Выгодный апгрейд (Д. Попов, "Московский бухгалтер", N 3, март 2005 г.)

Выгодный апгрейд

Компьютер - основа делопроизводства в каждой современной организации. Поэтому учет вычислительной техники - повседневная работа любого бухгалтера. В зависимости от выбранного способа учета на компьютерах можно сэкономить. Или, напротив, потерять деньги.

Распространена ситуация, когда, придя на работу, пользователь компьютера с удивлением обнаруживает, что электронный помощник "глючит": постоянно зависает, каждую минуту перезагружается или включается только с десятого раза. Дело в том, что рано или поздно ломается любая техника. В большинстве организаций компьютеры используются многие годы, и поэтому неудивительно, что в один прекрасный день они начинают "сыпаться".

Возможна и ситуация, когда электронный помощник исправно работает, но его быстродействие со временем стало недостаточным. Не у каждой фирмы есть средства для регулярного обновления техники. Если в компьютере для увеличения скорости был заменен, например, процессор, речь идет об апгрейде.

В любом случае потребуется поменять одну или несколько "запчастей", из которых состоит офисная машина. Внутри "системника" это может быть жесткий диск, блок питания, процессор, материнская плата и другие компоненты (подробнее о компьютерном "железе" мы рассказывали в N 11 "МБ" за 2004 год на стр. 120). Из периферийных устройств чаще всего ломаются мониторы и принтеры.

Для того чтобы правильно отразить в учете новые компоненты, прежде всего нужно разобраться, как классифицировать их замену.

Два варианта учета

Установку новых компьютерных комплектующих можно рассмотреть как модернизацию или ремонт. Заметим, что законодательство не дает однозначного определения этим понятиям. Если модернизация упоминается в пункте 2 статьи 257 Налогового кодекса (это работы, в результате которых изменилось технологическое или служебное назначение основных средств или ими приобретены новые качества), то о том, что представляет собой ремонт, можно только догадываться. Ведь этому термину нет четкого определения ни в бухгалтерском, ни в налоговом законодательстве.

Как правило, бухгалтеру выгоднее считать замену компьютерных устройств ремонтом, а налоговому органу - модернизацией. Дело в том, что эти операции по-разному учитываются для целей налога на прибыль. С тратами на ремонт все просто - они уменьшают налоговую базу. А сумма, на которую было модернизировано основное средство, увеличит его первоначальную стоимость. Поэтому затраты на модернизацию будут уменьшать базу постепенно, путем начисления амортизации. Кроме того, с "модернизационных" сумм придется платить налог на имущество.

Минфин выступил арбитром в споре между организациями и налоговыми работниками. Но последовательностью взглядов главные финансисты, увы, не отличаются. Так, еще в июне прошлого года они были убеждены, что любое изменение конфигурации компьютера, включая замену периферийных устройств (монитора, принтера, клавиатуры, мыши и т.д.), будет ремонтом, если функциональное назначение офисной машины осталось прежним. То есть не важно, что установлен более мощный процессор или монитор с большей диагональю. Если компьютер по-прежнему используется, скажем, юристом - это ремонт. А в случае, когда такой усовершенствованный агрегат "повышен", например, до файл-сервера, уже можно говорить о модернизации (письмо Минфина от 22 июня 2004 г. N 03-02-04/5).

Однако уже 1 декабря 2004 года минфиновцы спохватились и ввели новые требования классификации ремонтных работ применительно к компьютерам (письмо N 03-03-01-04/1/166). Финансисты сообщили, что замена морально устаревших компонентов, будь то монитор или "внутренности" системного блока, может считаться только модернизацией. В последнем письме есть и положительный момент: отношение минфиновцев к ремонту не изменилось. Как и ранее, по их мнению, ремонт компьютерного оборудования - это устранение неисправностей, причем не важно, что отказавшая деталь может быть заменена на значительно более "продвинутый" компонент (при условии сохранения прежнего функционального назначения электронной машины).

Как поступить с тратами на ремонт?

Если речь идет о ремонте, затраты на новое компьютерное устройство можно включить в расходы фирмы на ремонт основных средств. Так сказано в статье 260 Налогового кодекса. Или же списать на материальные расходы, если на них же в свое время была отнесена стоимость компьютера (ст. 254 НК). Такое возможно, если электронный помощник был учтен как один объект вместе с монитором, принтером и т.д. и в сумме стоил менее 10 тысяч рублей или был разбит на составные части, каждая ценой меньше 10 тысяч, для более выгодного учета. (Подробнее об отражении приобретения компьютера мы писали в N 7 "МБ" за 2003 год на стр. 71). Заметим, что выгоднее принимать компьютер к учету по частям. Как правило, отдельные компоненты офисной машины стоят меньше 10 тысяч рублей. А доводы инспекторов о том, что монитор, принтер или клавиатура не могут работать по отдельности и поэтому представляют собой единое целое с системным блоком, несостоятельны. Ведь и компьютер не может функционировать, скажем, без подключения питания. Следуя логике налоговиков, компьютер и электростанция - единое целое и должны учитываться как один объект. Неправота налоговых работников подтверждается и судебной практикой - например, постановлением ФАС Московского округа от 16 июля 2003 г. N КА-А40/4797-03. Судьи указали, что "элементы компьютера имеют самостоятельное ... значение". А чтобы обезопасить себя от возможных претензий проверяющих, нужно установить разный срок полезного использования для компонентов компьютерной системы, которые предполагается учитывать отдельно (постановление ФАС Московского округа от 16 марта 2004 г. N КА-А40/1402-04).

Учет модернизации несколько сложнее и, как мы уже говорили, невыгоден фирме. Первоначальная стоимость компьютера увеличится. Так сказано в пункте 2 статьи 257 Налогового кодекса и в пункте 14 ПБУ 6/01. А в пункте 1 статьи 258 Налогового кодекса говорится о возможности увеличить срок полезного использования основного средства в налоговом учете в рамках соответствующей амортизационной группы. Так же можно поступить и в бухгалтерском учете - пересмотреть срок полезного использования согласно пункту 20 ПБУ 6/01.

В случае, когда на момент модернизации компьютер уже самортизирован или в свое время был списан сразу после принятия к учету, работа бухгалтера усложняется еще больше. Здесь возможны два варианта, в зависимости от того, закончился ли максимальный срок полезного использования офисной машины. Если он еще не подошел к концу, то компьютер нужно учитывать по увеличенной цене в течение оставшегося возможного срока полезного использования. В случае, когда этот срок закончился, "обновленному" компьютеру нужно назначить новый период эксплуатации, а его первоначальная стоимость будет равна модернизационным расходам.

Из книги

Мы публикуем отрывок из бухгалтерского бестселлера номер один - книги Владимира Мещерякова "Годовой отчет-2004". Как модернизацию превратить в ремонт (стр. 332):

"Как и в случае с реконструкцией, оптимальный вариант - модернизацию представить ремонтом. Это позволит бухгалтеру избежать сложного расчета, если он следует рекомендациям МНС, и не конфликтовать с инспекторами, если списывать затраты сразу.

"Ремонтные" расходы уменьшают налогооблагаемую прибыль сразу и в полном объеме. Экономическое обоснование налицо: фирме дешевле отремонтировать, скажем, компьютер, чем купить его в магазине. Проверенный способ заменить модернизацию ремонтом - оформить поломку основного средства. Об этом может свидетельствовать дефектный акт (он так и называется). Утвержденного бланка для него нет, поэтому вы можете составить его в произвольной форме. Поскольку это внутренний документ, опровергнуть впоследствии факт поломки налоговикам будет чрезвычайно сложно. Далее под видом ремонта сломавшегося оборудования бухгалтер и проведет в учете модернизацию.

Если улучшением занимается сторонняя организация, в акте выполненных работ нужно указать как можно меньше информации о характере работ, например: "замена детали". Тем более что интересы исполнителя от этого не страдают. Если же работу выполняют "свои", составьте акт по форме N ОС-3 о приемке-сдаче отремонтированных и модернизированных объектов основных средств. Лукавить в нем не надо, поскольку в акте записывают только сумму расхода, без расшифровки.

Д. Попов

"Московский бухгалтер", N 3, март 2005 г.