О применении в практической деятельности организаций печатей (А.Н. Жуков, "Консультант бухгалтера", N 3, март 2005 г.)

О применении в практической деятельности организаций печатей

В настоящее время сфера применения организациями и иными хозяйствующими субъектами печатей довольно обширна. Однако в любом случае следует учитывать положения действующего законодательства.

Каждое из юридических лиц вправе иметь изготовленную с соблюдением установленных правил круглую "фирменную" печать, а также печати и штампы для оформления (заверения, подтверждения) отдельных финансовых и хозяйственных операций.

Перечень используемых в организации печатей определяется ее учредительными документами, положениями об обособленных подразделениях, а также иными организационно-распорядительными документами (приказами, положениями и др.). В ряде случаев требования о применении того или иного вида печати содержаться в федеральных законах и иных нормативных правовых актах.

Например, согласно пункту 5 статьи 2 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (в редакции изменений и дополнений) общество с ограниченной ответственностью должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место нахождения общества. Печать общества может содержать также фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке. Кроме того, общество вправе иметь штампы и бланки со своим фирменным наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный в установленном порядке товарный знак и другие средства индивидуализации.

Такие же положения содержатся в пункте 7 статьи 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (в редакции изменений и дополнений), пункте 3 статьи 2 Федерального закона от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", пункте 4 статьи 3 Федерального закона от 12 января 1996 г. N 7-ФЗ "О некоммерческих организациях" (в редакции изменений и дополнений).

Необходимо учитывать, что печати и штампы изготавливаются полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими выданные в установленном порядке лицензии на такого рода вид деятельности, а также сертификат, удостоверяющий возможность изготовления указанного вида продукции.

Реквизиты указанных документов рекомендуется отражать в договорах, заключаемых организацией для изготовления печатей, а реквизиты сертификата - на самой печати.

Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (в частности, для учреждений, организаций и органов исполнительной, законодательной, судебной власти) изготавливаются в соответствии с требованиями Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утвержденного постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. N 573-ст (в редакции изменений и дополнений), к таким печатям предъявляются особые требования.

На федеральном уровне условия о регистрации печатей в органах исполнительной власти не закреплены. Вместе с этим, на территории отдельных субъектов Российской Федерации такого рода требования предъявляются. Так, в г. Москве требования о регистрации печатей содержатся в Законе г. Москвы от 30 июня 2004 г. N 44 "Об учете печатей".

В соответствии с распоряжением мэра Москвы от 25 августа 1998 г. N 843-РМ регистрация печатей осуществляется отдельным структурным подразделением Московской регистрационной палаты. Этим же распоряжением установлены требования к изготовлению печатей с воспроизведением герба города Москвы.

Типовые образцы печатей определяет регистрирующий их орган. Формы используемых на уровне организации печатей определяется организацией самостоятельно.

Разрабатываемыми в организации положениями о порядке использования печатей могут предусматриваться также вопросы их закрепления за соответствующими должностными лицами, перечни документов, на которых проставляются оттиски печатей.

При определении перечня документов, на которых должен проставляться оттиск печати организации, следует руководствоваться положениями действующего законодательства.

При этом обращают на себя внимание положения пункта 3.25 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Согласно положениям указанного стандарта оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Ответственность за использование печатей по их назначению возлагается на должностных лиц, которым они выданы. Хранение печатей следует осуществлять в сейфах ответственных сотрудников.

По каждому факту утраты печатей руководителем организации или уполномоченным им лицом должно назначаться служебное расследование, материалы которого служат основанием для привлечения виновных к установленной ответственности и списания утраченных печатей с учета.

Следует учитывать, что в соответствии со статьей 325 Уголовного кодекса Российской Федерации похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие печатей и штампов, совершенное из корыстной или иной личной заинтересованности, являются уголовно наказуемыми деяниями. Указанные деяния наказываются штрафом в размере до двухсот тысяч рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до восемнадцати месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до одного года.

Согласно статье 327 УК РФ подделка, изготовление или сбыт поддельных штампов, печатей, бланков наказывается ограничением свободы на срок до трех лет, либо арестом до шести месяцев, либо лишением свободы на срок до двух лет.

В случаях физического износа или повреждения, проведения реорганизационных мероприятий неиспользуемые печати подлежат уничтожению специально назначенной комиссией с оформлением соответствующего акта.

Положения гражданского законодательства

В соответствии с положениями статьи 158 ГК РФ сделки между юридическими и физическими лицами могут совершаться устно или в письменной форме (простой или нотариальной).

При этом в устной форме совершается сделка, для которой законом или соглашением сторон не установлена письменная форма.

Сделка в письменной форме совершается путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершившими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами (статья 160 ГК РФ).

Наличие на такого рода документах печатей согласно нормам гражданского законодательства предусматривается в случаях, установленных законом, иными нормативными правовыми актами и (или) соглашением сторон. Достигнутыми соглашениями дополнительно определяются последствия несоблюдения требований о наличии на договорах печатей соответствующих сторон.

На тех же условиях определяется необходимость проставления печатей на дополнительных соглашениях к договорам, приложениях к ним и иным документам, оформляемым во исполнение заключенных соглашений.

Следует также учитывать, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Например, положения об использовании электронно-цифровой подписи определены в Федеральном законе от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи".

Учитывая, что использование факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования при совершении сделок до настоящего времени действующим законодательством не установлено, использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон. На это, в частности, обращено внимание в письме МНС России от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042 "Об использовании факсимиле подписи".

Как указано в том же письме, использование факсимиле не допускается вовсе на доверенностях, платежных документах, а также на других документах, имеющих финансовые последствия. МНС России запретило использовать факсимиле подписи должностных лиц территориальных налоговых органов в основной деятельности.

Печатями организации могут заверяться также копии документов. При этом согласно пункту 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 заверение копий документов допускается производить печатью, определяемой по усмотрению организации.

Наличие печатей в актах за выполненные работы и услуги необходимо в случае, если это определено условиями заключенного сторонами хозяйственного договора (см., в частности, письмо Госналогинспекции по г. Москве от 10 февраля 1995 г. N 11-13/2072).

Требования действующего законодательства
о бухгалтерском учете и аудите

Согласно положениям статьи 9 Закона о бухгалтерском учете печать не включена в перечень обязательных реквизитов первичного учетного документа. Фактически это означает следующее - если положениями каких-либо нормативных правовых актов, унифицированной формой первичного учетного документа (они обязательны к использованию всеми организациями), учетной политикой организации или иными ее локальными нормативными актами наличие печати не оговорено, то первичный документ может быть принят к учету и без его удостоверения печатью.

Печатями организации заверяются соответствующие экземпляры платежных документов (платежных поручений, расходных и приходных кассовых ордеров, квитанций и т.п.).

Так, в соответствии с пунктом 2.14 Положения Центробанка России от 3 октября 2002 г. N 2-П "О безналичных расчетах в Российской Федерации" (в редакции изменений и дополнений) расчетные документы принимаются банками к исполнению при наличии на первом экземпляре двух подписей (первой и второй) лиц, имеющих право подписывать расчетные документы, или одной подписи (при отсутствии в штате организации лица, которому может быть предоставлено право второй подписи) и оттиска печати, заявленных в карточке с образцами подписей и оттиска печати.

Как разъяснено в пункте 8 Указаний Центробанка России от 21 июня 2003 г. N 1297-У "О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати" образец оттиска печати юридического лица, проставляемый в карточке должен соответствовать печати, которую организация имеет согласно ее учредительным документам (положению об обособленном подразделении), иным документам и федеральным законом, устанавливающим требования к печатям юридических лиц.

Особенности оформления платежных поручений бюджетными учреждениями определен в приказе Минфина России от 31 декабря 2002 г. N 142н "Об утверждении Инструкции о порядке открытия и ведения органами федерального казначейства Министерства финансов Российской Федерации лицевых счетов для учета операций по исполнению расходов федерального бюджета" (в редакции изменений и дополнений). Указанным нормативным актом предъявляются требования о заверении платежных поручений и карточек образцов подписей оттиском печати с воспроизведением государственного герба Российской Федерации получателя (распорядителя, главного распорядителя) бюджетных средств.

При оформлении платежных поручений оттиски печати в обязательном порядке должны быть четкими, ибо в ином случае такие документы не будут приняты кредитными учреждениями для исполнения.

Приходный кассовый ордер (форма N КО-1) в соответствии с указаниями по применению указанной формы (утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации") заверяется печатью (штампом) кассира.

Печать организации в обязательном порядке проставляется также на доверенности, выдаваемой от имени организации на получение товарно-материальных ценностей, денежных средств, для представления интересов организации в судебных и иных органах, а также на доверенности для представления интересов соответствующей стороны на собрании акционеров. В противном случае как минимум затруднительно будет удостоверить соответствующие права доверенных лиц. Для большей убедительности на доверенностях следует проставлять оттиски печати, признаваемой "фирменной" в соответствии с положениями учредительных документов организации.

На необходимость удостоверения печатями выданных доверенностей на право получение товарно-материальных ценностей указано, в частности, в пункте 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов (утверждены приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н).

Такая доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это учредительными документами, с приложением печати организации.

Доверенность от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей должна быть также подписана главным бухгалтером этой организации.

Типовые формы доверенностей, используемых для получения материальных ценностей, в настоящее время утверждены постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (в редакции изменений и дополнений).

Сургучными или мастичными печатями заверяются кассовая книга и иные книги (журналы) учета, а также книжки бланков строгой отчетности (квитанций и др.). При этом книги пронумеровываются и прошнуровываются, количество листов в книге заверяется подписью руководителя организации и (или) главного бухгалтера (лиц, ими уполномоченными), и печатью организации.

Такого рода требования в отношении кассовых книг определены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88, в отношении книг складского учета - в пункте 274 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов; книг и журналов для учета драгоценных металлов и драгоценных камней - в пункте 6.7 Инструкции о порядке учета и хранения драгоценных металлов, драгоценных камней, продукции из них и ведения отчетности при их производстве, использовании и обращении (утверждена приказом Минфина России от 29 августа 2001 г. N 68н).

Печатью организации заверяются оформленные в организации путевые листы на автотранспортные средства, формы которых утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

В соответствии с Правилом (стандартом) N 6 "Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности" (утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от 23 сентября 2002 г. N 696, в редакции изменений от 4 июля 2003 г. и от 7 октября 2004 г.) наличие печати обязательно на аудиторском заключении, выдаваемом аудиторской организацией.

При этом аудиторское заключение должно быть подписано руководителем аудитора или уполномоченным руководителем лицом и лицом, проводившим аудит (лицом, возглавлявшим проверку), с указанием номера и срока действия его квалификационного аттестата, а подписи должны быть скреплены печатью.

К аудиторскому заключению прилагается финансовая (бухгалтерская) отчетность, в отношении которой выражается мнение и которая датирована, подписана и скреплена печатью аудируемого лица в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации относительно подготовки такой отчетности. Аудиторское заключение и указанная отчетность должны быть сброшюрованы в единый пакет, листы пронумерованы, прошнурованы, опечатаны печатью аудитора с указанием общего количества листов в пакете.

Обращают на себя внимание положения, согласно которым к аудиторскому заключению должна прилагаться бухгалтерская отчетность, которая скрепляется печатью организации, в отношении которой осуществляется аудит.

В общем же случае представляемая в установленные адреса бухгалтерская отчетность содержит только подписи руководителя организации и главного бухгалтера (как вариант - уполномоченных ими должностных лиц), что, в частности, подтверждается типовыми формами отчетности, утвержденными приказом Минфина России от 22 июля 2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Кроме того, положения указанного выше постановления Правительства Российской Федерации N 696 указывают на наличие индивидуальных печатей аудитора, однако сфера их применения должна определяться правилами аудиторской деятельности.

Металлическими печатями обеспечиваются материально ответственные и иные должностные лица организации для опечатывания помещений, сейфов, рабочих чемоданов и сумок, иных помещений и мест хранения материальных и денежных средств, документации.

Специальными печатями могут обеспечиваться члены инвентаризационных, ревизионных и иных созданных в организации комиссий.

Требования действующего налогового законодательства

Как и в сфере законодательства о бухгалтерском учете, в налоговом законодательстве наличие оттиска печати организации на первичных документах, регистрах налогового учета, отчетных формах обязательно в том случае, если это предусмотрено положениями соответствующих нормативных правовых актов.

В частности, печатями скрепляются книги покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, Правила ведения которых утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 2 декабря 2000 г. N 914 "Об утверждении Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость" (в редакции изменений и дополнений).

Что касается заверения печатями выставляемых поставщиками (продавцами) счетов-фактур, то такого рода положение отменено Федеральным законом от 29 мая 2002 г. N 57-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации". До этого счет-фактура заверялась печатью организации.

В соответствии с пунктом 6 статьи 169 НК РФ счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. При выставлении счета-фактуры индивидуальным предпринимателем счет-фактура подписывается индивидуальным предпринимателем с указанием реквизитов свидетельства о государственной регистрации этого индивидуального предпринимателя.

В письме МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404 "О применении счетов-фактур при расчетах по налогу на добавленную стоимость" рассмотрена возможность заверения счетов-фактур (включая те из них, что выписываются от имени головной организации филиалами и обособленными подразделениями) специальными печатями "для счетов-фактур", имеющими следующие реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект Российской Федерации), наименование структурного подразделения.

Однако данное разъяснение было дано до принятия Федерального закона N 57-ФЗ, а потому в настоящее время может применяться только в рамках самостоятельно установленного организацией порядка оформления счетов-фактур. Такой порядок (включая вопросы использования специальный печатей "для счетов-фактур") должен быть утвержден организационно-распорядительным документом руководителя организации.

Обращают на себя внимание также разъяснения письма МНС России от 21 мая 2001 г. N ВГ-6-03/404 о том, что не допускается использование на счетах-фактурах факсимильного воспроизведения подписи и печати с помощью механического или иного копирования. На это уже обращалось внимание в разделе, посвященном положениям гражданского законодательства.

При всем этом, печатями организации-продавца с подписью руководителя и указанием даты заверяются все исправления, вносимые в счет-фактуру.

Печатями организации заверяются исправления выявленные в налоговых декларациях и иных отчетных налоговых формах ошибок, на что указано в утвержденных МНС России Инструкциях о порядке заполнения форм налоговых деклараций и иных отчетных форм. Указанные исправления, кроме того, заверяются подписями подписавших отчетные формы должностных лиц, и проставляются даты исправления.

Положения трудового законодательства

Наиболее часто организациям приходится решать вопросы, связанные с достоверностью подписей и печатей на командировочном удостоверении и приложенным к нему документам, подтверждающим произведенные в местах командировки расходы.

Для документального оформления служебных командировок в настоящее время используется форма N Т-10 "Командировочное удостоверение", которая утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". Оборотная сторона указанной формы предусматривает необходимость совершения отметок о прибытии в каждый пункт командировки и выбытия из него, и при этом такие отметки должны быть подтверждены личной подписью должностных лиц организаций и иных органов, в которые был командирован сотрудник, а также печатями указанных организаций (органов).

В силу положений статьи 423 Трудового кодекса Российской Федерации при решении вопросов, связанных с оформлением командировочных удостоверений, организации вправе руководствоваться положениями Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 "О служебных командировках в пределах СССР".

Согласно пункту 6 Инструкции N 62 отметки в командировочном удостоверении имеют своей целью подтвердить фактическое время пребывания в месте командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Как разъяснено в том же пункте Инструкции, отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника должны заверяться той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное предприятие или учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Печатью лечебного учреждения в обязательном порядке заверяются выданные листки нетрудоспособности. В связи с этим, если сотрудниками организации для оплаты предъявляются не заверенные печатями листки нетрудоспособности, они должны быть возвращены для дооформления в соответствии с предъявляемыми к ним требованиями.

Типовая форма используемого в настоящее время листка нетрудоспособности приведена в письме Фонда социального страхования Российской Федерации от 15 декабря 2003 г. N 02-18/05-8139 "О бланке листка нетрудоспособности".

Отдельные положения действующего законодательства
о наличии печатей на документах

В обязательном порядке оттисками печатями соответствующих органов исполнительной власти должны быть заверены постановления и иные документы, дающие право на осуществление проверок и ревизий организаций.

Полученные организацией исполнительные документы в обязательном порядке должны быть подписаны судьей и заверены гербовой печатью судебного или иного выдавшего его органа, что определено в пункте 2 статьи 8 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве" (в редакции изменений и дополнений).

А.Н. Жуков

"Консультант бухгалтера", N 3, март 2005 г.