Вопрос: В каких суммах и как в бухгалтерском учете следует отражать удержания в счет невозвращенных работников сумм авансов? ("Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2001 г.)

В каких суммах и как в бухгалтерском учете следует отражать удержания в счет невозвращенных работников сумм авансов?

В соответствии с "Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным Решением Совета Директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 года N 40, подотчетные лица организации обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы подотчетные средства или в трехдневный срок по возвращении из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращение сумм и непредставление оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм, о чем следует издать приказ руководителя.

В соответствии со статьей 124 КЗоТ РФ администрация организации вправе издать приказ об удержании невозвращенных сумм не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, но только в том случае, если работник не оспаривает основания и размера удержания.

В таком приказе об удержании оговариваются размеры удержаний и нарушенные положения действующего на предприятии порядка использования подотчетных средств.

В случае, если работник оспаривает основание или размер удержания, спор подлежит рассмотрению в комиссии по трудовым спорам или в судебном порядке.

В бухгалтерском учете расчеты по удержанию невозвращенных подотчетных сумм оформляются в следующем порядке (см. Инструкции по применению Плана счетов 1991 и 2000 г.г. - пояснения к счету 71):

дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса" - выдача средств под отчет работникам организации;

дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (при использовании Плана счетов 2000 года - дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей") кредит счета 71 - отражение своевременно не возвращенных подотчетных сумм;

дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счета 84 (94) - производство удержаний из заработной платы работников в погашение невозвращенных подотчетных сумм;

дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 84 (94) - отражаются суммы невозвращенных авансов, которые работник отказывается погашать (числятся до принятия решения судом или погашения задолженности самим работником);

дебет счета 50 кредит счетов 73, 84 (94) - возмещение сумм самим работником-должником;

дебет счета 70 кредит счета 73 - дальнейшие удержания сумм в возмещение невозвращенных сумм на основании исполнительных документов судебных органов.

Во всех случаях ежемесячные удержания сумм в возмещение невозвращенных подотчетных сумм в соответствии со статьей 125 КЗоТ РФ могут производиться в размере не более 20 процентов сумм, причитающихся к выплате работнику.

Пример

Работник предприятия был направлен в командировку с 10 по 19 сентября 2001 года.

При убытии в командировку работнику выданы подотчетные суммы в размере 6 000 руб.

При прибытии из командировки работник представил авансовый отчет, по которому с работника причитаются списанию следующие суммы:

- суточные за 10 дней - 550 руб. (55 руб. х 10 дней);

- оплата проживания в гостиницах - 2 430 руб. (9 дней по 270 руб.);

- оплата проезда туда и обратно - 1 800 руб.

Всего в уменьшение подотчетных сумм принята сумма в 4 780 руб.

Вместе с представленным отчетом сумма остатка аванса в 1 220 руб. (6000 руб. - 4 780 руб.) возвращена не была.

Приказом администрации от 24 сентября 2001 года с работника причитается к удержанию сумма остатка невозвращенного аванса в размере 1220 руб.

Работник ознакомлен с приказом, и при этом своего несогласия не высказал.

Всего за сентябрь работнику начислено 3 800 руб. (кроме оплаты командировочных расходов).

Удержания из заработной платы производятся в следующем порядке:

а) налог на доходы - 442 руб. ((3 800 руб. - 400 руб.) х 13%, где 400 руб. - необлагаемый минимум на работника);

б) удержания в погашение невозвращенных подотчетных сумм - 671 руб. 60 коп. (3 800 руб. - 442 руб.) х 20%).

Всего сумма удержаний за месяц - 1 113 руб. 60 коп. (442 руб. + 671 руб. 60 коп.).

К выплате на руки - 2 686 руб. 40 коп. (3800 руб. - 1113 руб. 60 коп.).

Остаток к удержанию подотчетных сумм в последующих месяцах - 548 руб. 40 коп. (1220 руб. - 671 руб. 60 коп.).

Если удержания осуществляются одновременно с производством других удержаний по инициативе администрации, их общий размер не должен превышать 20 процентов.

Если удержания производятся одновременно с производством обязательных удержаний по исполнительным документам, то общий размер всех удержаний не должен превышать 50 процентов, а при удержании алиментов на несовершеннолетних детей; сумм в возмещение вреда, причиненного здоровью; возмещение вреда лицам, понесшим ущерб в результате смерти кормильца; возмещения за ущерб, причиненный преступлением - 70 процентов (статья 66 Федерального закона РФ от 21 июля 1997 года N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве").

1 октября 2001 г.

"Консультант бухгалтера", N 10, октябрь 2001 г.