Вопрос: Распределение обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче отчетов по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, февраль 2022 г.)

Кто должен сдавать отчет СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ в Пенсионный фонд - кадровик или бухгалтерия?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Принятие решения о распределении обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче отчетов по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ находится в компетенции руководителя учреждения и должно находить свое отражение в трудовых договорах и (или) нормативных актах учреждения (например, положениях об отделах, должностных инструкциях сотрудников).

Обоснование вывода:

Конкретный порядок определения лиц, обязанных сдавать отчеты по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ, и распределения между ними соответствующих полномочий не регламентирован законом.

В связи с этим отметим, что целью представления отчетности по форме СЗВ-М является ежемесячное уточнение факта осуществления (прекращения) пенсионерами работы и (или) иной деятельности (ч. 4 ст. 26.1 Федерального закона от 28.12.2013 N 400-ФЗ "О страховых пенсиях", далее - Закон N 400-ФЗ). Сдавать СЗВ-М необходимо по всем работающим, включая тех, с кем заключены договоры гражданско-правового характера, предусматривающие начисление страховых взносов, независимо от возраста работника (т.е. в том числе и на лиц, уже являющихся пенсионерами) и наличия у них права на пенсию (п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования"). Таким образом, форма СЗВ-М представляет собой реестр застрахованных лиц, который подается в ПФР.

Форма СЗВ-СТАЖ заполняется и представляется работодателем по всем работающим у него застрахованным лицам (п. 1.5 Порядка заполнения формы, утвержденного постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 N 507п, далее - Порядок). Заполняется СЗВ-СТАЖ на основании документов страхователя, в том числе сведений о периоде работы застрахованного лица (в том числе корректирующих), на основании приказов (о приеме на работу и увольнении) и других документов кадрового учета страхователя (договоров подряда, трудовых книжек, табелей учета рабочего времени и т.п.) (п. 1.3 Порядка). В частности, СЗВ-СТАЖ представляется в ПФР при обращении работника за назначением пенсии.

Окончательное решение о распределении обязанностей между кадровиком и бухгалтером по сдаче отчетов по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ находится в компетенции руководителя учреждения и должно находить свое отражение в трудовых договорах и (или) нормативных актах учреждения (например, положениях об отделах, должностных инструкциях сотрудников).

Специалисты Роструда высказали мнение, что если в трудовом договоре и должностной инструкции бухгалтера предусмотрена эта обязанность, то именно он должен сдавать отчеты по формам СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ (смотрите ответ с портала "Онлайнинспекция.РФ").

В юридической литературе ряд авторов также высказывают мнение, что отчеты в ПФР в большинстве случаев сдают работники бухгалтерии (смотрите Кому и когда отчитывается кадровик? В.В. Данилова, журнал "Отдел кадров коммерческой организации", N 4, апрель 2017 г.; Переложить штраф за СЗВ-М на кадровичку не удалось (журнал "Практическая бухгалтерия", N 2, февраль 2019 г.)).

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

15 февраля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.