Отчетность через Интернет: экономим время (О.В. Гайворонская, "Российский налоговый курьер", N 20, октябрь 2005 г.)

Отчетность через Интернет: экономим время

Сколько времени уходит на составление различных отчетов, может рассказать любой бухгалтер. Отстоять в очереди в инспекции и сдать их в срок - на это тоже нужно время. Подобных проблем можно избежать, если представлять отчетность в электронном виде по каналам связи. Пока это дело добровольное. Но в недалеком будущем для многих организаций использование безбумажных технологий станет обязательным.

Правовая база

Направлять налоговую отчетность по телекоммуникационным каналам связи позволяет статья 80 Налогового кодекса. В отношении бухгалтерской отчетности такая возможность предусмотрена статьями 13 и 15 Федерального закона от 21.11.96 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

В основе построения системы электронной документации лежит Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" (далее - Закон N 1-ФЗ). Согласно этому закону цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном печатью. Это означает, что документ с электронной цифровой подписью (ЭЦП) имеет такую же юридическую силу, как и аналогичный бумажный документ.

После принятия Закона N 1-ФЗ налоговые органы разработали Порядок представления налоговой декларации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (утвержден приказом МНС России от 02.04.2002 N БГ-3-32/169). В нем указано, что формы налоговой и бухгалтерской отчетности в электронном виде, представленные в соответствии с требованиями законодательства, являются оригиналами, имеют юридическую силу и подлежат хранению в архиве юридически значимых документов. Эти формы также могут быть использованы в качестве доказательств в суде и при рассмотрении споров в досудебном порядке. Представление налоговой отчетности в электронном виде должно осуществляться через специализированного оператора связи. Налогоплательщик, который представит отчетность таким образом, не обязан сдавать ее в налоговый орган на бумажном носителе.

Более подробно порядок представления отчетности в электронном виде изложен в Методических рекомендациях об организации и функционировании системы представления налоговых деклараций и бухгалтерской отчетности в электронном виде (утверждены приказом МНС России от 10.12.2002 N БГ-3-32/705@).

Налоговая служба разработала также нормативные документы, касающиеся форматов представления налоговой и бухгалтерской отчетности. В формате описываются состав и структура показателей отчетности и требования к ним. Состав показателей определяется на основании бумажной формы конкретной налоговой декларации (расчета) или формы бухгалтерской отчетности. На сегодняшний день форматы приняты практически по всем видам налоговой отчетности.

Если нормативными актами в формы отчетности вносятся поправки, изменяется и описание формата. Отметим, что бумажная и электронная версии форм налоговой отчетности должны появляться одновременно (см. приказ МНС России от 31.12.2002 N БГ-3-06/756). Такая норма закрепляет равенство каждой их этих форм, а налогоплательщикам, представляющим декларации в электронном виде, гарантирует своевременное обновление в случае изменения форм отчетности.

Что нужно для передачи отчетности по каналам связи

Перейти на любую безбумажную технологию бухгалтер может только при наличии компьютера и доступа к Интернету. А чтобы передавать по каналам связи налоговую и бухгалтерскую отчетность, нужно дополнительно установить специальную программу. Приобрести ее можно у специализированного оператора связи. Оператором связи может быть любая коммерческая организация, которая удовлетворяет требованиям законодательства и имеет соответствующие лицензии, а также сертификаты программных продуктов и телекоммуникационной инфраструктуры. Свои функции специализированные операторы выполняют на основе соглашений с налоговыми органами. Оператора выбирает региональное управление по налогам и сборам.

Координаты операторов связи узнать нетрудно. Как правило, информация о них размещается на стендах или на сайтах налоговых инспекций.

Оператор подключит вашу организацию к системе электронной отчетности по каналам связи (ЭОКС). Кроме специальной программы он также обеспечит средствами криптографической защиты информации (СКЗИ) и ключами ЭЦП. Использование СКЗИ и ЭЦП необходимо для того, чтобы сохранить конфиденциальность при передаче информации, идентифицировать организацию и защитить файлы отчетности от несанкционированных исправлений. Средства шифрования при передаче отчетности по используемым алгоритмам аналогичны тем, которые применяются в силовых ведомствах, спецслужбах, банковских системах и т.д.

Программный комплекс, приобретенный у оператора, позволит заполнять формы отчетности, контролировать правильность их заполнения, подписывать все файлы ЭЦП, зашифровывать их и обеспечивать доставку в налоговую инспекцию через Интернет.

С помощью данной программы возможно также получать по электронной почте сведения об исполнении налоговых обязательств перед бюджетом. Для этого в инспекцию по электронной почте направляется запрос на получение информационной выписки. Дополнительно пользователям периодически отправляются данные о бюджетных счетах, кодах КБК, инструктивные письма ФНС России и другая подобная информация.

Процедура передачи отчетности

Процесс передачи отчетности состоит из нескольких этапов. Начинается он с формирования той отчетной формы, которую необходимо переслать. Отправляемый документ должен соответствовать утвержденному формату. В программном комплексе, приобретенном у оператора связи, эти форматы уже установлены, а при изменении форм налоговой отчетности они автоматически обновляются.

Таким образом, на первоначальном этапе задача бухгалтера - вбить цифры в поля электронной формы декларации. Программа сама подсчитает и проконтролирует правильность заполнения форм. Затем документ нужно заверить ЭЦП, зашифровать (программа это делает автоматически) и отправить в инспекцию.

Кстати.
Для кого станет обязательной электронная отчетность

В проекте федерального закона N 181057-4 "О внесении изменений в часть первую Налогового кодекса Российской Федерации в связи с осуществлением мер по совершенствованию налогового администрирования", который Госдума рассмотрит в осеннюю сессию, предусмотрены поправки в статью 80 Налогового кодекса. В соответствии с ними абзац 1 пункта 2 названной статьи будет звучать так:

"Налоговая декларация (налоговый расчет по авансовому платежу) представляется в налоговый орган по месту учета налогоплательщика по установленной форме в электронном виде в соответствии с законодательством Российской Федерации и (или) на бумажном носителе. При этом налогоплательщик, среднесписочная численность работников которого на день представления соответствующих документов налоговой отчетности превышает 100 человек, представляет эти документы налоговой отчетности в налоговый орган в электронном виде, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации...".

Оператор связи в подтверждение того, что отчетность получена, присылает документ с указанием даты и времени отправки налогоплательщиком каждого конкретного файла. Такой документ, заверенный ЭЦП оператора, можно сравнить с почтовым штемпелем на конверте при отправке отчетности по почте.

Как только организация получит от оператора подтверждение, декларация считается представленной. На это указывает пункт 4 раздела 2 названного выше Порядка представления декларации в электронном виде.

Инспекция принимает документ, расшифровывает его и проверяет подлинность ЭЦП налогоплательщика. В течение суток (без учета выходных и праздничных дней) из инспекции должны прийти квитанция о приеме отчетности и протокол входного контроля. Это будет подтверждением того, что отчетность в инспекцию доставлена. Указанные документы можно сравнить со штампом "получено" или подписью налогового инспектора на втором экземпляре декларации.

Квитанция о приеме представляет собой тот же файл отчетности, который передавался. При этом он подписан уже двумя ЭЦП - отправителя и налоговой инспекции. Такой документ хранится в архиве у обеих сторон. А в протоколе указывается, что декларация прошла входной контроль. Если поступила информация, что контроль не пройден, значит, при формировании отчетности были допущены ошибки. Их необходимо исправить и отправить файл повторно.

Формы отчетности, представленные по каналам связи, считаются оригиналами, имеют юридическую значимость и подлежат хранению. Они могут быть использованы как доказательства в суде.

Аргументы "за" и "против"

Как правило, в настоящее время решение о переходе на сдачу отчетности по каналам связи принимает руководитель организации. И чтобы он принял его, нужно привести достаточно аргументов в пользу данного способа сдачи отчетности. Но, как ни парадоксально, начать лучше с объективных недостатков метода.

Итак, аргументы "против":

- необходимо оплачивать услуги оператора связи;

- возможны сбои в работе программного обеспечения. Правда, в подобных ситуациях проблемы должны решать службы технической поддержки оператора связи;

- по Интернету нельзя сдать отчетность в другие контролирующие структуры. А это значит, что "походов", например, в отделения Пенсионного фонда не избежать.

Аргументы "за":

- стоимость программного комплекса для электронной сдачи отчетности, а также абонентской платы за его обслуживание невысока и соизмерима с расходами на бумажную отчетность;

- плату за подключение и абонентскую плату можно списать на затраты, а НДС принять к вычету;

- очевидная экономия времени бухгалтера. Отчетность сдается с его рабочего места в течение нескольких минут без последующего дублирования на бумажном носителе;

- можно избежать санкций за несвоевременную сдачу отчетности в авральных ситуациях. Ведь отчетность отправляется круглосуточно и без выходных. В последний день сдачи отчетности файлы отправляются до 24 часов;

- гарантированное подтверждение доставки отчетности, которое имеет юридическую силу в спорных ситуациях;

- оперативное получение форм отчетности в случае их изменения или введения новых.

Как видим, аргументов "за" значительно больше. В любом случае переходить на безбумажную технологию передачи отчетности или нет, пока решает налогоплательщик. Но в скором времени все может измениться (см. врезку).

О.В. Гайворонская,

эксперт журнала "Российский налоговый курьер"

"Российский налоговый курьер", N 20, октябрь 2005 г.