Документы, предъявляемые при заключении трудового договора (В. Федин, "Кадровик. Трудовое право для кадровика", N 7, июль 2006 г.)

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Заключение трудового договора представляет собой процесс, который включает в себя несколько стадий. К первой стадии относятся предварительные переговоры между потенциальными работником и работодателем по поводу условий будущего трудового договора.

На стадии предварительных переговоров лицо, поступающее на работу, должно представить, а работодатель, в свою очередь, обязан потребовать документы, необходимые для заключения трудового договора.

Трудовой кодекс РФ (далее - ТК РФ), в отличие от ранее действовавшего Кодекса законов о труде РФ, предусматривает перечень документов, требуемых при приеме на работу.

Согласно ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

а) паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

б) трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник принимается на работу на условиях совместительства;

в) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

г) документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

д) документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Основным документом, удостоверяющим личность, является паспорт*(1). В соответствии с п. 1 Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, утвержденного постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 828 с изм. и доп. от 25 сентября 1999 г., 5 января 2001 г., 22 января 2002 г., 2 июля 2003 г., 23 января 2004 г.*(2), паспорт обязаны иметь все граждане России, достигшие 14-летнего возраста и проживающие на территории РФ.

К иным документам, удостоверяющим личность, относятся:

1) свидетельство о рождении (для лиц, не достигших 14-летнего возраста);

2) заграничный паспорт (для постоянно проживающих за границей и временно находящихся на территории Российской Федерации граждан);

3) удостоверение личности или военный билет (для военнослужащих);

4) справка об освобождении из мест лишения свободы (для лиц, освободившихся из мест лишения свободы)*(3).

При приеме на работ у, если речь не идет о работе по совместительству, работодатель должен потребовать от поступающего представления трудовой книжки, оформленной в установленном порядке. В случае, если по каким-либо причинам трудовая книжка отсутствует или лицо заключает трудовой договор впервые, должна быть представлена справка о последнем занятии. Лицам, поступающим на работ у впервые, трудовую книжку оформляет работодатель.

Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

По данным, содержащимся в трудовой книжке, устанавливается общий, специальный и непрерывный трудовой стаж, с которым нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, и трудовой договор связывают возможность реализации определенных прав и предоставления различных льгот и преимуществ.

По причине введения системы индивидуального (персонифицированного) учета сведений о каждом застрахованном для целей государственного пенсионного страхования*(4) трудовой стаж, приобретенный после регистрации в качестве застрахованного лица, должен устанавливаться на основании сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" с изм. и доп. от 6 февраля 2004 г.*(5) утверждены форма трудовой книжки, форма вкладыша в трудовую книжку и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).

При этом необходимо у читывать, что трудовые книжки нового образца были введены с 1 января 2004 г. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые книжки не подлежат. Это означает, что трудовые книжки нового образца будут выдаваться тем работникам, трудовые правоотношения которых возникли после 1 января 2004 г.

Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69*(6) была утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и отменено постановление Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162 "Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях" с изм. и доп.*(7).

Трудовая книжка фиксирует основные этапы трудовой деятельности работника, отражая его достоинства и недостатки.

Трудовые книжки ведутся на всех работников, которые работают в организациях и у индивидуальных предпринимателей свыше пяти дней, в том числе временных, сезонных работников, надомников, работников с неполным рабочим временем (в трудовых книжках последних не указывается, что они работают в режиме неполного рабочего времени). При этом указанная работа в организации и у индивидуального предпринимателя должна быть основной.

ТК РФ содержит запрет работодателям - физическим лицам, не являющимся индивидуальными предпринимателями, производить записи в трудовых книжках работников, а также оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые. Данный запрет установлен в соответствии со ст. 309 ТК РФ.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения:

а) сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, квалификация);

б) сведения о выполняемой работником работе (прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение со ссылками на соответствующие приказы (распоряжения) работодателя);

в) сведения о награждении за успехи в работе (награждение государственными наградами, почетными грамотами, присвоение званий, награждение нагрудными знаками, дипломами, почетными грамотами и другие виды поощрения).

Сведения о взысканиях в трудовую книжку вноситься не должны, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. В роли дисциплинарных взысканий выступают увольнения по пп. 5, 6, 9 и 10 ч. 1 ст. 81 и п. 1 ст. 336 ТК РФ, а также по пп. 7 и 8 ч. 1 ст. 81 ТК РФ в случаях, когда виновные действия, дающие основания для утраты доверия, либо соответственно аморальный проступок совершены работником по месту работы и в связи с исполнением им трудовых обязанностей.

Трудовые книжки ведутся на русском языке - государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может, наряду с государственным языком Российской Федерации, вестись на государственном языке этой республики (например, татарский язык).

Работодателю вменяется в обязанность по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

Данная обязанность следует из ст. 62 ТК РФ, согласно которой работник вправе потребовать от работодателя выдачи ему документов, связанных с трудовой деятельностью (копии приказов о приеме на работу, увольнении с работы, справки о заработной плате и др.). Все выдаваемые работнику по его просьбе документы, в том числе копия трудовой книжки или выписка из трудовой книжки, заверяются подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации (индивидуального предпринимателя). На документе необходимо указать номер и дату его выдачи. Когда выдается копия трудовой книжки, на ней должна быть сделана отметка, что подлинник находится в данной организации (у индивидуального предпринимателя). Все копии документов должны выдаваться работнику бесплатно.

Работодатель обязан оформить трудовую книжку работнику, принятому на работу впервые, в присутствии последнего не позднее недельного срока со дня заключения трудового договора. Нарушение данной обязанности влечет для работодателя предусмотренную законодательством ответственность*(8).

При оформлении трудовой книжки в нее вносятся следующие сведения о работнике:

- фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

- образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Все виды записей в трудовой книжке: о выполняемой работе, о переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, произведенном работодателем награждении - вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее семидневного срока. Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения. Работники кадровых служб организаций, а также индивидуальные предприниматели, использующие наемный труд, должны обратить особое внимание на то, что производимая в трудовой книжке запись должна в точности соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В настоящее время существуют формы приказа (распоряжения) о приеме работника на работу (унифицированная форма N Т-1), приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма N Т-5) и приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (унифицированная форма N Т-8), утвержденные постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"*(9).

Параллельно с трудовой книжкой ведется личная карточка работника, в которой повторяется внесенная в трудовую книжку запись о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении. С каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под расписку в его личной карточке.

Порядок заполнения трудовой книжки определяется Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Особую важность имеют записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора, поскольку при рассмотрении дел о восстановлении на работе суды самым внимательным образом проверяют соответствие содержащихся в трудовых книжках записей причин прекращения трудового договора формулировкам Трудового кодекса РФ или иного федерального закона. Например, "Уволен в связи с сокращением штата работников организации (п. 2 ст. 81 ТК РФ)".

При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст. 77 ТК РФ "Общие основания прекращения трудового договора" (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пп. 4 и 10 ст. 77 ТК РФ), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи (ст. 77 ТК РФ).

При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку должна быть внесена запись об увольнении со ссылкой на соответствующий пункт (и на подпункт, если он имеется) ст. 81 ТК РФ "Расторжение трудового договора по инициативе работодателя".

При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт ст. 83 ТК РФ "Прекращение трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон".

Сведения о работе по совместительству и (или) об увольнении с этой работы могут быть внесены по месту основной работы в трудовую книжку при наличии двух условий:

1) работник выразил соответствующее желание;

2) имеется документ, подтверждающий факт работы по совместительству.

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы, а также о времени службы в органах внутренних дел и таможенных органах;

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий;

- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателем;

- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В настоящее время существует форма приказа (распоряжения) о поощрении работника. Унифицированная форма N Т-11 утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 5 января 2004 г. N 1.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности производится работодателем по последнему месту работы не произвольно, а на основании соответствующих документов.

Иногда возникают ситуации, когда та или иная запись в трудовой книжке оказывается неправильной или неточной. В случае выявления такой записи ее исправление производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа (справки) работодателя, который допустил ошибку.

Работникам кадровых служб следует обратить внимание на то, что исправленные в трудовой книжке сведения должны полностью соответствовать тому документу, на основании которого они были исправлены. Если такой документ был утрачен либо он не соответствует фактически выполнявшейся работе, то исправление сведений о работе производится на основании других документов, которые подтверждают выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением:

1) записей, в отношении которых имеется судебное решение;

2) случаев массовой утраты работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Законодательство запрещает зачеркивание неточных или неправильных записей в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. Изменение записей производится в следующем порядке. Прежняя запись признается недействительной, и вносится правильная запись.

Аналогичная процедура применяется в отношении изменения записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

В случае у траты трудовой книжки заинтересованное лицо обязано незамедлительно заявить об этом факте работодателю по последнему месту работы. Работодатель, в свою очередь, выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся следующие сведения:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

В дубликате трудовой книжки общий стаж работы должен записываться суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

На практике достаточно часто встречаются ситуации, когда документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом. В таких случаях в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Согласно ст. 84 ТК РФ, при прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. Днем увольнения считается последний день работы.

В случае задержки выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязывается к возмещению работнику не полученного последним за весь период задержки заработка. Довольно часто работодатель (лицо, ответственное за ведение трудовых книжек) просто-напросто забывает выдать уволенному работнику его трудовую книжку. В этой ситуации налицо вина работодателя, поэтому он должен возместить работник у не полученный последним за все время задержки заработок.

Днем увольнения (прекращения трудового договора) в данном случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается соответствующий приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения работника должна быть признана недействительной.

Помимо документа, удостоверяющего личность, и трудовой книжки, работник представляет страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Страховое свидетельство представляет собой документ, который подтверждает регистрацию работника в системе Пенсионного фонда России и в котором указывается страховой номер, т.е. постоянный персональный номер, присваиваемый Пенсионным фондом России лицевому счету работника. Если лицо поступило на работу впервые, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель. Свидетельство выдается работнику на руки и хранится у него.

Документы воинского учета должны предъявлять не все поступающие на работу лица, а только военнообязанные и лица, подлежащие призыву на военную службу. Документами воинского учета являются:

- для граждан, пребывающих в запасе - военный билет (временное удостоверение, выданное взамен военного билета);

- для граждан, подлежащих призыву на военную службу, - удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

При приеме указанных документов выдается расписка.

Документы воинского учета необходимы для ведения воинского учета граждан у работодателей.

Документы об образовании, квалификации, наличии специальных знаний могут иметь различные формы (дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и т.д.). Обязанность предоставить подобные документы возникает при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Прием на работу без указанных документов не допускается.

Различные квалификационные требования к работникам о наличии профессионального образования или профессиональной подготовки могут содержаться как в централизованных нормативных правовых актах, так и в локальных нормативных актах.

К первым относятся прежде всего различные квалификационные справочники: Единый тарифно-квалификационный справочник рабочих, Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих и др.

Иногда требования к образованию предусмотрены на законодательном уровне. К примеру, для федеральных государственных служащих требования к уровню профессионального образования дифференцируются по группам и специализациям государственных должностей и содержатся в Федеральном законе от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации"*(10).

К локальным нормативным актам, содержащим квалификационные требования, относятся должностные и производственные инструкции, положения о должности, о структурных подразделениях организации.

В необходимых случаях и с учетом специфики выполняемой работы работодатель вправе потребовать от поступающего представления дополнительных документов, если это предусмотрено федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Например, Законом о государственной гражданской службе устанавливается, что при поступлении на государственную службу гражданин предъявляет, помимо указанных документов, свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ и сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера.

В ч. 2 ст. 65 ТК РФ речь идет о нормативных правовых актах лишь федерального уровня, и их перечень является исчерпывающим. Поэтому не могут быть установлены требования о предоставлении дополнительных документов при приеме на работу, например, постановлением министерства или законом субъекта РФ.

Требовать при приеме на работу документы, помимо предусмотренных ТК РФ, федеральными законами, указами Президента РФ или постановлениями Правительства РФ, запрещается.

Не допускается также сбор сведений о принадлежности поступающих на работу к политическим партиям, движениям, религиозным организациям, а так же сведений, касающихся частной жизни работника, поскольку это нарушает конституционное право граждан на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, защиту своей чести и доброго имени.

В. Федин,

к.ю.н., заместитель директора Института правоведения МГЮА,

старший преподаватель кафедры трудового права и

права социального обеспечения

"Кадровик. Трудовое право для кадровика", N 7, июль 2006 г.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Указ Президента РФ от 13 марта 1997 г. N 232 "Об основном документе, удостоверяющем личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации"//Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 11. Ст. 1301.

*(2) Собрание законодательства Российской Федерации. 1997. N 28. Ст. 3444; 1999. N 41. Ст. 4918; 2001. N 3. Ст. 242; 2002. N 4. Ст. 330; 2003. N 27 ч. 2. Ст. 2813; 2004. N 5. Ст. 374.

*(3) См. Правила регистрации и снятия граждан Российской Федерации с регистрационного учета по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации и перечня должностных лиц, ответственных за регистрацию, утвержденные постановлением Правительства РФ от 17 июля 1995 г. N 713 с изм. от 23 апреля 1996 г., 14 февраля 1997 г., 16 марта 2000 г., 14 августа 2002 г., 28 декабря 2004 г.//Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. N 30. Ст. 2939; 1996. N 18. Ст. 2144; 1997. N 8. Ст. 952; 2000. N 13. Ст. 1370; 2002. N 34. Ст. 3294; 2004. N 52 ч. 2. Ст. 5493.

*(4) См. Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного пенсионного страхования" с изм. и доп. от 25 октября 2001 г., 31 декабря 2002 г., 9 мая 2005 г.//Собрание законодательства Российской Федерации. 1996. N 14. Ст. 1401; 2001. N 44. Ст. 4149; 2003. N 1. Ст. 13; 2005. N 19. Ст. 1755.

*(5) Собрание законодательства Российской Федерации. 2003. N 16. Ст. 1539; 2004. N 8. Ст. 663.

*(6) Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2003. N 49.

*(7) Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств СССР. 1991. NN 8, 10.

*(8) Согласно ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях, нарушение трудового законодательства влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда. Если же трудовое законодательство нарушает лицо, которое ранее было подвергнуто административному взысканию за аналогичное правонарушение, то это влечет за собой дисквалификацию на срок от одного года до трех лет. Дисквалификация - это лишение физического лица права занимать руководящие должности в исполнительном органе управления юридического лица, входить в совет директоров (наблюдательный совет), осуществлять предпринимательскую деятельность по управлению юридическим лицом, а также осуществлять управление юридическим лицом в иных случаях, предусмотренных российским законодательством.

*(9) Документы и комментарии. 2004. N 8.

*(10) Собрание законодательства Российской Федерации. 2004. N 31. Ст. 3215.