Должностные инструкции (Г.В. Хныкин, "Законодательство", N 2, февраль 2006 г.)

Должностные инструкции

Должностная инструкция, являясь одним из основных локальных нормативных актов, регулирующих взаимоотношения работника и работодателя, тем не менее не удостоилась внимания законодателя. О ней не говорилось в КЗоТе РФ. В ТК РФ она упоминается только один раз в ст. 68 в числе "иных локальных актов, имеющих отношение к трудовой функции работника", с которыми каждый поступающий на работу должен ознакомиться под расписку. Закон не предусматривает обязанности работодателя разрабатывать и утверждать должностные инструкции. Однако требование обязательного ознакомления с ней работника при приеме на работу свидетельствует, во-первых, о необходимости принятия должностных инструкций по каждой должности, закрепленной штатным расписанием, а во-вторых, об обязанности работодателя знакомить работника с ней также в случаях изменения трудового договора и временного исполнения им обязанностей по другой должности.

Правовая природа и значение должностной инструкции

Должностная инструкция - это документ, лаконично и доступно описывающий все необходимые и достаточные условия исполнения сторонами трудового договора в части использования умений, навыков и опыта работника с наибольшей пользой для каждой из сторон*(1).

Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.

Принятие должностных инструкций способствует достижению различных целей, среди которых можно выделить общие и специальные. К общим относятся рациональное разделение труда, или правильный подбор кадров, их расстановка и использование. В числе специальных целей отметим обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении или при наложении на него дисциплинарных взысканий. Так, основными документами при проведении аттестации работников ОАО "Автокран" в 1999-2000 гг. стали должностные инструкции, с помощью которых определялось соответствие (несоответствие) сотрудника занимаемой должности.

С помощью должностных инструкций легко проследить "цепочку" ответственности. Почти любая ошибка, как правило, является следствием неверных действий не только конкретного исполнителя. Ведь одни обеспечивают его действия исходными данными, другие организуют и планируют эти действия и их результаты, третьи увязывают эти действия и ожидаемые результаты с действиями и результатами работы других служб и подразделений*(2). Поэтому в случае совершения дисциплинарного проступка следует прежде всего обратиться к тексту должностной инструкции, чтобы выяснить, какие правила нарушил работник и входило ли их исполнение в перечень вменяемых ему обязанностей. В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.

Должностные инструкции - необходимое и действенное средство управления. Их наличие позволяет:

- исключить дублирование при выполнении определенных видов работ;

- обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;

- дать объективную оценку деятельности работника при решении вопроса о соответствии занимаемой должности;

- обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых обязанностей.

Говоря о правовой природе должностной инструкции, нельзя не отметить и такие ее качества, которые непосредственно связаны с личностью работника, с защитой его интересов в процессе трудовой деятельности и его трудовым воспитанием.

Во-первых, должностная инструкция - это руководство к действию для самого работника. Она содержит информацию о том, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда, устанавливает ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. В некоторых случаях работник участвует в составлении должностной инструкции.

Во-вторых, должностная инструкция - основа для вынесения оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора (повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п.).

В-третьих, должностная инструкция часто определяет профессиональный образ работника, т.е. устанавливает требования для занятия конкретного рабочего места. Конечно, в нее допустимо включать только требования, касающиеся исполнения кандидатом трудовых обязанностей, в частности, она должна конкретизировать:

- профессионально-квалификационные качества работника, т.е. те, которые установлены централизованными требованиями для определенной профессии, специальности, квалификации или закреплены работодателем в виде трудовых навыков и умений (владение одним или несколькими иностранными языками, работа на компьютере в качестве персонального пользователя, машинописная скорость и др.);

- личностные качества (состояние здоровья, уровень образования, стаж работы, внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности).

Она может включать и иные требования, например, наличие гражданства Российской Федерации для государственных служащих. При этом недопустимы ограничения и преимущества, связанные с полом, расой, национальностью, языком, социальным и должностным положением, возрастом, местом жительства, политическими убеждениями и другими социальными свойствами личности, не имеющими отношения к трудовым качествам работника (ст. 3, 64 ТК РФ).

Составленная подобным образом должностная инструкция позволит избежать споров в ситуациях, когда на одно рабочее место имеется несколько претендентов. Работодатель вправе выбрать того работника, который в наибольшей степени соответствует требованиям, установленным инструкцией.

В-четвертых, должностная инструкция служит основанием для отказа в трудоустройстве лицам, которые непригодны по своим деловым качествам или ранее были уволены по "отрицательным" мотивам. Таким бывшим работникам по нормам трудового права нельзя отказать в приеме на работу при наличии у них соответствующих должности профессиональных качеств. Но и в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней заложены такие критерии для занятия должности, которые у нанимающегося отсутствуют.

В-пятых, должностные инструкции используются при определении стоимости рабочей силы, иными словами, при разработке локальных положений об оплате труда. При этом учитываются различные параметры, содержащиеся в инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, условия их выполнения, наличие полной материальной ответственности и т.п.

В-шестых, в случае индивидуального трудового спора, связанного прежде всего с соответствием работника занимаемой должности, Комиссия по трудовым спорам (КТС) или суд всегда руководствуется должностной инструкцией.

Правовые основы разработки и принятия должностных инструкций

Правовое регулирование должностных инструкций относится к сфере ведомственного нормотворчества. Основаниями для разработки должностных инструкций являются два ведомственных акта: "Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих" (ЕТКС) и "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих" (КСД).

ЕТКС, утвержденный постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 31 января 1985 г.*(3), несколько раз в год подвергается изменениям. Он представляет собой систематизированный перечень работ и профессий по видам производств, а также включает общие профессии для всех производств. Значение ЕТКС состоит в том, что, во-первых, с его помощью квалификационной комиссией в пределах сложности работ, выполняемых в организации, устанавливается тарифный разряд работников. Причем присвоение высоких разрядов ограничено их лимитом в организации. Во-вторых, используя ЕТКС, все имеющиеся в организации работы "расписываются" по соответствующим разрядам.

КСД утвержден постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 38*(4) и содержит по каждой должности три раздела: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации". Он необходим для правильного наименования должностей, определения круга обязанностей руководителей и служащих и при составлении должностных инструкций для них.

Анализ названных ведомственных источников позволяет назвать следующие их недостатки:

а) не указан необходимый уровень образования для занятия отдельных должностей;

б) недостаточно учитываются требования научно-технического прогресса, научной организации труда, а также возрастающие требования к качеству продукции и соответствию международным стандартам;

в) разряды работ установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда.

Эти упущения приводят к тому, что при разработке должностных инструкций часто приходится действовать методом "проб и ошибок". Бурное развитие рыночных отношений порождает появление новых профессий, которых нет в названных справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать как название должности, так и требования для ее занятия, квалификационные обязанности и др.

Отрадно, что справочники не навязывают работодателям свои характеристики должностей рабочих и служащих. Поэтому в должностных инструкциях, как правило, подробно регулируются деятельность работников и их подчиненность, указывается их возраст для занятия отдельных должностей, устанавливается порядок назначения на должность и освобождения от исполнения обязанностей, вводятся требования знаний правил техники безопасности, охраны труда, промышленной санитарии, пожарной безопасности, соблюдения трудовой дисциплины, а также определяются права, обязанности и ответственность работников.

Кроме справочников, содержащих целый комплекс должностных инструкций, Минтруда РФ принимает единичные нормативные акты, утверждающие должностные инструкции для отдельных профессий. Так, в постановлениях Минтруда РФ содержатся квалификационные характеристики должностей "оценщик интеллектуальной собственности"*(5), "транспортный экспедитор"*(6), "постановщик трюков", "каскадер"*(7), "оценщик (эксперт по оценке имущества)"*(8) и др. Структура данных должностных инструкций аналогична структуре инструкций, содержащихся в квалификационных справочниках. Их появление обусловлено развитием рынка труда, необходимостью придать некоторым профессиям новые функции.

При разработке должностных инструкций следует учитывать наименование должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенным в действие с 1 января 1996 г. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 367.

Записи о названии должностей должны соответствовать указанным нормативным актам, так как от точности наименования зависит решение вопросов социальной защиты работников (заработная плата, льготы и компенсации в связи с условиями труда, пенсионное обеспечение). Если трудовые обязанности работника соответствуют характеристикам работ по двум и более должностям, предпочтение следует отдать должности, суть которой имеет наибольший удельный вес в объеме выполняемых работ.

Правовые нормы, посвященные должностным инструкциям, содержатся и в актах субъектов федерации. Например, "Рекомендации по организации и проведению работ по охране труда на предприятиях (в организациях) Ивановской области"*(9), утвержденные постановлением главы администрации области от 26 августа 1999 г. N 554, указывают на необходимость принятия должностных инструкций, устанавливающих права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого и инженерно-технического персонала.

Но большая часть должностных инструкций создается непосредственно в организациях. Прежде всего следует назвать такой локальный акт, как стандарт организации, который отражает структурную схему управления юридическим лицом, взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений. Стандарт обычно используется при составлении того раздела инструкции, который касается подчиненности работника, взаимодействия его с работниками других структурных подразделений.

Положение о структурном подразделении определяет функциональное содержание инструкции: виды работ, выполняемых работником, его права, обязанности, ответственность и непосредственную подчиненность.

Локальное положение о должностной инструкции или стандарт по ее разработке содержит правила разработки, согласования и принятия инструкции, указание на ее реквизиты и структурное подразделение, ответственное за разработку и хранение этих документов.

Унифицированная структура должностной инструкции, согласно ГСДОУ*(10), включает несколько разделов. Так, в "Общих положениях" устанавливаются сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения, замещение по должности во время его отсутствия, определяются квалификационные требования, его подчиненность определенным должностным лицам и перечень работников, непосредственно ему подчиненных. В разделе "Функции" перечислены основные направления деятельности работника. В разделах "Основные обязанности" и "Права" соответственно указаны обязанности работника с учетом задач и функций структурного подразделения и основных направлений его служебной деятельности, а также права, которые позволяют ему самостоятельно решать возложенные на него по должности вопросы. В разделе "Ответственность" названы виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных прав. Наконец, раздел "Взаимоотношения. Связи по должности" отражает круг должностных лиц, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, а также порядок подписания, согласования и утверждения внутренних документов.

На практике нередко обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, сочетаются с повышенными требованиями, предъявляемыми к руководящим работникам в связи с выполнением ими управленческих функций. Так, в акционерном обществе "Кранэкс" СТП "Организационная система управления предприятием" в числе первых локальных нормативных актов включает "Требования к руководителям компании", которые предусматривают, что руководитель:

а) должен обладать необходимыми способностями, образованием, высокой работоспособностью, инициативой и самостоятельностью, надежностью и исполнительностью;

б) полностью и безоговорочно отвечает за состояние дел на руководимом участке и обязан обеспечивать конечный результат в необходимые сроки;

в) обязан требовать от подчиненных безусловного выполнения ими своих обязанностей в полном объеме и несет ответственность за их работу; нет ни одной работы подчиненных, за которую не нес бы ответственность руководитель;

г) должен сочетать высокую требовательность к подчиненным по вопросам производства с заботой и участием в решении проблем работников, обратившихся к нему за помощью по личным вопросам.

Методика разработки должностных инструкций

Должностные инструкции создаются для каждой штатной должности и имеют обезличенный характер. Их разработкой и обновлением в крупных организациях обычно занимаются специальные подразделения (как правило, отдел управления персоналом или труда и заработной платы), а в небольших - руководители отделов и служб. Утверждает должностные инструкции руководитель организации единолично. Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в создании и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают, что выгодно отличает этот документ от других локальных актов. Исходной точкой обновления должностных инструкций должен являться перспективный план организации.

Трудовое законодательство не определяет сроки действия должностных инструкций. Корректировать же их, полагаю, можно каждые два месяца с учетом правил, предусмотренных ст. 73 ТК РФ. В числе первых предпосылок для обновления инструкций закон называет изменение организационных или технологических условий труда.

Например, в акционерном обществе "Автокран" (г. Иваново) действующие должностные инструкции подверглись существенным изменениям в 2000 г. в связи с нововведениями в организации труда и производства и проведением аттестации работников и рабочих мест. Подготовительная работа, связанная с обновлением должностных инструкций, выявила следующие недостатки:

1) в должностных инструкциях поверхностно фиксировалось существующее разделение труда, не учитывались структурные изменения и подчиненность в процессе труда;

2) права, обязанности и ответственность, как правило, были не сбалансированы и не согласованы в масштабе организации. Это приводило к тому, что работники нередко выполняли не свойственные им функции, нарушалась система взаимоотношений между руководителями и подчиненными;

3) должностные инструкции руководителей и специалистов чаще всего имели излишне общий характер, написаны были "под копирку", поэтому их организующее и регулирующее значение было невелико;

4) зафиксированные в инструкциях полномочия и ответственность были далеки от тех условий, в которых выполнялись конкретные обязанности;

5) в список прав нередко вносились обязанности работников, что приводило к ослаблению трудовой дисциплины, так как в случае неисполнения полномочий их нельзя было призвать к ответственности;

6) отсутствовал такой обязательный признак должностной инструкции, как ее индивидуальность относительно рабочего места, в частности, не учитывались особенности труда, связанные с режимом рабочего времени, условиями труда, материальной ответственностью и т.п.

Нормотворческая работа с локальными документами общества "Автокран" производилась с учетом положения о том, что должностная инструкция должна лежать в основании иерархии локальных нормативных актов организации. Новые должностные инструкции должны были четко обозначить образ работника, его соответствие определенной трудовой функции (должности, специальности, квалификации), т.е. установить требования для занятия конкретного рабочего места (образование, стаж, совмещение профессий, наличие дополнительных деловых навыков и умений), круг обязанностей, полномочия и ответственность. В дальнейшем была построена пирамида, включающая такие локальные акты, как положения о структурных подразделениях, об оплате труда и премировании, коллективный договор и др. В результате в акционерном обществе были усилены требования по большинству должностей по сравнению с ведомственными нормативными актами.

Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и действенным средством управления трудом в организациях, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства. Однако ТК РФ и другие правовые акты трудового законодательства (кроме ведомственных источников) "не замечают" существования должностных инструкций. В специальной главе ТК РФ, посвященной локальному регулированию труда, целесообразно установить обязанность работодателя разрабатывать должностные инструкции в соответствии со штатным расписанием организации.

Г.В. Хныкин,

доктор юрид. наук, доцент кафедры трудового права юридического

факультета МГУ им. М.В. Ломоносова

"Законодательство", N 2, февраль 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Старобинский Э.Е. Менеджер и его время // Управление персоналом. 1997. N 4. С. 81.

*(2) Тишков В.А., Федулов Ф.С. Составление должностных инструкций - возможные подходы с позиций унификации // Менеджмент в России и за рубежом. 1998. N 7. С. 22.

*(3) Бюллетень Госкомтруда СССР. 1985. N 6.

*(4) Бюллетень Минтруда РФ. 1998. N 12.

*(5) Там же. 1999. N 2.

*(6) Там же.

*(7) Там же. 1997. N 6.

*(8) Там же. N 1.

*(9) СЗ Ивановской области. 2002. 31 августа. Специальный выпуск.

*(10) Государственная система документального обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. М., 1991. С. 19.