Комментарий к письму Минфина России от 20.06.2006 N 03-03-04/1/533 ("Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 16, август 2006 г.)

Комментарий к письму Минфина России
от 20.06.2006 N 03-03-04/1/533

В документе финансисты разъяснили, что траты на содержание служебной квартиры можно учесть в налоговых расходах. Однако не в полной сумме, а только в той доле, которая приходится на время проживания в ней сотрудников. Причем такие расходы можно подтвердить "косвенными" документами.

Когда фирма регулярно отправляет сотрудников в командировки в одну и ту же местность, становится нецелесообразным снимать номера в гостиницах. Иной раз выгоднее специально для таких целей приобрести квартиру.

Налоговый кодекс позволяет учесть затраты на найм помещений в налоговых расходах. Однако, если сотрудник во время командировки проживает в служебной квартире, фирма не несет расходов по найму. Она тратится на обслуживание квартиры (коммунальные платежи, оплата электроэнергии). Поэтому раньше налоговые работники при учете таких расходов были достаточно категоричными. Инспекторы рассуждали следующим образом. Налоговый кодекс предусматривает, что в составе затрат учитывают исключительно компенсацию расходов командированного сотрудника по найму жилого помещения. Когда работник проживает в квартире фирмы, таких трат нет. Следовательно, расходы по ее содержанию нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Амортизацию по квартире также, по мнению инспекторов, при налогообложении прибыли не учитывают (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 08.01.2004 N 26-12/00907). Однако сотрудники Минфина более лояльны к предприятиям.

В своем письме финансисты пояснили, что такие расходы можно учесть в налоговых целях. Причем, как известно, любые затраты должны быть подтверждены документально. В рассматриваемой ситуации их подтверждают не только счета за "коммуналку", но и документы, которые свидетельствуют о факте командировки. Это могут быть:

- приказ о командировке;

- проездные документы;

- командировочное удостоверение;

- отчет о выполненной работе.

Как сказано в письме, расходы на содержание служебной квартиры учитывают в том размере, который приходится на период проживания в ней сотрудника. Затраты, понесенные за время, когда квартира пустовала, не будут учтены при налогообложении прибыли. Поэтому коммунальные платежи нужно распределять пропорционально времени, в течение которого сотрудник жил в квартире. Что же касается электроэнергии, то затраты на нее можно включить в налоговые расходы в полной сумме. Ведь фактически, когда в квартире никто не проживает и отключены все электроприборы, энергия не тратится.

Обратите внимание: коммунальные услуги облагают НДС. Поэтому фирма, заключив договоры с коммунальными службами, имеет право принять данный налог к вычету. Однако для этого у нее должен быть счет-фактура за подобные услуги. Причем налог принимают к вычету только по тем затратам на "коммуналку", которые можно учесть при налогообложении прибыли.

Пример

ЗАО "Цветник" приобрело квартиру в г. Краснодаре для проживания своих сотрудников. За июнь коммунальные платежи составили 1180 руб. (в т.ч. НДС - 180 руб.). Расходы на оплату электричества за месяц составили 236 руб. (в т.ч. НДС - 36 руб.). В июне (30 дней) работники проживали в квартире 12 дней.

Бухгалтер "Цветника" может включить в налоговые расходы затраты на оплату "коммуналки" (без НДС) пропорционально времени, которое сотрудники проживали в квартире. Сумма НДС по ним принимается к налоговому вычету в той их части, которая включена в налоговую себестоимость.

Таким образом, в расходы включают:

(1180 руб. - 180 руб.) : 30 дн. х 12 дн. = 400 руб.

Сумма НДС, которую можно принять к вычету, составит:

180 руб. : 30 дн. х 12 дн. = 72 руб.

При отражении коммунальных платежей в учете фирмы делают записи:

Дебет 26 Кредит 60

- 1000 руб. (1180 - 180) - стоимость коммунальных услуг включена в состав общехозяйственных расходов;

Дебет 19 Кредит 60

- 180 руб. - отражен НДС с коммунальных услуг;

Дебет 26 Кредит 60

- 200 руб. (236 - 36) - стоимость электроэнергии включена в состав общехозяйственных расходов;

Дебет 19 Кредит 60

- 36 руб. - отражен НДС с электроэнергии;

Дебет 60 Кредит 51

- 1416 руб. (1180 + 236) - оплачены коммунальные услуги и электроэнергия;

Дебет 68 субсчет "Расчеты по НДС" Кредит 19

- 108 руб. (72 + 36) - НДС принят к вычету;

Дебет 91-2 Кредит 19

- 108 руб. (180 - 72) - списана сумма НДС, которая не принимается к вычету.

"Консультант. Комментарии к документам для бухгалтера", N 16, август 2006 г.