Персонифицированный учет застрахованных лиц в Пенсионном фонде (М.Д. Кропивко, "Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2005 г.)

Персонифицированный учет застрахованных лиц в Пенсионном фонде

Понятие персонифицированного учета

Персонифицированный учет представляет собой индивидуальный учет сведений о каждом лице, застрахованном в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС). Цель индивидуального (персонифицированного) учета - реализация пенсионных прав застрахованных лиц. Он ведется в соответствии с Федеральным законом от 01.04.96 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ). Правила этого учета конкретизированы в Инструкции о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования. Она утверждена постановлением Правительства РФ от 15.03.97 N 318 "О мерах по организации индивидуального (персонифицированного) учета для целей государственного пенсионного страхования" (далее - постановление N 318).

Застрахованными лицами являются граждане России, работающие по трудовому договору или договору гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг. Иностранные граждане и граждане СНГ, постоянно проживающие на территории России и зарегистрированные по месту жительства, также относятся к застрахованным лицам. В то же время граждане, имеющие временную регистрацию на территории России, не подлежат обязательному пенсионному страхованию.

Страхователями являются организации, производящие выплаты физическим лицам. К страхователям также относятся индивидуальные предприниматели и адвокаты, уплачивающие за себя страховые взносы. Именно уплата страховых взносов обеспечивает гражданам право на получение пенсии по обязательному пенсионному страхованию.

Благодаря индивидуальному учету создается информационная база для назначения трудовых пенсий. Персонифицированный учет включает в себя:

- регистрацию застрахованных лиц*(1);

- сбор сведений о страховом стаже, о страховых взносах, начисленных и уплаченных за застрахованных лиц, внесение этих данных в лицевые счета;

- иные действия, необходимые для установления и корректировки размера трудовых пенсий.

Схематично систему взаимодействия субъектов персонифицированного учета можно представить следующим образом.

На каждое застрахованное лицо, зарегистрированное в системе ОПС, в Пенсионном фонде открывается индивидуальный лицевой счет. Застрахованным лицам выдаются страховые свидетельства, которые подтверждают факт регистрации в системе ОПС.

Если работник, на которого распространяется обязательное пенсионное страхование, не зарегистрирован в ПФР, страхователь обязан его зарегистрировать. Для этого на работника составляется анкета застрахованного лица.

Ежегодно страхователь подает в территориальный орган Пенсионного фонда индивидуальные сведения о страховом стаже и страховых взносах, начисленных и уплаченных за каждое застрахованное лицо. Территориальное отделение ПФР разносит эти сведения в индивидуальные лицевые счета и информирует о их состоянии застрахованных лиц.

Документы персонифицированного учета

Индивидуальный (персонифицированный) учет ведется на основании документов, формы которых утверждены постановлением Правления ПФР от 21.10.2002 N 122п. В этом же документе приведена и инструкция по их заполнению (далее - Инструкция).

Таблица. Документы персонифицированного учета

Наименование документа	Номер формы	Назначение документа
Документы, связанные с выдачей застрахованному лицу страхового свидетельства, его заменой и выда- чей дубликата
Страховое свидетельство государс- твенного пенсионного страхования	АДИ-7	Выдается каждому застрахованному лицу в качестве подтверждения его регистрации в системе ОПС
Анкета застрахованного лица	АДВ-1	Содержит анкетные данные застрахованного лица и представляется при регистрации лица в системе ОПС
Заявление об обмене страхового свидетельства	АДВ-2	Представляется при изменении анкетных данных зас- трахованного лица, для замены страхового свиде- тельства
Заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства	АДВ-3	Представляется в случае утраты застрахованным ли- цом страхового свидетельства или его непригоднос- ти для использования
Сведения о смерти застрахованно- го лица	АДВ-8	Представляются органом записи актов гражданского состояния в случае регистрации смерти застрахо- ванного лица
Листок исправлений	АДВ-9	Представляется в случае наличия ошибок в страхо- вом свидетельстве, выданном территориальным орга- ном ПФР
Отчетные формы документов персонифицированного учета
Индивидуальные сведения о страхо- вом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсион- ное страхование застрахованного лица	СЗВ-4-1	Представляются по застрахованным лицам, у которых в расчетном периоде были условия для досрочного назначения трудовой пенсии, либо при необходимос- ти выделения отдельных периодов работы, периодов ухода за детьми и т. д.
Индивидуальные сведения о страхо- вом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсион- ное страхование застрахованного лица	СЗВ-4-2 (спи- сочная форма)	Представляются по застрахованным лицам, не имею- щим в расчетном периоде условий для досрочного назначения трудовой пенсии, а также на лиц, имею- щих право на досрочное назначение пенсии на осно- вании территориальных условий
Опись документов, передаваемых страхователем в ПФР	АДВ-6-1	Составляется страхователем на каждую пачку доку- ментов, передаваемых в ПФР
Ведомость уплаты страховых взно- сов на о бязательное пенсионное страхование	АДВ-11	Представляется вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2
Сведения о трудовом стаже застрахованного лица
Сведения о трудовом стаже застра- хованного лица за период до реги- страции в системе обязательного пенсионного страхования	СЗВ-К	Представлялись единовременно в срок с 1 августа 2003 года по 1 июля 2004 года
Запросы и выписки о состоянии лицевого счета
Запрос органа, осуществляющего пенсионное обеспечение, о предо- ставлении выписки из индивидуаль- ного лицевого счета застрахован- ного лица	СЗВ-2а	Представляется органом, осуществляющим пенсионное обеспечение
Запрос застрахованного лица о СЗВ-2б представлении выписки из его ин- дивидуального лицевого счета		Представляется застрахованным лицом в террито- риальный орган ПФР для получения сведений, содер- ржащихся в его индивидуальном лицевом счете
Выписка из индивидуального лице- вого счета застрахованного лица	СЗИ-5	Формируется территориальным органом ПФР по запро- су органа, осуществляющего пенсионное обеспече- ние, или застрахованного лица
Сопроводительная ведомость для органов, осуществляющих пенсион- ное обеспечение	СЗИ-3	Формируется территориальным органом ПФР и выдает- ся органу, осуществляющему пенсионное обеспече- ние. Документ содержит поля, заполняемые органом, осуществляющим пенсионное обеспечение, и подлежит возврату в территориальный орган ПФР

Все документы персонифицированного учета можно разбить на несколько групп (см. таблицу):

1) документы, связанные с выдачей застрахованному лицу страхового свидетельства, его заменой, выдачей дубликата (формы АДИ-7, АДВ-1, АДВ-2, АДВ-3, АДВ-8 и АДВ-9);

2) индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах, которые страхователь представляет в территориальное отделение Пенсионного фонда, опись документов и ведомость уплаты страховых взносов (формы СЗВ-4-1, СЗВ-4-2, АДВ-6-1 и АДВ-11);

3) сведения о трудовом стаже застрахованного лица за период до регистрации в системе ОПС (форма СЗВ-К);

4) запросы о состоянии лицевого счета и выписки о состоянии лицевого счета (формы СЗВ-2а, СЗВ-2б, СЗИ-5 и СЗИ-3).

Рассмотрим подробнее каждую группу документов, за исключением формы СЗВ-К, которая в настоящее время не заполняется. Эту форму страхователи должны были представить в срок с 1 августа 2003 года по 1 июля 2004 года.

Страховое свидетельство

При приеме гражданина на работу по трудовому договору или при заключении с ним договора гражданско-правового характера страхователь может потребовать, чтобы он предъявил страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Об этом сказано в статье 15 Закона N 27-ФЗ и пункте 21 постановления N 318. В то же время застрахованное лицо обязано представить страхователю страховое свидетельство согласно статье 65 Трудового кодекса, пункту 3 статьи 9 Закона N 27-ФЗ и пункту 21 постановления N 318.

Если страхового свидетельства нет, работник должен написать заявление о его выдаче. При этом заполняется анкета застрахованного лица по форме АДВ-1. Вместе с описью по форме АДВ-6-1 эта анкета передается в органы Пенсионного фонда по месту учета страхователя для регистрации застрахованного лица в системе ОПС. Указанные документы страхователь должен представить в течение двух недель с даты заключения трудового или гражданско-правового договора с физическим лицом. Это установлено пунктом 6 постановления N 318.

Обратите внимание: анкету подписывает застрахованное лицо. В отдельных ситуациях, например при длительной болезни застрахованного лица, документ может заверить работодатель, указав причину, по которой он заверяет анкету.

Территориальное отделение ПФР в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство по форме АДИ-7 (п. 8 постановления N 318).

Страховое свидетельство содержит страховой номер индивидуального лицевого счета, дату регистрации в качестве застрахованного лица и анкетные данные, указанные в форме АДВ-1.

Страхователь, получив страховые свидетельства, выдает их застрахованным лицам в течение недели. Застрахованное лицо расписывается в получении страхового свидетельства в сопроводитель ной ведомости. Если в страховом свидетельстве указаны неверные анкетные данные, застрахованное лицо заполняет листок исправлений по форме АДВ-9, в котором указывает правильные сведения.

Физическое лицо, уплачивающее за себя страховые взносы, получает страховое свидетельство непосредственно в отделении ПФР по месту своей регистрации.

При изменении у застрахованного лица анкетных данных (например, фамилии) страхователь в течение двух недель обязан подать новые сведения в Пенсионный фонд в виде заявления об обмене страхового свидетельства (форма АДВ-2). Территориальное отделение ПФР отражает все изменения в индивидуальном лицевом счете застрахованного лица и выдает последнему новое страховое свидетельство с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета.

При утрате страхового свидетельства застрахованное лицо, работающее по трудовому договору или заключившее договор гражданско-правового характера, обязано обратиться к страхователю с заявлением о восстановлении свидетельства. Причем сделать это нужно в течение месяца со дня утраты данного документа. Указанное заявление вместе с описью документов страхователь в течение двух недель передает в территориальный орган ПФР (п. 24 постановления N 318).

Неработающие застрахованные лица должны подать заявление о восстановлении страхового свидетельства в орган Пенсионного фонда по месту жительства в течение одного месяца со дня утраты документа.

Отделение ПФР в течение месяца со дня обращения застрахованного лица на основании индивидуального лицевого счета выдает дубликат страхового свидетельства. При этом территориальный орган ПФР вправе потребовать от застрахованного лица дополнительную информацию, подтверждающую его личность и сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете. Это прописано в пункте 5 статьи 7 Закона N 27-ФЗ.

Сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах

Согласно статье 11 Закона N 27-ФЗ страхователи ежегодно подают в территориальный орган Пенсионного фонда:

- индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц (формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2), сгруппированные в пачки;

- опись документов, передаваемых страхователем в ПФР (форма АДВ-6-1), по каждой пачке;

- список застрахованных лиц (в произвольной форме);

- ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (форма АДВ-11).

Документы надо представить в срок не позднее 1 марта года, следующего за отчетным. Отчитываясь за 2004 год, страхователь должен подать сведения персонифицированного учета не позднее 1 марта 2005 года*(2).

При ликвидации страхователя и снятии его с учета он одновременно с другими документами по поводу снятия с учета представляет индивидуальные сведения о застрахованных лицах, уволенных в связи с ликвидацией организации.

В случае выхода работника на пенсию страхователь, не дожидаясь окончания отчетного года, подает индивидуальные сведения в территориальное отделение ПФР. Он обязан сделать это в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица (п. 31 постановления N 318).

Индивидуальные сведения. Для формирования индивидуальных сведений всех работников следует разделить на две группы. Это:

- застрахованные лица, которым может быть назначена досрочная трудовая пенсия или у которых для целей пенсионного обеспечения необходимо выделить отдельные периоды работы, периоды ухода за детьми и т. д.;

- все остальные застрахованные лица, включая тех, кто имеет право на досрочное назначение пенсии на основании территориальных условий.

По первой категории застрахованных лиц заполняются сведения по форме СЗВ-4-1, по второй - по форме СЗВ-4-2.

Отдельным категориям застрахованных лиц трудовая пенсия назначается досрочно. Их перечень определен в статьях 27 и 28 Федерального закона от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации". К таким лицам относятся, в частности, работающие на подземных работах, на работах с вредными условиями труда и в горячих цехах, инвалиды вследствие военной травмы и др. На эти категории граждан заполняется форма СЗВ-4-1.

Эта форма также используется, если необходимо выделить отдельные периоды работы (например, при заключении гражданско-правового договора) или иные периоды (декрет, отпуск по уходу за ребенком до полутора лет).

Следует отдельно выделить категорию застрахованных лиц, имеющих право на досрочное назначение пенсии на основании территориальных условий. Это те, кто работает в районах Крайнего Севера, местностях, приравненных к ним, зонах отчуждения, зонах отселения и т. д. По данной категории застрахованных лиц составляется форма СЗВ-4-2. Она же заполняется по остальным застрахованным лицам, которые не имеют права на досрочное назначение пенсии.

Форма СЗВ-4-1 заполняется отдельно на каждое застрахованное лицо.

Форма СЗВ-4-2 является списочной, и в ней могут быть представлены сведения о нескольких застрахованных лицах, но не более чем о десяти на каждой странице.

Формирование пачек индивидуальных сведений. Заполненные формы СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 работодатель группирует в пачки.

Согласно пункту 10 Инструкции формы, подаваемые на различные категории застрахованных лиц, комплектуются в отдельные пачки: СЗВ-4-1 - в одну пачку, а СЗВ-4-2 - в другую. При этом формы СЗВ-4-2, содержащие сведения о застрахованных лицах, работающих в различных территориальных условиях, объединяются в отдельные пачки. Документы о застрахованных лицах, выходящих на пенсию, и формы, содержащие корректирующие или отменяющие сведения, также группируются в отдельные пачки.

В пункте 6 Инструкции установлено, что в пачке не может быть сгруппировано более 200 документов. Поскольку форма СЗВ-4-2 является списочной, то в пачках, содержащих эти формы, должны находиться сведения не более чем о 200 застрахованных лицах. То есть в одной пачке не должно быть более 20 листов формы СЗВ-4-2. Для контроля в формы СЗВ-4-2 можно вносить сквозные порядковые номера застрахованных лиц в пределах пачки.

Представляемые в ПФР пачки документов сопровождаются описью по форме АДВ-6-1 "Опись документов, передаваемых работодателем в ПФР". Эта опись составляется отдельно на каждую пачку передаваемых документов. В ней указываются количество документов в пачке, расчетный период, за который подаются сведения, тип сведений и другие реквизиты.

К каждой пачке прилагается составляемый в произвольной форме список застрахованных лиц, на которых предоставляются сведения. Он располагается в пачке после описи документов, передаваемых страхователем в ПФР.

Сформированные пачки пронумеровываются и прошиваются. На них ставится печать организации и указывается количество прошитых в пачке листов.

Ведомость уплаты страховых взносов. Вместе с формами СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2 представляется ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11. На все пачки передаваемых в ПФР документов составляется одна ведомость.

Ведомость - это итоговый документ. В ней указываются количество предоставленных страхователем пачек документов по форме СЗВ-4-1 и СЗВ-4-2, общая сумма начисленных и уплаченных страховых взносов по всем застрахованным лицам, задолженность по уплате страховых взносов на начало и конец расчетного периода и др.

Сведения о состоянии лицевого счета

Органы Пенсионного фонда обязаны информировать застрахованных лиц о состоянии их лицевого счета. Это требование содержится в статье 16 Закона N 27-ФЗ.

Ежегодно до 1 июля ПФР должен направлять застрахованным лицам информацию о состоянии специальной части лицевого счета и о результатах инвестирования средств пенсионных накоплений. Застрахованным лицам, за которых уплачиваются страховые взносы только на страховую часть трудовой пенсии, сведения о состоянии лицевых счетов направляются до 1 октября.

Вместе с указанными сведениями застрахованные лица, за которых уплачиваются страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии, получают бланк заявления о выборе управляющей компании с инструкцией по его заполнению.

Кроме того, согласно статье 14 Закона N 27-ФЗ гражданин вправе по собственной инициативе обратиться в органы ПФР и получить бесплатно один раз в год сведения о состоянии своего лицевого счета.

Для реализации этого права застрахованное лицо обращается в территориальное отделение ПФР с запросом по форме СЗВ-2б. Сведения о состоянии лицевого счета предоставляются органом ПФР по форме СЗИ-5 в течение 10 дней со дня обращения застрахованного лица.

Обратите внимание: обязанность предоставлять застрахованным лицам сведения о суммах заработка, размере начисленных страховых взносов и другой информации, необходимой для правильного назначения трудовой пенсии, возложена и на страхователей. Это установлено пунктом 4 статьи 11 Закона N 27-ФЗ и пунктом 28 постановления N 318.

Страхователь должен передать застрахованному лицу копию сведений по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, поданных в органы ПФР за отчетный год.

В постановлении N 318 указано, что страхователь предоставляет работнику копию индивидуальных сведений в течение недели с даты их представления в территориальный орган ПФР. Однако в Законе N 27-ФЗ определено, что копия индивидуальных сведений передается страхователем каждому застрахованному лицу в срок представления сведений в ПФР. Поскольку федеральный закон по сравнению с постановлением Правительства РФ имеет высшую юридическую силу, то применять следует нормы закона.

Бывает, что в документах, поданных в ПФР, обнаружены ошибки. В таких случаях страхователь должен сдать исправленные документы с пометкой "корректирующие" в течение двух недель с момента обнаружения ошибки. Копию уточненных индивидуальных сведений страхователь выдает застрахованному лицу.

При увольнении застрахованного лица или в день прекращения договора гражданско-правового характера страхователь обязан передать застрахованному лицу копию индивидуальных сведений по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2. При этом страхователь должен получить у застрахованного лица письменное подтверждение передачи ему этих сведений. В органы ПФР сведения по уволившимся сотрудникам представляются в общеустановленные сроки - не позднее 1 марта года, следующего за отчетным.

Застрахованным лицам, подавшим заявление о выходе на трудовую пенсию, страхователь также передает копию представленных в ПФР сведений.

Ответственность за непредставление сведений

Если организация нарушит срок представления сведений по персонифицированному учету, Пенсионный фонд вправе применить к ней финансовые санкции. Размер штрафа составляет 10% от суммы страховых взносов, начисленных за отчетный год. Об этом сказано в статье 17 Федерального закона N 27-ФЗ.

Обратите внимание: размер штрафа, подлежащего взысканию за подачу неполных сведений о застрахованных лицах, определяется исходя из суммы платежей, начисленных только в отношении тех застрахованных лиц, по которым представлены неполные сведения*(3).

М.Д. Кропивко,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер",

канд. экон. наук

"Российский налоговый курьер", N 3, февраль 2005 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Порядок регистрации страхователей подробно рассмотрен в статье "Новые правила регистрации в Пенсионном фонде" // РНК, 2004, N 20. - Примеч. ред.

*(2) О порядке заполнения индивидуальных сведений мы расскажем в ближайших номерах журнала. - Примеч. ред.

*(3) См. информационное письмо Президиума ВАС РФ от 11.08.2004 N 79 "Обзор практики разрешения споров, связанных с применением законодательства об обязательном пенсионном страховании".