Вопрос: В 2005 году по итогам инвентаризации мы на основании приказа руководителя списали безнадежную "дебиторку" с истекшим сроком исковой давности. Возникла она по сделке, заключенной в 2000 году. Можно ли уже уничтожить договор, накладную, счет-фактуру и акты сверки с покупателем? ("Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2006 г.)

В 2005 году по итогам инвентаризации мы на основании приказа руководителя списали безнадежную "дебиторку" с истекшим сроком исковой давности. Возникла она по сделке, заключенной в 2000 году. Можно ли уже уничтожить договор, накладную, счет-фактуру и акты сверки с покупателем?

Во избежание споров с инспекторами первичные документы по списанному долгу вам лучше сохранить.

Налоговый кодекс обязывает фирмы хранить документы, необходимые для расчета налогов, подтверждающие доходы и расходы, лишь четыре года (подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ). Срок отсчитывается после отчетного (налогового) периода, в котором их использовали последний раз для расчета налогов (письмо Минфина России от 18.10.2005 N 03-03-04/2/83).

Но, как правило, документы, первичные для налогового учета, являются таковыми и в целях бухгалтерского. А пункт 1 статьи 17 Закона от 21.11.96 N 129-ФЗ в свою очередь обязывает фирмы хранить "первичку" в течение сроков, установленных правилами архивного дела, но не менее пяти лет. Так, документы, которые зафиксировали хозоперацию и послужили основанием для бухгалтерских записей, а также документы о взаимных расчетах между организациями нужно хранить пять лет (см. Перечень, утвержденный решением Росархива от 06.10.2000). Отсчет срока при этом начинается с 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (п. 2.9 Указаний по применению Перечня).

Выходит, уничтожать в 2006 году "первичку", оформленную в 2000 году, можно.

Однако в вашем случае долг покупателя по сделке, в отношении которой составлялись бумаги, был списан в 2005 году как безнадежный. И с целью проверки обоснованности этой операции инспекторы могут попросить первичные документы.

Суды соглашаются с этим и отмечают, что "первичка", свидетельствующая об образовании долга, попытках его взыскать, позволяет удостовериться в наличии "дебиторки" в заявленном размере, установить период ее образования, момент истечения срока исковой давности и сделать вывод о ее нереальности ко взысканию. Именно первичные документы являются основанием для включения задолженности в состав расходов, а значит, должны храниться четыре года с момента списания долга (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 28.04.2005 N А42-5316/04-15).

Есть и другое мнение: "первичкой" для списания являются лишь акт инвентаризации, письменное обоснование и приказ руководителя. Документы же, касающиеся списанной "дебиторки", можно уничтожать, так как более длительные сроки хранения для них не предусмотрены. В таком случае спора с инспекторами скорей всего не избежать. Правда, суд может встать на сторону фирмы (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.10.2005 N Ф04-7029/2005(15574-А70-33)).

Е.О. Калинченко,

эксперт "НА"

15 февраля 2006 г.

"Нормативные акты для бухгалтера", N 4, февраль 2006 г.