Вопрос: Кто в организации: бухгалтер или работник отдела кадров должны формировать и выгружать отчёт ЕФС-1 в СФР при открытии и закрытии договора ГПХ? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2023 г.)

Кто в организации - бухгалтер или работник отдела кадров должен формировать и выгружать отчет ЕФС-1 в СФР при заключении и прекращении с физическими лицам договоров гражданско-правового характера?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Принятие решения о распределении обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче любых отчетов по форме ЕФС-1 находится в компетенции руководителя организации и должно находить свое отражение в трудовых договорах и (или) локальных нормативных актах организации (например положениях об отделах, должностных инструкциях сотрудников).

Обоснование вывода:

С 1 января 2023 года у всех юридических лиц и индивидуальных предпринимателей появляется обязанность сдавать в СФР сведения о заключении и прекращении с физлицами договоров гражданско-правового характера (ГПХ), на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы (подп. 5 п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, далее - Закон N 27-ФЗ).

Сведения о заключении и (или) прекращении договора представляются не позднее рабочего дня, следующего за таким событием (п. 6 ст. 11 Закона N 27-ФЗ в редакции Федерального закона от 14.07.2022 N 237-ФЗ).

Единая форма сведений для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1) утверждена постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п.

Таким образом, обязанность представлять ЕФС-1 в социальный фонд России законом возлагается на юридическое лицо или на ИП. Конкретный порядок определения лиц (сотрудников организации или ИП), обязанных сдавать отчеты по форме ЕФС-1 (в том числе в случае ее представления в отношении договоров ГПХ) и распределения между ними соответствующих полномочий не регламентирован законом. Порядок заполнения ЕФС-1 также не содержит никаких указаний на этот счет.

Положения законодательства о бухгалтерском учете, в том числе Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", не содержат специальных норм, возлагающих обязанность по представлению отчетности по форме ЕФС-1 на сотрудников бухгалтерии или главного бухгалтера.

В силу части второй ст. 57 ТК РФ перечень должностных обязанностей определенного работника устанавливается в трудовом договоре или в должностной инструкции. При этом перечень должностных обязанностей на этапе приема на работу устанавливается непосредственно работодателем.

В связи с этим окончательное решение о распределении обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче отчетов по форме ЕФС-1 находится в компетенции руководителя учреждения и должно находить свое отражение в трудовых договорах и (или) нормативных актах учреждения (например положениях об отделах, должностных инструкциях сотрудников).

Например, в отношении форм СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, вместо которых на сегодняшний день применяется форма ЕФС-1, специалисты Роструда высказали мнение, что если в трудовом договоре и должностной инструкции бухгалтера предусмотрена эта обязанность, то именно он должен сдавать отчеты по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (смотрите ответ с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

- Вопрос: Должен ли сдавать отчеты по стажам (СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ) бухгалтер по заработной плате, если в организации есть кадровая служба? (информационный портал Роструда "Онлайнинспекция.РФ", январь 2019 г.)

- Вопрос: Что входит в должностные инструкции специалиста по кадрам? Кто ведет электронные трудовые книжки, составляет отчет по форме СЗВ-ТД и табель учета рабочего времени: бухгалтер или специалист по кадрам? (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2020 г.)

- Вопрос: Распределение обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче отчетов по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2022 г.);

- Вопрос: Как обосновать, что сдачу отчетов по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ лучше поручить бухгалтеру, а не кадровику? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, апрель 2022 г.)

- Вопрос: Распределение обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче отчетов по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (ответ Горячей линии ГАРАНТ, октябрь 2022 г.).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Ответ прошел контроль качества

28 августа 2023 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.