В каких суммах и как в бухгалтерском учете следует отражать удержания в счет невозвращенных работников сумм авансов?
В соответствии с "Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденным Решением Совета Директоров Центробанка России от 22 сентября 1993 года N 40, подотчетные лица организации обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который выданы подотчетные средства или в трехдневный срок по возвращении из командировки, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением подтверждающих документов об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
В случае нарушения работниками установленного порядка использования средств, полученных под отчет (невозвращение сумм и непредставление оправдательных документов об израсходованных суммах), организация вправе произвести удержания таких сумм, о чем следует издать приказ руководителя.
В соответствии со статьей 124 КЗоТ РФ администрация организации вправе издать приказ об удержании невозвращенных сумм не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, но только в том случае, если работник не оспаривает основания и размера удержания.
В таком приказе об удержании оговариваются размеры удержаний и нарушенные положения действующего на предприятии порядка использования подотчетных средств.
В случае, если работник оспаривает основание или размер удержания, спор подлежит рассмотрению в комиссии по трудовым спорам или в судебном порядке.
В бухгалтерском учете расчеты по удержанию невозвращенных подотчетных сумм оформляются в следующем порядке (см. Инструкции по применению Плана счетов 1991 и 2000 г.г. - пояснения к счету 71):
дебет счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" кредит счета 50 "Касса" - выдача средств под отчет работникам организации;
дебет счета 84 "Недостачи и потери от порчи ценностей" (при использовании Плана счетов 2000 года - дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей") кредит счета 71 - отражение своевременно не возвращенных подотчетных сумм;
дебет счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" кредит счета 84 (94) - производство удержаний из заработной платы работников в погашение невозвращенных подотчетных сумм;
дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" кредит счета 84 (94) - отражаются суммы невозвращенных авансов, которые работник отказывается погашать (числятся до принятия решения судом или погашения задолженности самим работником);
дебет счета 50 кредит счетов 73, 84 (94) - возмещение сумм самим работником-должником;
дебет счета 70 кредит счета 73 - дальнейшие удержания сумм в возмещение невозвращенных сумм на основании исполнительных документов судебных органов.
Во всех случаях ежемесячные удержания сумм в возмещение невозвращенных подотчетных сумм в соответствии со статьей 125 КЗоТ РФ могут производиться в размере не более 20 процентов сумм, причитающихся к выплате работнику.
Пример
Работник предприятия был направлен в командировку с 10 по 19 сентября 2001 года.
При убытии в командировку работнику выданы подотчетные суммы в размере 6 000 руб.
При прибытии из командировки работник представил авансовый отчет, по которому с работника причитаются списанию следующие суммы:
- суточные за 10 дней - 550 руб. (55 руб. х 10 дней);
- оплата проживания в гостиницах - 2 430 руб. (9 дней по 270 руб.);
- оплата проезда туда и обратно - 1 800 руб.
Всего в уменьшение подотчетных сумм принята сумма в 4 780 руб.
Вместе с представленным отчетом сумма остатка аванса в 1 220 руб. (6000 руб. - 4 780 руб.) возвращена не была.
Приказом администрации от 24 сентября 2001 года с работника причитается к удерж
