Вопрос: В нашей организации "Положением о материальном стимулировании" и договорами предусмотрены различные премии, в том числе ежемесячная премия, установленная в %% к сумме, начисленной за отработанное время. Ежемесячно на премии оформляется приказ с указанием фамилии и % премии. В унифицированной форме предусмотрено указание суммы премии в руб. и личная подпись работника. Ввиду большого количества сотрудников оформление отдельного приказа на каждого сотрудника затруднительно. Является ли применение унифицированной формы приказа обязательным основанием для включения начисленной премии в расходы в целях налога на прибыль? (ООО "Аудит-новые технологии", июнь, 2006 г.)

Просим Вас разъяснить, является ли обязательной к применению унифицированная форма N Т-11а, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 N 1, "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

В нашей организации "Положением о материальном стимулировании" и трудовыми договорами предусмотрены различные виды премий, в том числе ежемесячная премия, установленная в %% к сумме, начисленной за отработанное время. Ежемесячно на любые виды премий оформляется приказ с указанием фамилии и % премии.

В унифицированной форме предусмотрено указание суммы премии в рублях и личная подпись работника. Ввиду большого количества сотрудников оформление отдельного приказа на каждого сотрудника затруднительно, а составление одного приказа на список сотрудников и их ознакомление с ним - некорректно.

Является ли применение унифицированной формы приказа обязательным основанием для включения начисленной премии в расходы в целях налога на прибыль?

Обязательным условием признания расходов для исчисления налога на прибыль согласно п. 1 ст. 252 НК РФ является их документальное подтверждение. В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Согласно ст. 255 НК расходы на премирование работников включаются в состав расходов на оплату труда. Постановлением "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" от 05.01.04 N 1, утвержденным Государственным комитетом по статистике, утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (в частности и Т-11а). Данные унифицированные формы первичной учетной документации распространены на все организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (кроме бюджетных учреждений).

Приказ формы Т-11а, в соответствии с инструкцией по его заполнению, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и объявляется работнику(ам) под расписку. Согласно инструкции, при оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается исключение из формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ____ руб. ____ коп.".

Нормы о документальном оформлении содержатся также и в ст. 313 НК РФ, регламентирующей порядок налогового учета. По определению ст. 313 НК РФ налоговый учет представляет собой систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на прибыль на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным НК РФ. При этом ст. 313 НК РФ установлено, что налоговая база по итогам каждого отчетного периода исчисляются налогоплательщиками на основе данных налогового учета.

Т.о. основанием определения налоговой базы по налогу на прибыль являются данные первичных документов. Согласно положениям п. 1 ст. 11 Кодекса понятие "первичные учетные документы" следует определять в соответствии с законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете*(1).

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" "первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать: обязательные реквизиты".

Таким образом, из вышеприведенных норм законодательства следует, что в случаях, когда для определенной финансово-хозяйственной операции имеется унифицированная форма первичной учетной документации, организации обязаны применять для оформления такой операции утвержденную форму.

Минфин РФ*(2) в отношении документального оформления понесенных налогоплательщиком расходов также настаивает на том, что если законодательством для организации установлены унифицированные формы оформления финансово-хозяйственных операций, расходы можно считать документально подтвержденными только при условии их оформления первичными учетными документами, составленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Приказ о поощрении работника не является единственным документом, на основании которого Общество будет отражать расходы на премирование работников - для документального оформления расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются формы Т-49 "Расчетно-платежная ведомость" (либо Т-51 "Расчетная ведомость", Т-53 "Платежная ведомость"), которые содержат все реквизиты, определенные Законом N 129-ФЗ для первичного учетного документа. Сумма расхода и порядок его признания могут быть определены и на основании расчетно-платежной ведомости. Очевидно, что оформление приказа о поощрении выполняет функцию документа, подтверждающего скорее не сам факт произведения расхода, а его обоснованность, и что включенное в форму условие об ознакомлении работника с суммой премии предназначено для обеспечения прав работника, а не для подтверждения обоснованности понесенных расходов. В то же время при заполнении данного документа с нарушением норм законодательства можно говорить о неполном объеме документации, оформление которой требуется действующим законодательством при премировании. По нашему мнению, несоблюдение правил оформления формы Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников" может являться формальным основанием для споров с налоговыми органами в отношении признания расходов на премирование работников.

Вывод

По нашему мнению, оформление унифицированной формы приказа формы Т-11а (с заполнением всех установленных в форме реквизитов) является обязательным для включения начисленной премии в расходы в целях налога на прибыль.

ООО "Аудит-новые технологии"

15 июня 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) В соответствии с п. 1 ст. 11 НК РФ институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства РФ, используемые в НК РФ, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.

*(2) Письма Минфина от 05.04.05 N 03-03-01-04/1/167,от 03.02.06 N 03-03-04/2/23, от 16.03.06 N 03-03-04/2/77, от 07.04.06 N 03-03-04/1/327.