, вправе самостоятельно осуществить отправку документа. В этом случае способ отправки указывается в РКК и документ передается исполнителю.

4.8.16. При отправке документа в СЭД на экземпляре отправляемого документа ставится отметка "Д".

4.8.17. Ответы в прокуратуры районов города Ижевска, направленные почтой (нарочным), дублируются направлением по электронной почте. На письмах ставится отметка ЭП - электронная почта.

4.8.18. После отправки документа, подготовленного в порядке инициативы, на втором экземпляре Управлением документационного обеспечения карандашом делается отметка о способе отправки (ЭП - электронная почта; П - почта; Д-СЭД) и возвращается исполнителю.

4.8.19. В случае если зарегистрированный документ находится на контроле в Управлении документационного обеспечения, после отправки документа, подготовленного как ответное, второй экземпляр приобщается к зарегистрированному документу и направляется в дело.

4.8.20. В случае если зарегистрированный документ находится у исполнителя, после отправки документа, подготовленного как ответное, второй экземпляр передается исполнителю с отметкой о способе отправки.

4.8.21. Запрещается передавать, пересылать, сообщать адресатам содержание неподписанных проектов ответов.

4.8.22. Пересылка документов Администрации города Ижевска производится сотрудником Управления документационного обеспечения только при наличии подписанного и зарегистрированного документа.

4.8.23. Администрацией города Ижевска могут заключаться соглашения об обмене документами в СЭД. При наличии соглашений передача документов осуществляется в соответствии с их условиями.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

4.9.2. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания.

4.9.3. Подготовка и прохождение стадий согласования и подписания МПА производится в соответствии с порядком подготовки и согласования проектов МПА, разрабатываемых Администрацией города Ижевска.

4.9.4. Сроки подготовки протоколов заседаний, способ доведения принятых решений регламентируются положениями о проведении заседаний, совещаний. Регистрация и хранение протоколов осуществляется в структурных подразделениях, назначенных ответственными за ведение протоколов.

4.9.5. Порядок подготовки, согласования и подписания договоров, соглашений осуществляется в соответствии с требованиями соответствующих нормативных правовых актов Российской Федерации.

4.9.6. Регистрация и формирование в дела договоров, соглашений осуществляется в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

4.9.7. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через сотрудников, назначенных ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении.

4.10. Порядок обработки и учета иностранной корреспонденции

4.10.1. Вся поступающая корреспонденция с текстом на иностранном языке передается в Управление международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска. После перевода документы, в соответствии с положениями настоящей Инструкции, могут быть зарегистрированы. Предварительное рассмотрение осуществляется совместно с сотрудниками Управления документационного обеспечения и сотрудниками Управления международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска.

4.10.2. Проекты документов на иностранном языке за подписью Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города готовятся исполнителем в соответствии с настоящей Инструкцией. Дополнительно ко второму экземпляру документа прикладывается перевод, завизированный исполнителем и сотрудником Управления международных, региональных связей и протокола Администрации города Ижевска.

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

4.11.1. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в делопроизводстве.

4.11.2. Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в Администрацию города Ижевска и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

4.11.3. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются Управлением документационного обеспечения и представляются руководству Администрации города Ижевска в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

4.11.4. Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

4.11.5. За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

4.11.6. При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

5. Документальный фонд Администрации города Ижевска

5.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

5.1.1. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

5.1.2. Номенклатура дел является основой формирования документального фонда Администрации города Ижевска. Документальный фонд Администрации города Ижевска - совокупность документов, образующихся в процессе ее деятельности. Документальный фонд Администрации города Ижевска составляют документы, созданные в Администрации города Ижевска и полученные ею в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

5.1.3. Ответственность за составление номенклатуры дел, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на Управлении документационного обеспечения; в структурных подразделениях Администрации города Ижевска - на ответственном сотруднике.

5.1.4. Номенклатура дел составляется на основе изучения Устава города Ижевска, положений о структурных подразделениях, штатных расписаний, планов и отчетов о работе, перечней документов с указанием сроков их хранения и других документов, регламентирующих деятельность Администрации города Ижевска и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в ее деятельности.

5.1.5. Номенклатура дел структурного подразделения составляется (не позднее 15 ноября текущего года) сотрудником, ответственным за делопроизводство, при методической помощи Управления документационного обеспечения, ЦЭК, подписывается руководителем подразделения и представляется в Управление документационного обеспечения для составления сводной номенклатуры дел Администрации города Ижевска.

Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел и представляет ее в Управление документационного обеспечения.

5.1.6. Номенклатура дел Администрации города Ижевска (приложение N 14) составляется Управлением документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи ЦЭК.

Номенклатура дел Администрации города Ижевска подписывается начальником Управления документационного обеспечения, сотрудником, ответственным за архив, согласовывается ЦЭК, Межведомственной экспертно-проверочной методической комиссией (далее - ЭПМК) Комитета по делам архивов при Правительстве УР и утверждается Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города Ижевска. Согласовывается номенклатура дел с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР не реже одного раза в 5 лет, если не было изменений в функциях и структуре Администрации города Ижевска.

5.1.7. После утверждения номенклатуры дел Администрации города Ижевска, структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

5.1.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

5.1.9. Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации города Ижевска.

5.1.10. Номенклатура дел печатается в четырех экземплярах.

Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел Управления документационного обеспечения. Второй используется в Управлении документационного обеспечения в качестве рабочего. Третий направляется в Управление по делам архивов Администрации города Ижевска. Четвертый - сотруднику, ответственному за архив в Администрации города Ижевска (структурном подразделении). Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства в электронном виде.

5.1.11. Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений, разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

5.1.12. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города Ижевска.

5.1.13. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

5.1.14. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации города Ижевска цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 01-05, где 01 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускает употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ( "разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, распоряжения и т.д.); название Администрации города Ижевска или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении аттестации и установлении квалификации (акты, протоколы заседаний)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами последние не перечисляются, например:

Переписка с учреждениями и организациями по административно-хозяйственной деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Государственной финансовой академией при Правительстве Российской Федерации по вопросам подготовки кадров

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой план финансовых мероприятий

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющее содержание заголовка дела.

В электронных документах в заголовок дела необходимо включать указание "Электронный документ", например:

Переписка об административно-хозяйственном обслуживании. Электронные документы

В базе данных, в графе "Заголовок дела" указывают: полное и краткое наименование базы данных, особенности ее построения (документно-ориентированная, объектно-ориентированная, геоинформационная система и т.д.), основное содержание хранимой информации, например:

База данных "Списки рассылки..." (объектно-ориентированная БД, содержащая справочные сведения о корреспондентах для рассылки информационных материалов)

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года, когда дела полностью сформированы и известен их объем (количество листов в деле).

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2016 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, об утрате дел и др.

В электронном документе в графе "Примечание" указывают: место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся; Ф.И.О. ответственного за сохранность информации; Ф.И.О. ответственного за резервное копирование.

Например: F:\Для обмена\Шихарев\Выступление.doc; ответственный - Шихарев Р.Г.; резервное копирование - Шихарев Р.Г.

У электронных образов документов в графе "Примечание" указывают: отметку "ЭД", место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся; Ф.И.О. ответственного за сохранность информации; Ф.И.О. ответственного за резервное копирование.

Например: ЭД; сервер <1832-АПП 016>, ответственный - Ваганов М.А.; резервное копирование - отдел информатизации.

В базе данных в графе "Примечание" указывают: отметку "ЭД", место хранения электронных документов, вид носителя, на которых они хранятся; Ф.И.О. ответственного за сохранность информации; Ф.И.О. ответственного за резервное копирование.

Например: ЭД; сервер <1832-АПП 016>, ответственный - Ваганов М.А.; резервное копирование - отдел информатизации.

5.1.15. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

5.1.16. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел.

5.1.17. В структурных подразделениях Администрации города Ижевска, являющихся самостоятельным источником комплектования архивного отдела Управления по делам архивов, процедура разработки, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел идентична процедуре разработки, оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел Администрации города Ижевска.

5.2. Формирование дел и их текущее хранение

5.2.1. Формирование, оформление дел

5.2.1.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела формируются в Администрации города Ижевска, как правило, децентрализовано, т.е. в структурных подразделениях.

5.2.1.2. Формированием дел занимаются сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

5.2.1.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок (со дня, следующего после исполнения документа) сдаваться исполнителем ответственному за делопроизводство структурного подразделения для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.1.4. Контроль правильного формирования дел осуществляется ответственным за архив.

5.2.1.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);

- не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

- по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "ТОМ 1", "ТОМ 2" и т.д.

5.2.1.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки, премирование и т.д.), группируются в самостоятельные дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления. Перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года. Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭД.

Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Все электронные документы подлежат хранению на персональном компьютере администратора безопасности информации Администрации города Ижевска, в структурных подразделениях - на персональных компьютерах ответственных сотрудников.

После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

5.2.1.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

5.2.1.8. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях, при методической помощи и под контролем Управления документационного обеспечения и ЦЭК.

5.2.1.9. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме, нумерацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела, подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

5.2.1.10. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (приложение N 15). На обложке дела указываются реквизиты: наименование органа, наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела. На обложке дела должно быть предусмотрено место для наименования муниципального архива.

5.2.1.11. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование представительного органа указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение из номенклатуры дел; заголовок дела - переносится из номенклатуры дел, согласованной с ЭПМК по делам архивов при Правительстве УР, при необходимости уточняется; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датами дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Датой приложения к делу, сформированному в отдельный том, является дата регистрации основного документа, приложение к которому помещено в этот том. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

5.2.1.12. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым графическим карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.

5.2.1.13. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела (приложение N 16). В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов дела, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

5.2.1.14. Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности представительного органа, с указанием сроков хранения.

5.2.1.15. На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".

5.2.1.16. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.2.1.17. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.) составляется внутренняя опись документов дела (приложение N 17).

5.2.1.18. Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

5.2.1.19. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

5.2.1.20. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

5.2.1.21. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дела к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

5.2.1.22. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, пересистематизацию документов в деле не проводят, листы дела не нумеруют, заверительные надписи не составляют.

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве УР (до этого он проставляется карандашом).

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

5.2.2. Организация оперативного хранения документов

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ: создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел; размещение дел; проверка наличия и состояния документов и дел; соблюдение порядка выдачи дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

5.2.2.1. Дела со дня их заведения до передачи в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) или на уничтожение хранятся по месту их формирования.

Дела структурных подразделений передаются в архив Администрации города Ижевска по письменному запросу начальника Управления документационного обеспечения.

5.2.2.2. Руководители структурных подразделений и ответственные за ведение делопроизводства несут ответственность за сохранность документов и дел в подразделении.

5.2.2.3. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

5.2.2.4. Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене ответственных за ведение дел, при реорганизации и ликвидации Администрации города Ижевска или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра.

Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел. В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

5.2.2.5. Выдача дел во временное пользование другим подразделениям производится лицом, ответственным за делопроизводство, с разрешения руководителя. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под роспись. На выданное дело заводится карточка-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

5.2.2.6. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

5.2.2.7. Во взятых из архива Администрации города Ижевска делах запрещается делать какие-либо пометки и подчеркивания, проводить изъятие документов.

5.2.2.8. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска по актам.

Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении в структурном подразделении, временно требуются сотруднику, они могут быть выданы из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

5.2.2.9. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Заместителя Главы Администрации - Руководителя аппарата Администрации города Ижевска (руководителя структурного подразделения, наделенного статусом юридического лица) с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

5.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

5.3.1. Документы Администрации города Ижевска являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным архивным агентством, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в архивный отдел Управление по делам архивов Администрации города Ижевска как часть Архивного фонда Удмуртской Республики.

5.3.2. Для хранения документов, относящихся к муниципальной собственности, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на постоянное хранение Администрация города Ижевска образует архив.

5.3.3. Подготовка документов к передаче на хранение в архив Администрации города Ижевска включает работу Управления документационного обеспечения и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

5.3.4. Экспертиза ценности документов

5.3.4.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Удмуртской Республики.

5.3.4.2. Экспертиза ценности документов в Администрации города Ижевска на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив.

5.3.4.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Администрации города Ижевска создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК) и, при необходимости, экспертные комиссии (ЭК) в структурных подразделениях.

5.3.4.4. В состав ЭК могут быть включены представители Управления документационного обеспечения.

5.3.4.5. Состав экспертной комиссии утверждается приказом руководителя структурного подразделения.

5.3.4.6. Функции и права ЦЭК (ЭК), а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города Ижевска (ЭК - руководителем структурного подразделения). Положение о ЦЭК (ЭК) до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики.

5.3.4.7. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации города Ижевска; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

5.3.4.8. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК (ЭК).

Экспертизе ценности подвергаются также электронные документы (ЭД). Экспертиза ЭД проводится по тому же принципу, что и экспертиза документации на традиционных носителях.

5.3.4.9. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

5.3.5. Составление описей дел

5.3.5.1. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

5.3.5.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения (приложение N 20), дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу (приложение N 18). На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

5.3.5.3. В Администрации города Ижевска в структурных подразделениях описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под методическим руководством Управления документационного обеспечения и ЦЭК (ЭК структурного подразделения). По этим описям документы сдаются в архив.

5.3.5.4. Опись дел структурного подразделения составляется по установленной форме ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) через два года после завершения дел в делопроизводстве (приложение N 19). На основании описей дел структурных подразделений Управление документационного обеспечения составляет сводные описи дел Администрации города Ижевска.

5.3.5.5. Структурные подразделения Администрации города Ижевска, являющиеся самостоятельными источниками комплектования архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, готовят сводную опись дел своих структурных подразделений, по которой сдают дела в архив структурного подразделения.

5.3.5.6. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи; индекс дела; заголовок дела; крайние даты; срок хранения дела; количество листов.

5.3.5.7. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером; порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

5.3.5.8. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения), а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

5.3.5.9. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 21) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК Администрации города Ижевска (ЭК структурного подразделения) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются руководителем только после утверждения ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики описей дел постоянного хранения; после этого Администрация города Ижевска (структурное подразделение) имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

5.3.6. Подготовка и передача документов в архив

5.3.6.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение предусматривает экспертизу ценности документов, оформление дел, составление описей дел по результатам экспертизы их ценности, составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

5.3.6.2. В архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с начальниками структурных подразделений, ответственным за архив и утвержденному Заместителем Главы Администрации - Руководителем аппарата Администрации города Ижевска (структурного подразделения).

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

5.3.6.3. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) ответственным за архив предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации города Ижевска (структурного подразделения). Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.

5.3.6.4. Прием каждого дела производится ответственным за архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема - передачи дел, а также подписи ответственного за архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) и лица, передавшего дела.

5.3.6.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации города Ижевска (структурного подразделения) лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Администрации города Ижевска (структурного подразделения) независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

6. Особенности работы с электронными документами

6.1. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь необходимый набор реквизитов для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

6.2. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных на бумажном носителе.

6.3. При составлении номенклатуры дел в заголовок дела включается указание "Электронные документы".

6.4. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке, в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.5. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании утвержденного акта.

Особенности работе с электронными документами установлены Регламентом работы в системе электронного документооборота в Администрации города Ижевска, утвержденным Распоряжением Главы Администрации г. Ижевска от 31.03.2015 г. N 79.

7. Работа исполнителя с документами

7.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Ижевска

7.1.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях Администрации города Ижевска осуществляется на основании поручений по исполнению документов Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска, руководителя структурного подразделения, иных должностных лиц.

7.1.2. Структурное подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки (в день их рассмотрения соответствующим руководителем или на следующий рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.1.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюцией Главы муниципального образования "Город Ижевск", Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города, передаются исполнителям только после их рассмотрения руководителем структурного подразделения.

7.1.4. Руководители структурных подразделений обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением по существу вопросов и своевременным направлением ответа.

7.1.5. При получении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения и накладывает резолюцию.

7.1.6. Срочные документы выполняются в первую очередь.

7.1.7. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

7.1.8. Если документ (письмо, обращение), направленное на рассмотрение, не относится к полномочиям структурного подразделения, руководитель структурного подразделения обязан в течение 3-х рабочих дней вернуть это обращение автору резолюции с обоснованием невозможности исполнения поручения.

7.1.9. На ответственных за делопроизводство возлагается выполнение следующих обязанностей:

7.1.9.1. ежедневное получение в Управлении документационного обеспечения корреспонденции в бумажном виде, в СЭД корреспонденции в электронном виде, ведение учета и обеспечение сохранности корреспонденции;

7.1.9.2. систематическое информирование руководителя подразделения о состоянии исполнения документов и поручений в подразделении;

7.1.9.3. своевременное предоставление в Управление документационного обеспечения находящихся на контроле проектов документов в бумажном виде;

7.1.9.4. формирование и ведение дел текущего архива подразделения в соответствии с номенклатурой дел подразделения и с учетом требований, указанных в настоящей Инструкции;

7.1.9.5. хранение и выдача во временное пользование документов и дел из текущего архива подразделения служащим для работы;

7.1.9.6. организация справочной работы по вопросам прохождения и исполнения документов в подразделении, инструктаж и консультирование сотрудников подразделения по вопросам делопроизводства при методической помощи Управления документационного обеспечения, Центральной экспертной комиссии Администрации города Ижевска (ЦЭК);

7.1.9.7. получение во временное пользование документов из архива Управления документационного обеспечения, архивного отдела Управления по делам архивов Администрации города Ижевска, возвращение их по истечении сроков использования;

7.1.9.8. ежегодное уточнение номенклатуры дел подразделения для внесения изменений и дополнений в номенклатуру Администрации города Ижевска;

7.1.9.9. проведение экспертизы ценности документов подразделения, оформление дел постоянного и временного хранения;

7.1.9.10. составление описи дел на оформленные дела постоянного, временного хранения для подготовки описи дел Администрации города Ижевска;

7.1.9.11. ежегодное осуществление отбора документов и дел временного срока хранения для уничтожения по истечении срока хранения.

7.1.10. При работе с документами в структурных подразделениях необходимо руководствоваться следующими требованиями:

7.1.10.1. сотрудники, работающие с документами, несут ответственность за соблюдение настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов;

7.1.10.2. сведения, содержащиеся в документах, используются только в служебных целях и в пределах полномочий;

7.1.10.3 ошибочно поступившая в подразделение корреспонденция незамедлительно возвращается в Управление документационного обеспечения;

7.1.10.4. при утрате (порче) служебных документов, ответственный за делопроизводство и сотрудник, за которым числится утраченный документ, при участии сотрудника Управления документационного обеспечения составляют акт. Акт подписывается руководителем подразделения и направляется для рассмотрения Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата Администрации города Ижевска;

7.1.10.5. не разрешается вносить в поступившие и зарегистрированные документы какие-либо правки, пометки делаются только карандашом;

7.1.10.6. передача информации по устным запросам представителям средств массовой информации осуществляется через сотрудников Информационно-аналитического управления Администрации города Ижевска;

7.1.10.7. документ, помещенный "в дело", может быть с разрешения руководителя подразделения временно изъят с обязательным вложением "в дело" листа-заместителя, в котором указывается, по чьему разрешению, когда и кем документ изъят;

7.1.10.8. в случае ликвидации подразделения дальнейшее место хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством.

7.1.11. Сотрудники структурных подразделений, ответственные за подготовку ответа (проекта ответа), в процессе исполнения документа осуществляют:

- сбор и обработку необходимой информации;

- подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением правил документирования, установленных в Администрации города Ижевска;

- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;

- доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезной корректировки проекта документа проводится его повторное согласование);

- определение способа отправки документа;

- в необходимых случаях - подготовку списка (указателя) рассылки документа;

- представление проекта документа на подпись (утверждение, согласование) руководству;

- определение необходимого количества экземпляров документа (тиражирование).

7.1.12. Документы в Городскую думу города Ижевска направляются подписанным бумажным экземпляром с сопроводительным письмом.

7.2. Организация работы с документами помощников Главы муниципального образования "Город Ижевск", сотрудников, в чьи обязанности входит документационное обеспечение деятельности Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска

7.2.1. На помощников Главы муниципального образования "Город Ижевск", сотрудников, в чьи обязанности входит документационное обеспечение деятельности Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска, Заместителей Главы Администрации города Ижевска, возлагается выполнение следующих обязанностей:

- ежедневное получение в Управлении документационного обеспечения корреспонденции в бумажном виде, ведение учета корреспонденции и обеспечение ее сохранности;

- принятие на рассмотрение документов, поступающих в СЭД;

- информирование руководителя о документах, требующих срочного рассмотрения;

- подготовка проектов резолюций;

- проверка на соответствие настоящей Инструкции поступающих на подпись руководителю документов;

- возврат подготовленных с нарушениями настоящей Инструкции документов;

- своевременное предоставление в Управление документационного обеспечения рассмотренных руководителем документов;

- возврат (информирование) в течение одного рабочего часа ошибочно поступившей корреспонденции в Управление документационного обеспечения;

- возврат нерассмотренных руководителем бумажных документов в Управление документационного обеспечения для оформления передачи замещающему на период командировок, отпусков, болезни руководителю;

- внесение в СЭД резолюции в редакции, утвержденной руководителем.

8. Контроль исполнения документов

8.1. Система контроля в Администрации города Ижевска включает в себя:

- постановку на контроль зарегистрированных документов;

- контроль за исполнением документов руководителями структурных подразделений;

- систематическое информирование руководителя подразделения о ходе исполнения документов ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях;

- направление напоминаний о сроках исполнения документов исполнителям сотрудниками Управления документационного обеспечения;

- рассмотрение информации о нарушениях сроков исполнения документов и поручений на Комиссии по подведению итогов работы Администрации города Ижевска.

8.2. Отсутствие напоминаний Управления документационного обеспечения не является основанием для неисполнения документа в установленные сроки.

8.3. Управление документационного обеспечения ежемесячно готовит информацию о нарушениях сроков исполнения, находившихся на контроле документов, и представляет Заместителю Главы Администрации - Руководителю аппарата Администрации города Ижевска для рассмотрения на Комиссии по подведению итогов работы Администрации города Ижевска.

8.4. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены все поставленные в нем вопросы и результаты его рассмотрения сообщены заинтересованным организациям и лицам или проведено другое документированное подтверждение исполнения. Документы, содержащие несколько поручений с различными сроками исполнения, снимаются с контроля раздельно по каждому поручению.

8.5. Снятие документа с контроля осуществляет автор резолюции подписанием документа или направлением его "в дело". Исполнитель может обратиться письменно к автору резолюции о снятии документа с контроля.

8.6. При снятии документа с контроля, сотрудником, ответственным за делопроизводство, в СЭД делается отметка об исполнении документа (дата фактического исполнения, количество направленных в дело листов).

Согласовано Протокол ЦЭК Администрации города Ижевска от 19.07.2017 г. N 4

Согласовано Протокол ЭПМК Комитета по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики от 04.08.2017 г. N 7

Приложение N 1
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка постановления
Главы муниципального образования "Город Ижевск"

Формат А4 (210 297 мм)

                    Глава муниципального образования

                             "город Ижевск"

                             Постановление

_____________                                                     N______

Приложение N 2
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка распоряжения
Главы муниципального образования "Город Ижевск"

Формат А4 (210 297 мм)

                    Глава муниципального образования

                             "город Ижевск"

                              Распоряжение

_____________                                                     N______

Приложение N 3
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка постановления
Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

                       Администрация города Ижевска

                             Постановление

_____________                                                     N______

Приложение N 4
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка распоряжения
Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

                       Администрация города Ижевска

                              Распоряжение

_____________                                                     N______

Приложение N 5
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка распоряжения
Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

                         Первый заместитель главы

                       Администрация города Ижевска

                              Распоряжение

_____________                                                     N______

Приложение N 6
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка приказа
Первого заместителя Главы Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

                         Первый заместитель главы

                       Администрация города Ижевска

                                 Приказ

_____________                                                     N______

Приложение N 7
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка приказа Заместителя
Главы Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

             Заместитель главы Администрации города Ижевска

                                 Приказ

_____________                                                     N______

Приложение N 8
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка письма
Главы муниципального образования "Город Ижевск" на английском языке

Формат А4 (210 297 мм)

                       Head of the city of izhevsk

            276, Pushkinskaya st., Izhevsk, Udmurt Republic,

                      426 070, Russian Federation,

             tel. 7 /3412/ 41-41-15, fax: 7 /3412/ 41-41-63

                 e-mail: org@izh.ru, http://www.izh.ru/

__________________ N _________
to N __________ from ____________

Приложение N 9
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма бланка письма
Администрации города Ижевска

Формат А4 (210 297 мм)

Администрация города Ижевска		Иж кар Администраци

               Пушкинская ул., д. 276, г. Ижевск, 426070,

               тел. (3412) 41-41-43 факс: (3412) 41-41-41,

                 е-mail: main@izh.ru, httр://www.izh.ru

		N
на N		от

Приложение N 10
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Образец
оформления протокола в полной форме

Формат А4 (210 297 мм)

Протокол
(вид заседания (совещания))

"___" __________ ____ г.                                           N ____

Председатель - Фамилия И.О., наименование должности;

Секретарь - Фамилия И.О., наименование должности;

Присутствовали: - Фамилия И.О. присутствовавших.

Повестка дня:

1. Об организации работы ...

2. Об исполнении ...

1. Слушали:

Фамилия И.О. - Об организации работы ...

Выступили:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

1. Информацию об организации работы... принять к сведению.

2. Продолжить работу по...

2. Слушали:

Фамилия И.О. - Об организации работы ...

Выступили:

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Фамилия И.О. - краткая запись выступления.

Постановили:

1. Информацию об организации работы... принять к сведению.

2. Продолжить работу по...

Председатель,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Секретарь,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Приложение N 11
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Образец
оформления протокола краткой формы

Формат А4 (210 297 мм)

Протокол
(вид заседания (совещания))

"__" ______________ г.                                              N ___

Председатель - Фамилия И.О., наименование должности

Секретарь - Фамилия И.О., наименование должности

Присутствовали: 30 человек (список прилагается)

Повестка дня:

I. Об утверждении ...

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Утвердить ...

2. Обязать ...

II. О разработке ...

(Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия, Фамилия)

1. Поручить...

Председатель,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Секретарь,

наименование должности     подпись     И.О. Фамилия

Приложение N 12
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Образец оформления Акта
об обнаружении недостачи документов

Формат А4 (210 297 мм)

                       Администрация города Ижевска

Акт

"____"_______20___                                                  N ___

Об обнаружении недостачи документов

     Мы нижеподписавшиеся _______________________________________________

                       Фамилия И.О., должность (не менее 3-х сотрудников)

_________________________________________________________________________

________________________________________________________________________,

при вскрытии почтового отправления, полученного _________________________

                                                          дата

от ______________________________________________________________________

                  наименовании организации-отправителя

обнаружили отсутствие ___________________________________________________

                                указать отсутствующие документы

________________________________________________________________________.

Место составления: г. Ижевск, ул. Пушкинская, д. 276, каб. ______________

                                                           Номер кабинета

                                            Подпись, ФИО

                                            Подпись, ФИО

                                            Подпись, ФИО

Приложение N 13
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Перечень документов, не подлежащих регистрации

Регистрации в Управлении документационного обеспечения не подлежат следующие документы:

- из органов судебной власти и иные документы от физических и юридических лиц, связанные с рассмотрением дел в судах (повестки, определения, исковые заявления, досудебные претензии, требования и т.д.) - направляются в Юридический отдел Правового Управления Администрации города Ижевска;

- из организаций с вложением счетов, накладных, счет-фактур, актов сверки при указании плательщика Администрация города Ижевска - направляются в Управление бухгалтерского учета и отчетности Администрации города Ижевска;

- личные заявления руководителей муниципальных учреждений, муниципальных служащих и работников о приеме, переводах, увольнении, предоставлении отпусков, выплате материальной помощи, предоставлении единовременной выплаты к отпуску, направлении в служебные командировки и т.д., в том числе служебные записки руководителей об установлении ежемесячных, дополнительных и иных выплат муниципальным служащим, выплат стимулирующего характера руководителям муниципальных учреждений, о поощрении, применении мер дисциплинарного взыскания, о снятии дисциплинарного взыскания, о возложении обязанностей, о направлении в служебные командировки руководителей муниципальных учреждений, муниципальных служащих и работников, о внесении изменений в график отпусков на соответствующий год, о выплате премии за выполнение особо важных и сложных заданий и т.д.; сообщения работодателя о заключении трудового договора с бывшим муниципальным служащим - направляются в Управление кадровой политики Администрации города Ижевска;

- документы рекламного характера, периодические издания, поздравительные письма, пригласительные билеты, коммерческие предложения, приглашения на совещания, заседания, на которых не требуется выступить с докладом или представить к заседанию какую-либо информацию - направляются адресату;

- сопроводительные письма к проектам МПА.

Приложение N 14
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
номенклатуры дел

Формат А4 (210 297 мм)

Наименование организации

Номенклатура дел                    Утверждаю

                                    Руководитель организации

                                    Подпись       Расшифровка

На __________ год                                   подписи

                                           Дата

Индекс дела	Заголовок дела	Количество дел	Срок хранения и N статьи по перечню	Примечание
1	2	3	4	5
Название раздела

Наименование должности

руководителя службы ДОУ

организации                       Подпись             Расшифровка подписи

Виза руководителя архива

(лица, ответственного за архив)

Согласовано                            Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)                      Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______                от ___________ N ________

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в ____ году в организации

По срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого:

Наименование должности

руководителя службы ДОУ           Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив.

Наименование должности лица,

передавшего сведения              Подпись             Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 15
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
обложки дел

Формат А4 (210 297 мм)

_________________________________________________________________________

         (наименование государственного (муниципального) архива)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                       (наименование организации)

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                (наименование структурного подразделения)

Дело N ______ Том N _______

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

                             (заголовок дела)

_________________________________________________________________________

                              (крайние даты)

                                   На _______________ листах

                                   Хранить _________________

Ф. N ______________ Оп. N _____________ Д. N ______________

Приложение N 16
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
листа-заверителя

Формат А4 (210 297 мм)

Лист-заверитель дела N________

В деле подшито и пронумеровано ___________________________________ листов

                                     (цифрами и прописью)

с N _________________________ по N ________________________, в том числе:

литерные номера листов __________________________________________________

пропущенные номера листов _______________________________________________

+ листов внутренней описи________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

сотрудника                       Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 17
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
внутренней описи документов дела

Формат А4 (210 297 мм)

Внутренняя опись
документов дела N________

N п/п	Регистрационный индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________________________документов.

                     (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ________________________________.

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела                  Подпись    Расшифровка подписи

Дата

Приложение N 18
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
описи дел по личному составу

Формат А4 (210 297 мм)

Наименование организации              Утверждаю

                                      Руководитель организации

Фонд N_____________                   Подпись       Расшифровка

                                                      подписи

Опись N ___________                   Дата

дел по личному составу

за __________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                       (цифрами и прописью)

с N ________________________ по N _________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: _____________________________________________________

Наименование должности

составителя описи                  Подпись    Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)           Подпись    Расшифровка подписи

Согласовано                            Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)                      Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______                от ___________ N ________

Приложение N 19
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
описи дел подразделения

Формат А4 (210 297 мм)

Наименование организации

Наименование структурного подразделения

Опись N_________________

дел_____________________

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения*(1)	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено ______________________________________________дел.

(цифрами и прописью)

с N_______________________ по N____________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________.

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения                      Подпись    Расшифровка подписи

Согласовано                            Согласовано*(2)

Наименование должности                 Протокол ЭК структурного

руководителя службы ДОУ                подразделения

Подпись       Расшифровка              от ___________ N_______

              подписи

Дата

Передал

_____________________________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

и ____________________________________________ регистрационно-контрольных

  (цифрами и прописью)

картотек к документам.

Наименование должности сотрудника

структурного подразделения        Подпись     Расшифровка подписи

Принял_______________________________________________________________ дел

                          (цифрами и прописью)

и ____________________________________________ регистрационно-контрольных

  (цифрами и прописью)

картотек к документам.

Наименование должности

сотрудника архива                 Подпись     Расшифровка подписи

Дата

_______________________

*(1) Графа опускается в описи дел постоянного хранения.

*(2) При наличии ЭК структурного подразделения

Приложение N 20
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма
описи дел постоянного хранения

Формат А4 (210 297 мм)

Наименование организации              Утверждаю

                                      Руководитель организации

Фонд N_____________                   Подпись       Расшифровка

                                                      подписи

Опись N ___________                   Дата

дел постоянного хранения

за __________ год

N п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6
Название раздела

В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел,

                                      (цифрами и прописью)

с N _____________________ по N ____________________________, в том числе:

литерные номера: ________________________________________________________

пропущенные номера: ____________________________________________________.

Наименование должности

составителя описи                 Подпись     Расшифровка подписи

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)          Подпись     Расшифровка подписи

Согласовано                            Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК)                      Протокол ЭПК архивного учреждения

от __________ N _______                от ___________ N ________

Приложение N 21
к Инструкции по делопроизводству
в Администрации города Ижевска

Форма акта
о выделении документов к уничтожению

Формат А4 (210 297 мм)

Наименование организации

Наименование организации              Утверждаю

                                      Руководитель организации

Фонд N_____________                   Подпись       Расшифровка

                                                      подписи

Опись N ___________                   Дата

о выделении к уничтожению

не подлежащих хранению

На основании ____________________________________________________________

              (название и выходные данные перечня документов с указанием

_________________________________________________________________________

                            сроков их хранения)

отобраны к  уничтожению  как  не  имеющие научно-исторической  ценности и

утратившие практическое значение документы фонда N ______________________

                                                     (название фонда)

N п/п	Заголовок дела (групповой заголовок документов)	Годы	Номер описи*(3)	Номер ед.хр. по описи	Количество ед. хр.	Сроки хранения и номера статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8

Итого ____________________________ед. хр. за ______________________ годы.

         (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________________ годы утверждены ЭПК

_________________________________________________________________________

                 (наименование архивного учреждения)

(протокол от ______________ N _____________________)

Наименование должности

руководителя архива (лица,

ответственного за архив)          Подпись     Расшифровка подписи

Согласовано

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ N ______________

_____________________________

Документы в количестве _________________________________________ ед. хр.:

- на бумажном носителе весом ___________________________________ кг сданы

на уничтожение;

- на электронном носителе сданы на уничтожение __________________________

________________________________________________________________________.

                      (способ уничтожения)

Наименование должности сотрудника,

сдавшего документы                Подпись     Расшифровка подписи

Дата

Изменения в учетные документы внесены.

Наименование должности сотрудника

архива, внесшего изменения

в учетные документы               Подпись     Расшифровка подписи

Дата

------------------------------------------

*(3) При выделении к уничтожению документов при подготовке дел к передаче

в архив организации графы 4, 5 не заполняются.