Переговоры по мобильному телефону: служебные или частные? (Е.Л. Веденина, "Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 8, апрель 2006 г.)

Переговоры по мобильному телефону: служебные или частные?

Расходы по оплате телефонных счетов в случае пользования стационарной телефонной сетью, расположенной в служебном помещении, признаются в налоговом учете обычно без особых проблем. Иногда, правда, возникают вопросы при проверке слишком "солидных" счетов за междугородные или международные переговоры. По-видимому, пользование аппаратом на рабочем месте не побуждает контролеров дотошно разбираться, куда звонят со служебного телефона.

Однако, когда "средство связи" можно унести домой и воспользоваться им в нерабочее время, налоговые органы становятся придирчивыми. Они начинают требовать дополнительные доказательства служебного характера разговоров при признании расходов на оплату мобильной связи.

Телефонные расходы. Требования чиновников

Для целей налогообложения прибыли расходы на телефонные и другие подобные услуги, затраты на оплату услуг связи учитываются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Как и любые другие налоговые расходы, затраты на оплату телефонных услуг должны соответствовать критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ, т.е. быть экономически оправданными, документально подтвержденными и направленными на получение дохода.

Федеральный закон от 6 июня 2005 г. N 58-ФЗ внес дополнение в п. 1 ст. 252 НК РФ. Теперь производственный характер расходов, в том числе на служебные телефонные переговоры, можно дополнительно подтверждать документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации либо с обычаями делового оборота иностранного государства, на территории которого они были понесены. Пойдут в расчет и документы, косвенно подтверждающие расходы, например таможенная декларация, приказ о командировке, проездные документы, отчет о выполненной работе в соответствии с договором.

В письме от 23 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/275 Минфин России подробно разъяснил, какие документы должны быть у организации для признания расходов на сотовую связь обоснованными и подтвержденными и учета их при налогообложении прибыли. Так, организации необходимо иметь:

- утвержденный руководителем перечень должностей работников, которым в силу служебных обязанностей требуется сотовая связь;

- должностные инструкции работников, подтверждающие производственную необходимость пользования ими мобильными телефонами;

- договор с оператором на оказание услуг связи;

- детализированные счета операторов связи.

В письме от 7 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/418 Минфин России уточняет, что в случае корпоративного пользования сотовой связью счет оператора должен содержать:

- общую сумму платежа;

- ее детализацию по каждому числящемуся за плательщиком абонентскому номеру.

Налоговые органы разделяют позицию финансового ведомства и при отсутствии, в частности, детализированного счета телефонной компании переговоры сотрудников по мобильным телефонам рассматриваются как звонки частного характера. А выплаченная им компенсация телефонных расходов не учитывается для целей налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 9 февраля 2005 г. N 20-12/8153).

Возникает вопрос: почему так важна детализация телефонных счетов? Помимо раскрытия информации о соединениях с абонентами служебный характер переговоров требует дополнительного подтверждения. Нужны документы, прямо или косвенно свидетельствующие, что телефонные звонки сотрудника непосредственно связаны с производственной деятельностью.

Таким образом, перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика.

А как быть, если по служебному заданию обзваниваются потенциальные клиенты, поставщики? Ведь с кем-то из них подобный контакт может быть первым и последним.

По мнению автора, здесь также может помочь новая формулировка п. 1 ст. 252 НК РФ о косвенных доказательствах. Получив письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, сотрудник-исполнитель составляет отчет о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной форме, но с указанием всех реквизитов, предусмотренных для первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Лимиты не столь важны

Минфин России не предъявляет особых требований к стоимостным и временным лимитам оплаты счетов телефонных компаний. Однако напоминает руководителям, которые самостоятельно желают установить ограничения на служебные переговоры своих сотрудников (стоимостные или временные), что в случае превышения своих собственных лимитов и оплаты "сверхнормативных" сумм телефонистам такие расходы не будут признаны в налоговом учете (письмо от 23 мая 2005 г. N 03-03-01-04/1/275).

Кроме того, самостоятельно установленные лимиты (нормативы) на служебные переговоры сами по себе - неубедительное доказательство производственного характера расходов на услуги связи.

Подробная детализация платежа оператором связи позволяет признавать в качестве производственных расходы на оплату переговоров сотрудника, даже если он находится на отдыхе (письмо Минфина России от 7 декабря 2005 г. N 03-03-04/1/418).

Судя по тому, что налогоплательщикам, даже собравшим полный пакет документов, включая детализированные счета телефонистов, в суде иногда приходится отстаивать служебный характер переговоров своих сотрудников в "нерабочее время", налоговые органы не всегда следуют позиции Минфина России, изложенной в вышеназванном письме.

К счастью, суды в подобной ситуации поддерживают налогоплательщиков. Причем как дополнительные аргументы арбитры используют и письменные разъяснения чиновников финансового министерства, где, кстати, не обозначены требования предоставлять табельный учет рабочего времени (решение Арбитражного суда Московской области от 24 октября 2005 г. по делу N А41-К2-9445/05).

Вопрос о детализированных телефонных счетах в арбитражной практике

В арбитражной практике встречаются прецеденты, когда требования налоговых органов предоставить детализированные телефонные счета для подтверждения служебного характера переговоров не находят поддержки у судей.

Так, суд рассмотрел спор, в котором налоговая инспекция не признала расходы консалтинговой компании на междугородные и международные переговоры по выделенной телефонной линии без детальной расшифровки счетов оператором связи. Однако арбитры посчитали, что подтвердить производственный характер расходов можно договором с оператором связи на обслуживание, счетами-фактурами и платежными документами (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 декабря 2005 г. по делу N А56-50572/04).

Даже при отсутствии детализированных счетов оператора связи судьи могут принять сторону налогоплательщика. В предлагаемом примере, правда, налоговый орган сам обратился в суд за взысканием штрафа с налогоплательщика.

Сославшись на ч. 4 ст. 215 Арбитражного процессуального кодекса РФ, судьи напомнили заявителю: лицо, привлекаемое к ответственности, не обязано доказывать свою невиновность в совершении налогового правонарушения (п. 6 ст. 108 НК РФ). Таким образом, суд потребовал от инспекции доказать неслужебный характер оплаченных переговоров сотрудников организации. Арбитры посчитали, что пользование услугами связи соответствует целям деятельности общества. А обязанность представлять какие-либо дополнительные документы, подтверждающие обоснованность затрат, законодательно не установлена. Даже то обстоятельство, что сотовые телефоны не числились в составе основных средств, не помешало обществу выиграть спор (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 февраля 2006 г. по делу N А38-4091-12/222-2005).

Еще немного о первичных документах

Иногда с операторами связи заключают договоры, не предусматривающие выставления счетов абоненту. Исполнитель оказывает услуги по тарифу (абонентской плате), установленному договором, без ежемесячного подтверждения суммы оплаты счетом.

Для признания понесенных расходов по гражданско-правовым договорам акт выполненных работ (оказанных услуг) считается обязательным подтверждающим документом, если его составление прямо предусмотрено гражданским законодательством и (или) заключенным договором (письмо Минфина России от 30 апреля 2004 г. N 04-02-05/1/33).

В ответе на частный запрос налогоплательщика (письмо Минфина России от 6 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/86) предлагается равномерно распределять расходы на оплату услуг телефонной связи и аренды линий мини-АТС в течение периода действия этих договоров.

Если в налоговом учете используется метод начисления, то датой оплаты услуг связи считается день расчетов в соответствии с условиями заключенных договоров или день предъявления налогоплательщику документов, служащих основанием для оплаты, либо последний день отчетного (налогового) периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Гражданским законодательством не установлен обязательный порядок выставления счета оператором связи при абонентской системе оплаты услуг. При отсутствии счетов налогоплательщик, например, может признавать вносимую абонентскую плату в конце каждого месяца на основании договора с оператором связи и собственной бухгалтерской справки. Подобный первичный документ предусмотрен в качестве оправдательного для целей налогового учета (п. 1 ст. 313 НК РФ) при условии, что он имеет обязательные реквизиты для первичных документов, о которых сказано выше.

Если счета на оплату услуг по договору с оператором связи не обязательны, то сторонам следует договориться о периодичности выставления счетов-фактур исполнителем, чтобы своевременно принять к вычету "входной" НДС по услугам телефонии.

При этом следует помнить, что счет-фактура - учетный документ для целей исчисления НДС и не относится к первичным документам бухгалтерского и налогового учета. Счет-фактура не является документом, подтверждающим оплату услуг сторонних организаций (письмо Минфина России от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/4/35). Для признания налоговых расходов, подтвержденных другими первичными документами, счет-фактура не требуется.

Что касается приобретения карт экспресс-оплаты услуг сотовой связи, следует помнить: даже при наличии платежных документов, подтверждающих расчеты с продавцом, доказать служебную направленность подобных расходов слишком сложно - они обезличены. Во всяком случае, Минфин России против обоснования производственного характера расходов на услуги сотовой связи только лишь платежными документами и телефонными картами (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. N 03-03-04/1/61).

Е.Л. Веденина,

эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", N 8, апрель 2006 г.