Применение доверенностей в процессе хозяйственной деятельности организаций (Д. Муратова, "Финансовая газета", N 23, 24, 25, июнь 2005 г.)

Применение доверенностей в процессе хозяйственной
деятельности организаций

Юридическое лицо осуществляет хозяйственную деятельность через своих законных представителей - органы, которые уполномочены представлять юридическое лицо на основании закона или его учредительных документов без оформления доверенности. К таким органам относится, например, руководитель организации (единоличный исполнительный орган или глава коллегиального исполнительного органа), для подтверждений полномочий которого достаточно учредительных документов организации и документа, удостоверяющего его избрание на эту должность.

Однако руководителю иногда также требуется доверенность, если он возглавляет филиал или представительство юридического лица. Тогда наряду с положением о филиале или представительстве его полномочия подтверждаются доверенностью, выданной юридическим лицом (ст. 55 ГК РФ, п. 4 ст. 5 Федерального закона от 8.02.98 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 4 ст. 5 Федерального закона от 26.12.95 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").

Вместе с тем часто в процессе хозяйственной деятельности организации возникает необходимость в использовании института представительства, например, в отношениях с налоговыми, таможенными и иными государственными органами, контрагентами организации в случае участия организации в качестве истца или ответчика в судах, арбитражных судах и т.д. Представительство интересов организации оформляется в том числе различного рода доверенностями.

Статья 185 ГК РФ определяет доверенность как письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. При этом представителем организации может быть как физическое, так и другое юридическое лицо.

Очевидно, что доверенность требует простую письменную форму. По общему правилу обязательным условием ее действительности является подпись руководителя организации, выдавшей доверенность, или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации. При этом, если доверенность выдана на получение или выдачу денежных средств и других имущественных ценностей организацией, основанной на государственной или муниципальной собственности, она должна быть подписана также главным бухгалтером (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Нотариального оформления доверенности от организации закон не требует, за исключением совершения сделок, требующих нотариальной формы.

В доверенности должны содержаться сведения об организации (наименование и местонахождение), выдавшей доверенность, и представителе (паспортные данные, если это физическое лицо), перечень предоставляемых полномочий, место выдачи доверенности. Также в доверенности в обязательном порядке указывается дата ее составления, в противном случае такая доверенность является ничтожной и не влечет никаких правовых последствий. Доверенность может быть выдана на любой срок, не превышающий трех лет, либо без указания срока действия. В последнем случае доверенность считается действительной в течение одного года с момента ее выдачи.

ГК РФ предусматривает возможность передачи представителем организации полномочий по доверенности другому лицу (передоверие). То же относится и к руководителю филиала или представительства юридического лица, который также может передоверить совершение действий, на которые он уполномочен доверенностью, другому лицу. Согласно ч. 3 ст. 187 ГК РФ передоверие должно быть нотариально удостоверено. При этом представитель должен известить об этом организацию, выдавшую доверенность, и сообщить все необходимые сведения о лице, которому была выдана доверенность в порядке передоверия. В противном случае представитель несет ответственность за действия этого лица как за свои собственные. Необходимо иметь в виду, что срок действия доверенности в порядке передоверия не может превышать срока действия первоначальной доверенности (ст. 187 ГК РФ). Поскольку руководитель филиала или представительства действует на основании доверенности юридического лица, выдаваемые руководителем доверенности считаются выданными в порядке передоверия и также требуют нотариального удостоверения.

Важно уделять особое внимание правильному оформлению доверенностей от организации, так как наличие в доверенности хотя бы одного нарушения требований, которые закон предъявляет к форме доверенности, означает ничтожность такой доверенности.

Доверенность прекращает действие по нескольким основаниям, к которым относятся истечение срока ее действия, прекращение организации, выдавшей доверенность, прекращение представителя - юридического лица или смерть представителя - физического лица, признание его недееспособным, ограниченно дееспособным или безвестно отсутствующим (ст. 188 ГК РФ). При этом закон предоставляет безусловное право представителю в любое время в течение срока действия доверенности отказаться от дальнейшего представления, а организации - отозвать доверенности или доверенность в порядке передоверия. При этом организация должна известить об этом своего представителя, уполномоченного этой доверенностью, а также известных ей третьих лиц, для представительства перед которыми была выдана доверенность. Эта же обязанность возлагается законом и на правопреемника юридического лица в случае его прекращения.

Необходимо иметь в виду, что действия представителя порождают для организации или ее правопреемника права и обязанности в отношении третьих лиц до того момента, как он узнал или должен был узнать о прекращении доверенности, за исключением тех случаев, когда третьи лица знали или должны были знать о прекращении доверенности (ст. 189 ГК РФ). При прекращении доверенности представитель или его правопреемники обязаны вернуть доверенность. Прекращение доверенности автоматически влечет за собой прекращение передоверия (ч. 3 ст. 188 ГК РФ).

Рассмотрим несколько ситуаций, в которых может возникнуть необходимость оформления доверенностей.

Согласно налоговому законодательству Российской Федерации организация может участвовать в отношениях с налоговыми, таможенными органами, органами государственных внебюджетных фондов как через своих законных представителей, так и через представителей, полномочия которых основаны на доверенности.

В НК РФ такие представители именуются уполномоченными представителями (ст. 29 НК РФ). Причем независимо от того, кто представляет интересы организации в налоговых правоотношениях, субъектом этих отношений является непосредственно сам налогоплательщик. В связи с этим при решении вопроса о привлечении налогоплательщика к ответственности за то или иное нарушение законодательства о налогах и сборах действия (бездействие) его представителя расцениваются как действия (бездействие) самого налогоплательщика (п. 7 постановления пленума ВАС РФ от 28.02.01 г. N 5 "О некоторых вопросах применения части первой Налогового кодекса Российской Федерации"). Согласно п. 3 ст. 29 НК РФ доверенность на представление интересов организации в налоговых правоотношениях выдается в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (ст. 185 ГК РФ), естественно, с указанием, для какого рода представительства она выдается. Оформление нотариально удостоверенной доверенности для представительства в отношениях между организацией и налоговым органом законодательством не предусмотрено.

В отношениях с таможенными органами доверенности оформляются также по общим правилам гражданского законодательства, например при декларировании товаров.

Достаточно часто необходимость в оформлении доверенностей возникает для представления интересов организаций в судах общей юрисдикции и арбитражных судах, дела юридических лиц в судах ведут их законные представители либо представители на основании доверенности. Это правило закреплено в ст. 48 ГПК РФ и ст. 59 АПК РФ.

При этом необходимо отметить, что ранее часть 5 ст. 59 АПК РФ позволяла выступать в качестве представителей организаций в арбитражных судах только их руководителям, лицам, состоящим в их штате, либо адвокатам. Таким образом, иные лица, оказывающие юридическую помощь, например частнопрактикующие юристы, юридические фирмы, были лишены возможности представлять интересы организаций в арбитражном судопроизводстве. Это нарушало как законные права этих лиц, так и права самих организаций, ограничивая их свободу выбора представителя. Тем более что АПК РФ ставил их в неравное положение с организациями, участвующими в гражданских процессах в судах общей юрисдикции, поскольку ГПК РФ таких ограничений не содержит. Постановлением Конституционного суда Российской Федерации от 16.07.04 г. N 15-П часть 5 ст. 59 АПК РФ была признана не соответствующей Конституции Российской Федерации в той мере, в какой она в системной связи с п. 4 ст. 2 Федерального закона от 31.05.02 г. N 63-ФЗ "Об адвокатской деятельности и адвокатуре в Российской Федерации" исключает для выбранных организациями лиц, оказывающих юридическую помощь, возможность выступать в арбитражном суде в качестве представителей, если они не относятся к числу адвокатов или лиц, состоящих в штате этих организаций.

Общие требования к доверенности на ведение дел в судах являются такими же, как и для других доверенностей, в них указывается вид представительства - ведение дел организации в суде, арбитражном суде со всеми правами, предоставленными законом истцу, ответчику, третьему лицу, и т.д. Иногда в доверенности указывается наименование конкретного суда, судебной инстанции. Если представителю предоставляется право заверения своей подписью копий документов, то образец его подписи вносится в доверенность.

Судебная доверенность позволяет представителю совершать от имени организации все процессуальные действия, за исключением тех полномочий, которые должны быть специально указаны в доверенности. Перечень этих полномочий содержится в ст. 54 ГПК РФ и в ст. 62 АПК РФ.

В судах общей юрисдикции в доверенностях необходимо отдельно указывать следующие полномочия: подписание искового заявления, предъявление его в суд, передачу спора на рассмотрение третейского суда, предъявление встречного иска, полный или частичный отказ от исковых требований, уменьшение их размера, признание иска, изменение предмета или основания иска, заключение мирового соглашения, передоверие, обжалование судебного постановления, предъявление исполнительного документа к взысканию, получение присужденного имущества или денежных средств.

В арбитражных судах в силу некоторой специфики перечень полномочий несколько отличается и включает право на подписание искового заявления и отзыва на исковое заявление, заявления об обеспечении иска, передачу дела в третейский суд, полный или частичный отказ от исковых требований и признание иска, изменение основания или предмета иска, заключение мирового соглашения и соглашения по фактическим обстоятельствам, передоверие, а также право на подписание заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, обжалование судебного акта арбитражного суда, получение присужденных денежных средств или иного имущества.

Также в Федеральном законе от 26.10.02 г. N 127-ФЗ "О несостоятельности (банкротстве)" прямо предусмотрено обязательное указание в доверенности полномочия представителя должника или кредитора на подпись заявления о признании должника банкротом (ст. 37, 40), полномочия представителя конкурсного кредитора на голосование на собрании кредиторов по вопросу заключения мирового соглашения (ст. 150). Превышение представителем полномочий, указанных в доверенности, при голосовании за заключение мирового соглашения может повлечь за собой отказ в утверждении мирового соглашения арбитражным судом, если будет доказано, что лицо, действующее со стороны должника, знало или не могло не знать о таких ограничениях, за исключением случая, когда голосование такого представителя не повлияло на принятие решения о заключении мирового соглашения (п. 5 ст. 158). Отсутствие в доверенности одного из указанных полномочий является основанием для непринятия судом заявления представителя, основанного на таком полномочии.

Арбитражные суды предъявляют повышенное внимание к перечисленным в доверенности полномочиям представителя, так как превышение этих полномочий часто приводит к отмене вынесенных решений и направлению дел на новое рассмотрение.

При участии организации в производстве по делам об административных правонарушениях в качестве лица, в отношении которого ведется такое производство, либо в качестве потерпевшего лица защитником или представителем организации может быть адвокат либо иное лицо, выбранное организацией в качестве представителя и действующее на основании доверенности (ст. 25.5 КоАП РФ). Доверенность оформляется по общим правилам.

Обязательный перечень полномочий, который должен быть указан в доверенности, установлен и в Федеральном законе от 21.07.97 г. N 119-ФЗ "Об исполнительном производстве". К ним относятся предъявление и отзыв исполнительного документа, передоверие, обжалование действий судебного пристава-исполнителя, получение присужденного имущества (в том числе денежных средств). В остальном доверенность на представление интересов в исполнительном производстве предоставляет представителю право совершать все действия, связанные с исполнительным производством (ст. 35).

Нередко доверенности оформляются для ведения переговоров с контрагентами организации и заключения сделок, например, штатными юристами организации. Выдаваемая в таких случаях доверенность может содержать указание на контрагента, с которым будут вестись переговоры или заключаться сделка, четкие полномочия, предоставляемые представителю (например, заключение договора определенного вида, на каких условиях), ограничения его полномочий и другие элементы, которые организация пожелает включить. Соответствие полномочий, перечисленных в доверенности, цели выдачи такой доверенности представляется особенно важным, поскольку на практике может возникнуть ситуация, когда уполномоченное доверенностью лицо в целях обеспечения интересов организации будет вынуждено выйти за границы полномочий, предоставленных ему доверенностью. В таких случаях для того, чтобы заключенная представителем сделка порождала права и обязанности непосредственно у организации, последняя должна ее прямо одобрить, иначе сделка считается заключенной от имени и в интересах совершившего ее лица, т.е. представителя (ст. 183 ГК РФ).

В информационном письме президиума ВАС РФ от 23.10.2000 г. N 57 "О некоторых вопросах практики применения статьи 183 Гражданского кодекса Российской Федерации" разъяснено, что это правило применяется независимо от того, знала ли другая сторона о том, что представитель действует с превышением полномочий или при отсутствии таковых (п. 4 информационного письма). При этом под прямым последующим одобрением сделки организацией, в частности, может пониматься письменное или устное одобрение, которое может быть непосредственно адресовано контрагенту по сделке, осуществляться в форме признания претензии контрагента или в виде просьбы об отсрочке или рассрочке исполнения сделки, акцепта инкассового поручения. Одобрение сделки также может представлять собой конкретные действия организации, если они свидетельствуют об одобрении сделки (например, полная или частичная оплата товаров, работ, услуг, их приемка для использования, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке), или заключение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой.

Необходимо иметь в виду, что независимо от формы одобрения сделки оно, как правило, должно исходить от законных представителей организации, уполномоченных в силу закона, учредительных документов или договора заключать такие сделки или совершать действия, которые могут рассматриваться как одобрение (п. 5 информационного письма).

В деятельности хозяйственных обществ доверенности могут использоваться для участия акционеров или участников в общих собраниях. В соответствии со ст. 57 Закона N 208-ФЗ акционеры участвуют в общем собрании лично либо через представителей, действующих на основании доверенности. Доверенность на голосование на общем собрании, выдаваемая организацией, должна быть оформлена в соответствии с требованиями п. 5 ст. 185 ГК РФ и содержать сведения о представляемом и представителе (имя или наименование, место жительства или место нахождения, паспортные данные). Согласно п. 2.7 Положения о дополнительных требованиях к порядку подготовки, созыва и проведения общего собрания акционеров, утвержденного постановлением ФКЦБ России от 31.05.02 г. N 17/пс, доверенность необходима также при направлении акционером предложения в повестку дня общего собрания или требования о проведении внеочередного общего собрания, если эти документы подписаны его представителем. В этом случае доверенность или ее надлежаще засвидетельствованная копия прилагается к направляемым документам. Доверенность оформляется таким же образом, что и доверенность на голосование, и должна содержать такие же сведения о представляемом и представителе. Доверенности на участие в общем собрании акционеров согласно ст. 89 Закона N 208-ФЗ обязаны храниться организацией вместе с бюллетенями для голосования и остальными документами организации.

Для обществ с ограниченной ответственностью действуют те же правила оформления доверенностей на участие в общем собрании участников, что и в акционерных обществах (ст. 37 Закона N 14-ФЗ).

В деятельности хозяйственных товариществ доверенности используются в случае, когда ведение дел товарищества поручается одному или некоторым из его участников. Тогда остальные участники для совершения сделок от имени товарищества должны иметь доверенность от участника (участников), на которого возложено ведение дел товарищества (ст. 72 ГК РФ). При ведении общих дел товарищей простого товарищества в отношениях с третьими лицами полномочие одного из товарищей совершать сделки от имени всех товарищей может удостоверяться доверенностью, выданной ему остальными товарищами (ст. 1044 ГК РФ).

Представляет интерес вопрос о представительстве при осуществлении государственной регистрации юридических лиц при их создании, реорганизации и ликвидации, внесении изменений в их учредительные документы. Порядок государственной регистрации юридических лиц регулируется Федеральным законом от 8.08.01 г. N 129-ФЗ (в ред. Федерального закона от 2.11.04 г. N 127-ФЗ) "О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей". В соответствии со ст. 9 этого Закона заявление на государственную регистрацию, представляемое в регистрирующий орган, удостоверяется подписью уполномоченного лица - заявителя, которым может являться:

руководитель постоянно действующего исполнительного органа регистрируемого юридического лица или иное лицо, имеющие право без доверенности действовать от имени этого юридического лица;

учредитель (учредители) юридического лица при его создании;

руководитель юридического лица, выступающего учредителем регистрируемого юридического лица;

конкурсный управляющий или руководитель ликвидационной комиссии (ликвидатор) при ликвидации юридического лица;

иное лицо, действующее на основании полномочия, предусмотренного федеральным законом, или актом специально уполномоченного на то государственного органа, или актом органа местного самоуправления.

Подлинность подписи уполномоченного лица должна быть удостоверена в нотариальном порядке.

Таким образом, Закон N 129-ФЗ не предоставляет возможность выступать в качестве заявителя при государственной регистрации представителю по доверенности, как это было по ранее действовавшему законодательству.

Как правило, оформление соответствующих документов на регистрацию поручается юридическим фирмам, специализирующимся в этой области, либо штатным юристам организации. Невозможность выдать им доверенность на подписание заявления в регистрирующий орган создает определенные неудобства для руководителя, учредителя организации или иного лица, поскольку требует их личного присутствия для нотариального удостоверения подписи, что связано со значительными затратами времени.

Кроме того, при учреждении юридического лица иностранными гражданами и компаниями создается ситуация, когда учредители вынуждены оформлять заявление на государственную регистрацию и нотариально удостоверять подпись уполномоченного лица у себя в стране, затем апостилировать этот документ и направлять его в Российскую Федерацию, в то время как было бы гораздо проще выдать доверенность российскому гражданину для оформления всех документов в месте регистрации. Лишение юридических и физических лиц возможности использовать институт представительства при государственной регистрации юридических лиц является нарушением их права действовать через представителя, которое является составной частью их правоспособности.

Вместе с тем предъявление в регистрирующий орган уже оформленных документов представителем по доверенности закон не исключает. При этом необходимо иметь в виду, что при создании юридического лица доверенность представителю может быть оформлена только учредителями юридического лица и не может выдаваться за подписью генерального директора создаваемого юридического лица. В соответствии с п. 3 ст. 49 ГК РФ правоспособность юридического лица возникает в момент его создания, который определяется внесением соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц. Поэтому до момента создания организации ее руководитель неправомочен выдавать доверенности. Такое разъяснение дается, в частности, в письме МНС России от 14.08.03 г. N 09-1-02/4040-АВ409.

Необходимо также обратить внимание на случай, когда организация оформляет доверенность не от своего имени, а удостоверяет доверенность своего работника. Такая ситуация возникает, когда работник организации намеревается выдать доверенность третьему лицу от своего имени на представление его интересов в суде (п. 2 ст. 53 ГПК РФ), а также на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, на получение вознаграждения авторов и изобретателей, пенсий, пособий и стипендий, вкладов граждан в банках и на получение корреспонденции (п. 4 ст. 185 ГК РФ). Подпись работника на такой доверенности удостоверяется организацией посредством проставления подписи руководителя и печати организации.

Доверенности широко используются в повседневной деятельности организаций, например при получении материалов со склада поставщика или от транспортной организации, почтовой корреспонденции, для подписи различного рода документов. Например, счет-фактура в соответствии с п. 6 ст. 169 НК РФ наряду с руководителем и главным бухгалтером организации может быть подписан иными лицами, уполномоченными на то доверенностью от имени организации.

Доверенности используются при открытии и осуществлении операций с банковскими счетами организации. Как правило, правом первой подписи обладает руководитель организации, право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру. Однако права первой и второй подписи могут быть переданы по доверенности другим лицам. Это предусмотрено в п. 6 указания Банка России от 21.06.03 г. N 1297-У "О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати" (в ред. указания Банка России от 25.03.04 г. N 1403-У). В этом случае при оформлении карточки с образцами подписей и оттиска печати у нотариуса лицо, которому передается право подписи, должно представить соответствующую доверенность от организации, содержащую данное полномочие.

Согласно п. 16 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", утвержденного решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 (в ред. письма Банка России от 26.02.96 г. N 247), в тексте расходного кассового ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: "По доверенности". Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей - прописью, копеек - цифрами. Однако при получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Доверенность на получение денежных средств остается в документах дня как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. Выдача организациями денежных средств лицам, не состоящим в списочном составе организации, может производиться их представителям по доверенности. Доверенность на получение заработной платы и иных платежей, связанных с трудовыми отношениями, может быть удостоверена либо нотариусом, либо организацией, где доверитель работает, либо жилищно-эксплуатационной организацией по месту его жительства, либо администрацией стационарного лечебного учреждения, в котором он находится на лечении (ст. 185 ГК РФ). В доверенности обязательно должно быть указано, для чего она выдана.

Для получения материалов от транспортной организации доверенность оформляется в общем порядке, т.е. подписывается руководителем и удостоверяется печатью организации. Подпись главного бухгалтера в данном случае не требуется, за исключением доверенностей от имени юридического лица, основанного на государственной или муниципальной собственности, на получение или выдачу денег и других имущественных ценностей (п. 45 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденных приказом Минфина России от 28.12.01 г. N 119н, в ред. приказа Минфина России от 23.04.02 г. N 33н). В таком же порядке оформляются доверенности на получение материалов со склада поставщика.

При использовании федерального железнодорожного транспорта доверенность на получение грузобагажа, прибывшего в адрес организации, подписывается руководителем и бухгалтером организации и заверяется ее печатью. В доверенности должны быть указаны сведения об адресе получателя, номере отправки и количестве получаемых мест. При этом приемосдатчик груза и багажа на станции сверяет все реквизиты дорожной грузобагажной ведомости со сведениями, указанными в доверенности, и записывает на оборотной стороне дорожной грузобагажной ведомости, а также в книге прибытия и выдачи багажа и грузобагажа реквизиты доверенности (номер, дата выдачи и кем подписана) и документа, удостоверяющего личность лица, уполномоченного на получение грузобагажа (номер, дата и кем выдан), и место жительства. При получении грузобагажа доверенное лицо расписывается на оборотной стороне дорожной грузобагажной ведомости (п. 129 Правил перевозок пассажиров, багажа и грузобагажа на федеральном железнодорожном транспорте, утвержденных приказом МПС России от 26.07.02 г. N 30).

В организациях торговли при принятии товаров на складе поставщика материально ответственное лицо, принимающее товар, должно иметь доверенность, подтверждающую его право на получение товара (см. Методические рекомендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденные письмом Роскомторга от 10.07.96 г. N 1-794/32-5, далее - Методические рекомендации). Для определения порядка оформления доверенностей согласно Методическим рекомендациям следует пользоваться инструкцией Минфина СССР от 14.01.67 г. N 17 "О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности" (далее - Инструкция), которая должна применяться в части, не противоречащей ГК РФ (глава 10) и Федеральному закону от 21.11.96 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Согласно постановлению президиума ВАС РФ от 13.08.96 г. N 1792/96 с момента введения в действие части первой ГК РФ (с 1.01.95 г.) доверенности от имени юридического лица должны оформляться в порядке, установленном п. 5 ст. 185 ГК РФ.

Доверенности на получение товарно-материальных ценностей подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или иными лицами, уполномоченными ими приказом на подписание доверенностей (п. 1 Инструкции), и заверяются печатью организации. Заметим, что данная норма в некоторой степени противоречит п. 5 ст. 185 ГК РФ, поскольку требует проставления подписи главного бухгалтера на доверенностях, выдаваемых на получение ценностей организациями любой организационно-правовой формы. Поэтому отсутствие подписи главного бухгалтера на доверенности, выданной, например, обществом с ограниченной ответственностью, не повлечет за собой недействительность такой доверенности. Вместе с тем на практике при оформлении доверенностей на получение товарно-материальных ценностей организации предпочитают проставлять наряду с подписью руководителя и подпись главного бухгалтера.

В доверенности должны быть указаны наименование поставщика и получателя товара, номер и дата выдачи наряда, счета или другого документа, по которым доверенное лицо будет получать товар, перечень подлежащих получению товарно-материальных ценностей, если в документах на отпуск товара такой перечень не содержится, паспортные данные и образец подписи доверенного лица. Доверенность должна быть полностью заполнена, помарки и исправления в тексте не допускаются (п. 9 Инструкции). Выдаваемые организацией доверенности на получение товарно-материальных ценностей должны регистрироваться бухгалтерией организации в книге или журнале доверенностей (п. 6 Инструкции).

Важной нормой Инструкции является обязанность организации, получающей товарно-материальные ценности, немедленно поставить в известность поставщика об аннулировании доверенности, выданной уполномоченному лицу, срок действия которой не истек, поскольку именно с этого момента прекращается отпуск товара по такой доверенности и ответственность за выдачу товара по аннулированной доверенности переходит на поставщика. В случае неизвещения поставщика об аннулировании доверенности уполномоченного лица ответственность за выдачу товара по такой доверенности возлагается на организацию - получателя товара (п. 5 Инструкции). Аннулированная доверенность должна быть отобрана у доверенного лица.

Неиспользованные доверенности возвращаются в организацию на следующий день после истечения срока действия, о чем делается отметка в книге (журнале) учета доверенностей. На самой доверенности проставляется надпись "не использована", она хранится до конца отчетного года, а по окончании года уничтожается с составлением соответствующего акта.

Лица, получившие доверенности на получение товарно-материальных ценностей, должны отчитываться в их использовании не позднее следующего дня после каждого получения товара с представлением необходимых документов. Если доверенное лицо не отчиталось по доверенности, срок которой истек, то новая доверенность ему не выдается.

При отпуске товара организациями необходимо проверять правильность оформления доверенности, представляемой получающим товар лицом, а именно: не истек ли срок действия доверенности, нет ли информации о ее аннулировании, кем подписана доверенность, соответствуют ли указанные в ней паспортные данные доверенного лица представленному им паспорту, заполнена ли доверенность полностью, включая реквизиты, присутствуют ли в тексте исправления или помарки, содержит ли она образец подписи доверенного лица, реквизиты документов на получение товаров, перечень товарно-материальных ценностей в случае необходимости их указания. Представленная доверенность остается у отпускающей товар организации.

Необходимо обратить внимание на такой важный элемент доверенности, как срок ее действия. Согласно п. 4 Инструкции и п. 3 Указаний срок действия доверенности зависит от возможности получения и вывоза товарно-материальных ценностей, но, как правило, составляет не более 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, например на систематическое получение товаров, допускается выдавать на весь календарный месяц. По соглашению заинтересованных министерств (ведомств) этот срок может быть продлен, но не более чем на календарный квартал.

Указанная норма не может применяться при оформлении доверенностей, так как она прямо противоречит ГК РФ, который предоставляет право выписывать доверенности на любой срок в пределах трех лет. Оформление доверенности сроком на месяц, несколько месяцев, год и больше не влечет ее недействительность, если остальные ее элементы соответствуют требованиям законодательства и должны приниматься лицом, отпускающим товар.

То же касается и вопроса, кто может выступать доверенным лицом организации при получении товарно-материальных ценностей. Хотя и в п. 1 Инструкции и в п. 3 Указаний установлено, что выдача доверенностей допускается только лицам, работающим в организации, это противоречит требованиям главы 10 ГК РФ, по смыслу которой доверенности могут выдаваться любым лицам.

Согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в ред. решения Росархива от 27.10.03 г.) организация обязана хранить доверенности на получение заработной платы и других выплат, денежных средств и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные, книги, журналы учета доверенностей в течение 5 лет.

Д. Муратова,

группа компаний "Беседин Аваков Тарасов и партнеры"

"Финансовая газета", N 23, 24, 25, июнь 2005 г.