Карточки: документы второго плана (О. Андриянова, "Практическая бухгалтерия", N 1, январь 2006 г.)

Карточки: документы второго плана

Многие бухгалтеры считают, что индивидуальные карточки по ЕСН и налоговые карточки по НДФЛ не являются важными документами, поэтому не тратят время на их оформление. В итоге возникают проблемы с инспекторами.

При проведении камеральных или выездных проверок вместе с другими документами налоговики запрашивают индивидуальные карточки по ЕСН. А когда ревизия касается исчисления и удержания налога на доходы физических лиц, они требуют форму 1-НДФЛ. И если окажется, что фирма не оформляет названные документы, то инспекторы считают это грубым нарушением правил учета доходов и расходов объектов налогообложения и начисляют штрафы. Правы ли ревизоры?

Учтем доход сотрудника - составим 1-НДФЛ

Согласно пункту 1 статьи 230 Налогового кодекса, все фирмы обязаны вести учет доходов, выплаченных каждому работнику. Для этого существует специальная форма 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц". Она утверждена приказом МНС России от 31 октября 2003 г. N БГ-3-04/583. В нее заносят сведения о самом работнике, полученном им доходе, а также о начисленном и удержанном налоге.

Но зачастую, в силу разных обстоятельств, фирмы игнорируют требование законодательства и налоговые карточки не заполняют. Это маленькое нарушение может оставаться незамеченным до первой налоговой проверки. Вот тогда погрешность становится явной. Обнаружив, что фирма пренебрегла своими обязанностями, инспекторы обвинят ее в грубом нарушении правил учета доходов и расходов, и начислят штраф по статье 120 Налогового кодекса.

Если организации в данной ситуации решают поспорить с инспекторами, им удается отстоять свое право. Именно так поступила одна якутская фирма.

При проверке ревизоры обнаружили, что у организации отсутствуют карточки 1-НДФЛ, и в результате начислили ей штраф на основании статьи 120 Налогового кодекса. Фирма отказалась заплатить его добровольно, поэтому инспекторы обратились к арбитрам.

При рассмотрении обстоятельств дела судьи пришли к выводу, что представители налоговой службы не имели основания штрафовать организацию за такое нарушение (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 июля 2005 г. по делу N А58-4016/04-Ф02-3330/05-С1). Свою позицию арбитры обосновали следующим образом.

Грубым нарушением правил учета доходов и расходов считается отсутствие первичных документов, счетов-фактур или регистров бухучета. А также систематическое несвоевременное и неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета денежных средств, материальных ценностей.

К первичным относятся документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет (п. 1 ст. 9 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ " О бухгалтерском учете", далее - Закон). Составляются они по образцам, приведенным в альбомах унифицированных форм. Карточка 1-НДФЛ не относится к унифицированным формам и не содержит необходимых реквизитов, следовательно, первичным документом она не является.

С другой стороны, налоговую карточку нельзя считать регистром бухгалтерского учета. Их перечень содержится в письме Минфина России от 24 июля 1992 г. N 59. Карточки 1-НДФЛ там нет.

Учитывая изложенное, суд пришел к следующему выводу. Налоговые карточки не относятся к тем документам, за отсутствие которых можно оштрафовать по статье 120 Налогового кодекса.

Подобные дела рассматривались в других судах, и решения также выносились в пользу фирм (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 19 июля 2004 г. по делу N А17-1315/5 и Северо-Западного округа от 2 декабря 2004 г. по делу N А56-20135/04).

Инспекторы не любят творчество

Не менее спорная ситуация возникает и с индивидуальными карточками по ЕСН.

В соответствии с пунктом 4 статьи 243 Налогового кодекса организации обязаны учитывать выплаты и иные вознаграждения сотрудникам, а также суммы начисленного ЕСН и налогового вычета по каждому сотруднику. Для ведения данного учета налоговиками были разработаны и утверждены четыре формы индивидуальных карточек (приказ МНС России от 27 июля 2004 г. N САЭ-3-05/443).

Форма индивидуальной карточки, указанная в приложении N 1 к приказу N САЭ-3-05/443, предназначена для фирм, применяющих общепринятую систему налогообложения. Организации-"спецрежимники" учитывают начисленные выплаты, суммы ЕСН и пенсионных взносов по форме согласно приложению 2 Если же предприятие совмещает ЕНВД или УСН с общепринятой системой уплаты налогов, то оно заполняет карточки согласно приложениям 1, 2. При этом в приложении 2 заполнению подлежат все разделы.

Хотя индивидуальные карточки и утверждены налоговой службой, тем не менее они носят рекомендательный характер. То есть организация может вносить свои коррективы в образец (в виде добавления, объединения или выделения отдельных граф) исходя из практической целесообразности либо вести учет в иной форме.

Руководствуясь этой оговоркой, некоторые предприятия так и поступают. Например, организации с большим штатом предпочитают вести учет расчетов по единому социальному налогу в виде таблиц.

К сожалению, о необязательном характере этих форм забывают сами инспекторы. И тем фирмам, которые не используют разработанную налоговиками карточку, приходится обращаться в суд.

Так, у питерской компании при проведении проверки контролеры запросили карточки по ЕСН. А когда они вместо привычной формы получили таблицы, то этот факт расценили как невыполнение официального требования и привлекли фирму к ответственности, предусмотренной статьей 126 Налогового кодекса (50 рублей за каждый непредставленный документ). Поскольку штат фирмы был большим, то сумма штрафа оказалась внушительной.

Защититься от претензий инспекторов компании удалось в суде. Федеральные арбитры решили спор в ее пользу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 4 ноября 2004 г. по делу N А56-4829/04).

Согласно статье 9 Закона, первичными являются оправдательные документы, подтверждающие хозяйственную деятельность организации. "Первичка" принимается к учету, если составлена по образцу, содержащемуся в альбомах унифицированных форм. А если документы оформлены по непредусмотренному образцу, то они должны содержать обязательные реквизиты. Карточки учета ЕСН так же, как и налоговые карточки 1-НДФЛ, не соответствуют принятым стандартам и не содержат реквизитов, установленных статьей 9 Закона, следовательно, не являются первичными документами. Также их нельзя назвать и типовыми бухгалтерскими регистрами.

Кроме того, судьи подчеркнули, что формы носят все-таки рекомендательный характер. На необязательность использования формы карточки, разработанной налоговой службой, сделали акцент и московские арбитры (постановление ФАС Московского округа от 22 июля 2005 г. по делу N КА-А40/6452-05).

О. Андриянова,

главный бухгалтер

"Практическая бухгалтерия", N 1, январь 2006 г.