Организации, которые регулярно направляют своих сотрудников в служебные поездки в одни и те же населенные пункты, часто предпочитают не заказывать номера в гостиницах, а снимают квартиры для проживания командированных на постоянной основе. Благодаря поправкам, внесенным в главу 25 Налогового кодекса, такие фирмы могут учитывать расходы на аренду жилья в целях расчета налога на прибыль, подтвердив их косвенными документами, например командировочным удостоверением.
Квартира для командированного: документальное подтверждение
"косвенное"...
Казалось бы, чего проще: затраты на наем жилого помещения поименованы в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса в составе расходов на командировки. Однако, если речь идет не об оплате проживания командированного в гостинице, а о расходах по найму квартиры, возникают вопросы с документальным подтверждением затрат по арендной плате и коммунальным расходам, которые производит фирма.
Например, в прошлом году специалисты финансового ведомства в письме от 01.08.2005 N 03-03-04/1/112 отмечали, что фирма не может учесть расходы по аренде жилого помещения в населенном пункте, в который регулярно направляет своих работников в командировки. Свою позицию они аргументировали тем, что в данном случае организация не в состоянии документально подтвердить факт проживания работников именно в снимаемой квартире.
Однако на данный момент ситуация обстоит иначе. В опубликованном письме специалисты финансового ведомства разрешают учесть подобные затраты. Свое мнение они изменили в связи с тем, что с 1 января 2006 года порядок документального подтверждения расходов, предусмотренный пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса, стал более либеральным. В результате поправок, внесенных в упомянутую статью Налогового кодекса Законом от 06.06.2005 N 58-ФЗ, для целей расчета налога на прибыль документально подтвержденными признаются и расходы, подтвержденные косвенными документами.
Минфин поясняет, что документами, косвенно подтверждающими факт проживания работника в арендуемой квартире, могут быть, например, командировочное удостоверение, проездные документы. В письме этот список остается открытым. В него можно включить и приказ о направлении сотрудника в служебную поездку.
Обратите внимание: еще в 2002 году специалисты финансового ведомства разъяснили, что параллельное оформление и приказа о командировании, и командировочного удостоверения они считают нецелесообразным (см. письмо Минфина России от 06.12.2002 N 16-00-16/158).
При этом сумма затрат по аренде квартиры, которая может быть включена в состав расходов при расчете налога на прибыль, напрямую зависит от количества дней нахождения работника в командировке. Поскольку плату за аренду квартиры в доле, которая приходится на период, когда квартира пустовала, учесть в целях налогообложения нельзя.
Пример
ЗАО "Актив" 30 января 2006 года заключило с ООО "Пассив" договор на аренду квартиры в жилом доме для проживания работников на период командировок. Срок действия договора - 11 месяцев. Расходы по аренде квартиры в месяц составляют 8260 руб. (в т.ч. НДС - 1260 руб.).
В соответствии с приказом руководителя сотрудник Иванов И.И. в феврале 2006 года был направлен в служебную командировку сроком на 12 дней.
По возвращении из командировки работник предъявил в бухгалтерию, в частности, железнодорожные билеты и командировочное удостоверение, которые также подтверждают нахождение Иванова в месте командирования в течение 12 календарных дней.
Таким образом, "Актив" при расчете налога на прибыль сможет учесть расходы по найму жилого помещения в сумме:
(8260 руб. - 1260 руб.) : 28 дн. х 12 дн. = 3000 руб.
В бухгалтерском же учете "Актив" отнес на себестоимость всю сумму арендной платы за февраль в размере 7000 руб. (8260 - - 1260). Поскольку затраты в размере 4000 руб. (7000 - 3000) нельзя прин
