Организация контрольной работы в территориальном органе федерального казначейства (Н. Баландин, "Финансовая газета", N 19, май 2006 г.)

Организация контрольной работы в территориальном органе
федерального казначейства

Кардинальная реформа бюджетного процесса, переход к новым принципам планирования работы органов исполнительной власти объективно приводят к изменению принципов, форм и методов контроля.

Опыт Управления Федерального казначейства по Архангельской области (далее - Управление) показывает, что контролировать все нерационально. Контроль должен быть затратно-эффективным не в ущерб остальным функциям Казначейства. Организация системы внутреннего контроля требует институционального и процессного подхода.

Институциональный подход

Организации

1. Независимое структурное подразделение Управления (отдел внутреннего контроля), подчиняющееся руководителю Управления и осуществляющее внутренний контроль деятельности отделов и отделений Управления.

Основная задача отдела внутреннего контроля - осуществление в установленном порядке ведомственного контроля за деятельностью структурных подразделений Управления и отделений.

С 2000 г. отделом организуются и проводятся с привлечением специалистов других отделов комплексные проверки отделений по городам и районам области по различным вопросам надлежащего выполнения органами Федерального казначейства задач и функций.

В целях контроля за деятельностью структурных подразделений Управления с 2003 г. отделом также организуются и проводятся комплексные проверки их деятельности.

В настоящее время основными направлениями контрольной работы отдела являются:

переориентация функций на внутренний контроль в рамках территориального органа Федерального казначейства, включая проверки структурных подразделений Управления и отделений;

осуществление последующего контроля только внутри системы (в рамках Управления и отделения), в том числе в части проверки лимитов остатка кассы;

контроль за технологическим процессом, выявление различных рисков и поиск путей их устранения.

2. инспекторская группа Управления, формируемая из специалистов отделов Управления и подчиненных отделений.

Комплексные проверки деятельности подчиненных отделений проводятся инспекторской группой Управления один раз в два года (т.е. 12-13 проверок в год) по следующим основным вопросам:

по обеспечению исполнения федерального бюджета на территории субъекта Российской Федерации в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации;

по кассовому обслуживанию исполнения бюджета субъекта Российской Федерации, бюджетов муниципальных образований согласно бюджетному законодательству Российской Федерации и соответствующим соглашениям, заключенным Управлением с органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, органами местного самоуправления;

выражение мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности и соответствии порядка ведения бухгалтерского учета законодательству Российской Федерации;

контроль за экономической обоснованностью, правомерным, целевым и эффективным использованием бюджетных средств, выданных на обеспечение деятельности органов Федерального казначейства по Архангельской области;

контроль за правомерностью получения и использования территориальными органами Федерального казначейства средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности;

оценка эффективности внедрения технологических процессов и использования информационных технологий.

По окончании проведения проверки руководитель инспекторской группы проводит в проверяемом отделении совещание, на котором сообщает о результатах комплексной проверки и высказывает предложения по устранению выявленных нарушений и недостатков, а также улучшению деятельности отделения по соответствующим направлениям.

Комплексная проверка деятельности отделов Управления проводится ежегодно.

С 2006 г. в программу таких проверок включается вопрос о состоянии работы по подготовке к защите специалистов отдела и материальных ценностей Управления от аварий и чрезвычайных ситуаций мирного и военного времени. По результатам комплексной проверки оформляется заключение, в котором излагаются основные недостатки работы отдела.

Кроме того, специалисты органов Федерального казначейства по Архангельской области могут проводить различные тематические проверки, в том числе:

фактов, изложенных в письмах органов государственной власти, бюджетополучателей, подчиненных отделений, а также в докладных записках начальников структурных подразделений;

исполнения структурными подразделениями Управления приказов, распоряжений, поручений и резолюций руководителя Управления;

соблюдения утвержденных регламентов установленных процессов и процедур (например, регламент организации, функционирования и участия в телеконференциях на почтовом сервере Управления).

3. должностные лица в отделах и подчиненных отделениях Управления, осуществляющие внутренний контроль за соблюдением установленных требований к соответствующим направлениям работы (администраторы безопасности, локальной вычислительной сети, прикладного программного обеспечения и др.).

4. Контрольный совет как совещательный орган при руководителе Управления, созданный в целях выработки решений по актуальным вопросам деятельности органов Федерального казначейства по Архангельской области, в том числе совершенствования контрольной работы, всестороннего рассмотрения материалов проверок отделов Управления и подчиненных отделений, а также для подготовки соответствующих рекомендаций по предупреждению и устранению выявленных нарушений и недостатков.

Нормы и правила, регламентирующие проведение внутреннего контроля

Комплексные проверки проводятся в соответствии с Правилами проведения проверок деятельности территориальных органов Федерального казначейства, утвержденными приказом Федерального казначейства от 14.02.05 г. N 22. Материалы проверок оформляются согласно Рекомендациям по оформлению результатов проверок деятельности структурных подразделений центрального аппарата Федерального казначейства и территориальных органов Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 29.09.05 г. N 176.

В Управлении утвержден Регламент руководителя инспекторской группы, направляемой в структурные подразделения Управления и отделения для проведения комплексных проверок. В этом Регламенте определены права, обязанности и ответственность руководителя группы, а также порядок его взаимодействия с руководством и начальниками структурных подразделений Управления и руководителями субъектов проверки. Утверждены Регламент деятельности Контрольного совета, а также описание процесса "Рассмотрение материалов комплексных проверок работы отделов и отделений Управления Федерального казначейства по Архангельской области на заседании Контрольного совета".

Процессный подход

Данный подход заключается в рассмотрении осуществляемых отделами и отделениями видов деятельности как процесса преобразования входящей информации в выходящую.

В соответствии с Концепцией развития системы внутреннего контроля и аудита Федерального казначейства основополагающей целью мероприятий внутреннего контроля является обеспечение оперативного контроля за осуществлением функциональных и административно-управленческих процессов в Федеральном казначействе и его территориальных органах.

Таким образом, прежде всего необходимо четко определить те функциональные процессы, которые осуществляются в Федеральном казначействе и его территориальных органах.

В качестве основных нормативных документов для выполнения этой задачи Управлением используются национальные стандарты:

"Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. ГОСТ Р ИСО 9000-2001", утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 15.08.01 г. N 332-ст (в ред. от 7.07.03 г.);

"Системы менеджмента качества. Требования. ГОСТ Р ИСО 9001-2001", утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 15.08.01 г. N 333-ст (в ред. от 7.07.03 г.);

"Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности. ГОСТ Р ИСО 9004-2001", утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 15.08.01 г. N 334-ст;

"Руководящие указания по аудиту систем менеджмента качества и/или систем экологического менеджмента. ГОСТ Р ИСО 19011-2003", утвержденный постановлением Госстандарта Российской Федерации от 29.12.03 г. N 432-ст (дата введения - 1 апреля 2004 г.).

Согласно требованиям перечисленных стандартов Управлением проводится работа по определению и описанию процессов, их последовательности и взаимодействия, критериев и методов, необходимых для обеспечения результативности при осуществлении и управлении этими процессами.

Каждый процесс определяется поэтапно - всего их насчитывается пять.

На первом этапе осуществляется описание процесса, т.е. указываются:

назначение процесса (например, ведение лицевых счетов клиентов, рассмотрение материалов комплексных проверок на заседании Контрольного совета);

цель процесса (например, зачисление и списание средств, формирование, проверка и печать документов операционного дня, постоянное улучшение деятельности отделов и отделений);

границы процесса (например, время операционного дня, начало процесса - подписание акта проверки, окончание - издание приказа по результатам проверки);

владелец процесса (руководство Управления);

оперативный управляющий (начальник отдела Управления);

участники процесса (ГРКЦ Главного управления Банка России по Архангельской области, клиенты, руководитель Управления, отделы Управления, департамент финансов администрации Архангельской области);

сокращения и условные обозначения.

На втором этапе устанавливаются:

входы и выходы процесса (например, выписки и приложения, кредитовые и дебетовые платежные поручения, акты комплексных проверок, заключения по результатам проверок);

поставщик процесса и его потребитель (клиенты, отделы Управления, руководитель инспекторской группы, руководитель Управления и др.);

срок выполнения входа и выхода процесса (например, срок входа - с 20 час. 30 мин. до 21 час. 00 мин. в день проведения операции, срок выхода - до 11 час. 00 мин., или срок входа - до 15 час. 00 мин., срок выхода - в течение 2 рабочих дней и т.д.).

На третьем этапе обозначаются ресурсы процесса - это прежде всего сотрудники отдела, инфраструктура, производственные помещения.

На четвертом этапе указывается управляющая информация, т.е. наименование внутреннего нормативного документа и название документа, на основании которого он был разработан (постановления Правительства Российской Федерации, приказы Минфина России, Федерального казначейства).

На пятом, последнем, этапе определяются критерии процесса, такие, как возможность и время его выполнения, использование ресурсов, техническая безопасность, финансовые затраты и др.

Устанавливаются важность критерия (по балльной системе - от 1 до 5), единицы его измерения (минуты, штуки, рубли), нормативное значение критерия (процентное значение, максимум, минимум).

После описания процессов Управлением проводится их оптимизация путем внесения изменений в документы, регламентирующие деятельность Управления, и должностные регламенты сотрудников Управления. Разработаны и используются также документы, определяющие порядок взаимодействия как структурных подразделений, так и ответственных исполнителей внутри самого подразделения.

Таким образом, организация внутреннего контроля в Управлении регламентируется:

положениями об отделах Управления;

должностными регламентами специалистов Управления (например, в должностном регламенте главного казначея операционного отдела установлена обязанность проводить мониторинг ошибок, допущенных операционными работниками при ручном вводе реквизитов платежных документов в базы данных программного продукта, сверке электронных платежных документов с документами на бумажных носителях, проверке полей описи электронных платежных документов на списание средств с лицевых счетов получателей средств - участников электронного обмена, а также типичных ошибок в файлах-макетах с электронными платежными документами, полученных в ходе электронного обмена документами);

функциональными инструкциями (например, инструкция администратора ВЛВС, Положение о разрешительной системе допуска исполнителей к служебной информации в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области);

документом о распределении обязанностей между отделами Управления при осуществлении операций по исполнению федерального и областного бюджетов;

распорядком операционного дня Управления при осуществлении операций по исполнению федерального и областного бюджетов;

графиком обработки платежных поручений и расходных расписаний;

графиком документооборота в Управлении;

инструкциями и положениями по отдельным вопросам компетенции отделов Управления (например, Регламентом доступа к базе данных закрытого операционного дня программного комплекса, Инструкцией по использованию сети Интернет, Инструкцией по организации антивирусной защиты средств вычислительной техники, Положением о разрешительной системе допуска исполнителей к служебной информации в Управлении Федерального казначейства по Архангельской области);

планами работы отделов.

Следует отметить, что в настоящее время на основании указанных процессов в Управлении разработаны и успешно внедрены процедуры по видам внутреннего контроля (административный, технологический, финансовый), позволяющие осуществлять его на трех основных уровнях: специалист - структурное подразделение - руководство Управления.

Описание процессов позволяет проанализировать их выполнение, последовательность и взаимодействие, а также выявить новые правила, способы проведения работ, определить их эффективность (например, эффективность применения новой инструкции, нового программного продукта или новой, более оптимальной технологии).

В частности, в связи с открытием счета 40116 "Наличные денежные средства" и включением клиентов в электронный документооборот (более 50% документооборота) бывшим операционным отделом Управления организована работа с клиентами по принципу "Одного окна".

Управлением постоянно ведется работа по обобщению и анализу причин возникновения нарушений в деятельности отделов и отделений по обеспечению исполнения федерального бюджета и кассовому обслуживанию исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации. Ежеквартально в отделения направляются обзорные письма с анализом выявленных нарушений и рекомендациями по улучшению деятельности отделений.

В направлении совершенствования системы внутреннего контроля в Управлении следующими должны стать этапы утверждения концепции организации системы внутреннего контроля, включающей информационно-технологический контроль, и внедрения системы оценки рисков, которые могут негативно отразиться на функциональных процессах, осуществляемых Управлением.

Внутренний контроль в рамках Казначейства направлен на обеспечение функционирования надлежащим образом государственной платежной системы, осуществление платежей в установленных размерах, правильным получателям и в нужный момент времени. И от того, каким образом внутренний контроль будет организован в отдельно взятом органе Федерального казначейства, во многом будет зависеть и его эффективность.

Н. Баландин,

руководитель Управления Федерального казначейства

по Архангельской области

"Финансовая газета", N 19, май 2006 г.