Эксклюзивные почтовые расходы (Е. Пальмина, "Расчет", N 9, сентябрь 2006 г.)

Эксклюзивные почтовые расходы

С почтовыми расходами сталкиваются многие фирмы. О том, как учесть расходы на отправку писем и рассылку рекламных каталогов, мы подробно рассказали на странице ХХ. Здесь же мы остановимся не некоторых нестандартных видах почтовых расходов, учет которых может вызвать затруднения у столкнувшихся с ними бухгалтеров.

Арендуем ячейку

Фирмы могут получать корреспонденцию по своему почтовому адресу, до востребования или с использованием ячеек абонементного почтового шкафа (ст. 19 Закона N 176-ФЗ от 17 июля 1999 г. "О почтовой связи", далее N 176-ФЗ). Организации могут абонировать почтовые ячейки. Для этого нужно выбрать подходящее отделение почтовой связи, узнать о наличии свободных ячеек, написать заявление и заключить договор. После оплаты ячейку передадут в пользование организации по акту. Абонементные почтовые ячейки фирмы используют, например, для того, чтобы разграничить потоки писем по разным видам деятельности или организовать более удобную для руководства связь с покупателями товаров.

Для целей налогообложения прибыли расходы на абонирование почтового ящика относят к расходам на почтовые услуги и учитывают в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Их признают в том налоговом периоде, в котором они возникли, если в налоговом учете фирма использует метод начисления (п. 1 ст. 272 НК). Если же организация в учетной политике в целях налогообложения закрепила кассовый метод, то сумму за аренду ячейки включают в расходы после ее фактической оплаты (п. 3 ст. 273 НК).

На практике фирмы обычно вносят плату за несколько месяцев вперед. В этом случае уплаченную сумму в бухгалтерском и налоговом учете нужно учитывать как предоплату". Рассмотрим учет расходов на абонирование почтовой ячейки на примере.

Пример

ООО "Ромашка" заключило договор на абонирование почтовой ячейки абонементного почтового шкафа сроком на 6 месяцев с 1 сентября 2006 г. по 28 февраля 2007 г. Составлен акт передачи ячейки в пользование. Плата внесена единовременно за весь срок пользования наличными деньгами через подотчетное лицо в сумме 6195 руб. (в том числе НДС 18% - 945 руб.). В учетной политике организации закреплен метод начисления.

Бухгалтер Ромашки сделает такие записи:

Дебет 71 Кредит 50

- 6195 руб. - выдана сумма в подотчет;

Дебет 60 субсчет "Авансы выданные" Кредит 71

- 6195 руб. - внесена сумма абонентной платы за пользование ячейкой.

Ежемесячно в течение всего срока действия договора бухгалтер Ромашки будет делать такие записи:

Дебет 26 (44) Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 875 руб. ((6195 руб. - 945 руб.) / 6 мес.) - списаны расходы за пользование ячейкой;

Дебет 19 Кредит 60 субсчет "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 157,5 руб. (945 руб. / 6 мес.) - отражена сумма НДС по абонентной плате;

Дебет 68 Кредит 19

- 157,5 руб. - принят к вычету НДС по оказанным фирме услугам;

Дебет 60 субсчет "Расчеты с поставщиками подрядчиками" Кредит 60 субсчет "Авансы выданные"

- 1032,5 руб. - зачтена частично сумма предоплаты, уплаченная за абонирование почтового ящика.

"Доставка" дивидендов

Еще один вид услуг, которые оказывает почтовая служба, - денежные переводы. Некоторые фирмы с помощью почтовых переводов перечисляют деньги командированным сотрудникам, алименты, пособия и другие суммы, предназначенные "удаленным" адресатам.

Возьмем ситуацию, когда фирма выплачивает дивиденды акционерам. Некоторые из акционеров самостоятельно не могут прийти за причитающейся суммой. В этом случае организация может отправить дивиденды акционеру почтой. Почтовая служба берет оплату за свои услуги. Эти затраты могут быть весьма значительны, и фирмы стремятся включить их в состав расходов в налоговом учете. Однако чиновники делать этого не разрешают. Ведь, по их мнению, этот вид затрат отсутствует в перечне расходов, принимаемых к вычету при исчислении налога на прибыль. Более того, расходы на перечисление дивидендов не связаны с производством (письмо Минфина от 22 сентября 2005 г. N 03-03-04/1/222).

Но некоторые судьи с доводами чиновников не согласны. Они считают, что "несмотря на то, что сами дивиденды выплачиваются из чистой прибыли, их выплата является, во-первых, обязанностью фирмы, а во-вторых, деятельностью, направленной на извлечение прибыли" (постановление ФАС Поволжского округа от 3 марта 2006 г. N А55-4964/05-6). Значит, расходы на оплату почтовых услуг экономически оправданы. И их можно включить в расходы в налоговом учете на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Похожее решение судьи приняли, рассматривая дело об учете затрат на рассылку извещений о выплате дивидендов акционерам. В этом случае арбитры просто не приняли во внимание возражения инспекции и указали, что почтовые, телефонные и телеграфные услуги являются прочими расходами, связанными с производством и реализацией (постановление ФАС Поволжского округа от 8 сентября 2005 г. N А55-19749/04-34).

Таким образом, если фирма не хочет спорить с налоговой инспекцией, то затраты на почтовую рассылку дивидендов в расходы в налоговом учете лучше не включать. Если же почтовые расходы учли при расчете налога на прибыль, то готовьтесь отстаивать свою позицию в суде, возможно, судьи встанут на сторону фирмы.

"Индивидуальные" расходы

Индивидуальные предприниматели пользуются услугами почты ничуть не меньше организаций. Так, например, один индивидуальный предприниматель отправлял декларации по ЕСН и НДФЛ почтой. И он обратился за разъяснениями в Минфин - можно ли учитывать эти расходы при расчете налога на доходы физических лиц. Финансисты ответили, что при расчете НДФЛ индивидуальные предприниматели имеют право на профессиональные вычеты в сумме документально подтвержденных расходов (п. 1 ст. 221 НК). Однако данные расходы должны быть осуществлены по деятельности, направленной на извлечение доходов. Состав расходов, принимаемых к вычету, индивидуальные предприниматели определяют самостоятельно, в порядке, аналогичном установленному главой 25 Налогового кодекса "Налог на прибыль организаций". Расходы на отправку корреспонденции относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК). Таким образом, рассчитывая НДФЛ, индивидуальные предприниматели могут уменьшить налогооблагаемые доходы на профессиональные налоговые вычеты в сумме фактических почтовых затрат (письмо Минфина от 25 января 2006 г. N 03-05-01-05/3).

Внимание

Услуги почтовой связи - это действия или деятельность по приему, обработке, перевозке, доставке (вручению) почтовых отправлений, и по осуществлению почтовых переводов денег (ст. 2 Закона от 17 июля 1999 г. N 176-ФЗ "О почтовой связи"). Почтовые услуги могут оказывать специализированные организации, которые имеют лицензию (ст. 29 Закона от 7 июля 2003 г. N 126-ФЗ "О связи"). В обязанность почтовых служб входит обеспечение конфиденциальности и сохранности почтовых отправлений (ст. 15 ст. 20 Закона N 176-ФЗ, п. 47 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства от 15 апреля 2005 г. N 221).

Внимание

"Если есть достаточные основания полагать, что для уголовного дела имеет значение содержимое почтово-телеграфных отправлений, то на них может быть наложен арест (ст. 185 УПК). - Предупреждает Алексей Беклемишев, директор аудиторской фирмы "Финстатус". - Наложение ареста на почтово-телеграфные отправления, их осмотр и выемку в учреждениях связи производятся на основании судебного решения".

Е. Пальмина

"Расчет", N 9, сентябрь 2006 г.